Работодатель самостоятельно решает, когда и как ему следует изменить штатное расписание (ШР). Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Изменения в ШР могут вноситься по мере необходимости, как того требует бизнес или экономическая ситуация. В случае спора суды НЕ рассматривают вопрос целесообразности изменения штатного расписания.

Способы изменения штатного расписания

Рано или поздно в компании возникает необходимость:

• Добавить новую штатную единицу или даже целое подразделение,
• Исключить должность (или подразделение),
• Уменьшить количество единиц по одной должности,
• Изменить оклады или тарифные ставки,
• Ввести или убрать надбавки,
• Переименовать подразделения или должности.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Утвердить новое штатное расписание

Если требуется внести большое количество изменений в действующее штатное расписание, то удобнее переработать всю форму целиком (фактически составить новое штатное расписание). Этот вариант подходит также для маленьких организаций и ИП.
Нужно составить ШР заново, внеся все нужные коррективы, а потом приказом утвердить документ со следующим регистрационным номером. Как правильно утверждать ШР, читайте в этой статье.
Плюс этого способа в том, что новое штатное расписание будет показывать реальную картину, вы не запутаетесь ни в количестве единиц, ни в величине окладов.
Минус — не зафиксировано, как и когда штатка менялась, чтобы проанализировать эффект от изменений.

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание

Если же изменений немного, или предусмотрена сложная процедура согласования нового ШР, то руководителю организации достаточно издать приказ (по основной деятельности) о внесении изменений в действующее штатное расписание.
В этом случае штатное расписание остается прежним, его номер, дата составления и другие реквизиты остаются прежними.
Заголовок приказа может звучать так: «Об изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др.

В преамбуле приказа указываем причины, по которым в штатное расписание вносятся изменения (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.). В распорядительной части описываем сами изменения. Если организация имеет сложную структуру, целесообразно указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.

Если в штатное расписание добавляются новые единицы, то нужно указать:

• наименование структурного подразделения (если у вас в штатке были структурные подразделения);
• наименование должностей и количество штатных единиц по ним;
• дата, с которой изменения вступают в силу (приказ о создании новых подразделений, введении новых должностей может вступить в силу сразу же, так как не влечет последствий для уже работающих сотрудников).

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены должностные лица, которые будут отвечать за последующие действия и оформление документов. Всех работников с таким приказом не знакомят.

Когда вносить изменения при сокращении штата

Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – отдельных должностей. Возможно одновременное сокращение и численности, и штата.

Издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения. В приказе должны быть определены:

• наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;
• дата, с которой изменения вступают в силу.

Учитывая, что о предстоящем увольнении по сокращению работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. То есть, дата утверждения нового ШР (или дата издания приказа о внесении изменений в ШР) будет на два месяца раньше, чем дата введения изменений в действие.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения. В некоторых организациях с этим приказом знакомят и работников, которых касается сокращение. Законом такая обязанность не предусмотрена, т.е. это не обязательно.

При разрешении спора о законности увольнения работника по сокращению численности (штата) суд оценивает только соблюдение порядка увольнения по данному основанию и обращает внимание на юридическую силу документов, которыми оформляется увольнение.

• В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
• Увольнение по этому основанию возможно только в том случае, когда нельзя перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
• Некоторые категории работников не подлежат увольнению по этому основанию (даже если занимают сокращаемые должности), а для остальных необходимо учесть преимущественное право на оставление на работе.

Все правила увольнения в книге «Интересные судебные решения и находки кадровиков по вопросам сокращения штата»

Изменение штатного расписания при увеличении окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, приказ о внесении изменений в ШР тоже издается. В таком приказе определяется:

• перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;
• новый размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;
• дата, с которой изменения вступают в силу.

С этим с приказом должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

Обратите внимание!
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора. После внесения изменений в штатное расписание с работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

В примере мы рассмотрели увеличение окладов. Как правило, это бесконфликтные случаи, в которых не возникает проблем с получением согласия работников. Но в последнее время в связи с ухудшением экономической ситуации работодатели нередко пытаются уменьшить размер оплаты труда своим работникам, причем в одностороннем порядке, используя нормы ст. 74 ТК РФ. Напомним, что нормы этой статьи применяются лишь в том случае, когда изменение определенных трудовым договором условий по инициативе работодателя обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, но не причинами экономического характера. Это значит, что в одностороннем порядке работодатель не может уменьшить размер оплаты труда работников.

Как правильно уволить в связи с отказом от изменения условий ТД – в книге «Как правильно расторгнуть договор, если работник отказывается от изменения условий договора».

Изменение штатного расписания при переименовании должностей или структурных подразделений

При переименовании должности у работника не меняется ничего: ни трудовые обязанности, ни режим работы, ни условия оплаты, ни другие условия трудового договора – только название должности.
Если переименовывается отдел (или иное структурное подразделение), то меняться должно только название, функции подразделения не пересматриваются. Если вы хотите структурные подразделения разделить или объединить, передать другие функции, то это уже не переименование, а организационные изменения.

Когда этот приказ вводить в действие? Здесь уже нет единого мнения у кадровиков и юристов.

Одни считают, что наименование должности (профессии) является обязательным условием трудового договора, поскольку определяет трудовую функцию. Поэтому изменить штатное расписание сразу нельзя, а только через два месяца после утверждения (по правилам статьи 74 ТК РФ: предупредить работника за 2 месяца о переименовании, потом заключить дополнительное соглашение к ТД). Но изменять условия ТД можно только при изменении организационных или технологических условий труда, и только в случае, если прежние условия нельзя было сохранить.

Другие считают, что условием трудового договора является именно трудовая функция работника, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника. И вводить изменения в штатное расписание можно сразу после утверждения.
Хотя надо сказать, что и в этом случае необходимо оформлять с работником соглашение к трудовому договору, потом вносит изменения в кадровые документы работника, содержащие наименование должности (профессии) – в личную карточку, трудовую книжку, личное дело.

Ведомость замены должностей в штатном расписании может быть приложением или элементом штатного расписания. Она нужна для введения новых должностей с одновременным упразднением старых.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ведомости замены должностей в штатном расписании .docСкачать образец ведомости замены должностей в штатном расписании .doc

Два способа замены должностей в штатном расписании

Штатное расписание может быть изменено двумя способами:

1. Можно ввести новое штатное расписание, отличающееся от старого.
2. Можно издать приказ по основной деятельности с указанием требующихся изменений. Тогда название документа может звучать как «Приказ о внесении изменений в штатное расписание».

В первом варианте регистрационный номер ШР должен быть следующим по счету. При этом обязательно подкрепить его приказом, регистрирующимся в журнале приказов основной деятельности учреждения.

Как основание в нем записываются, к примеру, усовершенствование деятельности структурного подразделения или устранение дублирования функций отдельных работников. Руководитель вправе сам выбирать основание, главное, чтобы оно было достаточно веским. Можно прикладывать планово-экономические расчеты кадрового отдела.

Правовая база

Ведомость используется в сфере здравоохранения и регулируется Приказом Минздрава №999, который был издан 11 октября 1982 года, а также выпущен в новой редакции 16 октября 2001 года. Несмотря на «возраст», законность документа не утратила силы и актуальности.

Важно! В верхней части ведомости замены должностей в штатном расписании обязательно ставится ссылка на этот приказ.

При замене рекомендуется обратиться к Приказу Минздрава №1183н от 20 декабря 2012 с дополнениями в 2014 году. Он называется «Приказ об утверждении Номенклатуры должностей медицинских работников и фармацевтических работников». В приложении к нему перечислены все формулировки, как могут звучать наименования всех доступных должностей работников здравоохранения.

Может ли быть заверено руководителями подразделений (отделений)

Учет кадров, введение и упразднение должностей могут быть проведены как непосредственно работодателем, так и руководителем отдельного подразделения. Но для такой децентрализованной формы кадрового учета понадобится бумага, однозначно сообщающая о том, что руководитель подразделения имеет право действовать от имени работодателя. Для этого должно существовать Положение о филиале и доверенности или иные формы документов, заверяющие это право.

О лимитах

В случае если учреждению необходима замена должностей по производственной необходимости или другим веским причинам, руководитель организации вправе издать ведомость замены должностей в штатном расписании. Но есть принципиально важные моменты:

• все перестановки и замены не должны выходить за рамки утвержденных сумм в фонде оплаты труда работников (это важное условие, просто так вводиться новые должности не должны, для этого потребуются многочисленные обоснования);
• вновь вводимые должности должны быть перечислены и описаны в номенклатуре должностей (нелишним будет при заполнении документа свериться с той номенклатурой и положенными окладами);
• должности, которые были введены в штатное расписание в точности по соответствию проводимой работы, не могут быть заменены.

Сроки

Документ может вступать в силу не чаще чем 1 раз в 1 год. Процедуру принятия бумаги в соответствующем порядке при необходимости можно сделать ежегодным. Хотя это считается временной мерой до внесения полноценных изменений в штатное расписание или подписание нового с установленным списком фактически применяемых должностей.

Хотя приказы по основной деятельности хранятся все время работы учреждения, ведомости имеют «срок годности» в 12 месяцев и периодически переиздаются. Так происходит до выхода каждой новой редакции штатного расписания.

Что содержится в документе

Ведомость состоит из шапки с такими данными:

• прописанным приказом;
• указанием, каким номером приложения к штатному расписанию оно является;
• датой;
• полным названием организации.

После вводной части идет простая таблица из трех столбцов со следующим содержанием:

1. Порядковым номером.
2. Названием должностей, которые имеются в штатных нормативах, но которых нет в штатном расписании.
3. Информацией о должностях, которые есть в штатном расписании (но не предусмотрены нормативами).

В конце бумаги ставится подпись руководителя организации или отдельного подразделения (если он имеет на это право).

Примеры перестановок

Для того чтобы фонд оплаты труда оставался неизменным, нужно при замене должностей учитывать их оклад и соотносить полученную цифру с предыдущей. Если документ формируется в какой-либо программе, то эти вычисления совершаются автоматически.

Важно! Если заменяемая должность на момент составления документа вакантна, то никакой подготовки не требуется.

Если же она занята, то в соответствии с законодательством сотрудника, который выполняет обязанности на этой должности, нужно уведомить в письменной форме о грядущих изменениях минимум за 2 месяца.
Работник при этом должен выразить письменное согласие с действиями руководства. Если он увольняется, то обязательно выплачивается выходное пособие и соблюдаются все моменты этой процедуры.

Если предусмотренный оклад заменяемой должности не велик, то и выбор тех должностей, на которые можно ее заменить, тоже сокращается.

Но бывают ситуации, когда, например, две ставки санитарки «сливаются» в одну должность врача-терапевта. Такие кадровые перестановки тоже возможны.

Главное, чтобы это было целесообразно и соответствовало мнению руководства на этот счет (основная инициатива с «преобразованием» должна исходить от него).

Интересно, что ситуация с заменой должностей возможна только в сфере здравоохранения. На предприятиях в других сферах уместнее выглядит полный пересмотр штатного расписания, отдельное упразднение и введение новых должностей специальными приказами об изменении в штатном расписании.

Приказ об изменении штатного расписания — это распорядительный акт по предприятию, в соответствии с которым изменяется структура, состав или численность штата, размер заработной платы, наименование подразделений или должностей.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание в государственных организациях составляют по форме Т-3, а в негосударственных могут использовать форму, разработанную самостоятельно. Но как бы оно ни было составлено, его нужно утвердить Приказом руководителя.

Но «штатку» невозможно утвердить раз и навсегда, в нее иногда приходится вносить различные изменения. В этом случае руководитель издает приказ об изменении штатного расписания.

В каких случаях необходим приказ о внесении изменений в штатное расписание

Внося изменения в штатное расписание, руководитель контролирует структуру предприятия, численность штата, и его материальное обеспечение. Приказ о внесении изменений в штатное расписание (ШР) работодатель имеет право издать при необходимости в любой момент своей деятельности. В частности, можно:

• исключить вакантные должности или целые подразделения компании, в связи с организационными изменениями;
• ввести новые единицы, если необходимо расширение производства, реализации или увеличение объема оказываемых услуг;
• сократить занятые единицы, в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
• изменить оклады;
• переименовать подразделения или должности.

В любом случае решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным распоряжением. При этом поправки в ШР можно сделать двумя способами:

• изменить старый документ;
• утвердить новое ШР.

Важно только учитывать, что сроки от издания распоряжения до его вступления в силу могут варьироваться в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ. О том, как утвердить новое ШР, мы уже рассказывали в отдельном материале. В конце статьи можно скачать образец распоряжения об утверждении документа (2020). Образец приказа об изменении штатного расписания можно разработать самостоятельно, используя примеры бланков, унифицированной формы этого документа нет.

Порядок подготовки и издания приказа

Работодатель самостоятельно принимает решение о том, каким способом изменить ШР. Например, при сокращении численности работников не обязательно утверждать и вводить этот новый локальный кадровый акт, достаточно внести изменения в уже действующий. При желании руководства организации одно ШР, утвержденное первоначально, может действовать все время. Документ только будет иметь разные версии, каждая из которых будет утверждена отдельным распоряжением.

После того как руководитель решил внести поправки, он должен дать распоряжение уполномоченному лицу, обычно это специалист по кадрам, подготовить необходимый документ. Локальные акты, связанные со ШР, являются общими по организации. Правда, чтобы выделить их из числа других, допустимо назначение им специального индекса, к примеру «ШР». Хранить такие документы желательно в отдельной подшивке, для ограничения доступа к персональной информации работников, ведь в них содержится информация о размере окладов.

Важно помнить, что если в организации есть вакантные должности, в силу статьи 25 работодатель обязан информировать об их наличии органы службы занятости. Делать это нужно каждый месяц. Поэтому держать в ШР «резервные места» нежелательно. Если человек уволился, а кандидата на его место пока нет или руководитель считает нецелесообразным брать на работу такого специалиста, должность лучше временно исключить из ШР. Тем более что вернуть ее никакого труда не составит.

Унифицированной формы такого распоряжения не существует, поэтому этот локальный акт всегда составляется работодателем в произвольной форме. Однако требования к его содержанию все же есть. В подробной статье нашего портала «Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году» вы можете найти образец — Приказ о введении штатного расписания.

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году

Какие сведения должны содержаться в документе

Пример приказа об изменении штатного расписания можно посмотреть в качестве рекомендации перед подготовкой документа, кроме того, необходимо ориентироваться на правила заполнения любого распорядительного акта. Приказ всегда печатается на фирменном бланке организации. В нем должно быть указано полное название фирмы, а также наименование самого распорядительного акта — «Приказ». Кроме того, к оформлению этого документа предъявляются следующие требования:

1. В названии акта обязательно должно быть указание на его краткое содержание, например: «О внесении изменений в штатное расписание».
2. У документа должны быть номер и дата составления.
3. Текст должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой необходимо указать причины внесения поправок, а во второй — конкретизировать их. В качестве причин могут быть указаны, например, реорганизация фирмы, оптимизация структуры организации либо введение профессиональных стандартов.
4. Если необходимо, в документе можно дать распоряжения уполномоченным лицам и отделам на подготовку сопутствующих процедур и документов (например, увольнение сотрудников при сокращении штатных единиц).

Подписать данный локальный акт должен директор предприятия либо уполномоченное на это лицо.

Следует обратить внимание, что в некоторых случаях (сокращение штата, корректировка окладов для действующих занятых должностей) необходимо заранее внести изменение в штатное расписание (образец приказа прилагается), то есть, дата введения поправок может не совпадать с датой самого документа, так как поправки вводятся позже. Это случается тогда, когда нормы ТК РФ требуют известить работников заранее о новых условиях, например, об увольнении в связи с сокращением их должностей или корректировок условий трудового договора (увеличение или уменьшение окладов). О таких поправках следует сообщить за два месяца, поэтому и распоряжение будет издано заранее. В других случаях (если должности вакантны) новые правила могут вступить в силу сразу.

При дополнении или удалении свободных позиций работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми поправками. Если речь идет о нововведениях для действующих сотрудников (например, о сокращении их должностей), то с ними необходимо ознакомить под роспись. Для этого не обязательно предоставлять сам документ, достаточно направить уведомления о внесенных изменениях. В случае отказа от ознакомления придется составить соответствующий акт.

Какими приказами утвердить ШР

Сокращение структурного подразделения

Рассмотрим образец приказа, изданного в связи с сокращением целого структурного подразделения предприятия — отдела по работе с дебиторской задолженностью. Все должности в отделе не заняты, поэтому новые условия вступают в силу через два дня — в первый рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не нужно.

Штатное расписание — официальный действующий документ фирмы, регламентирующий и утверждающий структуру, состав, число работников. Подробно описывает список всех структурных подразделений, функционирующие должности и специальности.

В документе прописана сумма заработной платы каждой единицы. Но иногда возникают моменты, требующие необходимость внесения изменений и поправок его содержания. Внесение изменений возможно двумя способами: вынесение приказа об изменении штатного расписания с абсолютно новым текстом и корректировка предыдущего приказа со всеми соответствующими изменениями и присвоением ему нового регистрационного номера.

Образец внесения изменений в штатное расписание

Внесение изменений в штатку возможно в результате возникновения следующих обстоятельств:

• 1.утверждение новых должностей и подразделений;
• 2.устранение существующей должности или подразделения;
• 3.сокращение численности организации;
• 4.изменение заработной платы;
• 5.переименование существующих должностей в новые;
• 6.реорганизация фирмы.

Этот перечень неисчерпывающий, это всего лишь наиболее распространенными причинами, влекущими изменение штатки.

Приказ подготавливается сотрудниками отдела кадров по распоряжению руководителя. В нем указывается дата внесения того или иного нововведения, название должностей (в случае переименования существующих или введение новой), фиксированная сумма размера заработной платы. Далее указывается причина введения изменений в существующий документ. В конце документа ставится подпись руководителя организации.

Приказ об изменении штатного расписания

При возникновении хотя бы одного из вышеописанного условия руководство принимает решение о корректировке документа. Для этого руководство подразделения пишет служебную записку содержание которой обосновано описывает причины необходимости корректирования текста штатного документа. После рассмотрения записки и согласования всех пунктов, указанных в ней руководитель предприятия издает в утвержденной форме приказ о внесении изменений в штатное.

В этом документе содержится список всех изменений. Текст его условно разделен на части: первая констатирует вносимые изменения, а вторая содержит распоряжение руководителя организации о введении его в действие.

Изменение должностей в штатном расписании

Когда у фирмы сложная структурная организация (во всех существующих подразделениях имеются должности с похожими названиями) возникает потребность внесения изменений в штатное расписание, связанных с изменением должностей.

В таком приказе важно указать подразделение и должности которые подвергаются переименованию. Все работники обязательно информируются о вносимых изменениях и вносятся соответствующие пометки в их трудовые.

Изменение размера оклада в штатном расписании

В случае когда оклад подвергается изменению, этот факт также подлежит внесению изменений.

Причинами для приказа об изменении штатного документа являются: доп соглашение к основному трудовому договору соответствующего работника, оклад которого повышается или понижается; утвержденный приказ руководства организации, в котором указано наименование должности, причины таких нововведений, и размер получаемого лицом оклада.

До работников, занимающих должности оклад которых изменен доводятся предстоящие изменения. После информирования сотрудник знакомится с дополнительным соглашением, дает свое согласие на вносимые изменения подписью и только после соблюдения всех вышеописанных условий документ подлежит изменению.

Введение новой должности в штатном расписании

Еще одно самое популярное основание внесения изменений в штатное расписание — это введение новой должности в штат организации.

Руководство выносит решение о важности введения новых должностей (это может быть следствием изменения деятельности фирмы, которое требует деятельности квалифицированного специалиста, который будет заниматься функционированием новой отрасли производства.

После этого в действующую штатную документацию вносится изменение. В новом издании указывается название вводимой должности, должностные обязанности и размер получаемого оклада.

Зачем нужен приказ по штатному расписанию

Штатное расписание (или «штатка») составляется с момента создания организации и изменяется исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя. Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, и информацию о количестве сотрудников. Чтобы документ имел юридическую силу, дополнительно требуется издать образец приказа о штатном расписании 2020 года. Все правила и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

«Штатка», являясь одним из основных документов работодателя, включает сведения о структуре, количестве работников, фонде зарплаты. Необходимость изменения любого из этих элементов связана с разработкой и изданием обновленного штатного, которое утверждается новым приказом.

Когда составляют приказ на утверждение

Это отправная точка, позволяющая использовать штатное расписание в учреждении. Документ необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция в соответствии со штатным расписанием, и размер дохода, соответствующий определенному в «штатке».

Приказ об утверждении требуется в процессе осуществления планирования, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же документом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.

Как составить

Образец приказа об утверждении нового штатного расписания оформляется на стандартном бланке предприятия. В нем указывается:

• количество работников;
• фонд оплаты труда;
• дата, с которой расписание вводится в действие.

Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.), так как главная цель документа — определить структуру, штатную численность и размер заработной платы. Приказ подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.

Уставом разрешено определить и другой порядок, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола). А вот на сайте организации штатное расписание, как правило, не размещается и через почтовые ресурсы (mail, др.) не рассылается.

Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров. Форма не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Когда составляют приказ на изменение штатного расписания

Такое распоряжение издается, когда требуется закрепить нововведения:

• исключить вакансии или структурные подразделения из-за организационных перемен в деятельности учреждения;
• ввести новые вакантные единицы в случае расширения производств или увеличения числа услуг;
• сократить единицы;
• поменять оклады;
• изменить названия должностей или целых подразделений.

Оформить подобные изменения можно:

• разработав приказ по изменениям;
• утвердив новое штатное расписание.

Руководитель предприятия сам решает, какой способ выбрать.

ВАЖНО! Проводя процедуру сокращения штата или численности, работодатель не обязан вводить в действие новое штатное. Он вправе внести изменения в имеющееся. Это означает, что организация в процессе деятельности имеет одну «штатку» и приказами регулирует ее изменения.

Как составить распоряжение об изменении штатного расписания

Единый формат документа не утвержден. Работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную форму. В проект приказ следует включить:

• дату введения изменений;
• названия новых подразделений или должностей;
• новое количество штатных единиц;
• размер оклада, доплаты и надбавки.

Изменения вводят:

• с даты издания приказа;
• с даты, обозначенной в приказе для введения в действие изменений.

Это значит, что изменения вводятся позже: к примеру, дата издания приказа — 10.06.2019, а изменения — с 01.07.2019.

Приказ подписывает руководитель.

Что делать после подписания

У работодателя нет обязанности знакомить работников с самим штатным расписанием или с приказом о его утверждении, поскольку оно не является локальным нормативным актом, связанным с трудовой деятельностью. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность предусмотрена коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом (Письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Как часто требуется утверждать новое расписание

Закон не требует ежегодно издавать приказ об утверждении. Но если в течение года в документ вносились изменения в виде дополнений, то в начале календарного года вводится новый вариант «штатки» — так удобнее в работе. Для бюджетных и некоммерческих организаций период, на который он утверждается, определяется собственником имущества и зависеть от выделенного бюджета.

При введении нового варианта старый выводится из употребления. Требуется ли его хранить? Обязательно! В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Прик. Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) по месту разработки и утверждения, имеют постоянный срок хранения.