Образец заполнения трудовой книжки ИП

Обновление: 16 декабря 2016 г.

Трудовое законодательство выделяет три вида работодателей – юридические лица, физические лица и физические лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей. Только два из них – юридические лица и предприниматели — несут обязанность по ведению трудовых книжек на своих работников. Какой-либо принципиальной разницы между этими двумя видами работодателей в требованиях закона в данной сфере не существует. В то же время специфика осуществления предпринимательской деятельности физическими лицами все же существует. По этой причине рассмотрим образец заполнения трудовой книжки ИП более подробно.

Обязанность ведения трудовой книжки ИП

В качестве вступления напоминаем, что ТК РФ наряду с ИП относит к предпринимателям частных нотариусов и адвокатов. При этом отсутствие необходимой регистрации при наличии факта осуществления соответствующей коммерческой деятельности не освобождает их от обязанностей, предусмотренных законом. Всех этих лиц будем называть индивидуальными предпринимателями.

Индивидуальные предприниматели в случаях, указанных в статье 66 ТК РФ, обязаны вести трудовые книжки в отношении трудящихся у них сотрудников по найму.

Трудовая книжка представляет собой многостраничный документ, включающий в себя несколько разделов.

Форма, образец и порядок ведения трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах: Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 и Инструкции от 10 октября 2003 года N 69.

Отмечаем, что указанные подзаконные акты в равной мере распространяют свое действие как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Кроме того, пункт 3 Правил прямо обязывает предпринимателей вести этот документ в отношении работников.

Заполнение трудовой книжки ИП

Перечень сведений, которые индивидуальный предприниматель должен отразить в трудовой книжке, содержится в пункте 4 Правил:

• информация о работнике,
• сведения о работе, которую он выполняет;
• переводы на другую постоянную работу;
• сведения об увольнении с указанием соответствующего основания;
• информация о поощрениях за успехи в работе.

Пункт 5 Правил прямо указывает на события, которые не отражаются в рассматриваемом документе. Это информация о фактах привлечения к дисциплинарной ответственности за проступки работника (например, замечание или выговор). Однако важно учитывать, что такая мера дисциплинарной ответственности, как увольнение, отражается в трудовой книжке в обязательном порядке.

Особенности ведения трудовых книжек ИП

Так как отдельных правил и инструкций по ведению трудовой книжки для работодателей – ИП не существует, они руководствуются вышеуказанными НПА в общем порядке.

В то же время нельзя не отметить ряд особенностей, которые Правила и Инструкция не учитывают.

К примеру, на основании пункта 3.1 Инструкции в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки должно быть вписано полное и сокращенное наименование организации.

В данном случае наименование работодателя – ИП следует производить в соответствии с документом, который закрепляет его статус в качестве ИП. Таким документом является свидетельство о регистрации в этом качестве в налоговом органе. Фамилия, имя и отчество (при наличии) должны быть указаны полностью, без сокращений.

Правила и Инструкция предписывают в некоторых случаях проставлять печать. Однако очевидно, что эти нормы нуждаются в приведении в соответствие с федеральным законодательством, т.к. наличие печати не является обязательным требованием для работодателей.

Следовательно, в установленных указанными НПА случаях ИП вправе заверить соответствующие записи только своей подписью. Дополнительно во избежание недоразумений работникам целесообразно выдать справку об отсутствии печати у ИП.

Скачать образец заполнения трудовой книжки ИП

Порядок заполнения трудовой книжки — образец 2018

Правильно заполнить трудовую книжку — образец для этого должен быть в отделе кадров каждой организации. Если компания является первым работодателем специалиста, она обязана завести для него трудовую книжку, а значит, корректно заполнить необходимые разделы. Однако и когда в фирму приходит человек с опытом, работодателю важно следить за актуальностью содержащейся в книжке информации, а также вносить соответствующие записи. Как корректно это делать, расскажем в нашей статье.

Заполнение трудовой книжки: общие правила

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018

Итоги

Заполнение трудовой книжки: общие правила

По общему правилу сотруднику, впервые поступающему на работу, должна быть заведена трудовая книжка. Причем обязанность по заведению и заполнению трудовой книжки возложена на первого работодателя (ст. 65 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если фирма нанимает человека по гражданско-правовому договору, то заведение и заполнение трудовой книжки не требуется, даже если у работника ее нет.

В дальнейшем, когда работник увольняется и идет устраиваться на новое место работы, он должен передать свою трудовую книжку новому работодателю, а тот продолжит делать в ней соответствующие записи.

Поэтому любая компания должна знать, как заполнить трудовую книжку корректно.

Основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил № 225).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией. Специальное требование существует даже относительно типа и цвета ручки, которой компания заполняет трудовую книжку: перьевая или гелевая, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции № 69, п. 11 Правил № 225).

Нас ждут электронные трудовые книжки? Ответ .

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Итак, «стартовые» сведения о работнике вносит в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна быть вписана в соответствующие графы титульного листа.

О налоговых последствиях для работодателя при выдаче трудовой книжки см. в материале «Минфин напомнил, как быть с НДС и прибылью при выдаче трудовых книжек».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организация заполняет такие графы, основываясь на предоставленных сотрудником оригиналах подтверждающих документов (паспорта или другого удостоверяющего личность документа, диплома об образовании и т. д.). Но если оригиналов сотрудник по каким-либо причинам предоставить не может, то компания вправе заполнить титульный лист трудовой книжки и на основании копий, которые должны быть заверены нотариально.

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, необходимо завершить процедуру заполнения. Для этого на титульном листе компания проставляет дату заполнения и демонстрирует лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывается представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считается внесенной.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя.

Однако если какие-либо «стартовые» сведения о работнике претерпели изменения (к примеру, изменилась фамилия или имя), то компания должна актуализировать информацию в трудовой книжке. Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 2.3–2.4 Инструкции № 69).

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.

Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел. Сведения о работе начинает заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника.

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

О корректном указании наименования фирмы см. в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п. 3.1 Инструкции № 69).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник до прихода в компанию успел отслужить в армии, то непосредственно перед записью о приеме в штат компании следует указать также годы и место его службы (п. 21 Правил № 225). При этом в качестве подтверждающего документа выступает военный билет. Аналогичное правило действует и в случае, когда работник до трудоустройства проходил какие-либо курсы по повышению квалификации.

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице. Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 20 Правил № 225. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель (п. 20 Правил № 225). Для этого сотруднику нужно запросить у второго, неосновного, работодателя корректно оформленный документ, подтверждающий работу у него в качестве совместителя.

Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста — «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.

Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 5.1 Инструкции № 69).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье «Какие правила выдачи трудовой книжки при увольнении?».

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку, можно скачать образец на нашем сайте.

Скачать образец заполнения трудовой книжки

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован Инструкцией № 69 и Правилами № 225. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этими документами, изучить приведенные в них положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

Как ИП делает записи в трудовую книжку

Заполнение трудовой книжки ИП — это занесение информации о деятельности работника, состоящее из отметки о приеме и увольнении, переводах и поощрениях. Записи служат доказательством его рабочей выработки для оплаты листка нетрудоспособности и начисления пенсии. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Получить доступ

Трудовая книжка для ИП

Законодательство не предусматривает заполнение трудовой книжки ИП на себя, поскольку он не является работником (ст. 20 ТК РФ). Она нужна:

• для оплаты больничного листа. В зависимости от срока деятельности высчитывается оплата больничного. Если стаж составляет 8 и более лет, оплата производится в размере 100% от среднего дневного заработка. От 5 до 8 лет оплата составляет 80%. Меньше 5 лет — 60%. Что касается ИП, его выслуга засчитывается, если он вносил за себя взносы в ФСС;
• при оформлении пенсионных начислений. Ситуация такая же, как и при оплате больничного. Закон позволяет засчитывать время работы индивидуального предпринимателя в выработку, но при условии, что он вносил за себя взносы в ПФР.

Выплаты по беременности и родам ИП получит в случае заблаговременной регистрации в ФСС — минимум за год оформления листка нетрудоспособности.

Может ли ИП делать запись самому себе

Для оформления записи в ТК прежде всего заключается договор между работодателем и сотрудником. ИП — не юридическое лицо и не заключает договор сам с собой. Он ведет индивидуальную предпринимательскую работу и не нанимает сам себя. Это значит, что оформлять бланк ТК самому себе ИП не может.

Записи индивидуальному предпринимателю

Заносятся в двух случаях:

• если ИП параллельно с ведением своей деятельности устроился на работу;
• ИП зарегистрировал юридическое лицо и принял себя на работу.

Требования к заполнению в случае найма работников

О том, как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу в ИП, говорится в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Перечислим основные принципы:

• в документе не используются сокращения;
• всем записям присвоен поочередный номер;
• если в ТК закончились страницы, заводится вкладыш, и нумерация продолжается;
• совместителям не обязательно вносить сведения о деятельности не по основному месту. Это делается только в том случае, если сотрудник сам об этом попросит;
• отметки о нарушении правил внутреннего распорядка или дисциплинарных взысканиях не заносятся в бланк.

Как делать записи работнику индивидуального предпринимателя

По закону, в течение 7 дней после приема на работу ИП обязан внести отметку в бланк ТК нового служащего (ст. 66 ТК РФ). Если сотрудник еще нигде не работал, предприниматель приобретает новый бланк за собственные средства. Требования к тому, как сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу к ИП, изложены в Постановлении Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Правила по заполнению ТК едины и для ИП, и для ООО:

1. Если сотрудник трудоустраивается первый раз, заполняется титульный лист.
2. На странице сведений о работе указывается полное название ИП.
3. Вписывается должность служащего.
4. Ставятся дата приема и реквизиты приказа, на основании которого произведен прием, перевод или увольнение.
5. Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию 2019 у ИП должна содержать ссылку на статью ТК РФ.

Состоит из основной информации о сотруднике:

• Ф.И.О. работника. Вносится в соответствии с данными паспорта;
• дата рождения. Ставятся только арабские цифры;
• уровень образования (среднее, средне-специальное, высшее) и специализация. Информация вносится так, как указано в дипломе;
• дата заполнения, подпись и печать работодателя, подпись сотрудника.

Прием на работу

При оформлении нового работника обязательно заполнение трудовой книжки ИП с указанием информации:

• полное название предприятия. Ниже в скобках сокращенное;
• порядковый номер записи;
• дата приема на работу;
• информация о месте и должности;
• номер и дата приказа о приеме на работу.

Образец записи в трудовой книжке о приеме на работу для ИП

Увольнение по разным причинам

Для внесения правильной отметки надо учитывать правила того, как заполняется трудовая книжка у ИП, и какая информация указывается:

• порядковый номер;
• дата увольнения;
• сведения о статье ТК РФ, на основании которой расторгнут договор;
• реквизиты документа об увольнении (номер и дата);
• подпись лица, ответственного за ведение бланков, печать организации.

Образец заполнения трудовой книжки 2019 ИП в случае перевода или увольнения работника

Награждения

Информация о наградах записывается на специально отведенных страницах ТК. Туда заносится информация о награде, которой удостоен работник. Это грамота, диплом, благодарность и другой вид награды. Записи имеют свою порядковую нумерацию.

Образец записи в трудовой книжке ИП в случае награждения им работника

Хранение трудовых у ИП

Все книжки своих работников ИП хранит у себя в сейфе. В день увольнения служащего работодатель обязан выдать ее на руки. Если сотрудник не явился, предприниматель связывается с ним по телефону или отправляет по почте заказное письмо с описью вложения, с просьбой явиться за ТК. Когда работник не дает о себе знать, ИП хранит документ у себя в течение 2 лет. После этого передает ее для хранения в архив.

Что будет за неправильное заполнение

Если заполнение трудовой книжки при приеме на работу было сделано с нарушениями, предпринимателю грозит штраф от 1000 руб. до 5000 руб. или приостановление предпринимательской деятельности до 90 дней (ст. 5.27 КоАП РФ).

Ведение трудовой книжки у ИП

Николай три года работал в качестве ИП, но бизнес не пошел, и ему пришлось закрыться и устроиться на завод. В отделе кадров, полистав его трудовую книжку, поинтересовались, чем Николай занимался последние два года, ведь никакой записи за этот период у него нет.

Рассмотрим, как ИП ведет трудовые книжки:

• если он является работодателем и обязан делать запись в трудовой книжке наемному работнику ИП;
• если ведет деятельность самостоятельно;
• если нужно внести запись в трудовой ИП самому себе.

Запись ИП самому себе

Когда предприниматель ведет бизнес, заводить трудовую книжку ИП и делать запись в документе самому себе не требуется. Поскольку одно лицо не может одновременно выступать в качестве работодателя и работника.

Поэтому в ситуации с Николаем, при отсутствии у ИП записи в трудовой книжке, трудовой стаж учитывают, если он исправно уплачивал страховые взносы. Документом, подтверждающим период предпринимательской деятельности, является свидетельство о госрегистрации ИП.

Если предприниматель устраивается в наем, то работодатель сделает соответствующую запись в трудовой книжке ИП. В этом случае стаж подтверждается двумя документами – свидетельством о госрегистрации ИП и трудовой книжкой.

Когда в трудовую книжку ИП может быть внесена запись

Ситуации, при которых у предпринимателя может появиться запись о приеме на работу:

1. Работа по совместительству, когда происходит совмещение предпринимательской деятельности с работой по найму. В этой ситуации работодатель вносит запись в трудовую ИП, а при ее отсутствии заводит новую.
2. Предприниматель зарегистрировал юрлицо и назначил себя гендиректором или иным должностным лицом. В этом случае запись в трудовой ИП он вносит сам себе совершенно законно. Несмотря на то что юрлицо, его учредитель и наемный сотрудник – это один человек, в этой ситуации он относится к разным юридическим субъектам.

Запись в трудовой книжке работника в ИП

Трудовой кодекс и основные подзаконные акты регламентируют информацию, вносимую в трудовую книжку:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление правительства № 225 от 16.04.03).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда № 69 от 10.10.03).

Если ИП выступает в роли работодателя, то он оформляет сотрудников и ведет их трудовые книжки. Этой работой занимается кадровый отдел предприятия. Чтобы оптимизировать расходы, вы можете отказаться от штатного кадровика и передать кадровый учет на аутсорс.

Рассмотрим основные правила заполнения трудовых:

1. Принимая на работу нового сотрудника, предприниматель вносит соответствующую запись в трудовую. Если молодой специалист устраивается в первый раз или у работника утеряна трудовая, то документ выдается нанимателем (п. 47 Правил). Расходы на приобретение документа потом возмещаются работником. Срок, отпускаемый законодателем на оформление такого сотрудника, – неделя.
2. ИП, как работодатель, обязан хранить трудовые книжки работников. Если в течение двухлетнего срока бывший работник не заберет документ, его сдают в архивную организацию.
3. Заполняют документ ручками с синими, черными или фиолетовыми чернилами. Записи вносят разборчивым почерком без грамматических ошибок. Нумерация по возрастающей.
4. Даты пишут арабскими цифрами: месяцы обозначают двузначными, годы – четырехзначными цифрами, например, 25.08.2017.
5. Нельзя вносить сведения о взысканиях, наложенных на сотрудника. Такой раздел в документе не предусмотрен, за исключением случаев дисциплинарного взыскания в виде увольнения.
6. При смене Ф. И. О. сотрудника, старую информацию зачеркивают, на полях вносят поясняющую запись со ссылкой на документ. Все остальные исправления или изменения не зачеркивают, а признают недействительными, о чем помечают на внутренних листах книжки.
7. В графу «Сведения о награждениях» вносят информацию о наградах (поощрениях): государственные и ведомственные награды, грамоты и другие поощрения, согласно законодательству РФ. Не вносят сведения о премиях. Записи о поощрениях заверяются подписью и печатью (если есть) предпринимателя.

Каждую запись в трудовой дублируют в личной карточке работника по форме Т-2, с которой работника знакомят под подпись. Трудовая книжка выдается работнику при увольнении и для получения пенсии. В остальных случаях, например, для получения кредита в банке или прохождения собеседования документ строгой отчетности на руки работнику не выдают.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Как заполнить трудовую книжку ИП

Индивидуальный предприниматель, оформляющий сотрудника, в запись в трудовой книжке отражает полное наименование работодателя (Инструкция № 69). Если у сотрудника это первая работа, предприниматель оформляет титульный лист трудовой.

Шаг 1. Заполняем титульный лист

Перечень документов, на основании которых заполняют титульный лист:

• Паспорт работника.
• Документ об образовании. Если у работника нет законченного образования, графу оставляют пустой. При получении сотрудником более высокой ступени образования, старые данные не перечеркивают, а дополняют новыми сведениями через запятую. Например, «среднее, высшее профессиональное».

Проставляют дату заполнения документа. Ответственный за выдачу трудовой расписывается и ставит печать, если она есть в компании. Работник также расписывается на титульном листе трудовой книжки.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки

Шаг 2. Заполняем внутренние листы

Формулировки о приеме и увольнении сотрудника вносят в соответствии с Трудовым кодексом и приказом. При увольнении работника указывают причину увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.

Наименование работодателя в графе «Сведения о работе» записывают полностью, без сокращений в соответствии со свидетельством о госрегистрации ИП.

В графу 4 вносят обоснования приема/увольнения с работы: номер приказа или распоряжения ИП. Это одинаковое требование к юрлицам и к ИП, каких-либо исключений для предпринимателей не предусмотрено.

Печать (если есть) ставится только после записи об увольнении сотрудника.

Образец заполнения трудовой книжки ИП

Шаг 3. Исправляем неточности, если это необходимо

На внутренних листах под недействительным блоком делают уточняющую запись:

• номер записи;
• дата внесения изменения;
• формулировка о том, что «запись считается недействительной».

Ниже идет новая запись, в графе 4 указывают соответствующий документ (алгоритм тот же, что и при приеме на работу).

№11 08.04.2011. Запись за № 10 недействительна, принят в финансовый департамент на должность ведущего экономиста. Приказ от 07.04.2011 за № 23-к

Шаг 4. Вносим сведения о награждениях

Информация о поощрениях и награждениях работника – это не только публичное признание его лучшим среди коллег, но и возможность для сотрудника продвинуться по карьерной лестнице, перейти на более высокую зарплату.

Запись производится в той же последовательности:

Индивидуальный предприниматель Козлов Андрей Петрович

№1. 26.01.2016. За высокие профессиональные достижения объявлена благодарность. Приказ от 26.01.2016 за № 3

Индивидуальный предприниматель Козлов А. П.- Подпись — Козлов А. П.

Если ИП работает с печатью, то ставит штамп в соответствующем месте. Если печать отсутствует, документ заверяют подписью работодателя. Поскольку законодатель не обязывает ИП иметь печать, вопрос о ее наличии или отсутствии предприниматель решает на свое усмотрение.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Трудовая книжка ведется на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа для работника является основной. В настоящей статье рассмотрим особенности ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями.

Прежде всего отметим, что порядок оформления приема на работу определен ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), требования которой обязательны как для работодателя – юридического лица, так и для работодателя – индивидуального предпринимателя.

Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

– документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем (ст. 65 ТК РФ).

Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (далее – Инструкция N 69), а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках” (далее – Правила N 225).

При оформлении трудовой книжки индивидуальный предприниматель должен учитывать, что в ней не может быть сокращений, даже в наименовании работодателя, например: “ИП Веревкин И.А.” должно выглядеть не иначе как “Индивидуальный предприниматель Веревкин Иван Алексеевич” (п. 11 Правил N 225, п. 2.1 Инструкции N 69).

То есть в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки в виде заголовка (без номера) указывается полное наименование индивидуального предпринимателя, а также сокращенное наименование (при его наличии). В этом случае можно использовать записи, имеющиеся в свидетельстве на право занятия предпринимательской деятельностью. При этом указываются фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. Под этим заголовком:

– в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

– в графе 2 указывается дата приема на работу;

– в графе 3 делается запись о принятии или назначении, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;

– в графу 4 заносятся дата и номер приказа работодателя, согласно которому работник принят на работу. Отметим, что работодатели – индивидуальные предприниматели издают локальные нормативные акты (приказы об утверждении штатного расписания, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и другое), а также индивидуальные правовые акты (приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении и другое). Таким образом, ссылка должна быть сделана на соответствующий приказ. Такие разъяснения приведены в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 31 октября 2007 г. N 4414-6.

На основании изданного приказа в трудовой книжке работника делается следующая запись:

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Индивидуальный предприниматель
				Веревкин Иван Алексеевич
7	16	07	2014	Принят на должность продавца	Приказ от 16.07.2014 N 3
				продовольственных товаров

Подпись индивидуального предпринимателя заверяется печатью на титульном листе трудовой книжки, если у индивидуального предпринимателя есть такая печать. Если же такой печати нет (наличие печати не является условием для признания правоспособности индивидуального предпринимателя (Письмо УФНС России по г. Москве от 28 февраля 2006 г. N 28-10/15239)), то он заверяет титульный лист и вносимые в трудовую книжку записи только своей подписью. При этом в интересах работника ему может быть выдана соответствующая справка, разъясняющая, что оттиски печати в трудовых книжках не проставлены по причине отсутствия печати.

Аналитический учет трудовых книжек необходимо вести в двух книгах:

– в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил N 225);

– в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. Формы этих документов приведены соответственно в Приложениях 2 и 3 к Инструкции N 69.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей необходимо вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них. При этом нужно указывать серию и номер каждого бланка. Кроме того, следует записать стоимость трудовых книжек.

Как правило, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведет кадровая служба. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают у индивидуального предпринимателя.

Книги по учету трудовых книжек заполняются следующим образом:

Пример. 20 июня 2014 г. ИП Веревкин И.А. приобрел у ЗАО “Омсбыт” 5 трудовых книжек. Предположим, что цена за один бланк – 170 руб. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной от 20 июня 2014 г. N 123456. Приобретенные бланки имеют серию АК, а номера с 0056725 по 0056729.

30 июня 2014 г. ИП Веревкин И.А. принял на работу оператора Петрова Ф.Ф., который устроился на работу впервые (приказ от 30 июня 2014 г. N 18-к). На основании заявки от 30 июня 2014 г. N 8 кадровому работнику Снегиревой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АК за номером 0056725.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 850 руб.

В данном примере приходно-расходная книга должна быть заполнена следующим образом (см. ниже).

N	Дата			От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, N и дата)	Приход			Расход
	число	месяц	год			Количество		Сумма (руб.)	Количество		Сумма (руб.)
						трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)		трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	20	06	2014	ЗАО “Омсбыт”	Накладная от 20 июня 2014 г. N 123456	5 шт. (серия АК, номера с 0056725 по 0056729)		850
2	30	06	2014	Специалист отдела кадров Снегирева Н.П.	Заявка от 30 июня 2014 г. N 8				1 шт. (серия АК, номер 0056725)		170

Рассмотрим порядок заполнения индивидуальным предпринимателем книги учета движения трудовых книжек.

Пример. Воспользуемся условиями предыдущего примера. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Снегиревой Н.П. были сделаны следующие записи (см. ниже).

N п/п	Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее			Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее	Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее	Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник	Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника	Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)	Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)	Расписка работника в получении трудовой книжки
	число	месяц	год
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1	30	05	2013	Петров Федор Федорович	АК 0056725	Оператор	ИП Веревкин И.А.	Приказ от 30 мая 2014 г. N 18-к	Снегирева Н.П.	170

С каждой записью в трудовой книжке работник должен быть ознакомлен под роспись, которая ставится в личной карточке работника.

При необходимости работодатель – индивидуальный предприниматель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил N 225).

Кроме того, работодатель – индивидуальный предприниматель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки по его заявлению в течение 15 дней (п. 31 Правил N 225).

В случае увольнения работника запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

– в графе 1 ставится порядковый номер записи;

– в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

– в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);

– в графе 4 указываются наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ (распоряжение) или иное решение работодателя), его дата и номер (разд. 5 Инструкции N 69).

Приведем пример записи о расторжении трудового договора в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем.

Пример. Миронов Г.А. принят на работу к индивидуальному предпринимателю Веревкину И.А. на должность продавца продовольственных товаров с 25 ноября 2012 г. (приказ от 25 ноября 2012 г. N 5-к).

В июне 2014 г. ИП Веревкин И.А. прекратил свою предпринимательскую деятельность. Приказом от 20 июня 2014 г. N 12-н продавец Миронов Г.А. был уволен на основании п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

В трудовую книжку Миронова Г.А. были внесены следующие записи:

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Индивидуальный предприниматель
				Веревкин Иван Алексеевич
4	25	11	2012	Принят на должность продавца	Приказ от 25.11.2012 N 5-к
				продовольственных товаров
5	20	06	2014	Уволен в связи с прекращением	Приказ от 20.06.2014
				деятельности индивидуальным	N 12-н
				предпринимателем, пункт 1 части 1
				статьи 81 Трудового кодекса
				Российской Федерации
				Директор Веревкин И.А.
				Подпись работника /Миронов/

Пунктом 27 Правил N 225 предусмотрено, что если на новой работе в трудовой книжке работника обнаружатся ошибки (неправильная или неточная запись в ней), которые сделал прежний работодатель – организация или индивидуальный предприниматель, то исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

В тех случаях, когда работник работал у индивидуального предпринимателя, который на момент обнаружения ошибочной записи в трудовой книжке прекратил свою предпринимательскую деятельность, что подтверждается документом об исключении предпринимателя из государственного реестра, исправление ошибки также производится работодателем по новому месту работы.

Согласно ст. ст. 84.1 и 140 ТК РФ в день прекращения трудового договора (увольнения работника) работодатель – индивидуальный предприниматель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет по зарплате. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

Задержка выдачи трудовой книжки работнику, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причин увольнения влекут за собой согласно ст. 234 ТК РФ не только возвращение работнику трудовой книжки (с исправлением записи в ней), но и оплату за время вынужденного прогула за весь период задержки выдачи трудовой книжки.

При этом следует учитывать, что работодатель – индивидуальный предприниматель не несет ответственность за задержку трудовой книжки в следующих случаях (ст. 84.1 ТК РФ):

1) при несоответствии последнего дня работы и дня оформления (прекращения) трудовых отношений при увольнении работника за прогул (пп. “а” п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) или при увольнении работника, осужденного судом к наказанию, исключающему продолжение работы (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

2) при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ);

3) когда невозможно выдать работнику трудовую книжку в связи с его отсутствием либо его отказом от ее получения. В этом случае работодатель – индивидуальный предприниматель обязан направить работнику уведомление (в день увольнения) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Но если задержка выдачи трудовой книжки связана с иными причинами, то работник несет материальную ответственность.

Административная ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена ст. ст. 5.27 и 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ).

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 “Нарушение законодательства о труде и об охране труда” КоАП РФ.

Так, согласно указанной статье, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

– на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;

– на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ведение ТК ИП. Вопрос по поводу работников, принятых до 06.10.06. Какую именно дату ставить во второй графе: дату приема или 06.10.2006? И каким должно быть основание в 4 графе — трудовой договор или приказ? Спасибо!

Ответ

Давайте разберёмся. С вступлением в силу с 6 октября 2006 г. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ предприниматели получают право вести трудовые книжки работников и заключать коллективные договоры. В новой редакции Трудового кодекса отсутствуют переходные положения относительно порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей на момент вступления в силу Федерального закона. Министерство здравоохранения и социального развития РФ в Письме от 30 августа 2006 года № 5140-17 разъясняет, что в трудовую книжку работника в этом случае следует внести запись о приеме на работу работника со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это делается в интересах работника. На основании заключенного трудового договора издается приказ работодателя, которым оформляется прием на работу. Имейте в виду, что содержание приказа должно полностью соответствовать условиям заключенного трудового договора, (ст.68 ТК РФ). Все записи о выполняемой работе вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, п.10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. При внесении записей в трудовую книжку необходимо руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.