Когда объявляют неполное служебное соответствие

Законодатель не дал четкого определения понятию «неполное служебное соответствие». Существует его правовой регламент. Федеральный закон «О статусе военнослужащих» № 76-ФЗ от 27.05.1998 понимает под ним низкую личную дисциплинированность при исполнении рабочих обязанностей. Аналогично трактуется это понятие и для работников МВД («О полиции» № 3-ФЗ от 07.02.2011).

Служебное соответствие — это:

• полное соблюдение требований законодательства;
• четкое следование служебным регламентам;
• хороший уровень личной дисциплины;
• качественный уровень отношения к делу.

Предупреждение о неполном служебном соответствии — это вид дисциплинарного взыскания к военнослужащим и работникам МВД.

На государственной службе оперируют понятием «неполное должностное соответствие». Закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» № 79-ФЗ от 27.07.2004 прописывает порядок привлечения к дисциплинарной ответственности госслужащих. В тексте дается определение понятия «служебная дисциплина на гражданской службе».

Вывод. Неполное служебное (должностное) соответствие объявляется при нарушении дисциплины, законодательства и после проведения проверок. Все взыскания могут быть обжалованы либо сняты через год при отсутствии новых нарушений.

Некоторые особенности

Предупреждение о неполном служебном соответствии военнослужащих в качестве самой серьезной меры дисциплинарного воздействия применяется исключительно в отношении офицеров (ст. 69 Устава) или прапорщиков (мичманов) (ст. 62 Устава). Правом наложения взыскания обладают только вышестоящие командиры.

Перечислим более подробно критерии качеств военнослужащих, по которым оценивается соответствие должности:

• уровень профессиональной подготовки;
• знание рабочих обязанностей и их исполнение в полном объеме;
• высокий мобилизационный уровень;
• применение теоретических знаний на практике;
• высокие личные результаты деятельности;
• организованность, инициативность, авторитет среди коллег;
• высокие показатели в работе с подчиненными;
• результативность вверенного подразделения;
• самокритичность и самоотдача;
• отсутствие дисциплинарных взысканий;
• состояние здоровья;
• физическая подготовка и работоспособность;
• готовность принимать самостоятельные решения.

Предупреждение о неполном служебном соответствии в МВД может быть вынесено как следствие следующих грубых нарушений:

• несоблюдение действующего законодательства;
• пребывание на службе в состоянии алкогольного опьянения;
• прогулы;
• совершение виновных действий или бездействие, повлекшие серьезные последствия;
• ненадлежащее хранение и использование оружия;
• неявка на аттестационную или медицинскую комиссию;
• уничтожение, хищение имущества;
• коррупционные действия;
• непредоставление сведений о доходах.

Порядок применения меры к госслужащим

Любому взысканию на госслужбе должна предшествовать проверка. Это регулируется п. 2 ст. 58 № 79-ФЗ от 27.07.2004.

Возможных видов взысканий при обнаружении недостатков и нарушений несколько:

• выговор;
• замечание;
• предупреждение о неполном служебном соответствии госслужащего;
• освобождение от занимаемой должности;
• увольнение с гражданской службы.

Что является основанием для объявления о неполном соответствии госслужащего:

• повторное неисполнение прямых обязанностей;
• серьезное (с последствиями) нарушение правил служебной деятельности;
• нарушение правил работы с государственной тайной;
• принятие решений, приведших к ущербу, прямому причинению вреда;
• прогул и нахождение на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Увольнение не является обязательным следствием предупреждения. В решении необходимо четко сформулировать пункты несоответствия и выявленные нарушения.

Общие правила и сроки

Предупреждение о служебном несоответствии (должностном) всегда играет двойственную роль:

• носит воспитательный характер через метод морально-психологического воздействия;
• имеет предупреждающую функцию и напоминает о возможном применении более серьезных мер воздействия.

При применении этого вида дисциплинарной ответственности и на военной службе и на государственной в расчет принимаются:

• характер деяния, обстоятельства и события, которые его вызвали;
• последствия совершенного проступка;
• предыдущий срок службы (работы), его результативность и качество исполнения обязанностей, наличие взысканий;
• факт нарушения (проступка) фиксируется в присутствии свидетелей, составляется акт;
• непосредственному начальнику (руководителю) направляется докладная (рапорт);
• с нарушителя берется объяснительная, на ее написание дается 2 суток;
• создается комиссия и проводится служебная проверка (на нее отводится от 2 недель до 2 месяцев);
• на время проведения проверки нарушитель отстраняется от выполнения рабочих обязанностей;
• оценивается тяжесть и последствия проступка, принимается решение о характере взыскания;
• виновник предупреждается о последствиях своего проступка и порядке снятия наказания.

ВАЖНО! Обратите внимание. Привлечь к дисциплинарной ответственности военнослужащего и госслужащего можно в течение месяца со дня совершения проступка или нарушения!

Когда снимется наказание

Предупреждение о несоответствии может быть снято, если в течение 12 месяцев не применяются другие взыскания. Взыскание не отменяется досрочно и по представлению руководителя, ставшего инициатором предупреждения о должностном несоответствии.

Дело в том, что санкция является испытательным сроком, в течение которого лицо исправляет нарушение.

Через год назначается комиссия. Она принимает решение о снятии взыскания. В некоторых случаях итогом может стать его утяжеление — снижение по должности, увольнение.

Исключения

Предупреждение о неполном служебном (должностном) соответствии применяется абсолютно к любому должностному лицу — военнослужащему и государственному служащему. Но уволить по результатам применения этого наказания нельзя беременных женщин, матерей-одиночек и некоторые категории лиц, признанных социально незащищенными.

Вот небольшая статья на эту тему, правда несколько устаревшая, т.к. опубликована была в журнале «Право в Вооруженных Силах», № 11, ноябрь 2005 г.)

Предупреждение о неполном служебном соответствии: понятие,
основания, последствия наложения данного взыскания

Одним из видов юридической ответственности военнослужащих является дисциплинарная ответственность, которая регламентируется ст. 28 Федерального закона «О статусе военнослужащих» и Дисциплинарным уставом Вооруженных Сил Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 14 декабря 1993 г. N 2140 (далее — Устав). Такая ответственность наступает за нарушение военнослужащим воинской дисциплины или общественного порядка.
Статья 1 Устава определяет: «Воинская дисциплина есть строгое и точное соблюдение всеми военнослужащими порядка и правил, установленных законами, воинскими уставами и приказами командиров (начальников)». Нарушение указанных порядка и правил влечет за собой принятие соответствующими командирами (начальниками) мер в виде привлечения нарушителей к дисциплинарной ответственности путем наложения дисциплинарного взыскания, соответствующего тяжести совершенного проступка.
Одной из мер привлечения военнослужащих к дисциплинарной ответственности является наложение дисциплинарного взыскания в виде предупреждения о неполном служебном соответствии.
Для того чтобы можно было дать определение понятию «предупреждение о неполном служебном соответствии», необходимо уточнить, что включает в себя служебное соответствие или как синоним более распространенное понятие — «соответствие занимаемой должности».
В указанной постановке данный термин в правовых актах Министерства обороны Российской Федерации не раскрывается. Тем не менее общие положения, содержащие качественные характеристики военнослужащих, определяющие соответствие их должностному предназначению, содержатся в Инструкции о порядке организации и проведения аттестации офицеров и прапорщиков (мичманов) Вооруженных Сил Российской Федерации, утвержденной приказом Министра обороны Российской Федерации «О порядке организации и проведения аттестации офицеров и прапорщиков (мичманов) Вооруженных Сил Российской Федерации» от 6 апреля 2002 г. N 100:
— уровень профессиональной подготовки, знание общевоинских уставов, наставлений, своих обязанностей по занимаемой воинской должности и их выполнение, готовность к выполнению обязанностей при переводе с мирного на военное и в военное время, совершенствование профессиональных знаний в системе командирской (профессионально-должностной) подготовки и самостоятельно, ученая степень и ученое звание, умение применять полученные знания на практике, область деятельности, в которой аттестуемый проявил наибольшие способности и достиг высоких результатов, наличие боевого опыта;
— личная дисциплинированность и исполнительность, требовательность к себе и подчиненным;
— организованность в работе, умение определить главное направление в обеспечении высокого уровня боевой и мобилизационной готовности, способность качественно выполнять поставленные задачи, проявлять инициативу, быстро ориентироваться и умело действовать в сложной обстановке;
— умение руководить, обучать и воспитывать подчиненный личный состав и сочетать высокую требовательность с заботой о нем;
— оценка состояния подразделения (воинской части, соединения, объединения), которым командует, или участка работы, за который отвечает аттестуемый (дисциплина, уровень укомплектованности, боевая и мобилизационная готовность, боевая подготовка, освоение военной техники и оружия, состояние вооружения, военной техники и материально-технических средств, состояние командирской (профессионально-должностной) подготовки, наличие резерва кандидатов для выдвижения на высшие должности, направления на учебу и работа с ними, качество работы с младшими офицерами и т.п.);
— способность критически оценивать свою деятельность, творчески подходить к делу, настойчивость в выполнении должностных обязанностей, авторитет в воинском коллективе, умение организовать обеспечение защиты государственных секретов, моральные и психологические качества;
— состояние здоровья в соответствии с медицинскими заключениями, работоспособность и физическая подготовка.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что под служебным соответствием следует понимать добросовестное исполнение требований законодательства, предъявляемых к военнослужащему, проходящему военную службу по контракту, и личную дисциплинированность. Как следствие неполное служебное соответствие — неисполнение либо ненадлежащее исполнение требований законодательства, предъявляемых к военнослужащему, проходящему военную службу по контракту, и низкая личная дисциплинированность военнослужащего.
Определив понятие неполного служебного соответствия, можно дать определение понятию предупреждения о неполном служебном соответствии. Так, под ним следует понимать меру дисциплинарного воздействия, предупреждающую о низкой организации военнослужащим своей деятельности, связанной с исполнением обязанностей по занимаемой им должности, либо о недобросовестном отношении к исполнению обязанностей военной службы в целом. Функцией указанного предупреждения является недопущение совершения военнослужащим грубых дисциплинарных проступков, указанных в приложении 5 к Уставу, либо устранение недостатков в организации своей деятельности и исправление своего поведения образцовым выполнением воинского долга. При невыполнении данных требований наступают определенные правовые последствия в виде снижения в должности или досрочного увольнения в запас.
При наложении дисциплинарного взыскания в виде предупреждения о неполном служебном соответствии принимаются во внимание характер проступка, обстоятельства, при которых он был совершен, его последствия, прежнее поведение виновного, а также продолжительность его военной службы и степень знания порядка несения службы.
Особенностью является то, что указанное дисциплинарное взыскание может быть наложено только на офицеров (ст. 69 Устава) и прапорщиков (мичманов) (ст. 62 Устава).
Вместе с тем Устав разграничил категории командиров, имеющих право наложения указанного взыскания на военнослужащих. Так, правом объявления предупреждения о неполном служебном соответствии на офицеров обладают командиры (начальники) от командира полка и выше, а на прапорщиков — от командира отдельного батальона (корабля 2 ранга), а также командира отдельной воинской части, пользующегося в соответствии со ст. 11 Устава дисциплинарной властью командира батальона (корабля 3 ранга).
Следует отметить, что наказание в виде предупреждения о неполном служебном соответствии играет двойную роль:
— во-первых, как самостоятельное взыскание, имеющее морально-психологический, воспитательный характер, направленное на исправление военнослужащим своего поведения образцовым выполнением воинского долга;
— во-вторых, как предупреждение о том, что в отношении военнослужащего в последующем может быть применено более строгое наказание в виде досрочного увольнения с военной службы или снижения в должности.
Проведя аналогию с основаниями наложения взыскания в виде досрочного увольнения в запас (ст. 104 Устава), можно прийти к выводу, что взыскание «предупреждение о неполном служебном соответствии» налагается на военнослужащего за невыполнение им условий контракта, за совершение проступка, порочащего честь военнослужащего, и в случаях, когда военнослужащий перестал отвечать установленным к нему в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» требованиям.
Важно отметить, что взыскание «предупреждение о неполном служебном соответствии» согласно ст. 102 Устава применяется один раз за время пребывания военнослужащего в занимаемой штатной должности, однако за весь период службы оно может налагаться на военнослужащего более одного раза, при условии смены им должностей.
По общему правилу наложенное на военнослужащего дисциплинарное взыскание может быть снято в соответствии со ст. 35 Устава в порядке поощрения после того, как оно сыграло свою воспитательную роль и военнослужащий исправил свое поведение образцовым выполнением воинского долга, а также согласно ст. 106 Устава — в связи с истечением срока. Однако при наложении данного взыскания снятие его в связи с истечением срока исключается, поскольку в ст. 102 Устава определен срок исправления, который можно считать испытательным. Указанные выше неблагоприятные последствия могут не наступить лишь при одном условии: если военнослужащий, на которого наложено взыскание в виде предупреждения о неполном служебном соответствии, исправил свое поведение образцовым выполнением воинского долга, взыскание сыграло свою воспитательную роль и в связи с этим было снято.
Если в течение года, но не ранее его истечения со дня наложения взыскания, военнослужащий не исправил свое поведение образцовым выполнением воинского долга и взыскание не сыграло своей воспитательной роли, он представляется в установленном порядке к снижению в должности или к досрочному увольнению с военной службы в запас. Но следует отметить, что досрочное увольнение с военной службы в запас военнослужащего, к которому применено дисциплинарное взыскание в виде предупреждения о неполном служебном соответствии, можно признать правомерным при условии, если неисправление им своего поведения образцовым выполнением воинского долга рассматривать в качестве самостоятельного дисциплинарного проступка.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
— неполное служебное соответствие — неисполнение либо ненадлежащее исполнение требований законодательства, предъявляемых к военнослужащему, проходящему военную службу по контракту, и низкая личная дисциплинированность военнослужащего;
— предупреждение о неполном служебном соответствии — мера дисциплинарного воздействия, предупреждающая о низкой организации военнослужащим своей деятельности, связанной с исполнением обязанностей по занимаемой им должности, либо о недобросовестном отношении к исполнению обязанностей военной службы в целом;
— функция предупреждения о неполном служебном соответствии — недопущение совершения военнослужащим грубых дисциплинарных проступков;
— дисциплинарное взыскание в виде предупреждения о неполном служебном соответствии играет двойную роль: как самостоятельное взыскание и как предупреждение о более строгом наказании;
— указанное взыскание может быть наложено только на офицеров и прапорщиков (мичманов);
— рассматриваемое взыскание налагается за невыполнение военнослужащим условий контракта, за совершение проступка, порочащего честь военнослужащего, и в случаях, когда он перестал отвечать установленным к нему в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» требованиям;
— данное взыскание применяется один раз за время пребывания военнослужащего в занимаемой штатной должности;
— последствия наложения указанного взыскания: при не достижении воспитательного воздействия: снижение в должности или досрочное увольнение в запас;
— рассматриваемое взыскание снимается только после того, как оно сыграло свою воспитательную роль, и военнослужащий исправил свое поведение образцовым выполнением воинского долга.
Дисциплинарное взыскание в виде предупреждения о неполном служебном соответствии является одним из самых строгих дисциплинарных взысканий, налагаемых за совершение грубых нарушений, наравне со снижением в должности и досрочным увольнением с военной службы.

А.С. Ковалев,
старший лейтенант юстиции, адъюнкт кафедры военной
администрации, административного и финансового права
Военного университета

«Право в Вооруженных Силах», N 11, ноябрь 2005 г.

Виды дисциплинарных взысканий и срок их действия

Статьей 50 Федерального закона от 30 ноября 2011г. № 342- ФЗ » О службе в органах внутренних дел и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» определен исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий.

На сотрудника органов внутренних дел в случае нарушения им служебной дисциплины могут налагаться следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) строгий выговор;

4) предупреждение о неполном служебном соответствии;

5) перевод на нижестоящую должность в органах внутренних дел;

6) увольнение со службы в органах внутренних дел.

За каждый случай нарушения служебной дисциплины на сотрудника органов внутренних дел может быть наложено только одно дисциплинарное взыскание.

Перевод на нижестоящую должность в органах внутренних дел как вид дисциплинарного взыскания может применяться в случае совершения сотрудником органов внутренних дел грубого нарушения служебной дисциплины либо неоднократного нарушения им служебной дисциплины и при наличии наложенного в письменной форме дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора может объявляться публично в устной форме. В случае временной нетрудоспособности сотрудника, нахождения его в отпуске или в командировке приказ о наложении на него дисциплинарного взыскания издается после его выздоровления, выхода из отпуска или возвращения из командировки. Сотрудник считается привлеченным к дисциплинарной ответственности со дня издания приказа о наложении на него дисциплинарного взыскания либо со дня публичного объявления ему замечания или выговора в устной форме.

Дисциплинарное взыскание, наложенное на сотрудника органов внутренних дел приказом руководителя федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел или уполномоченного руководителя, считается снятым по истечении одного года со дня его наложения, если этот сотрудник в указанный период не подвергался новому дисциплинарному взысканию, либо со дня издания приказа о поощрении в виде досрочного снятия ранее наложенного на сотрудника дисциплинарного взыскания. Дисциплинарное взыскание, объявленное публично в устной форме, считается снятым по истечении одного месяца со дня его наложения.

Кроме того, обращаем ваше внимание, что наименование дисциплинарных взысканий нужно применять в точном соответствии с настоящей статьей (часто встречающиеся ошибки «Наложить дисциплинарное взыскание в виде неполного служебного соответствия, тогда как необходимо указать – «наложить должность, специальное звание, ФИО дисциплинарное взыскание – предупреждение о неполном служебном соответствии»).

ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ВОИНСКОЙ ЧАСТИ И УЧРЕЖДЕНИИ

Организация и задачи служебного (несекретного) делопроизводства

В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство (далее именуется — делопроизводство). В зависимости от объема служебных документов ведение делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначаются лица, ответственные за ведение делопроизводства. Эти лица, должны быть способны обеспечить сохранность служебных документов и изданий, они обязаны твердо знать и выполнять требования инструкции. Если в службе делопроизводства работает более одного человека, то между ними распределяются функциональные обязанности.

Службы делопроизводства воинских частей должны размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны надежно запираться и иметь охранную сигнализацию. Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках. По окончании рабочего дня помещения делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений и находящихся в них сейфов и ключей от них, предусмотренной Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Основные задачи делопроизводства (приложение 53):

• прием, регистрация, учет, отправка и хранение служебных документов и изданий;
• доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;
• формирование и оформление дел;
• выдача исполнителям служебных документов, изданий и дел для работы;
• контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в службу делопроизводства;
• учет печатей и штампов, копировально-множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);
• подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;
• учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.

Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства.

Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами и изданиями, обязаны:

• знать и выполнять требования, установленные Инструкцией;
• быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов и изданий, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущие привести к таким последствиям;
• знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного командира (начальника);
• передавать служебные документы из одного подразделения воинской части в другое только через делопроизводство;
• давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;
• немедленно сообщать своему непосредственному командиру (начальнику) об утрате или недостаче служебных документов (изданий), удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы (издания), личных печатей, штампов, а также об обнаружении излишних и неучтенных служебных документов и изданий;
• при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнением с военной службы или работы (службы), переводом к новому месту военной службы), при убытии в отпуск, служебную командировку, на лечение, учебу своевременно передать все числящиеся за ними служебные документы (издания) другим лицам или сдать в делопроизводство;
• своевременно сдавать в делопроизводство служебные документы и издания, надобность в которых миновала;
• предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания сотрудникам делопроизводства по их требованию.

Лицам, работающим со служебными документами и изданиями, запрещается (приложение 54):

• сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;
• излагать личные просьбы на бланках с наименованием воинской части;
• самовольно провозить и пересылать за границу служебные документы и издания, не подлежащие опубликованию в открытой печати;
• изготавливать не предусмотренные инструкцией блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки и т.п. с наименованием воинской части или должности командира (начальника);
• вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.

В исключительных случаях (при отсутствии централизованного снабжения) изготовление и закупку указанного имущества осуществляют воинские части.

Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

Прием, регистрация и учет служебных документов

Прием поступающей корреспонденции производится службой делопроизводства воинской части.

В нерабочее время поступающая корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части (дежурным по воинской части), а с прибытием представителя службы делопроизводства передается в службу делопроизводства под расписку, не вскрывая пакеты, бандероли, посылки и т.п.

В службе делопроизводства вскрываются все полученные пакеты, за исключением пакетов с пометкой «Лично», изымаются все вложения, проверяются правильность адресования документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах с номерами, указанными на пакетах (конвертах).

Поступившие в воинскую часть служебные документы регистрируются в журнале учета служебных документов, как правило, в день поступления, разработанных в самой части — в день утверждения или подписания либо на следующий рабочий день.

При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать запрещается.

Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам поступившие служебные документы докладываются (передаются) службой делопроизводства. Остальной личный состав служебные документы на исполнение получает в службе делопроизводства.

Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. При автоматизированной обработке служебных документов и обеспечении полного учета сведений о них, предусмотренного журналами учета служебных документов, допускается не вести журналы учета при условии гарантированной сохранности всей вносимой в средства вычислительной техники информации не менее срока хранения, предусмотренного для этих журналов. В этом случае передача исполнителям поступивших служебных документов осуществляется по бумажным распискам.

Рассмотрение и организация исполнения служебных документов

Зарегистрированные служебные документы передаются на рассмотрение командиру (начальнику) воинской части или по его решению другим должностным лицам, как правило, в день поступления, а телеграммы и документы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и т.п. — незамедлительно.

Рассмотренные служебные документы из службы делопроизводства передаются не позднее следующего дня, а телеграммы и документы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и т.п. — в тот же день исполнителям под роспись. В случаях, когда командир (начальник), которому адресован документ, дает ответ на поставленные в нем вопросы на самом документе в виде краткой резолюции, такой документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за регистрационным номером (входящим) без сопроводительного письма.

Решения и поручения (в дальнейшем именуются — поручения) по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира (начальника). Резолюция может быть написана на бланке или на отдельном листе, приложенном к служебному документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

Отправка служебных документов

Служебные документы после их подписи командиром (начальником) передаются в службу делопроизводства для регистрации в журнале учета служебных документов и отправки. Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров расчету рассылки, который оформляется на экземпляре, остающемся в деле. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Расчет рассылки подписывается командиром (начальником) подразделения, подготовившего служебный документ.

Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь копию, которая изготавливается машинописным способом и заверяется подписью исполнителя (его начальника) или изготавливается на копировально-множительном аппарате. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом.

Если оставлять в делах копии документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих служебных документов без копии.

Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляется ниже подписей должностных лиц в левом нижнем углу.

Разрешается давать ответы (поручения) непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов (регистрационной базе данных).

Служебные документы, подлежащие пересылке, конвертуются.

Хранение служебных документов, формирование и оформление дел, книг, журналов

Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые формируются по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.

В каждой воинской части до 15 ноября текущего года службой делопроизводства составляются номенклатура дел и перечень книг и журналов, которые вводятся в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Номера формируемых дел по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел номера сохраняются. В номенклатуру дел вносятся все вновь заводимые дела воинской части, а также дела, не законченные ведением в прошлом году.

Номенклатура дел и перечень книг и журналов подписываются начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства, утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе в одно дело в порядке поступления и исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются (брошюруются) в порядке их номеров в отдельные папки по годам издания. При этом приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Подшивка служебных документов в дело производится по мере поступления исполненных документов так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.

Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и т.п.) в дела не подшиваются. При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов.

В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.

Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается.

Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки не допускаются.

Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений.

Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью сотрудника службы делопроизводства, ответственного за их хранение.

Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба, командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель, которая подписывается начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

Законченные делопроизводством дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части. Порядок оформления законченных делопроизводством дел, книг и журналов, подлежащих сдаче в архивы, определен Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Изготовление и размножение служебных документов

Служебные документы могут изготавливаться и размножаться ПЭВМ, копировально-множительных аппаратах и с помощью других технических средств, рукописным способом, а также издаваться в типографии.

Рукопись для печатания служебного документа на пишущих машинках и других технических средствах должна быть написана четко, разборчиво и только чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать.

Помещения, в которых расположены технические средства для изготовления и размножения служебных документов, по окончании рабочего времени запираются, опечатываются и сдаются под наблюдение дежурному по воинской части. Служебные документы должны размножаться в строго ограниченном количестве экземпляров.

Снятие копий со служебных документов, поступивших из вышестоящих воинских частей, и изготовление выписок из них (кроме документов с пометкой «Для служебного пользования») допускаются с разрешения начальника штаба, командира (одного из его заместителей) воинской части, издавшей служебные документы. Если разрешение дано устно, то на служебном документе помечается, когда и каким должностным лицом дано разрешение. Эта отметка заверяется подписью исполнителя.

Снятие копий со служебных документов, разработанных в воинской части, и изготовление выписок из них допускаются с разрешения командира (начальника) подразделения, подготовившего документ.

Учет служебных документов, размноженных с помощью технических средств, производится в журнале учета размножения служебных документов.

Операторам, машинисткам и другим лицам, работающим на копировально-множительных аппаратах, персональных электронно-вычислительных машинах, запрещается размножать какие-либо посторонние документы, хранить в столах и выносить из воинской части какие бы то ни было служебные материалы. Не оконченные печатанием служебные документы, бланки, журналы учета, магнитные носители информации и другие материалы по окончании работы сдаются на хранение в службу делопроизводства или заведующей машинописным бюро.

Уничтожение служебных документов, изданий, дел, книг и журналов

Служебные документы, издания, дела, книги и журналы учета, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения должны уничтожаться.

Отбор и уничтожение указанных документов производятся комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира (начальника) воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. В состав комиссии включаются не менее трех человек, в том числе сотрудник службы делопроизводства.

При отборе служебных документов, изданий, дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем документов со сроками их хранения.

Отбор и уничтожение архивных дел, книг и журналов с истекшими сроками хранения производятся в установленном порядке.

Признанные недействующими (утратившими силу) и не имеющие практического значения приказы и директивы вышестоящих командиров (начальников), дела, служебные издания, техническая документация, книги и журналы учета, служебные документы с пометкой «Для служебного пользования», бланки строгой отчетности, магнитные носители информации, рабочие тетради и другие материалы инвентарного учета уничтожаются по акту, который составляется в одном экземпляре.

Другие несекретные служебные документы уничтожаются без составления акта. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями сотрудника службы делопроизводства и исполнителя.

Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты.

При уничтожении служебных документов обязаны присутствовать все члены комиссии. Они несут персональную ответственность за правильность и полноту указанных в акте на уничтожение служебных документов.

Служебные документы, составленные для временного пользования внутри воинской части, не учтенные в книгах, журналах учета и не подлежащие хранению в делах, а также черновые материалы и проекты служебных документов по миновании надобности сдаются в службу делопроизводства для уничтожения.

Уничтожение служебных документов, производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах или путем сожжения. Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.

Об уничтожении служебных документов сотрудник службы делопроизводства производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета.

Другие вопросы организации делопроизводства, установленные инструкцией

Служба делопроизводства находится в постоянной готовности для работы в условиях перехода войск с мирного на военное время. Основные задачи службы делопроизводства в этом направлении — обеспечение вывоза и сохранности служебных документов, бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных служебных документов.

Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние делопроизводства и порядок работы со служебными документами и изданиями. Ежегодно (в январе-феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части.

В воинских частях должен быть установлен контроль за служебными документами, требующими исполнения. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначаемых приказами соответствующих командиров (начальников). Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Подразделения (должностные лица), осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, как правило, еженедельно представляют командиру (начальнику) воинской части информацию о состоянии исполнения находящихся на контроле служебных документов и не реже одного раза в месяц заслушиваются им по вопросам контроля.

Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).

В порядке, установленном для документов с пометкой «Для служебного пользования», учитываются и хранятся бланки строгой отчетности.

К бланкам строгой отчетности относятся бланки: документов, удостоверяющих личность и правовое положение военнослужащих; трудовых книжек с вкладышами к ним, воинских перевозочных документов, аттестатов на материальные ценности, чековых, квитанционных и расчетных книжек, а также бланки с угловыми штампами воинской части, бланки с грифом «Секретно» (по заполнении) и другие бланки, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом.

В воинских частях (от отдельного батальона, ему равного и выше) и военных образовательных учреждениях профессионального образования, не входящих в состав Военно-Морского Флота, ведется исторический формуляр, а в других воинских частях и учреждениях — историческая справка.