Перевод работника в обособленное подразделение

В определенных ситуациях работник может быть переведен в обособленное подразделение. При этом, у работодателей может возникнуть недопонимание, является ли это переводом или это перемещение. В статье рассмотрим, что собой представляет перевод работника в обособленное подразделение, рассмотрим порядок перевода, а также его отличие от перемещения.

Что такое перевод работника

Если работника переводят в обособленное подразделение, то данный перевод происходит в пределах одной компании. Причем это не зависит от того, что было указано в трудовом договоре: определенное рабочее место, наименование компании, либо ее местонахождение. Под переводом понимают изменение структурного подразделения, включая и подразделение, расположенное в иной местности. Под иной местностью в данном случае понимают ту местность, которая находится за пределами границ населенного пункта (72.1 ТК РФ).

Важно! Перевод работника в обособленное подразделение, расположенное в иной местности, оформляется как постоянный перевод внутри компании. С этой целью заключается допсоглашение к действующему трудовому договору, издается приказ о переводе и вносится запись в трудовую книжку работника и его личную карточку.

В качестве работодателя выступать может только головная компания, а не ее обособленное подразделение.В трудовом договоре с работником необходимо указывать место работы, а если его принимают в обособленное подразделение, находящееся в иной местности, то местоположение этого подразделения указывается в договоре (Читайте также статью ⇒ Перевод внешнего совместителя на основную должность).

Виды переводов работника по ТК РФ

В соответствии с ТК РФ выделяют два вида перевода сотрудников (72.1 ТК РФ, 72.2 ТК РФ):

• временный;
• постоянный.

В свою очередь под постоянным переводом понимают перевод сотрудника:

• на новую работу к тому же работодателю;
• к иному работодателю;
• в иную местность вместе с работодателем.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Причины перевода работника

Причины, по котором работника переводят на новую работу могут быть разными:

• сокращение деятельности работодателя или наоборот ее расширение;
• карьерный рост для работников;
• результат проведенной аттестации сотрудников, в соответствии с которым происходит повышение или понижение в должности;
• медицинские показания.

Чем перевод отличается от перемещения

Как при переводе, так и при перемещении работник остается в пределах одной компании. Однако, два данных понятия идентичными не являются. В случае перемещения работника происходит смена его рабочего места, а его трудовая функция и все условия трудового договора сохраняются. Другими словами,работник выполняет ту же работу, но меняется рабочее место. Даже согласие на перемещение от работника получать не нужно.

В случае с переводом происходит изменение условий трудового договора, а также меняется трудовая функция работника. Для того, чтобы работник считался переведенным, то должно выполняться одно из следующих условий (местность при этом не меняется):

• меняются трудовые функции работника, прописанные в трудовом соглашении (само место работы при этом остается прежним);
• меняется структурного подразделения, где трудится работник, если данное подразделение в трудовом соглашении указано как место работы.

Важно! Перевести работника можно только после того, как от него будет получено согласие в письменном виде. Если по состоянию здоровья работник не может трудиться на новой работе, то переводить его запрещается.

Отличие перевода от перемещения в таблице

Перемещение	Перевод
В данном случае не меняются условия трудового соглашения, место работы и обязанности работника. Соответственно, при перемещении от работника не потребуется получать согласие.	Работа выполняется на новом месте, при смене обязанностей и характера работы. Обязательным условием переводя является согласие работника на перевод. Без согласия перевод возможен только на отдельный период времени при возникновении каких-либо чрезвычайных ситуациях.

Кто принимает решение о переводе работника

Инициатором перевода работника в пределах одного работодателя может выступать:

1. Сам сотрудник, но только с согласия работодателя.
2. Работодатель, но только с согласия работника.

Важно! Кто бы не выступал в качестве инициатора, для перевода в любом случае необходимо согласие второй стороны.

Как оформляется перевод работника в обособленное подразделение

Если в качестве инициатора перевода выступает работник, то в этом случае он должен написать на имя своего работодателя заявление. Если инициатором является сам работодатель, то от работника нужно будет получить письменное согласие. Обычно такое согласие получают так: издается приказ о переводе работника, на котором он ставит отметку «Согласен на перевод».Однако, уведомление работнику следует направить еще до того, как будет издан приказ. Для этого работнику направляется уведомление, которое составляется в свободном виде. На данном уведомлении работник в письменном виде выражает свое согласие на перевод, либо отказывается от перевода. В случае последнего работник может быть уволен по одному из следующих оснований:

• собственное желание;
• соглашение сторон;
• сокращение.

Иногда перевод работника происходит по инициативе руководителя структурного подразделения. Для этого он должен составить представление о переводе сотрудника, в котором дается характеристика профессиональных и деловых качеств сотрудника, а также объясняется причина перевода. Представление пишется на имя руководителя, который после ознакомления с документом, ставит на нем резолюцию.

Важно! Перевод работника сопровождается оформлением приказа о переводе, основанием для издания которого являются изменения к трудовому договору. Данные изменения фиксируются в допсоглашении.

При оформлении перевода сотрудника, необходимо уточнить срок трудового договора, так как данный перевод может сопровождаться изменениями данного срока. К примеру, трудовые отношения с работником являются срочными, а при переводе на новую должность они становятся бессрочными. В этом случае потребуется также оформить изменить вид трудового договора. В обратной ситуации также потребуются такие же изменения.

Важно! В общих случаях изменять срок заключенного трудового соглашения нельзя, поэтому при смене характера трудовых отношений оформляется не перевод работника, а его увольнение и прием на работу вновь.

Перевод работника из одного филиала в другой

Если работника из одного филиала переводят в другой, расположенный в другой местности, то оформление происходит по тем же правилам, которые установлены для перевода в пределах одной организации.

Важно! Если работник переходит из одного филиала в другой и у него сохраняется должность, то оформление оформляется как перемещение.

Запись о переводе работника в трудовую книжку вносится не позднее 1 недели с момента перевода. После этого запись вносится в личную карточку работника, в которой последнего знакомят под подпись.

Пример перевода работника в обособленное подразделение

Начальник цеха И.И. Иванова получил от работодателя уведомление о переводе на работу на должность директора производства. Иванов согласен с переводом, о чем сделал отметку в уведомлении и передал ее работодателю. Для того, чтобы внести изменения в трудовой договор с Ивановым было оформлено дополнительное соглашение и приказ о переводе. После этого в трудовую книжку была внесена запись о переводе. Также запись о переводе была внесена в личную карточку работника (Читайте также статью ⇒ Как оформить перевод на должность генерального директора).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можем ли мы установить работнику испытательный срок, если его перевод происходит в пределах одной компании?

Ответ: Нет, в случае перевода работника в пределах одной компании, испытательный срок ему работодатель устанавливать не вправе (70 ТК РФ).

Вопрос: Нужно ли в трудовом договоре с сотрудником указывать, что он будет работать в обособленном подразделении?

Ответ: Да, если работа в обособке – это существенное условие трудового соглашения, то данный пункт нужно в договор включить.

Вопрос: Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при перемещении работника в другое подразделение?

Ответ: Нет, при перемещении сотрудника в трудовой книжке запись не вносится. Для этого достаточным будет только оформление приказа. В трудовой запись вносится только в случае перевода.

Приказ о переводе в другое подразделение

Однако смена подразделения будет являться переводом только в том случае, когда оно прямо указано в трудовом договоре. Если же в договоре такого условия нет, переход из отдела в отдел является перемещением, для которого согласие работника не требуется (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).

Перевод в другой отдел (службу, управление и др.) оформляется несколькими документами. Это, в частности, заявление от сотрудника и представление о переводе от руководителя того подразделения, в котором работает сотрудник. Однако эти документы по закону не являются обязательными и их отсутствие санкций для компании не повлечет. А вот дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе, который составляется на основе соглашения, – документы, без которых законно оформить перевод точно не получится.

С приказом о переводе работника нужно будет ознакомить под роспись и указать дату ознакомления. Именно на основе приказа работодатель должен внести запись о переводе в трудовую книжку сотрудника.

Как документ влияет на налоги

Перевод работника в другой отдел не влияет на расчет базы по страховым взносам – если перевод осуществляется в течение года и при этом выплаты в пользу сотрудника уже превысили 512 тыс. рублей, то считать лимит заново не требуется. Ведь базу по взносам определяют в целом по работнику нарастающим итогом с начала года (ст. 8 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

При переводе сотрудника из одного обособленного подразделения компании в другое в пределах одной местности, например из филиала в филиал, может измениться порядок перечисления НДФЛ. Налог понадобится перечислять в инспекцию по местонахождению того филиала, в который сотрудник переведен (абз. 3 п. 3 ст. 226 НК РФ). Кроме прочего приказ о переводе подтвердит расходы на оплату труда – ведь сотрудник будет получать зарплату уже в другом подразделении.

В каком виде составляется

При оформлении перевода одного сотрудника приказ составляется по унифицированной форме № Т-5 (см. образец). Если же из одного подразделения в другое переводятся сразу несколько сотрудников, то удобнее будет оформить приказ по форме № Т-5а. Обе унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

Что обязательно должно быть в документе

В приказе о переводе помимо обязательных реквизитов (дата и номер приказа, Ф. И. О. работника, вид перевода и т. д.) необходимо указать дату перевода сотрудника – день, с которого он начнет работу в другом подразделении. Также в приказе должны содержаться сведения о должности, на которую переводят работника, и размер оклада.

Унифицированная форма № Т-5
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.04 № 1

			Код
	Форма по ОКУД
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»		по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ	18-09/ЛС

(распоряжение)
о переводе работника на другую работу

		Дата
Перевести на другую работу	с
	по

	Табельный номер
Михайлова Михаила Михайловича

(фамилия, имя, отчество)

постоянно

(вид перевода (постоянно, временно))

Прежнее место работы	Отдел продаж
	(структурное подразделение)
	Менеджер
	(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

Заявление работника от 23.01.2012

(причина перевода)

Новое место работы	Отдел маркетинга
	(структурное подразделение)
	Менеджер
	(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
	тарифная ставка (оклад)	20 000	руб.		коп.
		(цифрами)
	надбавка		руб.		коп.
		(цифрами)

Основание:

изменение к трудовому договору от “

”

января

г. №

; или

другой документ

(документ (заявление, медицинское заключение и пр.))

Оформление работника обособленного подразделения

Цитата (Jane VS):
Ситуация в следующем. Наша организация была зарегистрирована в Воронеже. В июле провели перерегистрацию на адрес в Москве. Причем, фактически организация не переехала в Москву. В Воронеже зарегистрировали обособленное подразделение, без выделения на отдельный баланс. В Москве находится только генеральный, а все работники в Воронеже. Я если честно ума не приложу, что делать с трудовыми договорами, какие делать дополнительные соглашения? Вот два случая, которые меня беспокоят: 1. Работник трудился и трудится в Воронеже, во время перерегистрации на московский адрес и во время регистрации обособленного подразделения. Нужно ли делать доп. соглашение к ТД или приказ о переводе, на время когда организация была перерегистрирована из Воронежа в Москву? а потом когда было зарегистрировано обособ. подразд. снова доп. соглашения к ТД или приказ?
Вопросы удалены модератором.
Ситуация очень запутанная, и хочется выйти из неё с наименьшими неприятностями. Поэтому, кто может, помогите-подскажите!Здравствуйте!
Согласно п.2 ст.11 НК РФ под обособленным подразделением организации понимается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Из указанного определения можно сделать вывод, что с точки зрения НК РФ обособленное подразделение представляет собой структурное подразделение организации, находящееся вне местоположения самой организации. При этом такое подразделение является частью организации, а не самостоятельным юридическим лицом.
В связи с этим на обособленное подразделение распространяются все положения нормативно-правовых документов, принятых в прежней организации, в том числе нормативно-правовых документов в области трудового законодательства.
Если зарегистрировано ОП в Воронеже, то должен быть назначен его руководитель, который наделяется полномочиями приема, перевода, увольнения сотрудников и т.п.. В этом случае кадровое делопроизвод­ство ведется отдельно в головной организации и отдельно в обособленном структурном подразделении. При такой организации делопроизводства работодателю в специальных локальных нормативных актах следует закрепить порядок передачи документов между подразделениями, определить круг лиц, ответственных за оформление различных кадровых ситуаций, и т.п.
Так как теперь изменились условия Ваших трудовых договоров (по сути теперь у Вашей организации появилось новое структурное подразделение), то необходимо работодателю в соответствии со ст. 74 ТК РФ о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах этого необходимо уведомить об этих изменениях сотрудников в письменной форме не позднее чем за два месяца. На протяжении двух месяцев с момента получения письменного заявления работник имеет полное право продолжать трудиться в организации в занимаемой должности.
В Вашем случае, все работники, наверняка, согласны остаться на своих рабочих местах, поэтому пусть напишут заявление на перевод во вновь созданное обособленное подразделение, а Вы сделаете допсоглашение к трудовым договорам, где укажете теперь уже реквизиты ОП, в качестве места работы — то же ОП по конкретному адресу и приказы о переводе в него. Так же в трудовых книжках отразите перевод работников во вновь созданное обособленное подразделение. Основанием для этих переводов будет общий приказ о создании обособленного структурного подразделения на месте ранее существовавшей головной организации.
Примерно такое допсоглашение к ТД:
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
__.__.20__ г. №
к трудовому договору
О внесении изменений в трудовой договор
Стороны трудового договора от ______________ № _____ пришли к соглашению о нижеследующем:
Согласно ______________________________________ (приказ, распоряжение и т.д.) ______________________ (старое наименование организации) переименовано в ________________________________ (новое название ОП).
Местом работы считать -пишите Ваш фактический адрес
Другие условия трудового договора остаются неизменными.
Соглашение составлено в двух экземплярах для каждой стороны и являются
Неизменной частью трудового договора.
Подписи сторон:
Работодатель: Работник:
_____________________ ______________________
Экземпляр соглашения получен на руки: _____________________
дата, подпись
Все допсоглашения и приказы нужно будет делать июлем, после того, как изменился юридический адрес организации, внесены изменения в учредительные документы и было официально создано Ваше обособленное подразделение.

>Как уведомить сотрудников о переводе в обособленное подразделение?

Вопрос

Организация зарегистрирована в городе Москве, в трудовых договорах сотрудников не указан конкретный адрес места работы, только г. Москва. Мы планируем открыть обособленное подразделение в г. Обнинск Калужской области и перевести туда практически всех сотрудников, оставив в г. Москве только административный персонал. Можем ли мы уведомить сотрудников об изменении места работы за 2 месяца и выплатить 2-х недельную компенсацию? Или это незаконно, если в Москве останутся какие-то сотрудники?

Ответ

Перевод следует оформить по общим правилам постоянного перевода в пределах одной организации. Это правило действует независимо от того, указывали филиал в трудовом договоре сотрудника или нет.

Объясняется это следующим. Переводом признают изменение структурного подразделения, в том числе если новое подразделение расположено в другой местности. При этом под другой местностью понимают местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2). Такой вывод следует из положений частей 1 и 3 статьи 72.1 Трудового кодекса.

Таким образом, перевод сотрудника из одного филиала в другой, если должность сохраняется, независимо от того, был филиал указан в трудовом договоре сотрудника или нет, оформляют как постоянный перевод в пределах одной организации. Как документально оформить такой перевод, см. Какие документы нужно оформить при переводе сотрудника в пределах одной организации.

Если работники не согласны с изменением местности, и при этом трудовая функция у них не меняется, то можно применить нормы статьи 74 ТК и изменить условие о месте работы в одностороннем порядке.

Изменить условия трудового договора можно по соглашению сторон. Если из-за организационных или технологических изменений условия договора нельзя сохранить, то работодатель вправе поменять их по своей инициативе. Но в этом случае сотрудник может отказаться продолжать работу (ст. 72, 74 ТК РФ).

Если работник откажется от работы в новых условиях или в организации не будет подходящих вакансий, то трудовой договор можно прекратить в связи с отказом от продолжения работы в новых условиях на основании пункта 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ с выплатой компенсации (ч. 3 ст. 178 ТК РФ).

Уволить сотрудника в связи с отказом от продолжения работы в новых условиях работодатель может только по истечении двух месяцев с момента предупреждения об изменении условий трудового договора. Возможность досрочного увольнения законодательством не предусмотрена. Аналогичная позиция отражена в письме Роструда от 2 мая 2012 г. № ПГ/3382-6-1 и подтверждена судебной практикой. См., например, апелляционное определение Челябинского областного суда от 21 апреля 2014 г. № 11-4312/2014.

1. Ситуация: Как внести изменения в трудовой договор, если они вызваны сменой организационных или технологических условий труда в организации

К изменениям трудового договора по причинам, которые связаны со сменой организационных или технологических условий труда, можно отнести, например:

• изменения в технике и технологии производства, например, внедрение нового оборудования, технических регламентов, которые привели к уменьшению нагрузки сотрудника, а также изменение правил эксплуатации оборудования, усовершенствование рабочих мест (апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 2 декабря 2013 г. № 33-6124/2013);
• структурную реорганизацию производства, например, исключение какой-либо стадии производственного процесса, введение новых режимов труда, изменение системы оплаты труда в организации в целом, систем нормирования труда, перераспределение задач и участков ответственности между структурными подразделениями;
• иные изменения организационных или технологических условий труда, которые привели к уменьшению нагрузки сотрудника.

При этом запрещено менять трудовую функцию сотрудника. Смотрите, например, апелляционное определение Московского городского суда от 06.12.2018 № 33-52120/2018.

Об этом говорит часть 1 статьи 74 Трудового кодекса РФ.

О предстоящих изменениях, связанных со сменой организационных или технологических условий труда, а также о причинах, которые вызвали необходимость таких изменений, организация обязана уведомить сотрудника под подпись. Сделать это нужно не позднее, чем за два месяца до введения таких изменений. Об этом говорит часть 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. При согласии сотрудника с предстоящими изменениями оформите дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

Если дополнительное соглашение не будет оформлено своевременно, но сотрудник продолжит работать в новых условиях после уведомления об изменениях, то это означает, что сотрудник фактически согласился с такими изменениями. Правомерность такого подхода подтверждают суды. См., например, апелляционное определение Московского областного суда от 12 марта 2013 г. № 33-3298/2013.

Если сотрудник не согласен работать в новых условиях, то организация обязана предложить ему другую работу, в том числе нижестоящую и нижеоплачиваемую, если в организации есть подходящие вакансии. Предлагать сотруднику нужно только вакансии, имеющиеся у работодателя в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях следует, только если это предусмотрено коллективным, трудовым договором, иными соглашениями. Такой порядок закреплен в части 3 статьи 74 Трудового кодекса РФ.

Если работник откажется от работы в новых условиях или в организации не будет подходящих вакансий, то трудовой договор можно прекратить:

• по сокращению штата на основании пункта 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ с выплатой всех компенсаций – если речь идет об изменении рабочего режима, а именно о введении неполного режима (ч. 6 ст. 74 ТК РФ);
• в связи с отказом от продолжения работы в новых условиях на основании пункта 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ также с выплатой компенсации – во всех остальных случаях (ч. 3 ст. 178 ТК РФ).

Уволить сотрудника в связи с отказом от продолжения работы в новых условиях работодатель может только по истечении двух месяцев с момента предупреждения об изменении условий трудового договора. Возможность досрочного увольнения законодательством не предусмотрена. Аналогичная позиция отражена в письме Роструда от 2 мая 2012 г. № ПГ/3382-6-1 и подтверждена судебной практикой. См., например, апелляционное определение Челябинского областного суда от 21 апреля 2014 г. № 11-4312/2014. Единственный вариант – это договориться с сотрудником и оформить увольнение раньше, но по другому основанию, например по соглашению сторон, выплатив привлекательную сумму компенсации.

При увольнении сотрудника в связи с отказом от работы в новых условиях у работодателя на случай спора с сотрудником должны быть доказательства, которые подтвердят, что изменение условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда. Об этом говорит пункт21 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2. Если работодатель не сможет предоставить таких доказательств и связать одно с другим, то изменение условий трудового договора, а значит, и увольнение сотрудников, которые отказались продолжать работу в новых условиях, могут признать незаконными. На это указывают и суды. См., например, апелляционное определение Московского городского суда от 22 апреля 2015 г. № 33-13437, определение Московского городского суда от 6 июля 2010 г. по делу № 33-19889.

2. Ситуация: как оформить постоянный перевод сотрудника из одного филиала организации в другой. Филиалы расположены в разных местностях, должность сотрудника та же

Перевод следует оформить по общим правилам постоянного перевода в пределах одной организации. Это правило действует независимо от того, указывали филиал в трудовом договоре сотрудника или нет.

Объясняется это следующим. Переводом признают изменение структурного подразделения, в том числе если новое подразделение расположено в другой местности. При этом под другой местностью понимают местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2). Такой вывод следует из положений частей 1 и 3 статьи 72.1 Трудового кодекса.

Таким образом, перевод сотрудника из одного филиала в другой, если должность сохраняется, независимо от того, был филиал указан в трудовом договоре сотрудника или нет, оформляют как постоянный перевод в пределах одной организации. Как документально оформить такой перевод, см. Какие документы нужно оформить при переводе сотрудника в пределах одной организации.

Внимание: если сотрудника переводят из одного филиала в другой в пределах одной местности, перевод оформляют по правилам перемещения в следующих случаях: филиал не указывали в трудовом договоре, а должность остается прежней. А если филиал указывали в трудовом договоре, то, даже если сотрудник переходит в филиал в той же местности, необходимо соблюдать процедуру постоянного перевода сотрудника в пределах одной организации. Это следует из положений части 3 статьи 72.1 Трудового кодекса.

>Как правильно документально перевести сотрудников в ОП из головной организации?

Обособленное подразделение без самостоятельного баланса и расчетного счета. Наша организация открыла ОП в другом городе — не там, где сама организация. ОП не имеет самостоятельного баланса и расчетного счета в банке. Бухгалтерский учет, уплата и представление отчетов по налогам и сборам осуществляется централизованно.Основная деятельность ОП — прием звонков от клиентов, сбор первичной документации и поиск клиентов. Как правильно документально перевести сотрудников в ОП из головной организации? Это будет перевод или перемещение? Какие необходимы для этого документы? По сотрудникам, которые будут работать в ОП, необходимо отдельно вести табель учета рабочего времени, если выплаты зарплаты будут происходить централизовано? НДФЛ, относящийся к суммам дохода работников, следует перечислять отдельно по головной организации и обособленному подразделению? И как быть с налогом на прибыль?

По вопросу перевода сотрудников в ОП

В данном случае необходимо оформить кадровый перевод.

Переводом признают изменение структурного подразделения, в том числе, если новое подразделение расположено в другой местности. При этом под другой местностью понимают местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Такой вывод следует из положений частей 1 и 3 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, перевод сотрудника из головной организации в ОП, которое расположено в другой местности, при сохранении должности независимо от того, было указано ОП в трудовом договоре сотрудника или нет, нужно оформить как постоянный перевод в пределах одной организации. Для этого необходимо:

— оформить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника в обособленное подразделение;

— издать приказ о переводе;

— внести запись о переводе в личную карточку работника и трудовую книжку.

Если такой перевод будет сопряжен с переездом работника, то работодатель должен компенсировать расходы работника, связанные с переездом. Если Ваша организация является коммерческой, то условия такой компенсации надо прописать в доп. соглашении (ст. 169 ТК РФ).

Руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься заполнением форм учета рабочего времени. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 8, 57, 91 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например секретаря администрации.

В крупных организациях с большим числом сотрудников возможен вариант ведения табелей:

— централизованно, с выделением отдельных единиц в штатном расписании – табельщиков, в основные обязанности которых и входит заполнение табелей по сотрудникам всех структурных подразделений компании;

— децентрализованно, то есть раздельно по структурным подразделениям, когда в каждом подразделении назначается сотрудник, в чей функционал дополнительно включают обязанность по ведению табеля в своем подразделении. Ответственного за ведение табеля в подразделении сотрудника назначает руководитель своим приказом.

По вопросу перечисления НДФЛ

С доходов, которые были получены сотрудниками обособленного подразделения, НДФЛ нужно перечислить по реквизитам налоговой инспекции, в которой это подразделение зарегистрировано.

Такой порядок применяют независимо от того, по какому договору работает сотрудник: по трудовому или по гражданско-правовому. Это следует из абзаца 3 пункта 7 статьи 226 НК, писем Минфина от 22.11.2012 № 03-04-06/3-327, ФНС от 03.08.2018 № БС-4-11/15152, от 01.02.2016 № БС-4-11/1395

По вопросу налога на прибыль при открытии ОП

Для организаций, у которых есть обособленные подразделения, предусмотрен специальный порядок уплаты налога на прибыль.

Часть налога на прибыль, направляемую в федеральный бюджет, полностью перечисляйте по местонахождению головного отделения организации (п. 1 ст. 288 НК). А часть налога на прибыль, направляемую в региональный бюджет, необходимо распределить между головным отделением организации и ее обособленными подразделениями (п. 2 ст. 288 НК). Распределять налог нужно независимо от того, есть ли у обособленных подразделений доходы (расходы), которые учитываются при расчете налога на прибыль, или нет (письмо Минфина от 10.10.2011 № 03-03-06/1/640).

Организация может самостоятельно выбрать, какой из показателей – расходы на оплату труда или среднесписочную численность сотрудников – использовать при распределении прибыли между подразделениями. Принятое решение закрепите в учетной политике для целей налогообложения. Такое правило установлено пунктом 2 статьи 288 НК.

Трудовой договор филиала: какие особенности учесть кадровику

Скачайте документы по теме:

Трудовой договор с руководителем филиалаОбразец от экспертаТрудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу в филиал

Образец от экспертаТрудовая книжка (фрагмент). Оформление увольнения сотрудника в связи с прекращением деятельности филиалаОбразец от эксперта

Как оформить прием на работу в обособленное подразделение

Перед тем как принять на работу руководителя филиала, необходимо найти сотрудника, который бы отвечал всем квалификационным требованием к должности. Чтобы быстро найти нужного работника, используйте готовые формулировки для объявления на вакансию будущего руководителя.

Таблица. Готовые формулировки для объявления на вакансию директора филиала

Порядок приема на работу в филиалы определяет сам работодатель.Если компания ведет кадровое делопроизводство централизованно, все документы о трудоустройстве — договоры, трудовые книжки, приказы — оформляются в головном офисе. Здесь же они и хранятся в дальнейшем.

Децентрализованная форма ведения кадрового учета, напротив, закрепляет обязанности по оформлению документов за обособленными подразделениями.

Как выглядит оформление на практике

1. Руководитель каждого филиала на основании доверенности действует от имени работодателя — издает приказы, подписывает трудовые договоры и так далее

2. Подразделение снабжается собственным экземпляром корпоративной печати с наименованием юридического лица и ограниченной сферой применения

3. Обозначить сферу применения печати можно дополнительной надписью («Для кадровых документов»), принадлежность — порядковым номером филиала

Таблица. Преимущества и недостатки разных систем управления кадровым учетом

Цель	Головной офис	Филиал
Соблюдать сроки выполнения документов	Сложно Физически не всегда можно передать оригинал документа на расстояние день в день даже при использовании экспресс-почты	Возможно Право подписи кадровых документов делегируется директору филиала или другому уполномоченному сотруднику
Назначать штатных специалистов, ответственных за ведение кадровых документов	Возможно В организации должны быть сотрудники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства	Сложно В обособленном подразделении, как правило, немного сотрудников. Выбрать среди них того, кто будет отвечать за документооборот, непросто
Привлекать сотрудников к сверхурочной работе и работе в выходные дни	Сложно Не всегда можно оперативно оформить нужные документы и направить их в обособленное подразделение в срок	Возможно В короткие сроки можно получить согласие работника на такой труд и быстро оформить документы
Выдавать личные документы сотрудника вовремя	Сложно Требуется время на доставку документов. Также есть риски потерять документы при пересылке	Возможно По требованию работника выдаются документы при прекращении трудового договора с соблюдением сроков, которые установлены законом

Каждая компания на локальном уровне закрепляет выбранную форму учета и конкретизирует правила оформления кадровой документации.

Как отразить в трудовой книжке прием на работу в филиале

При приеме на работу в филиал в роли работодателя, так или иначе, фигурирует головная организация. Поэтому именно ее реквизиты вносятся в трудовой договор филиала с работником и другие кадровые документы. Причина проста: обособленное подразделение не имеет статуса юридического лица, следовательно, не может быть работодателем. Но филиал обязательно указывается в качестве места работы, как того требует часть 2 статьи 57 ТК РФ. Это правило действует в том случае, если обособленное подразделение находится в другой местности по отношению к головной организации.

Отразите место работы в документах, оформляемых при трудоустройстве:

• трудовом договоре;
• приказе о приеме на работу;
• личной карточке работника;
• трудовой книжке.

В трудовом договоре можно просто указать название филиала с указанием местности, где он расположен. Либо конкретизировать адрес, по которому сотрудник будет выполнять должностные обязанности.

Трудовой договор с директором филиала. Указание адреса и места работы

В приказе о приеме на работу и трудовой книжке достаточно просто указать название обособленного подразделения, в которое принимается работник. Запись в трудовой книжке филиала внесите следующим образом: в графе 3 сначала укажите реквизиты юридического лица, а подразделение уточните в записи о трудоустройстве.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу в филиал

Какие условия содержит трудовой договор с директором филиала

Руководитель филиала принимается на работу в общем порядке.

Общий порядок:

1. Заключите трудовой договор, в котором пропишите условия трудоустройства.

2. Издайте приказ о приеме на работу, подписанный руководителем головной организации.

Что вам не понадобится: протокол собрания участников, приказ о вступлении в должность и другие документы, оформлением которых обычно сопровождается назначение на должность генерального директора головной организации.

Внимание! Трудовой договор руководителя филиала должен содержать все обязательные сведения и условия, предусмотренные статьей 57 ТК РФ. Поскольку речь идет о трудоустройстве в обособленное подразделение, отдельно уточняется место работы, если это подразделение находится в другой местности.

Актуальный материал по теме читайте в журнале Кадровое дело

• Как прописать в трудовом договоре обязательные условия, чтобы это было выгодно компании
• 10 вопросов про трудовой договор, которые ставят в тупик даже опытных лекторов

Должность директора филиала относится к руководящим, поэтому сотруднику можно установить весьма продолжительный срок испытания — до шести месяцев. Обязательно отразите его в договоре с указанием общей продолжительности и точных дат начала и окончания испытательного срока.

Трудовой договор с директором филиала. Условие об испытании при приеме на работу

Может ли руководитель подразделения заверять трудовые договоры

Если локальные нормативные акты работодателя закрепляют за ним такое право, добавьте этот пункт в раздел с описанием должностных полномочий и обязанностей сотрудника.

Пропишите ответственность сторон. Закрепите за сотрудником обязанность передать дела при увольнении с составлением письменного акта. Если в трудовом договоре, дополнительном соглашении или должностной инструкции данный пункт отсутствует, сотрудник сможет отказаться от формальной процедуры передачи дел без каких-либо негативных последствий.

Вывод

Порядок оформления кадровой документации в обособленных подразделениях определяется локальными нормами. Политика децентрализованного кадрового учета наделяет их правом заключать трудовые договоры от имени работодателя, в то время как при централизованном учете кадровые документы оформляются только в головном офисе компании.

Обособленное подразделение: запись в трудовой

Обновление: 21 сентября 2016 г.

Для ответа на данный вопрос для начала необходимо прояснить, что именно понимается под переводом в обособленное подразделение. Запись в трудовой книжке необходимо будет сделать, если при переводе изменилось место работы.

Перевод в обособленное подразделение

Обособленное подразделение не является работодателем. В качестве такового может выступать только головная организация, т.к. она является юридическим лицом.

Работодателю необходимо включать в контракт пункт о месте работы, а если сотрудник принят на должность в обособленном подразделении, находящемся в другой местности, следует отразить в контракте это подразделение и место его нахождения (статья 57 ТК РФ).

Согласно статье 66 ТК РФ в трудовой книжке, в т.ч., отражается информация о переводах.

В данном случае трудовая функция работника не меняется, изменяется лишь соответствующее подразделение. Следовательно, прием в обособленное подразделение повлечет запись в трудовой книжке либо при переводе работника в другую местность, либо если соответствующее структурное подразделение, из которого работник переводится, было первоначально указано в контракте.

Пример: «Переведен в кондитерский цех на должность повара в обособленное подразделение…».

Прием в обособленное подразделение

Исходя из статуса обособленного подразделения (не является юридическим лицом), сотрудник принимается на работу головной организацией.

Если подразделение находится в другой местности, то на основании статьи 57 ТК РФ в соответствующем контракте должно быть отражено, что местом работы является обособленное подразделение с указанием его местонахождения.

Статья 57 ТК РФ позволяет включить в контракт дополнительные условия. Такие условия не должны противоречить законодательству в части ущемления прав работника. В качестве одного из таких условий указано уточнение места работы с указанием структурного подразделения и его местонахождения. Следовательно, трудовой договор может уточнять обособленное подразделение (образец в приложении) в качестве существенного условия при нахождении его в той же местности, что и головная организация.

Если работа в обособленном подразделении является существенным условием контракта, то соответствующий пункт следует в него включить.

Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек от 10 октября 2003 года в трудовой книжке отражается запись о приеме на работу в подразделение организации (если существенное условие о работе в подразделении включено в контракт).

Каких-либо иных особенностей при приеме в обособленное подразделение трудовое законодательство не содержит. Следовательно, все необходимые «атрибуты» приема на работу распространяются и на таких работников, в т.ч.:

• представление документов соискателем (статья 65 ТК РФ);
• порядок заключения контракта (глава 11 ТК РФ);
• необходимость для работодателя соблюдать права работника и исполнять требования законодательства (статья 22 ТК РФ).