Требования к архивным помещениям

Содержание

отменен/утратил силу Редакция от 04.11.1999 Подробная информация

Наименование документ ПРИКАЗ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 04.11.99 N 137 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ»
Вид документа приказ, инструкция
Принявший орган верховный суд рф
Номер документа 137
Дата принятия 01.01.1970
Дата редакции 04.11.1999
Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
Статус отменен/утратил силу
Публикация
  • На момент включения в базу документ опубликован не был
Навигатор Примечания

ПРИКАЗ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 04.11.99 N 137 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ»

12. Оборудование помещения архива, режим его работы

12.1. Для обеспечения сохранности дел, нарядов и других документов, создания необходимых условий для работы архиву суда отводится специально оборудованное помещение.

12.2. Помещение архива должно быть изолированным от других помещений и санитарно — технических коммуникаций, недоступным для посторонних лиц, сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантированным от затопления.

12.3. В хранилище должен быть запасной пожарный выход. Двери обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна первого этажа оборудуются металлическими решетками.

12.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов.

12.5. В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.

12.6. Рабочие комнаты архива должны быть обеспечены кроме электрического освещения естественным освещением и отделены от хранилища.

12.7. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

12.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам для эвакуации.

12.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

12.10. Вновь принятый в архив работник должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности у инструктора по противопожарной профилактике, ознакомлен с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в два года. Инструктаж регистрируется в специальном журнале.

12.11. Помещение архива оборудуется стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 — 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 — 15 см. Высота стеллажа — 2,2 м, расстояние между полками — 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 — 1,2 м, остальных проходов 70 — 80 см.

Для экономии площади архива рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.

12.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

12.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.

12.14. Категорически запрещается курение и применение электронагревательных приборов.

12.15. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки и подкладки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и обеспыливания стеллажей, коробок и связок.

12.16. В помещении архива должны соблюдаться температурно — влажностные, санитарно — гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

12.17. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 градусов Цельсия и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

12.18. Для контроля за температурой и влажностью воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

12.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для обеспыливания стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

12.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается: номер стеллажа, номер полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

12.21. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями. Коробки, связки должны иметь четко оформленные ярлыки.

12.22. Запрещается хранение документов в неразборчивом виде.

12.23. В архиве должны систематически проводиться плановая проверка наличия и состояния документов, учет дел, нарядов, требующих переплета, реставрации, дезинфекции.

12.24. По результатам проверки составляется акт, утверждаемый председателем суда.

Требования к архивохранилищу — Пожарная безопасность

Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.

Определяемся с помещением под архив

Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса.

При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего.

В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:

• один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;

• один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.

Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:

• при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;

• при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;

• при необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.

Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается.

Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.

◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.

Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:

• приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;

• воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).

В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором – финансовые возможности фирмы.

При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.

◙ Рассчитываем площадь архива. Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:

Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).

Пример расчета. Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 – постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации).

В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными.

При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.

◙ Требования к помещению архива. Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.

Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.

Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии.

Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность.

В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.

Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.

Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55 %; для черно-белых пленочных материалов – 15 °С и 40–55 %), для цветных – 2–5 °С и 40–55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15–20 °С и 50–65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.

Создаем навигацию по архиву

◙ Рисуем схему размещения архивного фонда. На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е.

на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки).

Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.

◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела. Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).

В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.

◙ Составляем постеллажные и пофондовые указателис обозначением места хранения документов.

Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели.

При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя – на каждый стеллаж (Пример 3).

◙ Требования к расстановке стеллажей. Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:

Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.

Что еще нужно предусмотреть при обустройстве архива

◙ Требования к подбору материалов.

Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования – остальное доверьте профессионалам.

Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.

Правильный подбор материалов – важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:

Архивохранилище

Архивохранилище- этобаза данных (для документов в электронном формате) или локальное место (для бумажных документов) хранения архивов, технически обеспечивающее удобство хранения и поиска документов.

Документы в архивохранилище

Документы попадают в архивохранилище лишь после присвоения им уникального регистрационного номера, также именуемого индексом.

Как правило, документы из такого места, как архивохранилище, выдаются по письменному разрешению ответственного лица.

Таким лицом может быть как руководитель компании или его заместитель — для передачи документов во внешние структуры, так и заведующий архивохранилищем — для передачи документов сотрудникам для внутри служебного использования.

Работа с документами в хранилище

Процессом выдачи, приёма, проверки, сортировки, возврата документов занимается сотрудник архивохранилища.

Когда элемент архива выдаётся кому-либо, его место занимает специальный уведомляющий лист, а также документу присваивается архивный шифр, документ-заверитель и лист использования.

Таким образом, можно без труда найти документ, даже если он был уже передан кому-либо.

Выдача документов

При необходимости выдачи документа работник, отвечающий за архивохранилище, обязан сверить архивные шифры с переписью дел архива, а также в некоторых ситуациях детально проверить содержимое элемента архива.

При этом производится регистрация в специальных реестрах выдачи и оформляется акт выдачи документа.

Выдача документов производится на установленные сроки согласно регламенту компании: на месяц дела выдаются сотрудникам компании, на три месяца — внешним организациям и на 6 месяцев в правоохранительные и судебные инстанции.

Прием документов

В процессе приёма архивных дел в архивохранилище заведующий обязан проверить сохранность и целостность документа и зарегистрировать факт приёма в специальном реестре выдачи архивных документов.

Если же документ не прошёл проверку целостности, заведующий должен написать специальное уведомление, подписанное заведующим архивохранилищем и сдающим лицом, руководителю компании.

Важно осознавать необходимость обеспечения безопасности архивных документов в процессе их перевозки, например, из одного в другое архивохранилище.

Документы должны транспортироваться в надёжных контейнерах, защищающих их от механических, термических и прочих неблагоприятных воздействий.

Требования к архивохранилищу

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

или отправьте запрос на info@a-centr.ru

Средства хранения документов в организации

Для того чтобы сохранить документы организации в надлежащем виде необходимо следовать законодательным требованиям, которые регламентируют способы использования различных средств хранения документов. Каковы же основные средства хранения документов на предприятии?

Архив для хранения документов должен размещаться в специально приспособленном для этого здании или в отдельном помещении, которые удалены от опасных взрывоопасных (бензоколонок, автостоянок, гаражей и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух.

На первоначальном этапе проводится экспертиза, в ходе которой устанавливается пригодность помещений (огнестойкость здания, долговечность конструкций, прочность перекрытий и др.) установленным требованиям со стороны различных комиссий.

Такую экспертизу проводят представители архива, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и пр. служб, по результатам чего составляется специальный акт. После осуществления экспертизы производится оборудование архива различными средствами хранения документов.

Важно: Нельзя размещать архивные документы в помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Технические средства хранения документов

Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище. Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%.

Если организация не имеет возможности вести контроль климата в помещении с помощью средств регулирования температурного режима, нужно установить механические средства увлажнения. Кроме того, нельзя забывать о проветривании архивного хранилища.

Документы текущего делопроизводства можно хранить в обычных помещениях, однако этот срок не должен превышать более полугода.

Специальные средства хранения документов

Немаловажным моментом в организации правильного архива является использование специальных средств хранения: стеллажей, шкафов, сейфов, коробок и папок.

Использование сейфов, коробок и папок необходимо для того, чтобы защитить документы от воздействия света. Помните, что хранение архивных документов производится в темноте.

Для этого предназначены специальные архивные стеллажи, папки и архивные коробки. Не используйте в качестве средства хранения документов полиэтиленовые файлы.

Если для освещения используются лампы искусственного освещения, тогда нужно учесть, чтобы они находились в закрытых плафонах.

Расстояние между архивными стеллажами должно составлять 75-120 см, между нижней полкой и полом – не менее 15 см.

Средства защиты документов при хранении

Для обеспечения охранного режима нужно принять комплекс мер по обеспечению архива средствами охранной сигнализации и пожарной безопасности.

Для этого нужно заключить договор с подразделением охраны, который предусматривает обязанности сторон по соблюдению охранного режима, включая досмотровые мероприятия.

В обязательном порядке средствами охранной сигнализации, а также опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, где хранятся архивные документы.

Опечатывать нужно металлические шкафы и сейфы, в которых находятся выданные в архивохранилище документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они хранятся в неопечатываемых помещениях.

В качестве усиления средств хранения документов архивохранилища и другие помещения необходимо оборудовать дверями с повышенной технической укрепленностью и замками повышенной секретности, чтобы предотвратить возможный взлом.

В нерабочее время архивохранилище должно быть закрыто на ключ, а в рабочее время он должен находиться у заведующего архивохранилищем.

Право доступа в помещение с документами имеет заведующий или работник организации-заказчика в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Требования к помещениям архива организации

В соответствии с ч. 8 и 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организации включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей: • при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны; • при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив; Подобная «генеральная уборка» при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Арственный архив

комплектование и учет документов; *

обеспечение их сохранности; *

обеспечение систематизации документов, формирования научно-справочного аппарата к ним; *

обеспечение использования документов в научных и практических целях; *

ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии; *

контроль и руководство ведомственными архивами.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных до передачи их на постоянное хранение в госархивы.

Требования к архивным помещениям

помещение для использования документов; 4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны. Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Важно: Нельзя размещать архивные документы в помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище. Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%.

расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации» В целях осуществления единой технической политики в вопросах проектирования, строительства, реконструкции и капитального ремонта зданий главных управлений (национальных банков) и расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации 1. Утвердить Ведомственные нормы проектирования

«Здания территориальных главных управлений, национальных банков и расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации»

ВНП 001-01/Банк России (далее — Ведомственные нормы).

Из данной статьи вы узнаете:

Как выбрать помещение под архив

Кроме того, правила архивного хранения дел предусматривают и подготовку помещения под архив.

При выборе архивного помещения следует обязательно учесть удаленность от систем водоснабжения.

Следует помнить, что вода – главный враг любых бумажных (и электронных тоже) носителей.

Ведение архива организации — обязанность любого юридического лица. Ценная информация должна сохраняться.

Требования к помещению архива, способам организации делопроизводства регламентируются на законодательном уровне.

Знание и соблюдение этих требований обеспечивает безопасность компании и во многом облегчает работу с официальными документами.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как выбрать помещение для архива?
  • каковы правила организации хранения архивных документов?
  • как создать удобную навигацию по архиву?

Как выбрать помещение для архива

Создание архива — это комплекс мероприятий, цель которых — организовать хранение официальных документов, структурировать содержащуюся в них информацию, упростить их поиск и повторное использование, соблюдая при этом требования законодательства. Даже сравнительно небольшая организация обладает собственной документальной базой. Чтобы создать собственный архив компании необходимо:

  • выбрать и оборудовать помещение;
  • обеспечить его техническое оснащение;
  • создать нормативные условия хранения документации;
  • организовать архивные документы;
  • разработать локальные нормативные акты, регламентирующие хранение.

Первый вопрос, с которым сталкивается организация, планирующая создание собственного архивного хранилища, — это выбор помещения.

Требования к помещениям архива организации определены «Основными правилами работы архивов организаций».

Это нормативно-методический документ, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Вместимость архивного помещения

Для того чтобы выбрать оптимальное по размеру помещение, в первую очередь, необходимо рассчитать емкость архива.

При этом важно учитывать объемы имеющейся в компании документации и темпы документооборота. Размер помещения должен позволять рационально разместить как имеющуюся, так и новую документацию.

Таким образом, первое требование к помещению — его оптимальная вместимость.

Для определения оптимальных размеров помещения архива можно использовать номенклатуру дел компании.

В ней содержится перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению.

Она позволит подсчитать количество заведенных в году дел, определить их категории и объем.

«Правилами работы архивов» предъявляют строгие требования к их основным помещениям. В их число входят:

  • хранилище (изолированное помещение);
  • помещение для приема документации и ее первичной обработки;
  • помещение для работы (учетно-информационный отдел, читальный зал);
  • рабочие кабинеты персонала;

Отдельные помещения могут быть многофункциональны при условии, что участки отделяются перегородками.

Требования к безопасности архивного помещения

В помещении, отведенном под хранилище, должны быть созданы оптимальные условия, обеспечивающие сохранность документации. Официальное делопроизводство, как правило, использует бумажные носители, следовательно, основное требование к помещению архива — его защищенность от пожара.

Требования пожарной безопасности регламентируются действующими нормативными актами. Согласно «Правилам работы архивов», в хранилищах запрещено применять огнеопасные нагревательные приборы.

Требования к архивам и архивным помещениям

На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива. Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной. Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.

Сотрудники архивов обязательно должны уметь пользоваться пожарным краном и огнетушителем на случай возникновения возгорания. Табличка с номером, по которому можно дозвониться в пожарную охрану, а также фамилией и инициалами ответственного сотрудника должна размещаться на видном месте. Каждый сотрудник обязан следовать всем инструкциям по обеспечению пожарной безопасности во время эксплуатации архивных помещений.

Архивные помещения отмечаются, как Ф5.2. по классификации функциональной пожарной опасности. Допуск сотрудников архива к выполнению своих обязанностей возможен только после проведения вводного и первичного инструктажа по пожарной безопасности.

К зданиям архива всегда должен обеспечиваться открытый проезд для пожарных машин. Обязательным считается исправное состояние каждого пожарного гидранта на территории, приближенной к помещению. В зимний период средства пожаротушения, расположенные на улице, должны всегда быть очищенными ото льда и снега.

Если методика хранения архивных документов не предусматривает использование стеллажей, вместо которых бумаги помещаются в специальные контейнеры, правила установки в помещении требуют размещения штабелями. Поперечные проемы, ширина которых должна составлять не менее восьмидесяти сантиметров, должны быть оборудованы через каждые шесть метров.

Перед дверными проемами помещений, в которых хранятся архивные документы, должны быть предусмотрены свободные проходы шириной, равной дверям и не менее одного метра. Стеллажи или контейнеры для хранения архивной документации должны быть собраны из металлических деталей.

При невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией. По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами. При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:

  • все электрооборудование отключается от источников питания;
  • один человек срывает пломбу, чтобы получить доступ в шкаф, а второй разматывает пожарный рукав;
  • после этого сотрудник, находящийся возле шкафа, откручивает вентиль и активирует кнопку насоса, повышающего напор воды, а второй – занимается ликвидацией очага пламени.

Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.

Стеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:

  • 1 м от насадков и наросителей;
  • 0,5 м от лампочек;
  • 0,6 м от пожарных извещателей.

В архиве не допускается эксплуатация электронагревательных приспособлений, а также дежурного освещения.

После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:

  • провести визуальную оценку пожарного состояния архивного помещения;
  • закрыть каждое окно;
  • отключить освещение и все электрооборудование;
  • покинуть архивную комнату и закрыть за собой дверь.

Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.

Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается. Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.

В архивных помещениях недопустимо:

  • оставлять без контроля работу электроприборов;
  • перегораживать пути эвакуации, проходы к огнетушителям и различным средствам пожаротушения техникой или другими предметами;
  • выполнять огнеопасные работы без специального допуска;
  • курить.

Росархив совместно с другими государственными органами анализирует возможные угрозы рисков и факторов, способствующих повышению вероятности возникновения пожаров. Проведение проверок показало, что уровень пожарной опасности в архивных помещениях слишком высокий из-за недостаточной защищенности.

Значительный вклад в дело обеспечения достаточно высокой пожарной безопасности федеральной собственности, являющейся одним из самых ценных сегментов культурного наследия нашей родины, внесло выполнение целевой программы по повышению качества методов защиты от возгорания государственных архивов, проводимой с 2007 по 2009 года.

Сегодня выполняется огромный объем работ по анализу качества установок пожаротушения в государственных учреждениях и соответствию их специальным нормам обеспечения безопасности муниципальных и федеральных архивов. По ходу выполнения этих работ было выявлено несоответствие некоторых систем современным нормам, а новые модули газового пожаротушения пришлось переосвидетельствовать в кратчайшие сроки.

Монтаж современных систем требует существенных финансовых вложений, поэтому продолжительность службы модулей газового пожаротушения должна приравниваться к 10 годам, до следующего планового переосвидетельствования.

По прошествии этого срока не должно возникать трудностей с наличием подобных модулей на рынке. При выборе также нужно учитывать возможность комбинирования разнообразных систем пожаротушения.

Как повысить сохранность документов? Комплексный характер данной проблематики является достаточно серьезным условием для повышения профессиональной подготовки сотрудников, ответственных за обеспечение сохранности архивной документации. Хорошим подспорьем каждому в этом деле будет проведение занятий по комплексу специальных методических материалов.

Повышение безопасности эксплуатации и хранения всей имеющейся архивной документации всегда будет требовать особого внимания и немалых усилий ответственных должностных лиц. Кроме того, понадобится дополнительное проведение научных исследований, ознакомление с зарубежным и отечественным опытом, а также выполнение различных экспериментальных работ в достаточно широких масштабах.

Каждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении.

При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей.

Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.

На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма. По этой причине каждая установка в архивных помещениях должна выявлять дым и обеспечивать тушение очагов возгорания на самых ранних этапах распространения.

Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.

На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива. Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной. Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.

Основные требования к помещениям

Сотрудники архивов обязательно должны уметь пользоваться пожарным краном и огнетушителем на случай возникновения возгорания. Табличка с номером, по которому можно дозвониться в пожарную охрану, а также фамилией и инициалами ответственного сотрудника должна размещаться на видном месте. Каждый сотрудник обязан следовать всем инструкциям по обеспечению пожарной безопасности во время эксплуатации архивных помещений.

Архивные помещения отмечаются, как Ф5.2. по классификации функциональной пожарной опасности. Допуск сотрудников архива к выполнению своих обязанностей возможен только после проведения вводного и первичного инструктажа по пожарной безопасности.

К зданиям архива всегда должен обеспечиваться открытый проезд для пожарных машин. Обязательным считается исправное состояние каждого пожарного гидранта на территории, приближенной к помещению. В зимний период средства пожаротушения, расположенные на улице, должны всегда быть очищенными ото льда и снега.

Правила хранения документов

Если методика хранения архивных документов не предусматривает использование стеллажей, вместо которых бумаги помещаются в специальные контейнеры, правила установки в помещении требуют размещения штабелями. Поперечные проемы, ширина которых должна составлять не менее восьмидесяти сантиметров, должны быть оборудованы через каждые шесть метров.

Перед дверными проемами помещений, в которых хранятся архивные документы, должны быть предусмотрены свободные проходы шириной, равной дверям и не менее одного метра. Стеллажи или контейнеры для хранения архивной документации должны быть собраны из металлических деталей.

Рекомендованные действия сотрудников во время возгорания

При невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией. По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами. При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:

  • все электрооборудование отключается от источников питания;
  • один человек срывает пломбу, чтобы получить доступ в шкаф, а второй разматывает пожарный рукав;
  • после этого сотрудник, находящийся возле шкафа, откручивает вентиль и активирует кнопку насоса, повышающего напор воды, а второй – занимается ликвидацией очага пламени.

Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.

Обстановка в архивных помещениях

Стеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:

  • 1 м от насадков и наросителей;
  • 0,5 м от лампочек;
  • 0,6 м от пожарных извещателей.

В архиве не допускается эксплуатация электронагревательных приспособлений, а также дежурного освещения.

После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:

  • провести визуальную оценку пожарного состояния архивного помещения;
  • закрыть каждое окно;
  • отключить освещение и все электрооборудование;
  • покинуть архивную комнату и закрыть за собой дверь.

Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.

Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается. Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.

В архивных помещениях недопустимо:

  • оставлять без контроля работу электроприборов;
  • перегораживать пути эвакуации, проходы к огнетушителям и различным средствам пожаротушения техникой или другими предметами;
  • выполнять огнеопасные работы без специального допуска;
  • курить.

Проведение анализа рисков

Росархив совместно с другими государственными органами анализирует возможные угрозы рисков и факторов, способствующих повышению вероятности возникновения пожаров. Проведение проверок показало, что уровень пожарной опасности в архивных помещениях слишком высокий из-за недостаточной защищенности.

Значительный вклад в дело обеспечения достаточно высокой пожарной безопасности федеральной собственности, являющейся одним из самых ценных сегментов культурного наследия нашей родины, внесло выполнение целевой программы по повышению качества методов защиты от возгорания государственных архивов, проводимой с 2007 по 2009 года.

Сегодня выполняется огромный объем работ по анализу качества установок пожаротушения в государственных учреждениях и соответствию их специальным нормам обеспечения безопасности муниципальных и федеральных архивов. По ходу выполнения этих работ было выявлено несоответствие некоторых систем современным нормам, а новые модули газового пожаротушения пришлось переосвидетельствовать в кратчайшие сроки.

Монтаж современных систем требует существенных финансовых вложений, поэтому продолжительность службы модулей газового пожаротушения должна приравниваться к 10 годам, до следующего планового переосвидетельствования.

По прошествии этого срока не должно возникать трудностей с наличием подобных модулей на рынке. При выборе также нужно учитывать возможность комбинирования разнообразных систем пожаротушения.

Как повысить сохранность документов? Комплексный характер данной проблематики является достаточно серьезным условием для повышения профессиональной подготовки сотрудников, ответственных за обеспечение сохранности архивной документации. Хорошим подспорьем каждому в этом деле будет проведение занятий по комплексу специальных методических материалов.

Повышение безопасности эксплуатации и хранения всей имеющейся архивной документации всегда будет требовать особого внимания и немалых усилий ответственных должностных лиц. Кроме того, понадобится дополнительное проведение научных исследований, ознакомление с зарубежным и отечественным опытом, а также выполнение различных экспериментальных работ в достаточно широких масштабах.

Основные требования к системам пожаротушения

Каждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении. При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей. Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.

На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма. По этой причине каждая установка в архивных помещениях должна выявлять дым и обеспечивать тушение очагов возгорания на самых ранних этапах распространения. Из всех используемых средств пожаротушения максимальное предпочтение всегда будет отдаваться устройствам, обеспечивающим наиболее безопасное воздействие на документацию, хранящуюся в помещении. Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.

размер шрифта

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2020) Актуально в 2018 году

4.3.1. Общие требования к размещению документов

Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.

Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы — в хранилищах.

4.3.2. Размещение документов обособленного хранения

4.3.2.1. Обособленному хранению подлежат документы:

— секретные;

— уникальные;

— имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

— на нитрооснове;

— пораженные биологическими вредителями;

— принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.

4.3.2.2. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

4.3.2.3. Уникальные документы и документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава фондов и подлежат сейфовому хранению.

На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца (приложение N 3) и при необходимости копия документа.

4.3.2.4. Различные виды аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения (например, документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем, или документы на кинопленке и микроформы, и др.).

4.3.3. Размещение фонда пользования

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в хранилище с нормативными для них режимами хранения.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

4.3.4. Размещение учетных документов

4.3.4.1. Основные и вспомогательные учетные документы по архиву в целом (см. п. 5.4.1) размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.

Основные и вспомогательные учетные документы хранилища размещаются в хранилище.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

4.3.4.2. Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей размещаются в изолированной зоне хранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале.

4.3.5. Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

4.3.5.2. Карточка пофондового топографического указателя (приложение N 4) составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. Карточка постеллажного топографического указателя (приложение N 5) составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.). Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй — в хранилище.

4.3.5.3. Ведение топографических указателей может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

4.3.6. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения документов

Каждое первичное средство хранения документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения.

Надписи исполняются типографским способом, черной машинописной лентой, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *