Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур

Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2020 года подобным документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).

Основные тезисы нумерации счетов-фактур привели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте .

Каковы правила нумерации счетов-фактур

Основное (и единственное) правило — номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления/выставления счетов-фактур (подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, подп. «а» п. 1 правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Период возобновления нумерации организация может установить в учетной политике самостоятельно в зависимости от количества оформляемых ею документов. Например, возобновлять нумерацию можно с начала очередного года, квартала, месяца. Единственное, против чего высказывались чиновники, — это ежедневная нумерация счетов-фактур с первого номера (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

Номера счетов-фактур могут состоять не только из цифр: допускается использование буквенных префиксов и цифровых индексов. Последние в обязательном порядке проставляются в счетах-фактурах:

• обособленных подразделений (номер документа через слеш дополняется цифровым индексом ОП, закрепленным в учетной политике);
• участников товариществ или доверительных управляющих (также через слеш указывается принятый в компании индекс операции по конкретному договору).

Подробнее о реквизитах счета-фактуры и их значимости для этого документа читайте в этой статье.

Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры

Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.

Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступает Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.

Об оформлении счетов-фактур на аванс подробнее читайте в статье «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2019 — 2020 годах».

Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.

Номера идут не по порядку: накажут ли продавца

Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.

Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?

Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.

Отразится ли скачущая нумерация на покупателе

Скорее всего, не отразится. Ошибка в номере счета-фактуры не препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг) и их стоимости, ставки и суммы НДС, а значит, оснований для отказа покупателю в вычете не дает (п. 2 п. 169 НК РФ). Во всяком случае, подобные претензии контролеров уже давно легко оспариваются. По мнению некоторых судов, даже отсутствие номера в счете-фактуре не должно лишать вычета по НДС (постановления ФАС Центрального округа от 08.04.2013 по делу № А14-7612/2011, ФАС Московского округа от 10.08.2011 по делу № А41-41420/09).

О других нефатальных ошибках в счете-фактуре читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».

Итоги

Одним из обязательных реквизитов каждого из типов счета-фактуры является его порядковый номер. Слово «порядковый» предполагает нумерацию по порядку по мере оформления документов. Однако соблюсти ее получается не всегда, а попытка упорядочивания отражается на нумерации документов, выставленных позже тех, на номере которых произошел сбой. Ответственность за скачущие или отсутствующие номера не предусмотрена. Вычету ошибки в номере не препятствуют.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

«По поряд­ку» — это сло­во неза­ви­си­мо от того, к какой части речи при­над­ле­жит, пишет­ся раз­дель­но с пред­ло­гом.

В напи­са­нии рас­смат­ри­ва­е­мо­го сло­ва, слит­но, раз­дель­но или через дефис, может воз­ник­нуть сомне­ние в свя­зи с началь­ной его частью «по», кото­рую часто при­ни­ма­ют за при­став­ку, как, напри­мер, в напи­са­нии сле­ду­ю­щих наре­чий:

• по-летнему одеть­ся;
• по-родственному посту­пить;
• по-стариковски каш­лять;
• по-медвежьи сту­пать.

Узнаем более подроб­но, в каких слу­ча­ях при­став­ка по- пишет­ся с дефи­сом в соста­ве наре­чий.

Чтобы выяс­нить, как пра­виль­но пишет­ся дан­ное сло­во, слит­но, раз­дель­но или с дефи­сом, опре­де­лим в кон­тек­сте часть речи, к кото­рой оно при­над­ле­жит.

Написание существительного «по порядку»

Неодушевленное суще­стви­тель­ное муж­ско­го рода «поря­док» изме­ня­ет­ся по паде­жам:

• нет чего? поряд­ка;
• забо­чусь о поряд­ке;
• стрем­люсь к чему? к поряд­ку.

Словоформа суще­стви­тель­но­го «поряд­ку» может упо­треб­лять­ся в фор­ме датель­но­го паде­жа не толь­ко с пред­ло­гом «к», как в при­ве­ден­ном при­ме­ре, но и с пред­ло­гом «по»:

По поряд­ку в ком­на­те я поня­ла, что дочь собра­ла свои вещи и гото­ва к отъ­ез­ду.

Я поня­ла (по чему?) по поряд­ку.

Между пред­ло­гом и суще­стви­тель­ным мож­но вста­вить вопрос или опре­де­ле­ние в виде при­ла­га­тель­но­го, место­име­ния, при­ча­стия:

• по како­му? поряд­ку;
• по иде­аль­но­му поряд­ку;
• по наве­ден­но­му поряд­ку;
• по это­му поряд­ку.

Эти при­е­мы про­вер­ки сви­дель­ству­ют о раз­дель­ном напи­са­нии пред­ло­га с суще­стви­тель­ным в фор­ме датель­но­го паде­жа.

Наречие «по порядку»

В кон­тек­сте это сло­во может пояс­нять глагол-сказуемое и отве­чать на обсто­я­тель­ствен­ный вопрос: как?

Эти грам­ма­ти­че­ские при­зна­ки гово­рят, что рас­смат­ри­ва­е­мая сло­во­фор­ма явля­ет­ся наре­чи­ем, напри­мер:

А сей­час я рас­ска­жу всё по поряд­ку.

Укажем по поряд­ку, что сле­ду­ет взять с собой в первую оче­редь.

Анализируемое наре­чие обра­зо­ва­но от суще­стви­тель­но­го в падеж­ной фор­мой, оно не изме­ня­ет­ся, но тем не менее сохра­ня­ет напи­са­ние про­из­во­дя­ще­го сло­ва. Таких застыв­ших падеж­ных форм, став­ших наре­чи­я­ми, в рус­ском язы­ке предо­ста­точ­но:

• писать по памя­ти;
• жить по ста­рин­ке;
• посту­пать по сове­сти.

Не пута­ем их раз­дель­ное напи­са­ние с пред­ло­гом со слит­ным напи­са­ни­ем наре­чий, обра­зо­ван­ных приставочно-суффиксальным спо­со­бом от при­ла­га­тель­ных, напри­мер:

• пустой — бол­тать попусту;
• простой — общать­ся попросту;
• ровный — раз­де­лить поровну;
• напрасный — гово­рить понапрасну.

Вывод

Слово «по поряд­ку» пишет­ся раз­дель­но с пред­ло­гом «по».

Неверная нумерация счет-фактур — отказ в вычете НДС?

Налоговый кодекс РФ не устанавливает требования, по которым следует нумеровать счета-фактуры. Поэтому порядок присвоения номеров можно разработать самостоятельно и утвердить его в учетной политике для целей налогообложения. Согласно пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен иметь порядковый номер, который указывается в строке 1.

Номера счетам-фактурам присваиваются в порядке возрастания в хронологической последовательности. Период, с которого возобновляется нумерация счетов-фактур, может быть любым: квартал, год и т.д. Нумерация всех счетов-фактур, составленных в рамках этого периода, должна быть сплошной. При этом способ нумерации счетов-фактур в порядке возрастания с начала каждого календарного года является наиболее распространенным.

За нарушение хронологической нумерации счетов-фактур проверяющие не имеют право штрафовать. Ведь такие ошибки не подпадают под определение грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Вправе ли налоговики отказать в вычете покупателю в случае неправильного указания номера счета-фактуры?

Неправильное указание номера счета-фактуры:

— не является основанием для отказа покупателю в вычете НДС по такому счету-фактуре (Письмо Минфина России от 22.05.2012 N 03-07-09/59)

— не влечет для продавца налоговой и административной ответственности

т.к. в соответствии с абз. 2 п. 2 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

Основная цель нумерации счетов-фактур в хронологической нумерации заключается в том, чтобы не допустить появления документов с одинаковыми порядковыми номерами, датированных одним числом, лишить недобросовестных налогоплательщиков возможности выписывать счета-фактуры задним числом и облегчить инспекторам проверку уплаты НДС.

Судебная практика свидетельствует о том, что из-за нарушения хронологической последовательности при нумерации счетов-фактур инспекторы нередко отказывают покупателям в вычете НДС. Тем не менее, суды чаще всего разрешают принять спорную сумму налога к вычету: Постановления ФАС Северо-Кавказского от 29.01.13 № А01-2107/2011, Московского от 13.02.12 № А40-44834/11-90-194 и Уральского от 29.04.09 № Ф09-2437/09-С2 округов.

Таким образом, чтобы не давать лишнего повода проверяющим для отказа в вычете НДС, безопаснее не обнулять нумерацию выставляемых счетов-фактур чаще, чем раз в год, даже если это значительно упрощает документооборот у самого поставщика или четко прописать в учетной политике в целях налогообложения период, с которого возобновляется нумерация счетов-фактур.