Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.

Учет приказов на предоставлении отпуска штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.

Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

8 (499) 703-35-33 доб. 217 — Москва — ПОЗВОНИТЬ 8 (812) 309-52-81 доб. 768 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ 8 (800) 333-94-83 доб. 507 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ Это быстро и бесплатно!

Нужно ли вести?

Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.

Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.

Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.

Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро. При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.

В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.

Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал. Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.

Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.

К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, ученический, отзыв и перенос ежегодного отдыха.

Полный список распорядительных бланков содержится в гл.19 Трудового кодекса РФ.

Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.

Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:

• предоставление отпуска без оплаты;
• уход по достижению ребенком 1,5 и 3 лет и досрочный выход из них.

Важно! Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников).

Метод ведения и учета

При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов. Его заполнение и наличие необходимо самой компании для обобщения информации, ее систематизирования.

Журнал регистрации позволит прослеживать хронологию изданных распоряжений, присвоение непрерывности номеров. К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.

Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации. В этом случае легко доказывается факт, что в журнал не были внесены изменения, корректировка дат не производилась, страницы не убирались, не добавлялись новые листы.

Оформлять его можно также и в электронном виде, законодательством в этом направлении строгих норм не установлено.

Порядок заполнения

Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.

Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.

Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.

В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:

• название компании;
• дата начала и окончания ведения;
• срок хранения книги;
• должность ответственного работника, его ФИО.

Главная часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:

• номер строки — последовательно вписывается номер, начиная с 1;
• дата приказа — данные из распоряжения;
• номер приказа — нумерация может включать в себя не только цифры, но и буквы, без наличия дублирующих номеров на протяжении 1 года;
• данные о работнике — отдел, должность, ФИО;
• вид отпуска — заполняется в соответствии с нормами ТК;
• продолжительность — дата ухода в отпуск и его завершение;
• основание — реквизиты графика, справки вызова из института, заявления подчиненного;
• примечание — добавляются необходимые пометки, замечания.

Журнал хранится в течение 3 лет после внесения информации по последнему приказу. Нумерация документов осуществляется в рамках календарного года.

С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора. Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.

В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров. Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.

Скачать образец заполнения

Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании. Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.

Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — excel.

Полезное видео

О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:

Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами. Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.

Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге. Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.

В данном материале поговорим о типовых кадровых документах.

Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников

Учет приказов о предоставлении отпусков и командировании работников ведется с помощью специального журнала.

В статье рассмотрим порядок составления журнала учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, разработанного непосредственно специалистами отдела кадров.

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

При оформлении форм приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику в них указываются:

— наименование организации-работодателя;

— код по ОКПО;

— регистрационный номер документа;

— дата составления документа;

— фамилия, имя, отчество работника(ов), его (их) табельный номер;

— наименование структурного подразделения;

— должность (специальность, профессия);

— продолжительность и дата начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);

— в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ), иными федеральными законами, локальными нормативными актами, продолжительность и дата начала и окончания ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;

— общая продолжительность отпуска (в календарных днях).

Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.

Печать на приказе (распоряжении) не ставится.

Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

Заранее производится оплата отпуска, при этом не позднее чем за три дня до его начала.

Организации могут использовать формы журналов как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.

Пример.

Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам:

N п/п	Номер и дата приказа	Ф. И.О. работника	Период, за который предоставлен отпуск	Дата начала и окончания отпуска
1	2	3	4	5

Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением N 1.

Так же как и предыдущие, эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).

В приказе должны быть указаны:

— фамилия и инициалы командируемого работника;

— структурное подразделение;

— должность (специальность или профессия) командируемого лица;

— место, время командировки и ее цель.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.

Пример.

Журнал учета приказов о командировании работников:

Дата и N служебного задания	Приказ	Командировочное удостоверение	Фамилия, имя, отчество командируемого работника	Структурное подразделение	Должность	Место командировки	Организация	Цель командировки	Срок командировки (дней, не считая времени нахождения в пути)
N	Дата	N	Дата	N	Дата
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Журнал учета приказов по личному составу (других кадровых приказов)

Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя. Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам.

Вначале напомним, что издание распорядительных документов по личному составу обязательно:

— при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;

— при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

— при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

— в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

— при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

— при предоставлении отпуска;

— при перемене фамилии и в других случаях.

Большинство приказов по личному составу имеет унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:

— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1, индивидуальная);

— приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а, сводная);

— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);

— приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а, сводная);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а, сводная);

— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N Т-8);

— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма N Т-8а, сводная);

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

— приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а, сводная);

— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11);

— приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а, сводная).

Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

А) наименование документа;

Б) дату составления документа;

В) наименование организации, от имени которой составлен документ;

Г) содержание хозяйственной операции;

Д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Ж) личные подписи указанных лиц.

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в положении об учетной политике организации.

Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

— наименование организации — автора документа;

— наименование вида документа — «Приказ»;

— дату и номер приказа;

— место издания;

— заголовок к тексту;

— текст (распорядительная часть и основание издания);

— подпись;

— визы согласования;

— отметку об ознакомлении с приказом работника;

— отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы N N Т-1, Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

В приказе указываются фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы N Т-54 или N Т-54а).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы N N Т-5, Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) — на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку — на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под подпись. На основании приказа заполняются трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), лицевой счет работника (N Т-54).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы N N Т-6, Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под подпись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (N Т-2) и лицевом счете (N Т-54).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы N N Т-8, Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под подпись. В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

На основании приказа делается запись в личной карточке (N Т-2), лицевом счете (N Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9, Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страну, город, организацию), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы N N Т-11, Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

В приказе указывается мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией), также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под подпись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _____ рублей _____ копеек».

На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (N Т-2) и трудовую книжку работника.

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы, например об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечания, выговора), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующий нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и другие.

В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.

В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.

По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:

Простые — содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);

Сложные — содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

В зависимости от адресата различают:

— индивидуальные — содержат информацию только об одном работнике;

— сводные — содержат информацию о нескольких работниках.

В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.

Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении причина увольнения обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.

Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.

Приказы по личному составу согласно требованию ТК РФ обязательно доводятся до сведения работника под подпись.

Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Все приказы по личному составу обязательно регистрируют, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указывают дату и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

— обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

— применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);

— при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, N 1у — об увольнении, N 1/км — о командировании, N 1/о — об отпуске, N 1/п — о поощрении);

— для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., сроками их хранения — 5 и 75 лет.

Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Пример. Гражданином Королевым Д. П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2014 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2014 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д. П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2014 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2014 г. N 244к о приеме на работу Королева Д. П. с 17 июля 2014 г.

Предположим, что 20 июля 2014 г. водителя Иванова С. С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2014 г. N 245к.

Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:

Номер приказа	Дата издания приказа	Фамилия, имя, отчество	Структурное подразделение	Должность (профессия)	Табельный номер	Трудовой договор	Краткое содержание приказа
Дата	Номер
1	2	3	4	5	6	7	8	9
244к	16 июля 2014 г.	Королев Дмитрий Петрович	Транспортный отдел	Водитель	42	15 июля 2014 г.	65	Принять на работу Королева Д. П. на должность водителя 1 класса с окладом согласно штатному расписанию
245к	20 июля 2014 г.	Иванов Сергей Сергеевич	Транспортный отдел	Сторож	49	1 февраля 2014 г.	15	Перевести на должность сторожа по состоянию здоровья

Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров.

Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименования его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.

Форма подачи таких сведений следующая:

Лицо, ответственное за ведение журнала

____________________ ______________________________

должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

И скреплено печатью ____________________________ листов

Начальник отдела кадров ____________________________

________________________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«__» ___________ 20__ г.

Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6

_________________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись N ___ в графе N ___ недействительна»), и указываются новые сведения.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хранения:

Наименование	Срок хранения
Книги, журналы приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 лет

Пример.

Журнал учета приема работников:

N п/п	Ф. И.О.	Табельный номер	Дата поступления на работу	Структурное подразделение	Должность (профессия)	Трудовой договор, приказ о приеме (дата, номер)
1	2	3	4	5	6	7
12	Тищенко Ольга Николаевна	34	13 сентября 2014 г.	Отдел сбыта	Менеджер	Трудовой договор от 13 сентября 2014 г. N 75-ТД, приказ от 13 сентября 2014 г. N 56-ок
13	Корнев Владимир Алексеевич	35	20 сентября 2014 г.	Секретариат	Делопроизводитель	Трудовой договор от 20 сентября 2014 г. N 76-ТД, приказ от 12 сентября 2014 г. N 57-ок

Журнал учета перевода работников:

N п/п	Ф. И.О.	До перевода	Дата перевода	После перевода
Табельный номер	Должность (профессия)		Табельный номер	Должность (профессия)	Структурное подразделение
1	2	3	4	5	6	7	8	9
41	Лещев Евгений Сергеевич	65	Кладовщик	Склад N 1	26 октября 2014 г.	65	Кладовщик	Склад N 2
42	Иващенко Сергей Иванович	124	Водитель	Административно-хозяйственный отдел	28 октября 2014 г.	124	Вахтер	Технический отдел

Журнал учета увольнения работников:

N п/п	Ф. И.О.	Табельный номер	Дата увольнения	Структурное подразделение	Должность (профессия)	Трудовой договор, приказ об увольнении (дата, номер)
1	2	3	4	5	6	7
24	Кузьмичев Анатолий Сергеевич	26	21 октября 2014 г.	Отдел сбыта	Менеджер	Трудовой договор от 11 апреля 2012 г. N 64-ТД, приказ от 12 августа 2014 г. N 58-ок
25	Авдеева Ирина Николаевна	53	3 ноября 2014 г.	Рекламный отдел	Менеджер	Трудовой договор от 22 ноября 2012 г. N 32-ТД, приказ от 3 августа 2014 г. N 59-ок

Учет всех работников, которых организация отправляет в служебные поездки, ведется в журнале регистрации работников, выбывающих в командировки. Этот документ заполняет руководитель или уполномоченный им сотрудник.

В связи с тем, что Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» утратил силу, работодатель может продолжать использовать формы журналов, аналогичные тем, которые утверждены этим приказом, либо разработать собственные формы.

Как вести журнал регистрации приказов о командировках работников

Журнал учета работников, выбывающих в командировку, имеет два раздела: заголовочную и табличную части. В заголовке обычно указываются наименование и реквизиты организации. В табличную часть кадровый специалист вносит данные:

• порядковый или регистрационный номер;
• ФИО командированного работника;
• дата и номер командировочного удостоверения;
• место командирования с указанием страны, города и наименования организации, в которую командируется работник.

Отметки в журнале должны соответствовать данным в командировочном удостоверении.

Срок хранения журнала регистрации приказов о командировках работников в соответствии с п. 3 ст. 695 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г. составляет 5 лет.

С этим шаблоном часто используют:

• Журнал регистрации справок
• Журнал регистрации уведомлений
• Журнал регистрации заявлений
• Журнал учета листков сообщений и корешков к ним
• Уведомления для ООО