Динамично развивающийся рынок предъявляет все более жесткие требования к организации бизнес процессов компании. Для управления складскими запасами и цепочками поставок, необходимо иметь возможность квалифицированно и быстро оценивать затраты, эффективно использовать складские помещения, технику и ресурсы.

Сегодняшний день определил новый фактор успеха эффективного управления логистикой — использование автоматизируемой системы складского учета.

Какие же задачи должны быть решены в таких системах?

Прежде всего, необходима четкая организация системы снабжения, эффективное управление складскими запасами, оптимальное использование складских площадей, оперативная информация о местоположении любой единицы товара на складе в любой момент времени.

В практике работы фирмы «ФОЛИО» встречаются случаи, когда менеджер по логистике просто не в состоянии ответить на вопрос о наличии необходимой номенклатуры на складах. Более того, зачастую не уделяется необходимого внимания изучению и оптимизации таких показателей, как время обработки товаров на складах и сроки его доставки. Контроль этих показателей способен существенно повысить качество обслуживания заказчиков и предоставить преимущества перед конкурентами.

Решение задач управления складскими запасами и цепочками поставок на примере модулей ФОЛИО ЗаказПоставка (SCM) и ФОЛИО ЛогистикСклад КИС «ФОЛИО Купец»

Управление складом и цепочками поставок. Схема работы модуля Заказ-Поставка (SCM)

Управление цепочками поставок предусматривает оптимизацию деловых процессов и операционных расходов на каждом этапе. Необходимость управления движением товаров и денег вне предприятия, требует активного использования технологий электронного бизнеса и возможностей глобальных соединений, предоставляемых Интернетом. Модуль «ФОЛИО SCM» служит для регистрации запросов клиентов, их обработки и формирования заказов поставщикам, а также отслеживания графика поставок по каждой организации до прихода товара на склад.

Для эффективного управления движением материалов, необходимо знать, что происходит в каждом звене цепочки поставок. Чем шире ваше представление о товарах и их состоянии в цепочке поставок, тем лучше вы сможете обслужить ваших клиентов.

Второй переменной величиной в управлении цепочкой поставок является скорость движения товаров по цепочке, которая зависит от скорости доступа к свежим данным, циклов планирования и циклов выполнения.

И, наконец, управление цепочкой поставок зависит от изменчивости или от способности управлять переменами. Средние компании все еще пытаются управлять изменчивостью или бороться с ней, хотя проще было бы делать прогнозы. Передовые компании понимают, что перемены неизбежны, и, продолжая заниматься прогнозами, изменяют свое управление бизнесом и цепочкой поставок, чтобы сделать их более гибкими и мобильными перед лицом перемен.

Из заявок автоматически или вручную формируются заказы поставщикам. С поставщиками заказы согласовываются по количеству и срокам.

После отправки со склада поставщика товары переходят в последнее состояние системы SCM «ТОВАРЫ В ПУТИ». И завершается цепочка приходом товара, с формированием приходных документов в складской программе, где идет прием и распределение товара на складе.

Из каждого реестра SCM системы можно проследить состояние конкретного заказа

Управление складом и цепочками поставок. Модуль Заказ-Поставка (SCM). Отслеживание состояния заказа

На каждом этапе возможна коррекция заказа (не нарушающая общей логики). В этом случае информация будет показана с разбивкой по движению каждой единицы товара.

Следовательно, при наличии первоначальной заявки покупателя, связь с ней отслеживается до прихода посылки.

На заключительном этапе работы SCM системы в складской программе будет создана приходная накладная от конкретного поставщика (или несколько накладных, если в посылке соединены несколько инвойсов). При наличии первоначальной заявки конкретного покупателя происходит резервирование доставленного товар под этого покупателя.

Кроме этого менеджеры всегда должны иметь возможность отслеживать товар, находящийся на различных этапах ЗП, а также видеть «Товары в пути», т.е. планируемые даты доставки конкретных посылок с товаром, что дает возможность поддержки принятия обоснованных управленческих решений на основе актуальных данных. И четкое информирование клиента о состоянии его заказа.

В результате эффект от использования даже простейшей системы управления цепочками поставок превосходит затраты на ее внедрение в десятки раз, что и подтверждено практикой.

Важным и обязательным условием работы автоматизированного склада является формализованная и не допускающая отклонений от установленного регламента схема работы, как компьютерной системы учета, так и персонала предприятия.

Управление складскими запасами на современном складе подразумевает не только знание о количественных показателях товаров, но и о их физическом расположении на складе.

Для реализации этого необходимо структуризировать склад с цель разбиения его на зоны и места хранения.

Для распределения и подбора товаров с мест хранения возможно использование методов автоматического распределения и подбора товаров, имеющихся в системе. Эти методы позволяют оптимально разложить товар на складе используя свойства и ячеек и товаров, такие как температура, влажность, цвет и т.п.

Помимо этого в модуле управление складом «ФОЛИО ЛогистикСклад» имеется возможность создания произвольных методов распределения и подбора, использующих установленные заранее свойства ячеек, которые необходимы для решения конкретной задаче пользователя и его бизнес-процессов.

Автоматизация основных технологических процессов хранения

Система управления складом «ФОЛИО Логистик Склад». Схема документооборота

Приемка. Начинается с получения извещения о прибытии товара. Товар разгружается и оставляется для размещения на складе. Он сканируется и инспектируется по количеству и качеству. На основании сравнения данных по приходу и документов от поставщика в Системе создается Акт приема груза (с недостачами и переизбытками, если они есть)
В случае отсутствия этикеток со штрих-кодом на принимаемом товаре необходимо распечатать нужное количество этикеток на единицы товара, фасовки и паллеты.

Размещение на складе. Начинается с определения подходящего места хранения, которое свободно.

При размещении продукта место хранения подлежит сканированию для записи его в базу.

Распределение может осуществляться следующими способами:

Автоматически с помощью алгоритма;
Вручную оператором;
По данным, собранным терминалом сбора данных (ТСД).

На основании распределения создается «Распоряжение на размещение», которое передается сотруднику склада для исполнения.

Обработка заказов покупателей: сравнение заказов с наличием на складе, составление листа отбора товара и формирование отгрузочных документов.

Одной из задач управления складом является координация работ персонала. Возможности системы управления складом должны позволять оператору склада в ручном и автоматическом режиме (с помощью алгоритма) распределять заявки (наряды) на комплектацию заказов по зонам склада и по сотрудникам — для выполнения; Менеджеру склада — отслеживать прохождение комплектации заявок (нарядов), контролировать время выполнения и качество работ по комплектации заказов на отгрузку

Для работников склада задаются роли и функции, которые они могут выполнять.

Список состояний заявок (нарядов) на подбор заказов позволяет отслеживать действия оператора и сотрудников склада, а также состояние документов отгрузки.

В системе управления складом «ФОЛИО ЛогистикСклад» существует Реестр Заявок, который отражает оперативную информацию о состоянии расходной накладной, находящейся на подборе, и сформированных по ней заявках (нарядах) на подбор заказов по зонам склада и распределении этих заявок между сотрудниками склада. Так же здесь содержатся данные о времени начала подбора заявки и данные о сотруднике склада, проверившего собранный заказ в зоне склада, за которую он несет материальную ответственность, времени проведения операции.

Итоги, или что дает система автоматизации

При грамотном использовании системы автоматизации фирма получает следующие преимущества:

Анализ движения запасов

Движение запасов — это изменение величины складских, производственных или других запасов в результате их расходования и пополнения с течением времени.

ООО «Металлургкомплект» получает материальные запасы от потенциальных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименование сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество материалов или товаров), цены, сроки поставки, порядок расчетов и другие.

Все операции, связанные с движением производственных запасов, в первую очередь, находят отражение в складском учете. Этот учет обычно называют оперативным, и он имеет важное значение для всего бухгалтерского учета на ООО «Металлургкомплект». Поэтому работники бухгалтерии должны осуществлять систематический контроль за правильным и своевременным документированием движения материалов на складе и записями в регистрах складского учета материалов, за соответствием фактических остатков материалов данным текущего бухгалтерского учета, проводить фактические проверки наличия ценностей, а также осуществлять сверку складского учета с бухгалтерским.

Большое значение придается выполнению плана по срокам поставки материалов (ритмичности). Нарушение сроков поставки ведет к недовыполнению плана производства и реализации продукции ООО «Металлургкомплект».

Особое внимание на предприятии ООО «Металлургкомплект» уделяется состоянию складских запасов сырья и материалов. Чтобы рассчитать величину текущего запаса необходимо интервал поставки (в днях) умножить на среднесуточный расхода i-го материала (5).

(5)

Где Зтек — величина текущего запаса;

Инт — интервал поставки в днях;

В процессе анализа материальных ресурсов на предприятии ООО «Металлургкомплект» проверяется соответствие фактического размера запасов важнейших видов сырья и материалов нормативным. С этой целью на основании данных о фактическом наличии материалов в натуре и среднесуточном их расходе рассчитывается фактическая обеспеченность материалами в днях и сравнивают ее с нормативной (таблица 4). Проверяют также состояние запасов сырья и материалов на предмет выявления излишних и ненужных. Их можно установить по данным складского учета путем сравнения прихода и расхода. Если по каким-либо материалам нет расхода на протяжении года более, то их относят к группе неходовых и подсчитывают общую стоимость.

Таблица 4

Анализ состояния запасов материальных ресурсов

Материал	Среднесуточный расход, т	Фактический запас	Норма запаса, дни	Отклонение от максимальной нормы
		Т	Дни			дни	Т
Сталь
Пластмасс
Чугун
Добавочные материалы

При анализе обеспеченности предприятия ООО «Металлургкомплект» материальными ресурсами в первую очередь проверяют качество плана материально-технического снабжения. Проверку реальности плана начинают с изучения норм и нормативов, которые положены в основу расчета потребности предприятия ООО «Металлургкомплект» в материальных ресурсах. Затем проверяется соответствие плана снабжения потребностям производства продукции ООО «Металлургкомплект» и образования необходимых запасов исходя из прогрессивных норм расхода материалов.

Важным условием бесперебойной работы предприятия ООО «Металлургкомплект» является полная обеспеченность потребности в материальных ресурсах источниками покрытия. Они могут быть внешними и внутренними.

На предприятии ООО «Металлургкомплект» проведена оценка обеспеченности потребности в завозе материальных ресурсов договорами на их поставку и фактическое их выполнение (таблица 5).

Таблица 5

Обеспечение потребности материальных ресурсов договорами и фактическое их выполнение

Из приведенных данных видно, что план потребности ООО «Металлургкомплект» в материалах не полностью обеспечен договорами на поставку и внутренними источниками покрытия.

Фактически план поставки материала недовыполнен на 0,33%:

Это означает, что только на 99,67% удовлетворяется потребность в материалах ООО «Металлургкомплект». Самое большое не обеспечение потребности было по пластмассу — 86,19%.

На предприятии ООО «Металлургкомплект» представитель службы снабжения проверяет качество полученных материалов от поставщиков, соответствие их стандартам, техническим условиям и условиям договора и в случаях их нарушения предъявляются претензии поставщикам.

5. Затраты на складскую деятельность

Процесс хранения приводит к появлению некоторых затрат. Классификация затрат по складским функциям: затраты на складирование и затраты на действия (манипулирование), связанные с продвижением.

Затраты на манипулирование можно дополнительно квалифицировать как затраты на физическое продвижение материалов на предприятии.

Это демонстрирует тесную связь затрат на физическое продвижение материалов с затратами на поддержание запасов и особенно с затратами на внутрипроизводственную транспортировку и хранение.

Затраты на хранение классифицируются по видам: использование компонентов важных средств, применяемых на складах; амортизация материалов, топлива и энергии для реализации складских функций; оплата труда с соответствующими начислениями; оплата за сторонние услуги; прочие выплаты денежных средств.

При рациональном использовании складского потенциала можно уменьшить затраты на хранение. Также этого результата можно достигнуть при повышении производительности труда за счет механизации и автоматизации складских операций и осуществлении ряда других мероприятий.

Затраты на хранение являются относительно постоянными. Затраты на манипулирование зависят от насыщенности складской работы. Для каждой конкретной ситуации они могут быть переменными. Совокупные затраты на хранение считаются постоянными.

Как относительно постоянная составляющая, затраты на хранение могут быть использованы для оптимизации объема запасов.

Издержки от старения запасов объединяют еще одну основную группу затрат на поддержание запасов.

На предприятии могут происходить события, в результате которых имеющиеся запасы становятся непригодными для использования их по прямому назначению: достижения технического прогресса, вследствие которых возникают новые продукты и технологии, изменчивость спроса. В этих случаях речь идет об экономическом (моральном) старении запасов.

Вызывает негативные экономические последствия в виде издержек от старения запасов уменьшение либо потеря потребительской ценности продуктов (независимо от того, чем именно вызвано старение запасов). Рыночный спрос на продукцию данного предприятия оказывает особенно серьезное воздействие на издержки.

Главными причинами, которые могут отрицательно сказаться на объемах продаж, считаются изменчивость спроса, недоработки в прогнозировании его масштаба и структур, неправильные оценки конкурентоспособности.

При помощи тщательного изучения рыночной ситуации, а также учета масштаба и структуры спроса, направления развития технического прогресса и т. п. можно сократить издержки от старения запасов. Для предохранения от риска больших издержек от старения запасов нужно использовать комплекс соответствующих маркетинговых мероприятий.

Издержки из-за исчерпания запасов показывают упущенную прибыль, которую предприятие могло бы получить при наличии необходимых запасов в нужном месте в нужное время. Отсутствие влечет за собой сбои в ритмичности производства и возникновение незапланированных издержек.

В недополучение прибыли как для промышленного, так и для торгового предприятия выливается невозможность полностью удовлетворить спрос получателей.

Издержки из-за исчерпания запасов можно уменьшить в результате совершенствования управления логистическими процессами, получения дополнительных сведений для прогноза спроса на изделия и товары, прогноза спроса на сырье и материалы в объемах каждого предприятия.

Издержки из-за исчерпания запасов – показатели неполного планирования хозяйственных процессов, некачественных оценок спроса, неудовлетворительного управления продвижением материальных потоков на предприятии.

Такие недостатки могут вызывать возникновение издержек от старения запасов.

Эти два явления (старение и исчерпание запасов) считаются негативными, но полностью их исключить невозможно. Этот вывод определяется как объективно существующим недостатком современных систем управления, так и разнообразными событиями, которые сложно предвидеть, экономические последствия которых сложно оценить и которые зачастую невозможно предотвратить.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке