На каждом предприятии должна быть картотека, в которой хранятся личные карточки сотрудников-военнобязанных. Единой формы ее создания нет. Существуют только определенные рекомендации по созданию такой картотеки. В ней должно быть все расположено в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Важно! Личные карточки формы Т-2 являются неотъемлемой частью ведения воинского учета на предприятии.

И это не зависит от его формы собственности и размеров.

Документы для заполнения карточки Т-2 воинского учета

При приеме на работу нового сотрудника, кадровик должен попросить его предоставить документы, подтверждающие или отрицающие его принадлежность к воинским обязанностям. Это могут быть военные билеты, удостоверения и прочее. Они потребуются для заполнения личной карточки сотрудника.

Также кадровик для внесения данных в форму Т-2 использует такие документы:

• паспорт гражданина РФ;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• трудовую книжку;
• свидетельство об окончании обучения в учебном заведении (для студентов потребуется справка с места учебы);
• свидетельство о постановке гражданина на учет в Налоговой службе;
• приказ о приеме на работу нового сотрудника.

Другая информация указывается на основании предоставленных данных самим сотрудником. Например, знание иностранных языков, дополнительное обучение и прочее.

Правила заполнения личной карточки воинского учета

Кадровый сотрудник при внесении данных в форму Т-2 должен руководствоваться установленными стандартами. Если в карточке внесены неправильные кодировки, она считается испорченной. Вносить нужно только определенные коды. Их расшифровки можно найти в Методических рекомендациях или непосредственно в форме Т-2.

При отрицательных ответах на определенные пункты карточки кодируемая часть остается пустой. Название месяца пишут полностью, а год обозначают 4 цифрами. Например, 15 августа 2017 г.

Даты кодируют арабскими цифрами. Изначально проставляют число, затем – месяц, а после него – год. Например, 24.06.2018.

Важно! При заполнении данных необходимо руководствоваться Постановлением Правительства №26 от 06.04.01 года.

Заполнение Т-2 воинского учета

Личная карточка состоит из четырех страниц. Вся информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Первые две страницы заполняют при принятии сотрудника на работу, 3-4 страницы – в процессе его работы. Законодательство не запрещает вести Т-2 в электронном виде. При проверке формы придется распечатать.

Примечание. Стоит учесть, что от заполнения карточек по форме Т-2 освобождены индивидуальные предприниматели.

В шапке документа вносят следующие данные:

• название организации (сокращения недопустимы);
• ее код ОКПО;
• код ОКУД (код самой личной карточки)
• адрес организации.

После этого раздела идет таблица. В ней заполняют дату и табельный номер сотрудника, который присвоен ему при приеме на работу. Стоит отметить, что при трудоустройстве работник не обязан предоставлять ИНН. Поэтому это поле можно оставить пустым.

После этого указывают такие данные:

• СНИЛС. Это номер страховки. Его заполнение является обязательным. Если сотрудник устраивается на работу впервые, СНИЛС выдает ему работодатель.
• «Алфавит». Это поле предназначено для указания первой буквы фамилии работника.
• Характер работы. Здесь нужно указать, как оформлен сотрудник: временно или постоянно.
• Пол. Его указывают буквами «М» и «Ж».

Форму Т-2 заполняют для сотрудников, которые будут трудиться на основном месте работы. Для совместителей не нужно заводить карточки.

Затем вносят данные о рождении сотрудника: дату (необходимо учитывать рекомендации по кодировкам), место рождения (не более 100 символов). В последнем поле не запрещено использовать сокращения. Например, область – обл. А слова «город», «станица» и прочее нужно писать полностью.

Если сотрудник имеет двойное гражданство, этот факт нужно отобразить в документе. Необходимо указать название государств, гражданином которых является работник. Также нужно внести информацию об учебном учреждении. Эту информацию указывают на основании предоставленных дипломов учебных заведений.

Кроме этого, в карточку вносят информацию о стаже работы, ФИО членов семьи. Если сотрудник зарегистрирован и проживает по одному и тому же адресу, дублировать его не нужно. Вторую графу оставляют пустой.

Раздел 1 – кодировки. Его заполнение считается самым сложным. Ошибки в нем недопустимы.

Обозначения:

• ОКИН – код гражданства сотрудника (1 – гражданин, 2 – двойное гражданство, 3 – иностранный гражданин, 4 – личности без гражданства).
• ОКАТО – код населенного пункта. Он утвержден Постановлением №413 Госстандарта Российской Федерации.
• ОКСО – код специальности или профессии. Его проставляют на основании информации в дипломе учебного заведения.
• ОКПДТР – также является обозначением специальности. В это поле нужно внести код.

После заполнения этот раздел должен подписать сотрудник.

Сведения о знании иностранных языков также требуется закодировать. Для этого существуют специальные обозначения: 3 – владею свободно, 2 – читаю и могу объясняться, 1 – читаю и перевожу со словарем. Обязательно нужно указать код языка, которым владеет сотрудник. Например, знание английского обозначается кодом 014.

Образование также подлежит кодировке:

• общее (начальное) – 02;
• основное общее – 03;
• среднее общее – 07;
• начальное профессиональное – 10;
• среднее профессиональное – 11;
• неполное высшее – 15;
• высшее – 18;
• послевузовское – 19.

Кодировка сведений о состоянии в браке:

1 – не состоял;

2 – состоит в зарегистрированном браке;

3 – гражданский брак;

4 – вдовец (вдова);

5 – разведен (разведена);

6 – разошелся (разошлась).

Все кодировки должны быть у кадрового работника. Принимающийся на работу человек их знать не обязан.

Как заполнить в Т-2 «воинский учет»

Этот пункт нужно заполнять на основании военного билета или удостоверения. Эти документы сотрудник предоставляет при приеме на работу.

Итак, в первом пункте вносят данные о работнике, который является офицером запаса. Графа «Граждане, подлежащие призыву» не заполняется. Во втором пункте «Воинское звание» указывают должность военнообязанного согласно записи в военном билете. В графе «Граждане, подлежащие призыву» указывают «Подлежит призыву».

Далее, 3 пункт предназначен для занесения сведений о составе (профиле военнообязанного). Например, солдат, матрос, командир и прочее. Графа «Граждане, подлежащие призыву» не заполняется.

4 пункт – «Полное кодовое обозначение ВУС». Его заполняют в соответствии с информацией в военном билете. Необходимо указать полное обозначение отделения. Например, «113194А».

5 пункт – «Категория годности к военной службе».

Кодировки:

• А – годные;
• Б – годные с незначительными ограничениями;
• В – ограниченно годные;
• Г – временного не годные.

Если в военном билете не удалось найти такую информацию, в пункте проставляется код «А». В графе «Граждане, подлежащие призыву» также указывается аналогичная кодировка.

6 пункт – «Наименование военного комиссариата по месту жительства». Информация о нем проставляется в соответствии с последней записью или печатью в военном билете. Графа «Граждане, подлежащие призыву» заполняется аналогичным образом.

7 пункт – «Состоит на воинском учета». Этот раздел заполняют простым карандашом. Строка «а» предназначена для занесения информации в случаях наличия мобилизационного предписания или (и) печати о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний. Строка «б» предназначена для внесения информации о гражданах, которые забронированы за организацией на период военных действий или на время мобилизации. Графа «Граждане, подлежащие призыву» не заполняется.

8 пункт – «Отметка о снятии с воинского учета». Это возможно, если сотрудник достиг определенного возраста или он снят с воинского учета ввиду негодности к военной службе. Делается отметка «Снят с воинского учет по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья». В графе «Граждане, подлежащие призыву» делаются аналогичные отметки.

Этот раздел после заполнения должен подписать сотрудник. Также он должен поставить дату подтверждения внесенных данных.

Заполнение последующих разделов в карточке Т-2

3 блок «Прием на работу. Переводы». Ошибки в заполнении этого раздела недопустимы. Все данные вносят на основании приказа руководителя о приеме на работу нового сотрудника. Информация в этом блоке и в трудовой книжке должна быть аналогичной.

4 раздел – «Аттестация». В нем указывают такие данные:

• дату прохождения аттестации;
• решение аттестационной комиссии;
• ссылки на определенные документы с указанием даты создания и номеров (протоколы и прочее).

Внесение данных квалификационной подготовки или переаттестации:

• даты начала и окончания учебного заведения;
• тип повышения квалификации;
• название учебного заведения, в котором сотрудник учился;
• вид документа (удостоверение или диплом).

В графе «Основание» этого раздела можно ничего не указывать. В некоторых случаях в ней отражают информацию о приказе, в котором сказано о направлении сотрудника на курсы повышения квалификации.

В 7-ом разделе «Поощрения и награды» указывают виды поощрения сотрудника. Они могут применяться на основании его трудовой деятельности. К ним относят материальное поощрение, государственные награды и прочее.

8-ой раздел – «Отпуск». В нем указывают все отпуска, которые были предоставлены сотруднику. Основанием для заполнения этого раздела являются приказы о предоставление отпусков. Необходимо указывать даты начала и окончания отпусков. Кроме этого, в таблице отражают отпуск без сохранения заработной платы.

В 9-ом разделе указывается информация о предоставлении сотруднику льгот.

10 раздел – «Дополнительная информация». В этом блоке нужно указать информацию об обучении сотрудника на дополнительных курсах, заочном отделении ВУЗа и другое. Если сотрудник является инвалидом, это также следует отразить в таблице. Кроме этого, в разделе прописывают заключение МСЭК о характере и условиях труда.

В 11-ом разделе указывают информацию об увольнении работника (о прекращении трудовых отношений). Графу «Основания увольнения» заполняют в соответствии с кодировками, указанными в Трудовом Кодекса РФ.

Кадровый работник после закрытия личной карточки сотрудника (в связи с увольнением) подписывает ее (указывает должность и ФИО). Также карточку подписывает работник. После этого она передается в архив.

Щур Д.Л.,
юристы

Личные карточки по форме № Т-2 заполняются на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного удостоверения личности, трудовой книжки, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка состоит из нескольких смысловых разделов:

1. общие сведения;
2. сведения об образовании;
3. сведения о полученной профессии (специальности), трудовой деятельности и стаже работы;
4. сведения о семейном положении;
5. сведения о воинском учете;
6. прием на работу и переводы на другую работу;
7. аттестация;
8. повышение квалификации;
9. профессиональная переподготовка;
10. поощрения и награды;
11. отпуск;
12. социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
13. дополнительные сведения;
14. сведения об увольнении.

Каждый раздел содержит описательную часть реквизита (пункта). При заполнении унифицированной формы № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования, в противном случае форма считается испорченной и подлежит переписыванию.

При отсутствии записей в описательной части реквизитов (пунктов) или при отрицательных ответах на вопросы («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами, а даты кодируются арабскими цифрами: в первых двух разрядах пишется число, во вторых двух — месяц, и в третьих двух — год.

Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами, а также Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты предусмотрен ряд правил по заполнению личной карточки.

Приведем некоторые из них.

1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Повторное использование табельных номеров допускается не ранее, чем через 3 года после увольнения.
3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства указываются в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
4. В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
5. Пол (мужской, женский) обозначается буквами «М» и «Ж».
6. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
7. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «12 декабря 1964 года». При этом код указывается следующим образом: 12.12.1964.
8. При указании места рождения нужно учитывать следующее:

а) длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

б) районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями:

• город — гор.
• деревня — дер.
• край — кр.
• округ — окр.
• область — обл.
• поселок — пос.
• район — рн.
• станция — ст.

в) аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;

г) код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов адмнистративно-территориального деления (ОКАТО).

1. Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:

• гражданин Российской Федерации — 1;
• гражданин Российской Федерации и иностранного государства — 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);
• иностранный гражданин (указывается какого государства) — 3;
• лицо без гражданства — 4.

1. Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН — 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН — 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН — 1).
2. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

• начальное (общее) образование — 02;
• основное общее образование — 03;
• среднее (полное) общее образование — 07;
• начальное профессиональное образование — 10;
• среднее профессиональное образование — 11;
• неполное высшее образование — 15;
• высшее образование — 18;
• послевузовское образование — 19.

Работники, обучавшиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим основное (общее) или среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в высшее учебное заведение. Если работник закончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать обучение или обучается на третьем курсе, то записывается, сколько курсов закончено или на каком курсе обучается. Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение.

К лицам, имеющим среднее (полное) общее образование, также относятся работники, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии.

Запись «начальное профессиональное образование» делается в личных карточках работников, окончивших профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения.

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать сокращенное «им.», если за словом имени идут слова «профессора», «академика» и пр., то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник закончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.

Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

а) для высших учебных заведений: «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для специалиста — специальность;

б) для средних учебных заведений: «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и т.д.

1. Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но представляет интерес для организации.
2. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
3. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН:

• никогда не состоял (не состояла) в браке — 1;
• состоит в зарегистрированном браке –2;
• состоит в незарегистрированном браке — 3;
• вдовец (вдова) — 4;
• разведен (разведена) — 5;
• разошелся (разошлась) — 6.

1. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
2. Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам, изложенным в п. 8.
3. Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

• п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
• п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
• п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС»– записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
• п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
• в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

  строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

  строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

• п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
• п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
• п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

1. Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся в течение работы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с записями под расписку.
2. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу либо поступающих из отдела подготовки кадров. В этом разделе указываются:

• вид повышения квалификации;
• наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах;
• вид документа (свидетельство, удостоверение).

В таком же порядке указываются сведения о профессиональной переподготовке и аттестации.

1. При заполнении раздела «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрений, применявшихся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также следует перечислить государственные награды (ордена, медали, присвоенные почетные звания).
2. В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
3. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством, переносятся из трудового договора работника.
4. В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделений учреждений высшего и среднего профессионального обучения, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончание. В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике, например о работающем инвалиде: справка

МСЭК, группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности; заключение МСЭК об условиях и характере труда.

После заполнения раздела «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет дату.

Последним разделом, в который кадровик вносит сведения при оформлении приема на работу, является раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». В нем указываются: дата приема на работу, структурное подразделение, профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации, оклад (тарифная ставка) и надбавка. Основой для внесения этих данных является приказ о приеме на работу, реквизиты которого приводятся в графе 5 таблицы раздела. Кроме того, в личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке. Раздел III, а также иные разделы заполняются работником кадровой службы уже по мере работы работника в организации.

Образец личной карточки, заведенной на только что принятого работника, приводится в разделе «Бумаги» (см. в журнале).

* Фрагмент книги Л.В. Труханович, Д.Л. Щур. «Справочник по кадровому делопроизводству». — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003.

Как правильно заполнить личную карточку работника Т-2:

1. Собрать необходимые бумаги.
2. Переписать сведения из них в карточку.
3. Положить заполненный документ в специальную папку.

Что это за форма и когда она нужна

Прежде чем разбирать образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:

• о дате и месте рождения;
• гражданстве;
• образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
• знании иностранных языков;
• стаже работы;
• составе семьи;
• адресе регистрации и проживания;
• отношении к военной службе;
• результатах аттестаций;
• награждениях;
• отпусках;
• льготах;
• иные сведения.

Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.

Кто обязан вести карточки

Некоторые работодатели считают, что если приведенные в постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то заводить их в организации не стоит. Но не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Но в пункте 12 постановления правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.

Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, по пункту 27 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей.

Общие правила заполнения

Небольшая ремарка перед тем, как обсуждать, как заполнить карточку Т-2, и образец заполнения каждого пункта этого документа. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.

Как заполнить по пунктам

Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2020 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):

• удостоверение личности;
• трудовая книжка (при наличии);
• СНИЛС;
• документы воинского учета;
• документы о полученном образовании и квалификации;
• иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.

Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.

Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка. Полностью заполненный документ доступен для скачивания в конце статьи, а пока разберем, как заполнить карточку Т-2: образец заполнения каждого пункта наглядно покажет правила занесения сведений.

Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:

• полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
• дату составления карточки;
• табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
• характер работы — постоянный или временный;
• вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
• поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).

Раздел I носит название «Общие сведения». Здесь указываются:

• номер трудового договора и дата его заключения;
• Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
• степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
• информация об образовании и профессии.

Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.

Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.

Что писать в строке	Какой код по ОКИН указывать
Строка «Гражданство»
Гражданин РФ
Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник)
Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник)
Лицо без гражданства
Иностранные языки
Английский
Испанский
Итальянский
Китайский
Немецкий
Французский
Японский
Другие языки (если их нет в классификаторе)
Степень знания языка
Свободно владею
Читаю и могу объясняться
Читаю и перевожу со словарем
Образование
Начальное (общее)
Основное общее
Среднее общее
Среднее профессиональное
Высшее — бакалавриат
Высшее — специалитет, магистратура
Высшее — подготовка кадров высшей квалификации
Профессиональное обучение
Дополнительное профессиональное

Сведения об образовании надо дополнить подробностями из диплома: кто и когда его выдал, по какой специальности. Обязательно заполняется хотя бы одна строка. Если в дальнейшем работник принесет дипломы о дополнительном образовании, эту информацию добавляют.

При заполнении табличной части понадобится еще код из ОКСО — классификатора специальностей по образованию. В этой части разрешается писать слова сокращенно, но таким образом, чтобы запись оставалась понятной. Например, «им.» вместо «имени».

В следующей строке — седьмой — необходимо указать профессию. Для этого придется воспользоваться ОКПДТР — классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Профессия экономиста в нем имеет код 27728.

В поле «Стаж работы» заполняют все строки (по возможности). Если ее нет, то заполняется только первая строка — про общий стаж на момент заключения трудового договора из трудовой книжки.

Напомним, что общий стаж — это период деятельности, который дает право на пенсию по старости. Непрерывный учитывает только период, который используют при назначении пособий, а стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это работа в определенных государственных организациях на определенных государственных должностях (детальный список представлен в разделе II положения, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Данные в девятой строке — «Состояние в браке» — указывают с учетом кодов из ОКИН. Заполняемый нами образец заполнения карточки Т-2 оформлен на женатого мужчину. По этой причине мы поставили код 2. Все возможные коды указаны в таблице.

Состояние в браке (что написать)	Какой код по ОКИН указывать
Работник никогда не состоял в браке
Состоит в зарегистрированном браке
Состоит в незарегистрированном браке
Вдовец (вдова)
Разведен(-а)
Разошелся(-лась)

Следующая строка — сведения о составе семьи — заполняется со слов самого работника. В ней указывают любых родственников по желанию работодателя. Но если сотрудник женат, обычно вписывают супругов и детей. Если холост — родителей.

Строки 11 и 12 надо заполнять по паспортным данным. Адрес регистрации выписывают из удостоверения личности, а если он не совпадает с фактическим, то разрешается указать и другой, но тоже со слов сотрудника. При заполнении этих данных сложностей возникнуть не должно.

Очень много вопросов возникает у кадровиков, когда они заполняют раздел II формы Т-2. Мы подготовили пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке, который поможет вам разобраться во всех тонкостях. Во-первых, надо понимать, что документ заполняют по-разному для призывников и пребывающих в запасе. У призывников есть удостоверения о призыве, а у граждан, пребывающих в запасе, — военные билеты. На основании этих бумаг и записываются данные. Рассмотрим по отдельности каждый из этих случаев.

Если гражданин предъявляет удостоверение, то в отношении него раздел II заполняется следующим образом:

• первый, третий, четвертый и седьмой пункты заполнять не надо;
• в пункте 2 пишем, что лицо подлежит призыву;
• в пункт 5 переписываем информацию из приписного свидетельства. Там указан один из символов:
  • А (годен к военной службе);
  • Б (годен к военной службе с незначительными ограничениями);
  • В (ограниченно годный к военной службе);
  • Г (временно не годный к военной службе);
  • Д (не годный к военной службе);
• пункт 6 заполняют из приписного;
• в пункте 7 содержится запись, если лицо забронировано или имеется мобилизационное предписание (штамп о выдаче, изъятии);
• последний пункт — 8 — заполняют, если из военкомата пришлют справку о снятии с учета.

Все сведения, указанные в этом разделе, заверяются двумя лицами: самим работником и кадровиком. Обязательно ставится дата ознакомления сотрудника с документом.

Если сотрудник пребывает в запасе и у него есть военный билет, то все данные выписываются из него. Кадровик делает следующее:

• не заполняет пункт 1;
• звание указывают в соответствии с данными пункта 5 военного билета;
• в пункте 3 указывают состав (профиль), упоминание о котором есть в военном билете, — командный или солдаты. Сокращать слова в этой строке нельзя;
• пункт 4 («Полное кодовое обозначение ВУС») содержит и буквы, и цифры. Эту информацию следует без ошибок переписать из военного билета;
• заполнение пунктов 5-8 ничем не отличается от правил, описанных для призывников.

Раздел III (прием на работу и переводы) обычно сложностей не вызывает, поскольку в нем дублируют детали из соответствующих приказов. Единственное, о чем надо помнить: переводы на временную работу не фиксируются. Также не вносят записи при изменении оклада.

Разделы IV-VII остаются незаполненными, если работник не проходил аттестацию и переподготовку, не имеет наград или почетных званий. Но если работник был направлен на переподготовку и повышение квалификации и принес документ об образовании, в форму Т-2 нужно внести новые сведения — пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2 покажет, как это сделать.

А вот следующий раздел, где содержится информация об отпусках, заполняется регулярно. Этот раздел выглядит так:

Отметим, что в таблицу необходимо вписывать все виды отпусков, которые предоставляют человеку:

• дополнительный оплачиваемый;
• ежегодный оплачиваемый;
• за собственный счет;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребенком;
• учебный.

Если в этом разделе закончится место, чтобы вписать все периоды отдыха, необходимо доклеить лист и вписать новые сведения уже в него.

Рекомендуем при указании периода отпуска дату начала писать ручкой, а дату окончания — карандашом, чтобы в случае переноса отпуска (например, в связи с болезнью) исправить запись.

Разделы «Социальные льготы» и «Дополнительные сведения» кадровику следует заполнять по необходимости.

Последний раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется только после официального оформления увольнения человека. В него вписывают информацию из соответствующего приказа о расторжении трудового договора. Образец заполнения личной карточки при увольнении содержит ссылку на статью К РФ, по которой увольняют сотрудника. Эту страницу обязательно подписывают кадровик и сам работник.

Как и сколько хранить формы Т-2

Особых правил по хранению личных карточек работников в законодательстве не установлено. Но оговорено, что их следует хранить в местах, недоступных для третьих лиц. Для них заводятся специальные номенклатурные папки, и хранить карточки с личными делами и(или) приказами о приеме на работу нельзя.

Еще одно правило: хранят формы Т-2 действующего и уволенного персонала по отдельности. После увольнения человека работодатель обязан хранить его карточку еще 75 лет.

Скачать бланк: форма карточки Т-2

Скачать образец заполнения личной карточки работника, форма Т-2, 2020