Журнал выдачи ключей

Журнал выдачи ключей от помещений

Для систематизации записей о выдаче и возврате ключей от помещений используют специальный журнал. Он также позволяет контролировать, кто из сотрудников, когда и от какого объекта, кабинета или офиса брал ключи. Заполняет документ ответственный за выдачу ключей сотрудник или специалист службы охраны. Это зависит от того, на каком предприятии или в какой организации ведется учет.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала выдачи ключей от помещений .docСкачать образец журнала выдачи ключей от помещений .doc

Общие сведения

Выдавать ключи от объекта уполномоченный на это сотрудник обязан при предъявлении документа. Цель такого действия — уменьшить вероятность несчастных случаев или краж на предприятии, проследить, имеет ли доступ к объекту или офису берущий ключ сотрудник.

Документ должен постоянно быть на рабочем месте. А после того как будет заполнена последняя строка таблицы, журнал отправляют на хранение в специальное помещение с остальными документами компании. Хранить его нужно в течение 3 лет.

Как правильно заполнять журнал

Утвержденной формы такого журнала нет. Но структура документа, как правило, всегда одинакова, независимо от типа предприятия.

Журнал представляет собой книгу, внутри которой находится таблица. Титульный лист заполняется так:

  • подписывают наименование предприятия, отдела или структурного подразделения;
  • ставят дату начала ведения журнала;
  • ставят дату окончания ведения (когда журнал будет заполнен).

Бланк содержит таблицу, графы которой должны включать следующую информацию:

  1. Номер по порядку.
  2. Дату.
  3. Номер помещения или его название.
  4. Время, когда был выдан ключ.
  5. ФИО и должность сотрудника, которому был выдан ключ.
  6. Время возврата ключа.
  7. Подпись сотрудника, который сдал ключ.
  8. Подпись ответственного за хранение и выдачу ключа работника.

К сведению! В некоторых бланках может присутствовать графа «Примечание». Заполняется она по желанию. Образец заполнения журнала и пустой бланк можно скачать на нашем сайте.

Изготовленный в типографии бланк может иметь также сквозные отверстия для шнуровки. Так как унифицированной формы нет, возможны различные варианты названия документа и внешний вид.

Правила и инструкции по хранению ключей

Многочисленные офисные здания, гостиницы и крупные учебные заведения располагают большим количеством помещений, не подлежащих опечатыванию, а закрывающихся на ключ. Для того чтобы в комнаты не проникли посторонние, все запирающие устройства в обязательном порядке должны сдаваться под охрану. Также это делается на случай болезни сотрудника, отвечающего за комплект, срабатывания сигнализации и прочих непредвиденных обстоятельств.

Существуют определенные правила хранения ключей, которые нужно знать и соблюдать каждому сотруднику. Рассмотрим их подробнее.

Офисные здания и гостиницы

Регламент хранения ключей в офисных зданиях и отелях предписывает наличие специальной ключницы со стеклянной панелью. С ее помощью можно быстро определить, сдан комплект или нет. Ответственным за сохранность лицом в гостинице выступает дежурный администратор, в офисном помещении – вахтер или охранник.

Правила хранения и выдачи ключей в гостинице практически не отличаются от офисного варианта. Процедура выдачи комплектов от отельного номера выглядит следующим образом:

  1. Регистрация постояльцев.
  2. Ознакомление с внутренним распорядком.
  3. Оплата за первые сутки.
  4. Выдача ключей.
  5. Проведение гостей и доставка багажа в номер.

В офисном здании регистрироваться не нужно, достаточно предъявить пропуск. Внутренний распорядок уже знаком, оплата не требуется, но выдача запирающих приспособлений происходит под роспись и только определенному установленному лицу.

Также предусмотрены некоторые условия:

  • все комплекты должны иметь бирки с номером комнаты;
  • их следует оставлять на вахте или рецепции, покидая пределы здания, не забыв при этом запереть помещение;
  • запрещено передавать комплект посторонним.

Инструкция по хранению ключей прописана для каждого учреждения отдельно, поскольку она составляется, исходя из индивидуальных особенностей и типа деятельности. Ответственность за ее выполнение несет дежурный администратор и руководство.

Правила и инструкции для помещений со спецоборудованием

Правила хранения и выдачи ключей от электроустановок определяются специальным распоряжением руководящего состава. Комплект, обеспечивающий доступ в определенное помещение, должен находиться на учете у ответственного лица, в роли которого может выступать один из руководителей технического персонала.

Все запирающие приспособления следует пронумеровать и хранить в специальном пенале или тубусе. Не менее важно наличие запасного комплекта, который также необходимо изготовить.

Инструкция о порядке хранения и выдачи ключей от помещений с электрооборудованием включает в себя следующие пункты:

  • все двери в помещениях должны быть закрыты;
  • выдача запирающих приспособлений производится под расписку лицам, имеющим право доступа по специальному распоряжению и ответственным за обеспечение безопасности работ;
  • ключи должны ежедневно возвращаться под охрану в конце рабочей смены;
  • каждая выдача и сдача комплектов в обязательном порядке заносится в журнал учета.

Если правила хранения и выдачи ключей от электроустановок были нарушены, и это привело к серьезным последствиям, например, повреждению оборудования, ответственность за случившееся несет лицо, допустившее нарушение. Порядок начисления и размер взыскания прописаны в дополнении к инструкции или в специальном распоряжении руководства.

При соблюдении всех правил, вероятность несанкционированного проникновения посторонних лиц в помещения сводится к минимуму. Но в случае систематических нарушений или отсутствия установленного порядка процедуры сдачи комплекта, возможность порчи оборудования значительно возрастает.

Опись запасных экземпляров (дубликатов) ключей от входных дверей, хранилищ, сейфов, металлических шкафов главной кассы организации связи и отделений почтовой связи

Тематика документа: Бухучет Файл текстовой версии: 2,3 кб Поделиться:

>Открыть документ в галерее: ‹ ×

Текст документа:

Утверждена постановлением Правления Нацбанка от 29.09.2011 N 406

ОПИСЬ запасных экземпляров (дубликатов) ключей от входных дверей, хранилищ, сейфов, металлических шкафов главной кассы организации связи и отделений почтовой связи ————————————————————————— ¦Номер ключа по ¦ Количество ключей ¦ От какого ¦ Примечание ¦ ¦ бирке ¦ ¦ замка ключи ¦ ¦ +—————+———————+—————+———————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+———————+—————+———————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+———————+—————+———————+ ¦ИТОГО ¦ ¦ ¦ ¦ —————-+———————+—————+——————— ———————— Итого по описи _________________________ ключей ¦ ¦ ¦ ¦ ———————— (оттиск календарного штемпеля) Начальник отделения почтовой связи ______________ _____________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Пакет с запасными экземплярами ключей принял на хранение: __ ______ 20__ г. Руководитель организации связи ____________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия)
>Какие документы есть еще:

  • Все документы из раздела «Бухучет»
  • Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов Белоруссии

Что еще скачать по теме «Бухучет»:

  • Опись инвентарных карточек по учету основных средств. Форма № ОС-10
  • Опись карточек складского учета (Форма М-17Б) (Образец заполнения)
  • Опись карточек складского учета. Форма № М-17Б
  • Опись оборудования, инвентаря и инструмента в хранилище
  • Опись поручений-обязательств (обязательств), полученных от покупателей за отпущенные им товары в кредит
  • Освоение средств по реализации инновационных проектов (для г. Минска)
  • Основные показатели по жилищно-коммунальному хозяйству и социальному развитию (Форма 70-АПК)
  • Отвес-накладная на отпуск сырья в производство (Форма № П-6 (хлеб))
  • Отчет о введении наркотических средств и психотропных веществ больным
  • Отчет о выполнении дополнительных мероприятий по профилактике и предупреждению коррупционных правонарушений в центральном аппарате и подведомственных организациях Министерства промышленности Республики Беларусь
  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
    Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займа
    Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора аренды
    Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
    В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

>Прием и передача ключей: нюансы оформления акта

К какому типу актов относится акт приема-передачи ключей

В самом общем виде, акт представляет собой надлежащим образом оформленную и заверенную деловую бумагу, подтверждающую факт совершения какого-либо действия.

Существует огромное количество разновидностей актов:

  1. приемки-сдачи (материальных ценностей, работ, документов или оборудования);
  2. обследования (состояния пожарной безопасности, условий труда, состояния подготовки объектов или уровня техники безопасности);
  3. испытаний (технологий, систем, образцов);
  4. приема-сдачи (документов или материальных ценностей);
  5. приема-передачи (дел, денежных средств, материальных ценностей);
  6. ревизии или инвентаризации;
  7. расследования несчастного случая или аварии;
  8. ликвидации организации и др.

Существует целая категория актов, для которых утверждена стандартная унифицированная форма составления. В качестве примера можно привести документ о выделении к уничтожению деловых бумаг срок хранения, которых истек.

Однако подавляющее число актов составляется в произвольной форме. В этих случаях, правда, секретари и работники службы ДОУ пользуются рекомендательными формами, разработанными во ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Таким образом, рассматриваемый нами акт приема-передачи ключей являются документальной фиксацией процедуры перехода материального объекта от одного собственника или ответственного лица к другому. Обычно эта процедура входит в состав комплекса процедур по передаче дел, документов, материальных ценностей и т.д. и осуществляется по предварительной договоренности.

Предметом передачи могут быть любые материальные объекты. В рассматриваемом нами случае таким объектом выступают ключи от помещения (офиса, склада и т.д.). Рассмотрим подробнее, в каких ситуациях может стать необходимым прием-передача и какой из названных выше разновидностей документов данная процедура может быть оформлена.

По своей сути, ключи являются частью имущества предприятия. Все имущественные вопросы регулируются Гражданским Кодексом РФ. В каких случаях необходимо оформление акта приема-передачи? Во многом это будет зависеть от формы и обстоятельств договора и характера имущества, подлежащего передаче. Бывают ситуации, когда ключи являются самостоятельным объектом, а бывают, когда они являются составной частью передаваемого имущества. Рассмотрим эти варианты подробнее.

В должностные обязанности некоторых сотрудников входит несение полной материальной отвественности за те ценности, которые им вверены. Как правило, эти ценности хранятся в отдельном помещении, которое закрывается на ключи во избежание проникновения туда посторонних лиц.

Если материально ответственный сотрудник увольняется или переходит на другую должность, в его обязанности входит передача преемнику всего имущества, находящегося под отчетом, в т.ч. и имущества, хранящегося в отдельном помещении.

В введении нового сотрудника будет находится все подотчетное имущество, к которому он должен иметь непосредственный доступ. Таким образом, он должен иметь свои собственные ключи. В целях соблюдения законодательных норм каждый этап передачи имущества и ценностей должен быть документально оформлен. Одним из таких этапов является прием-передача ключей, для его оформления составляется «Акт приема-передачи ключей».

Сам документ имеет произвольную форму, но в его содержательной части обязательно должен содержаться перечень ключей и указания, к какому помещению относится каждый ключ. Во избежание недоразумений рекомендуем пронумеровать каждый пункт данного перечня. Данный документ впоследствии будет приобщен к основному пакету деловых бумаг, связанных с передачей дел и ценностей.

  • Как секретарю составить и оформить акты
  • Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
  • Кто за что должен отвечать при использовании электронных документов и электронной подписи (ЭП) в компании?

Как правильно составить акт приема-передачи ключей

Для оформления актов используются бланки, включающие необходимые для данного вида деловых бумаг реквизиты. Состав реквизитов определяется требованиями ГОСТ Р 6.30–2003. Поскольку акт приема-передачи ключей не является документом, отражающими проверочные мероприятия, то утверждение данного документа руководителем компании не требуется.

Справка

Типовой формуляр документа а содержит следующие реквизиты:

  1. название компании;
  2. название деловой бумаги — акт;
  3. дата соответсвует дате события, который фиксирует документ, в данном случае приема-передачи ключей;
  4. номер регистрации;
  5. место, где деловая бумага была составлена;
  6. сведения о количестве экземпляров;
  7. подписи сторон;
  8. отметка о получении и ознакомлении с документом нового материально ответственного лица.
  9. отметка о направлении данного документа в дело.

Заголовок акта должен быть грамматически согласован со словом «акт». Допустимо использования предлога «о/об» или его отсутствие.

Например, «о приеме-передаче ключей» или «приема-передачи ключей».

Датой акта является день, когда он был составлен. В случае, если составлению документа предшествовало проведение проверки, то в тексте дается указание на дату ее проведения или период времени, в течение которого она проводилась.

«В период с 13.12.2017 по 17.12.2017 комиссией была проведена проверка хранения материальных ценностей на …».

Основная часть документа состоит из двух блоков: вводного (преамбула) и констатирующего. В преамбуле содержится название деловой бумаги, и дата, когда производился прием и передача ключей

Если данная процедура входит в состав мероприятий по передачи ценностей, которые сопровождаются созданием специальной комиссии, то в преамбуле может быть перечислен состав этой комиссии: должность и ФИО председателя, а затем — должности и ФИО всех членов комиссии.

ПРИМЕР

Фамилии лиц, входящих в состав комиссии, могут быть приведены в алфавитном порядке или согласно иерархии должностей. Нумерация списка осуществляется арабскими цифрами с точками. Интервал списка — полуторный. Возможно присутствие в момент передачи и приема ключей других должностных лиц, не являющихся членами комиссии. В таком случае они также должны быть указаны в преамбуле.

В некоторых случаях в документе может быть приведена запись «Основание», с указанием причин составления акта. Если документ был составлен в нескольких экземплярах, то указывается их количество, а также местонахождение каждого экземпляра. Документ может быть подписан не только председателем комиссии, но и всеми ее членами.

В основной (констатирующей) части деловой бумаги излагается факты, установленные комиссий и фиксируется факт приема-передачи ключей.

Изложение текста документа, как правило, ведется от третьего лица единственного числа — «комиссия установила».

Количество экземпляров документа определяется потребностью лиц, которые в этом заинтересованы. В конце текста должны быть приведены сведения о количестве экземпляров деловой бумаги и местонахождении каждого из них. Если к акту прилагаются другие документы, то в конце текста дается указание на это.

При подписании документа лицами, принимающими участие в приеме-передачи ключей, следует указать не должности этих лиц, а их обязанности как участников комиссии: председатель или член комиссии.

Если есть лица не согласные с решением комиссии или имеющие особое мнение, то оно оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. Акта приема-передачи ключей, как и все другие акты, подлежит обязательной регистрации. Порядок регистрации, а также регистрационные формы разрабатываются и утверждаются предприятием самостоятельно.

Образец акта приема-передачи ключей приведен ниже:

Как оформляется прием-передача электронных ключей

Во многих организациях в последние годы широко распространилась практика подписания документов посредством электронной подписи. Данная процедура значительно облегчает процесс сдачи отчетов, в тех ситуациях, когда доставка оригинала занимает достаточно большое количество времени. Для получения электронной подписи следует обратиться в специализированный центр по обслуживанию населения, либо в соответствующий налоговый орган по месту регистрации фирмы.

После подачи заявки необходимо пройти несложную процедуру подтверждения заявки и получения на руки электронного ключа на цифровом носителе (как правило, это флеш-карта памяти) и его бумажной копии. Как правило, электронный ключ выдается уполномоченному лицу фирмы. Оно должно быть назначено соответствующем приказом руководства. Далее это лицо становится полноправным владельцем сертификата.

Теперь, чтобы заверить документ электронным способом, нужно только две подписи — руководителя фирмы и лица, ответственного за электронный ключи.

Порядок составления «Акта приема-передачи электронного ключа» аналогичен составлению акта приема-передачи обычного ключа.

В данной процедуре принимает участие две стороны: непосредственный владелец ключа и представитель предприятия, которое осуществляет их выдачу. Деловая бумага должна быть заверена подписями обеих сторон.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *