Правила внесения изменений в трудовую книжку установлены Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

Согласно п. 2.3 Инструкции изменить фамилию в трудовой книжке сотрудницы можно на основании паспорта либо свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии.

Этот пункт указывает на то, что новая фамилия должна быть заверена подписью работодателя. Однако Инструкция не указывает, что фамилию в трудовой книжке должен поменять только тот работодатель, при котором сотрудница вышла замуж. Кроме того, не установлен срок, в течение которого работодатель должен произвести подобные исправления.

Вместе с тем изменение записей о фамилии работника производится работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил ведения трудовой книжки, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Последним местом работы сотрудницы является та организация, в которой она работает в настоящее время.

Таким образом, изменить фамилию в трудовой книжке может новый работодатель.

Ситуация из практики

Работница сменила фамилию в связи с заключением брака. Когда и как в таком случае оформить изменения в кадровой документации на предприятии?

О факте госрегистрации акта гражданского состояния РАГС выдает соответствующее удостоверение. На основании этого удостоверения лицо в течение одного месяца со дня бракосочетания должно сменить паспорт, получить новую справку о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика (сам номер в таком случае не меняется). И уже после этого лицо должно уведомить работодателя об изменениях, подав заявление и копии документов, удостоверяющих изменение фамилии: свидетельства о браке, паспорта, справки РНуКПН.

В отделе кадров копии документов, которые прилагаются к заявлению, сверяются с оригиналами, заверяются и передаются на рассмотрение руководителю предприятия, который проставляет на них свою резолюцию. Иногда подают только копии документов, но в таком случае на них следует проставить дату их получения и подписи работника, который их подал, и работника кадровой службы, который их принял.

На основании заявления работника о смене фамилии (или заверенных надлежащим образом поданных копий документов) издается приказ работодателя о внесении соответствующих изменений в его учетную документацию.

Датой внесения изменений в учетные документы предприятия, которые содержат персональные данные работника, считается дата издания приказа о внесении таких изменений. С приказом работника следует ознакомить под подпись.

На основании приказа вносятся изменения в личную карточку работника, личное дело, журнал учета личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, другие документы (график отпусков, табель учета рабочего времени, расчетную ведомость и т. п.), уведомляется военкомат об изменении учетных данных, если работник является военнообязанным или призывником.

Действующими нормативными актами не определен порядок внесения изменений. Поэтому прежнюю фамилию работника зачеркивают и вписывают новую, проставляют дату внесения изменений, реквизиты документа-основания и подпись лица, ответственного за ведение кадровой документации.

Изменения в трудовую книжку работника вносят по правилам, изложенным в п. 2.13 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда и Минюста от 29.07.93 г. № 58.

Порядок внесения соответствующей записи в трудовую книжку не зависит от того, в каком именно документе зафиксировано изменение фамилии работника. А именно: изменение записей в трудовых книжках о фамилии выполняется работодателем или уполномоченным им лицом по последнему месту работы работника на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении и т. п.) и со ссылкой на номер и дату выдачи данных документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия работника, а дальше записывается новая со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки, после чего ставится подпись того, кто вносил изменения (руководитель предприятия, начальник отдела кадров, инспектор по кадрам и т. п.), и дата, когда эти изменения были внесены, и ставится печать предприятия или отдела кадров.

Также в месячный срок со дня наступления изменений работник должен заменить страховое свидетельство через своего работодателя-страхователя. Для этого в орган Пенсионного фонда подают заявление, к которому должны быть приложены копии документов, подтверждающих изменения (п. 14 Порядка выдачи свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании, утвержденного постановлением КМУ от 22.08.2000 г. № 1306). На основании предоставленных документов в течение двух недель оформляется новое страховое свидетельство с тем же номером (он совпадает с РНУКПН). В течение недели со дня получения от Пенсионного фонда переоформленного страхового свидетельства работодатель-страхователь обязан выдать его застрахованному лицу под подпись в сопроводительной ведомости (ведомость отправляется работодателем в отделение Пенсионного фонда).

Что касается отчетности, то в форме № 1ДФ отражается только РНУКПН работника, поэтому после внесения изменений он остается тем же самым, отдельно уведомлять ГНС не нужно.

В Отчете по ЕСВ за месяц, в котором был издан приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, указывается новая фамилия.

В каких случаях в трудовой книжке меняются личные данные работника?

ТК РФ позволяет указывать новые сведения при наличии такой необходимости.

Перед тем как поменять фамилию в трудовой книжке ответственный за заполнение документа сотрудник обязан проверить наличие веских оснований для этого. В соответствии с п. 2.3 утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 Инструкции по заполнению трудовых книжек, это возможно, если меняется:

• фамилия;
• имя;
• отчество;
• дата рождения.

Какие документы являются основанием для перемены данных?

Эти сведения в бланке указываются только на основании документов, подтверждающих перемену данных гражданина. Перечислим их:

• паспорт;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о регистрации или расторжении брака;
• справки, заверяющие изменение ФИО.

Во всех случаях обязательно ссылаться на номер и дату подтверждающих документов.

Заявление об изменении личных данных

Для того чтобы в документе о стаже появились новые сведения, первым делом необходимо написать заявление. Оно пишется работником на имя руководителя предприятия. В нем указываются ФИО заявителя и просьба об изменении личных данных в бланке. Заявление подписывается руководителем или начальником отдела кадров. После этого издается распоряжении о внесении новых личных данных в бланк сотрудника.

Порядок внесения новых записей

Самый частый случай, с которым приходится сталкиваться, — изменение личных данных в трудовой книжке после замужества. В этом случае основанием для внесения новых сведений является свидетельство о регистрации брака.

Алгоритм действий по шагам следующий:

Шаг 1. Ранее внесенные сведения на титульном листе зачеркиваются одной линией и вносятся актуальные;

Шаг 2. На внутренней стороне обложки делается сноска на документ, на основании которого вносятся изменения;

Шаг 3. Новые данные заверяются подписью кадровика и печатью предприятия.

Для кадровика процедура исправления фамилии означает внесение изменений в иные бумаги сотрудника:

• трудовой договор;
• личное дело;
• иные кадровые и бухгалтерские документы.

Приведем примерный образец, как изменить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством:

Изменение фамилии в связи с расторжением брака:

Изменение фамилии в связи со сменой пола:

В том же порядке они вносятся в другие личные данные сотрудника.

Как исправить ошибку, допущенную при заполнении личных данных работника?

Также нередки случаи ошибок, допускаемых в именах, отчествах и фамилиях работников. В соответствии с п. 2.3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.03 №69, «Перемена личных данных работника в трудовых книжках производится на основании паспорта, свидетельств о рождении, о заключении/расторжении брака, о перемене фамилии, имени, отчества. Обязательно указывается их номер и дата.»

Если ошибка обнаружена при создании новой ТК, то испорченный бланк уничтожается, о чем составляется акт, и заполняется новый бланк. Разумеется, за такой испорченный бланк деньги с работника снимать не стоит.

Но, если ошибка была обнаружена при оформлении ТК последующими работодателями, или самим работником, исправить эту неточность значительно сложнее. Самым правильным советом сотруднику, столкнувшемуся с такой проблемой, является обращение в суд для признания данной ТК принадлежащей ему.

Более простой вариант исправить фамилию в трудовой книжке — внесение новых данных описанным выше способом — чреват возможными проблемами при расчете стажа сотрудника, большинство специалистов предлагают использовать ТК, стараясь сделать такое исправление максимально аккуратно. Если же это сделать не удается, то имеет смысл сделать данному сотруднику новую ТК и обратиться в суд за подтверждением принадлежности ему старой ТК, содержащей ошибку на титульном листе. Это необходимо сделать для правильного подсчета пенсии, поэтому рекомендуем заняться решением данной проблемы незамедлительно.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии — обязательная процедура работы с кадровыми документами. Рассмотрим, кто и как должен вносить изменения в сведения о сотруднике.

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Законодательная база

Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:

• Правила ведения, они утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — просто Правила);
• Инструкция по порядку заполнения, утверждена Постановлением Минтруда РФ 10.10.2003 года под номером 69 (далее – Инструкция).

На основании пп. «а» п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

• ФИО;
• дата рождения;
• информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании. Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.

Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:

• старая фамилия зачеркивается;
• рядом или над старой фамилией указывается новая;
• отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
• ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.

Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

• личное дело;
• лицевые счета;
• трудовой договор;
• все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать. Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Работодатель или кадровая служба работодателя может столкнуться с необходимостью изменения фамилии в трудовой книжке после замужества сотрудницы. Этот процесс с большой долей вероятности не доставит вам больших проблем. Однако, внося соответствующие изменения, надлежит следовать установленным правилам. Рассмотрим их.

Изменение фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из статьи 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ.

В паспорте гражданина содержится, в т.ч., информация о его фамилии. Изменение фамилии влечет за собой обязательную замену паспорта (см. пункты 4, 12, 15 Положения о паспорте, утвержденного Правительством РФ 08 июля 1997 года).

Общеустановленной для всех работодателей (за исключением физических лиц, не являющихся предпринимателями) является обязанность по заполнению трудовых книжек (далее также – ТК) на своих сотрудников.

Как следует из статьи 66 Трудового кодекса РФ, ТК представляет собой главный документ о трудовой деятельности и стаже сотрудника, в которую вносятся соответствующие сведения.

Форма и порядок ведения этого документа закреплены в двух нормативных правовых актах:

• Правила ведения ТК, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
• Инструкция по заполнению ТК, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

На основании подпункта «а» пункта 9 Правил ТК содержит, в том числе, информацию о фамилии сотрудника, которая вносится в указанный документ в соответствии с его паспортом. Следовательно, при изменении фамилии в паспорте сотрудника аналогичные изменения надлежит произвести и в рассматриваемом документе о трудовой деятельности.

Соответствующая смена фамилии в трудовой книжке производится в соответствии с пунктом 26 Правил и пунктом 2.3 Инструкции.

Указанными НПА предусмотрены порядок и основание для подобных изменений.

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии (образец)

Основаниями для подобных изменяющих действий является паспорт, а также свидетельство о заключении брака (или, в случае если фамилия изменяется на прежнюю после расторжения брака, свидетельство о его расторжении) и иные документы. При этом в трудовой книжке должна быть сделана ссылка на реквизиты этих документов, а именно номер и дату.

Инструкция требует, чтобы запись в трудовой книжке об изменении фамилии была внесена следующим образом: по старой фамилии проводится черта и вписывается новая фамилия. Ссылки на реквизиты документов осуществляются на внутренней стороне обложки ТК. Затем они подписываются уполномоченным лицом и заверяются печатью организации или кадрового подразделения.

Также обращаем внимание, что трудовую деятельность работника помимо трудовой книжки сопровождают и иные документы, в которых указывается фамилия, соответствующая документу, удостоверяющему личность (например, трудовой договор, должностная инструкция, и т.п.).

Обязанность вносить в них соответствующие изменения трудовым законодательством не установлена. Следовательно, работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) вправе самостоятельно определить необходимость внесения либо невнесения изменений в такие документы.