Записи в трудовую книжку

Правила оформления бланка освещены в ТК РФ, а также в следующих нормативных документах:

  • в Постановлении Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О ТК”;

  • в приложении к Постановлению «Правила ведения и хранения ТК, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”;

  • в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69;

  • в Приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О ТК» (вместе с «Порядком обеспечения…»)

Оформление титульного листа

Бланк состоит из обложки, титульника, в котором указываются сведения о владельце и разделов для внесения сведениях о работе и награждениях.

Заполнение титульного листа трудовой книжки требует аккуратности. Внесением сведений занимается сотрудник, ответственный за заполнение, ведение и хранение бланков. Он назначается приказом руководителя. Согласно п. 9 Правил, и п. 2.1.-2.4. Инструкции, в титульник вносятся следующие данные о работнике:

  • ФИО работника;

  • дата рождения;

  • образование;

  • профессия, специальность.

ФИО и дата рождения списываются с паспорта. Эти сведения вносятся без сокращений. Дата рождения записывается в формате: дд/мм/гг. Все даты вносятся в бланк арабскими цифрами.

Информация об образовании и профессии списывается с диплома.

Если человек к моменту трудоустройства не имеет законченного образования (например, если он является студентом), в бланк информация о профессии вносится после получения им диплома. До этого момента строка, в которой указываются эти сведения, остается незаполненной.

Работник должен ознакомиться с внесенными сведениями и заверить их достоверность личной подписью. В случае, если допущена ошибка при заполнении титульного листа трудовой книжки, бланк уничтожается и заводится новый. Плата за документ в этом случае с гражданина не берется.

Если информация внесена правильно, в нужной строке указывается фамилия сотрудника, ответственного за заполнение, ставится печать компании. Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе пишется арабскими цифрами.

Внесение изменений в титульный лист

Изменение информации о ФИО производится кадровиком организации, в которой трудится сотрудник, на основании паспорта и документов, выдаваемых ЗАГСом.

Старая информация зачеркивается и вписывается новая. Данные о документах, на основании которых сделаны изменения, указываются на внутренней стороне обложки. Ниже ставится подпись директора и печать компании.

Если нужно дополнить информацию об образовании, она дополняются новыми данными через запятую. Если места внесения записи мало, разрешается вписать текст мелким шрифтом. На обложке указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Сведения, внесенные ранее, зачеркивать не нужно.

Трудовую книжку воспринимают как нечто священное. Очень переживают о каждой записи, в нее внесенной. Самое интересное, что даже опытные соискатели иногда проявляют мандраж, когда им на собеседовании задают вопросы, связанные с их трудовой книжкой. Документ этот действительно важный, но стоит ли так переживать из-за каждой записи?

Фото: открытые источники

Попытайтесь вспомнить: когда вас вообще в последний раз на собеседовании просили предъявить трудовую книжку? Скорее всего либо очень давно, либо никогда. Все с успехом привыкли обходиться резюме. Тем более, в момент собеседования трудовая книжка может храниться у текущего работодателя и верить соискателю придется без документальных подтверждений.

Но рано или поздно наступит момент, когда новый работодатель увидит трудовую книжку будущего работника. К сожалению, бывают случаи, когда в этот момент соискателю сообщают, что не готовы продолжать с ним сотрудничество. Далее разберем из-за чего это может произойти.

Многие опасаются, что, указав в резюме одну должность, когда по факту в трудовой книжке другая, тем самым обманывают работодателя и, когда это вскроется, их либо не примут на работу, либо сразу уволят. Страх этот может быть обоснован, если человек, никогда не занимавший руководящую должность, претендует на нее и каким-нибудь чудом проходит все этапы собеседования. Естественно, когда это вскроется, ему будет отказано. Но, если в трудовой должность звучит как специалист, а кандидат претендует на должность, например, маркетолога, то это не имеет абсолютно никакого значения.

Фото: открытые источники

Абсолютно не имеют значения записи, которые были сделаны в самом начале трудового пути кандидата. Иногда даже, наоборот, эти записи вызывают уважение. Например, некоторые кандидаты стыдятся, что на заре карьеры подрабатывали официантами, уборщиками помещений, курьерами и т.д. И абсолютно зря. Для большинства работодателей это показатель того, что кандидат повел себя как взрослый человек и обеспечивал себя самостоятельно, а не тянул деньги из родителей.

К последним записям в трудовой книжке относятся более внимательно. Но, если кандидат не лгал на собеседовании и честно рассказал все перипетии своей трудовой биографии, то ему опасаться абсолютно нечего.

Сложнее, когда в трудовой имеется запись об увольнении по какой-нибудь неблагозвучной статье и во время собеседования это не обговаривалось. Ведь мало кто придет и честно скажет: решил уволить забастовку, а меня уволили за прогул. Поэтому в этой ситуации, скорее всего, придется объясниться. Официально отказать в приеме на работу из-за этого не могут (есть исключения, но это отдельная тема), но сотрудничество с работодателем может быть испорчено.

Фото: открытые источники

Многие считают, что, кроме специалиста по кадрам, никто не видит содержание трудовой книжки. Действительно, в некоторых организациях так и есть. При приеме на работу книжка передается специалисту, он ее прячет в надежный сейф и до увольнения она будет там. Но на практике многие руководители просят специалистов по кадрам показать трудовую книжку нового сотрудника. И те показывают.

Мораль: лучше все-таки все острые углы обойти на собеседовании, чтобы потом снова не тратить время на пустые переговоры с возможными работодателями.

Успехов в поиске работы!

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

  • Сведения о переводах

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) <куда и кем>». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

17.12.2019, Вт, 08:01, Мск , Текст: Эльяс Касми

Владимир Путин подписал закон о постепенном отказе от бумажных трудовых книжек. Изменения вступят в силу в начале 2020 г., и с января 2021 г. работодатели начнут оформлять на новых работников исключительно электронные трудовые. По подсчетам Минтруда, это снизит затраты бизнеса на работу отдела кадров в три раза.

«Зеленый свет» для нового закона

Президент России Владимир Путин подписал закон об использовании электронных трудовых книжек вместо классических бумажных. Документ опубликован на официальном интернет-портале правовой информации.

Новые правила, вносящие изменения в Трудовой кодекс России, вступят в силу через две недели, 1 января 2020 г. Переход на электронные трудовые книжки не обязателен – все россияне, у которых есть хотя бы минимальный стаж работы, могут сделать это на добровольной основе или продолжить использовать «аналоговую» книжку.

Как это работает

После вступления подписанного Путиным закона в силу работодатели по всей России должны будут в обязательном порядке уведомить своих сотрудников о новых правилах не позднее 30 июня 2020 г. Заявление на отказ от бумажной трудовой книжки в пользу электронной работники смогут подать по своему желанию до 31 декабря 2020 г.

В ближайшие годы бумажные трудовые книжки станут историей

В случае выбора работником электронной версии книжки работодатель будет обязан выдать ему бумажную трудовую. Тем самым он полностью снимет с себя всю ответственность за ее хранение и переложит ее непосредственно на работника. Электронная книга будет храниться в Пенсионном фонде России (ПФР). Получить электронную трудовую книжку можно будет на последнем (актуальном) месте работы, а также в многофункциональном центре (МФЦ), ПФР или на портале госуслуг.

Для тех, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые книжки будут выдаваться в течение всего 2020 г. С 1 января 2021 г. их выдача новым работникам будет окончательно прекращена.

Как отслеживать электронные трудовые

Каждый россиянин, сделавший выбор в пользу электронной трудовой, сможет самостоятельно контролировать все вносимые в нее данные. Для этого необходимо быть зарегистрированном на сайте ПФР – отслеживание происходит через личный кабинет.

По новым правилам работодатель будет обязан отправлять информацию о каждом своем работнике в ПФР на ежемесячной основе, чтобы поддерживать ее актуальность.

Экономическая выгода цифровизации

По оценке председателя Госдумы Вячеслава Володина, изменения, вносимые в трудовую деятельность россиян, затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица. Он также отметил, что российское бизнес-сообщество «давно ждет выхода этого закона». По его словам, этот закон даст возможность бизнесу «освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме».

Согласно подсчетам Министерства труда России, с каждого 1 руб. затраченного на работу отдела кадров, после перехода на электронные трудовые книжки работодатель сможет экономить 72 коп.

«Молниеносный» законопроект

Инициатива о переходе на электронные трудовые книжки была одобрена российскими властями сравнительно быстро. Финальная стадия подготовки законодательной базы к переходу на электронные трудовые книжки началась в июле 2019 г, когда законопроект №748684-7 после был внесен на рассмотрение в Госдуму. Первое чтение состоялось 17 сентября 2019 г. по результатам которого в документ было предложено внести дополнительные поправки. Ко второму чтению, прошедшему 21 ноября 2019 г., необходимые изменения были сделаны. Третье и последнее чтение в Госдуме прошло 3 декабря 2019 г., после чего документ был передан на рассмотрение в Совет Федерации. Спустя еще две недели законопроект получил подпись главы государства.

Следует отметить, что трудовые книжки всех работающих россиян, на самом деле, были оцифрованы задолго до подписания необходимого закона Президентом России. Более того, это было сделано за несколько месяцев до поступления документа на рассмотрение в Госдуму – по данным Известий, Пенсионный фонд России завершил работу по цифровизации трудовых книжек в мае 2019 г.

Предварительная подготовка

Внесению законопроекта №748684-7 в Госдуму предшествовало еще несколько этапов подготовки к цифровизации трудовых книжек. Власти впервые заговорили об этом в начале лета 2018 г., когда Правительство России опубликовало решение о разработке системы учета данных о трудовой деятельности работников в России. Минтруду, Минэкономразвития, Министерству цифрового развития, связи и массовых коммуникаций и прочим заинтересованным государственным органам поручено в срок до 29 октября 2018 г. внести в правительство проекты федеральных законов, регламентирующих формирование и ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Также переработке должно было подвергнуться и архивное законодательство с учетом внедрения электронной трудовой книжки.

Первый вариант законопроекта, как сообщал CNews, был готов к 19 июля 2018 г. Авторство документа принадлежало тематической группе «Трудовое законодательство» центра компетенций программы «Цифровая экономика». К дому моменту законопроект был рассмотрен в Минэкономразвития представителями Минюста, Минкомсвязи, Сбербанка, Газпромбанка, фонда «Сколково», компаний «Яндекс», «1С», МТС, «Пепеляев групп», Ассоциации Финтех и МГУ.

В дальнейшем документ еще несколько раз дорабатывался прежде, чем его отправили в Госдуму. Фактически, на это потребовался ровно год.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *