У кого должна храниться печать организации

Содержание

Хранение печатей организации

Печать – разработанный индивидуально атрибут оформления документов и подтверждения (заверения) источника документации. На печати размещают обычно полное название компании и ее адрес. Порядок работы со штампами в организации устанавливается внутренними документами. Печать – право, а не обязанность для коммерческой компании. Но многие специалисты по кадрам и делопроизводству рекомендуют все-таки иметь печать, чтобы избежать коллизий, связанных с несовершенством законодательства.

Компания может иметь несколько штампов – одну основную и дополнительные для подразделений, например, для кадровой службы.

Учет печатей организации

Печати компании должны находиться под строгим учетом. Для этого ведут специальный журнал. В документе отражают движение печати, которое состоит из изготовления, замены, передачи, уничтожения и других действий с этим элементом делового оборота.

Журнал ведут по общим принципам: самостоятельно сшивают или заказывают в типографии бланк, нумеруют листы, скрепляют печатью и заполняют назначенные приказом сотрудники. Журнал ответственный работник хранит в недоступном месте, например, в сейфе, ключи от него держит у себя и передает другим сотрудникам только по официальному письменному требованию за подписью руководителя предприятия.

Где хранится печать организации

Настоящий беспорядок начинается в организации, если место хранения штампов не установлено, она то лежит в бухгалтерии, то на ресепшн, то у юристов. По общему правилу печати хранят в канцелярии, это удобно и для основной печати, и для дополнительных печатей подразделений. Если штампы забирают из канцелярии, ставят об этом отметку в журнале учета. Это важно не только для того, чтобы быстро найти печать, если ее нет у секретаря. Штамп – материальная ценность, за сохранность которой кто-то должен отвечать. Ответственность устанавливается приказом. Если печать забрал другой сотрудник, ответственность переходит на него. При этом не обязательно каждый раз оформлять приказ руководителя. Достаточно сделать полную запись в журнале учета, чтобы ответственность за сохранность печати перешла к сотруднику, который забрал печать.

Кто может хранить печать организации

В компании может быть назначен любой сотрудник, который будет держать у себя печати. Должность, отдел и место хранения зависит от сложившегося порядка документооборота в компании, ее структуры. Обычно это секретарь, руководитель юридического, договорного отдела или главбух. Важно, чтобы право держать у себя штампы, было закреплено за сотрудником документально. При этом печать должна быть недоступна другим работникам компании. Для этого ставят сейф, а ключ от него передают в ведение ответственного сотрудника. Также для хранения штампов можно использовать запирающийся шкафчик или ящик рабочего стола, если снизить защищенность хранения позволяет текущая ситуация в вашей компании. Конечно, в сейфе ценности лучше защищены от хищения.

Порядок хранения и выноса печатей

Порядок утверждается приказом по компании за подписью руководителя. В разработке участвует отдел делопроизводства, юристы и другие заинтересованные подразделения. Все печати предприятия на хранение поступают в канцелярию. Ответственные за печати сотрудники канцелярии ведут учетную документацию, которая отражает движение печатей за пределами офиса и внутри него. В каждом подразделении руководитель должен назначить работника, который будет отвечать за печати, которые передаются в отделы или разработаны специально для них. За каждую печать сотрудник несет персональную ответственность.

Чтобы передать печать из одного подразделения в другое, оформляют акт. Если сотрудника, который отвечает за штамп, переводят или увольняют, материальные ценности передают другому работнику, о чем в журнале делают запись. Обычно выносить штампы за пределы организации запрещено. Исключением могут стать поездки секретаря к руководителю, который не может присутствовать в офисе, а затем сразу с подписанными и заверенными бумагами – к получателю или заказчику документов. Для выноса печати из мест ее постоянного хранения могут быть и другие причины.

Если штамп пропал, работники должны сообщить об этом руководителю. Для определения причин и вины ответственных лиц проводят расследование, по его результатам делают выводы. Если вина установлена, сотрудники, ответственные за хранение печати, получают дисциплинарные взыскания.

>Хранение печати

Вопрос

Заключен договор оказания услуг, согласно которому Исполнитель оказывает Заказчику юридические, бухгалтерские услуги. Можно ли хранить печать Заказчика у ответственного сотрудника Исполнителя? Если да, каким образом это можно организовать?

Ответ

В ч. 1 п. 5 ст. 2 того же Закона об ООО установлено, что общество вправе иметь круглую печать. В отношении печати законодатель обязывает только то, что бы наличие оной было отражено в Уставе. Порядок хранения целиком зависит от того, как его определит сама организация. Обычные хранением занимается ответственный работник. Возложение этой функции на тех же учредителей (не являющихся работниками организации) или лиц, предоставляющих бухгалтерские услуги, не запрещено.

Учитывая то, что рабочее место бухгалтера территориально удалено от организации, документы могут так же оформляться бухгалтером в электронном виде с использованием электронной подписи и передаваться для распечатки на бумажный носитель для проставления кассиром подписи и оттиска печати (штампа). То есть в указанном случае необходимость в передаче печати будет отсутствовать.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и «Главбух».

1. Рекомендация.

«Президент РФ подписал Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ, который отменяет обязанность использовать круглую печать хозяйственными обществами.* Каждое хозяйственное общество должно было иметь круглую печать, при этом с развитием современной техники наличие на документе печати общества не дает гарантию его подлинности.

Более того, контрагенты и государственные органы зачастую обращают внимание лишь на наличие печати общества на документе, не изучая детально подпись руководителя или иного представителя юридического лица.

Законодатели отмечают, что институт «круглой печати» в современном обществе стал рудиментарным и следует заменить его более актуальными способами идентификации (например, электронной подписью, специальными бланками компаний, голографическими печатями).

Закон не направлен на запрет круглой печати как инструмента бумажного документооборота, это лишь возможность отказаться от круглой печати, в том числе в пользу современных способов идентификации. При этом при отмене обязанности право использовать круглую печать сохраняется.

Ранее Федеральный закон от 7 мая 2013 г. № 100-ФЗ изменил порядок удостоверения доверенности, выданной юридическим лицом, в части отмены необходимости наличия на доверенности печати юридического лица».

2. Рекомендация. Все самое важное о печатях и штампах для любой бухгалтерии

«Основная печать должна храниться у главного ответственного лица, желательно в сейфе.* А вот мелкие штампы могут лежать у работников, которые постоянно их используют. Для контроля за штампами и печатями периодически нужно проводить проверки. Для этого приказом руководителя создается специальная комиссия. Но чтобы печати и штампы уж точно никуда не затерялись, нужно вести журнал учета. Строгой формы нет, составить его можно на свое усмотрение (см. образец ниже. – Примеч. ред.). Журнал в сейфе должен хранить ответственный за печати и штампы работник».

4 главных правила заполнения и ведения журнала учета печатей и штампов

Вспомогательные и основные печати, а так же штампы — имеют большую юридическую ценность, поэтому выдаются исключительно под подпись и только доверенным работникам. Для учета штампов и печатей на предприятии ведется «Журнал учета печатей и штампов».

Для чего необходим журнал учета печатей и штампов?

В небольших организациях, где клише имеется в единственном экземпляре, хранится предмет у главного бухгалтера или руководителя, поэтому документ вести необязательно. Если же при работе используются несколько моделей штампов и печатей, то необходим строгий контроль за их местонахождением, для этой цели и нужен Журнал учета печатей и штампов.

Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и основные реквизиты можно посмотреть в нашей новой статье по ссылке.

При его наличии не составит труда в кратчайшие сроки выяснить, у кого, в каком подразделении находятся предметы и когда они были выданы, а в случае их утери или уничтожения — дату события и решение комиссии, подтвержденное составленным актом.

Для чего необходимо вести журнал учета печатей и штампов?

Форма и порядок ведения журнала учета

Форма документа не регламентирована законодательно — каждая организация вправе разработать ее самостоятельно и внести в документ соответствующие графы.

Несмотря на это, ведется Журнал в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности (ГОСТ Р 6.30-2003):

  1. страницы нумеруются по порядку;
  2. документ прошнуровывается;
  3. обязательно скрепляется сургучной печатью и подписывается руководителем;
  4. хранится Журнал в несгораемом сейфе.

Законодательных ограничений по выбору сотрудника, отвечающего за ведение Журнала, не предусмотрено, поэтому вопросом занимается каждое предприятие индивидуально. При назначении сотрудника, которому будет доверено обеспечение контроля за хранением и выдачей штампов и печатей, руководством компании издается отдельный приказ, после чего работник изучает его и, в случае согласия, ставит свою подпись.

Что такое журнал регистрации несчастных случаев на производстве и как его заполнить, вы можете узнать в статье по ссылке.

Образец заполнения журнала учета. Как правило, данные обязанности возлагаются на доверенное лицо фирмы — сотрудника делопроизводства, канцелярии или секретариата, главного бухгалтера или иного работника. Порядок ведения учета, этапы передачи клише, внесение записей в документ излагаются в инструкции.

Как правильно оформить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда? Образец и пошаговая инструкция содержатся по ссылке.

После выдачи печати или штампа структурному подразделению, ответственность за предмет возлагается на работников, их получивших (это утверждается распоряжением руководства).

Осуществляется выдача исключительно под подпись, которую работник оставляет в Журнале.

Журнал учета печатей и штампов: реквизиты и образец заполнения

В Журнале учета печатей и штампов обязательно указываются:

  • порядковый номер записи;
  • наименование клише и дата его поступления;
  • подразделение, ФИО и должность получившего штамп или печать;
  • дата и личная подпись получателя;
  • результаты проведенной проверки наличия штампов и печатей (дата и оттиск).

Если печать или оттиск подлежит уничтожению, то заполняются и такие данные:

  • порядковый номер записи;
  • оттиск и дата возврата печати;
  • номер акта и дата уничтожения, отметка о проведенной процедуре;
  • при необходимости заполняется графа «Примечание».

Если печать или штамп были похищены или утрачены иным образом, то необходимо подать заявление в полицию. На предприятии по причине пропажи предмета будет созвана комиссия, по решению которой на сотрудника будет наложено дисциплинарное взыскание.

Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии – узнайте в этой статье.

В данном случае происшествие отражается в акте и в Журнале, в графе с примечаниями — здесь вместо «Печать уничтожена (штамп уничтожен) в связи с износом» будет указано, — «Утеряна (утерян)» и номер акта.

При поступлении штамп или печать должны быть без промедления зарегистрированы в Журнале. После заполнения последней страницы в Журнале учета печатей и штампов документ должен хранится постоянно, бессрочно.

вы можете узнать о том, для чего нужна печать индивидуальному предпринимателю и какие требуются документы для ее изготовления.

Страницы журнала учета печатей и штампов – Фото 1.

Страницы журнала учета печатей и штампов – Фото 2.

Где можно скачать бесплатно образец документа?

Журнал учета печатей и штампов – образец заполнения находится по этой ссылке. А бланк документа можно скачать бесплатно здесь.

Образец заполнения учетного журнала.

О процессе изготовления печатей в экспонирующей камере, вы можете больше узнать в следующей видео-инструкции:

>Журнал учета печатей и штампов>Образец журнала выдачи печатей и штампов

Для чего необходим

Используется для учета поступления, выдачи, возврата и уничтожения оттисков штемпелей предприятия.

Для небольших компаний, где оттиск штемпеля имеется в единственном экземпляре, ведение такого документа не обязательно. Как правило, штемпель хранится у руководителя, поэтому установить место, где он находится или кто его взял, не трудно.

В крупных организациях при работе может использоваться несколько разных оттисков. В этом случае необходим строгий контроль за их местонахождением.

Приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за:

  • изготовление;

  • учет;

  • замену;

  • хранение;

  • передачу;

  • уничтожение.

Этот же человек занимается выдачей этих предметов сотрудникам, которым они необходимы для работы.

Как заполнять

Заполняется аккуратно и разборчиво в том порядке, который принят на данном конкретном предприятии и закреплен в локальном нормативном акте, в частности:

  • книга заполняется и ведется одним единственным специально назначенным работником, который и обеспечивает её хранение;

  • указывается дата, штемпель, ФИО человека, который берет, подпись взявшего и принявшего;

  • листы книги нумеруются и прошнуровываются;

  • книга пломбируется.

Сколько хранить

Срок хранения — постоянно пока ведется. После заполнения — в течение трех лет, после чего уничтожается (пункт 775 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Образец журнала учета печатей и штампов

Учет печатей и штампов в организации

Количество печатей в организациях зависит от масштабов их деятельности. Небольшим фирмам, где числится только генеральный директор, достаточно одной печати, на более крупных предприятиях необходимо несколько печатей и штампов. В статье рассмотрим учет печатей и штампов, дадим примеры проводок.

Бухгалтерский и налоговый учёт печатей и штампов

Поскольку печать не может стоить дороже 40 тысяч рублей, а срок эффективного пользования более 1 года, то стоимость необходимо отнести к материально – производственным запасам. Это прописано в пункте 5, Положения о бухгалтерском учёте 6/01. Читайте также статью: → “Учет основных средств» (ПБУ 6/01)». Стоимость только что приобретенной печати учитывается по дебету счёта 10, который называется «Материалы». Сумму необходимо брать без учёта НДС.

Например, если цена 1 000 рублей, то на счету «Материалы» отразится только 847,46 рубля. Когда НДС, «в том числе», то есть уже включён в сумму, то для его извлечения применяется ставка 18/118. Счёт 10 имеет несколько субсчетов, печати и штампы необходимо отразить на 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». На нём числится наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В тот же день необходимо сумму списать в расходы. Если организация оказывает услуги, то для этой операции используется счёт 26 «Общепроизводственные расходы». Торговые фирмы используют 44 счёт «Расходы на продажу». Далее печати и штампы хранятся на забалансовом счете 013 до их списания.

Важно! В частных организациях, учёт печатей ведётся как материально-производственные запасы, а не основное средство.

Пример 1. Фирма «Капитошка» занимается оптовой торговлей. 2 апреля 2016 года приобрела печать стоимостью 2 900 рублей, в том числе НДС 18%. Печать была доставлена в офис 2 апреля со всеми сопровождающими документами (накладной, счёт-фактурой), в тот же день бухгалтер перечислила за неё оплату с расчетного счёта.

Проводка Сумма Расшифровка
Дт 60 Кт 51 2 900,00 Перечислены средства за печать
Дт 10.9 Кт 60 2 457,63 (стоимость печати без НДС) Печать подлежит бухгалтерскому учёту
Дт 19 Кт 60 442,37 Входной НДС по приобретенным ценностям
Дт 68 Кт 19 442,37 НДС принят к вычету
Дт 44 Кт 10.9 2 457,63 Стоимость печати списана в расходы
Дебет 013 2 457,63 На забалансовом счету числятся активы стоимостью менее 40 тысяч

В налоговом учёте, при расчёте налога на прибыль, можно отразить всю сумму затрат (только без учета НДС») в графе «Косвенные расходы». Приложив накладную, либо акт об оказанных услугах. Это уменьшит сумму налога на прибыль. При заполнении декларации по косвенному налогу, полученную при покупке печати счёт-фактуру, также обязательно отразить в Книге Покупок, входящая сумму НДС уменьшит данный налог. Читайте также статью: → “Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».

Стандартные проводки в бюджетных учреждениях

Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).

На основании Инструкцией № 157н, учёт объекта, который применяется в работе более года,ведётся как основное средство, при этом не зависимо от их цены. Когда в работе печати используются меньше года. Если срок полезного использования менее года, тогда печати относят к материальным запасам. Решение об этом принимает комиссия.

  1. Если принятие осуществилось в качестве Основного средства. В проводках указывается стоимость всех затрат,с учётом НДС. Если она менее 3 тысяч рублей, то списание со счета происходит с одновременным отражением на его на 21 «Основные средства стоимостью до 3 тысяч рублей включительно в эксплуатации»».
  2. При отнесении печати к категории «Материальные запасы». Если принято решение зачислить их в качестве материальных запасов, то отнесение к ним происходит на основании документов:
  • товарной накладной;
  • счет-фактуры;
  • товарно-транспортной накладной;
  • акт о приёме установленной формы (0315004). Читайте также статью: → “».

В бюджетных организациях, специальная комиссия решает способ учёта печати.

Пример 2. Государственная организация приобрела печать стоимостью 590 рублей, том НДС в том числе (90 рублей ). Стандартные проводки при отнесении объекта к основному средству:

  • Отражены затраты на покупку печати:

Дт 4 106 31 310 Кт 4 302 31 730 – 590 рублей

  • Переведены денежные средства Продавцу:

Дт 4 302 31 830 Кт4 201 11 610 – 590 рублей

  • Объект принят к учету как основное средство:

Дт 4 101 38 310 Кт 1 106 31 310 – 590 рублей

Проводки при отнесении объекта к МЗ:

  • Приняты к учёту:

Дт 2 105 36 340 Кт 2 208 34 660 – 500 рублей

  • Перечислены денежные средства: 590 рублей

Дт 2 302 36 830 Кт 2 201 11 610

  • Входный НДС принят к вычету: 90 рублей

Дт 2 210 01 560 Кт2 208 34 660

При принятии печати в качестве основного средства, отражается сумма с НДС, а если принято как запасы – в проводках указывается сумма за вычетом косвенного налога.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как заполняется журнал учёта печатей и штампов

Все печати и штампы должны строго учитываться Для этого существует специальный журнал. В нём содержатся их оттиски и информация о том, в какой отдел они переданы, с подписью ответственных лиц. Журнал содержит 8 граф:

№ п/п Наименование печати/штампа Оттиск Выдача в пользование Возврат Примечание
должность и ФИО получателя подпись, дата получения должность и ФИО получателя подпись, дата получения
1 2 3 4 5 6 7 8
  • В первой графе указывается порядковый номер.
  • В графе «Наименование печати» прописывается её назначение, например «Печать для документов».
  • В третьей графе обязателен оттиск, он должен быть чётким, не размытым.
  • В графе № 4 указывается, например: «менеджер по продажам Коваленко А.М.»
  • В 5 графе – подпись ответственного лица с указанием даты получения.
  • 6-7 графа заполняются аналогично графам № 4 и 5, только в случае возврата.
  • Строка «Примечание» заполняется в случае уничтожения печати, с указанием номера акта и даты составления.

Журнал заполняется в рукописном виде, поскольку в нём необходимо наличие оригинальной подписи ответственных лиц. Название столбцов может меняться, в зависимости от необходимости и деятельности организации. Строго установленной формы Журнала нет. Форма не регламентирована законодательством.

Несмотря на это вести его необходимо с соблюдением всех требований строгой отчетности:

  • обязательна порядковая нумерация страниц;
  • журнал необходимо прошнуровать;
  • на документе ставится печать и подписьруководителя;
  • хранится журнал в железном сейфе.

Законодательством не установлен обязательное наличие граф в Журнале. Организация вправе их корректировать, в зависимости от своей деятельности.

Хранение печатей и штампов в организации

Способ хранения печатей и штампов зависит от их вида и назначения. Круглая печать (основная), находитсяв сейфе, доступ которому есть только у руководителя организации. В случае его длительного отсутствия – передается под расписку ответственному сотруднику.

Вспомогательные печати и адресные штампы находятся у ответственных работников, которые пользуются ими для исполнения ежедневной работы. Хранятся он также в опечатанных металлических шкафах, к которым имеет доступ определенный круг лиц. Штампы должны находиться в задвигающихся ящиках.

Проверка состояния печатей и штампов

Процедура бывает плановой, а может поводиться при наличии подозрений на использование поддельной печати. В любом из перечисленных случаев собирается специальная комиссия. По результатам проверки составляется акт, который передается руководителю организации. В нем излагаются выявленные проблемы, недочёты и рекомендации по их устранению.

При увольнении работника, генеральный директор направляет комиссию для установления факта наличия печатей, а также установления их подлинности. По итогам составляется акт приёма – передачи, с которым необходимо ознакомить нового сотрудника. Выявить подлинность печати опытный эксперт может даже визуально, если появляются подозрения, то для их подтверждения предмет исследования отправляют в лабораторию.

Как осуществляется замена печатей

Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:

Утилизация собственными силами Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации
Производится специально назначенной комиссией Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных:

  • времени и места проведения;
  • состав комиссии;
  • причины уничтожения;
  • наименования оттиска печати;
  • способ утилизации (изделия из полимеров, возможно сжечь, либо разделить на мелкие части, а металлические – опиливают перекрестными линиями)
  • заключение, вынесенное комиссией
  • подписи всех проверяющих
Одновременно с печатью предоставляется комплект документов:

  • заявление о намерение уничтожить оттиск, заверенное руководителем;
  • ксерокопия паспорта директора;
  • копия доверенности, в которой прописаны полномочия на осуществление таких действий;
  • ксерокопия паспорта лица, ответственного за уничтожение;
  • заверенная копия выписки из ЕГРЮ, срок её получения не должен превышать одного месяца;
  • платежный документ, подтверждающий перечисление денежных средств, за оказываемые услуги (оригинал квитанции, либо платежное поручение с отметкой банка).

При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров. Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.

Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама

Ключевые моменты по контролю печатей и штампов

Организации всегда были обязаны иметь круглые печати, на которых, в обязательном порядке, содержалась информация о наименовании фирмы и её адрес. Федеральный закон № 82 ФЗ говорит не об обязанности, а о праве иметь такую печать.

Из этого же закона следует, что информация о печатях должна содержаться в уставе. Несмотря на то, что законодательство не прописывает обязательное наличие печати, деятельность фирмы без нее просто невозможна. Она необходима:

  1. при принятии (если это первое место работы) и увольнении сотрудника;
  2. при предоставлении документов в налоговые органы (заверенные копии, декларации на бумажном носителе);
  3. сдача отчётности в ФСС и ПФР;
  4. оформление внутренней кадровой документации, составление писем и многое другое.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Нужно ли регистрировать новую печать?

Обязательная регистрация отменена, сделать это можно по желанию, для присвоения регистрационного номера.

Вопрос №2. Можно использовать логотипы, графические изображения в оттисках?

Это не запрещено, если не является недобросовестной конкуренцией и скрытой рекламой организации.

Вопрос №3. Обязательно ли уничтожать печать при реорганизации фирмы?

Нет, не обязательно, но лучше утилизировать, чтобы избежать вопросов.

Вопрос №4. В чём отличие печати от штампа?

Штамп не имеет юридической силы, а служит для облегчения работы.

Вопрос №5. Отличается ли учет печатей в частных и бюджетных организациях?

Да, план счетов в бюджетной организации совсем другой, соответственно и бухгалтерский учёт печатей сильно отличается.

Типовые ошибки при учете печатей и штампов

  1. При передаче руководителем основной печати, в период его отсутствия, не составляется расписка, процедура осуществляется на словах. В результате печать хранится у ответственного лица незаконно.
  2. Не всегда печать находится в специально оборудованном металлическом сейфе, часто её местоположение – стол или ящик руководителя.
  3. Распространённое нарушение – вынос печати из офиса, без составления соответствующих документов.

Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2013 г.

Содержание журнала № 9 за 2013 г.М.А. Кокурина, юрист

Как правильно обращаться с печатью

Печать фирмы может изготавливаться как при создании компании, так и позднее, к примеру в связи с утерей или порчей прежней печати. В любом случае надо отразить в бухгалтерском и налоговом учете затраты на изготовление печати.

Кроме того, именно в бухгалтерию могут передать на хранение печать, причем не только вспомогательную (например, печать «Для счетов» или «Бухгалтерия»), но и основную. И подходить к вопросу ее хранения надо очень ответственно. Ведь за утрату вверенной печати вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности.

Бухгалтерский и налоговый учет

Затраты на изготовление печати учитываются в бухучете в составе общехозяйственных или прочих расходов. Сумма НДС, предъявленная фирмой — изготовителем печати, принимается к вычету на дату принятия печати на учет (при наличии счета-фактуры)подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

Дт Кт
Учтены расходы на изготовление печати 26 «Общехозяйственные расходы» (91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы») 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражена сумма НДС, предъявленная специализированной фирмой 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Принята к вычету предъявленная сумма НДС (при наличии счета-фактуры) 68 «Расчеты по налогам и сборам» 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Для целей налогообложения прибыли расходы на изготовление печати можно учесть в составе прочих расходовподп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

При упрощенке расходы на изготовление печати можно учесть в составе материальных расходов после оплатыподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Входной НДС, уплаченный упрощенцем при приобретении печати, учитывается в составе расходовподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Использование печати

Вам придется отвечать за сохранность и использование печати по назначению, если:

  • <или>есть приказ руководителя о назначении вас ответственным за нее лицом постоянно или на время;
  • <или>в вашем трудовом договоре или должностной инструкции прописано, что вы храните конкретную печать. А если в инструкции заместителя главбуха записано, что в отсутствие главного бухгалтера он несет ответственность за сохранность и использование печати по назначению, то приказ тоже не понадобится.

Хранение печатей (штампов)

Как лучше организовать учет печатей, нам рассказал представитель аудиторской компании.

ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“Многие организации совершенно неоправданно пренебрегают контролем движения печатей. С одной стороны, действительно, изготовление печатей давно перестало быть проблемой и поэтому наличие или отсутствие на документе печати играет уже не столь важную, как раньше, роль. С другой стороны, традиционно оттиск печати рассматривается как повышение защиты документа от подделок. Поэтому контроль за количеством изготовленных в организации печатей, местами их хранения и правомерностью оттисков на документах остается важным для компании.

В практике уже сложились некоторые правила работы с печатью: в той или иной степени ими руководствуются в крупных или средних организациях, имеющих несколько печатей.

Формируется журнал (каталог) печатей. Например, для каждой печати отводится собственный лист, где указываются дата изготовления печати, образец ее оттиска (как правило, сильно увеличенный и обычный), назначение, порядок применения и место хранения печати, основание и дата выбытия или уничтожения печати.

Если же говорить об основной печати организации (раньше она называлась гербовой, так как на ней размещался герб государства), то ее выдают за пределы организации только через руководителей — директора или его заместителей. В этом случае может быть использован журнал выдачи печати, в котором ответственное за ее хранение лицо указывает, кому, какого числа и во сколько была передана печать и на каком основании (устное распоряжение и т. п.). В этом журнале проставляется подпись сотрудника о получении печати и предполагаемый срок ее возврата. Возврат печати оформляется отдельной записью в журнале с проставлением расписки принимающего лица. На каждую печать можно заводить отдельный журнал.

Понятно, что все эти «сложности» кажутся излишними для малого предприятия. Однако чем предприятие крупнее, чем больше риски несанкционированной выдачи от его имени обязательств (векселей, отступных), незаконного вывода его активов, тем серьезнее служба внутреннего контроля должна регламентировать и контролировать работу с печатями”.

Итак, если у вас в компании несколько печатей, вам могут поручить вести их учет. Для этого лучше завести специальный журнал. Его обязательная форма не установлена законодательством, поэтому каждая компания делает подобный журнал «под себя». В этом документе важно отражать факты:

  • поступления любой печати в компанию;
  • выдачи ее на руки работнику, который изначально уполномочен ее хранить;
  • уничтожения непригодных печатей.

После того как вы создали такие журналы, оформите их по тем же правилам, что и документы строгой отчетности:

  • пронумеруйте каждый лист журнала;
  • прошнуруйте журнал, скрепите печатью и подписью руководителя организации.

Хранить журналы лучше в сейфе.

“Передачу печати от увольняющегося сотрудника вновь принятому можно оформить актом приема-передачи в трех экземплярах — увольняемому, новому сотруднику и в службу делопроизводства (отдел кадров или бухгалтерию)”.

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»

Мы предлагаем такие варианты журналов для учета печатей в компании:

  • в журнале поступления печатей фиксируете, какие вообще печати есть в организации и кто за них отвечает;
  • в журнале движения печатей отражаете передачу конкретной печати на время определенному сотруднику для выполнения текущих задач и возврат печати ответственному за нее лицу.

Журнал поступления печатей (штампов)

Начат «03» июня 2010 г.

Окончен «___» ______ 20__ г.

Дата поступления печати (штампа) Название печати (штампа) Оттиск печати (штампа) Ответственное лицо Место хранения печати (штампа) Хранить печати и штампы нужно в местах, исключающих доступ к ним посторонних. Лучше, чтобы:
основная круглая печать организации хранилась в сейфе и выдавалась сотрудникам, не ответственным за использование и сохранность печати, под расписку в журнале движения печатей. Например, когда:
<или>долго не будет на работе человека, который уполномочен хранить печать и пользоваться ею (к примеру, начальник отдела кадров ушел в отпуск);
<или>печать нужна в выходные дни или за пределами организации;
вспомогательные печати находились в сейфах или в закрывающихся столах в отделах, для которых они предназначены, — у работников, ответственных за их использование и сохранность;
штампы помещались в закрывающихся столах
Причина и основание выбытия печати (штампа)
1 2 3 4 5 6
03.06.2010 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Главный бухгалтер Бухгалтерия, сейф
17.06.2010 Печать «Для договоров» ООО «Хорошее настроение» Главный бухгалтер Бухгалтерия, сейф Уничтожена в связи с непригодностью, акт от 14.04.2013
15.02.2012 Печать «Отдел кадров» ООО «Хорошее настроение» Начальник отдела кадров Отдел кадров, сейф

Журнал движения печатей (штампов)

Начат «27» декабря 2012 г.

Окончен «___» ______ 20__ г.

Дата выдачи печати (штампа) Название печати (штампа) Получатель Дата возврата (передачи) печати (штампа) Ответственное лицо
ф. и. о., должность роспись в полученииПри четком и регулярном ведении такого журнала, внесении в него всех операций с печатями фирмы можно не издавать никаких дополнительных актов об их передаче, в том числе и в связи с увольнением или переводом работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов). Подписи работников подтверждают, что им передавалась печать и что они вернули ее ответственному сотруднику ф. и. о., должность роспись в полученииПри четком и регулярном ведении такого журнала, внесении в него всех операций с печатями фирмы можно не издавать никаких дополнительных актов об их передаче, в том числе и в связи с увольнением или переводом работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов). Подписи работников подтверждают, что им передавалась печать и что они вернули ее ответственному сотруднику
1 2 3 4 5 6 7
27.12.2012 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Смехов Т.О., заместитель главного бухгалтера 17.01.2013 Улыбкина С.С., главный бухгалтер
05.02.2013 Печать «Отдел кадров» ООО «Хорошее настроение» Добров А.Б., начальник отдела кадров до 05.02.2013 05.02.2013 Хохотушкина З.М., начальник отдела кадров с 05.02.2013
13.04.2013 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Веселов А.М., начальник юридического отдела 15.04.2013 Улыбкина С.С., главный бухгалтер

Замена печати

Испорченные и устаревшие печати надо уничтожать на основании приказа руководителя компании, который можно составить в произвольной форме.

Распрощаться со своей старой печатью вы можете:

  • <или>прибегнув к помощи специализированной компании. К примеру, можно обратиться в штемпельную мастерскую, где изготавливалась печать. Такие организации уничтожают ненужные печати за плату (в Москве — 1000 руб.).

Обычно просят приехать с паспортом и доверенностью от фирмы того человека, который будет присутствовать при уничтожении и подпишет акт об этом. Возможно, попросят иные бумаги (какие — уточните именно у той компании (на сайте или по телефону), где соберетесь утилизировать печать);

  • <или>»в домашних условиях». Если у вас есть место и инструменты для того, чтобы сломать вашу печать, исключив возможность ее восстановления, можете сделать это сами. Не забудьте зафиксировать это действие в акте, на основании которого вы запишете в журнал, что печать уничтожена.

УТВЕРЖДАЮ
Директор
ООО «Хорошее настроение»

Н.П. Добрейший

Акт об уничтожении печати

г. Москва

14 апреля 2013 г.

В связи с непригодностью к дальнейшему использованию печати «Для договоров» ООО «Хорошее настроение» уничтожило указанную печать дроблением на фракции 1—2 мм с последующей утилизацией.Способ уничтожения определяет комиссия. К примеру, изделия из каучука, резины, полимеров можно разрезать на мелкие части. Подойдет любой метод, позволяющий разрушить печатающую поверхность и форму печати

Члены комиссии подтверждают, что указанная печать приведена в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования.

Председатель комиссии, главный бухгалтер С.С. Улыбкина

Члены комиссии:

старший бухгалтер М.И. Лучезарный
начальник юридического отдела А.М. Веселов

Один экземпляр такого акта вручается лицу, ответственному за хранение печати.

Следующую печать для фирмы вы можете сделать:

  • <или>по образцу оттиска прежней печати. Если новая печать будет полностью повторять старую, можно не менять банковскую карточку;
  • <или>отличной от прежней печати. В таком случае не забудьте пойти в банк, чтобы переделать банковскую карточку с образцами подписей и оттиском печатипп. 4.1, 7.11, 7.14 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И.

Нужно заказать новую печать и в случае утери или кражи старой печати. Вообще, если подобная неприятность с вами случилась (например, украли портфель директора с документами и печатью), постарайтесь как можно быстрее оповестить о пропаже:

  • районный отдел полиции. Подайте туда заявление с описанием обстоятельств, при которых была обнаружена кража. Приложите к нему копию любого документа, содержащего оттиск пропавшей печати. Скорее всего, старую печать не найдут, но вам нужно подтвердить сам факт ее исчезновения. Поэтому получите в ОВД справку о хищении или копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту кражиподп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ;
  • банк. Сразу при обнаружении кражи позвоните в свой банк и опишите ситуацию. Получив из полиции справку о факте кражи или копию постановления о возбуждении уголовного дела, отвезите ее в банк. Посоветуйтесь там, что вам делать с платежками, на которых вы пока не можете поставить печать из-за ее отсутствия. Возможно, вам порекомендуют подать заявление примерно такого содержания:

В связи с кражей печати ООО «Хорошее настроение» просим с 15.04.2013 по 20.04.2013Вы можете указать любой срок, за который успеете изготовить новую печать и сделать новую банковскую карточку с ее оттиском принимать документы на оплату без оттиска печати фирмы, с подписями главного бухгалтера и директораЗдесь укажите людей, подписи которых стоят в банковской карточке ООО «Хорошее настроение».

***

Советуем вам:

  • заказывать печати у изготовителей, сертифицированных «ВНИИ полиграфии»Постановление Госстандарта от 26.02.2003 № 18;
  • правильно вести учет печатей (штампов) и хранить их. Напомним, что журналы учета печатей и штампов — это документы постоянного (бессрочного) хранения, которые надо держать у себя вплоть до прекращения деятельности компаниич. 1 ст. 17, п. 2 ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; п. 10.1 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Журнал учета печатей и штампов организации

Журнал учета печатей и штампов организации — применяется для учета поступления, выдачи, возврата и уничтожения печатей и штампов организации с проставлением их оттисков.

Вид основного раздела журнала:

Утвержденной законом формы Журнала учета печатей и штампов нет, организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме и определить какие графы включить в журнал.

Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности и хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Листы журнала нумеруются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации. Журнал находится у работника, ответственного за учет и сохранность печатей и штампов, назначенного приказом руководителя организации.

Срок хранения Журнала учета печатей и штампов установлен ст. 775 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), — постоянно.
Важно знать! Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом (распоряжением) руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом (распоряжением) руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.
Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Эту информацию также заносят в журнал.
Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями.

Об уничтожении печатей и штампов составляетсяАкт об уничтожении печати, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в графе 8, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей и штампов;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
  • способ уничтожения;
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *