Большой современный склад – это не просто помещение для хранения товаров, а сооружение с множеством взаимосвязанных элементов, которые структурированы и выполняют ряд функций для накопления, переработки и распределения товаров.

Адресное хранение – это такой способ организации размещения товаров, когда каждому месту хранения присваивается адрес или индивидуальный номер.

Стоит ли его ввести? Если на вашем складе хранится не более 10–20 позиций товаров и нет сложностей с их размещением и поиском, то необязательно. А когда речь идет о 100 или 1 000 наименований, вариантов нет – ввести систему адресного хранения просто необходимо, иначе работа склада будет неэффективной.

Крупный склад с адресным хранением товаров

Какие есть виды адресного хранения?

• Статическое – предполагает закрепление конкретного адреса за определенным товаром или группы адресов за группой товаров. Это удобная система для складов с небольшим ассортиментом, если есть избыток места и можно позволить, чтобы ячейки иногда пустовали, а также для складов, где нет партийного учета или учета по сроку годности. Это самая простая система хранения.
• Динамическое – за товаром не закрепляется конкретный адрес, он размещается на любое выбранное оператором или выделенное системой свободное место. Подходит для любых складов и является наиболее эффективной системой хранения.

Большинство современных предприятий заинтересованы во внедрении именно динамической системы хранения товаров.

Преимущества внедрения адресного хранения товаров на складе

1. Повышение эффективности использования площадей: если складское пространство ограничено, адресное хранение – это лучшее решение для оптимизации размещения товаров.
2. Сокращение времени на сбор заказов: нет необходимости ходить по складу в поисках нужной единицы товара. Особенно это актуально, когда речь идет о крупных складах площадью несколько тысяч квадратных метров.
3. Оптимизация работы персонала: действия сотрудников упорядочены, подбор заказа проходит быстрее.
4. Минимизация человеческого фактора: идентификация товаров и ячеек хранения сводит к минимуму возможность ошибки.

При использовании динамического адресного хранения список преимуществ расширяется.

• Нет необходимости самостоятельно анализировать оборачиваемость товаров для оптимизации хранения, не нужно определять, под какие товары выделены места. Все это – задачи системы автоматизации.
• Существенно сокращается время приемки и размещения грузов.
• Можно проводить инвентаризацию всего склада и отдельных мест хранения.

Как внедрить адресное хранение на складе?

Если принято решение внедрять адресное хранение, нужно действовать поэтапно.

1. Необходимо разбить все помещение склада как минимум на три участка:
   • зону приемки, куда поступает товар, где делается сверка с документацией поставщика, маркировка;
   • зону хранения – часть склада, куда товар перемещается для хранения;
   • зону отгрузки – участок, куда товар отправляется при сборе заказа, здесь формируются упаковочные листы, печатается сопроводительная документация, организуется отправка товаров клиентам.

   Склад с выделенными зонами приемки, хранения и отгрузки товаров

   В свою очередь эти зоны для удобства можно разделить на подзоны. К примеру, зона хранения может содержать:

   • подзону паллетного хранения, где работает спецтехника: штабелеры, погрузчики, и где подбор заказа выполняется с их использованием;
   • подзону с мелким штучным товаром, где сборку заказов производят вручную;
   • подзоны специальных условий хранения, например, морозильные камеры, участок особо ценного хранения и т. п.
2. Когда склад разбит на зоны, нужно присвоить им и всем местам хранения адреса. В случае организации динамического адресного хранения ячейки штрихкодируются, требуется специальное оборудование (ТСД) и программное обеспечение.

Сканирование штрихкода товара с помощью ТСД при динамическом адресном хранении на складе

Чтобы облегчить автоматизацию, нужно:

• определить границы каждой ячейки и зоны склада – должно быть понятно, где начинается и заканчивается каждая ячейка хранения;
• разработать простую и понятную кодировку объектов – оптимально использовать шаблон «склад-зона-стеллаж-вертикаль-горизонталь»;
• наглядно промаркировать объект – это поможет избежать ошибок.

Для маркировки складов (если их несколько) и зон склада лучше использовать буквы, а для ячеек хранения – цифры. Желательно избегать похожих символов, чтобы не возникло путаницы, например, исключить участие буквы О, похожей на цифру 0, буквы З, которая пишется так же, как цифра 3, и т. п.

1. Нужно внедрить динамическое адресное хранение в учетной системе или отдельную систему управления складом.

   Систему 1С использует большинство предприятий нашей страны. Частично адресное хранение реализовано в разных конфигурациях системы 1С. Но речь идет в основном о статическом хранении, то есть предусмотрена лишь возможность присвоения идентификатора. Динамическое хранение реализовано только в новых версиях: Управление торговлей 11 и ERP.

2. Закупить необходимое оборудование и ПО для ТСД.

   Потребуются принтеры для печати штрихкодов и терминалы сбора данных (ТСД) – защищенные портативные компьютеры, на которые сотрудники склада будут получать задания и с помощью которых будут сканировать идентификаторы товаров и ячеек хранения при размещении позиций, сборе заказов, инвентаризации. А также специальное мобильное приложение для ТСД, например ПО DataMobile.

Возможности ПО DataMobile

Программный комплекс DataMobile поддерживает работу с любым типом адресного хранения: и статическим, и динамическим. Предлагаются версии на ОС Windows и Android. Приложение имеет максимально полный функционал, с его помощью может быть реализован весь комплекс складских операций:

• маркировка;
• приход, отпуск, перемещение товаров;
• инвентаризация товаров;
• учет по сериям и серийным номерам;
• работа с упаковочными листами и др.

Для удобства работы предусмотрена авторизация пользователей – каждому сотруднику присваивается логин и пароль для входа в систему. В ПО есть преднастроенные шаблоны приемки, отгрузки, инвентаризации, предусмотрена возможность создавать свои собственные операции. Каждое сообщение (задание) и событие может сопровождаться звуковым сигналом или визуальным сообщением. Меню программы оптимизировано для работы складских сотрудников.

ПО DataMobile имеет удобный интерфейс и предлагается для ТСД на ОС Windows и Android

Главным достоинством ПО DataMobile является параметрическая настройка любых бизнес-процессов без программирования: все необходимые функции можно задать выбором из списка, «галочками» и т. п.

Приложение поддерживает работу в online-режиме. Для интеграции в 1C не требуется создания промежуточных конфигураций и баз данных. Клиентам предлагается бесплатный helpdesk-сервис.

С помощью ПО DataMobile было организовано адресное хранение на складах крупных компаний, таких как Bosch Rexroth, «Могунция Интеррус», «Континент-Т». Клиенты довольны новой системой и отмечают, что после внедрения адресного хранения эффективность работы склада существенно повысилась.

По вопросам приобретения ПО DataMobile и организации системы адресного хранения на складе звоните нам или оставляйте заявку на сайте. Мы проведем детальный анализ бизнес-процесса и подскажем, как в вашем случае лучше реализовать адресацию, правильно выделить зоны, организовать работу сотрудника с товаром с учетом наличия или отсутствия сроков годности, партий, а также предложим подходящее оборудование.

Сергей Романов

Руководитель департамента проектов

Введение.

1. Виды, функции и классификация складов.

2. Принципы организации складского хозяйства.

3. Эффективность функционирования складов.

Заключение.

Список литературы.

Введение

Хозяйственная деятельность невозможна без функции хранения. Функцию хранения принимают на себя производители продукции, предприятия оптовой и розничной торговли. В цепи движения сырья и готовой продукции склад служит стационарным пунктом, где товар дожидался своевременной «встречи» с потребителем. Соответственно, нередко склады воспринимаются как «неизбежное зло», добавляющее дополнительные издержки к процессу физического распределения продуктов, но с другой точки зрения — складское хозяйство играет жизненно важную роль. Долгое время недооцененной оставалась существенная функция складов по накоплению и формированию нужного потребителям ассортимента продуктов. Предприятия часто видят свою главную цель в налаживании эффективных и экономичных процессов снабжения, производства и потребления, не придавая должного значения внутренним складским операциям. Склады признаются необходимым средством выживания, но при этом мало внимания уделяется совершенствованию процессов хранения и обработки запасов. Недостаточное внимание уделяется эффективности использования складских площадей, технике и приемам грузопереработки.

В 1990-х годах главным направлением развития складского хозяйства стало повышение гибкости и эффективности использования информационных технологий. Гибкость необходима для удовлетворения растущих требований потребителей к ассортименту и условиям поставок. Совершенствование информационных технологий увеличивает гибкость, давая возможность складским операторам быстрее реагировать на изменения и оценивать результаты деятельности в самых разных условиях. На оптовом уровне канала распределения склад стал опорным пунктом розничной торговли.

1. Виды, функциииклассификацияскладов.

Современный склад — это сложное техническое сооружение, которое состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет определенную структуру и выполняет ряд функций по преобразованию материальных потоков, а также накоплению, переработке и распределению грузов между потребителями. При этом в силу многообразия параметров, технологических решений, конструкций оборудования и характеристик разнообразной номенклатуры перерабатываемых грузов, склады относят к сложным системам. В то же время склад сам является всего лишь элементом системы более высокого уровня — логистической цепи, которая и формирует основные и технические требования к складской системе, устанавливает цели и критерии ее оптимального функционирования, диктует условия переработки груза.

Склады представляют собой один из важнейших элементов логистических систем. Необходимость в специально обустроенных местах для содержания запасов существует на всех стадиях движения материального потока. Этим объясняется большое количество разнообразных видов складов. Склады различаются по:

· размерам — от небольших помещений до складов-гигантов (площадью в несколько сотен тысяч квадратных метров);

• высоте укладки грузов (существуют склады, в которых специальные устройства способны поднять и уложить груз в ячейку на высоте более 24 м);
• конструкции — закрытые, размещаемые в отдельных помещениях; полузакрытые, имеющие только крышу и неполное количество стен; открытые, представляющие собой специально оборудованные площадки;
• параметрам содержания (хранения), где поддерживается специальный режим температуры и влажности;
• степени механизации складских операций;
• наличию железнодорожных путей или водно-пристанционных или портовых складов;
• широте ассортимента хранимого груза;
• признаку места — склады на участке движения продукции
  производственно-технического назначения и товаров народного потребления.

В логистических процессах склады выполняют следующие
функции:

• временное размещение и хранение материальных запасов;
• преобразование материальных потоков;
• обеспечение логистического сервиса в системе обслуживания.

Любой склад обрабатывает три материальных потока: входной, выходной, внутренний.

При обслуживании входного потока выполняются работы по разгрузке транспорта, проверке количества и качества прибывшего груза. Обслуживание выходного потока включает погрузку транспорта. Внутренний поток перемещается внутри склада.

Различные склады, встречающиеся, на пути движения материального потока от первичного источника сырья до конечного потребителя, выполняют различные функции.

На складах готовых изделий предприятий-изготовителей осуществляются складирование, хранение, подсортировка или дополнительная обработка продукции перед ее отправкой, маркировка, подготовка к погрузке и погрузочные операции.

Склады сырья и исходных материалов предприятий-потребителей принимают продукцию, выгружают, сортируют, хранят и подготавливают ее к производственному потреблению.

Склады оптово-посреднических фирм в сфере обращения продукции производственно-технического назначения, кроме перечисленных, выполняют также следующие функции:

• обеспечивают концентрацию товаров, доукомплектовку продукции, ее подборку в нужном ассортименте;
• организуют доставку товаров мелкими партиями, как на предприятия-потребители, так и на склады других оптовых посреднических фирм;
• осуществляют хранение резервных партий.

Склады торговли, находящиеся в местах сосредоточения производства (выходные оптовые базы), принимают товары от производственных предприятий большими партиями, комплектуют и отправляют крупные партии товаров оптовым покупателям, находящимся в местах потребления.

Склады, расположенные в местах потребления (торговые оптовые базы), получают товары производственного ассортимента и, формируя широкий торговый ассортимент, снабжают ими розничные торговые предприятия.

Разнообразие видов складов в логистической системе, выполняемые ими функции и задачи, особенности перерабатываемых грузов и др. требуют их систематизации. Цель классификации складов в логистике состоит в выявлении тех или иных признаков систематизации складского объекта как элемента логистической системы, влияющего на особенности продвижения материального потока. Специалисты классифицируют склады в логистике по основным признакам (табл. 1).

Таблица 1

Признак классификации	Виды складов
По отношению к функциональным областям логистики	— снабжения- производства- распределения
По отношению к участникам логистической системы	— производителей- торговых компаний- транспортных компаний- экспедиторских компаний- логистических операторов
По форме собственности	— собственные- коммерческие- арендуемые- государственных или муниципальных предприятий
По функциональному назначению	— длительного хранения (сезонного резерва)- транзитно-перевалочные (склады-платформы, грузовые терминалы)- распределительные (дистрибьюторские центры)- таможенные
По ассортиментной специализации	— специализированные- универсальные- смешанные
По виду продукции	— сырья- материалов- комплектующих- незавершенного производства- готовой продукции- тары- остатков и отходов- инструментов
По режиму хранения	— неотапливаемые- отапливаемые- холодильники- с фиксированным температурно-влажным режимом
По технической оснащенности	— немеханизированные- механизированные- автоматизированные- автоматические
По виду складских зданий	— открытые площадки- площадки под навесом- закрытые сооружения- многоэтажные- одноэтажные- с высотой до 6 м.- высотные под одной крышей- высотностеллажные (более 10 м.)- с перепадом высот
По принадлежности материального потока	— закрытые (склады хранения продукции одного предприятия и торговой сети)- открытые (склады коллективного пользования)
По наличию внешних транспортных связей	— с причалами- с ж/д подъемными путями- с автодорожным подъездом- комплексные
По масштабу деятельности	— центральные- региональные- местные

2. Принципы организации складского хозяйства

Идет ли речь о небольшом складе, обслуживаемом ручным трудом, или о крупном автоматизированном хозяйстве, неизменными остаются следующие три принципа: критерии проектирования, технология грузопереработки и планировка зон хранения. Разберем эти принципы подробно.

Критерии проектирования. Критерии проектирования склада связаны с физическими характеристиками складских помещений и движения грузопотоков. Процесс проектирования определяют три фактора: этажность склада, использование высоты складских помещений и особенности грузопотока.

Идеальный склад имеет только один этаж, что позволяет обойтись без лифтов, использование которых требует времени и энергии. Подъемники часто оказываются «узким местом», рядом с которыми возникает очередь автопогрузчиков. Так что лучше, когда склад размещается в одноэтажном здании, хоть это и не всегда возможно, особенно в деловых центрах, где свободной земли мало и она дорогая.

При любом размере складского помещения нужно стремиться к максимальному заполнению кубатуры каждого этажа. Высота большинства складских помещений составляет примерно 6-9 метров, хотя современное автоматизированное оборудование позволяет использовать помещения с высотой потолка до 30 метров. Благодаря стеллажам или другим подобным приспособлениям удается продуктивно эксплуатировать весь объем склада, до самого потолка. Максимальная высота складских помещений ограничена конструкционными возможностями автопогрузчиков, а также требованиями пожарной безопасности, обуславливаемыми возможностями противопожарных систем.

С новым приходом товара на склад, бухгалтера часто сталкиваются с вопросом, где его разместить. Для больших организаций с огромным количеством продукции, насущным остается вопрос хранения товаров. Выход только один применить систему адресного хранения.

• Как организовать адресное хранение
• Ячейки
• Кодировка адресов
• Зональность склада и формирование групп ячеек
• Виды адресного хранения
• Что необходимо выполнить для внедрения системы
• Как работает адресный склад

Что такое адресное хранение и принципы его работы. Адресное хранение — это виртуальное размещение продукции на складах.

Адресное хранение товаров на складе

Принцип работы в том, что каждой единице товара присваивается место – адрес и табельный номер.

• Складские помещения используются более рационально;
• Процесс сборки заказов становится быстрее;
• Увеличивается работоспособность сотрудников склада и .т д.

При поступлении новой продукции, сотрудник доставляет ее до места хранения, которое указанно в накладной.

Точно также и со сбором заказов, товар забирается с того места, что указано в накладной. Все что потребуется сотруднику, понимание маркировки мест хранения.

Маркировка адресов в программе адресного хранения

Как организовать адресное хранение

Сначала нужно разделить товары на склады, присвоить им адреса. Название складов напрямую взаимосвязано с использованием этих товаров. Следующим действием будет разделение складов на ячейки.

Разделение товаров по складам согласно их назначению.

Ячейки

В этом деле важна конкретика. Нужно четко знать, где начинается и заканчивается ячейка. Работники должны понимать, какой товар находится в ячейке, и где ее искать. Работник не должен раздумывать, что это за ячейка. Если хранение продукции стеллажное, в роли ячейки может быть полка стеллажа, палетто -место и .т.д.

В случае хранения продукции на полу, пределами ячейки будут проезды или проходы. Необходимо отвести место для приема и отгрузки продукции.

Маркируйте и приклеивайте стикеры с адресами в помещении склада. Это нужно для того, чтобы работник не перепутал место хранения при приемке товара.

Маркировка адресов при введении системы адресного хранения

Кодировка адресов

Для правильной кодировки нужно указывать адрес корпуса, если склад разделен на несколько помещений. Потом идут ячейки склада: стеллажи, ряды, паллето-место, этажи и т.д. Кодировка происходит последовательно. Работник, читая кодировку должен четко понимать, что это, например: корпус 1, склад 2, этаж 2, стеллаж 1, ярус 2.

Примеры кодировок: К1:А-5/2

• К1 – маркировка складского корпуса;
• А – ряд. Помечают латинскими или русскими буквами;
• 5 – помечаются стойки, линии;
• 2 –помечается ярус (стеллаж);

Символы для разделения могут быть разными. Так легче зрительно воспринимать читаемую информацию. Для кодировки не стоит применять похожие буквы с цифрами. Путаница не приемлема.

Примеры кодировок:

• К2:Б-4/2#2
• К2 – маркируется корпус склада;
• Б – ряд;
• 4 – место;
• 2 –ярус;
• #2 – паллето-место.

Хранение на стеллажах: Ряд – Место – Ярус

Хранение на полу: Ряд – Место

В складе маркировка выглядит следующим образом:

• Для стеллажей: Б:2-5 (Ряд Б: 2 место-5 ярус)
• На полу: Б-1 (ряд Б-1 место).

Если предприятие пользуется терминалами для сбора данных, то к адресу добавляют штрих-код ячейки.

Штрих-кодирование товара при использовании адресного хранения

Зональность склада и формирование групп ячеек

Формирование групп ячеек проводится по типам, весовой категории и габаритности товаров. Однотипные ячейки группируются в так называемых областях склада.

Для примера: Задаем область с характеристиками. Область склада «Ряд Д — Место 3-4- Ярус 2» товар с характеристиками «велосипеды детские».

Зонирование склада и группирование ячеек для последующего хранения

Ячейки можно совмещать только при использовании статистического хранения.

Зональность склада – это выделение конкретного места для проведения определенных действий. Распределяют на:

• Место для приемки товара;
• Место для подбора заказа;
• Место для отгрузки заказа;

Виды адресного хранения

В схеме адресного хранения, существуют такие виды, как:

• Динамический;
• Статистический;

При применении динамического вида, у продукции нет конкретного места на складе, соответственно она может находиться где угодно, единственное как ее можно найти – так это по присвоенному номеру.

При таком сбережении есть свои плюсы, не нужно тратить время на анализ позиций в обороте, уменьшается время для приема и размещения продукции. Происходит грамотное использование складов. Учет напрямую зависит от сотрудников фирмы. Хотя на практике доказано, что именно такой вид самый результативный.

Минус динамического хранения заключается в том, что при возможных сбоях, найти что либо, будет не возможным.

При использовании статического хранения, все позиции расположены на своих местах. Оприходованные товары расположены в своих разделах. При отсутствии данных позиций, ячейки не могут быть заняты другим товаром, они остаются пустые до следующего прихода.

Статистический вид хранения товаров на складе. У каждого товара есть свой номер и место

Этот вид нуждается в постоянном контроле над остатками товаров, и их оборотом. Статистическое сбережение – это чистый лист бумаги, все прозрачно и доступно.

Если случаются неисправности в работе системы, проверку и отгрузку сможет провести любой сотрудник фирмы.

Во избежание таких сбоев используют комбинированный метод, который совмещает и динамический и статистический.

Что необходимо выполнить для внедрения системы

Выбрать систему хранения. Динамическая система более выгодна для хранения больших товарных запасов. Если в Вашем ассортименте 10 наименований, тогда больше подойдет статистическая система хранения.

Сложить адреса. Ограничить пределы ячеек. Грамотно подойти к кодировке продукции.

Зонировать склад. Важно!!! Нельзя совмещать место приема и отгрузки продукции. Зоны должны иметь адреса.

Провести тестовый заказ/ прием. Проверить работу системы. Последовательность действий работников. Нужно исключить возможные ошибки до начала работы.

Грамотный инструктаж — залог будущего успеха. Правильно поставленные задачи в самом начале работы, исключают ошибки в будущем.

Как работает адресный склад

Происходит полная автоматизация всех процессов, связанных с оприходованием и перемещением продукции. Это возможность проводить огромное количество складских операций, рационально использовать помещения. Эффективно планировать работу.

Оптимизация работы адресного склада

Часто возникают ситуации, когда заказы собираются с ошибками, теряется товар, в следствии, половина рабочего дня уходит на поиски и комплектацию заказа.

Работа склада обусловливается расположением товаров по их особенностям и характеристикам.

Разделение склада на зоны с последующим хранением по техническим характеристикам товара

Товары подразделяют по следующим признакам:

• Габаритность;
• К какому типу относится товар;
• Условия хранения;
• Сроки годности.

Деление склада:

• На ячейки;
• Размеры ячеек и .т.д.

Адресное хранение рекомендовано для таких гигантов рынка как торговые сети, дистрибьюторы товаров, производства и т.д.

Учет и последовательность этапов в программе адресного хранения

Под адресным хранением подразумевают следующие виды логистики:

1. Оприходование и маркировка продукции, проверка приходных документов, контролирование приходных позиций по срокам и качеству и т.д.
2. Перемещение продукции по складам, расположение по видам и способам хранения;
3. Отгрузка, упаковка, переукомплектация перед отправкой товаров;

ПО для организации работы склада




Система адресного хранения – это не только грамотное хранение продукции. Данная система поможет Вам руководить торговлей, финансовыми поступлениями, администрировать интернет – магазин, выстраивать деловые отношения с клиентами.

Опрос: Поняли ли Вы что такое адресное хранение товаров? (Кол-во голосов: 376) Да, теперь понял Не до конца понял Вообще не понял что это такое и как организовать Чтобы проголосовать, кликните на нужный вариант ответа. Результаты Понравилась статья? Расскажите друзьям: , для нас это очень важно: Проголосовавших: 35 чел.

Любая коммерческая деятельность связана с финансовыми рисками и неоправданными потерями. Однако существуют такие денежные потери, которые можно легко предвидеть и сделать все возможное, чтобы исключить их. Начать можно с актуализации данных об остатках на складах.

В каком бы виде не хранились товары, будь то большие склады с высокими стеллажами и четко спланированными зонами, небольшие коморки с ящиками или крытые сборки материалов на улице, рано или поздно возникает вопрос излишка, потери или другого несоответствия товара тем значениям, которые хранятся в учетной системе.

Какое негативное влияние на бизнес влечет за собой отсутствие актуальной информации по остаткам товаров на складе (см. рис.1):

• Делая заказ на поставку новых партий товаров, мы основываемся на «призрачных» данных: нет точной информации о том, какого товара, в каком количестве и какому магазину не хватает, при этом сложно делать прогнозы по продажам и планировать выручку и в дальнейшем развитие компании.
• При излишках товаров, информации о которых нет в учетной системе, у бухгалтера будут появляться «красные остатки”. Это ошибки в учете, некорректные данные при закрытии периода, дополнительные штрафы и пени.
• Компания не может гарантировать оперативную поставку заказов покупателям, когда не владеет информацией об остатках на складе. Если данные о товарах в учетной системе не совпадают с фактом, то менеджер может продать клиенту товар, которого физически нет в наличии. Либо наоборот — сотрудник компании может не удовлетворить запрос клиента, даже не догадываясь, что на складе этот товар имеется. Это приводит к задержке, срыву заказов и, как следствие, недовольству со стороны клиентов и падению продаж.
• Если сотрудник компании знает, что учетная система не отображает реальных остатков на складе, то любую пропажу всегда можно списать на систему. Следовательно, отсутствие корректного учета негласно может стимулировать воровство в компании.

Рисунок 1 — Потери для бизнеса при отсутствии данных об остатках на складах

Как же избежать необоснованных издержек в компании, связанных с хранением товаров на складе?

Существуют разные способы решения этой проблемы: наведение порядка на складе, обеспечение надлежащих условий хранения товаров, настройка корректного учета срока годности, разработка специальной мотивации для кладовщиков или проведение регулярной инвентаризации и сверки остатков.

Почему собственники игнорируют инвентаризацию: три привычные отговорки, которые переходят в бизнес-задачи

Регулярная инвентаризация — это инструмент, который позволяет топ-менеджерам получать актуальную информацию по наличию в компании товаров и координировать свои действия, управленческие решения исходя из полученных данных.

Зачастую менеджмент компании игнорирует необходимость проведения инвентаризации, при этом ссылаясь на разные причины.

Какие же отговорки используют собственники, чтобы не проводить инвентаризацию?

• «Инвентаризация — это затратный процесс, который обойдется моей компании гораздо дороже, чем незначительные потери товара, что вполне естественно для торговли или производства.»
• «Инвентаризация — это слишком длительный процесс, моя компания не может себе позволить простой в работе на такой срок.»
• «Инвентаризация — это неэффективный процесс, во время которого никто не будет «стоять над душой» у кладовщиков. Как мне застраховать себя от искажения ими результатов?»

Опасения собственников понять можно, ведь при неправильной организации процесса действительно будут большие издержки, потери времени и в какой-то степени искаженный не в пользу компании результат. Однако, если разобраться, то правильная организация процесса позволит:

1 исключить необоснованные издержки на инвентаризацию; 2 сократить время на проведение инвентаризации; 3 обеспечить достоверность данных по результатам.

В этом и состоят главные бизнес-задачи инвентаризации, результат решения которых – обеспечить компанию актуальной информацией. Чтобы решить эти задачи, необходимо наладить до мелочей процесс инвентаризации и в случае необходимости автоматизировать отдельные участки или полностью весь процесс.

Как правильно организовать инвентаризацию в компании?

Инвентаризацию можно проводить двумя способами: вручную заниматься подсчетом товаров и затем сверять с данными учетной системы или автоматизировать процесс. Рассмотрим каждый подход более детально, сравнение представлено в таблице 1.

Инвентаризация склада «вручную»‎

Чтобы провести опись остатков на складе вручную, не используя для подсчета специальное оборудование, нужно в буквальном смысле закрывать склад, останавливать работу торговой точки (важно, чтобы склад в это время не пополнялся товарами и оттуда ничего не уносили) и пересчитывать все содержимое. Затем проводить сверку с данными в учетной системе и исправлять расхождения

Автоматизация инвентаризации

Автоматизация — это первый шаг на пути к исключению влияния человеческого фактора и ускорению любых процессов в компании. Автоматизация инвентаризации подразумевает под собой в первую очередь пересчет остатков с помощью специального оборудования (терминала сбора данных, далее ТСД), а также быстрый обмен данными учетной системы и терминала.

Однако внедрения самого ТСД не достаточно, важно подходить к вопросу автоматизации комплексно. В результате автоматизации инвентаризации процесс ускоряется, становится дешевле и при этом снижается риск возникновения механических ошибок персонала.

Таблица 1 – Сравнение процесса ручной и автоматизированной инвентаризации

Характеристика процесса	Ручная инвентаризация	Автоматизированная инвентаризация
Для кого подойдет	Для компаний, где посчитать все товары на складе можно за ночь или за выходные, когда склад не работает.	Для компаний, где есть места хранения производимых и продаваемых товаров, и для собственников, которые хотят делать инвентаризацию быстро, без ошибок и простоев в работе.
Влияние человеческого фактора	Высокое. Есть риск возникновения ошибок в подсчете товаров, искажение данных под необходимое количество при сверке с данными в учетной системе в случае, когда по факту товаров больше.	Сведено к минимуму. По сути все считает и сводит ТСД, интегрированный с учетной системой. Возможности человека повлиять на процесс минимальны.
Зависимость от рабочего графика компании	Высокая зависимость. Сложно спланировать время проведения, в случае отсутствия праздничных или выходных дней, инвентаризация может оттягиваться, а компания будет продолжать нести убытки.	Отсутствует. Инвентаризацию можно проводить в любое время без простоя в производстве или торговле.
Возможные трудности	Сложно рассчитать время, процесс может затянуться и занять больше планируемого времени.	Если не фиксируются перемещения товаров, то возможны недостачи и несоответствия.
Этапы процесса	Наведите порядок на складе: организуйте свободный доступ к товарам, выделите зоны подсчета по разным характеристикам товаров. Подготовьте отчет по остаткам, исходя из информации в учетной системе. Обеспечьте прекращение движения товаров на складе на время проведения инвентаризации. Сформируйте группу ответственных за процесс сотрудников, минимум 2 человека — первый считает товар, второй заполняет опись. Сверьте полученные результаты с данными учетной системы, исправьте расхождения.	Создайте документ в учетной системе со списком номенклатуры и учетным количеством этой номенклатуры на складе. Выгрузите список номенклатуры в ТСД. С помощью ТСД соберите или пересчитайте фактическое количество товаров на складе. Загрузите полученные данные из ТСД в учетную систему. Система проанализирует результат сверки плана с фактом и исправит расхождения.

«Подводные камни»‎ автоматизации: что важно учитывать, чтобы вложения оправдали себя

Поскольку автоматизация — это трудоемкий и затратный процесс, важно, чтобы вложенные ресурсы окупились. Знание ответов на эти вопросы поможет не допустить некоторые распространенные ошибки:

1. Как лучше разместить товары на складе, чтобы ускорить процесс?
2. Какой способ маркировки товаров выбрать?
3. От каких параметров лучше отталкиваться при выборе ТСД?
4. Как контролировать работу кладовщиков и максимально сократить ошибки и кражи?

Теперь рассмотрим каждый вопрос более подробно.

1. Как правильное размещение товаров на складе может значительно ускорить процесс инвентаризации

В зависимости от специфики товара можно выделить два подхода к зонированию склада для его хранения:

1. Информативное зонирование

   В таком случае сотрудник склада визуально определяет к какой зоне отнести товар и распределяет его. В учетной системе эта информация отображается информативно в карточке продукта, но учет выполнения этих требований не ведется.

2. Адресное хранение

   При адресном учете на складе за каждым товаром закрепляется зона хранения. Система учитывает остатки товара в каждой конкретной ячейке в этой зоне и система же указывает кладовщику откуда товар взять и куда положить. Это позволяет проводить инвентаризацию частично (по стеллажу, полке или даже одной ячейке).

Какой способ маркировки товаров выбрать

Существует два наиболее распространенные технологии маркировки товаров:

1. Технология штрихкодирования,

   которая позволяет вести единичный учет товаров. Штрих-код — это физический носитель информации о товаре, который упрощает его учет. Большинство продаваемых товаров уже имеют свой штрих-код, остальным необходимо его присваивать во время оприходования на склад.

2. Технология RFID

   – это более инновационный способ идентификации объектов, где не требуется прямой видимости метки и поштучного доступа к товарам. За счет этого возможны учет товаров в сборке и оперативное считывание информации за один раз с больших партий товаров при приемке и отгрузке. Для инвентаризации такой способ идентификации полезен еще тем, что позволяет автоматически искать объект на складе.

Какой же тип маркировки выбрать? Если рассматривать вопрос только в рамках проведения инвентаризации, то советуем при выборе основываться на сравнительной характеристике в таблице 2.

Таблица 2 – Сравнение технологий маркировки товаров

Характеристика технологии	Штрих-код	RFID
Скорость считывания информации	Медленно	Быстро
Идентификация движущихся объектов	Сложно	Легко
Необходимость прямой видимости метки	Есть	Нет
Одновременная идентификация нескольких объектов	Невозможно	Возможно
Стоимость	Низкая	Высокая
Расположение метки	Любое	Любое
Безопасность	Низкая степень. Легко подделывается	Высокая степень

От каких параметров лучше отталкиваться при выборе ТСД.

ТСД — это портативные устройства, снабженные сканером штрих-кода для считывания кодов товаров для их идентификации и учета.

В зависимости от задач и рисков, которые заложены в процесс, можно выбрать один из принципов работы ТСД при проведении инвентаризации:

1. «Исходя из данных учетной системы»‎
   • Выгружается на ТСД инвентаризационная ведомость и справочник номенклатуры.
   • Кладовщик считывает штрих-коды и на ТСД сразу же отображается фактический остаток и расхождение.

   Таким образом, кладовщик сразу же может поискать недостающий товар, либо оценить причины его нехватки или избытка. Такой подход пойдет для тех, кто не сомневается в добросовестности сотрудников склада.

2. «Исходя из фактических остатков товаров»‎
   • Кладовщик считывает метки с помощью ТСД.
   • Загружает данные в систему, где автоматически проводится сверка фактических данных с учетными, а затем анализируются причины нехватки или избытка товара.

   Таким образом, можно проконтролировать кладовщиков и обеспечить актуальность полученных данных, исключить искажение данных под требования системы.

Учитывая, что выбор ТСД широкий, рекомендуем обратить внимание на такие характеристики при выборе своей модели:

• Cпособ сбора данных: возможность сканирования штрих-кодов (как линейных, так и двухмерных) и радио-меток (RFID). Все будет зависеть от выбранной вами технологии маркировки товара.
• Характеристики экрана. Какую информацию и в каком объеме вы хотите видеть на экране ТСД.
• Объем памяти, сколько информации о товарных единицах может хранить терминал перед передачей в систему. Выбор будет зависеть от оборота товаров.
• Уровень батареи, сколько времени автономной работы сможет выдержать терминал. Сколько смен кладовщиков есть на предприятии, сколько ТСД вы планируете закупить и не забудьте, что ТСД также будет использоваться ежедневно при приемке, отгрузке товаров и сборе заказов.
• Способ связи с учетной системой (док-станция, bluetooth или wi-fi).
• Ударопрочность, термостойкость и другие характеристики терминала, которые указывают на его восприятие к внешним факторам, что позволит вам определить как долго прослужит устройство. Ваш склад теплый или холодный, пыльный или стерильный, находится на открытом воздухе или в помещении, где плохая вентиляция — в каких условиях будет использоваться ТСД?
• Цена и гарантия поставщика. Покупка терминала – это значительные вложения, где соотношение цена-качество прямо пропорционально, поэтому обращайте внимание на гарантию, которую дает поставщик, а также дополнительные условия установки, подключения и проверки работоспособности.

В комплексе все эти факторы определят, какой именно ТСД вы приобретете и будете использовать, в том числе и для инвентаризации.

4. Как контролировать работу кладовщиков и сократить ошибки и кражи во время инвентаризации?

1. Сокращаем ошибки
   ТСД закрепляем за каждым конкретным сотрудником склада (это можно сделать через штрих-код на бейдже или путем ввода пароля при запуске устройства). Таким образом, мы делаем именными все операции по инвентаризации или по другим перемещениям товаров. В случае выявления недостачи товаров, заведующий складом или собственник компании легко сможет найти ответственного, того, кто допустил ошибку.
2. Сокращаем воровство или искажение данных
   Инвентаризацию проводим исходя из фактических товаров на складе: сначала кладовщик считывает метки со всех товаров с помощью ТСД, а затем загружает данные в систему. Система самостоятельно обнаружит расхождения, что позволит быть уверенным в достоверности этой информации.

Делаем выбор в пользу результативной инвентаризации

Какой бы способ вы не выбрали (проводить сверку вручную или автоматизировать процесс), какой бы ТСД или учетную систему при этом не использовали, главное — добиться поставленных целей инвентаризации, а именно исключить неточности в учете товаров на складе, актуализировать эту информацию и получить достоверные данные, что в свою очередь поможет сократить необоснованные издержки.

Однако важно не забывать о рисках ручной инвентаризации, а также учитывать затратность автоматизации процесса. Поэтому рекомендуем учитывать следующие критерии при организации процесса:

• товарооборот компании;
• количество и размеры складов;
• количество сотрудников – кладовщиков;
• бизнес-задачи.

Регулярный и отлаженный процесс инвентаризации поможет сократить необоснованные издержки компании, время на проведение процедуры, а также обеспечит достоверность полученных результатов и актуальную информации для принятия управленческих решений.