Содержание
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы.
Важно отметить, что положения ст. 168.1 ТК РФ императивны, то есть работодатель обязан возмещать расходы работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11).
Условия о компенсации работникам расходов , связанных с особенностями характера работы, устанавливаются на договорном и локальном уровнях правового регулирования.
Что такое работа в пути:
Приказом Минтранса России от 20 августа 2004 г. N 15 утверждено Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей.
Согласно п. 15 указанного Положения рабочее время водителя включает:
а) время управления автомобилем;
б) время специальных перерывов для отдыха от управления автомобилем в пути и на конечных пунктах;
в) подготовительно-заключительное время для выполнения работ перед выездом на линию и после возвращения с линии в организацию, а при междугородных перевозках — для выполнения работ в пункте оборота или в пути (в месте стоянки) перед началом и после окончания смены;
Если организация будет возмещать работнику понесенные расходы за работу в пути (в том числе суточные), оформив соответствующие документы, подтверждающие, что работа водителя имела место вне постоянного места жительства, в этом случае выплаты, в том числе и в виде суточных, можно признать компенсационными и организация вправе воспользоваться льготой при исчислении НДФЛ и страховых взносов.
Согласно статье 2 Устава документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства, а также водителя, является путевой лист.
Так, например, в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 05.08.2011 N Ф01-3067/11 по делу N А31-4556/2010 суд поддержал налогоплательщика, который установил нормы возмещения расходов работникам (водителям и экспедиторам была предусмотрена оплата ночных в пути (без предъявления документов) в фиксированном размере 600 рублей). При этом факты выплаты работникам данной суммы за нахождение в пути ночью, участие работников в служебных поездках и их надлежащее документальное оформление были подтверждены приказами о направлении работников в служебные поездки, командировочными удостоверениями, отчетами о выполненных заданиях, документами, подтверждающими понесенные работниками расходы (смотрите также постановления ФАС Московского округа от 12.03.2012 N Ф05-1110/12 по делу N А40-47608/2011).
Если документально подтвержден факт нахождения работника «в пути», то суточные, установленные в фиксированном размере, будут носить характер компенсационной выплаты. При этом еще раз обращаем внимание на формулировку самой нормы ст. 168.1 ТК РФ — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие). То есть должен быть подтвержден именно факт нахождения сотрудника вне места постоянного жительства.
Так же, из ряда писем (смотрите, например, письма Минфина России от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230) Минфин отмечает, что если работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких работников, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению НДФЛ по п. 3 ст. 217 НК РФ.
Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.2009 N 22-2-3644 разъяснил, что поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, то решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе разъездного характера принимается в организации самостоятельно (письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488, УФНС России по г. Москве от 28.04.2012 N 16-12/038372@).
Из положений ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ следует, что перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет характер работы в пути, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, если работа имеет особый характер, то соответствующее условие в обязательном порядке вносится в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Минфин России в письме от 05.07.2013 N 03-04-06/25956 разъяснил, что если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (смотрите также письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482, от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14, письмо ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@).
Важно учитывать, что если возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работы, оформлять именно путем выплаты компенсации по ст. 168.1 ТК РФ, то при составлении локальных актов, иной внутренней документации необходимо избегать таких словосочетаний, как «надбавка к заработной плате», «доплата к заработной плате» и т.п. Дело в том, что, как было указано, в целях ТК РФ компенсации и надбавки (доплаты) являются разными видами выплат. Первые не относятся к элементам оплаты труда, а вторые считаются частью заработной платы. В ст. 217 НК РФ названы именно компенсационные выплаты. Надбавки и доплаты подлежат обложению НДФЛ на общих основаниях (письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).
Еще раз акцентируем Ваше внимание, что возмещение затрат на основаниях, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, должно быть обусловлено реальными расходами работников (определения КС РФ от 05.03.2004 N 76-О и 75-О).
Возмещение работникам расходов является компенсацией затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль данные затраты учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87, направлено для сведения и использования в работе налоговых органов Письмом ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@).
Письмо Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 27 февраля 2010 г. N 406-19
Департамент развития социального страхования и государственного обеспечения Министерства здравоохранения и социального развития РФ <…> сообщает следующее.
….
Подпунктом «и» пункта 2 части первой статьи 9 Закона N 212-ФЗ определено, что все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению страховыми взносами.
Статьей 164 Трудового кодекса РФ (далее – Трудовой кодекс) определено, что компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Кодексом и другими федеральными законами.
Согласно статье 168.1 Трудового кодекса, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
….
Учитывая изложенное, компенсационные выплаты работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в виде полевого довольствия, а также выплаты, произведенные лицам, выполняющим работы вахтовым методом (надбавка взамен суточных), в силу подпункта «и» пункта 2 части первой статьи 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами.
Добавить в «Нужное»
Обновление: 16 марта 2020 г.
Трудовой кодекс устанавливает, что работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель должен возмещать расходы на поездки. Посмотрим, что такое разъездной характер работы, и какие гарантии положены «разъездным» работникам.
Разъездной характер работы: что это значит
ТК РФ не раскрывает, что такое разъездной характер работы. Роструд предлагает считать разъездной работу, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации (Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ). То есть это работа, изначально предусматривающая исполнение должностных обязанностей вне места расположения организации (курьеры, водители, экспедиторы).
Отметим, что служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). В отличие от командировок, которые носят временный характер и ограничены определенным сроком, разъездная работа носит постоянный характер. Однако если в трудовом договоре с работником зафиксировано, что служебные поездки производятся только в пределах определенного населенного пункта, то направление работника за пределы этого пункта по служебному заданию будет являться служебной командировкой.
Условие о разъездном характере работы должно быть прописано в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
При каких работах возникает разъездной характер работы
ТК РФ этот вопрос не регулирует. Работодатель самостоятельно устанавливает перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. Этот перечень утверждается в коллективном договоре, соглашениях или в локальных нормативных актах (ст. 168.1 ТК РФ).
Компенсация за разъездной характер работы
Работодатель самостоятельно устанавливает размер и порядок возмещения разъездов работникам с разъездным характером работы. Эти показатели могут фиксироваться в коллективном договоре, в трудовом договоре или в локальных нормативных актах работодателя (ст. 168.1 ТК РФ).
Если работодатель выплачивает доплату к окладу (надбавку) за разъездной характер работы, то эта выплата облагается налогами так же, как сам оклад. То есть доплата облагается НДФЛ, страховыми взносами и включается в налоговые расходы.
А вот если работнику выплачивается компенсация расходов на проезд, то такая компенсация НДФЛ и взносами не облагается (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Речь идет о возмещении расходов на (ст. 168.1 ТК РФ):
- проезд;
- наем жилого помещения;
- проживание вне места постоянного жительства (суточные);
- иные затраты, произведенные работниками с разрешения работодателя.
Но для освобождения компенсации от налогов должны быть правильно оформлены все документы: в ЛНА или коллективных (трудовых) договорах должно быть зафиксировано, что работа носит разъездной характер, определены размеры компенсации работникам, имеются документы, подтверждающие расходы работника (Письмо Минфина от 22.08.2019 N 03-15-06/64487).
Если сотрудник вынужден часто отлучаться с рабочего места, и выполнение его должностных обязанностей связано с частыми поездками, ему может быть установлен разъездной характер работы (ст. 57 ТК РФ). От командировки разъездной характер работы отличается тем, что в командировку работники направляются время от времени и для выполнения отдельных поручений (ст. 166 ТК РФ), а «разъездные» работники выполняют свои обязанности в поездках (например, курьеры, водители).
Условие о разъездном характере работы необходимо указать в трудовом договоре, а размеры и порядок возмещения расходов в локальном нормативном акте. В локальном нормативном акте нужно отразить перечень работ, профессий и должностей, связанных с разъездным характером работы, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками.
📌 Реклама
При возмещении расходов можно использовать два варианта:
1. Возмещение по документам. Работодатель возмещает расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные с его разрешения или ведома (ст. 168.1 ТК РФ). При этом расходы должны быть подтверждены соответствующими документами (кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и др.).
Пример формулировки в тексте трудового договора: «Работнику устанавливается разъездной характер работы. Порядок оформления служебных поездок Работника, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками Работника определяется Положением о разъездном характере работы». 2. Установление надбавки за разъездной характер работы. В этом случае работодатель выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами. Размер и порядок выплаты надбавки необходимо включить в текст трудового договора (ст. 168.1 ТК РФ).
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работа водителя, занятого на регулярных междугородных перевозках, носит характер осуществляемой в пути. В трудовом договоре водителя в качестве условия о месте работы необходимо указать определенную местность, в которой находится работодатель.
Обоснование вывода:
В соответствии с частью второй ст. 57 и частью второй ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами либо трудовым договором. Законодательного определения понятий «разъездная работа», «подвижной характер работы», «работа, осуществляемая в пути» нет. Статья 57 ТК РФ только называет такие разновидности характера работы. Однако содержание указанных понятий не раскрывает.
В отраслевых актах изложены определенные указания относительно того, что считать тем или иным характером работы (смотрите, например, примечание к п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС РФ от 10.01.2008 N 3; п. 1 и п. 2 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87, смотрите также определение Свердловского областного суда от 01.11.2011 N 33-15672/2011).
На основании указанных документов, на наш взгляд, можно сделать вывод, что разъездная работа характеризуется необходимостью для работника перемещаться из одной географической точки в другую для выполнения определенного задания, при этом у сотрудника нет постоянного, стационарного рабочего места, но есть возможность ежедневного возвращения к месту жительства. К разъездной работе относится, например, работа курьера, страхового агента, торгового представителя, почтальона. К работе же в пути относится работа, выполняемая при движении какого-либо транспортного средства, при этом работник может как управлять этим движением, так и не иметь никакого влияния на него. В пути работают, например, проводники, стюардессы, экспедиторы, водители. При подвижной работе работник часто меняет рабочее место (место выполнения трудовой функции). Местом работы в этом случае является какая-либо территория. Такова, например, работа строителей, лесозаготовителей, охранников и т.п.
В рассматриваемой ситуации работа водителя заключается в управлении движущимся транспортным средством и перевозке грузов на дальние расстояния, в результате чего он не имеет возможность ежедневного возвращения к месту жительства, поэтому его работа носит характер осуществляемой в пути. Аналогичное положение содержится в приложении N 2 к постановлению Совета Министров РСФСР от 12.12.1978 N 579 «Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков», где водители грузовых автомобилей, работающие на регулярных междугородных перевозках, отнесены к работникам, постоянная работа которых протекает в пути.
Что касается условия трудового договора о месте работы, то согласно абзацу второму части второй ст. 57 ТК РФ оно является одним из обязательных для включения в трудовой договор. Также частью четвертой ст. 57 ТК РФ установлено, что в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, в том числе и об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте.
Из чего следует, что уточнение места работы до его конкретного местонахождения является правом, а не обязанностью сторон. В общем же случае трудовой договор в качестве условия о месте работы должен содержать лишь условие о местности (определенный населенный пункт в соответствии с утвержденным административно-территориальным делением), в которой находится работодатель.
Также трудовое законодательство различает понятия «рабочее место» и «место работы». Рабочее место — это конкретное место, которое занимает работник, выполняя свою трудовую функцию в организации, то есть где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (часть шестая ст. 209 ТК РФ). То есть транспортное средство является рабочим местом водителя.
При этом, как указывалось выше, обязательным для включения в трудовой договор является лишь условие о месте работы (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Таким образом, указывать в трудовом договоре марку, регистрационный номер автомобиля не требуется. В трудовом договоре водителя в качестве условия о месте работы необходимо указать определенную местность, в которой находится работодатель.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Каменщиков Александр
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим
Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?
Требований об оформлении какихлибо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.
Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).
Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т.д.): маршрутные листы, служебные задания и т.п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.
Приведем примерную форму маршрутного листа.
МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ
служебных поездок работника __________________________
(наименование предприятия)
на __________2019 года
Сотрудник: _______________________________________
Должность: _______________________________________
Руководитель подразделения Работник
Ф.И. О. _______________________Ф.И. О._______________________
Маршрутный лист получен «__»__________2019 года.
Некоторые работодатели выдают работникам удостоверение по форме командировочного, в котором работники должны проставлять отметки о выбытии и прибытии. А законно ли это? Не признают ли такие служебные поездки командировками?
Начнем с того, что командировочное удостоверение уже не является обязательным документом и при направлении работников в командировку. Однако его применение может быть предусмотрено локальным актом организации.
Что касается применения таких документов при разъездном характере работы, действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих работодателю оформлять служебные поездки лиц, постоянная работа которых имеет разъездной характер, как служебные командировки. Суды также приходят к выводу, что оформление работодателем командировочного удостоверения при направлении сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, в служебную поездку не имеет правового значения, в частности, для возмещения предусмотренных трудовым законодательством расходов. Эти расходы не могут считаться командировочными.
Порядок оформления документов, подтверждающих расходы
В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФсотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.
Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.
При этом в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и (или) локальным актом, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, могут перечисляться на банковский счет сотрудника, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.
Данные выплаты являются компенсационными и установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с разъездным характером работы. Но в случае отсутствия подтверждающих расходы документов эти выплаты таковыми признаваться не будут (Письмо Минтрда РФ от 30.09.2014 № 174/В-462).
Эти компенсации освобождены от НДФЛ, поскольку расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ), и не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций и т.п.
Вопрос: в какой срок после поездки работник должен представить авансовый отчет?
Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю отчет в течение трех рабочих дней. Но поскольку положения о командировках на сотрудников с разъездным характером работы не распространяются, обратимся к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», согласно которому подотчетное лицо, получившее наличные деньги, обязано сдать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет, или со дня выхода на работу, например после отпуска или больничного.
К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.
Ранее в Указании № 3210У было положение (сейчас оно утратило силу) о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных.
Таким образом, срок, на который выдаются наличные или безналичные деньги под отчет (например, неделя, месяц), и срок для представления отчета по суммам, полученным в безналичной форме, работодателю следует установить самостоятельно в локальном нормативном акте.
При этом при получении наличных денег работник должен будет отчитаться в течение трех дней после истечении этого срока. А по безналичным он сможет отчитаться в срок, который установит работодатель.
* * *
Как видим, в отличие от командировок, работа, носящая разъездной характер, регулируется в основном локальными актами, то есть ее регламентирует работодатель. Поэтому если в организации необходимо установить сотрудникам разъездной характер работы, в первую очередь нужно разработать положение о такой работе или соответствующий приказ работодателя, установив перечень работ, специальностей или должностей с таким характером работы.
В данном локальном акте также следует прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, — то, какими документами будут подтверждаться расходы, каковы формы этих документов, срок, на который выдаются наличные деньги авансом, срок для отчета по суммам, выданным в безналичной форме, и т.д.
Не забудьте также ознакомить работников с положением под подпись, а также включить условие о разъездном характере работы в трудовые договоры.