Данная статья будет полезна и работнику, и бухгалтеру или руководителю предприятия.

Ниже подробно рассказано о том, какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны, как правильно оформить эти документы, как рассчитать сумму выплат.

Нормативная база

Служебной командировкой считается поездка работника по указанию руководства для выполнения поставленных производственных задач за пределами места постоянной работы на определенный срок (подробнее в ст. 166 Трудового кодекса).

Трудовой кодекс РФ

Поездка не будет считаться командировкой, если:

• проходит в рамках одного дня;
• имеет регулярный характер.

Первый документ, который составляют для отправки сотрудника в командировку, – это соответствующий приказ.

Такой порядок оформления предписан третьим пунктом Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2020 года №1595 отменяет обязательную выдачу командировочного удостоверения и фиксацию служебного задания в приказе.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595

Статьи Трудового кодекса 167-168 закрепляют право работника получить от компании возмещение всех расходов, связанных с поездкой, а именно:

• проезд до места назначения;
• аренда жилья;
• другие потребности, связанные с пребыванием в командировке (кроме затрат на еду).

Питание в отъезде не признается расходом компании (письмо Минфина России от 9 октября 2020 г. №03-03-06/57885).

Письмо Минфина 03-03-06-57885

Также работнику начисляют суточные.

Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ

Когда требуется оформить командировку за счет принимающей стороны?

Если принимающая сторона берет на себя все расходы, связанные с прибытием и проживанием посланного к ней работника, то в договоре между компаниями указывают, что данные затраты берет на себя предприятие, куда направлен сотрудник.

Это необходимо сделать, чтобы на предприятии производился в дальнейшем правильный учет расходов.

Оформление командировки за счет принимающей компании не освобождает компанию, где работает командированный, от выплаты суточных.

Как в табеле отметить командировку? Читайте об этом на нашем сайте.

Что делать, если закончилась трудовая книжка? Узнайте .

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Для оформления командировки за счет принимающий стороны в первую очередь нужны такие документы:

• договор между компаниями;
• приказ о командировке.

Согласие принимающей стороны взять на себя расходы, связанные с приездом работника другой компании, прописывается в договоре между предприятиями.

Выглядеть соответствующий пункт может подобным образом – компания-заказчик по данному договору компенсирует компании-исполнителю такие издержки:

• Затраты на проезд к месту выполнения и обратно представителей исполнителя. Затраты на проезд включают: оплату железнодорожных билетов в обе стороны до места выполнения, оплату проезда до вокзала с целью приезда и отъезда.
• Затраты представителей исполнителя на проживание на месте выполнения условий договора: оплату проживания в гостинице «Мир» в стандартном одноместном номере.

То есть, в договоре подробно и конкретно указывается, какой транспорт оплачивается, где размещаются прибывшие работники.

Приказ о командировке оформляют согласно изменениям 2020 года без упоминания о командировочном задании, вместо этого указывают цель командировки.

Приказ должен иметь такие ключевые пункты:

• ФИО и должность направляемого работника;
• место назначение и срок поездки;
• цель командировки.

Приказ подписывает руководитель (заменяющее его согласно должностной инструкции лицо) и командируемый сотрудник.

Пример приказа:

Расчет суточных выплат

Для расчета суточных необходимо выполнить такие пункты:

• Определить количество фактических отработанных дней за 12 месяцев предшествующих командировке (или меньше 12, если сотрудник не проработал год в данной компании), исключая дни больничных, отпусков, простоя.
• Определить заработок за данные 12 месяцев. В него не входят отпускные, больничные, материальная помощь.
• Вычислить средний заработок за день.
• Определить количество дней, проведенных в командировке. Постановление Правительства РФ от 29 июля 2020 года № 771, гласит, что время, которое сотрудник был в командировке, определяют из предоставленных проездных документов. Дни простоя по вине принимающей стороны оплачивают как рабочие.

Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771

Рассмотрим конкретный пример.

Данные по работнику приведены в таблице:

Месяц	Заработок за месяц, руб.	Количество отработанных за месяц дней
Июль	2000	14
Август	1000	10
Сентябрь	7000	14
Октябрь	6500	15
Ноябрь	3000	14
Декабрь	7500	14
Январь	8000	18
Февраль	4000	10
Март	5000	14
Апрель	6000	14
Май	7000	14
Июнь	3000	9

Кроме того, у работника был отпуск 14 дней и 7 дней больничного. Июль и август работал совместителем. После чего уволен, а с сентября принят в штат. Получил 2000 рублей отпускных. Командировка длилась с 17 по 25 июля, то есть 9 дней, но в это время было 2 выходных, во время которых сотрудник не привлекался к работе. То есть рабочих дней было 7.

Сумму отработанных дней считают за 10 месяцев, так как первые два были отработаны совместителем с последующим увольнением.

Если бы в штат работника приняли без увольнения, считали бы дни за 12 месяцев.

14+15+14+14+18+10+14+14+14+9-14 (отпуск)-7 (больничный)=115 дней.

Заработок за год также считают без первых двух месяцев:

7000+6500+3000+7500+8000+4000+5000+6000+7000+3000-2000 (отпускные)=57000 рублей.

Сумма командировочных:

57000 (заработок за 10 месяцев)/115 (отработанные за 10 месяцев дни)*7 (длительность командировки)=3470 рублей.

В случае, когда суточные выплаты значительно меньше среднего заработка за месяц, можно производить доплату, предусмотренную коллективным или трудовым договором, нормативным актом предприятия.

Суточные за день командировки на территории России не должны быть больше 500 рублей, за границей – 2500 рублей.

Жилье и транспорт в командировке

Расходы на жилье возмещаются в размере не более 550 рублей в сутки, если работник предоставляет документы, подтверждающие оплату жилья.

При отсутствии документов выплачивают 12 рублей в сутки.

Проезд к месту командировки оплачивают в фактическом размере, возмещают затраты на обязательное личное страхование пассажиров, плату за постельное белье в поезде, оформление проездных документов.

Затраты на транспорт оплачивают таким образом:

Вид транспорта	Максимальная оплачиваемая предприятием комфортабельность	Расчет стоимости без подтверждающих документов проводят согласно данных о цене билетов таких категорий
железнодорожный	купе в скором фирменном поезде	плацкартный вагон пассажирского поезда
морской	каюта пятой группы	каюта десятой группы
речной	каюта второй категории	каюта третий категории
воздушный	экономкласс	экономкласс
автомобильный	средства общего пользования (исключая такси)	автобус общего типа

Если командируемый отправился на своем личном транспорте, то пишут служебную записку в произвольной форме, к ней прилагают путевой лист, чеки и квитанции.

Уплата налогов

Все расходы на командировки и суточные не облагают страховыми взносами (ПФР, ФСС, ФОМС – п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ).

Также с их суммы не удерживают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), если:

• суточные за командировку на территорию России не превышали 700 рублей в день;
• суточные за командировку вне приделов России не превышали 2500 рублей в день.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, удерживают НДФЛ из полученной суммы суточных, которые зашли за лимит, с последующей выплаты сотруднику денежного дохода.

В письме Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5 указано, что удерживают НДФЛ после утверждения руководством авансового отчета.

Как осуществляется оплата командировки в выходные и праздничные дни? Читайте в нашей статье.

Каков срок хранения журнала выбывающих в командировки? Узнайте .

Что собой представляет аккордно-премиальная оплата труда? Смотрите .

Авансовый отчет и проводка в бухгалтерии

Работник сдает авансовый отчет на предприятие, где он работает, в течение трех дней после возвращения из командировки, по форме № АО-1.

Авансовый отчет-ao-1

За получение отчета бухгалтер оставляет расписку.

К авансовому отчету командируемый должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы. Список сдаваемых документов работник должен перечислить на оборотной стороне авансового отчета.

Бухгалтер анализирует авансовый отчет в срок, определенный правилами документооборота предприятия. После отчет утверждает руководитель компании.

После этого средства или услуги, приобретенные в командировке, принимаются к учету проводкой:

Д 10 (08, 20, 26, 44) — К 71 — Приняты к учету товары (работы, услуги), приобретенные согласно отчету

При оформлении командировки за счет принимающей стороны следует помнить, что все условия оплаты издержек на проезд и проживание сотрудников оговаривают в договоре максимально подробно, авансовый отчет работник сдает на предприятие, где он работает на постоянной основе.

Такой вид командировки не освобождает предприятие от уплаты суточных своему штатному специалисту.

Следует помнить о недавних изменениях в порядке оформления командировки, внесенных в 2020 году, которые отменили необходимость выдачи командировочных удостоверений и фиксации служебного задания в приказе.

Вы желаете с самого первого студенческого дня неуклонно двигаться в сторону работы с обилием командировок. Как вам действовать?

Средняя заработная плата: 50000 рублей в месяц

Рейтинг профессии

Востребованность 76% Оплачиваемость 85% Конкуренция 80% Входной барьер 50% Перспективы 50%

Шанс повидать мир лишь во время каникул или отпуска устроит далеко не каждого. Многие из вас хотели бы сочетать интересную работу с не менее интересными – а главное, регулярными! – путешествиями, причем не отпрашиваться у начальника, а ехать по его же настоянию. С другой стороны, подрастает немало и «домашних» ребят, которых категорически не устроила бы необходимость трудиться вдалеке от родных и близких. Давайте же изучим воображаемое табло со «служебными рейсами»!

Выбирая вуз

Итак, вы абитуриент и желаете с самого первого студенческого дня неуклонно двигаться в сторону работы с обилием командировок. Так вот, представьте себе, что выбранный вами вуз, известный налаженным сотрудничеством с зарубежными университетами и помогающий уехать на стажировку за границу, подобного – «полузарубежного» – стиля работы впоследствии совершенно не гарантирует! Место учебы – это одно, а характер будущей работы – это другое. Вы действительно можете провести незабываемые недели в каком-нибудь чешском, а то и североамериканском университете, приняв участие в программе по обмену, но потом – прочно осесть в российской компании, у которой нет филиала даже в соседнем городе.

Так, после иняза или любого транспортного вуза вы можете попросту оказаться принимающей стороной – размещать прилетевших иностранцев в отечественных гостиницах или работать с прибывшими грузами, в то время как ваши бывшие однокашники будут колесить по миру. Так что вместе с чемоданом, рассчитанным на много-много перелетов, следует выбирать не столько тот или иной университет, сколько конкретное направление подготовки и ряд возможных мест работы.

Кем быть

Этот вопрос для будущего командированного, конечно, более важный и более точный.

• Вы хотите заниматься фармацевтикой (читайте «Профессия фармацевт») и продвигать новые медицинские препараты по всей стране?
• Или вас больше привлекает экология и выезд на объекты (читайте «Профессия эколог»)?
• Или манят внешнеэкономическая деятельность и поездки на иностранные фабрики?
• Желаете ли вы то и дело летать в глубинку в качестве корреспондента газеты, мгновенно составлять себе впечатление о новом месте и через сутки отправлять в редакцию очередной очерк о региональных диковинках (читайте «Профессия журналист»)?
• А может быть, ваш выбор – сфера туризма и вы готовы в рамках промотуров дотошно проверять качество зарубежных гостиниц, которые ваша фирма собирается включать в свой каталог?
• Или вы станете аудитором и посвятите значительную часть своего времени выездным обследованиям бизнесов?
• А вдруг вы будущий переводчик-синхронист?
• А если спортсмен?

Кстати, пример с командировками спортсменов, за чьей работой всё-таки многие болельщики наблюдают с самого своего детства, показывает, что помимо желания странствовать нужны еще особые способности и привычка к регулярному труду. По большому счету, и в других профессиях, щедрых на командировки, всё точно так же. Различать подобные занятия имеет смысл по характеру выполняемой работы да по географии поездок.

Так, юрист, специализирующийся на российском праве, вполне может выехать в другой город на заседание суда, но вряд ли его пошлют с аналогичным поручением за границу. Даже многие звезды эстрады лишены гастролей за рубежом (исключение – места массового проживания эмигрантов из России, где регулярно бывают подобные концерты), зато артисты, представляющие русское народное искусство, наоборот, распевают хором и отплясывают во всех уголках мира. А профессионалы, чья деятельность связана с экспедициями, не отправятся туда, где «нечего копать» или, к примеру, не обнаружены следы обитания интересного малочисленного народа.

А если вы не хотите никуда ехать, будьте внимательны еще на этапе профориентации!

Вот мечтаете вы стать инженером-строителем и целыми днями чертить в AutoCAD. И становитесь, и принимаетесь чертить – а тут оказывается, что надо ехать на согласование в соседнюю область и ходить там в резиновых сапогах по грязи.

Обычно сам сотрудник компании не выбирает места, куда его командируют. Однако возможны исключения!

Ориентируйтесь на масштабы

Один из самых изысканных и оригинальных способов выбора профессии подсказан именно логикой командировок. Сначала вы прикидываете, в какой стране вы хотели бы чаще появляться. Затем – ищете сайты с международными отраслевыми выставками, которые эта страна проводит (ведь если вам нравится эта страна, то вы уже немного владеете ее языком, наверное). Далее – находите на этих сайтах списки организаций-участников и обращаете внимание на то, чтобы на этих отраслевых выставках присутствовала Россия – в текущем году, в прошлом, в позапрошлом… Чтобы она была стабильным участником! В лице каких компаний она представлена? А теперь ищите самые обычные российские сайты этих компаний и размышляйте, выпускников каких вузов и факультетов они берут к себе на работу. Если какой-то из этих факультетов вас действительно заинтересовал и если набор ЕГЭ для поступления туда соответствует вашим любимым предметам хотя бы на 75%, дело за малым – подготовиться и поступить!

Впрочем, персонал в командировку отправляют далеко не только для участия в выставках. К тому же тот, кто действительно хотел бы проводить собственные трудовые будни в разных городах и странах, как правило, не гонится за подобными показательно-праздничными мероприятиями – напротив, его интересует самая обычная жизнь, он хотел бы последовательно сравнивать ее с деловым ландшафтом, изо дня в день наблюдаемым на малой родине. Скорее, он полетит в сибирский или уральский филиал своей крупной и важной компании, чтобы на месте решать непростую локальную проблему. Знаете, что дома и стены помогают? Так вот, желающий разъездов профессионал должен иметь иной склад характера и не рассчитывать на чью-либо поддержку даже в знакомой обстановке. Лучше так: пришел, увидел, победил… Нет-нет: приехал, увидел, победил! Вот каким должен быть этот человек.

Если такой человек придет работать в небольшую компанию, откуда в командировки вообще никого никогда не посылали, то вскоре случится так, что он помчится по стране самостоятельно организовывать региональную сеть филиалов. И станет менеджером по развитию бизнеса в регионах.

Бонус: тем, кто чаще ездит в командировки, больше платят. Нет, необязательно основной оклад такого сотрудника окажется повышенным. Зато время пребывания в командировках будет «тарифицировано» иначе, нежели обычное хождение на работу в знакомый офис, а по возвращении работника могут ожидать премия и дополнительный выходной. Уж во всяком случае оклад за сотрудником в таких случаях сохраняется, а командировочные расходы – возмещаются.

Быт не забыт

Выездная работа не позволит вам сосредоточиться исключительно на узких профессиональных обязанностях. Так, переводчик-синхронист не сможет витать в облаках, размышляя об оттенках лексических значений, когда ему придется утрясать вопрос с размещением иностранцев в гостинице незнакомого города, а гид-экскурсовод обязательно отвлечется от дум об истории культуры, если отправление автобуса задержится на час и туристы примутся нервничать. Мало какому командированному не приходилось самостоятельно решать, что бы такого элементарно поесть вдалеке от дома – только не фастфуд, только не это! – и как работает этот непонятный автомат по продаже проездных у нас-то, мол, совсем другая система! Подумать придется и об отметках в командировочном удостоверении: работы с документами тоже никак не избежать.

Путаетесь в карте родного города и не знаете всех его районов, а злые языки даже говорят о вашем пространственном идиотизме? Если вы хотите ездить в командировки, преодолевайте этот недостаток. Поднажмите на школьную географию, ставьте себе задачу каждую неделю отыскивать там, где вы живете, очередной музей или выставку, ходите с классом в походы, помогайте родителям разрабатывать детальные маршруты совместных поездок на отдых – и запомните, что мох растет с северной стороны деревьев (там, где вообще имеет смысл говорить о севере как о севере).

Разъезды, карьера и семья

Многие не желают ездить в командировки только потому, что не представляют себе, как совместить странствия по городам и весям с будущей «оседлой» семейной жизнью и воспитанием детей. Но на самом деле некоторые отрасли учитывают этот фактор и гибко подходят к тому, сотрудника какого возраста и в каком статусе лучше отправить с поручением в другой город. Так, аудиторы могут увлекаться поездками в начале карьеры и во время ее расцвета, а между этими периодами не возбраняется и перерыв, в который как раз можно уделить больше внимания ребенку.

Однако если, допустим, мужчина обожает командировки и оттого решает за ближайший год успеть посетить все российские города – а детьми и домом, мол, пусть занимается жена, – то при таком стиле жизни есть риск потерять семью: подобная отстраненность от общих забот не проходит даром! Поэтому семейному человеку лучше не принимать решения об отъезде единолично – впрочем, и отказываться от поездки только ради интересов семьи, забывая о себе, не стоит. Здесь нужно искать баланс, ведь если командировки помогут главе семейства продвинуться по службе, выгодно это будет и его родным и близким!

На карьерный рост командировки влияют по-разному. Иногда сотрудника посылают из регионального подразделения в основной столичный офис крупной компании. Там его может заметить высшее руководство, оценить его заслуги – и в итоге он вернется домой с повышением в должности. И напротив, неуловимый менеджер, которого не покидает «чемоданное настроение», не только рискует быть не замечен в многочисленных офисах сети, раскинувшейся по стране, но и на непосредственном месте работы может оказаться попросту забытым.

Если человек, активно ездящий в командировки, переходит работать в другую компанию, уже во время собеседования он производит впечатление человека ответственного и знающего, стрессоустойчивого, способного быстро приступить к активной работе. Такой не поленится ради интересов дела успеть на ранний поезд или ночной самолет, покинув привычную зону комфорта. Может быть, подобная репутация не обеспечит ему сразу быстрого роста, однако она уж точно упрочит его положение на новом месте. А ему самому при первых переговорах с работодателем стоит уточнить, сколько процентов рабочего времени занимают здесь командировки. Цифры обычно варьируются: кто-то выезжает лишь в отдельные дни, а кто-то проводит в разъездах чуть ли не по полгода. А бывает и так, что год на год не приходится. Если штат компании большой и в принципе и без вас есть кого отправить в важную поездку, можно «торговаться», настаивая на том, чтобы уделять командировкам то количество времени, которое устроило бы именно вас.

Татьяна Карпеченко

Оператор делового туризма «DINADIS» — пример удачного воплощения профессионализма, слаженной работы коллектива, опыта и ответственного подхода к работе.

С 2006 года мы успешно работаем над организацией бизнес-поездок по территории Украины и за ее пределами, тем самым помогая оптимизировать украинским и иностранным компаниям не только расходы на путешествия, но и расходы, связанные со встречей делегаций и планированием корпоративных туров, проведением конференций, выставок, что также является неотъемлемой частью нашей работы.

«DINADIS» — 13 лет лидерства в сфере предоставления туристических услуг в разрезе Business travel и MICE. туризм (организация и проведение корпоративных мероприятий).

Нам доверяют как небольшие украинские компании, так и компании с мировым именем, историей и сложившимися традициями, осуществляющие свою деятельность, как в Украине, так и за рубежом, что, в свою очередь, подтверждает многовекторность в нашей работе. Будьте в числе наших уважаемых клиентов и Вы!

Деловой туризм в Украине — реализация разновекторных задач:

• командировки по Украине;
• корпоративные туры;
• бронирование отелей в Украине;
• транспортное и экскурсионное обслуживание;
• организация конференций;
• прием международных делегаций;
• выставки;
• деловые туры;
• авиабилеты и ж/д билеты.

В нашей компетенции — осуществление полного комплекса туристических услуг не только по Украине, но и организация индивидуальных, групповых командировок за рубеж с оказанием необходимых услуг – страхование, получение визы для участников командировок, выгодное бронирование отелей за рубежом, организация бизнес-туров и специализированных поездок.

Организовываем бизнес-поездки как по Украине, так и за пределами, помогая работе небольших и крупных компаний. В нашей компетенции организация командировок за рубежом с оказанием необходимых услуг – страхование, получение визы для участников командировки, бронирование отелей за рубежом, организация бизнес туров и поездок.

Находим простые решения сложным задачам.

Разрабатываем индивидуальную программу путешествий., при необходимости используем аутсорсинг для решения задач делового туризма. Оказываем услуги организации бизнес туризма, опираясь на три принципа:

• забота о клиенте и его потребностях;
• работа в рамках выделенного клиентом бюджета;
• сотрудничество с аккредитованными партнерами.

Персонал – гордость «DINADIS». Благодаря высокой квалификации коллектива нам удается в минимальные сроки воплощать в жизнь масштабные проекты — бизнес туры, поездки на выставки за рубеж, требующие полного погружения в детали и организационные вопросы.

«DINADIS» является представителем
глобальной сети UNIGLOBE Travel в Украине.

В результате анализа нашей деятельности в разрезе Business travel & MICE, туристическое агентство «DINADIS» включено в Национальный Бизнес-Рейтинг Украины и признано «Лидером отрасли 2015 года» (исследования проводятся при поддержке ООО «Научно-информационный центр статистических исследований», ООО «Редакция «Торгово-промышленная Украина» и Международного рейтингового Союза Национальных бизнес-рейтингов).

Лицензия Гос. Тур. администрации АЕ 272994, выдана 14.12.2011. Наша цель — оптимизировать, упростить и повысить эффективность каждой Вашей бизнес-поездки.