Урок русского языка в 5 классе

по теме: «Правила написания письма»

учитель русского языка и литературы

ОГАОУ «Центр образования «Ступени»

Козлова Ольга Васильевна

г. Биробиджан 2017г.

Урок: «Правила написания письма»

Цель урока: Познакомить учащихся с правилами написания письма, с его структурой и видами писем. Дать возможность осознать важность переписки, овладевать культурой выражения чувств.

Задачи: Учить выделять обращения в тексте; использовать речевые формулы, использованные в нём. Учить писать поздравительное письмо.

Развивать умения выделять главное, развивать речь.

Воспитывать культуру человеческих отношений.

Ход урока

Эпиграф

С помощью письма лучше всего проникаешь в человека:

чёрные слова на белой бумаге — это душа нараспашку.

Г.Мопассан.

Вступительное слово учителя: Наш урок будет посвящён древнему, благородному, но, к сожалению, утраченному нами искусству — умению писать письма. На уроке мы познакомимся с правилами написания письма, повторим обращения и предложения по цели высказывания.

Историческая справка.

В 1708 году Петр 1 ввел гражданский шрифт вместо церковнославянского. Была издана «Кумплементальная книга» ( книга с образцами писем). Один из образцов таких писем:

Просительное писание некоторого человека к женскому полу:

» Моя госпожа! Я перед долгим временем честь искал с вами в компанию прийти и потом соизволения просити, дабы я себя мог за вашего преданного слугу почесть, но понеже вы столь набожны, что вас нигде Инде кроме церкви видеть не получаю, однакож и в сем святом месте через частые усмотрения вас яко изрядного ангела толико желания к вашей знаемости получил, что того скрытии не могу».

— Какое же значение в жизни людей имеют письма.

Вывод: Правильно! С помощью писем люди общаются друг с другом на расстоянии, сообщают друг другу новости, рассказывают о своей жизни, поддерживают в трудные минуты, разделяют радость.

• Кто из вас писал письма и как давно это было? Уметь писать письма — это эпистолярное искусство. Обратимся к «Толковому словарю» под редакцией Ожегова и узнаем. Что же обозначают слова: эпистолярный, письмо, адресат.

Эпистолярный-1)относящийся к частной переписке, письмам;

• 2) имеющий форму письма.

Письмо — Написанный текст, посылаемый для сообщения чего — нибудь кому — нибудь.

Адресат — тот, кому адресовано письмо, почтовое отправление.

Запишите эти слова в тетрадь.

• Какие бывают письма?

В зависимости от цели написания письма бывают личные и деловые. Вспомните, как правильно писать личное письмо, обращённое к другу, родным. Что необходимо соблюдать?

Попробуем обратиться к таблице и ещё раз повторим, что мы должны знать о правилах написания личного письма.

К деловым письмам мы относим письма — пожелания, письма — поздравления.

Давайте посмотрим образцы таких писем.

письмо-пожелание.

Дорогие дети!

От души желаю вам, хорошие маленькие люди, будьте всю жизнь чутки и отзывчивы к чужому горю. Будьте здоровы, любите друг друга.

Крепко жму ваши лапки, да будут они честны и сильны.

Максим Горький.

Б) письмо-поздравление

С днем рождения мои дорогие близнецы!

Всегда о вас думаю, для вас собираю интересные книги. Любите нашу Родину, растите веселыми, здоровыми, дружными, упорными в учении

итруде. Любящий вас дедушка Коля.

В) письмо- информация

Здравствуйте, дорогие мама и папа!

Пишу вам из санатория. Мне тут очень нравится. Когда вы приедете? Я уже соскучилась по дому. Приезжайте скорее, не забудьте привезти кроссовки. Целую.

Ваша дочь Оля.

Итог: письма-пожелания; поздравления, информация.

Кому адресованы? Родителям, близким, друзьям.

Сегодня мы будем учиться писать поздравительные письма. Они составляют самый приятный и радостный раздел делового письма. Они присылаются в преддверии праздника.

-Как вы думаете, из каких частей должно состоять поздравительное письмо? Будет ли оно написано как личное?

Правильно, оно никак не будет написано, как личное. Во — первых, поздравительное письмо относится к деловой переписке, во — вторых, оно составляется в торжественных случаях. Значит, письмо — поздравление должно быть выдержано в официально — деловом стиле.

Структура поздравительного письма:

1.Обращение;

2.указываем цель, в которой изложена причина поздравления;

3.основной текст;

4.заключение;

5. подпись.

• Как следует обращаться к официальному лицу?

Обращение начинаться со слов: «Уважаемые…». В нём должны звучать приветливость и доброта. Если мы обращаемся, например, к президенту, то слово «Вы» пишется с большой буквы, а если обращаемся к коллективу, то уважительное «вы» пишем с маленькой буквы.

В поздравлениях допускается «Примите наши искренние и сердечные поздравления…»,

«Поздравляем..», «Желаем…»

Завершается письмо — поздравление формулой вежливости с уважением.

Письма — поздравления пишут от руки — такие послания выглядят более сердечными и тёплыми.

При написании поздравительного письма помни:

-для письма используют открытку, целый или половинный лист бумаги, в зависимости от размера и текста письма;

• в конверт не положено вкладывать лист, сложенный более, чем в два раза;

• В знак уважения к адресату поздравления и благодарности пишутся от руки;

• при обращении к адресату в форме «Уважаемый» применяется при обращении к официальным лицам, а «дорогой» — к близким людям;

• обращение «здравствуйте» в поздравительных письмах не используют;

• в конце письма отправитель подписывает своё полное имя и указывает дату отправления.

Сейчас мы составим такое поздравление космонавтам на орбиту. С каким праздником мы их должны поздравить?

50 лет назад , 12 апреля 1961 года в 6 часов 7 минут с космодрома Байконур со стартовой площадки был осуществлён пуск ракеты- носителя «Восток К72 К», которая вывела на околоземную орбиту советский космический корабль «Восток» с человеком на борту. Пилотировал его Юрий Алексеевич Гагарин (позывной первого космонавта «Кедр»). Полёт продолжался 1 час 48 минут. После совершения оборота вокруг Земли спускаемый аппарат корабля совершил посадку на территории СССР в Саратовской области.

День 12 апреля стал праздником — Днём космонавтики. Но не все космонавты отмечают этот праздник на земле. Работа на МКС продолжается и в праздники. Наше поздравление пусть принесёт им радость, пусть они знают, что ими мы гордимся.

Уважаемые лётчики — космонавты!

Мы, ученики 5 класса «Центра образования «Ступени» Биробиджана, воспользовались предоставленной возможностью поздравить вас с праздником сильных, смелых, мужественных людей — Днём космонавтики.

Мы восхищаемся вашим подвигом. Нам есть чем гордиться и на кого равняться. Мы всегда будем помнить, что начало освоению космоса, проложил великий советский человек — Юрий Алексеевич Гагарин. Золотыми буквами вписаны в историю имена и других космонавтов: Германа Титова, Павла Поповича, Валентины Терешковой, Светланы Савицкой, Алексея Леонова . и других отважных лётчиков.

Мы гордимся, что являемся вашими современниками и мечтаем о будущем.

Мы видим будущее таким: космические корабли уносят нас на другие планеты и в другие Галактики. Мы — учёные и исследователи, совершаем новые открытия и отправляемся в неизведанные дали космоса. Но уже сейчас мы представляем, как на орбите нашей красавицы — Земли проходят уроки географии, рисования, музыки, литературы. А как было бы замечательно провести там свой выпускной бал. Нам так хочется увидеть космос, притронуться к яркой звезде.

А пока мы — дружный класс, стараемся учиться так, чтобы и нами потом гордилась Родина, чтобы наши мечты сбылись. Нам есть, чем гордиться и на кого равняться.

Желаем вам в этот замечательный день новых побед и достижений, крепкого здоровья, мира, истинного космического счастья и долгих лет.

С уважением ученики 5 класса

г. Биробиджана.

Как правильно написать письмо-запрос

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

• индивидуальными предпринимателями;
• частными гражданами;
• представителями органов власти;
• общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

1. Наименование отправителя.
2. Наименование получателя (адресата).
3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

• по обычной почте;
• по е-мэйл;
• передать по факсу;
• передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

• прайс-лист;
• условия акции, предоставления скидок;
• технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

• Роман Мориц

Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

Что можно запрашивать?

• Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
• Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

Структура письма

Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

• сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
• затем – дата составления и исходящий номер документа;
• заголовок, отражающий суть вопроса;
• обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
• суть вопроса;
• благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
• благодарность;
• должность, ФИО и подпись отправителя.

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

• «на основании наших предварительных договорённостей»;
• «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
• «в соответствии с заключенным договором»;
• «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

• «просим сообщить о…»;
• «будем крайне признательны, если Вы…»;
• «просим выслать…».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

• «просим ответить по возможности скорее»;
• «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
• «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
• «с нетерпением ждём Вашего письма»;
• «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Образец письма-запроса о предоставлении документов

«Уважаемый Владимир Александрович!

Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

• устав организации;
• свидетельства ОГРН и ИНН;
• свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
• приказ о назначении на должность генерального директора.

Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на general@site.com)».

Образец письма-запроса о предоставлении информации

«Уважаемый Пётр Владимирович!

Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

Образец письма-запроса о разъяснении

«Уважаемый Александр Петрович!

В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

Образец письма ответа на запрос информации

Ответ на запрос о предоставлении информации

На бланке отвечающей организации

(с указанием ОГРН, ИНН, КПП,

почтового адреса, номеров телефонов

организации и др.)

_________________________________ _________________________________ (должность, Ф.И.О. руководителя, наименование организации, приславшей запрос)

г. _______________ Исх. N ____ от «___”___________ ___ г. на Вх. N _____ от «___”___________ ___ г.

на запрос о предоставлении информации

В ответ на Ваш запрос от «___”_______ ___ г. исх. N _____ сообщаем, что оригиналы необходимых Вам документов находятся у ____________ по адресу: __________, тел. ________.

Копии запрошенных Вами документов прилагаются к настоящему письму:

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

Как правильно составить письмо-запрос

Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

Наиболее частые причины составления письма-запроса:

Нужно получить информацию о товарах.

Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.

Уточнение сроков поставки.

Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.

Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

План написания письма-запроса

Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

В связи с&hellip

Ввиду несоответствия действий&hellip

Для согласования спорных моментов&hellip

Из-за срыва сроков поставки&hellip

Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

Просим Вас сообщить о&hellip

Просим погасить долг&hellip

Прошу предоставить информацию о&hellip

Будем Вам признательны, если&hellip

Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

Просим ответить как можно скорее&hellip

Настоятельно просим ответить в течение двух дней&hellip

Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее&gt&gt

Письмо-запрос – это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т.п.

При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.

Как написать письмо-запрос

Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.

Образец письма-запроса

Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема – письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы. там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье.

Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов (такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т.д.). На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ .

Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д.

Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу:

«В соответствии с п. Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа».

Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название.

Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений. И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

Письмо-запрос – образец оформления в формате doc.

Еще пример письма-запроса

Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г. а также сообщить об условиях платежа и доставки.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:

повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к. сообщаем. В ответ на Ваш запрос о. направляем.

изложение информации по запросу.

Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:

повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением)

аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято

констатация отказа или отклонения предложения.

В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. К глубокому сожалению, проблемы с. не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.

При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту). В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

о принятии запроса к рассмотрению

о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя

об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.)

об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:

Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. Идя навстречу Вашим пожеланиям. Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. Мы готовы учесть все Ваши замечания. Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.

1. Разновидности инфо-писем
2. Оформление
3. Примеры

Информационное письмо – это, по сути, классическое деловое послание. Оно не имеет специфической цели – с помощью информационных писем можно уведомлять партнёров о каких-либо изменениях внутри вашей компании, предоставлять на их «суд» ваши новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязанностей по договору с вашей стороны… Словом, это обычное деловое сообщение, которое пишется в свободной форме, но ограничено нормами деловой переписки.

Разновидности инфо-писем

1. Письма-сообщения. Они представляют собой уведомление (извещение) о каких-то процессах. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене гендиректора или реквизитов фирмы (в том числе банковских), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т.п.
2. Письма-заявления. В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться.
3. Письма-подтверждения. Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».
4. Письма-напоминания. В них адресату сообщается, что тому нужно что-то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору.
5. Рекламно-информационные письма. Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы эти послания кто-нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными.

Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо-посланий. При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.

Образец информационного письма вы можете найти .

Оформление

Структура и реквизиты инфо-письма стандартны, как и правила составления. В «оформительском» смысле информационные послания должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм же их написания довольно прост.

1. В левом верхнем углу бланка указываются реквизиты вашей фирмы – название, юридический адрес, контактные данные и т. д. Можно заполнить эти сведения вручную, заранее пропечатать в файле-образце или просто поставить штамп компании, если он у вас есть. Штамп содержит все нужные реквизиты, и дополнительно вам придётся указать лишь дату составления письма и его исходящий номер. Если вы пишете ответное письмо, обозначьте рядом дату и номер входящего документа.
2. В правом верхнем углу нужно указать сведения об адресате. Обычно здесь можно обойтись должностью и ФИО руководителя-адресата, но в идеале следует прописать ещё и название самой компании вкупе с адресом её нахождения (включая индекс).
3. По центру напишите заголовок, отражающий тему и содержание письма (например, «О возникших в процессе поставки сложностях», «О результатах совещания»).
4. В содержательной части изложите информацию, которую хотите донести до получателя. Начинайте текст с фраз «информируем вас о…», «доводим до вашего сведения, что…», «извещаем вас о…». Старайтесь избегать многословности, пишите лаконично и упорядоченно, не перескакивая «с пятого на десятое». Не забывайте: если суть можно изложить в пяти предложениях, не надо исписывать целый лист. Это касается, кстати, и рекламных текстов (даже коммерческое предложение не должно занимать больше одного листа). Написанное по типовому образцу информационное письмо о смене директора, например, занимает буквально 4–5 строк.
5. Если вы прикладываете к посланию какие-либо документы или другие дополнительные материалы, перечислите в конце содержательной части все приложения. Дайте к ним краткие пояснения, если нужно. Укажите количество листов в прилагаемых бумагах.
6. Завершите письмо формулировкой «С уважением…» (или любыми аналогичными). В самом конце нужно указать должность отправителя и его фамилию с инициалами. Отправителем может быть руководитель, его заместитель либо делопроизводитель. Если написанием и отправлением деловой корреспонденции занимаетесь лично вы, ставьте свою подпись. Если же вести переписку уполномочен кто-либо из ваших сотрудников, можно указать в качестве отправителя его. А иногда инфо-письма рассылаются десяткам и сотням людей сразу (например, всем клиентам фирмы). Расписываться на каждом из них – задача не самая приятная. В таких случаях можно обойтись и без неё.

Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д. А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов.

Примеры

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так:

«Уважаемый Владимир Петрович!

Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.

Новые реквизиты:

к/с 30157710200000000704

р/с 65462810810000002774

БИК 044895627

Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».

Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику. Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное. Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно. В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы.

И не забывайте о том, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой корреспонденции.

Образец заявления 59-ФЗ (обращение граждан)
Файл: Загрузить

Образец запроса по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подтверждающих право на землю и иные имущественные права»
Файл: Загрузить

Образец запроса по предоставлению муниципальной услуги » Предоставление доступа к справочно-поисковому аппарату библиотек, базам данных
Файл: Загрузить

Образец запроса по предоставлению мун. услуги «Предоставление информации о времени и месте театральных представлений, филармонических и эстрадных концертов и гастрольных мероприятий театров и филармоний, киносеансов, анонсы данных мероприятий»
Файл: Загрузить

Образец заявления по предоставлению муниципальной услуги «Выдача справок об отказе от преимущественного права покупки доли в праве общей долевой собственности на жилые помещения»
Файл: Загрузить

Образец заявления «Предоставление объектов муниципального нежилого фонда во временное владение и (или) пользование»
Файл: Загрузить

Образец Заявления о присвоении (изменении, аннулировании) адреса объекту адресации
Файл: Загрузить

Образец Заявления о приеме в эксплуатацию после переустройства и (или) перепланировки жилого (нежилого) помеще
Файл: Загрузить

Образец Заявление о переустройстве и (или) перепланировке жилого помещения
Файл: Загрузить

Образец Заявления об обмене жилой площади
Файл: Загрузить

Образец заявления по предоставлению муниципальной услуги «Выдача документов (выписки из домовой книги, выписки из похозяйственной книги, карточки регистрации, справок и иных документов»
Файл: Загрузить

Образец заявления по предоставлению муниципальной услуги «Выдача документов (выписки из домовой книги, выписки из похозяйственной книги, карточки регистрации, справок и иных документов»
Файл: Загрузить

Образец запроса по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим и генеалогическим запросам»
Файл: Загрузить

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.