Уведомление сотрудника об удержании переплаты

Чтобы оформить согласие сотрудника документально, надо письменно уведомить его об излишней выплате. После того как сотрудник сделает в уведомлении отметку о своем согласии с наличием переплаты, можно издавать приказ об удержании переплаты (см. образец на стр. 85).

>В каком виде составляется

Унифицированной формы для уведомления нет, поэтому его составляют в произвольном виде.

Что обязательно должно быть в документе

Обычно уведомление оформляют от имени главного бухгалтера как сотрудника, который несет ответственность за расчет и выдачу зарплаты. В документе сообщают об излишней выплате зарплаты и ее причине (счетная ошибка, сотрудник не отчитался по выданным в подотчет суммам и т. д.). Полный перечень оснований, позволяющих с согласия сотрудника удержать переплату без суда, приведен в пояснениях к документу «Докладная записка главного бухгалтера» на стр. 80.

Если была допущена счетная ошибка, стоит дополнить уведомление расчетом, чтобы у работника не осталось сомнений в том, что ему действительно переплатили.

Наконец, на уведомлении должно быть отведено место, где сотрудник сообщит, согласен он с фактом переплаты или нет и если да, то как он собирается ее возвращать – внесет наличными в кассу организации или разрешит удерживать переплату из будущей зарплаты.

Менеджеру отдела маркетинга

Михайлову М.М.

7 февраля 2012 г.

УВЕДОМЛЕНИЕ

об излишней выплате заработной платы

Довожу до вашего сведения, что 6 февраля 2012 года по причине счетной ошибки Вам была излишне выдана заработная плата за январь 2012 года. Излишне выплаченная сумма составила 1018 руб. 00 коп. (одна тысяча восемнадцать рублей 00 копеек). Ошибка произошла вследствие того, что заработная плата за январь была рассчитана исходя из 16 рабочих дней. В то время как фактически в январе Вы отработали 14 рабочих дней, а 2 рабочих дня (с 30 по 31 января) находились на больничном.

На основании статьи 137 Трудового кодекса Российской Федерации счетная ошибка при расчете заработной платы является основанием для удержания излишне выплаченной суммы из заработной платы. Прошу Вас дать свое согласие на удержание переплаты из вашей заработной платы либо на внесение переплаченной суммы наличными в кассу компании.

Минтруд России разъяснил, можно ли производить из зарплаты работника удержания по его заявлению

Rangizzz / .com

На практике нередко возникают ситуации, когда работники обращаются к работодателям с просьбой осуществлять из их заработной платы удержания, не предусмотренные законом. Например, для целей оплаты тех или иных услуг (парковки, аренды жилья и так далее), направления части заработной платы работника на благотворительность и так далее. Минтруд России рассмотрел ситуацию, в которой работник обратился к работодателю с просьбой направлять часть его заработной платы на погашение кредита (письмо Минтруда России от 23 октября 2018 г. № 14-1/ООГ-8448).

В качестве ответа в ведомстве процитировали ст. 137 Трудового кодекса, содержащую основания для удержания из заработной платы работника, среди которых удержание по просьбе работника не указано. Из чего можно сделать вывод, что такое удержание чиновники законным не считают.

Отметим, что на практике данный вопрос является крайне спорным. Многие специалисты полагают, что ст. 137 ТК РФ регулирует только вопросы принудительных удержаний из заработной платы работника. Добровольное же обращение работника с просьбой удержать ту или иную сумму из его заработной платы является формой распоряжения работником его денежными средствами. Трудовым законодательством данный вопрос не регулируется (определения Краснодарского краевого суда от 20 января 2015 г. № 33-971/2015, Воронежского областного суда от 24 июля 2014 г. № 33-3820/2014, Суда Чукотского автономного округа от 15 ноября 2012 г. № 33-179/12).

Различными специалистами Роструда по рассматриваемому вопросу также высказываются противоположные мнения. Если в письме Роструда от 18 июля 2012 г. № ПГ/5089-6-1 указано на недопустимость удержаний из заработной платы, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, то в письме Роструда от 26 сентября 2012 г. № ПГ/7156-6-1 косвенно подтверждается правомерность дополнительных удержаний, производимых на основании заявления работника.

Со своей стороны отметим, что в силу ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором. То обстоятельство, что законодатель допускает исключения из правила о выплате зарплаты непосредственно работнику, не означает, что с согласия работника его заработная плата может быть перечислена любому лицу. Конституционный Суд Российской Федерации в определении от 21 апреля 2005 г. № 143-О указал, что нормы ст. 136 ТК РФ направлены на создание условий беспрепятственного получения заработной платы лично работником удобным для него способом. Таким образом, по нашему мнению, работодатель не вправе удовлетворять просьбы работника об удержании части его заработной платы. Вся сумма заработной платы должна быть получена работником, а уже в дальнейшем он может распорядиться ей угодным ему способом.

Четыре правила при удержаниях из заработной платы

Начисляя работнику заработную плату, всегда следует помнить не только о ее размере, но и о грамотно произведенных удержаниях. Перечислим основные правила, которые должен знать любой работодатель, удерживая зарплату ­сотрудников по своей инициативе.

Все удержания можно классифицировать следующим образом:

• основные (НДФЛ, по исполнительным листам);
• по инициативе работодателя (за неотработанный аванс, ­материальный ущерб и т.д.);
• по инициативе работника (по заявлению работника).

Данная классификация представлена в такой последовательности, в каком порядке следует производить удержания. В статье остановимся на удержаниях, производимых по инициативе работодателя. Чтобы не допустить ошибок и не нарушить трудовое законодательство, разберем основные правила, которые в обязательном порядке должен знать и ­соблюдать работодатель.

Правило 1. Удержания из зарплаты производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами

Согласно ст. 137 ТК РФ, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

• для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или ­переводом на работу в иную местность, а также в других случаях;
• для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых ­споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
• при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, — за неотработанные дни отпуска.

В указанном случае имеются ограничения — удержания в возмещение неотработанных дней отпуска не производятся, если работник ­увольняется по следующим основаниям:

1. отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
2. ликвидация или сокращение численности или штата (п. 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
3. смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
4. призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
5. восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
6. признание работника нетрудоспособным (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
7. смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
8. наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих осуществлению трудовой деятельности (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

См. статьи «Увольнение при смене собственника имущества организации или реорганизации» и «Все что вы хотели знать о сокращениях»

Перечень оснований, позволяющих работодателю произвести удержания по своей инициативе, закрытый и расширительному толкованию не подлежит. Например, нельзя удержать из заработной платы работника излишне выплаченные ему суммы в связи с неверным толкованием ­нормативных правовых актов.

Несмотря на то что основания для удержания имеются, работодателю следует получить с работника согласие на него. Если последний против, даже при условии, что основание указано в ст. 137 ТК РФ, то производить удержание неправомерно. Данный вопрос работодателю придется решать в суде. Исключением, когда согласие работника не требуется, ­является удержание сумм за неотработанные дни отпуска.

См. статью «10 ошибок, из-за которых судьи отказывают во взыскании материального ущерба»

Также трудовое законодательство разрешает работодателю в определенных случаях удержать из заработной платы работника причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 ТК РФ).

Правило 2. Работодатель может произвести удержания только в определенные трудовым законодательством сроки

Выше рассматривались случаи, когда работодатель может производить удержания из заработной платы работника. Обратите внимание, что для каждого из них есть ограничения.

В Таблице 1 перечислим сроки, которые работодатель должен соблюдать.

Таблица СвернутьПоказать

Обратите внимание: если работодатель в течение месяца не оформит и не произведет удержания по основаниям ст. 137 ТК РФ (возврат аванса, погашение задолженности, неправильно рассчитанные выплаты), то ему придется решать вопрос об удержании через суд.

См. статью «Типичные ошибки работодателей при выплатах и удержаниях из заработной платы»

В случае с материальным ущербом также есть ограничения: если сумма ущерба превышает месячный средний заработок работника и при этом истек месячный срок, то удержание возможно произвести только на основании судебного решения.

Правило 3. Следует соблюдать размеры удержаний, установленные законодательством

Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Также не следует забывать о нормах ч. 1 ст. 99 ТК РФ: размер удержания из заработной платы исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов. Рассмотрим данный вопрос на примере, рассчитав предельную сумму, ­которую можно удержать из заработной платы за месяц.

Пример 1

Расчет предельной суммы, возможной к удержанию за месяц

СвернутьПоказать

Менеджеру Климову А.Н. 10 августа был выдан аванс на командировочные расходы в размере 9000 рублей. Согласно авансовому отчету, который был сдан в бухгалтерию 14 августа, указанный работник 5000 рублей не израсходовал. Данная сумма Климовым возвращена не была. 25 августа работодатель издал приказ ­об ­удержании из его заработной платы суммы невозвращенного аванса.

Бухгалтер начислила указанному работнику заработную плату за август в ­размере 12 900 рублей. Работник согласен на удержание.

Определим предельный размер, который возможно удержать из заработной платы сотрудника за август по причине невозвращенного аванса:

1. Рассчитаем сумму НДФЛ: 12 900 × 13% = 1677 руб.
2. Установим предельный размер удержания: (12 900 — 1677) × 20% = 2244 руб. 60 коп.

То есть за август из заработной платы Климова А.Н. максимально можно удержать невозвращенный аванс в сумме не более 2244 руб. 60 копеек.

Оставшаяся сумма 2755 руб. 40 коп. (5000 — 2224,6) будет удержана в следующих месяцах.

А если работник увольняется и последней заработной платы не хватает, чтобы полностью удержать невозвращенный аванс? Как быть в ­данной ситуации?

В указанном случае возможны два варианта:

1. Договориться с работником о добровольном возврате оставшейся суммы неизрасходованного аванса.
2. Обратиться в суд, если сотрудник отказывается в добровольном ­порядке возместить невозвращенные суммы.

Имейте в виду: предельный размер удержаний может быть увеличен.

Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы в случаях, предусмотренных федеральными законами, не может превышать 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Так, максимальный размер удержания, равный 50%, будет в случае, если с работника следует удержать одновременно сумму по исполнительному листу, скажем, на взыскание с работника в возмещение непогашенного кредита, а также невозвращенный аванс, выданный на ­командировочные расходы.

Рассмотрим на примере порядок определения предельного размера при удержании по нескольким основаниям: не возвращенный в срок аванс, выданный на командировочные расходы, и взыскание по ­исполнительному листу.

Пример 2

Расчет предельного размера при удержании по нескольким основаниям

СвернутьПоказать

Аудитору Кочкину А.П. 5 августа был выдан аванс на командировочные расходы в размере 8000 рублей. Согласно авансовому отчету, который был сдан в бухгалтерию 10 августа, указанный работник 4000 рублей не израсходовал. Данная сумма Кочкиным А.П. возвращена не была.

Также 10 августа в организацию поступил исполнительный лист на взыскание с Кочкина в возмещение непогашенного в срок кредита (сумма возмещения 5000 ­рублей).

Бухгалтер начислил указанному работнику заработную плату за август в размере 15 500 рублей. Работник на удержание согласен.

Определим предельный размер, который возможно удержать из заработной ­платы за август:

1. Рассчитаем сумму НДФЛ: 15 500 × 13% = 2015 рублей.

2. Установим предельный размер удержаний за август. Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ предельный размер удержаний в данном случае не может превышать 50%: (15 500 — — 2015) × 50% = 6742 руб. 50 коп.

Из указанной суммы по инициативе работодателя (за не возвращенный в срок аванс) можно удержать: 15 500 × 20% = 3100 руб.

3. Определяем сумму, которую правомерно удержать из заработной платы работника за август:

6742,5 — 5000 = 1742,5 руб. (меньше 3100 руб.);

4000 — 1742,5 = 2257 руб. 50 коп. — указанную сумму не возвращенного в срок аванса можно удержать только в следующем месяце.

То есть из заработной платы за август правомерно удержать следующие суммы:

• размер взыскания по исполнительному листу — 5000 руб.;
• не возвращенный в срок аванс, выданный на командировочные расходы, — 1742 руб. 50 коп.

До 70% предельный размер увеличивается (ч. 3 ст. 138 ТК РФ):

• при отбывании исправительных работ;
• при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей;
• при возмещении вреда, причиненного работником здоровью другого лица;
• при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца;
• при возмещении ущерба, причиненного преступлением.

Правило 4. Удержания должны быть правильно оформлены

Чтобы удержать из заработной платы работника суммы по основаниям, указанным в ст. 137 ТК РФ, работодателю следует издать приказ об этом. Установленной законодательством формы приказа нет, поэтому работодатель форму приказа разрабатывает самостоятельно. Приказы следует издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата неотработанного аванса, сумм, рассчитанных с ошибкой, погашения задолженности.

При удержании в возмещение сумм за неотработанные дни отпуска приказ выпускать не обязательно.

Если речь идет об удержании сумм в погашение материального ущерба, то также следует придерживаться месячного срока. То есть приказ выпускается не позднее одного месяца со дня окончания установления ­работодателем размера причиненного работником ущерба (см. ­Пример 3).

Перед этим, как мы уже говорили, работодателю следует получить отработника согласие на удержание (исключение — возмещение сумм за неотработанные дни отпуска). Для фиксации получения согласия можно предложить несколько вариантов:

1. составить уведомление об удержании, в котором предусмотреть графу о согласии работника;
2. попросить работника составить заявление о том, что он не возражает против удержания (Пример 4);
3. предусмотреть в приказе отметку о согласии на удержание.

Пример 3

Приказ об удержании

СвернутьПоказатьПример 4

Заявление работника о том, что он не возражает против удержания из зарплаты

СвернутьПоказать

В заключение напомним, что за необоснованные удержания организация может быть оштрафована по статье 5.27 КоАП РФ.

Полистать демо-версию печатного журнала

Уведомления об удержании из заработной платы: образец, основные моменты

Причины для удержания из зарплаты сотрудника могут быть разными. Однако работодателю предоставляется такое право лишь при согласии на данную процедуру самого подчиненного. В целях фиксации одобрения трудящегося, его следует известить о возникновении переплаты в письменной форме. Составляется такой документ в виде уведомления, которое предоставляется работнику для ознакомления и подписи, после чего можно переходить к изданию соответствующего приказа.

Когда возможны удержания

Статьей 137 Трудового Кодекса РФ предусматривается возможность произвести удержание из зарплаты подчиненного при наличии определенных обстоятельств. Виды удержаний бывают:

• обязательными
• по решению работодателя
• по согласию между работодателем и сотрудником

К числу обязательных относятся следующие:

• подоходный налог
• осуществляемые на основании исполнительных документов

К удержаниям по решению работодателя относят:

Расчет удержаний

• возвращение авансового платежа, предоставленного подчиненному в счет зарплаты
• взимание размера полученного трудящимся аванса, который не был потрачен и возвращен в надлежащий срок, выплаченного для отправки в командировку, перевода в другой населенный пункт для исполнения трудовых обязанностей, и в прочих обстоятельствах
• удержание лишних финансов, которые выдали сотруднику ввиду допущения ошибки в расчетах
• возврат в случае, когда специалист увольняется раньше, чем закончился рабочий год, за который ему был обеспечен отдых в виде отпуска, согласно количеству неотработанных дней
• взыскивание денежной суммы в пользу работодателя за причиненный работником материальный ущерб

Процедура возврата переплат: уведомление работника

Между работодателем и подчиненным существуют регулируемые трудовым законодательством правоотношения, ввиду которых удерживать заработную палату правомочен исключительно субъект, выступающий в качестве работодателя. Перед исполнением процесса, нормы закона указывают на необходимость оповестить трудящегося уведомлением, которое обязательно оформляется в письменном виде. Следует отметить, что поставить сотрудника в известность надлежит заранее, минимальный срок в данном случае равен одному месяцу.

Уведомлять кроме руководителя полномочно лицо, занимающее должность главного бухгалтера, а также специалисты кадрового отдела, посредством письма для указанного сотрудника. В уведомлении либо письме нужно обозначить временной промежуток, в течение которого излишние денежные средства были начислены, и указание на правовую норму, регулирующую данный вопрос. Дополнительно можно приобщить бумаги, подтверждающие факт взимания денежных средств. Это могут быть соответствующие акты, зарплатные ведомости, расчетные листы и прочее.

Когда работодателем неверно производились расчеты суммы заработка для подчиненных или ошибочно применялись нормы права, регламентирующие порядок начисления, то удержать переплаченную сумму будет невозможно, кроме случаев возникновения счетных ошибок.

Однако чаще всего при оплате труда сверх положенной суммы впоследствии работодателем осуществляется перерасчет переплаченных финансов или удержание их другим способом, объяснив это возникновением счетной ошибки.

Требования к содержанию

Форма, обязательная для уведомления об удержании из заработной платы не разработана, в силу чего оно подлежит составлению в свободном порядке. Но все-таки существует определенная информация, которая обязательно должна быть отражена в документе:

Форма уведомления

• адресуется главным бухгалтером или ответственным по вопросу заработной платы работником
• указывается размер излишне уплаченных сумм
• приводится причина возникновения переплаты
• при допущении ошибки рекомендуется приложить расчет
• предусматривается строка для работника, на которой он письменно соглашается с наличием излишней оплаты либо выражает несогласие.

Если сотрудник не возражает, то определяется порядок возврата (наличным путем или удержанием из зарплаты).

Важные моменты

Субъектам трудовых правоотношений следует знать, когда удержание не допускается:

1. Нередко работодатели прибегают к удержанию из заработной платы за совершение подчиненными дисциплинарных проступков. Однако законодательно это не фиксируется, следовательно, применению не подлежит.
2. Противоречит закону удержание при несоблюдении работодателем правил о сроках извещения работника или неосуществлении проверки перед тем, как уменьшить работнику зарплату.
3. Подлежащими соблюдению правовыми нормами установлен максимальный размер удержания из заработной платы. При взимании средств свыше обозначенного законодателем размера происходит нарушение со стороны работодателя.

В любой из перечисленных ситуаций сотрудник имеет право на обращение в профсоюз, если он функционирует в организации, в комиссию по труду или в судебный орган за защитой нарушенных работодателем прав.

Применение удержания из заработной платы регламентируется нормативно-правовыми актами Российской Федерации. При этом на работодателя возлагается обязанность ведения учета удержаний, а также предусматривается ответственность за незаконное назначение названой процедуры.

Особенности возврата в кассу излишне выплаченной зарплаты

Расчет заработной платы — процедура трудоемкая и кропотливая. Несмотря на повсеместную автоматизацию этого процесса, бухгалтер не застрахован от ошибок. Случаются и сбои в работе компьютерной техники, следствием чего могут стать неверные расчеты, выдача работникам завышенных сумм заработной платы.

Обнаружив ошибку, бухгалтер зачастую производит автоматический вычет из начислений следующего месяца по расчетам с работником, делая соответствующие проводки в бухгалтерском учете. Правомерен ли такой «простой» выход из положения? В каких случаях удержать излишек выплаченной заработной платы организация не имеет права? Несет ли бухгалтер ответственность за ошибки при расчетах заработной платы? Разбираемся в статье.

Возврат возможен не всегда

Сразу следует сказать, что «автоматические» вычеты излишне выплаченных работнику сумм из заработной платы следующего месяца либо невыдача ему части заработной платы наличными из кассы на тех же условиях незаконны.

Разрешение неприятной для бухгалтера ситуации следует начинать с получения заявления работника, в котором он просить удержать излишне полученную сумму денег либо обязуется внести ее наличными добровольно.

Обойтись без письменного согласия возможно только в некоторых случаях, описанных в ТК РФ (ст. 137):

• наличие счетной ошибки, т.е. такой ошибки, которую можно отнести к арифметической;
• расчет произведен на основе ложных сведений, полученных от работника (например, фальшивые документы на вычет по НДФЛ);
• расчет произведен на основе ложных сведений из первичных документов по расчету зарплаты (например, по документам норматив выпуска продукции был выполнен, а фактически — нет).

Как правило, такие ситуации, в частности, подача работником ложных сведений, влияющих на расчет «зарплатных» сумм, решаются в судебном порядке (см. ТК РФ, та же статья).

Если работник письменно выразил свое согласие погасить переплату, работодатель может удержать ее только в течение месяца после завершения срока, определенного для возврата авансов, задолженностей, неверно начисленных сумм выплат.

Счетная ошибка и судебная практика

Наличие счетной (арифметической) ошибки – наиболее частый аргумент работодателя при удержании излишне выплаченных сумм оплаты за труд. Однако судебная практика в этой сфере чаще всего складывается не в пользу организаций.

Пример: Мособлсуд в своем определении №33-19764 от 12-10-10 г. высказал мнение, что переплата не может являться счетной ошибкой, а является следствием неправильного применения работодателем законодательства по труду. По мнению судей, переплату нельзя отнести и к суммам необоснованного обогащения (ГК РФ, ст. 1109). Работник возвращать излишне выплаченные ему средства не обязан. Кроме того, не все суды признают сбой в работе бухгалтерской программы счетной ошибкой.

Пример: Свердловский облсуд определением по делу №33-7642/2016 от 21-04-16 г. не признал техническую ошибку счетной, а Самарский облсуд в определении №33-302/2012 от 18-01-12 г. – признал.

Судебная практика по вопросам применения ст. 137 ТК однозначно свидетельствует о том, что счетной ошибкой нельзя признать:

• оплату более длительного отпуска, по сравнению с положенным работнику по закону;
• выплату более крупного размера премиальных;
• ошибочную выплату двойной заработной платы за период.

Об этом свидетельствуют многочисленные решения судов всех инстанций, до Верховного включительно (определение №59-В11-17 от 20-01-12 г.).

На заметку! Роструд в своем письме №3044-6-0 от 09- 08-07 г. высказывает точку зрения, согласно которой даже при наличии бесспорной счетной ошибки необходимо письменное согласие сотрудника на погашение возникшей разницы за его счет.

Документальное оформление возврата излишних выплат

Обнаружив факт ошибки, бухгалтер обязан сообщить о нем руководству фирмы. Далее составляется акт, в котором фиксируются факт переплаты, сумма, период начисления и другие существенные сведения. Членами комиссии, подписывающими акт, могут быть: бухгалтер-расчетчик, главный бухгалтер, кассир и пр.

Второй экземпляр документа либо его копия направляется сотруднику, в отношении которого произошла ошибка. К акту прилагается официальное письмо уведомительного характера о необходимости погашения излишне выплаченной суммы в определенный срок.

Если работник не возражает, то на основании его заявления сумма гасится наличными деньгами либо безналичным удержанием из заработной платы на иных, согласованных с администрацией, условиях. Часто такое погашение происходит в рассрочку. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание по общему правилу возможно в размере не более 20% с каждой зарплаты. При этом следует учитывать, что у работника, кроме указанной суммы к погашению, могут быть и другие удержания.

Если работник соглашается в письменной форме погасить долг наличными в кассу либо внести добровольно на счет фирмы, но срок этот истек, а долг не погашен, то в течение последующего месяца руководитель издает приказ на вычет суммы долга из заработной платы работника. Если работник уведомление проигнорировал или погасить переплату отказывается, работодатель может обратиться в суд.

Вопрос с работником, который при увольнении получил «на руки» больше положенного по закону, решается таким же порядком, как указано выше. В уведомлении целесообразно сразу указать на возможность обращения в суд при непогашении задолженности. Уволенные сотрудники в большинстве случаев добровольно гасить переплату отказываются.

Ответственность бухгалтера

Бухгалтер может нести материальную ответственность по закону, если погасить переплату за счет средств сотрудника не удалось. Основанием для привлечения счетного работника к ответственности может служить акт, фиксирующий (ТК РФ, ст. 247):

• величину материального урона;
• причину возникновения убытка.

Размер убытка бухгалтером может быть погашен двояко:

• если существует договор материальной ответственности с ним – погашение происходит полностью;
• если договор материальной ответственности отсутствует – погашение происходит в размере среднемесячных трудовых выплат (ТК РФ, ст. 244, 248).

Если бухгалтер не согласен погасить сумму ошибки добровольно либо истек месячный срок, о котором шла речь выше, вопрос о взыскании решается исключительно судом.

На заметку! Полная материальная ответственность бухгалтера может быть зафиксирована в трудовом договоре с ним.

Проводки

При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.

Сначала переплату в целом сторнируют, применяя те же проводки, по которым она начислялась:
Дт20, 23, 26 Кт70 – сторно на сумму переплаты (аналогично сторнируют выплаты в Фонды по переплате).

Затем сторнируют НДФЛ: Дт70 Кт68/НДФЛ – сторно из суммы переплаты (13%).

Оставшуюся сумму, излишне выплаченную работнику, отражают на счете 73 с открытием соответствующего субсчета: Дт 73 Кт 70.

Работник добровольно гасит задолженность внесением средств в кассу либо удержанием из зарплаты. Возможно и внесение средств на расчетный счет фирмы: Дт50,51,70 Кт73.

Если долг по какой-то причине взыскать невозможно, то делаются такие проводки:

• Дт76 Кт 73;
• Дт 91/2 Кт 76.

Итоги

1. Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
2. В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
3. Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
4. Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.

Возврат в кассу излишне выплаченной заработной платы

Добрый день! Согласно ТК РФ:
Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
счетной ошибки;
если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Вопрос: По ошибке бухгалтера работнику выплачено пособие по уходу за ребенком до 1,5 года за январь 2012 г. два раза: сначала по расходно-кассовому ордеру, а затем еще раз на банковскую карточку. Возможно ли вернуть излишне уплаченную сумму? Работник не возражает.
Ответ: В случае если по ошибке бухгалтера работнику было выплачено пособие по уходу за ребенком до 1,5 года за январь 2012 г. два раза, то при согласии работника вернуть излишне полученную сумму пособия это можно сделать путем внесения наличных денежных средств в кассу организации по приходному кассовому ордеру.
Обоснование: Согласно ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон N 255-ФЗ) суммы ежемесячного пособия по уходу за ребенком, излишне выплаченные застрахованному лицу, не могут быть с него взысканы, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, в том числе справки (справок) о сумме заработка, из которого исчисляются указанные пособия, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, другие случаи). Удержание производится в размере не более 20 процентов суммы, причитающейся застрахованному лицу при каждой последующей выплате пособия, либо его заработной платы. При прекращении выплаты пособия либо заработной платы оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.
По нашему мнению, ошибка бухгалтера, приведшая к выплате пособия по уходу за ребенком два раза за один месяц, не является счетной ошибкой. Счетная ошибка является арифметической ошибкой. Иными словами, она охватывает лишь неточности в вычислениях, возникшие при совершении математических (арифметических) операций. Если же речь идет о технической или иной ошибке, не являющейся счетной (арифметической), то возникшая в результате ее допущения переплата ни возврату, ни удержанию с работника не подлежит. Ведь получается, что излишне выплаченная сумма здесь опять-таки была предоставлена работнику в качестве средства к существованию при отсутствии с его стороны недобросовестности.
В соответствии с абз. 4 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса РФ удержания из заработной платы могут производиться для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок. Решение об удержании может быть принято, если работник не оспаривает основания удержания и размера и если не истек месячный срок со дня осуществления неправильных выплат. Если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или месячный срок истек, то работодатель теряет право на бесспорное взыскание сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.
В ч. 4 ст. 137 ТК РФ установлено общее правило, по которому излишне выплаченная работнику заработная плата взысканию не подлежит, за исключением перечисленных в ней случаев (в том числе счетной ошибки).
Однако следует отметить, что самим Законом N 255-ФЗ сроки для удержания сумм излишне выплаченных пособий не установлены.
Таким образом, в данной ситуации у организации нет права взыскать с работника излишне выплаченные суммы. Вернуть их организация сможет, только если работник подтвердит письменно (заявлением) согласие на добровольный возврат. В частности, такая позиция относительно излишне выплаченной суммы пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам обозначена в Письме ФСС РФ от 20.08.2007 N 02-13/07-7922.
Е.В.Дмитриенко
ООО «КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ»
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
20.02.2012
Вопрос: При переводе заработной платы работникам на банковские карты в результате ошибки одному из работников сумма заработной платы была перечислена дважды. Имеет ли право работодатель удержать излишне перечисленную сумму из заработной платы работника, если работник отказывается возвратить переплату добровольно?
Ответ: Работодатель имеет право удержать излишне начисленную заработную плату в том случае, если работнику были излишне начислены денежные средства в результате счетной ошибки (ст. 137 Трудового кодекса РФ). В случае если допущенная ошибка не была счетной, удержать излишне выплаченную заработную плату работодатель не имеет права.
Обоснование: В соответствии со ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него удержана, за исключением случаев счетной ошибки, вины работника в невыполнении норм труда или простое, если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Удержать излишне выплаченную заработную плату работнику (ст. 137 ТК РФ) работодатель не может, за исключением случаев, когда ошибка, в результате которой работнику была излишне начислена заработная плата, является счетной ошибкой. Счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов, когда были неправильно применены математические действия (умножение, сложение и пр.). К сожалению, определение «счетная ошибка» в настоящее время отсутствует в российском законодательстве. Ранее понятие «счетная ошибка» содержалось в Основных условиях обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию, утвержденных Постановлением Совета Министров СССР, ВЦСПС от 23.02.1984 N 191 «О пособиях по государственному социальному страхованию» (утратило силу), согласно которым счетная ошибка — это арифметическая ошибка.
Так, в Определении Московского областного суда от 12.10.2010 N 33-19764 разъясняется, что переплата не является счетной ошибкой, так как произошла по вине работодателя, а именно в связи с неправильным применением положения о начислении заработной платы. В рассматриваемом судом деле заработная плата ошибочно выплачивалась в повышенном размере — без учета фактически отработанного работником времени и без вычета сумм НДФЛ. Кроме того, согласно п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения, в частности, заработная плата и приравненные к ней платежи, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.
Таким образом, удержать излишне выплаченную работнику заработную плату работодатель может только в том случае, если допущенная ошибка является счетной ошибкой. Если же ошибка не является счетной, то работодатель не может удержать денежные средства и остается только вариант переговоров с работником, в результате которых он внесет в кассу организации излишне выплаченную сумму добровольно.
А.В.Брандукова
ООО «Центр Абонентского Обслуживания»
04.06.2012
Подведем итог:Удержать Вы не можете,а вот внести в кассу сотрудник может излишне выплаченную сумму.

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);

при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса.

В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

счетной ошибки;

если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);

если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Комментарий к Ст. 137 ТК РФ

1. Работодатель не вправе производить удержания из заработной платы работников по своему усмотрению и в определяемых им размерах. Перечень допустимых удержаний (например, налогов, штрафов, алиментов и др.) и порядок их производства устанавливаются ТК и иными федеральными законами.

2. По общему правилу излишне выплаченная работнику заработная плата не может быть взыскана с него работодателем, за исключением установленных законом случаев.

Второй комментарий к Статье 137 Трудового кодекса

1. К удержаниям из заработной платы работника, которые производятся в случаях, предусмотренных иными федеральными законами, прежде всего относятся налоговые вычеты.

С 1 января 2001 г. в силу вступил Налоговый кодекс РФ, в первоначальную редакцию которого были внесены существенные изменения Федеральным законом от 29 декабря 2000 г. N 166-ФЗ (СЗ РФ. 2001. N 1 (ч. II). Ст. 18). В соответствии с НК РФ налоговая ставка на доходы физических лиц устанавливается в размере 13%, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом.

2. К числу других случаев, предусмотренных федеральными законами, когда допускаются удержания из заработной платы, относятся: удержания по исполнительным документам при отбывании работником исправительных работ; взыскание алиментов на несовершеннолетних детей; возмещение вреда, причиненного работником здоровью другого лица, а в случае смерти этого лица — членам семьи, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца; возмещение ущерба, причиненного преступлением, и другие случаи, прямо указанные в законах. Работодатель в этих случаях обязан исполнить решение судебного органа.

3. Кодекс охраняет заработную плату от необоснованных удержаний, устанавливая исчерпывающий перечень случаев, когда работодатель вправе по своему распоряжению произвести их из причитающейся работнику заработной платы. В этот перечень вошел ряд оснований, предусматривавшихся ранее в ст. 124 КЗоТа РФ и вновь вводимых. Причем во всех случаях цель таких удержаний одна — погасить задолженность работника работодателю. Работодатель вправе произвести удержания: для возврата не отработанного работником аванса, выданного ему в счет заработной платы; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, полученного работником в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность (в других случаях получения работником под отчет денежных сумм, которые не были им израсходованы и не возвращены); для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок.

К числу оснований, дающих работодателю право произвести удержания из заработной платы, Кодекс относит возврат излишне выплаченной работнику заработной платы в случае признания его вины в невыполнении норм труда или простое, когда вина работника установлена органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Во всех указанных выше случаях работодатель вправе произвести удержания только в пределах установленного периода времени — не позже одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. Удержания в пределах этого срока допускаются, если выполнено и еще одно условие — работник не оспаривает оснований и размеров удержаний.

4. Самостоятельным основанием для удержаний из причитающейся работнику заработной платы, как и прежде, Кодекс предусматривает увольнение работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. При этом предусматривается ряд исключений, когда удержания не производятся. В качестве нового основания предусмотрено увольнение по п. 8 ст. 77 ТК. К числу других исключений, как и прежде, относится увольнение в связи: с ликвидацией организации либо прекращением деятельности работодателем — физическим лицом (п. 1 ст. 81); сокращением численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81); несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (подп. «а» п. 3 ст. 81), теперь не отнесено к числу оснований освобождения работника от удержания из причитающейся ему заработной платы, поскольку данное основание увольнения не предусмотрено в новой редакции ст. 81 ТК; со сменой собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера); призывом работника на военную службу или направлением его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83); восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83); признанием работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83); смертью работника либо работодателя — физического лица, а также признанием судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83); наступлением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений, если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ст. 83). В новой редакции перечисленные выше исключения дополнены также увольнением по п. 8 ст. 77 ТК РФ.

Увольнение по инициативе работника по уважительным причинам (в связи с поступлением на учебу, переходом на пенсию и в других случаях) теперь не относится к исключениям, когда удержание за неотработанные дни отпуска не производится.

5. Новым основанием, дающим работодателю право производить удержания из заработной платы по своему распоряжению, признана излишняя выплата работнику в связи с его неправомерными действиями. При этом удержание работодатель может произвести только в том случае, когда неправомерные действия работника установлены судом.

6. Не допускается удержание из заработной платы работника по распоряжению работодателя в иных случаях, помимо предусмотренных выше. Так, с работника не может быть взыскана заработная плата, излишне выплаченная ему вследствие неправильного применения законов или иных нормативных правовых актов, например, неправильно определен размер ставки (оклада) по штатному расписанию либо схеме должностных окладов; неправильно определен тарифный разряд и т.д.

Статья 137 ТК РФ. Ограничение удержаний из заработной платы

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);

при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса.

В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

счетной ошибки;

если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);

если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

См. все связанные документы >>>

1. В соответствии с СК (ст. 81) при отсутствии соглашения об уплате алиментов алименты на несовершеннолетних детей взыскиваются судом с их родителей ежемесячно в размере: на 1 ребенка — 1/4, на 2 детей — 1/3, на 3 и более детей — 1/2 заработка и (или) иного дохода родителей. Размер этих долей может быть уменьшен или увеличен судом с учетом материального или семейного положения сторон и иных заслуживающих внимания обстоятельств.

Виды заработка и (или) иного дохода, которые получают родители в рублях и (или) в иностранной валюте и из которых производится удержание алиментов, взыскиваемых на несовершеннолетних детей в соответствии со ст. 81 СК, определяются Правительством РФ.

Статья 83 СК устанавливает взыскание алиментов на несовершеннолетних детей в твердой денежной сумме.

При отсутствии соглашения родителей об уплате алиментов на несовершеннолетних детей и в случаях, если родитель, обязанный уплачивать алименты, имеет нерегулярный, меняющийся заработок и (или) иной доход, либо если этот родитель получает заработок и (или) иной доход полностью или частично в натуре или в иностранной валюте, либо если у него отсутствует заработок и (или) иной доход, а также в других случаях, если взыскание алиментов в долевом отношении к заработку и (или) иному доходу родителя невозможно, затруднительно или существенно нарушает интересы одной из сторон, суд вправе определить размер алиментов, взыскиваемых ежемесячно, в твердой денежной сумме или одновременно в долях (в соответствии со ст. 81 СК) и в твердой денежной сумме.

Размер твердой денежной суммы устанавливается судом исходя из максимально возможного сохранения ребенку прежнего уровня его обеспечения с учетом материального и семейного положения сторон и других заслуживающих внимания обстоятельств.

Если при каждом из родителей остаются дети, размер алиментов с одного из родителей в пользу другого, менее обеспеченного, определяется в твердой денежной сумме, взыскиваемой ежемесячно и назначаемой судом в соответствии с п. 2 ст. 83 СК.

2. Постановлением Правительства РФ от 18 июля 1996 г. N 841 утв. Перечень видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей (см. п.п. 1 — 4 Перечня — не приводятся).

3. Указанием Федеральной службы занятости России от 30 марта 1993 г. N П-7-10-307 «О порядке удержания алиментов по исполнительным документам, переданным для производства взыскания органам государственной службы занятости» установлен порядок удержания алиментов по исполнительным документам, переданным для производства взыскания органам государственной службы занятости.

По достижении ребенком совершеннолетия и при отсутствии задолженности по алиментам исполнительный лист возвращается в суд, вынесший решение. При наличии задолженности у безработного исполнительный лист остается в центре занятости до ее погашения.

4. Порядок обращения взыскания на заработную плату и иные виды доходов должника определен Федеральным законом от 2 октября 2007 г. N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

5. В ст. 8 Конвенции N 85 МОТ указано, что вычеты из заработной платы разрешаются только при соблюдении условий и в пределах, установленных законодательством страны или определенных в коллективном договоре или решении арбитражного органа. Запрещаются отчисления из заработной платы в пользу работодателя, его представителя или посредника, предоставляющие прямое или косвенное вознаграждение в целях получения или сохранения работы (ст. 9).