При получении ТМЦ у поставщика, представителю компании выдается доверенность установленной формы. Регистрация всех выданных доверенностей производится в специальном журнале. Организация разрабатывает и утверждает внутренними документами порядок учета, оформления и регистрации доверенностей.

Существует типовая форма журнала учета выданных доверенностей (форма М-3). В журнале указываются все сведения и реквизиты о выданных доверенностях представителям предприятия. Данный журнал ведется, как правило, работниками бухгалтерии или юридического отдела. Страницы журнала в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписаны руководителем и главным бухгалтером.

На первой странице журнала записывается наименование предприятия, его код ОКПО и период, за который регистрируются доверенности. Последующие страницы журнала предназначены непосредственно для ведения учета. При заполнении формы необходимо указать номер доверенности, дату ее выдачи, срок действия. Вписать должность и фамилию сотрудника, которому была выдана доверенность. В специальной графе указывается фирма — поставщик, у которой были получены материальные ценности, а также дата и номер первичного документа (счета, наряда, договора, контракта и пр.). В седьмой графе таблицы ставится подпись лица, получившего данную доверенность. Последняя графа предназначена для внесения даты и номера документа, подтверждающего выполнения поручения по доверенности (накладной или акта). В том случае, если данная доверенность по каким-либо причинам не была использована, то в последней колонке делается отметка о возврате.

Возвращенные доверенности гасятся надписью «неиспользованная» и подлежат хранению в сроки, установленные нормативно-правовыми актами. Журнал учета выданных доверенностей хранится на предприятии в течение 5 лет.

Журнал регистрации выданных доверенностей служит для поддержания порядка в выданных документах. При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией. В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации выданных доверенностей .docСкачать образец журнала регистрации выданных доверенностей .doc

Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале. Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала. Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего.

Составные части документа

Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:

• Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
• Дата выдачи.
• Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
• На кого выдана.
• Название поставщика.
• Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
• Подпись того, кто получил доверенность.
• Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.

Законодательная база

В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.

Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.

Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.

Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.

Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя.

Виды регистрируемых доверенностей

Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей.

В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).

Отзыв доверенности

Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.

Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет.

Кем заполняется

Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.

Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

Образец журнала регистрации выданных доверенностей

Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.

Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.

Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.

Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.

Документ : Доверенность: порядок оформления, использования и учета

Доверенность:
порядок оформления, использования и учета

Общеизвестно, что доверенность является документом строгой отчетности. Такой ее статус определен в Инструкции N 99* и в Правилах N 98**. Поясним значение этого понятия. Документы строгой отчетности — документы, которые изготавливают, оформляют, регистрируют и учитывают в соответствии со специальными требованиями, установленными законодательством. Интересно, что, называясь так, они не требуют особой отчетности (ни управленческой, ни финансовой, ни налоговой).

Доверенность — письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому (доверенному, представителю) для представительства перед третьими лицами (ст.64 ГКУ***). Понятно, что выдавать доверенности могут как юридические, так и физические лица. Нас же интересуют доверенности, выдаваемые предприятием на получение ценностей. Таким образом, доверенность дает право представителю предприятия-покупателя получить активы у предприятия-поставщика.

Требования к оформлению
и регистрации

Поскольку доверенность относится к документам строгой отчетности, в действующем законодательстве предусмотрены такие требования к ее оформлению:

1. Все реквизиты доверенности должны быть заполнены. Запрещено выдавать доверенности, которые не заполнены (даже частично!).

2.Вне заполненных строках доверенности ставится прочерк.

3. Перечень ценностей в бланке доверенности приводят обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения (независимо от того, есть ли такие сведения в документах на отпуск).

4. Доверенность обязательно должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером, либо заместителями руководителя, главного бухгалтера, либо лицами, которые на это уполномочены. При ведении учета централизованной бухгалтерией ее подписывает главный бухгалтер централизованной бухгалтерии или его заместитель.

5. Заверение доверенности на получение ценностей печатью предприятияпокупателя обязательно. А вот нотариальное заверение не требуется.

6. В ней должны быть указаны данные паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя товарно-материальных ценностей.

7. Доверенность должна содержать образец подписи лица, на которое она выписана.

8. Все исправления, внесенные в доверенность, должны быть подтверждены подписями тех же лиц, которые ее подписали. При этом неправильный текст зачеркивают (одной чертой) так, чтобы можно было его прочитать. Над зачеркнутым надписывают правильный тест. Исправленную ошибку подтверждают надписью «исправлено».

Выписанную доверенность обязательно регистрируют в журнале. Его форма установлена Инструкцией N 99. Образец заполнения журнала регистрации доверенностей мы привели в таблице 1.

Таблица 1

Журнал
регистрации доверенностей

Напомним читателям, что этот журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Порядок использования
доверенностей

Порядок использования доверенностей регулируется ГКУ и Инструкцией N 99.

Предприятие-покупатель обязано выдавать своему работнику доверенность для получения сырья, материалов, топлива, других товарно-материальных ценностей, а так-же нематериальных активов, денежных документов и ценных бумаг.

Нужно отметить, что доверенности выдают:

— в одном экземпляре, если ценности должны быть получены с одного склада;

— в нескольких экземплярах, если ценности должны быть получены с разных складов поставщика либо их перечень не помещается на одном бланке.

Что касается срока действия доверенности, то о нем можно сказать следующее (см. таблицу 2).

Таблица 2

Срок действия доверенности

Особенностью использования бланков доверенностей является постоянное документирование всех операций с ними. По замыслу законодателя такой повышенный контроль за бланками убережет предприятие от недобросовестности со стороны партнеров, а также материально ответственных лиц — работников предприятия. Одной из таких мер является невыдача новой доверенности лицам, которые не отчитались или не вернули неиспользованную доверенность, срок действия которой закончился. В таблице 3 представлены основные операции с доверенностями и способ их отражения в первичных документах.

Таблица 3

Операции с доверенностями и их отражение в первичных документах

Порядок учета доверенностей

Первичный учет доверенностей, как мы уже отмечали, жестко регламентирован. Настолько, что два (!) Министерства утруждали себя его регламентацией (Министерство финансов в Инструкции N 99 и Министерство статистики в приказе N 67). В связи с этим существуют два действующих нормативных акта, которые пересекаются по вопросам регистрации выдачи доверенностей и их списания. Содержание этих нормативных актов мы приводим в таблице 4.

Таблица 4

Регистрация движения доверенностей на предприятии

Движение доверенностей (их поступление и выбытие) отражают на трех уровнях регистрации:

— на складе — в приходно-расходной книге ф. N СЗ-2, в которой одна страница посвящена одному виду бланков строгой отчетности, одна строка одной операции;

— в бухгалтерии — в карточке-справке ф. N СЗ-5 (одна карточка на одно лицо-регистратора, одна строка — одна операция).

Бухгалтерский учет
бланков доверенностей

Забалансовый учет. Для бланков строгой отчетности предусмотрено ведение забалансового учета. Он имеет две особенности.

Первая следует из свойств счетов класса 0, где, как известно, делают простую запись, а не двойную. Доверенности приходуют на счете 08 «Бланки строгого учета» в соответствии с Инструкцией N 291*****. Увеличение остатка на счете 08 происходит при поступлении бланков доверенностей, а уменьшение после использования или списания как непригодных или не имеющихся в наличии.

Аналитический учет по указанному счету ведут по каждому бланку и месту его хранения. Это, в частности, означает, что при перемещении части бланков со склада к лицу-регистратору изменяется место хранения, и следовательно, надо открывать отдельные субсчета к счету 08-на каждое лицо (место хранения). При этом такое движение доверенностей не найдет отражения на балансовых счетах.

Вторая особенность забалансового учета заключается в том, что операции на счете 08 осуществляют по условной стоимости, которая отличается от балансовой оценки. Согласно п. 14 Инструкции N 99 установлена цена для забалансового учета — 1,50 грн. за каждый бланк доверенности.

Что касается «балансового учета», то и здесь существует одна тонкость. В Инструкции N 99 предусмотрено отражение бланков одновременно на забалансовом и на балансовом счете «Производственные запасы». Однако после вступления в силу П(С)БУ 9 «Запасы»****** следует разобраться, являются ли бланки запасами. По отношению к бланкам отчетности как финансовой, так и налоговой таких вопросов не возникает: их стоимость на момент приобретения относят на расходы отчетного периода С нашей точки зрения, тот же подход целесообразно применять и по отношению к бланкам доверенностей, поскольку они также не соответствуют требованиям, предъявляемым к запасам, то есть не несут в себе потенциальной экономической выгоды, а следовательно, не образуют актива и являются текущими расходами предприятия. На практике можно встретить два варианта учета:

1. Бланки учитывают как запасы

2. Стоимость бланков списывают на текущие расходы. Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы, которые мы рассмотрим в примерах.

Пример 1. Бланки признают активом и учитывают как запасы.

ОАО «Гостиница «Ялта» закупило на условиях предоплаты бланки доверенностей в количестве 50 штук по цене 0,60 грн. за бланк, в т.ч. НДС. Два бланка были использованы при получении материальных ценностей у поставщика ЧП «Мисхор». Бухгалтерский учет этих операций отразим в таблице 5.

Таблица 5

Отражение операций по движению бланков доверенностей
(бланки учитываются как запасы)

* Не забудьте, что при составлении Декларации о прибыли вам необходимо провести корректировку валовых расходов, руководствуясь пунктом 5.9 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22 мая 1997 года N 283/97-ВР (далее — Закон о прибыли).

Отметим, что у этого метода есть свой недостаток: учет бланков как запасов не соответствует требованиям П(С)БУ 9 и не предусмотрен Инструкцией N 291.

Хотя тут не обошлось и без преимуществ

1. Соблюдается схема учета, установленная в Инструкции N 99 и ставшая привычной.

2. При правильном отражении затрат экономически обоснована прибыль в Отчете о финансовых результатах и в Декларации о прибыли предприятия.

Пример 2. Стоимость бланков относят на расходы периода, в котором они приобретены.

ЧП «Ай-Петри» закупило бланки доверенностей в количестве 50 шт. по цене 0,60 грн. за бланк, в т.ч. НДС, с последующей их оплатой. В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом (таблица 6).

Таблица 6

Отражение операций по движению бланков доверенностей
(бланки учитывают как расходы периода)

* Не забудьте, что при составлении Декларации о прибыли вам необходимо провести корректировку валовых расходов, руководствуясь п 5.9 Закона о прибыли.

Недостатки этого варианта:

1. Он более приемлем для использования предприятиями, которые не являются плательщиками налога на прибыль, так как усложняет ведение налогового учета в части проведения корректировки расходов по пункту 5.9 Закона о прибыли.

2. В случае закупки большой партии бланков расходы периода будут завышены на стоимость неиспользованных доверенностей. Это исказит прибыль в Отчете о финансовых результатах Так, в примере на расходы была списана вся стоимость купленных бланков (25,00 грн.), а использовано было их на сумму 1, 00 грн. Сумма завышения прибыли составила: 25 -1 = 24 грн.

Однако в нем есть и одно преимущество — вы не нарушаете требований П(С)БУ 9 и Инструкции N 291.

При выборе варианта учета в первую очередь необходимо учитывать, на какой системе налогообложения находится ваше предприятие. Так, для предприятий на едином налоге удобнее вариант II, а для предприятий плательщиков налога на прибыль — целесообразнее вариант I.

Какой бы порядок бухгалтерского учета бланков доверенностей вы не выбрали, помните о том, что это необходимо отразить в учетной политике предприятия.

Итак, основными особенностям и учета бланков доверенностей являются:

1. Выдача бланков со склада лицу-регистратору является внутренним перемещением и на счетах синтетического учета не отражается.

2. Списание бланков со счетов при их использовании или возврате осуществляют не по расходной накладной, а на основании акта о списании бланков, который составляет комиссия.

3. Отражение ущерба при хищении, порче бланков осуществляют исходя из оценки, по которой их учитывают на забалансовом счете, а не из их балансовой стоимости.

4. Не совпадает оценка бланков для отражения в забалансовом и балансовом учете.

5. Аналитический учет определяется контрольной функцией учета и имеет несколько разрезов в зависимости от места его ведения:

— на складе — по видам бланков строгой отчетности в разрезе операций;

— у регистратора — по каждому бланку доверенности и лицу — получателю ценностей;

— в бухгалтерии — по каждому лицу-регистратору.

* Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом МФУ от 16 мая 1996 года N 99.

** Правила изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета, утвержденные приказом Министерства финансов Украины от 25 ноября 1993 года N 98, Службы безопасности Украины от 15 ноября 1993 года N 118 и Министерства внутренних дел Украины от 24 ноября 1993 года N 740.

*** Гражданский кодекс Украины.

**** Приказ Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности» от 11 марта 1996 года N 67.

***** Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 30 ноября 1999 года N 291.

«Все о бухгалтерском учете» N 85 (752) от 18 сентября 2002 г.