При переводе сотрудника на другую должность издается соответствующий приказ и вносится запись в трудовую книжку. Образцы документов, инструкция по заполнению книжки и практические советы можно найти в этом материале.

Мнение эксперта Озерова Марина Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам Советуем ознакомиться со статьей о том как правильно внести запись в журнал регистрации приказов, подробности .

Законодательная база

В основе законодательной базы лежит Трудовой кодекс, а также соответствующее Постановление Правительства, в котором прописаны правила ведения книжек. Кадровому специалисту важно понимать, что перевод возможен только при взаимном согласии компании и самого сотрудника. Поэтому основной принцип – добровольность решения работника и предприятия, что подтверждается наличием соответствующих документов.

При этом новые условия труда должны соответствовать здоровью работника. Если же они ничем не отличаются (сотрудник работает в таких же условиях, на таком же оборудовании, в той же местности), согласие сотрудника необязательно.

Также важно понимать, что законодательство выделяет постоянный и временный перевод. В последнем случае речь идет об изменении, длящемся не более года или до выхода коллеги на работу.

Процедура оформления перевода: 5 практических шагов

Прежде всего, важно понимать, что перевод может быть:

• внутренним (в пределах 1 компании, ее филиалов, подразделений);
• внешним (между 2 разными работодателями).

В первом варианте речь идет о классическом перемещении работника, а во втором – об увольнении и принятии на работу в другую компанию (без отработки на прежнем месте). Кадровому специалисту важно знать особенности оформления как того, так и другого случая, поскольку они имеют несколько принципиальных отличий.

Внутренний перевод

На практике процедура выглядит таким образом:

1. Изначально работник составляет заявление о переводе. В нем указывается новая должность, причина кадрового изменения. В документе обязательно должна стоять дата и подпись как самого сотрудника, так и визы нынешнего, будущего руководителя, а также начальника отдела кадров.
2. Следующий этап – заключение дополнительного соглашения, которое является неотъемлемой частью трудового договора. В нем указывается факт перевода, должность и другие существенные сведения. Соглашение составляется в 2 одинаковых, оригинальных экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами (сам работник и представитель работодателя в лице директора или его заместителя).
3. Далее компания должна издать приказ (распоряжение) за подписью директора, который окончательно узаконит произошедшее изменение. Его можно составлять по единому образцу (форма Т-5) или в произвольном виде. Документ содержит полное наименование прежнего и нового места работы, дата перевода и другие данные. С распоряжением сотрудник должен ознакомиться в обязательном порядке, поставив свою подпись в конце документа.
4. Далее кадровый специалист должен собрать всю необходимую документацию о работнике и направить ее в другое подразделение, куда он переводится. Речь идет о личной карточке, личном деле и других бумагах – т.е. весь набор документов должен отправиться вслед за работником.
5. Только после этого можно вносить запись в трудовую, а также в личную карточку. В отметке фиксируют факт произошедшего изменения, ставят дату, а также обязательно указывают номер и дату распоряжения.

Запись делается разборчивым, аккуратным почерком, синей или черной ручкой.

Внешний перевод

В данном случае процедура формально похожа, однако формулировки в документах существенно отличаются. Особенность ситуации в том, что работник, по сути, увольняется из 1 компании и трудоустраивается в другую. Однако это не классический случай увольнения с поиском работы, а именно перевод, поэтому во всех бумагах должны значиться формулировки «уволен в порядке перевода».

Пошаговая инструкция в данном случае выглядит так:

1. Сначала сотрудник также обязан составить заявление, но теперь речь идет именно о заявлении об увольнении в порядке перевода. Указывают наименование прежнего работодателя (в «шапке») и нового (в тексте).
2. Если в общем порядке гражданин обязан отработать 14 дней, то в этом случае сотрудник освобождается от отработки. Работодатель тем временем должен издать обычный приказ об увольнении, который можно оформить по Т-8 или же выбрать произвольный образец. Документ содержит стандартные данные, с его текстом сотрудник обязан ознакомиться лично, поставить дату и подпись.
3. Никаких дополнительных соглашений к трудовому договору, разумеется, в данном случае подписывать не нужно. Договор расторгается, а с новым работодателем сотрудник подпишет новое соглашение. Кадровому специалисту важно только внести корректную запись в трудовую книжку. Сделать это можно сразу после того, как директор издаст распоряжение об увольнении. Формулировки указываются в точном соответствии с ТК. Как всегда, указывают дату и номер приказа.

Особенности временного перевода

Иногда компании и самому работнику заведомо известно, что предстоящие изменения будут носить лишь временный характер, например, работник:

• замещает сотрудницу, которая ушла в декретный отпуск;
• переводится в филиал на несколько месяцев в связи с сезонным увеличением нагрузки;
• замещает длительно отсутствующего коллегу в связи с заболеванием или командировкой последнего и т.п.

В таких случаях должно быть подписано соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору. Но запись в книжку может не вноситься, потому что в этом документе фиксируются только данные о постоянной работе.

При этом сотрудник в любой момент имеет право запросить подтверждение сведений о том, что он действительно занимал временную должность в конкретный период – для этого достаточно предоставить справку от работодателя произвольного образца.

Поделиться ссылкой:

В этой статье мы рассмотрим примеры оформления всех элементов книги, листая книгу и знакомясь с каждым из элементов по очереди, в том порядке, в котором они встречаются в книге:

• форзац и нахзац;
• авантитул и фронтиспис;
• титул;
• выходные сведения;
• верхний и нижний колонтитулы;
• буквица, примечания, сноски и другие элементы оформления страниц и отдельных частей текста;
• шмуцтитулы;
• элементы навигации, ускоряющие поиск нужного раздела книги;
• выпускные данные.

Оформлению обложек посвящена отдельная статья на нашем сайте.

Оформление форзаца и нахзаца

Данные элементы имеются только у книги в твердом переплёте и выполняют как эстетическую, так и технологическую функцию. У книг в мягком переплете, как правило, есть только оборот обложки. Форзац – это лист, который соединяет книжный блок и переплётную крышку.

В качестве изображений на форзаце часто используют:

• узоры;
• карты и схемы;
• фотоколлажи.

Нахзац скрепляет книжный блок с задней стороной переплётной крышки, то есть это задний форзац. Обычно форзац и нахзац делают одинаковыми, но нет никаких проблем сделать их разными.

Авантитул и фронтиспис

Авантитул (фортитул) – первая страница перед титулом, где размещают некоторые выходные сведения, фамилию автора, заглавие, иногда – эпиграф, посвящение. Фронтиспис – страница с изображением, как правило, – на одном развороте с титулом. Изображение должно так или иначе относиться к содержанию всей книги в целом (зачастую – это фото автора).

Титул и выходные сведения

Титул содержит ФИО автора, название книги, название издательства. При оформлении обычно приводится в гармоничное соответствие со шрифтовым оформлением обложки. Может содержать только текст или текст, сопровождаемый фото и/или графическими элементами.

Выходные сведения необходимы для библиографической обработки печатного издания и информирования читателя. Этот элемент не предполагает художественного оформления, размещается на титульном листе, его обороте либо на последней странице и во всех книгах выглядит стандартизовано:

Верхний и нижний колонтитулы

Колонтитул – строка на краю полосы набора (сверху или снизу страницы). В колонтитулах могут размещаться такие данные:

• название книги, название и номер главы, раздела;
• имя автора;
• в словарях — первое и последнее слово на странице для удобного поиска;
• номера страниц.

Колонтитулы часто оформляют графическими элементами:

Элементы оформления отдельных страниц и абзацев

Иногда всю полосу текста обрамляют рамкой – в такой книге все станицы будут выглядеть очень торжественно. Есть и другие графические приемы, способные «преобразить» книгу, улучшив тем самым ее эстетическое восприятие читателем, а также сделав ее более удобочитаемой.

Буквица

Элементом художественного оформления книги может служить буквица – самая первая буква абзаца, как правило, в начале книги, новой главы, имеет больший размер по сравнению с остальными заглавными буквами и особое графическое начертание.

Символы бюллетеня

Символы бюллетеня используются для графически выразительного оформления списков перечисления, которые могут быть использованы как при перечислении, так и при выделении отдельных фрагментов текста.

Выделение примечаний и важных замечаний

Для того, чтобы выделить примечания или какую-либо важную информацию, используются рамки, символические графические элементы для привлечения внимания.

Виньетки и шмуцтитулы

Шмуцтитул — это отдельный титульный лист раздела или главы книги. Шмуцтитул — всегда нечетная страница справа на развороте с пустым оборотом. Здесь размещается название главы или раздела, заголовок крупной рубрики книги, иногда – эпиграфы, иллюстрации.

Виньетки – это изображения или графические элементы, завершающие раздел книги (на изображении выше — это графический элемент дизайна книги с абстрактным сюжетом, ниже — иллюстрация на всю полосу книги).

Элементы навигации, ускоряющие поиск нужного раздела книги

При оформлении словарей обязательно используются элементы навигации. Первое и последнее слово на странице в колонтитуле словаря необходимо для быстрой навигации по книге:

На изображении ниже цветной оранжевый фон страницы под номером 40 попадает под обрез книги, и если сделать для каждой главы разный цветной фон под номером в колонтитуле и смотреть на книгу со стороны обреза, то на срезе образуется разноцветная полоса, с помощью которой можно быстро открыть книгу на нужной главе.

Часто делают отдельный цветной прямоугольник для каждой главы, причем для разных глав — разный цвет и разная высота размещения прямоугольника – тогда на срезе будут видны разноцветные полоски, расположенные лесенкой.

Содержание или оглавление

Состав полииздания отражает содержание, а моноиздания – оглавление, однако зачастую эти два понятия строго не дифференцируют. Данные элементы оформления книги содержат номера страниц разделов, для более удобного восприятия разные разделы размечают шрифтами различного размера и используют разные отступы для отдельных разделов.

Если книга цветная, то для оформления содержания (оглавления) можно использовать цветные элементы:

Выпускные данные

Это последняя страница – в современном книгоиздании её часто не делают, так как она не несет важного для автора смысла. Эта страница использовалась государственными организациями для статистического учета в области книгоиздания.

Оформление книги — это относительно устоявшаяся система норм и правил, согласно которым принято оформлять тот или иной элемент книги. Такая система позволяет унифицировать, привести к единообразию дизайн и структуру основных данных, которые содержит любое издание, чтобы в конечном итоге упростить процедуры поиска нужной книги читателем или библиотекарем, а также улучшить эстетическое восприятие издания.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА – ЭТО ВАЖНО

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»). Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»).

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

В соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (1.2). При необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В соответствии с пунктом 3.2 Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации выдача трудовой книжки работнику осуществляется в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении. В случае если это невозможно, в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в установленном порядке.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

В случае нарушения порядка ведения трудовых книжек вы можете обращаться в прокуратуру Варненского района.

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

   Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

• либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
• либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

• информацию о компании,
• составе комиссии, участвующей в передаче документов,
• сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Заполнение информационной шапки документа

1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

• фамилии-имена-отчества владельцев,
• серии и номера документов,
• наличие вкладышей,
• а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.

Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.

В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.