Содержание
НДФЛ с командировочных сверх нормы
— Рассмотрим каждую ситуацию отдельно.
Ситуация 1. Доход в виде сверхнормативных суточных не может возникнуть ранее даты утверждения авансового отчета. Поэтому даже если работник получил аванс на командировочные расходы в сумме, покрывающей все произведенные расходы, в т.ч. суточные, датой получения этого дохода все равно будет последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (п. 6 ст. 223 НК РФ). Именно в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, и нужно исчислить НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Если вы выплачивали работнику аванс на командировочные расходы в сумме, покрывающей все произведенные расходы (в том числе и суточные), тогда НДФЛ, исчисленный с дохода в виде сверхнормативных суточных, вы должны удержать из зарплаты, выплачиваемой за месяц, в котором утвержден авансовый отчет. То есть этот налог вместе с НДФЛ, исчисленным с зарплаты, вы удерживаете из зарплаты работника на дату ее выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). А перечислить сумму налога в бюджет можете либо в день выплаты зарплаты, либо на следующий день, но не позднее (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Ситуация 2. Самая простая и беспроблемная. Доход в виде сверхнормативных суточных возникает в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (п. 6 ст. 223 НК РФ). На эту же дату надо исчислить НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Если в заработную плату за месяц, в котором утвержден авансовый отчет, вы возмещаете работнику перерасход по командировочным расходам (сумму, превышающую полученный аванс), тогда и срок удержания налога с дохода в виде сверхнормативных суточных, и срок его перечисления в бюджет будет такой же, как и в ситуации 1 – день выплаты зарплаты работнику и следующий за ним день (п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).
Ситуация 3. Если авансовый отчет утвержден, например, в середине месяца и работнику возмещается часть расходов, превышающих полученный аванс (перерасход) в течение трех дней после утверждения авансового отчета, то получается, что деньги работник уже получил. В связи с этим возникает вопрос: нужно ли уже на дату возмещения суммы перерасхода определить доход работника, а также исчислить и удержать из выплачиваемой суммы НДФЛ со сверхнормативных суточных. Или же в данном случае все-таки нужно дожидаться окончания месяца и исчислить НДФЛ со сверхнормативной суммы суточных именно на эту дату?
На этот вопрос нам ответил специалист Минфина.
———-
Стельмах Николай Николаевич – Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса
«Дата фактического получения дохода по НДФЛ в отношении сверхнормативных суточных определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подп. 6 п. 1 ст. 223 Кодекса).
Поэтому определение дохода, подлежащего налогообложению, производится организацией – налоговым агентом в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки, а исчисление сумм налога производится в соответствии с п. 3 ст. 226 Кодекса на дату фактического получения дохода.
Следовательно, в данном случае следует дожидаться окончания месяца и исчислить налог со сверхнормативных суточных в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А потом удержать этот налог из выплачиваемой работнику зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет, и перечислить его в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты работнику (п. 4, 6 ст. 226 Кодекса)»
———-
Источник: https://glavkniga.ru/conference/7-slozhnie_raskhodi_komandirovochnie_predstaviteliskie/509
Хозяйственная деятельность организаций далеко не всегда ограничивается одним регионом и, соответственно, по тем или иным служебным надобностям сотрудники компаний отправляются для выполнения служебных заданий в командировки. Согласно положениям ст.166 ТК РФ, служебная командировка это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы*.
*Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Место работы является обязательным для включения в трудовой договор условием в соответствии с положениями ст.57 ТК РФ.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749.
Обратите внимание: Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
На основании ст.167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:
- сохранение места работы (должности) и среднего заработка,
- а также — возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Расходами, связанными со служебной командировкой являются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Все вышеперечисленные расходы работодатель обязан возместить сотруднику на основании положений ст.168 ТК РФ. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются:
- либо коллективным договором,
- либо локальным нормативным актом организации.
В нашей статье мы поговорим о выплате суточных командированным работникам, а так же о порядке налогообложении НДФЛ данных выплат.
Порядок выплаты суточных, при командировках внутри страны
Согласно п.11 Постановления №749, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая:
- выходные и нерабочие праздничные дни,
- а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства:
- суточные не выплачиваются.
При этом вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом:
- дальности расстояния,
- условий транспортного сообщения,
- характера выполняемого задания,
а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В соответствии с п.25 Постановления №749,работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке:
- возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
- выплачиваются суточные
в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
Кроме того, работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.
Суточные при командировке за границу
При направлении сотрудников в зарубежную командировку действует особый порядок оплаты суточных.
Согласно п.16 Постановления №749, выплата суточных, причитающихся работнику в связи с зарубежной командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003г. №173-ФЗ»О валютном регулировании и валютном контроле».
Согласно пп.9 п.1 ст.9 закона №173-ФЗ, между резидентами разрешено осуществление валютных операций при выплате сточных физическим лицам, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.
То есть суточные сотруднику, едущему в заграничную командировку, российская организация может выдать в валюте той страны, куда он направляется и это не будет противоречить положениям действующего законодательства.
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых:
- коллективным договором,
- локальным нормативным актом (приказом, положением о командировках и т.п.).
За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:
- При проезде по территории РФ — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ
- При проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ:
- включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.
При следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ:
- включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
В соответствии с п.19 Постановления №749,при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются:
- по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, установленных организацией для командировок на территории иностранных государств.
При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются:
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
К возмещаемым расходам относятся, в том числе, расходы работника, связанные с обменом российских рублей на иностранную валюту.
Суточные для сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам
Если сотрудник, отправленный в командировку работает по гражданско-правовому договору, опираться на нормы законодательства, действующие в случае наличия трудовых отношений между работником и компанией — нельзя.
Так как на сотрудников, работающих по договору ГПХ, нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.
Соответственно, гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор и в случае с договором ГПХ не применимы.
Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:
- В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Таким образом, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей служебной командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует.
Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же — не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ.
НДФЛ с суточных
Выплата суточных не образует налогооблагаемого дохода по НДФЛ, так как не является доходом сотрудника.
Такие выплаты не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных п.3 ст.217 НК РФ:
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но:
- не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ,
- не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Таким образом, сумма суточных, которая превышает указанные размеры, будет являться доходом сотрудника и полежит налогообложению НДФЛ. Соответственно, компания — работодатель должна рассчитать, удержать и перечислить в бюджет соответствующие суммы НДФЛ.
При этом, согласно пп.1 п.1 ст.223 НК РФ, при получении доходов в денежной форме дата фактического получения такового определяется как день выплаты дохода.
Если организация выдает суточные в иностранной валюте, то ей необходимо проверить – не превысили ли они установленный лимит в рублях.
Для этого сумма «валютных» суточных пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ, действующему на дату их выплаты сотруднику. И если рублевый эквивалент превысит установленную норму (2500 руб. в день), то с образовавшейся разницы нужно удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Как уже упоминалось выше, при командировках в местность, где работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются в соответствии с п.11Постановления№749.
Однако, никто не мешает компании предусмотреть в своем коллективном договоре или ином локальном нормативном акте компенсационные выплаты, причитающиеся сотрудникам, направляемым в однодневные командировки.
При этом, данные суммы можно не облагать НДФЛ в пределах 700 руб., если командировка на территории РФ и в пределах 2500 руб. – при заграничных командировках.
Такую позицию выразил Минфин в своем Письме от 01.03.2013г.№03-04-07/6189 (данное Письмо размещено на официальном сайте ФНС в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»):
«В отношении компенсационных выплат, связанных с возмещением командировочных расходов, следует иметь в виду, что согласно абз.12 п.3 ст.217 Кодекса указанные выплаты, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходов, связанных с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
То есть в соответствии с п.3 ст.217 Кодекса только суточные не требуют документального подтверждения их использования. В отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение произведенных расходов.
Таким образом, если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст.168 Трудового кодекса Российской Федерации к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.
При отсутствии документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11.09.2012 №4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории Российской Федерации и 2500 руб. при нахождении в заграничной командировке.»
Аналогичную позицию Минфин высказал и в своем Письме от 05.03.2013 №03-04-06/6472.
Минфин ссылается на Постановление Президиум ВАСот 11.09.2012 №4357/12, в котором суд указал, что:
«Суточные выплачиваются работникам при направлении их в командировку для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.
При направлении работников в однодневную командировку, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются, а произведенные выплаты не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве.
Вместе с тем в силу статей 167 и 168 Трудового кодекса работнику возмещаются иные расходы, связанные со служебной командировкой, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Согласно абзацу десятому пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса (в редакции, действовавшей в спорный период) при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.
Применительно к положениям указанной нормы размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход, также ограничен суммой 700 рублей.
Таким образом, выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.»
Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».
Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.
Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.