Товарная накладная является актом приема передачи. По договору комиссии

Все первичные документы должны быть составлены при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 статьи 9 Закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ). В рассматриваемом случае составление товарной накладной и акта приема-передачи удостоверяют по сути одну и ту же хозяйственную операцию – реализацию имущества (переход права собственности на него от продавца к покупателю). В связи с этим дата составления указанных документов должна совпадать.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия

1. Ситуация: Какие составлять первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Формы первичных документов утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Ситуация: Как оформить товарную накладную при продаже товаров оптом

Товарная накладная заполняется всеми организациями-продавцами при оформлении продажи (отпуска) товаров сторонней организации. Она является первичным документом, удостоверяющим переход права собственности на товар от продавца к покупателю (если в договоре не указан особый порядок).* Форму товарной накладной должен утвердить руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом накладная должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В качестве образца можно использовать унифицированную форму № ТОРГ-12.

Составьте товарную накладную в двух экземплярах. На основании первого экземпляра спишите проданный товар, второй экземпляр передайте покупателю.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Акт приема-передачи товара – один из тех документов, которые многие считают не обязательным к заполнению. Мол, достаточно и товарной накладной. Однако в некоторых случаях этот акт просто необходим.

В частности, он удостоверяет соблюдение правил приемки товаров, служит надлежащим подтверждением поставки товара, и т.д. Поэтому наличие данного документа обязательно!

Что это за документ

Этот акт в общем виде является перечнем товаров, которые передаются покупателю и им принимаются. Как правило, в документе заявляют:

• полный перечень товаров, которые передаются заказчику;
• указание об их качестве и количестве;
• указание о наличии расхождений;
• стоимостные показатели – цена единицы, общая стоимость поставки, и т.д.

Однако цель этого документа – подтверждение факта приемки-передачи товаров надлежащего качества и соблюдения всей процедуры передачи товаров и их приема. Последнее особенно важно тем, что является доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров. Иными словами:

• товары были осмотрены и принимались в присутствии представителя поставщика;
• было удостоверено отсутствие расхождений по качеству принятых товаров;
• претензий к поставщику, к покупателю-посреднику или к экспедитору, доставившему товар, не имеется;
• поставка товаров была осуществлена без нарушений.

Если же приемосдаточный акт будет считаться формальностью, то его подписание «не глядя» способно стать доказательством надлежаще выполненной приемки товаров и принятие их в той комплектности и того качества, какие указаны в акте, даже если такая приемка и не производилась. Об этом свидетельствует судебная практика.

А значит, предъявить впоследствии претензии по обнаруженному браку, недопоставке и прочим проблемам к поставщику или к транспортной компании будет невозможно, даже через суд!

В каких случаях он необходим, а когда можно обойтись и без него

Как правило, акт приема-передачи составляется при поставке товаров:

По договору транспортной экспедиции

В этом случае акт о приемке и передаче товаров составляет поставщик, подписывает изначально поставщик и экспедитор. Документ подтверждает факт принятия экспедитором товаров определенного качества и количества и их перемещения к покупателю – заказчику экспедиторских услуг, а также факт отсутствия у покупателя претензий по качеству и количеству товаров и исполнения экспедитором всех обязательств по договору.

По договору комиссии

Это когда одна из сторон (комиссионер) действует в интересах другой стороны (комитента), выполняя ее поручения за вознаграждение. В этом случае комиссионер, первоначально покупая от своего имени товар, предназначенный для комитента, но за счет комитента, принимает его по товарной накладной.

Но при окончательной передаче активов уже комитенту потребуется акт приема–передачи товаров, который составляется либо комиссионером, как посредником, и подтверждает выполнение в надлежащем виде поручения комитента, либо комитентом — при непосредственной приемке товаров.

О необходимости составления приемо-сдаточного документа по сделке говорит и Гражданский Кодекс РФ (статья 1000). В частности, он указывает об обязательстве комитента принять и осмотреть имущество, приобретенное комиссионером для него. И в случае обнаружения каких-либо претензий к этому имуществу комитент должен известить комиссионера. Оповещение производится в письменной форме, например, в виде акта!

По договору складского хранения

В соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 907) хранитель обязуется хранить вещи, переданные ему их собственником, и возвратить их в сохранности. При этом хранитель обязан произвести осмотр принимаемых им товаров – их внешний вид и количество. А при возвращении товара его собственнику именно собственник должен произвести осмотр для удостоверения того, что ему возвращают именно его материальные ценности и в том состоянии и количестве, в каком они были переданы на хранение. В этом случае также должен быть составлен акт приема-передачи.

А если товар принимается по обычному договору поставки? Без посредников со стороны покупателя или поставщика? И в присутствии непосредственного представителя поставщика? В этом случае можно обойтись и товарной накладной (формы ТОРГ-12), но если нет никаких расхождений по качеству и комплектности товара.

Но акт приемки не помешает и в этом случае: в данном документе отражается информация об условиях, в которых производилась приемка и передача купленных активов, и об участниках процедуры приемки. А ведь ТОРГ-12 лишь подтверждает отпуск товара со склада поставщика и его поступление на склад покупателя.

Составление акта приема-передачи товара

Варианты форм

У предприятия есть два варианта составления Акта.

Использование унифицированной формы

Например, ТОРГ-1 (в торговых операциях), которая утверждена Госкомстатом РФ в Постановлении №132 от 25.12.98г. Или МХ-1 (при хранении товаров) – форма утверждена Постановлением Госкомстата России №66 от 09.08.99г., и т.д.

Использование самостоятельно разработанной формы

Это право дается Федеральным законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Но тогда необходимо, чтобы в акте содержались следующие реквизиты, которые закон считает обязательными:

• название документа (т.е. АКТ) и дата его составления. Дата должна соответствовать дате поступления товаров на предприятие;
• название лица, которое данный документ составило. Т.е. название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя. Причем, составителем акта может быть, как поставщик или посредник, так и сам покупатель;
• содержание операции, на которую составляется документ. Т.е. «приемка-передача товаров по договору №… от ….». Как правило, эту фразу пишут сразу после названия документа – слова «Акт». Это не возбраняется;
• натуральное и (или) денежное измерение этой операции, а также единицы измерения (при их наличии). Т.е. дается перечень по наименованию, количеству, стоимости каждой единицы принимаемых и передаваемых товаров. Денежное измерение обязательно указывается в российских рублях;
• должность, Ф.И.О. и подписи тех, кто ответственен за реализацию операции и ее документальное оформление, или только за документальное оформление.

Кто подписывает

Обычно акт подписывают:

• представитель поставщика и транспортной компании , или иного лица, через которого произошло поступление товара к покупателю. Подписание акта ими производится на основании доверенности. В случае складского хранения подписывает акт представитель фирмы-хранителя;
• представитель покупателя . Если покупатель сам оформляет акт, то с его стороны может быть назначена целая комиссия с председателем. Это назначение осуществляется приказом по предприятию. И в состав комиссии могут входить не только складские работники, но и руководитель предприятия и иные лица.

Подписание Акта всеми участниками процесса осуществляется только после полного приема товаров, или в процессе поэтапной их передачи. Например, от поставщика к перевозчику, от перевозчика к покупателю.

Оформление акта может быть инициировано любой из сторон сделки – все зависит от условий и (или) характера договора. Но обязательно не менее чем в 2 экземплярах – исходя из количества сторон сделки. Например, при доставке товара через транспортную компанию изначально акт подписывают представитель поставщика и экспедитор, и только потом – покупатель. Значит, актов составляется 3 экз.

Дополнительные реквизиты

Что касается дополнительных реквизитов, то их наличие не ограничивается в документе. Поэтому в самостоятельно разработанной форме следует еще отразить:

• место приемки и передачи товаров;
• условия сдачи и приемки;
• методы приемки (например, осмотр, поштучный пересчет и т.д.);
• наличие или отсутствие расхождений.

Наличие этих дополнительных реквизитов характеризует особенность всего процесса приема-передачи материальных активов.

Нюансы при оформлении акта в разных случаях

В случае принятия товаров на хранение при составлении акта обязательно указываются:

• сроки, на которые принимается данный актив для хранения;
• оценка – цена за единицу и общая стоимость;
• условия хранения.

При поступлении товаров по договору поставки в акте могут быть отражены:

• дата и время прибытия товаров;
• время и дата прерывания и возобновления процедуры приемки. Если в этом была необходимость;
• указание на фактический объем поступления товара и на наличие отклонений по количеству (в сторону увеличения или уменьшения). Это отклонение определяется на основании сопроводительных документов от поставщика;
• указание на способ, используемый для определения недостающих товаров.

При поступлении товаров через экспедитора оформляется специальная форма – Акт приемки груза, — заявленная в Письме ФНС РФ №ШС-22-3/ В этом акте обязательным является описание условий транспортировки и состояния упаковки товаров при их принятии от поставщика:

• в каком виде приняты коробки (запечатаны, или нет);
• нарушена или нет целостность упаковки;
• характер повреждений тары, и т.д.

Этот акт оформляется всегда 3-мя сторонами: продавцом, перевозчиком и покупателем.

Инструкция по написанию Акта приема-передачи товара

Заполнение документа условно разделим на три этапа.

Информация о сторонах

В первую часть акта вносится информация о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем вписывается полное наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя (здесь обычно пишется либо Директор, Генеральный директор или иной уполномоченный сотрудник) и документ, на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.д.).

Условия приёма-передачи и список товара

Вторая часть включает в себя основные пункты по передаче товара.

• Сначала фиксируется сам факт передачи, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
• Затем в акт нужно включить таблицу, в которую вписать подробный перечень передаваемых товаров, с указанием наименования, количества, цены и общей стоимости.
• Ниже таблицы следует еще раз указать общую стоимость передаваемого товара (цифрами и прописью).
• Далее необходимо внести пункт о состоянии передаваемой продукции. Если оно в отличном состоянии, то это нужно обязательно отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также зафиксировать (желательно в отдельном документе).
• После надо удостоверить то, что принимающая сторона никаких претензий к качеству и количеству передаваемых товаров не имеет.
• В следующем пункте нужно отметить количество экземпляров акта, а также отметить из равнозначность перед законом.

Подписи сторон

В завершение акт по приёму-передаче товара должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных лиц. При необходимости документ можно заверить печатями.

После подписания акта ответственность за сохранность товара автоматически перекладывается на принимающую сторону. Все претензии к поставщику могут быть высказаны только в судебном порядке.

• Можно ли привлечь к ответственности учредителя доверительного управления?
• Может ли лицо, которому закон запрещает участвовать в коммерческих организациях, передать долю в ООО в доверительное управление?
• Суд общей юрисдикции оставил иск без рассмотрения, поскольку истцом не соблюден досудебный порядок. Апелляция удовлетворила частную жалобу из-за процессуальных нарушений. Что будет с делом?
• Один участник ООО передал второму участнику долю в доверительное управление. Как внести в ЕГРЮЛ сведения об этом?
• Можно ли обжаловать «отказное определение» в порядке надзора?

Ответ

Акт приема-передачи товара подписывать не обязательно, если надлежащим образом оформлена товарная накладная ТОРГ-12. Доказательством факта поставки может служить только документы первичной бухгалтерии, исходя из того, что любая хозяйственная операция требует надлежащего документального оформления (ч. ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ»О бухгалтерском учете»).

Важно, чтобы в накладной были заполнены все графы относительно товара (иначе его невозможно идентифицировать) и его количества, чтобы она была подписана со стороны поставщика и покупателя (грузополучателя), а также имела оттиски печатей обеих сторон (см., например, постановление ФАС СЗО от 31.03.14 г. № ).

Суды признают установленным факт передачи товара по договору поставки, зафиксированного в подписанных товарных накладных, которые имеют ссылку на договор поставки (см., например, постановления ФАС ЗСО от 08.09.2009 г. № ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист»

» Поставка, пожалуй, один из самых популярных договоров в бизнесе. Причем этот вид договорных отношений наиболее «безболезненно» реагирует на отсутствие договора как в виде единого документа, подписанного обеими сторонами, так и в виде исходящих от сторон документов, которые можно было бы расценить как оферту и акцепт. Для доказывания в суде факта заключения разовой сделки поставки достаточно первичных бухгалтерских документов, свидетельствующих о свершившемся факте передачи товара поставщиком и его приемки покупателем. Такая судебная практика — в помощь добросовестным поставщикам, но она может оказаться на руку и недобросовестным лицам. Например, автор этой статьи участвует в судебном споре, в котором компания неожиданно получила от банка иск о взыскании внушительной суммы долга, возникшего из поставки. Банк ссылается на то, что получил право требования этого долга по договору факторинга от другой компании, которая поставила ответчику товар. Ответчик факт поставки отрицает, но в обоснование того, что она была, истец представил товарные накладные и иные первичные документы. В итоге ответчик вынужден доказывать, что поставки не было и не могло быть, опираясь лишь на многочисленные недостатки в оформлении первичных документов, а также на косвенные доказательства того, что компания, которая фигурирует в документах как поставщик, не имела возможности осуществить поставку. Этот спор пока не завершен, но подготовка к нему потребовала от автора глубокого анализа судебной практики по вопросу о том, каких документов в похожих обстоятельствах истцу достаточно, чтобы доказать факт состоявшейся поставки, и, наоборот, как может ответчик опровергнуть факт поставки.

Практика по таким спорам актуальна и для случаев, когда между сторонами подписан «полноценный» договор поставки, поскольку взыскание долга в любом случае зависит от доказывания факта реального исполнения обязательств по договору, а именно факта приемки-передачи товара.

Документы, которые подтверждают факт поставки товара

Факт поставки (то есть передачи товара покупателю) подтверждается первичными учетными документами, исходя из того, что любая хозяйственная операция требует надлежащего документального оформления ( Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ»О бухгалтерском учете», далее — ). Раньше все компании были обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов, но с 1 января 2013 года такое требование отсутствует, и лишь указывает на обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в первичном учетном документе. Форму этого документа каждая компания теперь может утвердить сама. Тем не менее бизнес привык к унифицированным формам, а разработка новых форм требует не только времени, но и перенастройки специальных программ для бухучета. К тому же для оборота неудобно, когда поставщик и покупатель используют разные формы первичных учетных документов. Поэтому на практике в большинстве случаев по-прежнемуприменяются унифицированные формы.

Nota bene!

Суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, поэтому добросовестные поставщики, заявляя иск о взыскании долга по поставке и доказывая факт передачи товара, как правило, не ограничиваются накладными, а представляют все возможные документы, имеющие отношение к поставке, включая акты сверки взаимных расчетов, гарантийные письма и т. д.(постановления , ).

В идеале факт передачи товара сопровождает целый комплект первичных документов: товарная накладная (форма № ТОРГ-12), а если поставщик еще и доставляет товар, то и товарно-транспортнаянакладная (форма № 1-Т), акт о приеме товара (по форме № ТОРГ-1 или в иной форме, установленной сторонами сделки). Еще поставщик оформляет и передает покупателю счет-фактуру, который, хотя и не является первичным учетным документом (это налоговый документ), но нередко фигурирует в спорах о достоверности факта поставки. Но полный комплект бывает не во всякой ситуации. Кроме того, не всегда имеющиеся документы оформлены должным образом — иногда в них не хватает каких-либо сведений, подписей, печатей и т. д.

Отсутствие некоторых первичных документов может затруднить или вовсе лишить поставщика возможности доказать в суде, что поставка была. Но общую тенденцию арбитражной практики можно охарактеризовать так: если есть надлежащим образом оформленная товарная накладная, то в большинстве случаев суды посчитают поставку товара доказанной. В то же время, если покупатель, несмотря на наличие накладной, будет отрицать факт передачи товара и сможет привести какие-либо доказательства того, что поставки быть не могло, то суд скорее всего предложит поставщику представить дополнительные документы, подтверждающие поставку. Перечень необходимых доказательств может зависеть от условий самого договора поставки (иногда договоры содержат указания на определенные виды документов, которыми оформляется поставка, например, стороны договариваются об особой форме акта приемки-передачи) либо от вида поставляемого товара.

Товарная накладная — минимально необходимый для доказывания поставки документ

В большинстве случаев поставщику для доказывания факта поставки хватит одной лишь товарной накладной (см. , постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от09.06.14 поделу №А33-16983/2013, ).

Условия, при которых достаточно накладной. Чтобы накладная сработала как стопроцентно надежное доказательство, она должна быть правильно заполнена. Иначе суд может не принять ее как ненадлежащее доказательство.

Важно, чтобы в накладной были заполнены все графы относительно товара (иначе его невозможно идентифицировать) и его количества, чтобы она была подписана со стороны поставщика и покупателя (грузополучателя), а также имела оттиски печатей обеих сторон (см., например, ). Разумеется, подпись, поставленная на накладной, должна принадлежать уполномоченному лицу — в частности, работнику компании-покупателя, в чьи должностные обязанности входит приемка товаров (постановления ФАС Московского округа от21.05.14 поделу №А40-70534/13, ). Право на приемку товаров от лица компании может подтверждать доверенность, либо эти полномочия могут явствовать из обстановки. В первом случае важно, чтобы в накладной присутствовали реквизиты доверенности (ее номер и дата). Кроме того, хорошо бы, чтобы у поставщика имелась копия этой доверенности, иначе покупатель может сослаться на то, что указанное в накладной лицо ему неизвестно и доверенность ему никогда не выдавалась.»

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.

«Для учета затрат на перевозку обязательно нужен акт приемки-передачи», – утверждает инспектор. Минфин считает иначе.

Бухгалтеры, которые сталкивались с грузоперевозками, не понаслышке знают: перевозчики выдают заказчикам акт приемки-передачи редко. Ограничиваются обычно товарно-транспортной накладной. Далеко за примером ходить не надо. Так поступает Российская железная дорога (РЖД). И от того, что она так поступает, страдает фирма-заказчик. Уменьшить облагаемую налогом прибыль на сумму транспортных расходов ей мешает инспектор.

В чем сила, брат…

Он требует акт приемки-передачи. На то, что транспортные услуги может подтвердить только этот документ, указал начальник отдела налогового учета департамента налогообложения прибыли МНС Владислав Синилов.

Надо сказать, свою позицию налоговая обосновать может. Затраты на транспорт Налоговый кодекс отнес к материальным (подп. 6 п. 1 ст. 254). Принять же эти расходы в налоговом учете можно на дату «подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи…» (п. 2 ст. 272 НК РФ). Отметим, что это правило действует в отношении только тех фирм, которые работают по методу начисления. Статья Налогового кодекса, посвященная кассовому методу (ст. 273 НК РФ), акт не упоминает.

Итак, вроде бы акт нужен. Но не будем торопиться с выводом.

…сила в правде

Ответим на вопрос: зачем нужен акт приемки-передачи? Этот документ подтверждает факт оказания услуги.

Ответим на другой вопрос: зачем нужна товарно-транспортная накладная? Она подтверждает (в том числе) факт перевозки, которая в свою очередь тоже является услугой. В документе ставят отметки о том, что перевозчик груз получил, перевез и передал покупателю.

А теперь сделаем логический вывод: и акт, и накладная подтверждают одно и то же. И требовать оба документа смысла нет. Разве только для того, чтобы исключить споры с работниками налогового ведомства… Следует отметить, что в ряде регионов контролеры уже соглашаются с тем, что в отношении транспортных услуг достаточно товарно-транспортной накладной (www.r68.nalog.ru).

Об акте приемки-передачи высказывалось столичное налоговое управление. Оно указало, что подтвердить транспортную услугу этот документ не может. Нужна накладная (письмо УМНС по г. Москве от 7 июля 2003 г. № 26-12/37027). Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12 августа 2003 г. по делу № Ф08-2904/2003-1079А).

Безусловно, главный аргумент в пользу того, что акт не обязателен, – официальная позиция Министерства финансов. Она изложена в письме от 30 апреля 2004 г. № 04-02-05/1/33 (подробнее о нем мы писали в ноябрьском номере на стр. 77). Финансовые работники подчеркнули, что «для признания расходов.., понесенных по гражданско-правовым договорам, акт выполненных работ является обязательным.., если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором». Иначе говоря, если в законе и соглашении с перевозчиком ничего об акте не сказано, его можно не составлять.

О. Сумина, налоговый адвокат Источник материала —

Источник: https://buhof.ru/dismissal/tovarnaya-nakladnaya-yavlyaetsya-aktom-priema-peredachi-po-dogovoru/

Является ли строка «основание» накладной ТОРГ-12 обязательной к заполнению?

Компания ГАРАНТ

В товарной накладной ТОРГ-12 не заполнена строка «основание». Является ли данная строка обязательной к заполнению? Если да, то что в ней можно указывать?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

По строке «основание» товарной накладной могут быть указаны не только реквизиты договора купли-продажи (поставки), но и, например, реквизиты заявки покупателя, счета поставщика на оплату.

В то же время незаполнение графы «основание» может привести к спорам с налоговыми органами на предмет правомерности вычета НДС и признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Обоснование вывода:

Форма товарной накладной (унифицированная форма ТОРГ-12) и Указания по ее заполнению (далее — Указания) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Согласно Указаниям ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

При этом ни Указания, ни другие нормативные акты не разъясняют порядок заполнения отдельных реквизитов ТОРГ-12, в том числе, и графы «основание» (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.03.2013 N 09АП-5718/13).

Учитывая, что основанием для передачи товара является договор купли-продажи (поставки), по нашему мнению, в строке «основание» ТОРГ-12 следует указать дату и номер договора купли-продажи (поставки). Данный вывод следует и непосредственно из формы ТОРГ-12, которая предусматривает, что по строке «основание» указывается договор или заказ-наряд.

Согласно п. 1 ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Из положений п. 1 ст. 434, ст. 159, ст. 160 ГК РФ следует, что договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме.

В силу п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой вне зависимости от суммы и вида сделки должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

Пункт 1 ст. 160 ГК РФ определяет, что сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Такой документ на практике, как правило, именуется договором.

Вместе с тем п. 2 ст. 434 ГК РФ предусматривает, что договор в письменной форме может быть заключен как путем составления одного документа, подписанного сторонами, так и путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Кроме того, п. 3 ст. 434 ГК РФ указывает, что письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение одной стороны заключить договор, то есть оферта (ст. 435 ГК РФ), принято (акцептовано) другой стороной в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ.

Например, в постановлениях ФАС Центрального округа от 09.04.2010 N А68-4631/09, от 22.07.2008 N А08-8948/06-10-15, ФАС Северо-Западного округа от 30.04.2010 N Ф07-3761/2010, от 04.05.2009 N А44-80/2008 судьи пришли к выводу, что выставление поставщиком счета на оплату, содержащего существенные условия договора, и оплата такого счета покупателем рассматриваются судами как заключение сторонами договора в письменной форме.

В постановлениях ФАС Уральского округа от 10.02.2011 N Ф09-250/11-С3, Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.10.2010 N 09АП-24205/2010 судьи посчитали, что заявки покупателя и выставленные продавцом на их основании счета свидетельствуют о заключении сторонами договора.

В этой связи мы полагаем, что по строке «основание» могут быть указаны не только реквизиты договора купли-продажи (поставки), но и, например, реквизиты заявки покупателя, счета поставщика на оплату.

Обращаем Ваше внимание, что, по мнению работников Росстата (письма Федеральной службы государственной статистики от 31.03.2005 N 01-02-09/205, от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257), наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов не допускается.

Аналогичная точка зрения нашла отражение и в письме Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117.

Однако, зачастую, судьи с таким формальным подходом к заполнению первичного документа не соглашаются.

Так, в постановлении ФАС Московского округа от 11.04.2011 N Ф05-1938/11 судьи отклонили ссылки работников ИФНС на отсутствие в товарных накладных заполненных строк «основание», строк «груз принял», поскольку незаполнение спорных граф не свидетельствует о том, что товарная накладная составлена с нарушениями, не опровергает факта принятия на учет товара и не свидетельствует об отсутствии хозяйственной операции.

В постановлении ФАС Московского округа от 28.07.2009 N КА-А40/7008-09 отмечается, что представленные налогоплательщиком первичные учетные документы составлены по единой форме ТОРГ-12 и незаполнение в товарных накладных отдельных строк ошибочно квалифицировано налоговым органом как составление данных документов по форме, отличной от формы ТОРГ-12. Наличие в товарных накладных недостатков, носящих технический характер, не может служить безусловным основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС.

В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 31.10.2006 N А19-11480/06-44-Ф02-5599/06-С1 судьи не приняли во внимание доводы ИФНС для отказа в предоставлении к возмещению сумм НДС по счетам-фактурам ввиду отсутствия в товарных накладных номеров и даты транспортных накладных, а также отсутствия заполненной строки «основание», отметив при этом, что ввиду отсутствия договорных отношений (имели место фактические отношения поставки) между организацией и контрагентом заполнение графы «основание», предполагающей указание договора либо наряда-заказа, невозможно, однако приобретенный товар на учет поставлен на основании товарных накладных, а налоговая инспекция не подтвердила факт непринятия обществом данного товара на учет, следовательно, у налогового органа отсутствовали основания для отказа в возмещении НДС, предъявленного по счетам-фактурам.

В свою очередь в постановлении Восьмого арбитражного апелляционного суда от 05.05.2012 N 08АП-918/12 судьи, учитывая, что фактические обстоятельства свидетельствуют о совершении сторонами разовых сделок купли-продажи товара, оформленных товарными накладными (унифицированная форма ТОРГ-12), в которых графа «основание» не была заполнена, пришли к выводу, что между организациями имеют место отношения, регулируемые положениями главы 30 ГК РФ.

В ряде других решений судьи высказывают позицию, согласно которой налоговое законодательство не содержит требования об обязательном заполнении всех граф унифицированных форм бухгалтерских документов, отдельные нарушения не могут служить основанием для отказа в принятии к учету таких документов, поскольку они не свидетельствуют об отсутствии, например, затрат, а выявленные недостатки в оформлении первичных документов контрагентами не препятствуют установлению факта осуществления расходов, не отменяют их документального подтверждения и производственной направленности (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 18.02.2009 N А13-10133/2007, от 12.11.2009 N А13-3235/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 26.11.2008 N А82-14889/2007-28, ФАС Центрального округа от 30.10.2008 N А35-4506/07-С15, ФАС Западно-Сибирского округа от 15.10.2008 N Ф04-6208/2008(13449-А45-15), Ф04-6208/2008(13307-А45-15), Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.11.2009 N 09АП-9223/2009).

В то же время, например, в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.08.2012 N Ф02-3333/12, от 09.04.2008 N А19-11067/07-43-04АП-4990/2007-Ф02-1237/2008, Третьего арбитражного апелляционного суда от 23.04.2012 N 03АП-586/12, Десятого арбитражного апелляционного суда от 17.08.2011 N 10АП-4909/11 судьи, принимая во внимание совокупность представленных документов (в том числе, товарных накладных с незаполненной графой «основание»), пришли к выводу о недоказанности налогоплательщиком реальности операций и получении им необоснованной налоговой выгоды.

Учитывая многочисленную арбитражную практику, можно сделать вывод, что незаполнение графы «основание» может привести к спорам с налоговыми органами на предмет правомерности вычета НДС и признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества
21 октября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a12/666393.html

>Порядок оформления требований-накладных в аптеке и сроки их хранения

Что делать после истечения срока хранения?

Какую форму применяют?

Требование-накладная как форма документации первичного бухгалтерского учета именно для аптек утверждена была Приказом Минздрава СССР от 08.01.1988 №14 «Об утверждении специализированных форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений». Для нее разработана типовая форма АП-16, которая актуальна в настоящее время.

В 1997 году Постановлением Госкомстата утверждены типовые формы документов, в том числе и межотраслевая типовая форма требования-накладной М-11. Но данная форма предназначена только для внутреннего учета товарно-материальных ценностей и не подходит в случае их передачи в другую организацию.

Если в аптеке движение медикаментов происходит только внутри организации между ее структурными подразделениями и нет внешних коммуникаций, то возможно оформление передачи ТМЦ по требованию-накладной формы М-11.

Если же аптека отпускает лекарства в медицинские учреждения или другие аптеки, а также идет движение внутри организации, то необходимо использовать единую специализированную форму АП-16 для единообразия оформления документации.

О требовании-накладной по форме 0504204 читайте в этой статье.

Как заполнить для отпуска лекарственных средств и препаратов?

Заполнение требований-накладных регламентируется для аптек Приказом Минздрава России от 26.10.15 № 751н «Правила изготовления и отпуска лекарственных препаратов», в третьей главе которого расписан порядок их оформления.

• В документе обязательно проставляется порядковый номер и дата. Нумерация ведется с начала года.
• В шапке указывается полное наименование аптеки, ее структурное подразделение, код подразделения. Ниже указывается полное наименование получателя и основание отпуска (например, «Договор №10 от 11.12.2017»). Если получатель действует через представителя, то рядом в графе указывается его данные и доверенность.
• В графах таблицы прописываются наименования медикаментов на латинском языке, дозировка, форма выпуска (мазь, таблетки, ампулы…), общее количество и цена.
• Если аптека учитывает ТМЦ в суммовом выражении, то при передаче медикаментов медицинским учреждениям по розничной цене графы, в которых указываются оптовые цены, не заполняются.
• При отпуске наркотических, психотропных, ядовитых и сильнодействующих лекарств (подлежат предметно-количественному учету) документы оформляются отдельно для каждого вида медикаментов. При оформлении заявок на психотропные и наркотические средства учитываются утвержденные расчетные нормативы.
• При оформлении требования для конкретного больного в бумаге прописываются его фамилия, имя, отчество, номер истории болезни.
• Требования-накладные распечатываются в трех экземплярах, а на вещества, подлежащие предметно-количественному учету – четыре экземпляра. После отпуска медикаментов один экземпляр вместе с товарным отчетом остается в аптеке, второй передается покупателю, третий – получателю.Четвертый экземпляр, оформленный на ядовитые, психотропные, наркотические препараты, передается на хранение материально ответственному лицу, выдавшему эти медикаменты.
• Документы должны быть оформлены без ошибок и исправлений.

Скачать бланк требования-накладной по форме АП-16

Какие печати, штампы и подписи нужно проставить?

Сегодня бумаги оформляются на компьютере, хотя не исключено и заполнение от руки. В любом случае они должны быть подписаны должностными лицами с расшифровкой подписей.

На документах должны быть проставлены:

1. Штамп лечебно-профилактического учреждения, которое получает препараты в аптеке.
2. Подписи главного бухгалтера и начальника медицинского учреждения или его заместителя по лечебной части. Вместо подписи главного бухгалтера (в случае его отсутствия или удаленного местонахождения) может расписаться главная медсестра.
3. Круглая печать организации.

Частные доктора на основании лицензии на медицинскую деятельность и соглашения с аптечным учреждением могут получать медикаменты по требованию-накладной. В этом случае бумаги должны быть заверены их подписью, личным штампом и печатью. Аптеки не имеют права отпускать частным врачам лекарства, подлежащие предметно-количественному учету.

Действителен ли документ без подписей и печатей?

Накладные обязательно должны быть подписаны должностными лицами. Без подписей они будут не действительны. Например, врачи стоматологической клиники могут выписывать для работы необходимые препараты для применения в лечебном кабинете за своей подписью, но не имеют права передавать их больным.

Если бумаги оформляются для отпуска медикаментов внутри одной организации, то печати можно не ставить. В случае предъявления требования без подписей и печатей в сторонние организации оно не будет иметь силы, лекарства невозможно будет получить.

Сколько должен храниться?

Требования-накладные сшиваются в тома, на которых указываются месяц и год. Сроки хранения документов в условиях, обеспечивающих сохранность:

• на психотропные и наркотические вещества (списки II и III) – десять лет;
• на иные лекарства, подлежащие ПКУ – три года;
• на остальные медикаменты – один календарный год.

Что делать после истечения срока хранения?

По окончании срока хранения документы подлежат уничтожению. Ревизия проводится ежемесячно, в случае надобности составляются акты об уничтожении требований-накладных.

Для этого издается приказ о комиссии в составе председателя и членов комиссии, не менее трех человек. Акты составляются раздельно для каждой группы накладных по признаку хранения. Форма актов предусмотрена Инструкцией о порядке выписывания лекарственных препаратов и оформления рецептов и требований-накладных, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 12.02.07 № 110.

• В шапке акта указывается наименование документа «Акт об уничтожении требований…», ниже проставляется дата и номер документа, перечисляются члены комиссии с указанием полностью Ф.И.О. и должностей.
• Ниже указывается, что комиссия произвела изъятие и уничтожение в организации (полное наименование) документов на получение медикаментов (указывается группа веществ) за такой-то период.
• Ниже идет табличная форма, в которой поименованы документы и что по ним отпускалось.
• После этого идет запись о способе ликвидации документов (сжигание, измельчение, растворение в хлорной извести). В конце акта подписывается председатель и члены комиссии.

Скачать бланк акта об уничтожении накладных-требований

Процедура оформления требований-накладных, их хранения и уничтожения, проведенная должным образом, избавит от проблем с ведением бухгалтерского учета и со стороны контролирующих органов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://pravo.guru/zzp/torgovlya-i-tovary/nakladnaya/vidy-n/trebovanie-naklad/v-apteke.html

>Товарная накладная и счет-фактура: что это такое и чем отличаются эти документы?

Что такое счёт-фактура?

Счёт-фактура представляет собой налоговый документ, оформляемый в строго регламентируемой форме продавцом или подрядчиком покупателю (или заказчику) после продажи товара. На основании этого документа осуществляется вычет или возмещение НДС.

Иначе говоря, счёт-фактура выполняет две функции:

1. Фиксирует факт выполнения работы или заказа (совершения сделки).
2. Подтверждает сумму перечисленного в бюджет НДС со стороны продавца.

Бланк оформляется в двух экземплярах и содержит в себе следующую информацию:

• Наименование материальных ценностей.
• Перечень товаров (услуг), включая их стоимость и НДС (если требуется).
• Реквизиты продавца и покупателя.
• Информация об отгрузке и передвижении товара.
• Страну-производитель.
• Номер и дату составления документа.

До 2017 г. предприятия, находящиеся на упрощённой системе налогообложения, не должны были предоставлять покупателю счёт-фактуру. Теперь же, согласно новым правилам (ст. 145 НК РФ пункт-1), продавцы могут оформлять этот документ без НДС, при освобождении от уплаты налогов. Это допустимо в случае, если в течение трёх месяцев размер их выручки не превышает 2 млн. рублей.

Скачать образец счет-фактуры

Подробнее о том, что такое товарная накладная и счет-фактура, читайте .

Чем отличаются?

Так в чем разница между двумя этими бумагами? Документы отличаются между собой по следующим признакам:

1. Счёт-фактура выписывается в регламентированной форме, а накладная в свободной.
2. Накладная подписывается двумя сторонами сделки (поставщиком и заказчиком), а счёт только продавцом.
3. Покупатель не имеет права на основании счёт-фактуры предъявлять претензии о качестве товара к поставщику.
4. Накладная оформляется только при отгрузке товаров, счёт-фактура — при выставлении общей стоимости на товары и услуги.
5. Счёт-фактура служит основанием для зачёта НДС, а накладная фиксирует передачу товарно-материальных ценностей из рук в руки.

Также на нашем сайте есть и другая информация о товарной накладной и счет-фактуре, в том числе о том, как объединить их в одном документе. Обратите внимание! Оплата материальных ценностей осуществляется только на основании счёт-фактуры.

Между вышепредставленными документами существует тесная взаимосвязь, поскольку каждый из них оформляется при осуществлении торговой сделки. Но если счёт-фактура служит для передачи данных в налоговую инспекцию и оплаты товарно-материальных ценностей, то накладная используется для учёта и движения товаров.

Таким образом, несмотря на имеющиеся отличия, они оба являются неотъемлемой частью коммерческого процесса и включают в себя информацию о поставке, конечную стоимость с учётом НДС, а также реквизиты обеих сторон.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://101million.com/buhuchet/otchetnost/deklaratsii/nds/schet-faktura/i-tovarnaya-nakladnaya/otlichiya.html

Правильно оформляем первичку и не только

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2012 г.

Содержание журнала № 16 за 2012 г.На вопросы отвечала Е.А. Шаронова, экономист

К нам в редакцию приходит много вопросов от читателей о том, как надо оформлять первичные документы, подтверждающие расходы. Ведь всем известно, что налоговые инспекторы цепляются к любой мелочи, лишь бы заявить, что документ оформлен неправильно, или говорят, что в представленном комплекте не хватает какой-либо бумажки. И на этих основаниях исключают затраты из «прибыльных» расходов и отказывают в вычете НДС по ним.

Сегодня мы на конкретных примерах рассмотрим, как надо оформлять документы, чтобы не было проблем с налоговиками.

Замененные сервисом запчасти приходовать не надо

Фролова Нелли

Наша организация заключила с автосервисом договор на ремонт автомобилей. Автосервис выдает нам заказ-наряд, акт выполненных работ и счет-фактуру.
Количество и цена использованных при ремонте запчастей отражены в заказе-наряде, там же отдельно выделены перечень услуг, на которые выставляется акт, и их стоимость. ТОРГ-12 на запчасти сервис не выставляет.
Как правильно отразить в бухучете затраты на запчасти, выставленные в заказе-наряде автосервисом? Что будет основанием прихода и списания в расходы этих запчастей?

: Отдельно приходовать, а потом списывать на расходы стоимость запчастей, которые заменены в автомобиле при его ремонте автосервисом, нет никакой необходимости. Ведь фактически имущество вам не передавалось. Автосервисом для вас были выполнены ремонтные работы. На основании заказа-наряда и акта выполненных работ затраты на ремонт (включая стоимость запчастей) вы просто единовременно учитываете:

• в бухучете — как расходы по обычным видам деятельности (проводка дебет 20 «Основное производство» (26, 44 и т. д.) — кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»)пп. 5, 6, 16 ПБУ 10/99;
• в налоговом учете — как прочие расходып. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ.

Неверная должность получателя в ТОРГ-12 ≠ отказ в вычете НДС

Е.Е. Фофанова, г. Пермь

Наши новые поставщики находятся в Магнитогорске. Там же присутствует наш представитель, который действует по доверенности, но в нашей организации не работает. Завод, который отгрузил нам товар, написал в ТОРГ-12, в строке «груз принял», должность нашего представителя — «менеджер». На просьбу переделать накладную, убрав из строки «груз принял» должность «менеджер», мне главбух завода сказала, что есть закон о том, что товар не может получить человек, не работающий в организации. К тому же это написано еще в Инструкции по заполнению товарных накладных. И переделывать ТОРГ-12 она отказалась.
Действительно ли это так? Имеет ли право бухгалтер поставщика отказать в замене товарных накладных? Что нам грозит, если не менять ТОРГ-12?

: Вообще-то, главбух вашего поставщика неправа. Дело в том, что еще в прошлом году Верховный суд РФ признал недействующим положение советской Инструкции, запрещающее организациям выдавать лицам, которые у них не работают, доверенности на получение ТМЦп. 1 Инструкции Минфина СССР от 14.01.67 № 17. При этом ВС РФ указал, что ни Гражданский кодекс РФ (гл. 10), ни Закон о бухучете не содержат запрета на выдачу доверенностей лицам, не работающим в организацииРешение ВС от 06.06.2011 № ГКПИ11-617. А в январе этого года и Минфин признал эту Инструкцию недействующейПриказ Минфина от 17.01.2012 № 5н.

Так что вы можете сообщить об этом главбуху поставщика и попросить переделать ТОРГ-12. Конечно же, она не имеет права отказать вам в замене накладных. Но и заставить ее это сделать вы, к сожалению, не можете. Просто поговорите с ней по-человечески. В качестве аргумента вы можете сослаться на то, что в доверенности должность вашего представителя не указана и непонятно, почему она написана в ТОРГ-12. Получается, вместо того чтобы уточнить информацию у вас, она дописала сама, а это неправильно.

Также вы можете сами внести исправления в ТОРГ-12: пусть ваш представитель зачеркнет слово «менеджер», напишет «исправленному верить» и поставит свою подпись. Ведь строку ТОРГ-12, где указаны реквизиты доверенности и ф. и. о. вашего представителя, заполняет ваша сторона.

Если же вы ничего не поменяете, то сложности у вас могут возникнуть, если излишне придирчивые инспекторы сочтут, что неправильное оформление первички лишает вас расходов в виде покупной стоимости товаров и вычетов НДС. Но поскольку операция по приобретению товара не фиктивная, вы без проблем сможете доказать правомерность расхода и вычета НДС. Суды неоднократно говорили, что неправильное заполнение в накладных различных реквизитов или вообще их отсутствие (например, отсутствие должности получателя, расшифровки подписи в графе «груз принял» и др.) само по себе не может служить основанием для отказа в вычете НДС или принятии расходов. Так как это вовсе не опровергает реальность приобретения товара и принятия его на учетПостановления ФАС ВСО от 22.09.2011 № А58-6676/2010; ФАС МО от 29.02.2012 № А40-127306/10-90-714; ФАС ПО от 25.07.2011 № А55-22020/2010; ФАС СЗО от 23.01.2012 № А52-658/2011; ФАС УО от 30.06.2011 № Ф09-7259/10; ФАС ЦО от 29.12.2011 № А64-1900/2010.

Если поставщик оформляет ТТН, акт на транспортные услуги не нужен

Л.А. Суховеева, г. Наро-Фоминск Московской обл.

По условиям договора поставки покупатель возмещает нам (поставщику) транспортные расходы по доставке товара. Своего транспорта у нас нет, поэтому для доставки нанимаем перевозчика. Мы выставляем покупателю счет-фактуру, накладную по форме № ТОРГ-12, где отдельной строкой выделены услуги по перевозке, и копию ТТН, в которой заказчиком (плательщиком) указана наша организация.
Покупатель требует от нас акты выполненных работ на транспортные услуги. Обязаны ли мы их составлять?

: Нет, не обязаны. Дело в том, что вы должны выдать покупателю не копию, а оригинал ТТНразд. 2 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78. В ней вы будете грузоотправителем, ваш покупатель — грузополучателем, а в транспортном разделе будут указаны все данные и о самом товаре, и о стоимости доставки. То есть у покупателя будут все данные, необходимые для включения затрат на перевозку в расходы. Так что плодить лишние документы ни к чему. Также не нужно дублировать данные о стоимости доставки в накладной ТОРГ-12. Это просто неправильно, поскольку этот документ предназначен для оформления продажи товаров, а не услуг.

Перевозка товара своим транспортом оформляется путевым листом

В.С. Тимофеева, г. Екатеринбург

Наша сервисная организация будет перевозить товар, сданный потребителем на ремонт, из головного офиса в подразделение и обратно. Товар планируем перевозить либо своим транспортом, либо с помощью автотранспортной компании.
Какие документы нужно составлять в этих случаях?

: Для того чтобы обеспечить сохранность переданного вам потребителем для ремонта товара, можете оформить, например, акт приемки-передачи.

Затем при внутреннем перемещении этого товара между структурными подразделениями вашей организации вы можете оформить любой документ, составленный на основе накладной ТОРГ-13 или М-11. Этот документ заполняет в двух экземплярах материально-ответственное лицо (например, кладовщик) того подразделения, из которого вывозится товар. То есть сначала — кладовщик головного офиса, а при обратном перемещении — кладовщик обособленного подразделения. После того как документ подписан обоими кладовщиками, каждый из них сдает свой экземпляр в бухгалтериюУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132.

Для подтверждения затрат на перевозку вам нужно оформить:

• <или>путевой лист, если товар будете перевозить собственным транспортомПисьма Минфина от 22.12.2011 № 03-03-10/123, от 02.09.2011 № 03-03-06/1/540;
• <или>транспортную накладную, если товар будет перевозить транспортная компания. При этом у вас есть выбор: вы можете заполнять либо правительственную транспортную накладную, либо госкомстатовскую ТТН (по форме № 1-Т). Ведь для подтверждения затрат на перевозку товара (из головного офиса в ОП и обратно) в целях исчисления налога на прибыль подойдет любая из нихПисьмо ФНС от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@. Заметим, что если вы будете оформлять госкомстатовскую ТТН, то дополнительно документ на внутреннее перемещение товара (составленный на основе накладной ТОРГ-13 или М-11) можно уже не оформлять.

Если есть унифицированная форма, лучше применять ее

А.Н. Скороходова, г. Рязань

Вместо унифицированной формы документа наша организация использует свою. Есть какие-либо риски в таком случае?

: Строго по закону в целях бухгалтерского и налогового учета вы должны использовать унифицированные формы первичных документовп. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ; п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ. И только если унифицированной формы документа нет, вы можете разработать и использовать свою форму, утвердив ее приказом об учетной политикеп. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Теперь посмотрим, что вам грозит, если вы все-таки используете свою форму. Если на основании первичного документа произвольной формы вы отражаете выручку от реализации и платите с нее налоги, то налоговики вряд ли будут цепляться к тому, что вы оформили операцию не по унифицированной форме. Но у покупателя, получившего такой документ, могут быть проблемы.

А вот если на основании своей формы вы отражаете какой-либо расход (например, списываете материалы, используя свою форму, а не унифицированные М-11 или М-17), то не исключено, что налоговики расценят это как отсутствие первичного документа вообщеПисьмо Минфина от 09.06.2011 № 03-02-07/1-187. И, как следствие, они могут:

• исключить такие затраты из «прибыльных» расходов и доначислить налог на прибыль, а также пенист. 75 НК РФ;
• оштрафовать по п. 3 ст. 120 НК РФ как за занижение налоговой базы по прибыли из-за отсутствия первичных документовст. 120 НК РФ;
• отказать в вычете НДС из-за отсутствия документа, подтверждающего принятие имущества к учету. И, соответственно, доначислить налог, штраф и пенистатьи 122, 75 НК РФ.

Разумеется, в суде вы с успехом оспорите такие претензии налоговиковПостановления 10 ААС от 11.11.2009 № А41-25671/08; ФАС СЗО от 13.01.2009 № А52-980/2008. Но нужно ли вам это?

Чтобы не ходить по судам, проще все-таки составлять документы по унифицированным формам. Тем более что терпеть-то осталось недолго. Со следующего года вступит в силу новый Закон о бухучете. И тогда унифицированные формы документов перестанут быть обязательными. И вы сможете использовать те формы документов, которые утвердит ваш руководительп. 4 ст. 9, ст. 32 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Выбытие малоценного ОС можно оформить актом произвольной формы

Ю.А. Круглова, г. Самара

В нашей организации при покупке недорогих основных средств (стоимостью менее 40 000 руб.) оформляется приходный ордер по форме № М-4, а при введении в эксплуатацию и перемещении между ответственными лицами — требование-накладная по форме № М-11.
Какой первичный документ нужно оформить, если мы больше не будем использовать это ОС, оно у нас выбывает из эксплуатации?

: Унифицированной формы первичного документа для списания малоценных основных средств нет. Как, впрочем, нет таких форм и для их оприходования и ввода в эксплуатацию. Например, контролирующие органы рекомендуют в этом случае использовать первичку для учета материалов (формы № М-4, М-11 и М-17)Письма Минфина от 30.05.2006 № 03-03-04/4/98; УФНС по г. Москве от 28.04.2006 № 20-12/35854@. Что, как видно из вашего вопроса, вы и делаете.

Поэтому вы можете взять форму № М-11, по которой малоценное основное средство вводилось в эксплуатацию, и прямо в ней дописать, что по такой-то причине это основное средство выбыло. Если хотите, можете составить в произвольной форме акт на списание ОС. Также не забудьте списать ОС с забалансового счета, если оно там учитывалось.

Канцтовары, минуя счет 10, лучше не списывать

Д.В. Бобкова, г. Воронеж

Мы приобретаем довольно много канцелярских принадлежностей — около 500 наименований. Склада у нас нет. Сразу же раздали эти канцтовары сотрудникам.
Какие первичные документы для целей бухгалтерского и налогового учета надо оформлять при поступлении и списании этих канцтоваров?

: Согласно Методическим указаниям по бухучету МПЗутв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н независимо от того, сразу вы выдаете канцтовары сотрудникам или нет, их обязательно нужно приходовать на счет 10 «Материалы» (проводка дебет 10 – кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (60, 76)). При этом надо оформить приходный ордер по форме № М-4. Хотя оприходование материалов и ассоциируется с их поступлением на склад, в небольших фирмах склада как такового (отдельного помещения) может и не быть.

Впоследствии при раздаче сотрудникам канцтоваров нужно оформить требование-накладную по форме № М-11. И на основании нее списать стоимость канцтоваров в бухгалтерском (проводка дебет 26 (44) – кредит 10) и налоговом учетеподп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Справедливости ради скажем, что некоторые организации не приходуют приобретенные канцтовары на счет 10, если сразу раздают их сотрудникам. Просто на основании акта, составленного в произвольной форме, их стоимость тут же списывают:

• в налоговом учете — как прочие расходыподп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ;
• в бухучете — как расходы по обычным видам деятельности (проводка дебет 26 «Общехозяйственные расходы» (44) – кредит 71 (60, 76))пп. 5, 6, 16 ПБУ 10/99. Разумеется, такой порядок учета применяют, только если суммы невелики. Однако лучше так не делайте. Ведь в этом случае налоговики могут, например, отказать в вычете НДС по канцтоварам просто из-за того, что они не были оприходованы на счет 10. К тому же многие аудиторы считают порядок учета канцтоваров без использования счета 10 методологически неверным и некорректным. Ведь раз канцтовары относятся к МПЗ, то необходимо соблюдать правила ПБУ по учету МПЗ.

Нет места для штампа — оформляй приходный ордер

Т.К. Данилова, г. Иваново

Иногда при оприходовании материалов и товаров на накладных не остается свободного места, где можно было бы поставить штамп, заменяющий приходный ордер М-4.
Как поступить в этой ситуации: ставить штамп поверх текста или же на отдельном чистом листе и подшивать этот лист к накладной? Можно ли вести документооборот смешанным способом: на некоторых накладных ставить штамп, а к некоторым выписывать М-4?

: Действительно, Методическими указаниями по бухучету МПЗутв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н разрешено при оприходовании материалов вместо приходного ордера по форме № М-4 на документе поставщика (счете, накладной и т. п.) проставлять штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты этого штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеруп. 49 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н.

На наш взгляд, ставить штамп на отдельном чистом листе нельзя. Это нужно делать именно на счете или накладной. Если на лицевой стороне документа поставщика нет места, то вы можете поставить штамп на его обратной стороне. А если и там нет места, тогда составляйте бумажную форму № М-4. В том, что у вас будет смешанный документооборот, ничего страшного нет. Главное — прописать это в учетной политикеПисьмо Минфина от 29.10.2002 № 16-00-14/414; п. 4 ПБУ 1/2008.

Отпуск товара без доверенности может создать проблемы продавцу

Н.М. Анисимова, г. Омск

Мы продаем кондитерские изделия оптом. По условиям договора покупатели сами забирают товар. Мы выписываем только товарную накладную (ТОРГ-12) и счет-фактуру. От одной организации приехал водитель без доверенности на получение товара. По телефону покупатель нам сказал, что машина с водителем наемная и выписать на него доверенность нельзя, так как неизвестно, какой водитель поедет к нам за товаром. Сошлись на том, что в нашей ТОРГ-12 водитель расписался в строке «груз принял» о получении товара, рядом записаны его паспортные данные.
После того как покупатель получил товар, он отправил нам по почте экземпляр ТОРГ-12, в которой есть подпись руководителя и печать организации-покупателя. Документы идут очень долго — 1—2 месяца. И до тех пор, пока не получим документы от покупателя, у нас нет уверенности в том, что он получил товар.
Чем нам грозит такой отпуск товара без доверенности и отсутствие в ТОРГ-12 подписи и печати покупателя?

: Поскольку вы отпустили товар водителю (пусть и по телефонной договоренности с покупателем), вы обязаны отразить выручку от реализации товара в бухгалтерском и налоговом учетеп. 1 ст. 248, п. 1, 2 ст. 249, п. 3 ст. 271 НК РФ; п. 1 ст. 223 ГК РФ.

Неблагоприятные последствия могут возникнуть только в том случае, если покупатель товар все-таки не получит или получит, но скажет, что не получал. В этом случае он может:

• <или>отказаться оплачивать товар, а вы не сможете взыскать с него долг даже через суд. Покупатель скажет, что вы отгрузили товар неуполномоченному лицуПостановления Президиума ВАС от 07.10.97 № 3184/97; ФАС ВВО от 11.12.2008 № А43-154/2008-34-6; ФАС ВСО от 03.11.2009 № А33-2315/2009; 17 ААС от 04.04.2008 № 17АП-1845/2008-ГК; ФАС УО от 27.12.2007 № Ф09-10757/07-С5;
• <или>потребовать вернуть аванс, если он былПостановления ФАС ВВО от 09.12.2009 № А29-1580/2009; ФАС ДВО от 06.07.2009 № Ф03-2714/2009;
• <или>потребовать повторно поставить товар.

А проблем налогового характера, скорее всего, у вас не будет. Ведь обычно налоговики пристально изучают ТОРГ-12 у покупателей, чтобы, если что не так, отказать в расходах на приобретение товара и в вычете НДС по нему. А в вашем случае исключать выручку от реализации из доходов и НДС к начислению по этой поставке они, конечно же, не будут, это не в интересах бюджета.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Источник: https://glavkniga.ru/elver/2012/16/945-pravilino_oformljaem_pervichku_ne_toliko.html