Учет рабочего времени

Содержание

Учет рабочего времени на предприятии

Многие организации, особенно имеющие розничные магазины, сталкиваются с необходимостью установления для отдельных категорий сотрудников специального графика работы. А как следствие, им приходится подумать о введении для таких сотрудников суммированного учета рабочего времени на предприятии. На что при этом необходимо обратить внимание — в настоящей статье.

Нормативная база

  • Трудовой кодекс РФ.
  • КоАП РФ.
  • Федеральный закон 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
  • Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
  • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Что такое суммированный учет рабочего времени на предприятии?

Чтобы подойти к понятию суммированного учета рабочего времени на предприятии, необходимо вообще определиться с тем, что является рабочим временем. Вспомним, что заработная плата начисляется работнику за выполненную им работу, в т.ч. с учетом количества и качества затраченного труда (ст. 132 ТК РФ). В связи с чем работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

«Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени» (ст. 91 ТК РФ).

Трудовым Кодексом предусмотрены гарантии работнику, заключающиеся в ограничении количества труда, требовать который от него может работодатель, а именно – в части установления верхнего предела продолжительности рабочего времени.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Однако можно вспомнить о том, что некоторые категории работников трудятся на условиях сокращенного рабочего времени, или неполного рабочего времени. Кроме того, графики работы могут быть разными, а также одна неделя может «попадать» в разные месяцы. Поэтому нормативно урегулировано, каким образом посчитать норму рабочего времени за иные календарные периоды.

«Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда» (ст. 91 ТК РФ).

В настоящее время действует Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н). Процитируем его общие положения:

«Норма рабочего времени на определенные календарные периоды времени исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены):

  • при 40-часовой рабочей неделе — 8 часов;
  • при продолжительности рабочей недели менее 40 часов — количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней.

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час».

Итак, когда график работы сотрудника таков, что в одну неделю он может отработать меньше 40 часов, в другую – больше, возникает потребность посчитать для него норму рабочего времени за более длительный период времени.

Суммированный учет рабочего времени на предприятии предполагает учет продолжительности рабочего времени не в день или за неделю, а за учетный период (месяц, квартал и другие периоды). Учетный период не может превышать одного года

Такой учет осуществляется в двух целях:

  • для контроля за соблюдением требования о нормальной продолжительности рабочего времени,
  • и для начисления заработной платы (если используется часовая/дневная тарифная ставка, а не оклад, о чем чуть позднее).

И тут же мы сталкиваемся с вопросом: разрабатывая график работы сотрудника, обязательно ли мы должны исхитриться «подогнать» его точно под норму рабочего времени – не больше и не меньше? Те, кто пытались это сделать, понимают, что это может быть непросто.

Забегая чуть-чуть вперед, сразу скажем, что график может быть составлен:

  • с «лишними» часами работы, тогда такие часы по графику, превышающие законодательно установленную норму рабочего времени (рассчитанную по ст. 91 ТК РФ и Постановлению 588н), будут сверхурочными;
  • с «запасом» часов (т.е. с недостающими часами), но тогда законодательно установленная норма рабочего времени для такого работника законодательно уменьшится до количества часов по его графику.

«Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается» (ст. 104 ТК РФ). Отсюда мы и делаем такой вывод. Косвенно он подтверждается еще и следующими соображениями: привлечь сотрудника к работе сверх графика можно лишь по определенным правилам и основаниям, которые описаны ТК РФ: это привлечение к работе в выходной (или праздничный) день, и сверхурочно. Других нет.

Итак, суммированный учет рабочего времени на предприятии применяется в случаях, «когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени» (ст. 104 ТК РФ).

Далее, разобравшись с тем, какой конкретно режим работы будет применяться, работодателю надлежит сделать две вещи: ввести на предприятии для соответствующих категорий работников суммированный учет рабочего времени и графики сменности.

Как ввести суммированный учет рабочего времени?

Порядок введения суммированного учета рабочего времени на предприятии устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 104 ТК РФ). Это единственное, что говорит нам Трудовой Кодекс. Предположим, в существующих в организации правилах внутреннего трудового распорядка вообще ничего не сказано про суммированный учет. На наш взгляд, в таком случае было бы целесообразно сначала внести дополнения в эти правила, а потом уже и сам суммированный учет. Однако этого недостаточно!

Вполне возможно, новый режим работы и суммированный учет рабочего времени на предприятии будет применяться не только к вновь принимаемым сотрудникам, но и к «старым». Тогда следует вспомнить, что за 2 месяца до введения другого режима работы необходимо в письменной форме оповестить об этом работника, которого собираются перевести на этот режим работы (ст. 74 ТК РФ). Если работник согласен перейти на такой режим работы, то необходимо внести изменения в трудовой договор (ст. 72 ТК РФ).

Еще один немаловажный вопрос при введении суммированного учета – это установление размера оплаты труда. В принципе, никто не запрещает установить работнику оклад. Отработав за месяц строго по своему графику, он получит свой оклад. Но как только возникнет необходимость привлечь его к работе сверх графика, придется высчитывать среднюю часовую ставку. А как это сделать, нормативно не урегулировано. Поэтому настоятельно рекомендуем во избежание спорных ситуаций установить часовую тарифную ставку.

Как установить график работы (график сменности)?

Фактически различают два вида графиков работы:

  • собственно график сменности (когда устанавливается работа в несколько смен) – «сменная работа — работа в две, три или четыре смены — вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы» (ст. 103 ТК РФ);
  • просто график работы при необходимости суммированного учета рабочего времени (когда смена одна (скажем, каждый день по 14 часов), но на этом рабочем месте работают разные сотрудники в разные дни).

Разрабатывая график, необходимо учесть несколько основных моментов:

  • продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ) (справедливости ради стоит отметить, что для работников определенных отраслей установлены отдельными документами свои правила, кроме того, некоторые специалисты, правда без аргументации, утверждают, что при суммированном учете это правило не применяется, или применяется «извращенно»),
  • в течение учетного периода рабочее время не должно превысить законодательно установленную норму (привлечение к сверхурочной работе должно носить исключительный характер, желательно не закладывать его в график или закладывать по минимуму),
  • время смены перед нерабочим праздничным днем, а также время ночной смены сокращается на час (о чем подробнее ниже), (если это невозможно, придется оплатить переработку).

Для графиков сменности ТК РФ устанавливает несколько специальных требований:

«При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.

Работа в течение двух смен подряд запрещается» (ст. 103 ТК РФ).

Про «просто» график работы ТК РФ ничего не говорит.

«Просто» график работы может вводиться в действие приказом руководителя организации. Можно порекомендовать в правилах внутреннего трудового распорядка вместе с определением порядка введения суммированного учета рабочего времени установить и порядок ознакомления с таким «просто» графиком. Представляется логичным по аналогии с графиком сменности также предусмотреть ознакомление с ним работников за месяц до введения.

Наконец, график работы введен, суммированный учет установлен, учетный период определен, сотрудники приступили к работе по графику.

Как считать средний заработок при суммированном учете?

Сразу вспомним, что средний заработок рассчитывается либо по ст. 139 ТК РФ и Постановлению 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (в случаях, установленных ТК РФ), либо по Закону 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (случаи социального страхования).

Отпускные (компенсацию за неиспользованный отпуск) считаем в обычном порядке, без каких-либо отличий, т.е. как обычно рассчитывается средний дневной заработок.

Средний заработок для других случаев, предусмотренных ТК РФ (например, прохождение медосмотра, выходное пособие, простой и др.) считаем с особенностями:

«При определении среднего заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени на предприятии, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, используется средний часовой заработок.

Средний часовой заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с пунктом 15 настоящего Положения, на количество часов, фактически отработанных в этот период.

Средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате» (п. 13, Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (ред. от 11.11.2009) «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»).

«Больничный», «декретные», «по уходу за ребенком» рассчитываем по общим правилам.

Как считать «ночные» при суммированном учете?

Работе в ночное время посвящена ст. 96 ТК РФ.

Ночное время — время с 22 часов до 6 часов.

Во-первых, существуют категории работников, которых запрещено привлекать к работе в ночное время (перечислены в ст. 96 ТК РФ), например, беременные женщины.

Во-вторых, существуют категории работников, которых можно привлечь к работе в ночное время, но только с их согласия (ст. 96 ТК РФ), например, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет. Соответственно, при ознакомлении с графиком, предусматривающим работу в ночь, такое согласие необходимо письменно запросить.

В-третьих, существует специальное правило: «продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час без последующей отработки». Из него есть исключения:

1. Если работники специально приняты для работы в ночное время, то продолжительность их работы (смены) в ночное время не уменьшается (ч. 3 ст. 96 ТК РФ). При приеме на работу в их трудовые договоры необходимо включить условие о работе в ночное время, это обязательно согласно ст. 57 ТК РФ. Так, например, если работник будет работать только в ночные смены, то это – тот случай, а если он будет работать и в дневные, и в ночные смены – то уже нельзя сказать, что он принят специально для работы в ночное время.

2. Если работникам установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (например, работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и пр.), то продолжительность работы (смены) в ночное время для них также не уменьшается (ч. 4 ст. 96 ТК РФ). Для таких работников установлена специальная норма рабочего времени — не более 36 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ). В соответствующих трудовых договорах прописывается, что данные работники относятся к категории, для которой законом установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, описывается режим их работы. Также в трудовом договоре можно указать, что при работе в ночное время их рабочее время не сокращается согласно ТК РФ.

3. Существует необходимость работы в ночное время, вызванная условиями труда.

Список таких работ может устанавливаться в локальных нормативных актах, коллективном договоре. Работник обязательно должен быть под роспись с ними ознакомлен, а условие об уравнивании времени дневных и ночных смен следует включить в трудовой договор.

4. В случае сменных работ при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем (ч. 4 ст. 96 ТК РФ).

Творческих работников трогать не будем.

И все это следует учесть при составлении графика.

В целом же вопрос о сокращении времени ночной смены возникает лишь в отношении ночных смен. Смена считается ночной, если не менее половины ее продолжительности выпадает на ночное время (п. 9 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР, ВЦСПС от 12.02.1987 N 194 «О переходе объединений, предприятий и организаций промышленности и других отраслей народного хозяйства на многосменный режим работы с целью повышения эффективности производства»).

Оплата труда в ночное время должна быть повышенной (ст. 154 ТК РФ). Как минимум – на 20% часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время (Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время»).

Конкретные размеры повышения устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

Основанием для оплаты работы в ночное время являются данные табелей учета рабочего времени. И здесь типичным случаем является, когда смена приходится на два календарных дня. В соответствующие календарные дни и должны быть проставлены отработанные часы. Но очевидно, что в рамках одного дня в смену могут попасть и дневные, и ночные часы.

Законодательство разрешает нам дополнять унифицированные формы. Поэтому выходом из такой ситуации было бы введение дополнительных строк.

Пример 1: Смена охранника – с 20.00 до 07.00 следующего дня (перерыв на обед с 02.00 до 03.00). В повышенном размере подлежат оплате часы: с 22.00 до 02.00 и с 03.00 до 06.00, итого 7 часов.

Согласно ст. 108 ТК РФ, в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается.

Как оплачивать работу в праздники, которые «попадают» в график?

В ст. 107 ТК РФ перечислены виды времени:

  • перерывы в течение рабочего дня (смены);
  • ежедневный (междусменный) отдых;
  • выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);
  • нерабочие праздничные дни;
  • отпуска.

При составлении графика работы необходимо указать в нем периоды работы, периоды междусменного отдыха и выходные дни.

Для работающих по графику их выходными днями будут считаться те, которые указаны как выходные в графике.

Нерабочие праздничные дни перечислены в ст. 112 ТК РФ.

График сменности может быть составлен таким образом, что у отдельных работников рабочая смена выпадает на нерабочий праздничный день. Однако этот факт не делает праздничный день рабочим. В соответствии со ст. 107 ТК РФ нерабочие праздничные дни являются днями отдыха независимо от того, какой график сменности установлен в организации.

Поэтому оплата работы в праздничные дни, даже если они попадают в график, должна производиться не менее чем в двойном размере.

Пример 2: сотрудник по графику должен выйти на работу в воскресенье. При этом на это воскресенье приходится праздничный день, и для «обычных сотрудников» выходной переносится на понедельник. А понедельник по графику данного работника – уже и так выходной. Как оплатить работу в такое воскресенье?

Согласно п. 2 Порядка (Постановление 588н), «у работодателей, приостановка работы у которых в нерабочие праздничные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям (например, непрерывно действующее производство, ежедневное обслуживание населения и др.), перенос выходных дней, предусмотренный частью 2 статьи 112 Трудового кодекса Российской Федерации, не осуществляется». Иными словами, на данном участке работы на смену нашему сотруднику в понедельник выйдет другой, и будет работать.

Исходя из этого, данное воскресенье будет считаться праздничным днем (без переноса), и будет оплачено нашему работнику как минимум в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). А его «понедельнишный» сменщик получит оплату за понедельник как за обычную смену.

Как оплачивать работу сверх графика?

Для ответа на данный вопрос надлежит определиться с тем, как следует квалифицировать такую работу. Напомним, что основанием для начисления подобных выплат является табель учета рабочего времени.

Учет рабочего времени ведется с использованием унифицированных форм N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Данными формами для обозначения работы рассматриваемой нами категории работников предусмотрено всего несколько кодов:

  • Работа днем – Я (01),
  • Ночные часы – Н (02),
  • Выходные и нерабочие праздничные дни – РВ (03),
  • Сверхурочная работа – С (04).

Возможно ли, чтобы дополнительные часы работы одновременно были и работой в выходной день (или праздник), и сверхурочными?

Как разъясняет Е.В.Воробьева, Член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов Российской Федерации, в своей консультации от 11.03.2009, «…сверхурочными должны считаться часы, которые определены как разница между количеством часов, отработанных работником в нормальных условиях (т.е. фактически отработанными часами за минусом часов, отработанных в выходные и нерабочие праздничные дни), и количеством рабочих часов по производственному календарю, приходящихся на учетный период. Таким образом, отработанные в выходные и нерабочие праздничные дни часы не входят в число сверхурочных часов».

Итак, каждый час работы должен быть однозначно квалифицирован путем выбора лишь ОДНОГО из указанных выше четырех вариантов.

Пример 3: вернемся к нашему охраннику.

Смена охранника – с 20.00 до 07.00 следующего дня (перерыв на обед с 02.00 до 03.00). Условно назовем эти дни первый и второй. При этом предположим, что по причине опоздания сменщика («не проспался со вчерашнего» J) данному охраннику пришлось задержаться до 12.00. Т.е. он дополнительно проработал по сравнению со своим графиком 5 часов.

Предположим, график работы охранника составлен так, что до нормы часов, рассчитанной в соответствии с Порядком № 588н за учетный период, «не хватает» двух часов, т.е. график составлен «с запасом».

Как мы уже выяснили, помимо оплаты «ночных», в данном случае придется оплатить дополнительную работу.

Вариант А. Второй день является его обычным ежедневным (междусменным) отдыхом.

«…сверх нормального числа рабочих часов за учетный период», — ст. 99 ТК РФ.

«Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается», — ст. 104 ТК РФ.

В таком случае для данного работника нормой рабочих часов является количество рабочих часов по его графику. Т.е. все 5 часов – для него сверхурочные.

Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ).

И еще один нюанс: продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. А в данном случае работник отработал целые 5 часов сразу сверхурочно. Статья 5.27 КоАП.

Вариант Б. Второй день является для него выходным (или праздником).

В этом случае данные 5 часов оплачиваются по правилам ст. 153 ТК РФ, в размере не менее часовой тарифной ставки. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ). Однако день отдыха можно предоставить лишь целиком, не предусмотрено предоставление «часов отдыха». А поскольку речь идет о сменном режиме работы, представляется, что одну смену с работника нужно будет «снять». Значит, вместо оплаты за смену работы он получит лишь оплату за часы работы в «продленную» смену.

Подводя итог всему вышесказанному, мы должны дать два конкретных совета:

  • при суммированном учете обязательно устанавливать часовую тарифную ставку;
  • в графиках работы четко указывать помимо времени работы периоды междусменного отдыха и выходные, чтобы можно было четко квалифицировать: если пришлось вызвать работника на дополнительную работу в его выходной – оплачивать по ст. 153 ТК РФ, если в междусменный период – как сверхурочные по ст.152 ТК РФ.

Надеемся, данный материал поможет внести ясность и поспособствовать системному пониманию, что представляет собой суммированный учет рабочего времени на предприятии и работа по графику.

>Учет рабочего времени — контроль за сотрудниками

Общие понятие

Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

Учёт рабочего времени должен чётко согласовываться с положениями Трудового Кодекса, согласно которому каждый работник имеет право на перерывы в течение дня, законные выходные и отпуска.

В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

  • контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
  • проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
  • соблюдение времени окончания рабочего дня;
  • регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.

Положение

Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.

Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.

Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.

В обязанность этих лиц входит:

  • составлять рабочие графики;
  • отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
  • доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
  • проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)

Сотрудники, которые отвечают за ведение табеля, должны быть ознакомлены с положением об учёте рабочего времени под роспись.

Особенности

В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

  1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
  2. Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
  3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
  4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
  5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
  6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

Виды

Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

Поденный учёт

Разновидность учёта рабочего времени, при которой длительность рабочей смены всегда одинаковая. Это самый распространённый график – 40 рабочих часов в неделю и всегда одинаковый 8-часовой рабочий день – так называемая «пятидневка».

Если работник для завершения всех дел вынужден задерживаться на рабочем месте, либо появляться там в выходные дни, то это учитывается как сверхурочная работа.

Понедельный

При таком виде учёта длительность рабочей недели всегда одинаковая (как правило, 40 часов), однако длина рабочего дня может значительно варьировать.

При этом суммарно в неделю всегда должно получаться одно и то же количество рабочих часов.

С понедельным учётом соотносятся сменный и гибкий рабочие графики.

Суммированный

Некоторые виды работ требуют такой организации рабочего процесса, который по времени невозможно распределить на равные рабочие смены или недели.

Например, при вахтовом методе работы, гибком графике, сезонных работах, непрерывном производстве или круглосуточной работе может возникнуть необходимость в суммированном учёте рабочего времени.

Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год).

Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104).

Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.

Методы

Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

  1. Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
  2. Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.
  3. Отчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.
  4. Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.
  5. Видеонаблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный. Помимо установки камер слежения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы. К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).
  6. Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.

Табель

Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.

На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.

Для обработки и начисления заработной платы данный документ передаётся в бухгалтерию.

Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.

Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.

Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:

  • у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
  • в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.

Порядок

Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.

Также обязательным является установление режима работы:

  • продолжительность рабочего дня или смены;
  • соглашение о работе по ненормированному графику;
  • утверждение времени начала и окончания работы;
  • перерывы в работе для отдыха.

При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а в конце концов и на предприятии в целом.

Поденный учет рабочего времени

Поденный учет рабочего времени – это одна из форм расчета трудовой нормы, которую сотрудник обязан отработать по трудовому договору и внутреннему распорядку предприятия. Наряду с почасовой и суммированной формой расчета отработанного времени, поденный учет – самая простая и эффективная схема расчета заработной платы сотрудников и организации рабочих процессов.

Виды рабочего времени

Согласно статье 100 ТК РФ по общему правилу режим рабочего времени устанавливается в зависимости от длительности рабочей недели. Так, существует три формы недельного рабочего распорядка:

  • Неделя с 5 рабочими и двумя фиксированными выходными днями;
  • Неделя с 6 рабочими и одним фиксированным выходным днем;
  • Неделя с 5 рабочими и 2 скользящими выходными днями.

Поденный учет рабочего времени – это признак организованного предприятия или компании, где налажены все производственные процессы и максимально эффективно распределены рабочие ресурсы.

Особенности почасового и суммированного учета рабочего времени

Предприятия, пользующиеся почасовой формой расчета рабочего времени, чаще всего могут требовать от сотрудников работать по нефиксированному графику, перерабатывать, и, исходя из своих расчетов, начислять заработную плату. Для сотрудника такой компании выявить обман или ошибки в учете рабочего времени и соответствующей оплате труда достаточно сложно, так как необходимо постоянно фиксировать норму рабочего времени в 40 часов на неделю по статье 91 ТК РФ и сверхурочный труд, а затем доказывать и оспаривать денежные начисления в бухгалтерии или в диалоге с начальником, если есть подозрения в ошибках.

Суммированный учет рабочего времени схож с почасовым, только рассчитывается на период от месяца до года и применяется, преимущественно, на предприятиях с вредными и/или опасными условиями труда. Тут работнику придется заранее быть компетентным в вопросах классификации вредных условий труда и соответствующей нормы рабочего времени, постоянно отслеживать собственное отработанное время и сопоставлять его с нормой.

Плюсы поденного учета рабочего времени для сотрудников

Согласно статье 91 и 92 ТК РФ любой наемный сотрудник может определить для себя недельную норму рабочего времени:

  • Для взрослого здорового человека – 40 часов;
  • Для подростка до 16 лет – 25 часов;
  • Для подростка от 16 до 18 лет – 35 часов;
  • Для инвалидов 1 и 2 групп – 35 часов;
  • Для работников опасных и вредных производств – 36 часов.

Однако, статья 94 ТК РФ гласит о том, что ежедневное рабочее время сотрудников вредных производств может превышать 8 часов, но не более 36 часов в неделю. Обычно, коллективные договоры ставят потребности компании над потребностями рядовых работников, поэтому сотрудникам придется самостоятельно следить за своим графиком и денежными начислениями, выводя собственную рабочую сверхнорму.

Согласно ТК РФ, поденный учет рабочего времени основывается на месячном графике, сопоставленном с недельной нормой выработки рабочего времени.

Например, предприятие, при принятии нового сотрудника заключает с ним договор на 5-дневную рабочую неделю с фиксированными выходными. По закону недельное рабочее время составляет 40 часов. Если 40 разделить на 5 получается 8. 8 часов сотрудник должен работать каждый рабочий день недели. Исходя из обозначенных выходных, сотрудник может посчитать, сколько дней он должен отработать в месяц. Зарплата делится в равных частях на все дни, а из стоимости дня можно вывести фиксированную стоимость рабочего часа. Это позволит с точностью до рубля высчитать прибавку к ставке за переработки, если таковые имеются или допускаются. Первые 2 часа сверхурочного времени оцениваются в полуторакратном размере от оплаты одного рабочего часа по минимальной ставке, гарантируемой ТК РФ, или полной налогооблагаемой ставке, которую получает сотрудник, а последующее время – в двойном размере.

Поденный учет рабочего времени – самый выгодный и понятный способ расчета оплаты труда и организации труда. Кроме простой формулы расчета стоимости собственного рабочего времени, у сотрудника есть определенные гарантии возможности организации своего отдыха и досуга, так как поденным учетом обычно пользуются предприятия, где редко возникают ситуации, требующие сверхурочного труда сотрудников.

Мирошниченко Валерий Андреевич
> Учет рабочего времени

Поденный и недельный учет рабочего времени

В части 3 статьи 91 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Выполнение данной обязанности предполагает назначение полномочных представителей работодателя, которые должны вести учет рабочего времени каждого работника организации.

Работодатель обязан обеспечить ежедневный учет рабочего времени каждого работника организации его полномочными представителями. Однако ежедневное ведение учета рабочего времени представителями работодателя не всегда означает, что данные такого учета будут иметь правовые последствия для определения вида рабочего времени работника.

Например, работник может отработать 10 часов в день, но при этом у него не появится права на получение доплат за работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

Такой вариант возможен при суммированном учете рабочего времени, при котором норма отработанных работником часов определяется по результатам календарного периода, превышающего одну неделю, поэтому в течение следующей недели работник может проработать на два часа меньше, что позволяет при суммированном учете времени соблюдать нормальную продолжительность рабочего времени.

Таким образом, вид учета рабочего времени непосредственно влияет на виды рабочего времени, применение учета рабочего времени позволяет выделить самостоятельный вид рабочего времени — часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени. По этой причине при ведении подсчета отработанных работником часов должен быть определен вид учета рабочего времени, который является элементом режима рабочего времени Трудовое право. Учебник / под ред. А.С. Пашкова. СПб., 2008. С. 112..

В связи с изложенным правовое понятие учета рабочего времени, как элемента режима рабочего времени, может быть сведено к двум юридически значимым обстоятельствам.

Во-первых, к определению вида учета рабочего времени.

Во-вторых, к соблюдению установленного порядка учета рабочего времени. Поскольку учет рабочего времени является элементом режима рабочего времени, постольку вид рабочего времени определяется в порядке, установленном для режима рабочего времени.

Законодательство о труде предусматривает режим с поденным, недельным и суммированным учетом рабочего времени.

В основе классификации учета рабочего времени по видам лежит календарный отрезок, используемый работодателем для определения последствий учета рабочего времен и вида рабочего времени Полетаев Ю.Н. Норма рабочего времени и режим труда // Справочник кадровика. 2008. № 9. С. 20..

Таким образом, обстоятельством, определяющим вид учета рабочего времени, является календарный отрезок времени, который работодатель использует для подведения итогов учета рабочего времени и выявления правовых последствий такого учета.

Поденный учет состоит в том, что установленная законом норма продолжительности ежедневной работы обязательна для каждого рабочего дня и должна быть обеспечена правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности без каких-либо отклонений. Поденный учет рабочего времени, он устанавливается, как правило, когда продолжительность рабочего времени не изменяется и составляет одинаковую величину в течение каждого дня рабочих недель трудовой деятельности.

При поденном учете рабочего времени ведется не только ежедневный учет рабочего времени, но и каждый день определяются правовые последствия учета рабочего времени Трудовое право: Учебник для вузов / под ред. В.Ф. Гапоненко, Ф.Н. Михайлова. М., 2008. С. 158..

К примеру, если работник при поденном учете отработал больше установленной для него нормы часов, появляется новый вид рабочего времени — часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени. В связи с этим у работодателя возникает дополнительная обязанность по оплате этих часов в соответствии с законодательством и соглашением сторон. При этом дополнительная оплата по соглашению с работником в случаях, предусмотренных законодательством, может быть заменена предоставлением другого времени отдыха.

При недельном учете рабочего времени установленная законодательством норма рабочего времени учитывается не ежедневно, а за календарную неделю Сыроватская Л.А. Трудовое право. М., 2009. С. 109..

Работодатель обязан установить поденный учет рабочего времени перечисленным в законодательстве категориям работников, для которых определена продолжительность ежедневной работы (смены). Для указанных работников норма рабочих часов определена на каждый рабочий день (смену), следовательно, и правовые последствия учета рабочего времени должны быть определены ежедневно.

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, характеризующие поденный учет рабочего времени.

Во-первых, наличие обязанности работодателя установить данный вид учета рабочего времени работникам, которым законодательством, договорами о труде определена ежедневная продолжительность рабочего времени (смены). Другим работникам работодатель может устанавливать поденный учет рабочего времени по своему усмотрению.

Во-вторых, данный вид учета рабочего времени характеризует ежедневный учет представителями работодателя отработанных работниками часов.

В-третьих, этот вид учета рабочего времени предполагает ежедневное определение правовых последствий учета рабочего времени, в частности количества подлежащих оплате часов, отработанных сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

Таким образом, дополнительный вид рабочего времени — часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени, при поденном учете рабочего времени могут появиться по окончании рабочего дня (смены).

Вторым видом является еженедельный учет рабочего времени.

Еженедельный учет рабочего времени устанавливается в тех случаях, когда продолжительность работы в течение рабочих дней недели изменяется. При применении данного вида учета рабочего времени работодатель также обязан вести ежедневный учет отработанных каждым работником часов. Однако, правовые последствия данного вида определяются по истечении каждой календарной недели Трудовое право России: Учебник для вузов / под ред. М.В. Молодцова, С.Ю. Головина. М., 2007. С. 172. .

В частности, по истечении каждой календарной недели определяется количество отработанных работником часов сверх нормальной для него продолжительности рабочего времени. Еженедельный учет рабочего времени устанавливается в порядке, предусмотренном для определения режима рабочего времени, так как он является его элементом. Рассматриваемый вид учета рабочего времени устанавливается по усмотрению работодателя за исключением работников, для которых работодатель в соответствии с действующим законодательством, договорами о труде обязан вести поденный учет рабочего времени.

В связи с изложенным можно выделить обстоятельства, характеризующие еженедельный учет рабочего времени.

Во-первых, установление еженедельного учета рабочего времени по усмотрению работодателя с соблюдением требований действующего законодательства об обязательном введении поденного учета времени отдельных категорий работников.

Во-вторых, ведение ежедневного учета отработанных каждым работником часов полномочным представителем работодателем.

В-третьих, определение правовых последствий учета рабочего времени по истечении каждой календарной недели. В частности, по истечении календарной недели может быть сделан вывод о наличии отработанных сверх нормальной продолжительности дня работника часов, то есть о появлении дополнительного вида рабочего времени.

Таким образом, дополнительный вид рабочего времени — часы, отработанные сверх нормальной для работника продолжительности рабочего времени, при еженедельном учете рабочего времени могут появиться по истечении календарной недели, отведенной для подведения итогов подсчета рабочего времени.

Установление порядка учета рабочего времени в первую очередь предполагает определение вида учета рабочего времени. Вид учета рабочего времени должен быть определен по правилам, установленным для режима рабочего времени, отсутствие надлежащим образом установленного вида учета рабочего времени позволяет применять поденный учет рабочего времени. Поденный учет рабочего времени наиболее полно отражает интересы работников, поскольку право на оплату дополнительных часов в этом случае возникает у работника по окончании каждого отработанного дня с превышением установленной нормы. При этом дальнейшие недоработки до нормы часов не имеют правового значения. При еженедельном, а тем более при суммированном учете рабочего времени действуют иные правила. В связи с чем при отсутствии установленного вида учета рабочего времени применяется поденный учет, отражающий интересы работников и не требующий обоснования невозможностью соблюдать установленную законодательством норму часов. Отсутствие указанной аргументации со стороны полномочных представителей работодателя означает применение в организации поденного учета рабочего времени.

Учет рабочего времени сотрудников: 7 способов + 3 вида обмана

СОДЕРЖАНИЕ Показать всё содержание

Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Восьмичасовой рабочий сон

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1 – Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала.

Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2 – Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3 – Дисциплина

Помните “теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4 – Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди.

Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5 – Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Ваши подарки от партнёров Конструктор Landing page Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» Онлайн-чат на сайт Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» Сервис e-mail рассылки Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» CRM-система Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE»

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

1. Кому какой график?

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

Пример сменного графика

2. Кто должен сколько работать?

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы.

Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость.

При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

Я такого не знал…

3. Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем “разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном.

По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Виды учета

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

1. Поденный или ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

2. Еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка.

Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

3. Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

  1. Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий.
  2. Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ.
  3. Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации».
  4. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

1. Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы

Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

  • Бесплатно;
  • Просто;
  • “На коленочках”;
  • Нет автоматизации;
  • Только для мелких организаций;
  • Не отражают качество отработанного времени;
  • Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета

Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

  • Бухгалтерам и кадровикам удобно;
  • Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
  • Готовые табели для начисления заработной платы;
  • Не отражают качества отработанного времени;
  • Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение

Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

  • Показывает кто во сколько на работу пришел;
  • Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
  • Помогают контролировать безопасность;
  • Учет рабочего времени ведется в программах;
  • Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
  • Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но ­“забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: “спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы

Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, AmoCrm, SalesapCrm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

  • Время работы фиксируется автоматически;
  • Выгрузка в специальные формы отчета;
  • Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;
  • Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
  • Реальной картины может не отражать;
  • Вопросов дисциплины не решает;
  • Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т.д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

2. Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

  • Просто в использовании;
  • Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
  • Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;
  • Карты часто теряются, воруются;
  • Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
  • Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты.

Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры

Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

  • Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
  • Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;
  • По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
  • Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
  • Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры

Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

  • Формируют общую картину рабочего дня;
  • Делают снимки с экрана;
  • Помогает анализировать потраченное время;
  • Законность;
  • Для установки не нужно разрешение;
  • Информационная безопасность;
  • Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;
  • Общую безопасность не обеспечивает;
  • Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК.

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета.

Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок.

Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий.

Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру.

Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ вконтакте facebook

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

  1. Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки.
  2. Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
  3. Прописываем в локальных документах. Например в “Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, “Положении об оплате труда”, в “Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы.
  4. Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре.
  5. Составляем приказ – “Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления.

    Фууух… Вздохнули! И идем дальше.

  6. Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно.
  7. Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату.
  8. Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность.
  9. Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета.
  10. Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

  • Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре.
  • Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт.
  • Еще один приказ. “О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы.
  • Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года.
  • Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

  • Отсутствие подтверждающих документов за “прогулы”;
  • Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
  • При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
  • Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
  • Отсутствие приказов на выплаты;
  • Графики, виды работ, вид учета не прописан в “Правилах внутреннего трудового распорядка”;
  • Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением.

Как ведется учет рабочего времени сотрудников?

Учет рабочего времени сотрудников — важная часть организации трудового процесса на предприятии. От того, насколько грамотно ведется учет рабочего времени, зависит не только дисциплина в коллективе, но и, что важно, оплата за трудовой вклад, а не просто за пребывание в штате. Об учете рабочего времени трудящихся пойдет речь в нашей статье.

Понятие рабочего времени по Трудовому кодексу РФ

Кому устанавливается неполное рабочее время

Как ведется учет рабочего времени в России: суммарный, недельный и поденный способы (данные на 2017-2018 годы)

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

График учета рабочего времени сотрудников (таблица Еxcel)

Понятие рабочего времени по Трудовому кодексу РФ

Рабочему времени посвящен целый раздел 4 Трудового кодекса РФ. Согласно определению, данному в ст. 91 ТК РФ, рабочее (трудовое) время — это временной промежуток, когда член коллектива должен исполнять свои трудовые обязанности с учетом правил внутреннего трудового распорядка и требований трудового договора. Также к трудовому времени относятся иные периоды, о которых в российском законодательстве говорится как о рабочем времени.

Установлена стандартная длительность рабочего времени, которая не должна превышать 40 часов в неделю. А нормативы продолжительности работы за отдельные временные отрезки (месяц, квартал, год) устанавливаются в соответствии с приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н. Исходя из него, при 40-часовой трудовой неделе рабочий день сотрудника должен длиться не дольше 8 часов.

Между тем для некоторых групп трудящихся устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени и неполное рабочее время.

Кому устанавливается неполное рабочее время

Сокращенная продолжительность трудового времени применима для таких категорий трудящихся, как:

  • дети младше 16 лет — 24 часов в неделю;
  • подростки от 16 до 18 лет — 35 часов в неделю;
  • трудящиеся с инвалидностью 1-й и 2-й группы — 35 часов в неделю;
  • лица, занятые во вредных (3–4-й степени) или опасных условиях труда, — 36 часов в неделю.

Неполное же трудовое время устанавливается по договоренности между руководством организации и сотрудником в каждом случае индивидуально. Обязанность ввести режим неполного рабочего времени лежит на нанимателе только в отношении следующих трудящихся:

  • женщины, ожидающей ребенка;
  • матери или отца ребенка младше 14 лет;
  • матери или отца несовершеннолетнего инвалида;
  • ухаживающих за заболевшим родственником (в соответствии с медзаключением).

Неполное трудовое время может быть в виде неполной трудовой недели (несколько дней в неделю трудовые, а остальные выходные) или неполного рабочего дня (каждый трудовой день недели короче, чем у других членов коллектива). При этом распорядок неполного трудового времени не влияет на длительность отпуска сотрудника и не накладывает других лимитов на трудовые права.

Оплачивается же труд в условиях неполного трудового времени пропорционально отработанному периоду или выработанному объему продукции.

Как ведется учет рабочего времени в России: суммарный, недельный и поденный способы (данные на 2017-2018 годы)

Ответственный подход к учету рабочего времени сотрудников обеспечивает решение следующих задач:

  1. Рост дисциплины среди членов коллектива.
  2. Справедливый расчет зарплаты исходя из реально отработанного времени.
  3. Анализ трудового вклада каждого сотрудника в деятельность организации.

В России практикуются такие способы учета рабочего времени сотрудников, как:

  • поденный;
  • недельный;
  • суммированный.

Поденный метод предполагает, что длительность каждого трудового дня равна законодательно определенной (как правило, 8 часам). Начало, конец и длительность трудового дня ежедневно одинаковы.

Похож на поденный недельный способ, который подразумевает одинаковую продолжительность трудовой недели, хотя длительность рабочего дня на неделе может быть разной.

При суммированном способе в качестве отчетного периода используется месяц, квартал, полугодие и т. д. Суммированный метод учета отработанного времени применяется тогда и на тех предприятиях, когда и где невозможно установить для членов коллектива ежедневный или еженедельный норматив трудового времени.

При этом методе учета ежедневная или еженедельная длительность работы может быть разной у каждого и у одного и того же сотрудника. Но по итогам отчетного периода (месяца, квартала и т. д.) норматив выработки должен быть одинаковым. Достигается это за счет уменьшения трудового времени в определенные смены в качестве компенсации за дни переработки.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

Выплаты за труд при суммированном учете трудового времени производятся из расчета по часам.

Пример

Должностной оклад сотрудника — 30 000 руб. в месяц.

При этом на предприятии используется суммированный учет трудового времени. Отчетный период — квартал. Установленная длительность трудовой недели равна 40 часам.

Допустим, норма рабочих часов в необходимом периоде (2-м квартале 2018 года) составит 528 часов. Из них в апреле — 168 часов. Однако работник отработал 13 вместо 14 смен по 12 часов, то есть 156 часов.

Таким образом, для определения зарплаты работника за апрель потребуется найти размер часовой тарифной ставки, разделив оклад 30 000 руб. на 168 часов рабочей нормы в месяц. Часовой тариф будет равен 178,57 руб.

Следовательно, зарплата этого работника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб.

Еще 1 способ расчета зарплаты при суммированном учете трудового времени предполагает учет среднемесячного числа рабочих часов за год. В этом случае размер часовой тарифной ставки составит:

30 000 руб. (ежемесячный оклад) × 12 месяцев года / 1 974 часа

(норма рабочих часов в 2016 году) = 182,37 руб.

Значит, оплата труда в апреле будет равна: 156 отработанных часов × 182,37 = 28 449,72 руб.

Кроме того, при расчете оплаты труда необходимо учитывать правила оплаты праздничных дней и сверхурочного времени.

График учета рабочего времени сотрудников (таблица Еxcel)

Скачать форму графика учета

Учет трудового времени работников осуществляется при помощи заполнения графиков учета (табеля учета рабочего времени). Делать это можно как вручную, заполняя специальные таблицы, так и в автоматическом режиме, используя разработанные для этой цели компьютерные программы.

Форма табеля учета рабочего времени (форма 13) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и выглядит как таблица, которую для удобства заполнения и подсчетов можно сформировать при помощи редактора Еxcel.

Табель учета рабочего времени состоит из следующих модулей:

  1. Вверху указывается наименование организации.
  2. Ниже идут графы «Дата составления» и «Номер документа».
  3. В ячейку «Отчетный период» заносятся даты с первого по последнее число месяца.
  4. В столбце 1 приводятся порядковые номера.
  5. Столбцы 2 и 3 содержат информацию о работниках (Ф. И. О., должность, табельный номер).
  6. В столбце 4 заполняются данные о неявке сотрудника на работу (разбит на числа месяца).
  7. В столбцы 5 и 6 вводятся данные о количестве отработанный дней и часов за половину месяца и месяц.
  8. Столбцы с 7 по 9 содержат данные для начисления зарплаты (код вида оплаты, корсчет и т. д.).
  9. Столбцы 10–13 используются для отметок о причинах неявок на работу.

Документ подписывается работником, составившим его, кадровым работником и начальником структурного подразделения.

***

Таким образом, ведение графика учета трудового времени — ответственная и кропотливая работа, не терпящая ошибок и неточностей, поскольку от отработанного времени зависит оплата труда сотрудников.

>Учет рабочего времени сотрудников

Законодательство

Трудовому времени отведен четвертый раздел ТК РФ. Согласно ст. 91 ТК РФ, это временной промежуток, во время которого работник должен исполнять свои профессиональные обязанности, учитывая при этом правила внутреннего трудового распорядка и требования контракта. К нему также относятся и иные периоды.

Стандартная длительность труда составляет 40 часов в неделю. То есть 8 часов деятельности при пятидневке (согласно Приказу Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н). Некоторые категории работников имеют право на укороченную продолжительность еженедельного труда (их список можно найти в ст. 92 ТК РФ).

Сделать так, чтобы сотрудник трудился больше, начальник может, введя ненормированный трудовой день (ст. 101 ТК РФ). В этом случае некоторые лица могут по распоряжению нанимателя периодически привлекаться к выполнению обязанностей за пределами установленной для них продолжительности труда. Все такие переработки должны включаться в учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне. Впоследствии переработки компенсируются в виде ежегодного оплачиваемого дополнительного отпуска, который, в силу ст. 119 ТК РФ, не может быть менее 3 календарных дней.

Какой режим труда ни был бы выбран, начальник обязан вести учет использования рабочего времени персоналом.

Как ведется учитывание

Режим и учет рабочего времени сотрудников обеспечивает решение следующих задач:

  • позволяет улучшить дисциплину труда;
  • способствует верному расчету зарплаты, исходя из реально отработанного срока.

Перечислим способы учитывания:

  • поденный;
  • недельный;
  • суммированный.

Поденный метод предполагает, что длительность каждого трудового дня равна законодательно определенной (как правило, 8 часам). Начало, конец и длительность трудового дня ежедневно одинаковы.

Недельный способ подразумевает одинаковую продолжительность трудовой недели, хотя протяженность дня на неделе может быть разной.

При суммированном способе в качестве отчетного периода используется месяц, квартал, полугодие и т. д. Этот метод применяется, если сложно установить для персонала ежедневный или еженедельный норматив трудового времени. Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

При этом методе учета ежедневная или еженедельная протяженность труда может быть разной у каждого и у одного и того же сотрудника. Но по итогам отчетного периода (месяца, квартала и т. д.) норматив выработки должен быть одинаковым. Достигается это за счет уменьшения трудового времени в определенные смены в качестве компенсации за дни переработки.

Табель учета

Учет рабочего времени на 2019 год осуществляется при помощи унифицированных форм:

  • формы Т-12, первый раздел которой построен как табель учета трудового времени;

  • Т-13, которая утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и носит название табеля учета рабочего времени;

Образец заполнения формы Т-13

  • для бюджетных организаций существует форма 0504421.

В унифицированной форме при помощи специальных обозначений указываются данные, касающиеся каждого работника: количество отработанных часов, пребывание в отпуске, командировке, выходные и праздничные дни. На основании этих сведений производится начисление заработной платы.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
  • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Небольшим фирмам со стандартным режимом труда проще фиксировать лишь отклонения. Если же компания крупная и у сотрудников разные режимы труда, лучше применять сплошную регистрацию.

Периодически правильность составления и ведения табеля проверяется контролирующими органами Роструда. Поэтому работодателю лучше не допускать оплошностей при заполнении этого важного документа.

Секретарю поручили вести учет рабочего времени. С чего начать?

У секретаря небольшой организации множество обязанностей: и чисто секретарская работа – отвечать на звонки, планировать встречи, регистрировать документы; и функции завхоза – закупать канцтовары; и работа кадровика – оформлять приемы на работу и увольнения. Кроме кадрового делопроизводства, секретарю поручают вести учет рабочего времени в организации. Разберемся, как наладить учет рабочего времени, узнаем, какие для этого приказы надо издать, а также поговорим о нюансах заполнения табеля рабочего времени – формы № Т-13.

ЗАЧЕМ НАДО ВЕСТИ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Рабочее время – это:

1) время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности;

2) иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными актами РФ, относятся к рабочему времени.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (части первая, четвертая ст. 91 ТК РФ).

В Конвенциях МОТ рабочим обозначается время, в течение которого работник находится в распоряжении работодателя.

Зачем организации нужен учет рабочего времени? Разве недостаточно просто платить работникам их оклад без всяких табелей? Особенно в небольшой организации? Есть 5 основных причин.

1. Обязанность вести учет предусмотрена трудовым законодательством (часть четвертая ст. 91 ТК РФ). При проверке инспектор обязательно запросит табели учета рабочего времени, и, если их не будет, организацию ждет штраф до 50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

2. Табели учета рабочего времени – первичные учетные документы, их запросит и налоговый инспектор для обоснования выплат и при проверке налогообложения. За их отсутствие могут привлечь к налоговой ответственности.

3. Хорошо, если все работники каждый день исправно приходят на работу и отрабатывают 8 часов. А если нет? Работники могут опаздывать, отпрашиваться, болеть, уходить в отпуск, уезжать в командировку, прогуливать, и оплата у них будет иная, чем оклад, или ее может не быть вовсе. Бухгалтерия может учесть все эти нюансы и рассчитать размер выплат, только если вы сообщите о них. Форма этого сообщения – табель учета рабочего времени.

4. Поддерживать дисциплину в организации также поможет табель. Ведь если работники знают, что их отсутствие отмечается и они могут быть уволены за прогул или при повторяющихся опозданиях, это очень дисциплинирует. За нарушение явки на работу могут лишить премии.

5. Учет рабочего времени помогает в экономических расчетах. Например, многие организации при расчете затрат считают, сколько рабочих часов затратили на ту или иную работу, чтобы выставить счет клиентам, в смету включить затраты на оплату труда. Исходя из этих расчетов нередко нормируют труд и рассчитывают численность работников.

Итак, все организации ведут учет рабочего времени либо чтобы избежать штрафов, либо чтобы дисциплинировать работников, либо чтобы учитывать затраты.

На практике выделяют три подхода к учету рабочего времени:

1. Некоторые организации требуют от работников, чтобы они приходили на работу точно в указанное в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) время и уходили ни на минуту раньше, и привлекают к ответственности за опоздание даже на 5 минут.

2. Другие организации отслеживают, чтобы работник отработал положенные 8 часов, и не столь важно, пришел он на 15 минут раньше или на 15 минут позже. Главное, чтобы он выполнил, что от него требуется, и в целом не нарушал трудовую дисциплину.

3. В третьих организациях вообще системы контроля и управления доступом (СКУД) или журналы учета рабочего времени существуют лишь формально. Главное для организаций – чтобы работники выполняли поставленные задачи.

Каждая организация сама выбирает подход к учету рабочего времени в зависимости от специфики деятельности. Например, кассиру или продавцу принципиально являться на работу точно в срок, ведь без них не функционирует магазин. А от творческих работников – дизайнеров, программистов, консультантов – работодатели нередко требуют лишь выполнить задание в срок.

Предположим, что ваш руководитель поручает вам вести табельный учет, чтобы не нарушать законодательство и чтобы работники в целом не нарушали дисциплину. Давайте рассмотрим, как это сделать без ошибок.

КАК НАЛАДИТЬ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Шаг 1. Назначить ответственного за табельный учет

Согласно постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата № 1) табель ведется уполномоченным лицом. Для назначения уполномоченного лица необходимо издать приказ. Специальной формы такого приказа не предусмотрено, поэтому предлагаем такой образец приказа, как в Примере 1.

Шаг 2. Определить форму для учета рабочего времени

Унифицированные формы для кадрового делопроизводства, в т.ч. для учета рабочего времени, утверждены Постановлением Госкомстата № 1.

Согласно п. 2 данного Постановления их применение носило обязательный характер.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. Поэтому она вправе применять свои формы документов.

Учет рабочего времени — это измерение соблюдения обязанности работника выполнять норму рабочего времени. Различают режимы с поденным, недельным и суммированным учетом рабочего времени.

В соответствии со статьей 100 ТК РФ при организации трудового процесса организации вправе прибегнуть к ежедневной 5-дневной работе с двумя выходными днями, ежедневной 6-дневной работе с одним выходным днем, рабочей неделе с предоставлением выходных дней по скользящему графику, а в с соответствии со статьей 104 ТК РФ — к суммированному учету рабочего времени.

График ежедневной работы на практике получил наименование поденного режима учета рабочего времени.

При поденном учете рабочее время, установленное для работников, точно соответствует норме в течение рабочего дня. Это закреплено в правилах внутреннего трудового распорядка. При поденном учете работа сверх нормы — сверхурочная.

Суммированный учет — это такой вид учета рабочего времени, который предусматривает более продолжительный период, чем сутки или неделя. Он выполняет не только функцию измерения исполнения рабочего времени. Он, кроме того, своеобразная форма организации труда, форма режима рабочего времени. Минимальная продолжительность — месяц, а максимальная — год.

Суть суммированного учета состоит в том, чтобы продолжительность рабочего времени в течение дня за учетный период в среднем была бы равна норме рабочего дня.

В организациях или при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормального числа рабочих часов.

Суммированный учет рабочего времени может быть недельным, месячным, квартальным и даже годовым. Такой способ учета применяется, например, при организации работ по вахтовому методу, на транспорте и др. Это означает, что продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов, а в случае возникновения вопроса об отклонении от нормальной продолжительности рабочего времени ее норматив будет исчисляться из соответствующего периода. То же касается и недоработки в рамках такого периода. Допускается удлинение отдельных смен при условии уменьшения других смен в рамках учетного периода. Учет рабочего времени должен четко фиксироваться именно в установленном периоде. Переработки в пределах заранее установленного периода должны признаваться сверхурочными работами.

Обычно применяется суммированный помесячный учет рабочего времени, согласно которому установленная действующим законодательством норма рабочего времени должна быть отработана за месяц. При этом месячная норма рабочего времени определяется исходя из нормальной или сокращенной продолжительности рабочей недели (рабочего дня) и количества рабочих дней в месяце по расчетному графику 5-дневной рабочей недели с двумя выходными днями по правилам исчисления продолжительности рабочего дня.

Существует два вида суммированного учета:

1. Работник в разные дни учетного периода работает неодинаковое число часов, т. е. продолжительность ежедневной работы в рамках учетного периода разная. В этом случае все проработанное за учетный период время подсчитывается, а переработка в отдельные дни учетного периода должна компенсироваться недоработкой или полным отдыхом в другие дни. Сверхурочными при такой форме считаются только часы работы сверх нормы для всего учетного периода в целом, но не каждого отдельного дня.

2. Продолжительность ежедневной работы твердо фиксирована. Графики сменности, составленные на базе этой формы, предусматривают увеличение продолжительности ежедневной работы с одновременным увеличением числа выходных дней в учетном периоде.

Норма рабочего времени обеспечивается как средняя величина, выведенная не из неодинаковой продолжительности рабочих дней (как для первого вида), а путем уменьшения числа рабочих дней в месяце. При этом виде сверхурочной считается работа сверх фиксированной графиком продолжительности рабочей смены, но если график составлен таким образом, что им вынужденно закладывается переработка сверх учетного периода (иначе невозможно; нельзя сократить смену), то такая переработка не считается сверхурочной работой, а компенсируется отгулом, а переработка сверх графика — как сверхурочная.

Размер компенсации исчисляется таким образом: первые два часа, полученные от произведения числа рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели на два, — в полуторном, остальные в двойном размере.

Максимальная продолжительность рабочей смены при суммированном учете рабочего времени не ограничена. На практике она обычно составляет 10 — 12 часов. Чаще всего такой учет рабочего времени применяется в непрерывно действующих организациях.

Новые правила регулирования
рабочего времени и времени отдыха
Е.П. Смирнова

Что такое суммированный учёт рабочего времени?

Эта статья — первая часть нашего руководства про суммированный учёт рабочего времени. Вторая часть посвящена табелю учёта рабочего времени. Заполнение табеля – долгая и кропотливая работа, но мы рассказываем, как это сделать правильно и быстро.

Мы покажем, что такое суммированный учет рабочего времени на примере выгрузки данных из программы учета рабочего времени онлайн.

Законодательство обязывает работодателей вести график учёта рабочего времени своих сотрудников. Так работник сможет узнать, сколько на самом деле он заработал за определённый период.

Важно выбрать подходящий вам способ учета времени, потому что именно от него зависит ваша зарплата. Чаще всего встречаются два вида учёта рабочего времени:

  • Не суммированный (поденный/еженедельный)
  • Суммированный учет рабочего времени

Поденный или суммированный учет рабочего времени?

Поденный учёт устанавливается тогда, когда сотрудник каждый рабочий день проводит на работе фиксированное количество часов. Например, каждый день вы приходите на работу в 8.00 и уходите в 16.00 – это и есть поденный учёт.

Еженедельный учёт устанавливается, когда у рабочего фиксированное количество часов распространяется на неделю. Например, в неделю вы должны отработать 24 часа. Вы можете в понедельник отработать 5 часов, во вторник – 8 и так далее, но за неделю у вас должны получиться те самые 24 часа. Однако есть и ограничение: согласно закону время работы в обоих случаях не может превышать 40 часов в неделю.

Если вы используете суммированный учет рабочего времени, вам не нужна привязка к неделям или дням. Вы назначаете любой период рабочего времени, за который нужно отработать часы. Например, вам установили период в 3 месяца. За эти 3 месяца вы должны выполнить свою норму. Работайте хоть час сегодня, два часа завтра, планка 40 часов в неделю отсутствует, но за 3 месяца вы должны отработать установленные часы.

О законе простыми словами

Почему работодателям невыгодно прибегать к сверхурочным часам? Главная причина – закон.

При не суммированном учёте – работа больше нормы в день – сверхурочная. Согласно статье 99 ТК РФ привлечь работника (при его письменном согласии) к сверхурочной работе возможно в трёх случаях:

  • Когда начатая работа не могла быть выполнена (закончена) в течение рабочего времени вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства. Если невыполнение (незавершение) этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества, либо создать угрозу жизни и здоровью людей.
  • при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников
  • для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником.

Но нужно знать главное – продолжительность сверхурочной работы не может превышать 4-х часов в течение двух дней подряд и 120-ти часов в год. Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ). Согласитесь, это не очень выгодно для работодателя. Другое дело – суммированный учёт рабочего времени.

Представим, что на носу дедлайн, работы накопилось много, мы работаем при не суммированном учёте рабочего времени. Мы готовы работать сверхурочно, однако работодатель не готов нам за это больше платить. Против закона идти нельзя, но благо суммированный учёт рабочего времени в данной ситуации идеально подходит. Мы можем работать хоть без перерывов на сон (условно говоря, конечно), но сдать свою работу до дедлайна. И закон не нарушим, и работодателю выгодно.

Суммированный учёт рабочего времени это:

  • «Когда по условиям работы не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца» – гласит ст 104 ТК РФ.

Иначе говоря: количество рабочих часов в неделю, согласно закону, не должно превышать 40. Вы с работодателем составили план работы на месяц. Учёт рабочего времени – суммарный. За месяц вы должны отработать 100 часов. Представим, что в одну неделю вы наработали 30 часов, во вторую и третью по 10 часов, а в последнюю – 50, дабы компенсировать потерю за первые три. Эти «лишние» 10 часов за последнюю неделю не будут учтены как сверхурочные – вот главное отличие суммированного учёта рабочего времени. Ваша главная цель – отработать. Сколько часов в день/неделю вы будете работать – зависит от вас.

Для кого нужен суммированный учёт рабочего времени?

Оплата труда при суммированном учёте рабочего времени отлично подойдёт для фрилансеров, работников, нанятых на конкретный проект и для тех, у кого установлен сменный график. Среди перечисленных категорий нам наиболее интересны фрилансеры. С каждым годом фрилансеры становятся всё более востребованы как среди заказчиков в лице обычных людей, так и среди компаний. Такой учёт времени наиболее оптимален и удобен, ведь как правило фрилансеры не сидят в офисах, а работают удалённо. Чтобы полностью на сколько удобен суммарный учёт рабочего времени при сменном графике, как для работодателя, так и для работника – рассмотрим обычного фрилансера.

Утром ему не надо вставать строго к 08.00, ему не надо заканчивать работу в 16.00. Он высыпается, через некоторое время садится за работу и без труда может закончить рабочий день часов в 12 ночи (при собственном желании, конечно). Ему никто не говорит, что он опоздал, ему никто не говорит, что он занимается не своим делом в «рабочее» время, однако свои установленные часы он прекрасно отрабатывает. Работодатель не думает, как платить сверхурочные, если фрилансер работал с раннего утра и до заката. Фрилансер спокойно выполняет свою работу, делает перерывы тогда, когда ему надо, отдыхает и с полными силами продолжает работу.

Сейчас многие скажут: «Когда фрилансеру дают задачу, которую нужно выполнить в течение определённого срока, то нет никаких проблем с отслеживанием работы и выплаты. Вы договариваетесь о размере оплаты за решение задачи, над которой работает фрилансер. По истечении срока получаете готовую работу и знаете за что платите. Но почасовая оплата – другое дело. Как в этом случае работодателям понять, что все рабочие часы фрилансер действительно работал?»

Мы описали реальный пример, который наталкивает на сложности, с которыми работодатели могут столкнуться, пытаясь отследить работу фрилансера. Но все сложности пропадают, если использовать программы учёта рабочего времени, в нашем случае – Тайм Доктор.

Тайм Доктор – идеальный помощник при суммированном учёте рабочего времени

Благодаря программе учета рабочего времени Тайм Доктор отслеживать работу сотрудников очень просто. Мы не будем сейчас рассказывать полную инструкцию, как пользоваться тайм трекером, однако немного расскажем, насколько он полезен, удобен и сэкономит кучу времени и сил тем, кто должен следить за работой своих сотрудников.

Тайм Доктор позволяет отслеживать, какими сайтами и программами пользовался сотрудник в рабочее время. Если хочется отдохнуть или отойти от работы – просто ставим Тайм Доктор на паузу и всё, можем заниматься своими делами. Пытаться обмануть программу у фрилансера вряд ли получится, ведь если статистику ещё можно попробовать обойти, открыв программу на компьютере и периодически подходить, двигать мышкой, создавая эффект присутствия на рабочем месте, то скриншоты обмануть точно не получится.

Узнайте как простая в использовании программа по учету рабочего времени – Тайм Доктор поможет вашей команде стать более продуктивной

Тайм Доктор отлично подойдёт для того, чтобы отслеживать на какой стадии разработки находится проект в данный момент. Кроме того вы можете пригласить клиента в Тайм Доктор, для того, чтобы он отслеживал работу конкретного фрилансера, работающего над его проектом. Таким образом заказчик в любой момент может убедиться, что работа над его заказом не стоит на месте, а фрилансер честно отрабатывает свои деньги.

В течение месяца фрилансер активирует программу тогда, когда работает и предоставляет данные Тайм Доктора заказчику. Для наглядности поставим себе простенькую задачу в программе. Так как я пишу статью, то почему бы и не поставить себе именно эту задачу. Открываем Тайм Доктор и создаем задачу.

Теперь можем приступить к работе и через некоторое время посмотреть на результат в панели управления.

Так выглядит наш скромный отчёт по работе. Как можно заметить, из 11 минут только 3 минуты ушло на работу в Microsoft Word, остальное время к работе никак не относилось. Заказчику не нужно стоять над душой у сотрудника, сотруднику не нужно думать, как предоставить заказчику доказательства своей работы. Запустили программу – работаем, поставили на паузу – отдыхаем.

На скриншоте хорошо видно, сколько часов в день/неделю/месяц работал сотрудник и подсчитать, сколько ему нужно заплатить не составит особого труда. Расчет сменного графика работы онлайн это идеальный вариант, ведь по истечении заданного периода у работодателя на руках полный отсчёт о вашей работе вместе со скриншотами и статистикой используемых приложений. Останется только внести данные в табель учёта рабочего времени.

Подведём итог, что такое суммированный учёт, кому он нужен и чем полезен

Оплата труда при суммированном учёте рабочего времени актуально при ненормированном графике работы. Сегодня вы отработали 5 часов, завтра – 10, на прошлой неделе 20, на этой – 50. При суммированном учёте обычно не встречается такое понятие, как сверхурочные, поэтому, если сотрудник работает 50 часов в неделю по одной фиксированной цене за час, закон не нарушается.

Суммированный учёт особенно актуален для фрилансеров, ведь понятие «дедлайн» для них знакомо очень хорошо. Суммированный учёт рабочего времени позволяет законно работать фрилансеру столько, сколько потребуется. Работодатель в свою очередь не думает про сверхурочные и увеличенную оплату сотруднику. Чтобы контролировать деятельность фрилансеров, используются такие программы как Тайм Доктор.

Мнения Клиентов Тайм Доктор

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *