Добавить в «Нужное»

Обновление: 29 июня 2017 г.

Чтобы упростить документооборот, компания может перейти на использование универсальных передаточных документов (УПД). УПД содержат все необходимые реквизиты для счета-фактуры и первичных документов, используемых для оформления хозяйственных операций. Таким образом, универсальный передаточный документ заменяет акт выполненных работ, акт оказания услуг, накладные, счет-фактуру и т.д.

Как оформлять УПД вместо акта выполненных работ?

УПД может оформляться по официальной форме, которую подготовила ФНС России. Эта форма не является обязательной для применения, и при желании ее можно доработать и включить в нее дополнительные элементы либо исключить ненужные. Фактически официальная форма, разработанная налоговиками, — это расширенная версия счета-фактуры.

Основная часть УПД включает непосредственно форму счета-фактуры. Она выделена черной рамкой и не подлежит изменению. Это вытекает из п. 9 Приложения N 1 Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137 и дополнительно подтверждено ФНС России в Письме от 23.12.2015 № ЕД-4-15/22619, согласно которым форма счета-фактуры должна быть сохранена.

Кроме этого, в официальную форму включены реквизиты, необходимые для правильного оформления первичного документа в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о бухгалтерском учете, в том числе сведения о передаче/приемке товара, услуг, результатов работ; лице, ответственном за оформление операции.

Для того чтобы перейти на использование УПД, компании нужно совершить ряд действий. Во-первых, так как УПД является разновидностью первичного документа, его форму должен утвердить руководитель компании. Кроме того, возможность применения УПД нужно указать в учетной политике компании.

Во-вторых, нужно согласовать применение УПД с контрагентами компании. Нередко формы документов о приемке, документов, используемых для осуществления расчетов, прописываются в договорах. Если в договорах компании указаны акты и счета-фактуры, то, чтобы применять универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ, нужно будет подписать дополнительное соглашение с контрагентом и предусмотреть в нем соответствующие условия.

Варианты использования УПД

Компания может применять УПД вместо акта выполненных работ в 2-х вариантах:

1. В качестве замены акта и счета-фактуры.
2. Только как замену акта.

В первом варианте передаточный документ выступает в роли обоих документов сразу. Согласно рекомендациям ФНС он имеет статус «1», который проставляется в специально предназначенном для этого поле. Соответственно, при его оформлении заполняются все обязательные графы и строки и для первичного документа, и для счета-фактуры. В таком случае правильно заполненный УПД может быть использован для получения вычета по НДС.

Во втором варианте использования УПД заменяет акт выполненных работ, но счет-фактура выставляется отдельно. В поле для указания статуса проставляется значение «2». В этом случае для того, чтобы УПД был признан в качестве оправдательного документа, в нем должны быть заполнены все обязательные для первичных документов реквизиты, в том числе и часть реквизитов из граф и строк для счета-фактуры. Однако все эти поля заполнять не требуется, так как счет-фактура будет выставляться отдельно.

Общие рекомендации по заполнению УПД с указаниями, какие поля подлежат заполнению, приведены в приложении к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96, которым утверждена официальная форма УПД.

Универсальный передаточный документ — это не так давно появившаяся в бухгалтерии форма отчетности по проводимым компанией или ИП сделкам.

Как появился УПД

Примечательно, что эта форма по своей сути не является чем-то совершенно новым, а соединяет в себе функции уже существующих первичных документов. Такое соединение сокращает затраты времени на ведение отчетности, что более удобно. Мысли о создании такого документа существовали достаточно давно, но развить идею получилось только после принятия поправок в закон о бухгалтерском учете.

Внесенные в текст правового акта изменения позволили устранить существовавшие долгое время противоречия и наконец создать единый передаточный акт.

Его создание не было беспроблемным — проект выносили на обсуждение несколько раз, в том числе на специализированных форумах. Так эксперты в области права и специалисты, каждый день работающие с бухгалтерской отчетностью, получили возможность постоянно следить за состоянием проекта и высказывать свое мнение. Полученные замечания учитывались, в итоге текст документа переделывался несколько раз и его окончательный вариант сильно отличается от первоначального. На официальном интернет-портале ФНС России было также опубликовано письмо с рекомендациями к применению нового передаточного акта.

В результате вместо обширного документа, регулирующего всю первичную отчетность в бухгалтерии, работники получили новую форму и список советов по заполнению полей документа. В тексте письма работники налоговой службы предложили использование универсального передаточного акта в качестве формы бухгалтерской отчетности.

Зачем применяется УПД?

Когда вам только предстоит работать с новой формой отчетности, вопрос «что такое УПД?” является логичным. Бухгалтера привыкли к первичной отчетности старого образца. Нововведения же в первое время будут только пугать. Пока система применения нового акта не отработана, ошибки в его использовании неизбежны. И это при том, что в сопроводительном письме все подробно расписано.

Предполагается, что введенная форма отчетности облегчит работникам бухгалтерии жизнь — станет проще готовить отчеты, подсчитывать сумму налогов и передавать данные в ФНС. На деле же первое время после нововведений планируется использовать УПД вместе со старыми первичными документами. Такая возможность сохранится и в будущем — закон позволяет использовать обе формы. К примеру, это может быть:

• счет-фактура — документ, являющийся базой для подтверждения совершения сделки между сторонами договора, передачи его предмета покупателю и исчисления налога с уплаченной суммы к включению в вычет по правилам НК РФ;

При этом налоговый вычет формируют из налогов, что были уплачены при передаче товара, прав на имущество, выполнении работы или услуги по договорам на территории РФ. Сюда же относят и те налоги, что выплачиваются при ввозе товара или любого иного предмета договора на территорию России или борт морского/авиационного судна. Последние по нормам законодательства также охраняются российской юрисдикцией.

При расчете налога на прибыль функции УПД как первичного документа таковы:

• подтверждение затрат путем оформления документов, соответствующих требованиям российского права или международным правилам делового оборота. При этом ведется учет их специфики на территории той страны, где были потрачены денежные средства. Даже если у вас имеются только документы, что косвенно подтверждают трату средств, они все равно должны соответствовать требованиям права.
• основа для дальнейшего учета налогов, так как УПД является частью первичной бухгалтерской документации. Все данные, полученные из него, затем заносят в общую базу сведений и на её основе формируют другой тип отчетности.

При изучении универсального передаточного документа у многих возникает вопрос, что такое УПД и какие реквизиты в нем необходимо указывать. Достаточно помнить, что этот тип документа, как и все, что выступают в роли отчетной документации по налогам, должен соответствовать нормам статьи 9 НК РФ. Если рассмотреть текст данной правовой нормы, то становится понятно, что в тексте первичной документации обязательно должны быть указаны:

• название документа;
• дата его составления;
• название организации или данные ИП, что составили бумагу;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• указание величины натурального или денежного измерения фактической хозяйственной деятельности с указанием единиц, которые были использованы в процессе измерения;
• должность лица, от имени которого была совершена рассматриваемая сделка или операция, а также отвечающего за правильность её оформления, либо указание должности человека, несущего ответственность за правильность оформления уже наступившего события;
• подписи ответственных или совершивших сделку лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных данных, что позволяют их идентифицировать.

Эти же элементы выступают как обязательные реквизиты УПД.

При этом форму документов для первичного учета утверждает руководитель субъекта экономики с подачи того должностного лица, что несет ответственность за ведение бухгалтерского учета в организации. Документы первичного учета создаются на бумажном носителе, а при наличии ЭДО имеют форму электронного документа и подписываются при помощи электронной подписи.

Для чего нужен универсальный передаточный документ

Итак, давайте разберемся, для чего нужен универсальный передаточный документ. По правилу современного российского законодательства, УПД можно применять одновременно с использованием привычной первичной документации. При этом использование счетов-фактур не отменяется — Минфин РФ не планирует их отмену в дальнейшем, о чем было выпущено официальное заявление.

Основой для создания акта выступила счет-фактура. Его форму дополнили обязательными реквизитами, отмеченными федеральным законодательством, что, однако, не вошло в противоречие нормам 21 главы Налогового кодекса РФ. Использовать универсальную передаточную документацию можно для отражения в отчетности таких операций, как:

• отгрузка товара (вне зависимости от наличия транспортировки);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача прав на имущество;
• отгрузка товаров, работ и услуг по агентскому договору или договору комиссии.

При этом расшифровка УПД в бухгалтерии позволяет использовать данный тип документа не только как совмещенный вариант документации, но и как только первичный документ. Обратите внимание, что появление УПД в бухгалтерском учете вовсе не обязывает компании повсеместно использовать его — можно использовать и привычный вариант ведения отчетности.

Что входит в УПД

Грамотное оформление универсального передаточного документа — главное правило учета. При рассмотрении формы документа видно, что содержание его включает все реквизиты счета-фактуры в их неизменном состоянии. Помимо них, к обязательным реквизитам УПД отнесены:

• название документа;
• дата составления, совпадающая с датой составления счета-фактуры;
• название субъекта хозяйствования, что составил документ — указывается в полях под номерами 14 и 19;
• содержание факта хозяйственной деятельности — помимо указания в счете-фактуре вписывается в поля под номерами 8, 9, 11, 12, 16 и 17;
• величина натурального либо денежного измерения факта наличия хозяйственной жизни с указанием в полях 2-6, 9. Обязательно указываются единицы измерения;
• названия должностей лиц, несущих ответственность за правильность оформления сделки или любого иного совершенного события. Продавец указывает эти данные в полях 10 или 13, покупатель — 15 или 18;
• подписи ответственных за оформление соглашения либо иного другого совершенного события лиц с указанием их фамилий и инициалов. Продавец указывает сведения в полях 10 либо 13, покупатель — 15 или 18.

Что понимают под статусом УПД

У УПД есть обязательный реквизит с наименованием «Статус». У него может быть два значения — «1», «2». Давайте разберемся, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2.

УПД статус 1 это значение, употребление которого позволяет использовать бумагу и как первичную документацию, и как счет-фактуру одновременно. Возникает вопрос: что означает УПД статус 2? По правилам ведения бухгалтерской отчетности и нормам российского законодательства указание в реквизитах документа этой цифры означает то, что УПД используют только как первичный документ для учета. Его могут смело использовать ИП и организации, действующие на упрощенной системе налогообложения, поскольку выставление данной формы не повлечет за собой обязанность по исчислению и уплате НДС. Кроме того, такой УПД можно использовать для отгрузки товаров по комиссионному договору.

Дополнительные отличия универсального передаточного документа статус 1 и 2 в том, что статус 2 освобождает от обязанности заполнять поля, необходимые только для счета-фактуры:

• строка 7 «К платежно-расчётному документу»;
• графа 6 с указанием суммы акциза;
• налоговая ставка в графе 7;
• код страны происхождения товара (графа 10)
• графа 10а с указанием краткого наименования страны происхождения товара;
• графа 11 с номером таможенной декларации.

Как УПД присваивают номер

Номер документации в отчетности напрямую связан с её статусом. Делается это из-за того, что по требованиям налогового законодательства нумерация документов в отчетности должна четко соблюдаться. Например, при выставлении счета-фактуры в первой же строке указывается его порядковый номер. При этом все номера этих бумаг, в том числе если они носят корректировочный либо авансовый характер, указываются в хронологическом порядке. Не стоит забывать и о наличии специального порядка нумерации счетов-фактур в обособленных подразделениях организации. Как присвоить номер УПД?

Если рассматривать требования к первичной бухгалтерской документации, становится понятно, что номер не относится к обязательным элементам оформления. Соответственно, УП со статусом 1 получает номер по хронологии нумерования счетов-фактур, а УПД, имеющий статус два, получает номер по правилам, применимым к первичной документации.

Кроме того, статус 1 определяет, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ.

Как заполняется дата УПД

При оформлении УПД видно, что в его тексте должны быть указаны три разные даты. Как заполнить дату УПД правильно? Потребуется указать все три значения:

• дату составления документа в первой строке;
• дату совершения конкретного факта хозяйственной деятельности (день, когда отгрузили товар, передали результаты работ заказчику, предъявили документ об оказании услуг или передаче имущественных прав) — строка 11;
• дату получения товаров, приемки результата работ, оказания услуг, получения прав на имущество — в строке 16.

Для правильного заполнения необходимо помнить правила увязки даты составления счета-фактуры с моментом определения налоговой базы и возникновением права на налоговый вычет у покупателя. В соответствии с Правилами это выглядит так:

• счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, услуг, факта передачи прав на имущество;
• если его выставили ранее даты отгрузки, он не может выступать в качестве основания для налогового вычета;
• при этом моментом определения налоговой базы для исчисления НДС в отношении работ принято считать день подписания акта сдачи-приемки работ.

Первичный учетный документ составляется в дату совершения факта хозяйственной жизни, непосредственно при его осуществлении, а если это невозможно — после окончания осуществления этого факта.

Теперь стоит рассмотреть варианты дат, когда выставляется УПД:

• в момент совершения факта хозяйственной жизни. Не исключена и возможность совпадения дат составления документа, дат отгрузки и приемки товаров, тогда значения в строках 1, 11 и 16 будут совпадать.
• могут совпадать строки 1 и 11, а дата приемки наступит позднее, то есть значение строки 16 будет отличным от первых двух строк.

В этих случаях момент для определения налоговой базы по НДС определяется по строкам 1 и 11, а если были выполнены работы — то по строке 16.

Акт могут составить до факта отгрузки товара, а также выполнения любых других фактов хозяйственной деятельности, из-за чего даты в документе будут выглядеть следующим образом: в полях 1, 11 и 16 будут стоять разные значения, при этом даты отгрузки и приемки могут совпадать.

Налоговую базу для НДС определяют при этом по дате, указанной в строке 11, а если были выполнены работы — то по строке 16.

Законодательными нормами допускается ситуация, когда акт составляют после окончания совершения факта хозяйственной деятельности — если составить его в момент начала совершения данного факта не было возможности. Тогда даты выглядят так:

• строка 11- отгрузка;
• строка 1 — составление отчетной документации;
• строка 16 — приемка.

Как и ранее, моментом определения налоговой базы считается число, указанное в строке 11 или 16, если были выполнены работы. Покупатель же может заявить вычет по НДС не ранее даты, указанной в строке 16.

Кто ставит подписи в УПД

Для правильного оформления отчетности нужно знать, кто расписывается в УПД или является ответственным за правильность оформления факта хозяйственной деятельности. Строки, где должны подписываться руководитель организации, главный бухгалтер или иные уполномоченные лица, всегда заполняются в соответствии с требованиями законодательства. Нет исключения при заполнении данных реквизитов и в УПД со статусом 2.

В строке под номером 10 указывают: должность, инициалы и подпись лица, что отгрузил товар, или же того, кто обладает полномочиями подписывать документы о передаче результатов выполнения работ, оказания услуг и передачи имущественных прав от имени компании либо ИП. Если этот человек, и человек, подписывающий счет-фактуру — одно и то же лицо, то можно указать только должность и инициалы, а подпись не дублировать.

В 13 строке указывают должность, инициалы и подпись человека, уполномоченного подписывать данный документ со стороны продавца и ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни. Если это лицо уже указано в строке 10, то не нужно подписываться в 13 строке — достаточно инициалов и должности.

В 15 строке указывают должность, инициалы и подпись лица, принявшего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ, оказания услуг, прав на имущество от имени субъекта экономики.

Наконец, 18 строка заполняется должностью, инициалами и подписью лица, несущего ответственность за правильное оформление факта хозяйственной деятельности со стороны покупателя. Если то же лицо уже расписалось в 15 строке, дублировать его подпись в 18 строке не нужно.

Стоит обратить внимание, что в статью 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» было предложено внести изменения, согласно которым ужесточатся требования к первичным документам учета — в частности, не будут допускаться к учету бумаги по мнимым, не совершенным и фиктивным сделкам.

Законодательными изменениями разграничена ответственность лиц, принимающих участие в подписании первичной документации. Так, тот человек, что ответственен за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу документов для их регистрации в регистрах бухучета компании и одновременно отвечает за достоверность указанных в них сведений. А лицо, что занимает должность, трудовые обязанности которой предусматривают ведение бухгалтерского учета, или же занимается этой деятельностью согласно условиям заключенного договора, не несет ответственности за правильность оформления хозяйственной жизни компании.

Нужно ли ставить печать на УПД

В 14 строке акта указывают информацию о хозяйствующем субъекте, что принял участие в составлении документации со стороны продавца или исполнителя договора. Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет с этой стороны соглашения, комиссионер, агент, если он исполняет свои обязанности по соответствующим договорам.

В 19 строке указывают данные о хозяйствующем субъекте, выступающем со стороны покупателя или заказчика, в том числе данные о том, кто осуществляет для него бухгалтерский учет.

Ответ на вопрос о том, нужно ли ставить печать на УПД, таков: нет, для данного документа учета это не обязательно. По требованиям законодательства момент, когда УПД вступил в силу, не определяется наличием на нем печати. Правильно заполненная форма действует и без неё. Печать необязательна для счета-фактуры или документа первичного учета. И её отсутствие не воспрепятствует ни вычету НДС, ни подтверждению расходов для целей налога на прибыль.

Тем не менее, присутствие печати с полным наименованием экономического субъекта освобождает от необходимости заполнять строки 14 и 19 УПД.

Пункты, необязательные к заполнению, но несущие пользу

В содержание текста включены пункты, которые необязательно заполнять, но они могут принести пользу тем, кто это делает:

• графа А — порядковый номер записи в таблице, заполняется для удобства визуального восприятия сведений;
• графа Б — код товара работ услуг в УПД, где можно взять данные для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам для фондов. Думаете, что такое код товара в УПД? Это значение, позволяющее сторонам понять, что именно должно быть передано по договору, и отражающее информацию о приобретении в бухгалтерской отчетности.
• строка 8 — идентификатор отношений между сторонами сделки, иногда может косвенно подтверждать её содержание и особенные условия;
• в строку 9, если нужно, вписывают реквизиты транспортных документов;
• 12 строчка — сведения о передаваемом грузе, иные неотъемлемые от УПД сведения;
• 17 строка говорит о наличии либо отсутствии споров и претензий между сторонами соглашения.

Заполнение УПД в 1С

Пользователи программного обеспечения для ведения бухгалтерской отчетности уже сейчас могут заполнить УПД в 1с. Сейчас это возможно практически во всех версиях программы «1С:Предприятие». В этой программе можно выписать УПД на печать. Как же выписать УПД в 1с 8.3?

Если нужен документ со статусом 1, то его можно получить на основании внесенного в базу программы счета-фактуры. При нажатии на печать выбираем нужный акт, и программа автоматически соберет все необходимые сведения из имеющегося документа, но некоторые реквизиты придется редактировать самостоятельно.

Исправление УПД в «1С:Бухгалтерия 8.3»

Если в тексте акта есть ошибка, формируется документ «Корректировка реализации» на исправление в первичных документах. Изменения вносятся, исправленный счет-фактура регистрируется и отправляется на печать как УПД или счет-фактура. Данные об изменении внесутся в строку 1а автоматически.

Корректировка реализации и УПД

Сегодня нет формы, согласно которой проводится корректировка первичной документации, но налоговые органы РФ сообщают о том, что данная форма находится на стадии разработки. Поэтому сегодня для корректировки и используют счет-фактуру. А чтобы изменения верно отображались и в первичном документе, основанием для исправлений становится дополнительное соглашение, присоединяемое к договору.

В 1С есть форма соглашения об изменении цены, которую при желании можно использовать для внесения изменений.

Введение УПД в документооборот положительно сказывается на бухучете:

• сокращается количество документов;
• объединяются бухгалтерский и налоговый учет;
• процесс передачи информации по каналам связи оптимизируется.

НовостиНовости сервиса: 2017

Ранее мы уже сообщали о том, что прежние форматы первичных финансово-учетных документов и счетов-фактур утратят силу с 1 июля 2017 года. При этом прием контролирующими органами первичных учетных документов и счетов-фактур, созданных по прежним форматам, будет осуществляться до конца 2020 года.

На текущий момент в сервисе реализована возможность создавать и обмениваться в электронной форме следующими финансово-учетными документами:

● универсальными передаточными документами (УПД);

● универсальными корректировочными документами (УКД);

● документами о передаче товаров (ДПТ);

● документами о передаче результатов работ (об оказании услуг) (ДПРР).

Чтобы быть в курсе, как заполнять УПД в электронном виде, предлагаем подробно ознакомиться с Рекомендациями ФНС.

Такие документы заменят собой обязательные форматы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, исправленного счета-фактуры и рекомендованные форматы товарных накладных (ТОРГ-12) и актов приемки-сдачи работ (услуг).

ВАЖНО! Счетами-фактурами в электронной форме с 01.07.2017 года можно обмениваться только по вновь утвержденному формату универсального передаточного документа (УПД) (согласно Приказу ФНС России от 24.03.2016 года №ММВ-7-15/155@).

Корректировочные счета-фактуры в электронной форме необходимо формировать по формату универсального корректировочного документа (УКД) (утвержденному Приказом ФНС России от 13.04.2016 года № ММВ-7-15/189@).

УПД, как универсальный документ, может быть выставлен контрагенту в трех качествах:

● как счет-фактура (функция СЧФ);

● как первичный документ (функция ДОП);

● как первичный документ и счет-фактура (непосредственно УПД, УКД, функция СЧФДОП).

УКД выставляется аналогично.

Выставление счетов-фактур (корректировочных счетов-фактур)

До 01.07.2017 года электронный счет-фактуру можно выставить тремя способами:

● счет-фактура;

● УПД с признаком СФ;

● УПД с функцией СЧФДОП.

После 01.07.2017 года остаются два последних варианта, которые подразумевают использование УПД. Это же относится и к выставлению электронных корректировочных счетов-фактур.

На данный момент есть несколько вариантов выставления первичных документов в электронной форме:

● прежние первичные учетные документы (ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ (услуг);

● документ о передаче товара (ДПТ) или документ о передаче результатов работ (ДПРР);

● УПД с функциями ДОП или СЧФДОП.

Выставление первичных учетных документов

С 01.07.2017 г. первичные учётные документы (товарная накладная ТОРГ-12, акт приемки-сдачи работ(услуг), могут быть выставлены в электронном виде и в прежних форматах, с единственным ограничением – принимать такие документы контролирующие органы будут только на бумаге.

Предлагаем подготовиться к переменам заблаговременно и выбрать наиболее подходящий для Вас вариант работы, тем более что в сервисе Synerdocs поддержка новых форматов уже реализована.

Если вы работаете в веб-клиенте Synerdocs

Вы можете создавать документы в новых форматах в веб-клиенте Synerdocs, выбирая из списка необходимый тип документа.

Если Вы работаете в интеграционном решении Synerdocs и 1С

Если вы используете интеграционное решение 1С, скачайте актуальную версию интеграционного решения Synerdocs для 1С (http://www.synerdocs.ru/1c) и установите его.

В разделе «Настройки» интеграционного решения 1С выберите возможность отправки документов по новым форматам и заполните информацию о подписанте в соответствующих полях.

Настройки отправки в версии ИР 1.10

Настройки подписанта в версии ИР 1.10

Настройки в версии ИР 2.4

Если Вы работаете через сервис интеграции Synerdocs

Если вы используете сервис интеграции, по вопросам его перевода на новые форматы обратитесь в службу технической поддержки.

Если Вы работаете через API Synerdocs

Если у вас настроена интеграция с сервисом Synerdocs посредством API, используйте новые возможности и обновленную сопроводительную документацию для обеспечения возможности работы с новыми форматами документов.

Для контрактов по 44-ФЗ с 01.11.2019 г. в системе ПИК ЕАСУЗ ЗАБЛОКИРОВАНО применение в качестве документов приёмки документов, отличных от формата ФНС (ТОРГ-12, Акт, УПД) и Акт КС-2 (для стройки).

Ограничение установлено по признаку ОКПД2.

Перечень ОКПД2, к контрактам с которыми не будет применяться блокировка, по ссылке:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pVt1gTgjt33j9ojwaHkIWmm1wfJZzBsrwYtAw4An5z8/edit#gid=0

Ограничение касается только новых карточек контрактов, создаваемых начиная с 01.11.2019.

Общие сведения о структурированных документах

Под структурированными документами исполнения подразумеваются документы, точная структура которых определена законодательством РФ (приказы ФНС России), в отличие от неструктурированных документов, в которых законодательно закрепленная форма заполнения не предусмотрена. Структурированные документы могут быть загружены из специализированных файлов (в формате .xml).

В настоящий момент в качестве документа приемки можно выбирать только структурированные документы по формату ФНС. Исключением являются федеральные контракты, принадлежность к которым определяется по коду ОКДП 2. С полным перечнем кодов можно ознакомится по

Электронная форма структурированного документа исполнения

Рассмотрим электронную форму структурированного документа исполнения на примере Акта о выполнении работ (оказании услуг) унифицированного формата, приказ ФНС России от 30.11.2015 г. № ММВ-7-10/552@). Пользователю доступен функционал, который позволяет загрузить документ в формате ФНС или, заполнив поля, сформировать его самостоятельно. Электронная форма разделена на блоки.

Вкладка «Общие сведения»

Блок «Сведения об обязательстве и контракте (основание)»

Блок является информационным, в нем отображаются сведения из контракта.

Поле «Идентификатор государственного контракта» требуется заполнять при наличии государственного контракта, договора о предоставлении из федерального бюджета юридическому лицу субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал. Если заказчик предоставляет этот номер исполнителю, то последний должен указать его в документе исполнения.

Блок «Сведения о документе»

В данном блоке указывается информация о документе исполнения. Пользователю необходимо заполнить следующие обязательные поля:

Номер документа — указывается номер документа исполнения (текстовое поле); Дата составления – указывается регистрационная дата документа (заполняется из календаря); Дата предоставления результатов – указывается фактическая дата предоставление результатов (заполняется из календаря); Кнопка «Импортировать документ» — кнопка позволяет выбрать с ПК пользователя файл в формате .xml по форме ФНС для загрузки в ПИК ЕАСУЗ.

Флажок последнего документа необходимо оставить только в том случае, если текущий документ является единственным или последним в данном обязательстве. Если будет подписываться еще документ такого типа, то необходимо снимать данный флажок.

Блок «Сведения о заказчике»

В данном блоке указывается информация о заказчике и его банковских реквизитах. Сведения о заказчике автоматически заполняются из справочной информации. Флажок «Включить сведения о банковских реквизитах» — включает или отключает отображение банковских реквизитов. Если флажок стоит, то реквизиты видны в электронной и печатной форме документа исполнения.

Кнопка «Выбрать» — открывает окно с перечнем банковских реквизитов, которые были добавлены пользователем в разделе «Моя организация» — «Сведения об организации».

Блок «Сведения об исполнителе»

В данном блоке указывается информация об исполнителе и его банковских реквизитах. Сведения об исполнителе автоматически заполнены из справочной информации, указанной в системе. Флажок «Включить сведения о банковских реквизитах» — включает или отключает отображение банковских реквизитов. Если флажок стоит, то реквизиты видны в электронной и печатной форме документа исполнения.

Кнопка «Выбрать» — открывает окно с перечнем банковских реквизитов, которые были добавлены пользователем в разделе «Моя организация» — «Сведения об организации».

Блок «Сведения об основании»

В блоке указывается информация о том, на основании какого документа формируется текущий документ исполнения. Поле «Наименование документа» — указывается наименование документа- основания (текстовое поле, обязательно для заполнения). Поле «Номер документа» — указывается номер документа-основания (текстовое поле, обязательно для заполнения). Поле «Дата составления» — указывается дата подписания документа (заполняется из календаря, обязательно для заполнения).

Поле «Дополнительные сведения» — указывается дополнительная информация о документе-основании.

Блок «Сведения о выполненных работах (оказанных услугах)»

В данном блоке указывается информация об объемах исполнения по выбранным объектам закупки. При заполнении полей «Период исполнения с» и «по» , необходимо указать даты начала и окончания исполнения обязательства. Поля являются обязательными и заполняются с использованием электронного календаря. Остальная информация в блоке представлена в табличном виде. Количество и состав колонок может меняться в зависимости от режима, единицы измерения и количества, которые выбрал заказчик на вкладке «Предмет, стороны, условия». В стандартном режиме «С указанием количества и цены единицы поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг» пользователю будет доступен следующий состав колонок: Флажки выбора объекта закупки – позволяет указать, по какому объекту закупки будет учитываться указанный объем; Колонка «Объект закупки контракта» — отображает перечень доступных объектов закупки; Колонка «Количество (план)» – отображается плановая сумма по объекту закупки; Колонка «Количество (факт)» – пользователь указывает фактическое исполненное количество по данному объекту закупки; Колонка «Единица измерения» – отображает единицу измерения каждого объекта закупки; Колонка «Цена единицы, руб.» – отображает цену за единицу по каждому объекту закупки; Колонка «Включение НДС в цену единицы» – заполняется автоматически в зависимости от выбранной ставки НДС; Колонка «Размер НДС» — отображает ставку НДС. Может быть задана заказчиком на вкладке «Объекты закупки», в противном случае, устанавливается исполнителем самостоятельно при формировании документа; Колонка «Общая стоимость без НДС, руб.» — необходимо указать общую стоимость по объекту закупки без учета НДС; Колонка «Размер НДС, руб» — размер НДС в денежном выражении; Колонка «Общая стоимость с НДС, руб» — отображается общая стоимость по объекту закупки с НДС. Кроме того, пользователю доступны следующие кнопки:

Кнопка «Заполнить количество для выбранных из плана» — заполняет колонку «Количество (факт)» значениями колонки «Количество (план)» у выделенных объектов.

Кнопка «Скопировать из другого документа» — позволяет скопировать сведения об исполненных объектах из другого документа. При нажатии на кнопку открывается всплывающее окно «Выбор документа», которое содержит перечень документов текущего типа в статусах «Утвержден», «На согласовании», «Отменен». Для копирования необходимо нажать кнопку «Выбрать» напротив нужного документа.

Кнопка «Заполнить НДС для выбранных» — позволяет проставить значение ставки НДС для выбранных объектов. Если НДС указан заказчиком на вкладке «Объекты закупки», то кнопка неактивна.

Кнопка «Добавить» — позволяет добавить еще одну строку с текущим объектом.

Блок «Сведения о составителе информации исполнителя»

В данном блоке указывается информация о составителе данного документа с указанием основания для полномочий. Если составителем является директор, то указывается устав, если сотрудник, то указывается доверенность, на основании которой имеются полномочия. Поле «Наименование экономического субъекта» — обязательное для заполнения текстовое поле, в котором указывается название экономического субъекты (название организации).

Поле «Основание полномочий» — указывается основание полномочий лица, которое составляет текущий документ. Поле не является обязательным для заполнения.

Блок «Подписание вне ПИК (только для случаев технического сбоя)»

Данный блок заполняется исполнителем только в случае технического сбоя. В остальных случаях блок исполнителем не заполняется.

При исполнении контракта вне ПИК документ исполнения формирует заказчик. Флажок «Документ был ранее подписан на бумажном носителе» будет проставлен автоматически.

Пользователю необходимо заполнить фактические даты подписания документа сторонами. Заполнение полей происходит с применением электронного календаря.

При этом, ниже будет доступен блок «Добавление файла». Здесь заказчику необходимо прикрепить скан-образ подписанного на бумаге документа.

Блок «Запросы о предварительном согласовании»

В данном блоке создаются запросы на согласование. Если согласование не требуется, то блок остается незаполненным. При нажатии кнопки «Добавление запроса» пользователю необходимо выбрать получателя запроса. Это может быть либо пользователь ПИК, либо группа подписантов. После, для сохранения информации, необходимо нажать кнопку «Сохранить».

Отправление запроса происходит при нажатии кнопки «Отправить неотправленные». Запрос на предварительное согласование будет отправлен указанному пользователю.

Блок «Выбор групп подписантов и групп доступа»

В блоке указывается информация о группах подписантов, которые отвечают за подписание текущего документа исполнения. Для выбора группы необходимо поставить флажок напротив верной группы подписантов. После этого пользователь сохраняет свой выбор кнопкой «Сохранить». В блоке «Подписанты выбранных групп» отобразятся сведения о подписантах выбранной группы.

Если подписант не включен ни в одну группу подписантов, то можно добавить его в блоке «Подписанты, не включенные в выбранные группы доступа».

Кнопка «Добавление подписанта» открывает форму для добавления подписанта. После заполнения обязательных полей пользователю необходимо сохранить изменения. Подписант будет добавлен.

Кнопка «Добавить текущего пользователя» открывает форму для добавления текущего пользователя в качестве подписанта. Форма заполняется автоматически из сведений о пользователе.

Блок прикрепленных документов

После заполнения всех обязательных полей и сохранения информации пользователь нажимает кнопку «Сформировать печатную форму». Будет сформирован блок с прикрепленными документами: печатная форма документа приемки в pdf-формате и документ приемки в xml-формате. После подписания в ЭДО в этом блоке будет добавлен еще один документ — Лист подписания с электронными подписями сторон.

При формировании документа приемки по формату ФНС у исполнителя отсутствует возможность для прикрепления своего документа.

Блок доступных кнопок

При формировании документа пользователю доступны следующие кнопки: Сохранить – сохраняет, указанную ранее, информацию; Удалить – удаляет документ в статусе «Формирование»; Сформировать печатную форму – позволяет сформировать печатную форму документа; Связать с внешним документом – позволяет в ручном режиме связать текущий документ с документом, который был загружен из внешней системы; Распечатать – распечатывает текущий документ; Подписать в ЭДО – отправляет документ на подписание в ЭДО;

Вернуться к списку документов обязательства – возвращает пользователя к списку документов исполнения.

После утверждения документа пользователю доступны следующие кнопки: Сторнировать – позволяет сторнировать (исправить) текущий документ. Сформировать печатную форму повторно – формирует печатную форму повторно. Сформировать лист подписания повторно – формирует лист подписания повторно.

Вернуться к списку документов обязательства – возвращает пользователя к списку документов исполнения.

Статусы документов исполнения

На разных этапах работы с документом, пользователь может столкнуться со следующими статусами документов:

Формирование – документ сформирован, но не подписан.

Сформирован – документ сформирован, отправлен на подпись, но у оператора ЭДО ещё не подписан.

На согласовании – документ подписан одной из сторон у оператора ЭДО.

Утвержден – документ подписан с обеих сторон.

Отклонен– документ отклонен второй стороной от подписания у оператора ЭДО.

Отменен – документ отменен в ПИК инициатором данного документа.

Отозван – документ аннулирован обеими сторонами.

Вкладка «Информация покупателя»‘

После того, как пользователь формирующей стороны заполняет ФНС документ исполнения (ТОРГ-12, УПД или Акт), отправляет документ в ЭДО и подписывает, а пользователь второй стороны открывает документ и нажимает кнопку «Подписать», в документе появляется новая вкладка «Информация покупателя» (для ТОРГ-12 и УПД) или «Информация заказчика» для Акта.
Более подробно по ссылке: Информация покупателя

На вкладке выводятся сведения об информации продавца, сведения о лице, принявшем товар, Сведения о формировании информации продавца, результат приёмки, сведения о закупке для государственных (муниципальных) нужд, сведения о денежном обязательстве.

После подписания документа в ЭДО поля автоматически заполняются данными, указанными в ЭДО.

Структурированные документы ПИК ЕАСУЗ

В ПИК ЕАСУЗ доступны для формирования следующие структурированные документы:

Акт о выполнении работ (оказании услуг), унифицированный формат, приказ ФНС России от 30.11.2015 г. № ММВ-7-10/552@

ТОРГ-12, унифицированный формат, приказ ФНС России от 30.11.2015 г. № ММВ-7-10/551@

Акт (ДОП), унифицированный формат, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 г. № ММВ-7-15/155@

Универсальный передаточный документ (СЧФДОП), унифицированный формат, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 г. № ММВ-7-15/155@

Счёт-фактура (СЧФ), унифицированный формат, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 г. № ММВ-7-15/155@

Вернуться к Работе с документами исполнения

Выполнять обязан работник лишь то,что прописано в трудовом договоре и должностной инструкции. Что не прописано — не имеют право заставлять. Надо смотреть локальные акты, ст.8,57 ТК РФ.Вы имеете право не подписывать приказ. Задним числом приказ не имеют право делать и Вас с ним знакомить. Но имейте ввиду, что они вправе издать такой приказ реальной датой и,если Вы не подпишите, составить акт об отказе.

Нельзя сказать, что Ваша должность вообще не относится к должностям, на которые можно возложить такую обязанность. Обычно это и есть как раз бухгалтеры, завскладом, кассиры, механики и т.д.,которые расписываются в счетах-фактурах, накладных и т.д. И подтверждают своей подписью факты хозяйственной жизни.

Кроме того, Вы можете поссориться с руководством, если будете возражать, ведь в такой ситуации обычно все «шлифуют» документы, чтобы не было замечаний

Когда проверяют бухгалтерию, то требуют слишком много документов, разных приказов.

Если Вас назначат ответственным и будет Ваша вина — Вам грозит привлечение в дисциплинарной ответственности

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете»

Консультант Плюс: примечание.

С 01.01.2013 унифицированные формы первичных учетных документов необязательны. Обязательными остаются формы первичных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Статья 9. Первичные учетные документы

Консультант Плюс: примечание.

Формы первичных учетных документов, утвержденные Росстатом и Банком России см. в Справочной информации.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.