В качестве перспективных направлений решения проблем архивной отрасли региона предлагается рассматривать обновление нормативно – правовой базы по архивной и документоведческой деятельности, формирование подпрограмм цифровизации архивов и освоения новых технологий работы с цифровым контентом в составе федеральных и региональных стратегических программ, формирование модели современного цифрового архива, типового его проекта и регламента деятельности, создание региональной сети коммерческих архивов, усиление использования новых инструментов финансирования архивов.

Понятие «ведомственный архив»

Понятие «ведомственный архив» нередко применяется в двух смысла: в широком и в узком. В широком смысле слова — это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения.
Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Что касается непосредственной ситуации в сфере организации деятельности ведомственных архивов, то выглядит она достаточно проблемно и противоречиво.

В деятельности ведомственных архивов имеют место следующие проблемы:

• правовое регулирование архивной деятельности отстает от темпов изменений и накапливающихся проблем (в части полномочий и функций архивных органов по отношению к муниципальным и ведомственным архивам, а также по отношению к коммерческим архивам и обязательности пополнения Архивного фонда РФ);
• базовая подготовка персонала — сотрудников архивов или секретарей (помощников) руководителя в области «документоведения и архивоведения» не соответствует требованиям двух профессиональных стандартов;
• материальная база и наличие систем жизнеобеспечения: непригодность помещений, в котором хранятся архивные документы (размер площади помещения не соответствует объемам хранения, неподготовленность к хранению документов, отсутствие стеллажей, не выдерживается температурно – влажностный режим), что приводит к внешним повреждениям документов;
• типовые решения по оснащению и оборудованию ведомственных архивов с полной их спецификацией и других средств, а также правовое регулирование передача документов на хранение в государственные и муниципальные архивы происходит после ликвидации организации, а не в процессе его текущей деятельности. Экспертиза ценности документов не организована, а пополнение организацией Архивного Фонда Российской Федерации считается чем-то второстепенным. Возобладала практика ведения дел в виде файлов на скоросшивателях без описей;
• малые и средние организации (предприятия) не внедряют технологии ресурсосбережения и аутсорсинга в архивной деятельности;
• в региональном масштабе не культивируется проектный (программный) поход к развитию и финансированию архивов в виде субсидий и субвенций.

Электронный архив ДатаБокс

Ведомственные архивы создаются преимущественно в форме традиционных архивов и не ориентированы на работу с электронными формами документов, что снижает уровень их востребованности даже внутри организации. Рассмотрим в качестве примера систему электронного архива ДатаБокс.

Электронный архив ДатаБокс – современное, удобное и эффективное средство организации надежного централизованного хранения всех документов компании и регулируемого доступа к ним.

Электронный архив ДатаБокс может использоваться как для ведения классического архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации, так и для передачи на аутсорсинг работы с архивами.

В этой связи ДатаБокс различает три вида архивов:

1. i-Архив – интеллектуальный архив для профессионального управления документацией фирмы. Сотрудники ОСГ доставляют документы из офиса фирмы в современный Архив, регистрируют и размещают для профессионального хранения. i-Архив поможет получить такие классические услуги, как архивная обработка, или
   такие современные, как сканирование и е-Архив;
2. е-Архив – профессиональная система по управлению электронной документацией. е-Архив обеспечивает защищённый доступ к документированной информации надёжно и быстро. Оцифрованные документы хранятся в е-Архиве, и фирма находит нужную ей для работы электронную копию документа. Физически документ находится на хранении в Архиве ОСГ;
3. IT-Архив — защита данных. Комплекс услуг дополняет IT-Архив. IT-Архив используется как часть BCP и DRP. Фирма может восстанавливать информацию и рабочие процессы компании с IT-Архивом быстрее, чем при любом другом сценарии. Алгоритм симметричного шифрования в момент копирования данных шифрует их и в зашифрованном виде передает в Дата Центр. Данные гарантированно защищены.

Система электронного архива ДатаБокс обеспечивает решение следующих задач:

• хранение документов организации-партнера
• защита документов
• различные уровни доступа сотрудников к документам организации
• возможность создания картотек любых объектов
• безопасный доступ к документам из любой точки мира
• автоматизация архивного дела организации в соответствии со всеми принятыми стандартами

Система ДатаБокс обеспечивает высокую надежность хранения документов и высокую степень защищенности от несанкционированного доступа к информации, как извне, так и со стороны собственных сотрудников организаций. Система ДатаБокс позволяет работать с юридически значимыми электронными цифровыми подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10-2012, а также защищать информацию средствами, прошедшими сертификацию FIPS.

Архив ДатаБокс позволяет полностью автоматизировать архивное дело в организации. Он позволяет организовать быстрый поточный ввод бумажных документов со сканера, используя современные методы автоматического распознавания атрибутов документов. Поддерживается автоматизация всех аспектов ввода документов в архив, включая их автоматическое именование, нумерацию и размещение. Документы могут добавляться в архив как в автоматическом режиме, так и в режиме проверки документов оператором.

Ведомственный архив осуществляет:

Комплектование документов постоянного и временного срока хранения, документами по личному составу.

Учет, обеспечение сохранности и использование документов, хранящихся в архиве.

Подготовку и своевременную передачу документов на госхранение соблюдением требований, установленных Государственной архивной службой РФ.

Контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации.

Ведомственный архив составляет и представляет в ГКУ КПОГА годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу после рассмотрения ЭК организации.

Организует использование документов:

• — выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов во временное пользование в целях служебного использования для работы в помещении организации;
• — исполняет запросы организаций и обращения граждан об установлении трудового стажа и о заработной плате, в установленном порядке выдает копии документов и справки.
• — ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

В учреждении создается ЭК, которая работает на основе Положения об экспертной комиссии, утвержденной приказом руководителя.

Представляет на согласование в ГКУ КПОГА акты на дела временного срока хранения, выделенные к уничтожению в связи с истечением срока хранения. Ежегодно составляет номенклатуру дел и один раз в 5 лет представляет её на согласование в ГКУ КПОГА. В случае изменения структуры и функций составляется новая номенклатура дел. Участвует в мероприятиях по повышению квалификации сотрудников отвечающих за делопроизводство и архив. Ежегодно представляет в ГКУ КПОГА сведения о составе и объеме документов, хранящихся в организации.