Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

• для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
• для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Росархива № 236, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 434). Однако есть ряд нюансов:

• «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 445 приказа № 236).
• Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

О нюансах организации архива в компании или у ИП рассказал инспектор по труду Государственной инспекции труда в Нижегородской обл. В.И. Неклюдов. Изучите разъяснения чиновника, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+. Это бесплатно.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

В процессе оформления отпусков создается не так уж много документов. Прежде всего, это графики трудовых отпусков, которые, как правило, составляются в отделе кадров на весь календарный год и утверждаются руководителем организации, а также заявления работников о предоставлении трудового отпуска или части трудового отпуска и приказы, издаваемые руководителем организации о предоставлении трудового отпуска (или части отпуска) работнику. В случае производственной необходимости работника могут отозвать из отпуска. По этому поводу также издается приказ руководителя об отзыве работника из отпуска с предоставлением ему неиспользованной части отпуска в другое время или компенсации за неиспользованный отпуск.

Таким образом, можно отметить, что при оформлении трудовых отпусков создаются следующие группы документов: графики отпусков, заявления о предоставлении отпусков, приказы руководителя организации о предоставлении отпусков, отзыве из отпуска. Все они имеют свой срок хранения в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. Графики трудовых отпусков в соответствии с п. 666 Перечня типовых документов хранятся 1 год. Заявления о предоставлении трудовых отпусков в Перечне типовых документов не указаны. Зачастую в организациях при наличии утвержденного руководителем графика трудовых отпусков заявления о предоставлении трудовых отпусков не составляются, а отпуск предоставляется на основании приказа руководителя в соответствии с графиком. В то же время на практике встречаются ситуации, когда составляются и графики, и заявления, то есть в наличии две группы документов. Это, как правило, наблюдается в организациях с большой штатной численностью, особенно при большой текучести кадров, когда строго следовать графику трудовых отпусков не представляется возможным. В ранее действующем Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82, заявления работников о предоставлении трудовых отпусков имели такой же срок хранения, что и графики отпусков. Думается, что это разумно. Таким образом, при отсутствии в Перечне типовых документов таких документов, как заявления о предоставлении трудового отпуска, можно определить их срок хранения в 1 год.

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Вопрос:

Где должны храниться следующие документы: заявления сотрудников на увольнение, заявления на отпуск, соглашения сторон о прекращении трудового договора?

Ответ:

Заявления сотрудников на увольнение, заявления на отпуск, соглашения сторон о прекращении трудового договора могут храниться в личных делах работников (если в организации ведутся личные дела работников) либо в отдельных делах (папках) в соответствии с номенклатурой дел текущего делопроизводства.

Если в организации ведутся личные дела работников, и все вышеперечисленные документы будут храниться в личных делах работников, которые должны передаваться в архив, то соответственно и все входящие в состав личного дела кадровые документы будут храниться в архиве.

В случае, если в организации личные дела работников не ведутся, то вышеперечисленные документы группируются в дела (папки) в соответствии с установленными сроками их хранения, в зависимости от которых:

1) заявления сотрудников на увольнение, соглашения сторон о прекращении трудового договора, а также заявления на следующие виды отпусков:

• отпуска работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• отпуска по уходу за ребенком;
• отпуска без сохранения заработной платы

должны храниться в архиве;

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

• бумаги, законченные производством до 01.01.2003, — в течение 75 лет;
• после этой даты — 50 лет.

Обратите внимание! Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т. к. в качестве документа-основания приобщаются к приказу на отпуск.

На основании ч. 3 ст. 6 закона № 125 утвержден перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, далее — Перечень).

Так, п. 434 Перечня устанавливает, что документы, в том числе заявления, являющиеся приложением к приказу, должны храниться 5 или 75/50 лет в зависимости:

• от вида отпуска;
• условий, в которых трудятся на предприятии.

Важно! Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников.

График отпусков не должен быть уничтожен ранее, чем через 3 года после окончания его действия.

О том, когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, читайте готовое решение КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75/50 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

Важно! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75/50 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается.

Также хранятся 75/50 лет заявления от всех работников:

• на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
• отпуск без сохранения зарплаты.

Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет.

Обратите внимание! Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.

Хранение заявления о предоставлении отпуска

Важно! Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения п. 445 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75/50 лет.

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов.

Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75/50 лет.

Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

1. Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
2. Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

• приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;
• приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@;
• приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.

Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам:

Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

Важно! Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации).

При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов

Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст. 5.27, 13.20 и 13.25. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обратите внимание! Судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства.

Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018, нарушение установленного государством порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов имеет значительную степень общественной опасности. При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей.

Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства. Согласно постановлению Калужского облсуда от 29.09.2016 по делу № 4А-325/2016 при возникновении крайней необходимости и особом стечении обстоятельств (в рассматриваемом примере это неблагонадежность единоличного исполнительного органа) сохранность документов компании, в том числе архивных, может обеспечивать член совета директоров.

***

На основании приведенной в настоящей статье законодательной базы можно сделать вывод о скромном регулировании рассматриваемого вопроса в части негосударственных юридических лиц. Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.