Даны разъяснения по вопросу применения установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков.

Так, указано, что если ИП, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухучет в соответствии со специальным законом, то они сами организуют хранение документов.

В силу НК РФ плательщики обязаны в течение 4 лет хранить данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т. ч. те, что подтверждают получение доходов, несение расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Хранение деклараций (расчетов), счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов организуется руководителем организации, физлицом.

Отмечено, что до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту, для организации хранения материалов, в т. ч. первичных учетных, регистров бухучета, подготовленных в электронном виде, подписанных электронной подписью, применяется приказ Минфина СССР от 29 июля 1983 г. N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее).

Также следует руководствоваться правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах госвласти, местного самоуправления и организациях (приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526).

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 15 сентября 2020 г.

Виды бухгалтерских документов мы рассматривали в нашей отдельной консультации. А сколько нужно хранить первичные учетные документы, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую отчетность? О сроках хранения бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Срок хранения документов бухгалтерского учета

Представим сроки хранения некоторых бухгалтерских документов в организации в таблице (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236):

Вид бухгалтерского документа	Срок хранения	Примечания
Первичные учетные документы	5 лет	При условии проведения проверки: при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Регистры бухгалтерского учета	5 лет	—
Годовая бухгалтерская отчетность	постоянно	—
Промежуточная бухгалтерская отчетность	5 лет	при отсутствии годовой отчетности – постоянно

Естественно, что организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача бухгалтерских документов в порядке, определенном самой организацией (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Указывается, что сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В нем, в частности, говорится, что:

1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

• годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
• передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
• свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
• Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
• договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
• акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
• договоры дарения;
• документы по операциям с ценными бумагами;
• переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
• паспорта сделок.

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

• трудовые договоры;
• реестры сведений о доходах физлиц;
• ведомости на выдачу дивидендов;
• лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

• по продаже движимого имущества;
• договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

• Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
• Для договоров – год окончания действия договора.
• Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
• Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.

Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

Будьте внимательны!

В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, и вам станет доступна услуга «Процессинг». С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

Заказать услугу

Вопрос хранения документов важен для любой организации. Некоторые документы теряют свою значимость, как только рабочая задача решена, другие сохраняют свою силу в течение нескольких лет.

Как не запутаться в законодательстве, правилах и сроках хранения документов? Можно ли отказаться от громоздких архивов, или хранение огромного количества бумаг – неизбежная участь каждой компании? Давайте разберемся вместе.

Сроки хранения архивных документов

Основные документы компании разделяют на 3 группы по направлениям.

1. Налоговый учет

К этой группе относят все документы, которые необходимы для расчета и уплаты налога в бюджет государства:

· журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

· книга продаж;

· книга покупок;

· дополнительные листы к книге продаж и книге покупок.

Минимальный срок хранения налоговых документов – 4 года с даты последней записи.

Каким законом регулируется: Налоговый кодекс ().

2. Бухгалтерские документы

В эту категорию входят все первичные документы:

· договоры;

· акты;

· накладные;

· чеки;

· бланки строгой отчетности;

· кассовые и банковские документы;

· учетная политика;

· документы инвентаризации;

· бухгалтерская отчетность.

Общий срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет. Он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

Каким законом регулируется: и архивное законодательство ().
Обратите внимание, что, согласно Приказу Минкультуры № 558, годовую бухгалтерскую отчетность необходимо хранить постоянно.

3. Кадровая документация

Рассмотрим сроки хранения таких документов на конкретных примерах.

· Трудовые договоры, личные дела, аттестационные документы, а также документы, связанные с социальными выплатами и льготами, работодатель обязан хранить в течение 75 лет.

· Документацию о переводе сотрудников на полный/сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени и документы о премировании сотрудников хранятся 5 лет.

· Документы о дисциплине труда следует хранить 3 года.

· Графики отпусков хранятся только 1 год.

Каким законом регулируется: архивное законодательство ().

Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в .

Кто несет ответственность?

Ответственность за ненадлежащее хранение документов несут как руководители, так
и бухгалтеры. За организацию хранения всех видов документов предприятия в первую очередь отвечает руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, наряду с руководителем, несет ответственность и главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Каким законом регулируется: .

Однако ответственность за хранение архивных документов может быть возложена на любого сотрудника специальным постановлением внутри организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия.

Каким законом регулируется:

Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть административной и налоговой. За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. Административный штраф в данном случае может назначаться как за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность ( — 2 000-3 000 тыс. руб.), так и за нарушение архивных требований о хранении документов ( — 300-500 руб.).

Если же говорить о налоговой ответственности, то отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 10 000 до 40 000 руб. (). Более того, потребуется восстановление утраченных документов, а значит, придется заново запрашивать их у контрагентов. В противном случае при следующей проверке штраф придется платить снова и в большем размере.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Где и как хранить документы?

Каждая компания вправе выбрать для себя оптимальный вариант хранения документов. Рассмотрим 5 распространенных способов, включая бухгалтерские программы, с их преимуществами и недостатками.

Способ	Преимущества	Недостатки
В бумажном виде в офисе	Привычный способ, не требует специальных навыков.	1. Архив занимает много места. 2. Денежные затраты на аренду полезных площадей. 3. Документы могут потеряться либо не быть возвращенными в архив. 4. Подготовка к каждой проверке – трудоемкий, длительный процесс. 5. Временные затраты на поиск документов, раскрепление архивов, а потом их сшивание.
Передача архива на аутсорсинг в организацию, которая специализируется на хранении архивов	1. Освобождается место в офисе. 2. Экономия рабочего времени сотрудников.	1. Высокая стоимость услуг. 2. Нет оперативного доступа к нужным документам. 3. Подготовка документов к проверке осложняется удаленным расположением архива.
Переход наэлектронный документооборот с контрагентами (ЭДО)	1. Оперативный обмен юридически значимыми и другими документами с контролирующими органами и контрагентами. 2. Легкий поиск нужного документа в программе. 3. Сокращение затрат на бумагу до 70% и всех затрат компании на 2%.	1. Для передачи документов необходимо подключение к интернету. 2. Невозможен обмен с клиентами, у которых нет ЭДО. 3. Старые документы продолжают храниться в виде бумажного архива.
Электронный архив документов в программе «Скан-Архив» – для ведения упорядоченного архива электронных копий документов в базе «1С»	1. Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С». 2. Контроль над всем документооборотом компании. 3. Оперативный обмен документами с контролирующими органами и контрагентами. 4. Легкое внедрение. 5. Гибкая ценовая политика.	1. Затраты на оборудование (потоковый сканер). 2. Возможны затраты времени на оцифровку существующего бумажного архива. 3. Бумажные документы необходимо сохранять.
ЭДО + «Скан-Архив» + бумажный архив.	1. Полный контроль над документооборотом и снижение риска потери документов. 2. Быстрый обмен документами с налоговой и контрагентами. 3. Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С». 4. Быстрая подготовка к проверкам.	1. Для передачи документов необходимо подключение к интернету. 2. Затраты на оборудование (потоковый сканер).

Наиболее эффективным решением для хранения документов является совмещение ЭДО и программы, которая поможет создать электронный архив документов — «Скан-Архив». Используя эти бухгалтерские программы комплексно, вы будете иметь под рукой все документы, необходимые для подготовки к проверкам, а также получите гарантию того, что работаете в соответствии с законом и не столкнетесь со штрафами. В этом случае волноваться о проблемах с правилами и нормами хранения документов вам больше не придется.

Еще больше информации на странице .