Карточка учета страховых взносов

Актуально на: 4 октября 2016 г.

Все страхователи обязаны вести учет начисленных выплат и вознаграждений, а также взносов с них отдельно по каждому физлицу, в чью пользу такие выплаты были сделаны (ч. 6 ст. 15, п. 2 ч. 2 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). ПФР и ФСС рекомендуют использовать для этого карточку индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов по разработанной ими же форме (Приложение к Письму ПФР № АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014). В карточке отражаются данные за календарный год.

Карточка учета страховых взносов — 2016 (бланк)

Содержание карточки учета

В карточке указываются следующие сведения:

• наименование организации-страхователя, ее ИНН и КПП;
• ФИО застрахованного лица, гражданство, наличие инвалидности, вид договора, который с ним заключен, а также его номер и дата заключения (либо дата назначения лица на занимаемую должность), статус лица. Статус указывается, только если лицо является иностранным гражданином либо не имеет гражданства;
• суммы выплат в пользу лица. Причем отдельно показываются выплаты, облагаемые и не облагаемые страховыми взносами;
• базы для начисления взносов отдельно на ОПС, ОМС и ФСС;
• суммы начисленных взносов по каждому виду страхования. При этом пенсионные взносы отражаются отдельно с сумм, не превышающих предельную величину базы, и сумм, превысивших ее;
• расходы на цели обязательного социального страхования – пособия, выплаченные по случаю временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также в связи с несчастными случаями на производстве и профзаболеваниями (конечно, если таковые были). Подробно информация о пособиях показываются на стр.3 карточки.

Отметим, что все суммовые показатели в карточке должны быть указаны как за соответствующий месяц, так и нарастающим итогом.

Кроме того, если среди ваших застрахованных лиц есть члены летных экипажей, работники угольной промышленности, те, кто занят на работах с вредными (опасными) условиями труда, то в карточке вы также должны будете отразить начисленные с их выплат «дополнительные» взносы. Для этого предусмотрена стр. 2 карточки.

Образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и взносов

Из всей карточки большинству страхователей наверняка придется заполнять ее первую страницу. Пример ее заполнения приведен ниже.

В карточке показаны начисления (и взносы с них) в пользу руководителя отдела продаж Свиридова А.М., который в феврале 2016 года помимо зарплаты получил еще материальную помощь в размере 30 тыс. руб. в связи с рождением у него сына.

Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат (образец) в Excel.

Источник/официальный документ: приложение к письмам №№ АД-30-26/16030, 17-03-10/08–473 от 09.12.2014 г
Способ сдачи: бумажно или электронно
Штраф за несвоевременную сдачу: 200 руб. за каждого работника
Название документа: Карточка индивиуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
Формат: xls
Размер: 134 кб
Сохранить у себя:

С 01.01.2017 г. выплаты в ПФР, ПСС и ФОМС администрирует Налоговая служба России. В НК РФ появилась специальная глава № 34, посвященная страховым взносам. Нововведение отменило действующий ранее ФЗ № 212. Необходимо ли предприятиям осуществлять контроль выплат в форме Карточки персонального учета в 2017 г.?

Карточка индивидуального учета сумм выплат и страховых взносов: что это такое

В 2016 г. ФЗ № 212 от 24.07.2009 г. гласил, что учет страховых и социальных взносов за работника обязателен на предприятии. С 01.01.2017 г. выплаты регулируются на основании гл. 34 НК РФ. Статья п. 4 ст. 431 Кодекса практически полностью повторяет ст.ст. 15, 28 ФЗ № 212. Соответственно, обязанность работодателя вести учет по каждому сотруднику не отменена.

Для упрощения учета ФСС и ПРФ России рекомендовали бланк карточки как приложение к письмам №№ АД-30-26/16030, 17-03-10/08–473 от 09.12.2014 г. Это не обязательная форма: предприятие может разработать ее самостоятельно с учетом особенностей своей деятельности, например, вредного производства или наличия сотрудников-чернобыльцев.

После произошедших изменений новой рекомендованной формы пока не утвердили. Можно использовать бланк карточки, разработанный в 2014 г., с небольшими корректировками. Необходимо заменить устаревшие ссылки на ФЗ № 212 на актуальные выдержки из НК, исправить старые названия страховых взносов на новые, указать текущие лимиты выплат.

Кто и в каких случаях сдает Карточку

Учет страховых, пенсионных и социальных взносов необходимо вести плательщикам по каждому сотруднику отдельно с первого дня его работы. Это обязательно для всех юридических лиц и ИП, у которых трудоустроен хотя бы один человек. Полный список плательщиков приведен в ст. 419 НК РФ.

Учет ведется в форме карточки, которая заводится на каждого работника в первый его оплачиваемый день. Она заполняется раз в месяц по результатам предыдущего с нарастающим итогом, рассчитана на календарный год. Если сотрудник устроился на работу, например, в марте, за январь–февраль ставятся прочерки.

В отличие от других форм страховой отчетности (СЗВ-М, РСВ-1), специально сдавать карточку в фонды и ведомства не нужно. Она требуется только для выездных и камеральных проверок со стороны налоговой службы и различных фондов, а также для сверки сумм выплат в конце года. Так, ПФР запрашивает карточки согласно Распоряжению ПФ России № 34Р от 03.02.2011 г.

Предоставление карточки

Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.

Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости — при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.

Также рекомендуется делать бумажный вариант карточки в начале года за предыдущий период. На документе необходима подпись главного бухгалтера и печать организации. Итоговый и промежуточные бланки следует сохранять.

Штраф за несвоевременную сдачу

Непредоставление карточки по требованию проверяющих органов будет расцениваться как неведение учета страховых и иных выплат и взносов. Это грозит работодателю налоговой ответственностью по п. 1 ст. 126 НК РФ: штрафом в размере 200 руб. за каждого работника. Так, предприятие со штатом в 40 человек заплатит 200*40 = 8000 (руб.).

Необходимо помнить, что срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 ФЗ № 402 от 06.12.2011 г.). Требование предоставить карточки за более ранний период незаконно.

Образец заполнения карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов

>Как заполнить карточку начисленных выплат и страховых взносов

Зачем нужна карточка индивидуального учета вознаграждений и соцвзносов

Страховые взносы начисляют все работодатели, производящие выплаты работникам. С 01.01.2017 контролируют их начисление и уплату налоговые органы. С этой даты введена в действие глава 34 НК РФ, в которой прописаны правила расчета и уплаты соцвзносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.

В пункте 4 статьи 431 НК РФ прописана обязанность работодателя организовать учет выплаченных вознаграждений и начисленных в отношении них страховых взносов индивидуально по каждому физическому лицу. Хранить эти сведения необходимо не менее шести лет (подпункт 6 пункта 3.4. статьи 23 НК РФ). Несмотря на то, что ответственность за отсутствие учетных документов по соцвзносам прямо не установлена, не исключена вероятность привлечения налоговыми органами плательщика к ответственности по статье 120 НК РФ.

Какую форму использовать

Нынешним налоговым законодательством бланк учетной карточки не установлен. Следовательно, разработать и утвердить ее каждая компания должна самостоятельно. ФНС рекомендует взять за основу бланк, утвержденный ПФР.

До 2017 года страховые взносы администрировались внебюджетными фондами: ПФР и ФСС. Правила расчета страховых взносов были изложены в Федеральном законе № 212-ФЗ от 24.07.2009.

Именно эти две организации в совместном письме разработали и рекомендовали форму карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных соцвзносов (Письма ПФР № АД-30-26/16030 и ФСС ПФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014).

Бланк ПФР и ФСС

Разрабатываем и утверждаем собственную форму

Используемый организацией бланк карточки учета страховых взносов необходимо утвердить в учетной политике. Рассматриваемый регистр должен содержать следующие сведения:

• данные организации: наименование, ИНН, КПП;
• данные работника: Ф.И.О., ИНН, СНИЛС;
• сведения о трудовом договоре (номер, дата);
• информацию о наличии, отсутствии инвалидности;
• тарифы, используемые при расчете соцвзносов;
• суммы выплат работнику: ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
• суммы начисленных страховых взносов ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
• суммы выплаченных пособий за счет ФСС.

Взяв за основу форму, утвержденную ПФР и ФСС, удалив ненужную и дополнив необходимую информацию, указав необходимые ссылки на статьи НК РФ, мы получили бланк.

Бланк карточки учета соцвзносов

Образец заполнения

Заполним разработанный бланк сведениями на условном примере.

ООО «Компания» уплачивает страховые взносы по обычным тарифам, сотруднику Семенову С.С. инвалидность не установлена. Сумма месячной заработной платы составляет 100 000 руб. За год начисленное вознаграждение достигло предельных баз для расчета страховых взносов. Напомним, что предельные суммы выплат для начисления соцвзносов в 2019 г. составляют:

• на ОПС — 1 021 000,00 руб.;
• на ВНиМ — 815 000,00 руб.

Обратите внимание, что данные о начисленных вознаграждениях и платежах на социальной страхование необходимо приводить в рублях и копейках. Это обусловлено тем, что исчисление соцвзносов производится с точностью до копеек (пункт 5 статьи 431 НК РФ).

Работодатели должны вести учет начисленных в пользу своих сотрудников выплат и иных вознаграждений, а также рассчитанных с них сумм страховых взносов. Для ведения такого учета в 2016 году Пенсионный фонд РФ и ФСС России рекомендуют использовать бланк карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов. Форма карточки приведена в Приложении к письму ПФР №АД-30-26/16030, ФСС РФ №17-03-10/08/47380 от 9 декабря 2014 года.

Данная форма не является обязательной, поэтому контролирующие ведомства не устанавливают каких-либо строгих требований к форме и порядку ее ведения. Соответственно, в нее можно вносить изменения – дополнять необходимыми графами (строками) и удалять ненужные. Кроме того, не запрещено вести учет по иной форме, которую страхователь разработает самостоятельно исходя из специфики деятельности, а рекомендованный бланк карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат использовать как образец. Главная цель данного документа – отразить полную и достоверную информацию о начисленных выплатах сотрудникам в натуральной и денежной формах и рассчитанных страховых взносах, а также социальных расходах.

Заполнение карточки индивидуального учета

Карточка включает в себя 3 страницы. В шапке документа необходимо заполнить:

• реквизиты плательщика (название компании, ИНН, КПП);
• Коды тарифа ОПС, ОМС, ФСС.
• ФИО застрахованного работника, его гражданство, страховой номер, ИНН, является ли работник инвалидом;
• Вид договора (трудовой или ГПД), номер договора, дату заключения.

Далее идет большая таблица, в которой отражены выплаты в пользу работника. Выплаты указываются за каждый месяц и нарастающим итогом с начала года. Выплаты, облагаемые и не облагаемые страховыми взносами, указываются в таблице отдельно. Далее в таблице карточки индивидуального учета страховых взносов необходимо указать базы для начисления взносов отдельно на ОПС, ОМС и ФСС. Затем – сколько страховых взносов было начислено по каждому виду страхования. Сведения, указанные в таблице, подтверждает подпись главного бухгалтера.

На странице 2 следует отражать сведения по работникам, которые работают на тяжелых или вредных производствах. Этот раздел также состоит из объемной таблицы, которая делится на несколько частей. Перечислим некоторые из них:

• выплаты работникам по всем видам работ;
• выплаты, произведенные работникам по видам работ, по рабочим местам с классом условий «опасные»;
• выплаты, произведенные по видам работ, по рабочим местам с классом условий «вредные» и т.д.

На странице 3 карточки индивидуального учета необходимо указать выплаты по видам пособий на случай возникновения временной нетрудоспособности в связи с беременностью и материнством, выплаты пособий по страхованию от чрезвычайных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Первая часть раздела посвящена выплатам в связи с беременностью и материнством. Работодателю необходимо заполнить отдельно все виды выплат:

• по временной нетрудоспособности;
• выплаты, произведенные сотрудницам по беременности и родам;
• выплаты сотрудницам, которые встали на учет по беременности на ранних сроках;
• пособие сотрудникам при рождении ребенка и т.д.

Каждая строчка с указанием того или иного вида выплаты делится на несколько частей: сумма, в том числе сумма из федерального бюджета, количество выплат.

Во второй части раздела, в которой отражаются выплаты по видам пособий по страхованию от чрезвычайных (несчастных) случаев и профессиональных заболеваний, также необходимо указать по отдельности все виды выплат:

• пособия сотрудникам по временной нетрудоспособности, возникшей из-за несчастного случая, случившегося при выполнении трудовых обязанностей;
• пособия сотрудникам по временной нетрудоспособности, возникшей из-за профессиональных заболеваний и т.д.

Каждый заполненный раздел бланка карточки учета страховых взносов, актуальной для 2016 года, заверяет подпись главного бухгалтера.

Ниже приведен образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат:

Карточка учета страховых взносов: каким должен быть образец в 2017 году

Правильно ли у вас организован учет расчетов по социальному страхованию и обеспечению? Попробуем разобраться, как это сделать в 2017 году с учетом передачи страховых взносов налоговикам.

Обязательное требование

Новая глава Налогового кодекса (п. 4 ст. 431) говорит о необходимости каждому страхователю вести учет сумм:

1. начисленных выплат;
2. иных вознаграждений;
3. страховых взносов по ним.

Делать это нужно по каждому человеку, в пользу которого шли выплаты. Данные позиции должны найти отражение в отдельном регистре. Например, карточке индивидуального учета сумм начисленных выплат. Образец 2017 года, на наш взгляд, не будет сильно отличаться от прошлых периодов.

Дело в том, что указанная обязанность перекочевала в Налоговый кодекс из Закона № 212-ФЗ о страховых взносах в неизменном виде. Вдобавок, объект обложения страховыми взносами и правила их начисления не претерпели серьезного пересмотра. За исключением, пожалуй, сверхнормативных суточных.

Подробнее об этом см. «Как суточные облагаются страховыми взносами с 2017 года».

Старый регистр на новый лад

Рекомендованный образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов можно найти в совместном письме ПФР и Фонда соцстраха от 9 декабря 2014 года. А на нашем сайте, скачать здесь.

Чтобы приспособить ее под изменения с 2017 года, на наш взгляд, достаточно:

1. Заменить все ссылки на Закон о страховых взносах № 212-ФЗ в карточке аналогичными положениями гл. 34 НК РФ. Для вашего удобства мы проделали это в таблице ниже:

Прежняя норма, Закон № 212-ФЗ	Соответствующая новая норма, НК РФ
части 1 и 2 статьи 7	Пункты 1 – 3 статьи 420
часть 4 статьи 8	пункт 3 статьи 421
часть 7 статьи 8	пункт 7 статьи 420
часть 1 и 2 статьи 9	пункт 1 и 2 статьи 422
пункт 1 части 3 статьи 9	подпункт 1 пункта 3 статьи 422
пункт 2 части 3 статьи 9	подпункт 2 пункта 3 статьи 422

1. Изъять все графы, касаемо учета расчетов с фондом социального страхования в отношении травм и профнедугов (хотя это можно не делать, если вы планируете вести вместе учет по линии ФНС и ФСС).

Подробнее об этом см. «Страховые взносы в ФСС в 2017 году: к чему готовиться».

Основные принципы ведения и заполнения бланка карточки учета страховых взносов в 2017 году таковы:

• заводят на календарный год;
• все показатели – с копейками;
• каждый месяц;
• нарастающим итогом.

По общему правилу, заверяет внесенные в карточку данные главный бухгалтер.

Обратите внимание, что совсем не обязательно использовать форму именно в таком варианте. Закон обязательных требований к ней пока не предъявляет. К тому же не исключено, что в ФНС разработает свой вариант бланка карточки учета страховых взносов с 2017 года.

Между тем, пока предлагаем работать с образцом карточки учета расчетов по социальному страхованию и обеспечению, который можно скачать на нашем сайте здесь.

В этом бланке учтены изменения законодательства по передаче администрирования страховых взносов (кроме травм) налоговой службе России.

По вредным и подобным им производствам, чернобыльцам и др. образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов может несколько отличаться, так как нужно иметь в виду дополнительные выплаты и еще ряд параметров (в письме ПФР и ФСС есть такие образцы).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.