Талон на бензин

Содержание

ГСМ приобретены посредством топливных карт

Орлова Е.В. эксперт,
журнал «Российский налоговый курьер» № 17/2008

Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России

У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов. Бензин можно покупать c помощью топливных карт. Как отразить операции по получению и расходованию топлива в бухгалтерском и налоговом учете? Ведь документы, подтверждающие приобретение ГСМ, фирма получит лишь по итогам месяца.

Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Держателями топливных карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ. В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на топливные карты.

Специфика расчетов с использованием смарт-карт

Топливная микропроцессорная карта, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС, — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт. Топливная карта не считается платежным средством. При этом она может быть лимитированной или нелимитированной.

На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.

Лимитированная топливная карта — это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива. В заявке покупатель указывает величины новых лимитов. Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки. В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00.00 до 24.00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме.

Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам:

— величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;

— карта заблокирована.

Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) — центральный пункт сбора информации, в который поступают все сведения с карточных терминалов АЗС. Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

В соответствии с названным договором поставка бензина производится путем его выборки на АЗС поставщика (список автозаправочных станций приведен в приложении к договору) покупателем (держателем карты покупателя) по топливным картам через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации держателя карты.

Выборка топлива и передача данных начинается с даты получения компанией-покупателем топливных карт. Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС.

Обычно в договоре предусматривается, что право собственности на нефтепродукты переходит к покупателю в момент заправки на автозаправочной станции транспортного средства покупателя на основании предъявленной представителем покупателя топливной карты.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.

В ряде случаев покупатель отдельно оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных карт с суточным (или месячным) лимитом.

Количество передаваемых нефтепродуктов определяется исходя из суммы денежных средств на лицевом счете организации-покупателя. Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток). При достижении суммы остатка (количества литров) на лицевом счете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости сделать заказ на топливо.

Документальное оформление…

…топливных карт

Топливные карты оформляются на основании заявки, утвержденной уполномоченными лицами покупателя. При передаче топливных карт организации (ее представителю) составляется акт приемки-передачи или товарная накладная (форма № ТОРГ-12).

ПРИМЕР 1

ООО «Аурика» заключило договор № 65 от 11.08.2008 с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с использованием смарт-карт. На получение топливных карт была оформлена заявка. При передаче карточек стороны подписали акт.

ПРИМЕЧАНИЯ

В графе 2 указывается одно из перечисленного: название организации, номер машины, ФИО водителя.

В графе 3 для смарт-карт с суточным лимитом допускается указание нескольких видов топлива, которые могут быть получены по одной смарт-карте.

В графе 4 заполняется один из столбцов в соответствии с выбором покупателя. Суточный лимит учитывает суммарную выборку по всем видам нефтепродуктов, которые отпускались по смарт-карте в течение суток.

В графе 5 указывается PIN-код до четырех цифр. Допускается отсутствие PIN-кодов по желанию покупателя.

Для учета движения выданных и возвращенных топливных карт организации целесообразно разработать и утвердить в бухгалтерской учетной политике специальный ежемесячный журнал.

СПРАВКА

Смарт-карты на дополнительные услуги автозаправок

Топливные карты могут применяться также для получения дополнительных услуг АЗС (мойка кузова, полировка, чистка салона, шиномонтаж и т. д.). Для учета таких услуг вводится понятие, например, «условная мойка». Стоимость одной единицы «условной мойки» установлена в прайс-листе поставщика.

За эти услуги с организации-покупателя списывается то количество единиц «условных моек», которое соответствует потребленным услугам в пересчете на одну «условную мойку». Предположим, стоимость «условной мойки» составляет 100 руб. Если мойка кузова автомобиля стоит 550 руб., с топливной карты будет списано 5,5 единицы «условной мойки». При этом остаток единиц данных услуг на лицевом счете организации-покупателя уменьшается на сумму, равную количеству единиц услуг, полученных покупателем.

Отметим, что если организация-покупатель согласно заявке приобретает сразу несколько смарт-карт, на каждую отдельную смарт-карту не зачисляются ни деньги (смарт-карта не является платежным средством), ни литры. Предоплата процессинговому центру вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности. По сути, смарт-карта представляет собой всего лишь техническое средство, выдаваемое водителям, для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Именно поэтому при выдаче смарт-карты ее держателю (водителю) не передаются ни деньги, ни денежные документы. Соответственно использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы» в таком случае необоснованно. Факт выдачи фиксируется только в ежемесячном журнале учета приема и выдачи смарт-карт, а на счетах бухгалтерского учета не отражается.

В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя.

В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения топливной карты, не являющейся платежным средством.

Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам — в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС. В целях облегчения контроля организации за приобретением нефтепродуктов целесообразно в приложении к приказу по бухгалтерской учетной политике определить порядок и сроки представления специального отчета держателя смарт-карты.

…расходов на бензин

Ежемесячно после обработки данных процессинговый центр представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт сверки взаимных расчетов, товарную накладную на объем и стоимость выбранного топлива, а также ежемесячный отчет (или реестр) операций по картам. В этих документах фиксируется количество приобретенных ГСМ.

Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход горюче-смазочных материалов на производственные цели, является путевой лист. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. В путевом листе указываются номер и дата его выдачи, номер и марка автомобиля, цель поездки, информация о конкретном пути следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. Названные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На основании этих данных определяется фактический расход ГСМ в отношении конкретного автомобиля.

Обратите внимание: если организация-покупатель не признается специализированной или автотранспортной организацией, она вправе разработать форму путевого листа самостоятельно при условии, что разработанный путевой лист будет содержать необходимые реквизиты, предусмотренные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (см., например, письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). При этом путевые листы необходимо составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. В письме Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 подчеркивается, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему необходимых первичных документов, отражающих приобретение горюче-смазочных материалов, может подтверждать расходы налогоплательщика на бензин. Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа обязательно должна содержать информацию о конечном пункте следования автомобиля. Эти данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Таким образом, если организация — покупатель бензина по смарт-картам использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике. Необходимо также зафиксировать регулярность составления данного документа.

Учет смарт-карты

При приобретении организацией смарт-карты ее стоимость следует отразить в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов в качестве прочих материалов на счете 10 «Материалы» субсчет 10-6 «Прочие материалы». Основанием будет служить товарная накладная или акт приема-передачи смарт-карты (на дату ее получения).

Согласно пункту 6 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Она равна сумме фактических затрат организации на приобретение МПЗ, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов. В рассматриваемой ситуации фактическим расходом на приобретение смарт-карт признается сумма, уплаченная по договору процессинговой или топливной компании, без учета НДС.

Поскольку приобретение смарт-карт неразрывно связано с покупкой бензина (сами по себе они не используются в деятельности организации-покупателя), в конце месяца стоимость смарт-карт нужно включить в стоимость приобретенного топлива.

Для целей налогообложения прибыли стоимость топливной карты учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Сумма налога на добавленную стоимость, предъявленная продавцом карты организации-покупателю, принимается к вычету на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и при соблюдении условий, которые установлены в пункте 2 статьи 171 Налогового кодекса.

Бухгалтерский учет топлива, приобретенного по смарт-картам

Учитывая, что товарная накладная и отчет (реестр) по операциям по топливным картам представляется организации-покупателю процессинговым центром по окончании месяца, в котором были приобретены нефтепродукты с использованием смарт-карт, у организаций-покупателей возникают проблемы с признанием расходов на топливо. Ведь списать на затраты стоимость приобретенных нефтепродуктов можно только после принятия их к учету. В свою очередь горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании имеющихся первичных учетных документов, которые поступают к организации-покупателю согласно условиям договора лишь в конце отчетного месяца.

Исходя из специфики расчетов за нефтепродукты с использованием топливных карт, по мнению автора, учесть приобретенный по смарт-картам бензин и списать его в дальнейшем на затраты можно несколькими способами.

Принятие к учету и списание бензина один раз в месяц

Основанием для принятия к учету на счет 10 «Материалы» субсчет 10-3 «Топливо» приобретенного по смарт-картам бензина является товарная накладная от процессингового центра, датированная последним днем отчетного месяца, а также ежемесячный отчет держателя смарт-карты с приложенными к нему чеками автозаправочных терминалов. (Данные отчета сверяются с данными чеков терминалов АЗС, полученных водителями — держателями карт при выборке топлива.)

Важный момент: информация о ценах, содержащаяся в чеках терминалов АЗС, является справочной, поскольку весь объем заявленного топлива был оплачен организацией в порядке стопроцентной предоплаты и не подлежит изменению по мере его отпуска. В то же время в чеке автозаправочного терминала будут указываться текущие цены на каждую конкретную дату, которые, естественно, могут быть другими. Кстати, именно в этом заключается одно из преимуществ топливных карт: организация-покупатель приобретает бензин по сегодняшней цене, а использовать его будет в течение нескольких недель или месяцев, за которые стоимость бензина может существенно возрасти.

Израсходованный бензин списывается на затраты на основании путевых листов.

Методологическим обоснованием изложенного порядка учета служит пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Согласно названной норме порядок создания первичных учетных документов и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Таким образом, организация — покупатель бензина по смарт-картам вправе отражать проводки по принятию к учету бензина и его последующему списанию на затраты один раз в месяц. Правда, при условии, что процессинговая или топливная компания представит все необходимые документы в конце отчетного месяца, но не позднее. Данный порядок следует закрепить в учетной политике.

В пунктах 5, 7 и 9 ПБУ 10/99 определено, что расходы, связанные с приобретением сырья, материалов, товаров и иных материально-производственных запасов (в данном случае затраты на приобретение израсходованного организацией бензина, а также на изготовление смарт-карт), являются расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость продукции.

Вычет сумм НДС, предъявленных поставщиком, осуществляется в общеустановленном порядке, то есть при выполнении условий:

— топливо оприходовано;

— имеются все необходимые документы (в том числе счет-фактура);

— топливо будет использовано в операциях, облагаемых НДС.

ПРИМЕР 2

Воспользуемся условием примера 1. ООО «Аурика» заключило договор с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с применением смарт-карт.

Согласно выставленному ЗАО «Петрол Плюс» счету 12 августа 2008 года была перечислена сумма 38 540 руб. (включая НДС 5879 руб.) в качестве предоплаты за бензин марки Аи-98 объемом 1000 л по цене 26,2 руб. за литр (включая НДС 4 руб.) и марки Аи-95 объемом 500 л по цене 24,68 руб. за литр (включая НДС 3,76 руб.).

Стоимость изготовления двух смарт-карт в сумме 590 руб. (включая НДС 90 руб.) была оплачена 14 августа 2008 года. Смарт-карты в количестве двух штук получены по акту приема-передачи от 14.08.2008.

Предположим, в течение месяца весь бензин был получен и израсходован. ЗАО «Петрол Плюс» своевременно представило товарную накладную на отгрузку бензина на сумму предоплаты, счет-фактуру и реестр о движении топлива за август. Документы датированы 31 августа 2008 года.

Информация реестра о движении топлива от ЗАО «Петрол Плюс» и сведения из отчетов двух держателей смарт-карт совпадают.

Исходя из бухгалтерской учетной политики ООО «Аурика» на 2008 год, в организации:

— бензин, приобретенный по смарт-картам, принимается к учету и списывается один раз в месяц;

— путевой лист по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца;

— отчет держателей смарт-карт по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца.

В бухгалтерском учете ООО «Аурика» были сделаны следующие записи:

12 августа 2008 года

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51

— 38 540 руб. — перечислена предоплата за бензин на основании счета ЗАО «Петрол Плюс»;

14 августа 2008 года

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— 590 руб. — перечислена оплата за две смарт-карты на основании счета ЗАО «Петрол Плюс»;

ДЕБЕТ 10-6 КРЕДИТ 60

— 500 руб. — приняты к учету две смарт-карты на основании товарной накладной;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— 90 руб. — учтен НДС, предъявленный по двум смарт-картам;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— 90 руб. — принята к вычету сумма НДС по двум смарт-картам на основании счета-фактуры ЗАО «Петрол Плюс» (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ);

31 августа 2008 года

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60

— 32 661 руб. (38 540 руб. – 5879 руб.) — принят к учету полученный за август бензин, приобретенный по двум смарт-картам на основании товарной накладной ЗАО «Петрол Плюс», реестра о движении топлива за август от ЗАО «Петрол Плюс» и двух отчетов держателей смарт-карт;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— 5879 руб. — учтен НДС со стоимости полученного бензина;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— 5879 руб. — принята к вычету сумма НДС со стоимости фактически полученного за август бензина на основании счета-фактуры ЗАО «Петрол Плюс» (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ);

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с ЗАО “Петрол Плюс”» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»

— 38 540 руб. — зачтена предоплата за бензин на основании акта сверки расчетов с ЗАО «Петрол Плюс»;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 10-6 «Прочие материалы»

— 500 руб. — стоимость двух смарт-карт включена в стоимость бензина;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10-3

— 33 161 руб. (32 661 руб. + 500 руб.) — признаны в составе общехозяйственных расходов стоимость израсходованного за август бензина и стоимость изготовления двух смарт-карт (на основании путевых листов двух водителей за август 2008 года).

Принятие к учету и списание бензина в течение месяца

В соответствии с данным способом бензин принимается на учет по мере заправки на основании отчетов держателей карт и чеков терминалов АЗС по принятым в организации учетным ценам. Такой порядок учета основан на правилах бухгалтерского учета неотфактурованных поставок, установленных в пунктах 36—41 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.

В пункте 37 названного документа сказано, что неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов (форма № М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). При необходимости после получения документов от процессинговой или топливной компании цена корректируется (если учетные цены отличаются от цен, которые установлены в прайс-листе на дату выставления счета).

Израсходованный бензин списывается на затраты в порядке, рассмотренном ранее, на основании путевых листов. Данный порядок учета, а также регулярность составления отчетов держателей смарт-карт и путевых листов должны быть зафиксированы в бухгалтерской учетной политике организации-покупателя.

Применительно к рассматриваемой ситуации принять к вычету НДС со стоимости фактически полученного бензина можно только после выставления процессинговой или топливной компанией счета-фактуры.

Отметим, что оба рассмотренных порядка принятия к учету и последующего списания на затраты бензина, приобретенного по смарт-картам, не упрощают жизнь главного бухгалтера.

Как показывает практика, в первом случае (при учете один раз в месяц) очень сложно добиться от процессинговых или топливных компаний своевременного представления всех необходимых первичных учетных документов.

Во втором случае (при учете в течение месяца) могут возникнуть дополнительные трудозатраты, связанные с необходимостью корректировки цен.

По мнению автора, организациям — покупателям бензина по смарт-картам следует выработать собственную профессиональную позицию по рассмотренной проблеме, руководствуясь требованиями рациональности ведения бухгалтерского учета и осмотрительности в соответствии с нормами пункта 7 ПБУ 1/98.

Налоговый учет топлива, приобретенного по смарт-картам

Расходы организации на приобретение топлива учитываются либо в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом они уменьшают налогооблагаемую прибыль при выполнении требований пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. То есть указанные расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, в целях налогообложения прибыли первичными документами, подтверждающими расходы, связанные с приобретением и списанием бензина, приобретенного по смарт-картам, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат. В частности, это путевые листы, товарные накладные от процессинговой или топливной компании на приобретенные нефтепродукты, чеки терминалов АЗС, отчеты держателей смарт-карт, отчеты о движении топлива от процессинговых или топливных компаний и т. п.

Для подтверждения экономической обоснованности затрат в налоговом учете организация вправе применять нормы расхода топлив и смазочных материалов.

Обратите внимание: соответствующие нормы введены в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Причем новые нормы расхода ГСМ предназначены как для автотранспортных предприятий, так и для организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других лиц независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. По мнению автора, при разработке эксплуатационных норм организация вправе руководствоваться именно этим документом.

Вместе с тем в целях налогообложения учитывается стоимость фактически израсходованных горюче-смазочных материалов на основании подтверждающих документов.

Учет ГСМ по топливным картам

Данный материал поможет вам разобраться в том, как происходит учет ГСМ по топливным картам, какие существуют особенности, приведем пример учета и расчета количества топлива на ОСНО/ЕНВД. Расскажем, какие наиболее распространенные ошибки и ответим на самые частые вопросы.

Ранее и физические, и юридические лица пользовались специальными топливными талонами – это было удобно и позволяло контролировать расходы топлива. Талоны имели ряд особенностей:

  • они отличались определенным лимитом топлива;
  • при заправке автомобиля совершалась минусовка литров бензина;
  • на них отражался неиспользованный остаток топлива.

На сегодняшний день талонами пользуются для одноразовой заправки машины, а распространение получили топливные карты.

Учет ГСМ по топливным картам: что такое топливная карта?

Топливная карта – новый способ заправки транспорта без постоянной оплаты топлива. Удобство карт заключается в следующем:

  • Сведения о расходовании бензина хранится на чипе карты в электронной форме;
  • Просмотреть данные об остатке и времени заправки горючего можно в любое время;
  • Карта может оформляться как физическими, так и юридическими лицами;
  • Повышается скорость обслуживания на заправочной станции;
  • При оформлении большего лимита действуют скидки;
  • Отсутствие нужды в отчете по чекам за топливо перед начальством;
  • Упрощение бухгалтерского учета (все данные имеются в личном кабинете владельца карты).

Недостатком приобретения топливной карты является установление заправочными станциями определенного расписания для возможности оплаты топлива картами. Читайте также статью: → “Порядок учета нормируемых расходов на предприятии”

Виды топливных карт

Существуют 2 вида топливных карт:

  1. Лимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту с целью последующей его выдачи владельцу карты ограниченным литражом на определенный период времени – день, неделю, месяц).
  2. Нелимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту, и владелец карты может по договоренности со специализированным сервисом приобрести и потратить любое количество одного вида топлива).

Как получить топливную карту?

Этапы оформления карты:

  • Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
  • Создать личный кабинет.
  • Определиться с параметрами договора:
  1. установить лимит на количество топлива;
  2. закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто – так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
  3. выбрать марку бензина.
  • Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет топливной карты

Сама карта (без стоимости топлива) относится к материально-производственным расходам и оцениваются по фактической стоимости. Затраты на приобретение карт пойдут на расходы по обычным видам деятельности.

Учет цены карты ведется на основании товарной накладной на счете “Прочие расходы”, а под конец месяца общая стоимость прибавляется к стоимости купленного топлива.

Бухгалтерский учет выдачи топливных карт

Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется, поскольку денежные средства фактически не выдаются.

Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:

  • Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
  • ФИО водителя, его личная подпись;
  • Дата выдачи топливной карты водителю;
  • Дата, на которую карта должна быть возвращена.

Бухгалтерский учет затрат на топливо

Топливо относится к ГСМ, имеющим следующие характеристики:

  • нормативный расход;
  • фактический расход.

Затраты топлива подтверждаются путевыми листами, содержащими сведения:

  • о пробеге машины;
  • о марке и номере авто;
  • о количестве топлива, выданного по топливной карте;
  • остаток топлива при выезде водителя и прибытии в компанию;
  • сравнение нормативного и фактического расхода горючего;
  • заключение о перерасходе или об экономии бензина.

Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам

В бухгалтерском учете горюче-смазочные материалы, купленные по топливной карте, приходуются на счет 10 “Материалы” по фактической себестоимости и без учета НДС. Выделенный в счет-фактуре НДС отражается независимо на счете 19 “НДС по приобретенным ценностям”.

Оприходовано будет горючее в тот же день, когда к фирме перешло право владения на него, поскольку счет 10 предназначен для отображения данных о наличии материалов в собственности компании. Эта дата может быть прописана в договоре. К примеру, датой перехода прав владения на ГСМ может признаваться день фактической оплаты – тогда к счету 10 открываются субсчета “ГСМ в резервуарах поставщика” и “ГСМ в бензобаках автомобилей”. Читайте также статью: → “Учет машинно-тракторного парка”

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
На день денежного расчета осуществляется проводка:
Приняты к учету ГСМ, право владения которыми перешло компании (согласно накладной) 10 с/сч “ГСМ в резервуарах поставщика” 60
По мере фактического отпуска ГСМ:
Оприходованы ГСМ, которыми заправлены авто (согласно чекам АЗС) 10 с/сч “ГСМ в бензобаках автомобилей” 10 с/сч “ГСМ в резервуарах поставщика”

Если особых правил перехода прав на топливо не оговаривается, ГСМ переходят к приобретателю в момент отпуска товара (при заправке машины).

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Оприходованы горюче-смазочные материалы 10-3 60

НДС может быть принят к вычету исключительно по прибытии счета-фактуры от поставщика ГСМ.

Списание ГСМ

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Списана себестоимость израсходованного топлива (согласно путевому листу) 20 (23, 26, 44…) 10-3

Налоговый учет затрат на покупку топливной карты

Вид затрат на приобретение топливных карт должен быть закреплен приказом в учетной политике фирмы:

  • материально-производственные расходы;
  • затраты на содержание автотранспорта;
  • другие производственные затраты, не относящиеся к производственному процессу и продажам.

НДС может быть принят к вычету, если:

  • была получена счет-фактура, подтверждающая покупку топливной карты;
  • с помощью карты осуществляются торговые операции, и их стоимость облагается НДС;
  • топливная карта принята на учет бухгалтерией.

Налоговый учет затрат на топливо

Идея установления транспортного налога, сумма которого учитывалась бы в стоимости топлива, появилась в 2010 году. Данный вид налога относится к региональным, а потому власти на местах вправе самостоятельно утверждать:

  • правила его расчета;
  • показатель мощности машины для расчета суммы налога по определенной ставке;
  • размер ставки налога.

На сегодняшний день налог на топливо относится к транспортным налогам, и его сумма напрямую зависит от показателя мощности транспортного средства.

Бухгалтерский учет и проводки по ГСМ в бюджетном учреждении

Бюджетным учреждениям приходится обосновывать целевое расходование средств государственного бюджета. Особенность бюджетного учета затрат на ГСМ – необходимость оформления специальной первичной документации, заполняемой бухгалтером и водителем.

Топливная карта служит одновременно и расчетным, и учетным документом. Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит, для доказательства понесенных расходов нужно иметь результаты торгов или документы, подтверждающие расчетную (плановую) стоимость заказа. Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.

ГСМ должны тратиться в рамках утвержденных норм, в каждом бюджетном предприятии должен быть внутренний локальный акт о нормах расхода ГСМ. Учреждение вправе вводить отдельные поправочные коэффициенты к нормам затрат горючего, обосновав их применение и доказав производственную необходимость в их установлении.

Бухгалтерия бюджетного учреждения ведет раздельный учет ГСМ в зависимости от направлений их применения на обособленном счете 010503000 “Горюче-смазочные материалы”. Приходуются ГСМ по фактической стоимости. НДС, уплаченный при покупке ГСМ, не включаются в эту стоимость только тогда, когда топливо оплачено из доходов от налогооблагаемой предпринимательской деятельности учреждения и использовано в деятельности, облагаемой налогами.

Бензин и дизельное топливо учитывается по договорной цене в связи с некоторыми особенностями, связанными с крупными закупками данных ГСМ за наличный и безналичный расчет, а также по топливным картам. Читайте также статью: → “Особенности налогового и бухгалтерского учета в транспортной компании”

ГСМ подлежат списанию по фактическому расходу (не важно, как горючее оплачивалось):

  • на счет учета затрат списывается в рамках норм;
  • на счет учета стоимости оказанных услуг, выполненных работ или проданных товаров (при осуществлении предпринимательской деятельности);
  • на счет учета затрат со взысканием недостачи с виновных лиц или со списанием из средств установленных источников в будущем (при превышении норм).

Также бюджетные учреждения практикуют списание ГСМ методом скользящей оценки, когда материалы подвергаются оценке по стоимости запасов по состоянию на первый день месяца, и стоимости всех поступлений за этот месяц.

При оплате ГСМ топливной картой учитывается форма расчетов (карты могут быть денежные и литровые).

Бюджетные учреждения используются для учета расчетов картами счет 020105000 “Денежные документы”. В аналитическом учете приходуется, а затем списывается то количество топлива, которое указано в документах, выданных на АЗС. Для литровых топливных карт стоимость определяется по цене покупки, для рублевых карт – по цене, актуальной на дату заправки.

Бухгалтерские проводки на примере

Пусть бюджетная организация 1 августа купила 2 топливные карты:

  • первая (литровая) выдана водителю служебного авто и рассчитана на выдачу 1 тысячи л. бензина (в оплату ее перечислено 30 тыс. рублей);
  • вторая (денежная) выдана водителю фуры для осуществления основной деятельности фирмы и рассчитана на выдачу бензина общей стоимостью 30 тысяч рублей.

19 августа водители принесли авансовые отчеты на заправку 200 л. бензина (по 100 л. 7 и 15 августа). На день заправки стоимость бензина равнялась 27 и 27,5 рублям.

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Стоимость
Отражена стоимость купленных топливных карт ● 120105510

● 1302022830

● 1302022730

● 120101610

60 тыс. руб.
Отражена стоимость карт, выданных водителям 120822560 120105610 60 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой 110503340 120822660 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой 110503340 120822660 5450 руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы 140101222 (или 140101272) 110503440 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия 110601310 110503440 5450 руб.

Документальное подтверждение расхода топлива

Для подтверждения израсходованных горюче-смазочных материалов используются путевые листы, образцы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Данное требования является обязательным.

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ,

где:

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливной карте

04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.

05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.

30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).

На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:

  • 07 – 180 л на 2700 руб. (НДС – 412 руб.);
  • 07 – 200 л на 3000 руб. (НДС – 458 руб.).

На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
  • отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Сумма (руб.)
на 04.06
Оплачена топливная карта 60 51 118
Отнесена на расходы стоимость топливной карты 44 60 100 (118 – 18)
Отражен НДС с цены карты 19 60 18
Учтена карта 015 “Топливные карты” 118
Принят к вычету входной НДС по купленной карте 68 с/сч “Расчеты по НДС” 19 18
на 30.06
Перечислен аванс 60 с/сч “Авансы выданные” 51 5900
на 03.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2288 (180 л * (15 – 2,29))
Учтен входной НДС 19 60 412
на 17.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2542 (200 л * (15 – 2,29))
Учтен входной НДС 19 60 458
на 31.07
Зачтен ранее перечисленный аванс 60 60 с/сч “Авансы выданные” 5700 (2288 + 412 + 2542 + 458)
Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре) 68 с/сч “Расчеты по НДС” 19 870 (412 + 458)

Учет ГСМ предприятиями на ОСНО

Затраты на ГСМ включаются в состав:

  • Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
  • Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).

С целью расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по цене приобретения без учета НДС, если он включен в стоимость и выделен в расчетном документе отдельной строкой. НДС принимается к вычету по счет-фактуре. Стоимость ГСМ включается в затраты на день принятия к учету путевого листа или по мере продажи товаров/работ/услуг, в себестоимость которых ГСМ включены, если затраты на ГСМ признаны прямыми.

Когда путевые листы проведены по учету (должны быть чеки с АЗС), стоимость истраченного топлива включается в состав затрат, которые снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.

Учет ГСМ компаниями на УСН

Фирмы на режиме УСН “Доходы минус расходы” имеют право включить затраты на ГСМ в состав расходов, однако необходимо документально их подтвердить.

Компаниям, применяющим режим УСН “Доходы” (ставка 6%), запрещено снижать налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

Списываются расходы на топливо при расчете налога к уплате также как в случае с предприятиями на ОСНО, но есть одно непременное условие для признания затрат на УСН – их оплата. НДС по таким затратам также снижают налогооблагаемую базу по налогу на УСН.

Учет ГСМ фирмами на ЕНВД

Затраты на топливо не оказывают никакого влияния на расчет налогооблагаемой базы по ЕНВД в силу того, что объект налогообложения ЕНВД – вмененный доход.

Учет ГСМ организациями на ОСНО/ЕНВД

Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.

К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

п. 5, 6 ПБУ 5/01 О порядке оприходования ГСМ
ст. 223 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты
ст. 458 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто)
п. 1 ст. 172 НК РФ О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика
Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей
Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) О нормах расхода топлива
п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н) Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ
п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ,

п. 1 ст. 252 НК РФ

О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ

Типичные ошибки

Ошибка № 1: На предприятии, одновременно применяющем режимы налогообложения ОСНО и ЕНВД, НДС по расходам на ГСМ приняли к вычету в отношении налогооблагаемой базы только по одному из видов деятельности.

Комментарий: Сумма НДС, выделенная в счете-фактуре для такого предприятия, должна быть распределена по методике, описанной в п. 4, 4.1 ст. 170 НК РФ.

Ошибка № 2: Бензин и дизельное топливо бюджетное учреждение приняло к учету по фактической себестоимости.

Комментарий: Бензин и ДТ должны быть учтены по договорной цене, это связано с большим объемом их закупок за наличную оплату, безналичный расчет и оплату по топливной карте.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: В чем различие для бухгалтерского учета между расчетом за бензин литровой и денежной топливной картой?

Ответ: В бухгалтерском учете для литровых топливных карт стоимость топлива определяется по цене приобретения, а для рублевых топливных карт – по стоимости ГСМ, актуальной на день заправки транспорта.

Вопрос № 2: Какие статьи расходов можно отнести к затратам предприятия на ГСМ?

Ответ: Топливо приходуется по фактической стоимости. К затратам на ГСМ относятся:

  • доставка топлива,
  • расходы на содержание заготовительно-складского подразделения (если ГСМ куплено на средства от предпринимательской деятельности),
  • деньги, уплаченные за услуги по доставке ГСМ (если сумма не включена в стоимость).

Вопрос №1: Что такое талоны на бензин?

Фактически, талон на бензин или как его еще называют топливный талон, является бланком строгой отчетности, который печатается на специальной бумаге с различными степенями защиты от подделок. Каждый талон имеет свой номинал, обозначенный в литрах или рублях. Самые распространенные на сегодняшний день это так называемые литровые талоны, т.е. талоны на которых указано то количество литров, которое получит водитель в обмен на этот талон. Рублевые талоны на сегодняшний день можно считать почти исчезнувшим видом в Московском регионе, т.к. практика показала, что большинству организаций удобнее использовать именно литровый аналог.

Вопрос №2: В чем разница между различными видами талонов?

Тут хотелось бы сразу отметить тот факт, что название самого талона зачастую вводит в заблуждение покупателя. Например, талоны с названиями «региональный» или «областной» позволяют заправляться и в Москве, а вот регионы, скорее всего в списке представлены очень скудно. У талонов мы обычно выделяем три основных критерия по которым они различаются:

А) Список АЗС на котором принимается данный талон. (Так называемая «география талона»)

Б) Срок действия талона (талоны могут буть действительны как всего лишь один месяц так и целый текущий год)

В) Цена за литр того или иного топлива

Вопрос №3: Где я могу заправиться по своему талону?

На сайте организации, которая Вам продала талон всегда есть раздел или место где официально вывешиваются текущие актуальные списки АЗС. На нашем сайте, например этому посвящена отдельная страница. Обратите внимание на тот факт, что списки АЗС со временем могут изменяться как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения. Чтобы всегда быть в курсе изменений Вы можете подписаться на рассылку списков АЗС по электронной почте или самостоятельно отслеживать их на соответствующей странице сайта.

Вопрос №4: Чем отличаются талоны на бензин от топливных карт?

Тут важнее на наш взгляд не сравнение отличий, а скорее то, что Вы хотите получить, переходя от наличного к безналичному расчету за топливо в своей организации.

Если Вы хотите больше контроля, наглядные отчеты в электронной форме, ограничить слив для водителей в месяц и контролировать их непосредственно из офиса. То тут, конечно же удобнее использовать топливные карты.

Если же Ваша система работы предполагает выдачу определенного количества литров «на руки» на неделю, или на какой либо объем работы, или Вы хотите зафиксировать цену на топливо на несколько месяцев вперед. То тут больше подойдут топливные талоны.

Выбор за Вами, но главное помните, что в первую очередь Вас должен устраивать список АЗС и если таких списков будет несколько, то уже из них выбирать то, что больше Вам подходит

Вопрос №5: Что лучше, топливная карты или талоны на бензин?

На сегодняшний день топливная карта по нашему мнению лучше чем топливные талоны по двум основным причинам:

A) География обслуживания – если мы говорим о Московском регионе, то такие нефтяные компании как «Роснефть», «Лукойл», «Газпромнефть» на сегодняшний день не принимают никакие виды талонов на своих АЗС. Это достаточно существенное количество точек обслуживания и в некоторых округах бывает проблематично найти рядом заправку которая бы их принимала . Так же талоны это все таки продукт того региона, где они продаются. Производить инкассацию из отдаленных уголков России никто не будет, в то время как топливные карты наоборот предоставляют просто гигантскую сеть по всей России, так как информация о заправках и все взаиморасчеты с АЗС осуществляются с помощью сети интернет.

Б) Цена топлива – цена на талон определяется исходя из дорогих Московских АЗС, плюс в цену закладывают риски будущих подорожаний. На выходе зачастую мы получаем цену, завышенную относительно даже средних цен на АЗС по г. Москве, что уж говорить в таком случае о Московской области, где цена всегда ниже Московской.

По топливным картам Вы получаете топливо исходя из текущих цен на АЗС, т.е. они реально отражают ту ситуацию с топливом, которая есть на самом деле.

Вопрос №6: Как происходит процесс заправки на АЗС по талонам на бензин?

Вы приезжаете на АЗС, отдаете талон в окошко оператору на АЗС, оператор отрывает отрывную часть талона, ставит на него штамп АЗС и отдает Вам. Далее происходит отпуск нефтепродуктов согласно литражу, указанному на талоне

Хотим обратить особое внимание на то, что если какая то часть топлива не влезает в бензобак автомобиля, то вернуть его уже никак не получится, поэтому перед заправкой убедитесь, что у вас хватит пустого места в бензобаке, чтобы заправить то количество литров которое указано на талоне.

Не выбрасывайте отрывные части талона, они нужны будут Вашей бухгалтерии для составления отчета.

Вопрос №7: Каков срок действия талонов ?

У каждого талона может быть свой срок действия. Обычно этот срок равен 3 месяцам, 6 месяцам или текущему году, т.е. талон действителен в том году в каком он был выпущен ( год обычно печатается на самом талоне)

Учет приобретения топлива по талонам

Компания ГАРАНТ

Заправка автомобилей организации производится по талонам, являющимся эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. АЗС отказываются выдавать кассовый чек при заправке по талонам, ссылаясь на то, что это безналичные расчеты, а не денежные.

Какими документами в целях бухгалтерского и налогового учета могут быть подтверждены факт приобретения топлива (принятие к учету МПЗ), а также факт заправки конкретного автомобиля по талонам?

Должен ли кассовый чек АЗС быть в числе таких документов?

Приобретение ГСМ по талонам производится на основании договора купли-продажи с продавцом ГСМ. При этом продавец автомобильного топлива организует его отпуск через определенную сеть АЗС. Как правило, список АЗС, которые производят отпуск ГСМ по талонам данного продавца, приводится в договоре (с указанием их местонахождения).

Передача талонов организации производится после оплаты предусмотренного договором количества бензина конкретной марки.

Учет приобретения ГСМ по талонам зависит от условий договора.

В общем случае право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором ( ст. 223 ГК РФ).

В соответствии с п. 2 ст. 1, п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами ( ст. 422 ГК РФ).

Учитывая нормы ГК РФ, в договоре купли-продажи стороны могут установить момент перехода к покупателю права собственности на поставляемые ГСМ либо в момент передачи оплаченных талонов или в момент заправки автомобилей.

Документальное подтверждение приобретения ГСМ

Согласно части 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Формы первичных документов, применяемых в деятельности коммерческой организации, утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета ( часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Это означает, что Законом N 402-ФЗ, по сути, отменена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, и организация вправе самостоятельно решить, будет ли она применять унифицированные формы, либо для отражения конкретных хозяйственных ситуаций в бухгалтерском учете разработает свои формы, включив обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Данные формы (в том числе унифицированные) должны быть утверждены в учетной политике.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Отсутствие первичных учетных документов либо их неверное оформление может повлечь за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат.

В рассматриваемой ситуации организации необходимо подтвердить такой факт своей хозяйственной жизни, как приобретение бензина.

Факт расходования денежных средств на приобретение ГСМ подтверждает выписка банка с приложением платежных документов (в частности, платежного поручения на перечисление поставщику соответствующей суммы по договору).

Факт получения организацией ГСМ может быть подтвержден товарной накладной (унифицированная форма N ТОРГ-12).

Товарная накладная является оправдательным документом, который подтверждает переход права собственности на приобретаемые ТМЦ (в Вашем случае ГСМ) и несение покупателем расходов в виде покупной стоимости ТМЦ. Кроме того, товарная накладная служит основанием для оприходования этих ценностей.

Товарная накладная на отпуск ГСМ с использованием талонов оформляется поставщиком в зависимости от момента перехода права собственности на топливо.

Если право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автомобилей по оплаченным талонам, по окончании месяца поставщик выписывает накладную на то количество бензина, которое было фактически выбрано. При этом, как правило, АЗС предоставляет ведомость учета выдачи топлива за прошедший месяц, включающую сведения о количестве выданных по талонам литров в разрезе конкретных автомобилей, что, на наш взгляд, может служить подтверждением того, что водителям автомобилей, указанных в ведомости, было отпущено определенное количество ГСМ.

Если же право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент передачи ему талонов на оплаченное количество топлива, то одновременно составляется и передается покупателю товарная накладная. Передача талонов осуществляется на основании акта приемки-передачи, в котором указываются номера, серии и номинал талонов. При этом приобретенное топливо остается у поставщика на ответственном хранении.

Таким образом, полагаем, что для подтверждения факта приобретения топлива достаточно товарной накладной ТОРГ-12, документов, свидетельствующих об оплате этого топлива (платежное поручение и выписка банка), а также ведомости учета выдачи топлива для заправки конкретных автомобилей.

Кроме того, стороны могут предусмотреть в договоре необходимость составления и подписания акта взаиморасчетов по итогам расчетного периода, установленного договором (например календарного месяца), на основании данных учета погашенных талонов.

Чек ККТ при использовании талонов

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона РФ от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Кроме того, п. 2.7. Правил технической эксплуатации АЗС, утвержденных Минэнерго России от 01.08.2001 N 229, установлено, что продажа сопутствующих товаров, отпуск и заправка нефтепродуктами за наличный и по безналичному расчетам, в том числе по талонам, заправочным ведомостям, по пластиковым картам осуществляются с использованием контрольно-кассовых машин (далее — ККМ). Управление процессом отпуска с топливораздаточных колонок осуществляется ККМ через контроллер управления (ТРК) или компьютерной кассовой системой (в состав которой входят компьютер и фискальный регистратор) через ТРК.

Оплата нефтепродуктов на автозаправочных станциях талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродукта, считается косвенной безналичной оплатой.

В письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2004 N 29-12/29514 представители налогового органа разъяснили, что автозаправочные станции при безналичной оплате за отпуск нефтепродуктов по талонам в общеустановленном порядке должны пробивать кассовые чеки (без указания суммы продажи, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров нефтепродукта) на контрольно-кассовой технике и выдавать их покупателям.

Между тем в других письмах налоговиков разъясняется, что в случае косвенной безналичной оплаты организации, осуществляющие отпуск нефтепродуктов, вправе выдавать кассовый чек без указания стоимости, но с указанием количества литров нефтепродукта ( письма УФНС России по Московской области от 04.08.2005 N 22-19/0156, УМНС России по г. Москве от 13.02.2004 N 29-12/9543).

Существует арбитражная практика (правда, в отношении случаев заправки по топливным картам), согласно которой суды считают, что при использовании топливной карты денежных расчетов между АЗС и владельцем топливной карты не происходит. По мнению судей, топливная карта используется как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Статьей 5 Закона N 54-ФЗ определен момент выдачи кассового чека — в момент оплаты. Пластиковые топливные карты платежными картами не являются. При использовании топливных карт на АЗС расчет за нефтепродукты не производится. Момент оплаты нефтепродукта либо предшествует транзакции (предоплата), либо следует после (при отсрочке платежа). Форма оплаты в указанном случае — перечисление денежных средств на расчетный счет. Топливные карты служат лишь средством товарного учета, то есть количества отпущенного нефтепродукта.

Суды также обращают внимание, что порядок выдачи кассового чека при косвенной безналичной оплате (без указания стоимости, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров) введен в Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами (изменениями N 1-2000 (протокол ГМЭК ККМ N 3/57-2000 от 08.08.2000). В соответствии с п. IV указанного протокола ГМЭК ККМ проекты изменений N 1-2000 только приняты за основу, то есть не утверждены, а значит, не имеют обязательного характера ( постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 N А12-987/08-с22, от 03.04.2008 N А12-16953/07-С22).

На наш взгляд, выводы, представленные в приведенных судебных постановлениях, могут быть справедливы и для случаев заправки транспортных средств по талонам. Талоны являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. При использовании талонов также не происходит наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

Учитывая изложенное, поставщик может не выдать кассовый чек при заправке автомобиля.

К сведению:

Следует обратить внимание, что для списания ГСМ одних только документов, подтверждающих приобретение и оплату ГСМ, недостаточно.

Согласно разъяснениям контролирующих органов основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист ( письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).

По нашему мнению, в случае отсутствия чеков ККТ организация может подтвердить расходы на приобретение ГСМ на основании накладных поставщика, путевых листов, платежных поручений по оплате, ведомостей учета выдачи топлива, актов сверки с АЗС о фактически отпущенном количестве топлива.

Однако, учитывая наличие судебной практики, вероятность налоговых рисков все же существует.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Приобретение ГСМ за наличный расчет

ГСМ могут приобретаться организациями и индивидуальными предпринимателями за наличный расчет и по безналичной форме расчетов.

За наличный расчет ГСМ приобретаются, как правило, на автозаправочных станциях непосредственно водителями, которые в данном случае будут являться подотчетными лицами.

Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные денежные средства, а так же другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие — «под отчет»).

Выдача наличных денег под отчет.

Согласно пункту 11 Порядка:

«11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается».

Как видим, данный пункт содержит все основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам.

Обратите внимание, что данный документ не устанавливает ограничений по поводу сумм, которые организация может выдать под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются, устанавливаются организацией самостоятельно на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации, список которых утверждается руководителем. Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Как правило, такой приказ издается на текущий год, но в течение года состав водителей организации может изменяться. В таком случае организации следует издавать дополнительные приказы.

Срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы, законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждена форма расходного кассового ордера (форма №КО-2).

Данный документ применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Кроме подписей кассира, главного бухгалтера и руководителя расходный кассовый ордер должен подписать и водитель, который получил денежные средства. При этом он должен обязательно указать полученную сумму: рубли – прописью, копейки – цифрами, и предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кассир обязан записать его паспортные данные в предусмотренной графе.

На основании расходного кассового ордера составляется бухгалтерская запись по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета «Касса» на сумму выданных из кассы наличных денежных средств.

Получая наличные денежные средства из кассы организации на приобретение ГСМ, подотчетное лицо, в нашем случае водитель транспортного средства, в дальнейшем обязан отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Например, если приказом установлено, что суммы выдаются под отчет сроком на 1 месяц, то в течение 3 рабочих дней по истечении месяца со дня выдачи подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных под отчет, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Авансовый отчет.

По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме №АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной документации №АО-1 «Авансовый отчет» с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Форма №АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Авансовый отчет — документ двусторонний, заполняется он и подотчетным лицом и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен и на бумажном, и на машинном носителе.

Водитель на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета расположена таблица, в которой следует указать сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.

Кроме того, лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает корреспондирующие счета и суммы. Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым денежные средства выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета содержится раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются Ф.И.О. подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы фактических затрат по ним.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Рассмотрим порядок заполнения данного документа на конкретном примере.

Пример 1.

Предположим, что водитель организации ООО «А» Иванов Г.Н. (табельный номер 31) 7 августа 2006 года получил из кассы организации денежные средства на приобретение ГСМ в размере 1 800 рублей. Приказом по организации установлено, что выдача денежных средств на ГСМ производится еженедельно.

14 августа 2006 года Иванов Г.Н. составил авансовый отчет, согласно которому он произвел в течение недели три заправки на АЗС. Кассовые чеки, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у Иванова Г.Н. не было. Авансовый отчет №115 от 14 августа 2006 года Иванов Г.Н. сдал вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Федорова М.Г. и утвердил руководитель организации Ивченко П.М.

На основании полученных документов бухгалтерия приняла ГСМ к учету.

Унифицированная форма №АО-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55 ———¬ ¦ Код ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0302001¦ +——-+ ________________ООО «А»__________________________по ОКПО ¦ ¦ наименование организации L——— УТВЕРЖДАЮ ——T——¬ Отчет в сумме __одна тысяча _____ ¦Номер¦ Дата¦ __восемьсот ____ руб.__00___коп АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +——+——+ Руководитель ____директор_______ ¦ 115 ¦14.08¦ должность L——+—— __________ ___Ивченко И.П.______ подпись расшифровка подписи «14» _августа_____________ 2006г. ————¬ ¦ Код ¦ +————+ коммерческий отдел ¦ 02 ¦ Структурное подразделение —————————+————+ Подотчетное лицо ___Иванов Г.Н._____ Табельный номер ¦ 31 ¦ фамилия, инициалы L———— Профессия (должность) водитель_____ Назначение аванса _на ГСМ_____ ————¬ ¦ Код ¦ +————+ коммерческий отдел ¦ 02 ¦ Структурное подразделение —————————+————+ Подотчетное лицо ___Иванов Г.Н._____ Табельный номер ¦ 31 ¦ фамилия, инициалы L———— Профессия (должность) водитель_____ Назначение аванса _на ГСМ_____ ————¬ ¦ Код ¦ +————+ ¦ ¦ Структурное подразделение —————————+————+ Подотчетное лицо ___________________ Табельный номер ¦ ¦ фамилия, инициалы L———— Профессия (должность) _____________ Назначение аванса ____________ ————————T———-¬ —————————-¬ ¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦ ¦ ¦ руб. коп.¦ ¦ ¦ +————————+———-+-+————-T————-+ ¦ остаток ¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦ ¦ Предыдущий ———-+———-+ +——T——-+——T——+ ¦ аванс перерасход ¦ ¦ ¦счет,¦сумма, ¦счет, ¦сумма,¦ ¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦счет ¦коп. ¦счет ¦коп. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+——-+——+——+ ¦ Получен аванс 1. из ¦1.800,00 ¦ ¦ 10-3¦ 1 800¦ 71 ¦ 1.800¦ ¦кассы 07.08.2006 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-T———+———-+ +——+——-+——+——+ ¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+———+———-+ +——+——-+——+——+ ¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+——-+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+——-+——+——+ ¦ Итого получено ¦ 1.800,00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+——-+——+——+ ¦ Израсходовано ¦ 1.800,00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+-+——+——-+——+——+ ¦ Остаток ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———————-+———-+-+——+——-+——+——+ ¦ Перерасход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L————————+———— L——+——-+——+——- Приложение __3__ документов на __3__ листах Отчет проверен. К утверждению в сумме __Одна тысяча восемьсот_____ сумма прописью руб. _00__ коп. (__1800__руб. _00_ коп.) Главный бухгалтер _______________ ______Федорова М.Г._________ подпись расшифровка подписи Бухгалтер _______________ _____Федорова М.Г.___________ подпись расшифровка подписи Остаток внесен ———-¬ ——¬ —————- в сумме ¦ ¦ руб. ¦ ¦ коп. по кассовому Перерасход выдан L———- L—— ордеру N ___ от » » _________ 20 г. Бухгалтер (кассир) _______ ___Федорова М.Г.____ «14» августа 2006г. подпись расшифровка подписи линия отреза Расписка. Принят к проверке от _Иванова Г.М__________ авансовый отчет N 115 от «14» _августа______ 2006г. на сумму одна тысяча восемьсот руб. _00 коп., количество документов прописью ___3___ на ___3____ листах Бухгалтер __________ __Федорова М.Г.______ «14» _августа_ 2006г. подпись расшифровка подписи Оборотная сторона формы N АО-1

Документ, подтверждающий производственные расходы Наименование Документа (расхода) Сумма расхода Дебет счета субсчета
дата номер По отчету Принятая к учету
В руб. коп В валюте В руб. коп В валюте
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 07.08. 2006 00152703 Чек ККТ 720,00 720,00 10-3
2 10.08. 2006 00765442 Чек ККТ 630,00 630,00 10-3
3 12.08.2006 02150016 Чек ККТ 450,00 450,00 10-3
Итого: 1800,00 1800,00

Подотчетное лицо _________________ ____Иванов Г.Н._____________________

подпись расшифровка подписи

Окончание примера.

Обратите внимание!

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В том случае если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано сумму неиспользованного аванса вернуть в кассу организации. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить серьезное внимание, так как наша аудиторская практика показывает, что нередко в организациях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.

К авансовому отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом расходы, в частности все выданные на АЗС чеки контрольно-кассовой техники (далее ККТ).

Согласно пункту 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 года №745 «Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин», на выдаваемом чеке должны быть отражены следующие реквизиты:

ü наименование организации;

ü идентификационный номер организации-налогоплательщика;

ü заводской номер контрольно-кассовой машины;

ü порядковый номер чека;

ü дата и время покупки (оказания услуги);

ü стоимость покупки (услуги);

ü признак фискального режима.

Этим же пунктом отмечено, что в чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения. Письмом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам») утверждены «Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом». В соответствии с пунктом 35 на чеке должна содержаться следующая информация:

ü заводской номер машины;

ü программируемое наименование АЗС, не менее 20 символов;

ü порядковый номер операции;

ü дата продажи (покупки);

ü время продажи (покупки);

ü сумма продажи (покупки) (кроме косвенной безналичной оплаты);

ü марка нефтепродуктов;

ü идентификатор (номер) оператора;

ü количество нефтепродуктов;

ü номер топливораздаточной колонки;

ü вид оплаты;

ü номер карты при безналичной оплате;

ü сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате;

ü идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) предприятия (АЗС) из фискальной памяти ККТ;

ü поле для отметки о номере и сумме чека коррекции, не менее 15 символов.

Отражение подотчетных сумм в бухгалтерском учете.

Для отражения расчетов с сотрудниками по подотчетным суммам Планом счетов бухгалтерского учета предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов:

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Более подробно с вопросами, касающимися бухгалтерского учета подотчетных сумм, а также с типичными ошибками, допускаемыми в организациях при расчетах по подотчетным суммам, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-аудит» «Подотчет».

Обращаем внимание читателей на одну из наиболее распространенных ошибок, допускаемых бухгалтерами, при списании приобретенных ГСМ на расходы. Довольно часто бухгалтера списывают расходы на ГСМ лишь на основании чеков ККТ, полученных от АЗС. При списании ГСМ бухгалтер должен руководствоваться следующим. Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон №129-ФЗ) установлено, что:

«Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

Чек контрольно-кассовой техники представляет собой документ, свидетельствующий об оплате ГСМ, однако не может служить основанием для списания топлива на затратные счета. Первичным документом, служащим основанием для списания является путевой лист и нормы расхода топлива. Напоминаем, что формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Заметим, правда, что указанные унифицированные формы путевых листов обязательны к применению лишь для специализированных автотранспортных организаций, остальные хозяйствующие субъекты вправе разработать свою форму путевого листа и утвердить ее локальным актом организации. При этом следует помнить, что документ разработанный организацией самостоятельно будет признан первичным бухгалтерским документом лишь в том случае, если он содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона №129-ФЗ.

В частности такая точка зрения по этому вопросу высказана в Письме Минфина РФ от 20 сентября 2005 года №03-03-04/1/214, в ответе на частный вопрос налогоплательщика.

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03)» утверждены Минтрансом Российской Федерации 29 апреля 2003 года. Обращаем ваше внимание, что указанный документ действует до 1 января 2008 года. Кроме того, применение указанных норм в отношении налогообложения довольно спорно. Налоговики считают, что признать в целях налогообложения можно лишь суммы ГСМ в пределах, установленных указанными нормами. Однако, по мнению авторов настоящей книги, с этой точкой зрения можно поспорить, ведь глава 25 НК РФ не выдвигает такого требования к налогоплательщику, но доказать это проверяющим органам можно только обратившись в суд.

Учет суммы НДС при приобретении ГСМ за наличный расчет.

При приобретении ГСМ за наличный расчет у бухгалтеров организаций нередко возникает вопрос о применении вычетов по НДС.

Обратимся к пункту 2 статьи 171 НК РФ. В нем сказано:

«2. Вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав на территории Российской Федерации либо уплаченные налогоплательщиком при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации в таможенных режимах выпуска для внутреннего потребления, временного ввоза и переработки вне таможенной территории либо при ввозе товаров, перемещаемых через таможенную границу Российской Федерации без таможенного контроля и таможенного оформления, в отношении:

1) товаров (работ, услуг), а также имущественных прав, приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с настоящей главой, за исключением товаров, предусмотренных пунктом 2 статьи 170 настоящего Кодекса;

2) товаров (работ, услуг), приобретаемых для перепродажи».

Указанные вычеты в соответствии с пунктом 1 статьи 172 НК РФ производятся, в частности, на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями и индивидуальными предпринимателями розничной торговли, а также другими организациями и индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы, оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Договор розничной купли-продажи регулируется главой 30 ГК РФ. Согласно статье 492 ГК РФ по договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

В Письме Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее МНС Российской Федерации) от 13 мая 2004 года №03-1-08/1191/15@ «Свод писем по применению действующего законодательства по НДС за II полугодие 2003 года – I квартал 2004 года» указано, что норма НК РФ, изложенная в пункте 7 статьи 168 НК РФ, в части реализации товаров организациями розничной торговли применяется только в случае, если указанные товары приобретаются для использования, не связанного с предпринимательской деятельностью. Следовательно, если покупатель согласно представленной доверенности, выступает от имени юридического лица или если покупателем является индивидуальный предприниматель, представивший свидетельство о государственной регистрации, то есть товары приобретаются для использования, связанного с предпринимательской деятельностью, налогоплательщики (организации и индивидуальные предприниматели) обязаны в установленном НК РФ порядке выдавать счета-фактуры.

По поводу вычета НДС на основании других документов хотим обратить внимание читателей на следующее. Федеральный арбитражный суд Уральского округа (Постановление ФАС Уральского округа от 29 апреля 2002 года №Ф09-843/02-АК, от 8 июля 2003 года №Ф09-1961/03-АК, от 9 декабря 2003 года №Ф09-4204/03-АК) счел возможным признать кассовые чеки АЗС, в том числе и те, в которых сумма НДС не была выделена, достаточным доказательством уплаты НДС своим контрагентам.

В Определении Конституционного суда Российской Федерации от 2 октября 2003 года №384-О «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы ООО «Дизайн-группа «Интерьер Флора» на нарушение конституционных прав и свобод пунктом 3 статьи 161 Налогового кодекса Российской Федерации» прямо указано на то, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику вычетов по НДС. Налоговые вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату НДС.

В Письме Минфина Российской Федерации от 21 августа 2001 года №04-03-11/113 сказано, что пунктом 7 статьи 168 НК РФ организациям не запрещено в случаях применения контрольно-кассовой техники при реализации товаров, в том числе ГСМ, за наличный расчет оформлять счета-фактуры. Таким образом, для вычета сумм НДС, уплаченных по ГСМ, приобретенным за наличный расчет, покупателю необходимо получить от АЗС не только кассовые чеки, но и счета-фактуры.

Если заправка разовая и у организации не заключен договор с поставщиком, как правило, АЗС отказываются выдавать таким покупателям счета-фактуры, и возникает вопрос, куда в таком случае следует относить сумму уплаченного НДС.

Рассматривая порядок формирования стоимости ГСМ, мы отмечали, что согласно пункту 5 ПБУ 5/01 ГСМ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, при этом к фактическим затратам на приобретение относятся и суммы невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением этих ГСМ. Следовательно, в бухгалтерском учете первоначальная стоимость ГСМ будет сформирована с учетом невозмещаемого НДС. В отношении налогового учета ситуация несколько иная.

В пункте 2 статьи 170 НК РФ указано, что суммы НДС, предъявленные покупателю при приобретении товаров (работ, услуг), учитываются в стоимости таких товаров (работ, услуг) в следующих случаях:

«1) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации (а также передаче, выполнению, оказанию для собственных нужд) товаров (работ, услуг), не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения);

2) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), местом реализации которых не признается территория Российской Федерации;

3) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, лицами, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость либо освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика по исчислению и уплате налога;

4) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, имущественных прав, для производства и (или) реализации (передачи) товаров (работ, услуг), операции по реализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг) в соответствии с пунктом 2 статьи 146 настоящего Кодекса, если иное не установлено настоящей главой».

Как видим, текст НК РФ не содержит рассматриваемого случая, когда налогоплательщик вправе учесть сумму НДС в стоимости ГСМ.

Из вышеизложенного следует, что если сумма НДС не выделена в чеке АЗС отдельной строкой, то она будет учтена в «налоговой» стоимости ГСМ. Если же сумма НДС в чеке выделена отдельной строкой, то учесть ее в первоначальной стоимости ГСМ не удастся. Данную сумму организация сможет списать лишь за счет средств, оставшихся после налогообложения.

Более подробно с вопросами, касающимися ведения учета горюче-смазочных материалов, способами поступления горюче-смазочных материалов, методами формирования фактической стоимости, приобретением и списанием горюче-смазочных материалов в производство, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Судебный порядок рассмотрения трудовых дел. Правовое регулирование. Практика. Документы»

Сравнительный обзор топливных карт от разных эмитентов

Десятки топливных карт. Какие из них лучше? Кому отдать предпочтение: Роснефть или Газпромнефть, BP или ТНК? Предлагаем краткий сравнительный обзор, который облегчит ваш выбор.

Доступность

По количеству АЗС лидирует компания «Роснефть» — заправиться можно в 4500 точках, и это не считая возможности пополнить запасы горючего у партнеров. Водитель может обращаться на заправки «Газпромнефть», «ТНК», «Башнефть», «BP» и другие — фактически, в каждом городе нашей страны можно пополнить запасы бензина или солярки. Как следствие — топливные карты «Роснефть» чрезвычайно популярны, особенно среди юридических лиц. Еще один плюс — заправки присутствуют в 70 регионах.

Неплохие позиции у Лукойл — целых 3500 заправок, но … не спешите обзаводиться ТК этого оператора: SMS-информирование у него организовано хуже всего — приходят только оповещения об остатке на счете и отсутствии на нем средств. Согласитесь, это не очень удобно.

Хорошее покрытие у «Газпромнефть» — сегодня функционирует более 2000 собственных заправочных станций, заключены соглашения с партнерами.

Уровень сервиса

Пожалуй, начнем со «слабых» звеньев. Татнефть — сравнительно небольшое покрытие (всего 600 АЗС) сочетается с отсутствием SMS-информирования. Вероятно, эмитент рассчитывает на то, что водитель каждый раз будет искать доступ в интернет, чтобы узнать о состоянии счета или необходимости его пополнить.

Неплохие условия предлагает «Газпромнефть»: оповещения на телефон приходят с завидной регулярностью: владелец карты на топливо в курсе всех изменений, а также имеет доступ в любой момент воспользоваться услугами техподдержки. Традиционно по уровню сервиса отстает «Лукойл» — недостаток информации сочетается с довольно высокой стоимостью топлива.

Безопасность

По безопасности использования все эмитенты топливных карт в России находятся на одном уровне. Блокировка у большинства операторов осуществляется оперативно — необходимо лишь обратиться в представительство компании. Общее правило — необходимо подать заявление лично, как правило, подобными полномочиями наделен представитель юридического лица, который при первых подозрениях на хищение или злоупотребления подает заявку на блокировку топливной карты.

Сравнивая продукты разных компаний, учитывайте все нюансы: стоимость, доступность АЗС, сервис информирования, способы пополнения. Надеемся, что наши советы помогут вам выбрать наиболее удачные топливные карты.

Рейтинг и сравнение топливных карт для юридических лиц

Рабочий способ экономии на грузоперевозках для юридического лица — начать использовать топливные карты. Их заказывают и используют компании, предоставляющие транспортные услуги, грузоперевозки. Из статьи вы узнаете, какие карты выпускаются, как выбрать самую выгодную и как оформить и получить карту для безналичной оплаты на АЗС.

Преимущества для корпоративных клиентов

Топливные карты для юрлиц и ИП предназначены для учета и контроля расхода ГСМ водителями организации.

Оплата топлива по карте на заправке проводится по безналичному расчету. Водитель может только рассчитываться пластиком по целевым нуждам. Опции блокировки, разблокировки, пополнения и снятия средств ему недоступны. Финансами управляет держатель – главбух, руководитель организации или другое ответственное лицо.

Пользуются ли водители вашей компании ТК? Да, плюсы очевидны!Нет, но оформим.

Возможности применения карт:

  • контролировать расходы на топливо на автозаправках может только уполномоченное лицо – через функционал персонального кабинета;
  • процесс заправки и оплаты такой же, как у физлиц, – предъявляйте пластик на кассе;
  • электронная система расчетов за бензин – это 100%-ная точность, оповещения по каждой операции, гарантия недопустимости махинаций и применения водителем средств в личных целях.

Выгода для организаций и индивидуальных предпринимателей:

  1. Контроль за движением средств и водителем – где, чем, когда он заправлялся.
  2. Ограничение расхода топлива – устанавливаются лимиты.
  3. Формирование отчетностей – в автоматическом режиме.
  4. Экономия НДС 18% – делается возврат удержанной суммы.
  5. Отказ от работы с наличными, что упрощает бухгалтерские операции, исключает возможные махинации.

Количество топлива, которое разрешено тратить в месяц, информация о скидках, отсрочках платежа, прочих аспектах сотрудничества прописывается в договоре и доступна в личных кабинетах поставщика ГСМ.

Виды топливных карт для юрлиц

  • газовые, бензиновые или дизельные – то есть рассчитанные на определенный вид топлива;
  • по охвату АЗС – от пунктов в рамках одной сети до универсальных (единых карт);
  • со скидкой – при выборе важно делать поправку на конечную цену, условия предоставления скидок зависят от конкретной компании;
  • с отсрочкой платежа – транзакция проводится в кредит.

«Инфорком» позволяет делать бесплатную отсрочку до 12 дней, а Masters дает займы только под банковскую гарантию.

Универсальные (единые) карты

Такие карты применяют на заправках различных сетей, что иногда удобно. Выпускают продукт не АЗС, а сторонние организации — подрядчики.

  • Petrol Plus;
  • Masters;
  • Кардекс.

Также карточки могут использоваться online или ofline. Первые позволяют производить расчеты в режиме реального времени – это Licard от «Лукойл», продукты «Газпром нефть».

Ofline карты не блокируют транзакции при отсутствии связи на терминале, но обновление данных по ним идет, хоть и с задержками.

Сравнение карт

Наименование карты Система скидок Выгода Качество топлива Уровень сервиса Покрытие сети АЗС Недолив топлива
Кардекс 18% НДС до 30% зависит от АЗС зависит от АЗС 10 665 заправок в РФ и за рубежом зависит от АЗС
Башнефть по тарифной сетке от 6% без нареканий средний Российская Федерация от 1,63 до 19,03%
Shell имеется от 6 до 17 % есть плохие отзывы достойный по всему миру от 5,5 до 12%
Татнефть индивидуальная зависит от расходов много жалоб ниже среднего РФ, Украина, Беларусь от 4,2 до 15%
Юникард-Ойл предусмотрена от 15 до 20% зависит от АЗС зависит от АЗС более 5000 заправок в РФ зависит от АЗС
BP Plus отсутствует до 25% есть плохие отзывы хамство персонала 120 заправок в ЦФО и СЗФО от 3,6 до 10%
ТНК имеется зависит от расходов выше среднего зависит от АЗС 406 АЗС по всей России от 0,3 до 16%
ПТК 50 копеек/литр фиксированная цена плохие отзывы о Аи-92 вежливый персонал СЗФО от 5 до 10%
Лукойл зависит от объемов выборки до 40% выше среднего быстрое обслуживание более 3000 заправок в РФ и за рубежом от 0,8 до 5%
Вездеход
ППР (Петрол Плюс)
до 10% до 30% зависит от АЗС зависит от АЗС более 11 000 заправок в РФ зависит от АЗС
Газпром индивидуальная до 10% достойное не на всех АЗС есть туалет 486 АЗК в России часто
Masters отсутствует от 10 до 30% зависит от АЗС зависит от АЗС более 12 000 станций в РФ и СНГ зависит от АЗС
Псковнефтепродукт отменена фиксированная цена без нареканий вежливый персонал базовые АЗС в ЦФО и СЗФО редко
Татнефтепродукт гибкая до 18% много жалоб медленное обслуживание более 1000 станций по всей России встречается
Нефтьмагистраль бонусная до 25% без нареканий отличный 4000 заправок, включая партнеров от 3 до 5,1%
Роснефть 5% до 25% приемлемое хамство персонала 4737 станций в РФ от 1,8 до 15%
Neste предусмотрена возмещение НДС есть плохие отзывы достойный 249 АЗС в РФ, Литве, Эстонии, Латвии часто
TES отсутствует зависит от объема приобретаемого топлива много жалоб отличное кафе Республика Крым редко
EKA гибкая возмещение НДС среднее хамство персонала Москва и Московская область от 2,3 до 10%
Ирбис зависит от объемов выборки начисление бонусов много негативных отзывов выше среднего 4500 АЗС по России, включая партнеров встречается
КНП индивидуальная зависит от расходов есть сообщения о примесях средний Красноярский край, Республика Хакасия часто до 10%
E100 гибкая возврат НДС зависит от АЗС зависит от АЗС более 14 000 заправок в Европе и Азии зависит от АЗС
Atan индивидуальная зависит от расходов есть плохие отзывы выше среднего Республика Крым часто
Aris имеется зависит от условий оплаты выше среднего хорошее кафе обширная сеть АЗС редко
OKKO предусмотрена зависит от условий оплаты без нареканий отличный более 400 АЗК на Украине встречается
ТАИФ-НК отсутствует зависит от объема потребления много жалоб хороший Татарстан, Удмуртия, Кировская, Ульяновская, Самарская области редко
Сканойл гибкая кредитная линия зависит от АЗС зависит от АЗС 3554 станции в РФ, Беларуси, Казахстане зависит от АЗС
Газпромнефть до 10% зависит от схемы расчета приемлемое медленное обслуживание Россия и страны СНГ от 2,8 до 16%
Газойл предусмотрена фиксированная цена без нареканий вежливый персонал 187 станций в СФО встречается
GPC Rus индивидуальная зависит от расходов зависит от АЗС зависит от АЗС более 12 000 станций по России зависит от АЗС
Руспетрол имеется 20-30% зависит от АЗС зависит от АЗС широкая сеть АЗС зависит от АЗС
Compas до 3% или 40 коп. с литра возврат НДС зависит от АЗС зависит от АЗС Роснефть, Башнефть, Газпром, АТАН, ТНК, Прогресс зависит от АЗС

Рейтинг ТОП-5 топливных карт для юрлиц

Универсальных, идеальных вариантов для всех компаний нет.

  1. «Газпромнефть» для заправки на 1500 станциях по РФ. Топливо имеет гарантированно высокое качество, число карт может быть любым. Скидка для юридических лиц рассчитывается индивидуально и доходит до 10%.
  2. Продукты от «Лукойл», охватывающие 2500+ российских АЗС и 1200+ европейских. Топливо – строго премиум-категории. Программы – классическая и транзитная, различаются размерами бонусов.
  3. Карта «Роснефть» дает максимальную зону покрытия АЗС в крупных городах, на трассовых заправках. Станций – 6000+, топливо – евро-4, евро-5, «Пульсар», «Фора». Действует собственное мобильное приложение «РН-Карт».
  4. Petrol Plus – российский оператор, занимающий лидирующие позиции в своем сегменте. Клиенты заправляются на более чем 13 000 АЗС. Продукты – «Бизнес Card», «Вездеход», «Спринтер Ultra», «Транзит Card Ultra».
  5. Masters – карты для юридических лиц процессинговой компании принимают 12 000 заправок. Цена зависит от пакета услуг, предоставляются кредиты под гарантию. Скидки рассчитываются с учетом закупочных сумм.

Покупка и оформление

Юрлицу, желающему стать корпоративным клиентом, необходимо заключить договор на обслуживание с сетью АЗС и запустить процессинг топливных карты. В зависимости от выбора конкретной организации этапы оформления могут отличаться:

  1. Выберите организацию.
  2. Оставьте заявку онлайн либо посетите офис компании лично.
  3. Передайте необходимые документы и подпишите договор на обслуживание.
  4. Получите набор карт и информацию для работы с личным кабинетом (логин, пароль, коды доступа, пр.).

Необходимые документы:

  • свежая выписка из ЕГРЮЛ (сделанная до 1 месяца назад);
  • учредительные документы на организацию.

В среднем предоставление услуг становится возможным в течение 1-4 дней. Подробные сроки вам сообщит менеджер выбранной организации.

Какая топливная карта самая лучшая?

Что выбрать – карту от сети АЗС или процессингового центра? Это разные типы компаний, каждая имеет определенные принципы работы.

Если рассуждать логически, то заправочная сеть продает топливо, а иногда и производит, когда речь идет о крупных брендах. Разработкой карточных продуктов обыкновенно занимается маркетинговый отдел. Цель такой компании прежде всего – продавать топливо. Улучшать и обновлять карточный продукт и одновременно оказывать услуги бизнесу в такой компании бывает просто некому. Но это всего лишь предположение.

Процессинговый центр собирает разные предложения от сетей заправок и предлагает высокий уровень сервиса. Улучшение продуктов для существующих клиентов происходит постоянно. Большой плюс компаний-агрегаторов в том, что они предоставляют единые (универсальные) карты, которыми можно воспользоваться на нескольких АЗС.

Выбирая выгодный продукт, учитывайте следующее:

  1. Стоимость самих пластиковых карт и обслуживания, наличие бонусов, скидок, акций. Эти параметры определяют текущие расходы юридического лица и, соответственно, экономию. Сравните тарифы разных операторов и сделайте выводы.
  2. Риск блокировки. При использовании карты он есть, основные последствия – простои и финансовые потери. Тут будет полезным наличие опции оплаты ГСМ в кредит.
  3. Репутация эмитента топливной карты. Доверять курирование бизнес-процессов нужно проверенным игрокам рынка.
  4. Качество сервиса – под ним подразумевается ряд моментов. Основные – заблаговременное и корректное выставление счетов, наличие адекватной поддержки, грамотность персонала. Поищите отзывы о выбранной компании.
  5. Сеть заправочных станций должна определять достаточное для вашей компании покрытие по нужным направлениям дорог.

Лучшая заправочная карта – та, которая максимально закрывает потребности организации и оказывает необходимый сервис.

Видео: Особенности использования топливных карт.

Остались вопросы, или все еще не определились с выбором? Изучите представленные на нашем сайте обзоры и примите правильное решение. Найти обзоры всех карт для юрлиц можно по метке.

Приобретение ГСМ по безналичному расчету

В настоящее время многие топливные компании осуществляют реализацию топлива с заправочных станций как за наличный, так и безналичный расчет. Организации с большим парком автотранспортных средств выбирают последний вариант, так как при нем значительно упрощаются документооборот по приобретению ГСМ и расчеты с поставщиками. В статье уделено внимание особенностям безналичных расчетов, бухгалтерскому учету и налогообложению.

Безналичная форма расчетов за топливо имеет ряд преимуществ по сравнению с покупкой ГСМ за наличные. Во-первых, организации не нужно получать из банка денежные средства для работника и оформлять кассовые документы на их получение и выдачу. Во-вторых, такая форма расчетов позволяет автотранспортной компании контролировать использование средств на приобретение топлива. Меньше проблем и с возмещением НДС, так как поставщик вместе с документами на отпуск топлива выдает покупателю счет-фактуру, подтверждающую право налогоплательщика на вычет налога (п. 1 ст. 169 НК РФ). Наиболее распространенными на практике формами безналичных расчетов являются расчеты с поставщиком по талонам и топливным картам.

Приобретение ГСМ по талонам

Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает с топливной компанией договор купли-продажи, которая обязуется заправлять автомобили заказчика через собственную сеть АЗС. В договоре указываются порядок расчетов (размер предоплаты), пункты заправки и иные существенные условия. При этом в связи с постоянным ростом цен стоимость топлива, как правило, в договоре не указывается, стороны согласуют ее в дополнительных соглашениях.

Талоны на бензин покупателем приходуются по накладной на ГСМ, а их выдача фиксируется в ведомости учета талонов, в которой расписываются водители при их получении. Выдачу талонов также следует отметить в разделе путевого листа «Движение горючего», в котором техник или начальник гаража обязан указать не только количество горючего, но и серии и номера талонов на топливо (п. 10.1 Порядка изготовления, учета, заполнения и обработки путевого листа грузового автомобиля) <1>. Если использованы не все выданные талоны, то в этом же разделе путевого листа следует указать количество сданных водителем неиспользованных талонов. Возникает вопрос: на каком счете бухгалтеру нужно учитывать талоны на топливо?

<1> Приложение N 7 к Инструкции Минтранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Ряд экспертов высказывают мнение, что в случае если право собственности на ГСМ переходит в момент приобретения талонов, имеющих стоимостное выражение, то их нужно учитывать на счете 10 «Материалы». Однако, как правило, в договорах с топливной компанией предусматривается переход права собственности на бензин в момент заправки транспортных средств, а не в момент передачи талонов. Поэтому такая ситуация на практике встречается нечасто. Кроме того, учитывать талоны на счете 10 некорректно с точки зрения п. 2 ПБУ 5/01: имущество, может учитываться в составе МПЗ в том случае, если оно используется в качестве сырья, материалов при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг). Талоны в данном случае являются средством осуществления расчетов за приобретаемые материалы, не более.

По мнению автора, для учета талонов, в которых указаны количество бензина и его стоимость, согласно Плану счетов <2> целесообразно использовать субсчет 50-3 «Денежные документы», открытый к счету 50 «Касса». На этом субсчете талоны учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение, то есть по стоимости топлива, которое можно на них приобрести. До выдачи диспетчеру или непосредственно водителям такие документы можно хранить в кассе организации.

<2> Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкции по его применению».

Аналитический учет талонов ведется по видам и количеству отпускаемого топлива.

Пример 1. ООО «Перевозчик» заключило с топливной компанией договор купли-продажи ГСМ. По условиям договора необходимо перечислить аванс в размере 30 000 руб., после чего покупателю выдаются талоны на заправку 20 л бензина марки А-80 (стоимостью 300 руб.). На месяц получено 100 талонов, из них в подотчет водителям выданы 75, из которых использованы только 50. На стоимость отпущенных ГСМ топливной компанией предоставлен акт и счет-фактура.

В бухгалтерском учете ООО «Перевозчик» будут сделаны следующие проводки.

Дебет Кредит Сумма,
руб.
Произведена предоплата за талоны 60 51 30 000
Оприходованы топливные талоны 50-3 60 30 000
Выданы талоны водителям 71 50-3 22 500
Отражена стоимость топлива, залитого
в баки автомобилей
(300 руб. х 50 тал. х 100% / 118%) <*>
10 71 12 712
Отражена предъявленная поставщиком
сумма НДС со стоимости отпущенного
топлива
(300 руб. х 50 тал. х 18% / 118%) <**>
19 71 2 288
Принята к возмещению сумма НДС
поприобретенному топливу
68 19 2 288

<*> Талоны, которые не использованы водителями, учитываются в составе задолженности подотчетных лиц до момента их использования.
<**> Расчеты по талонам не освобождают АЗС от выдачи покупателю кассового чека. Эти чеки прилагаются к авансовому отчету водителя, который указывает в нем осуществленные расходы на приобретение бензина.

Нередко при расчетах за ГСМ используются талоны, в которых указывается только количество топлива, которое на них можно приобрести. В этом случае согласно Плану счетов их нужно учитывать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке. Порядок бухгалтерского учета расчетов по таким талонам будет следующим.

Пример 2. Изменим условия предыдущего примера. Допустим, что ООО «Перевозчик» выданы талоны на приобретение 20 л бензина А-80, а их стоимость в условной оценке составляет 200 руб. Согласно отчету топливной компании за месяц залито в баки автомобилей 1000 л бензина на общую сумму 16 000 руб. (по 16 руб. за литр).

В бухгалтерском учете ООО «Перевозчик» будут сделаны следующие проводки.

Дебет Кредит Сумма,
руб.
Произведена предоплата за талоны
на топливо
60 51 30 000
Оприходованы топливные талоны
(200 руб. х 100 шт.)
006 20 000
Выданы талоны водителям
(200 руб. х 75 шт.)
006 15 000
Отражена стоимость топлива, залитого
в баки автомобилей
(1000 л х 16 руб/л х 100% / 118%)
10 60 13 560
Отражена предъявленная поставщиком
сумма НДС со стоимости отпущенного
топлива
(1000 л х 16 руб/л х 100% / 118%)
19 60 2 440
Принята к возмещению сумма НДС
по приобретенному топливу
68 19 2 440

Приобретение ГСМ по топливным картам

Порядок расчетов по топливным картам с поставщиками ГСМ устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов и т.д.).

Топливная карта позволяет фиксировать только количество и вид приобретенного топлива, а не его стоимость, при этом нередко многие топливные компании предоставляют ее бесплатно. Поэтому вряд ли есть смысл учитывать ее на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», ведь она выдается водителям не на один раз, пользоваться ею приходится постоянно. В целях контроля и сохранности выданных карт организация может выдавать их водителям под роспись в ведомости учета приема и выдачи топливных карт. В ней фиксируются реквизиты топливной карты, дата ее выдачи (возврата), ФИО водителей.

Если за карту взимается плата, то фактические затраты на ее приобретение следует включить в стоимость приобретаемых материально-производственных запасов (п. 5 ПБУ 5/01) <3>. На практике многие предприятия учитывают такие затраты в составе прочих эксплуатационных расходов, применяя нормы п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 <4>. По мнению автора, такой поход нарушает общую методологию оценки активов организации, основной принцип которой — достоверная оценка приобретаемого имущества (п. 1 ст. 11 Закона 129-ФЗ) <5>. Аналогичный порядок следует применять и при налогообложении прибыли. Так как в ст. 264 НК РФ в числе прочих такие затраты не поименованы, поэтому согласно ст. 254 НК РФ их нужно учитывать в составе материальных расходов.

<3> Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н.
<4> Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
<5> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В бухгалтерском учете для отражения операций по приобретению ГСМ по топливным картам нет смысла использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», так как ни деньги, ни денежные документы водителю не выдаются. Все расчеты по приобретению топлива учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Пример 3. Допустим, что ООО «Автоснаб» заключило с топливной компанией соглашение о заправке автомобилей на условиях безналичной оплаты. Для этого предприятие перечислило предоплату за ГСМ в размере 20 000 руб. и приобрело топливные карты в количестве 10 шт. стоимостью 500 руб. (в том числе НДС — 76 руб.). По акту топливной компании за месяц с АЗС отпущено:

  • 700 л бензина марки А-80 стоимостью 15 руб. за литр;
  • 400 л бензина марки А-92 — 17 руб. за литр.

Рассчитаем количество и стоимость бензина, залитого в баки автотранспортных средств. Количество бензина за месяц составит 1000 литров (700 + 400), а его стоимость — 17 300 руб. (700 л х 15 руб/л + 400 л х 17 руб/л).

В бухгалтерском учете ООО «Автоснаб» будут сделаны следующие проводки.

Дебет Кредит Сумма,
руб.
Произведена предоплата за топливо
и приобретение топливных карт
60 51 20 000
Включены в стоимость МПЗ затраты
на приобретение топливных карт
(500 руб. х 10 шт. х 100% / 118%) <*>
10 60 4 237
Отражена предъявленная по приобретенной
топливной карте сумма НДС
(500 руб. х 10 шт. х 18% / 118%)
19 60 763
Отражена стоимость топлива, залитого
в баки автотранспортных средств
(17 300 руб. х 100% / 118%)
10 60 14 660
Отражена сумма НДС со стоимости
отпущенного топлива
(17 300 руб. х 18% /118%)
19 60 2 640
Принята к возмещению сумма НДС
по приобретенному бензину и топливным
картам (763 + 2640) руб.
68 19 3 403

<*> В связи с тем что темой статьи является учет расчетов по приобретению ГСМ, в примере рассматривается упрощенный вариант учета затрат, связанных с приобретением топлива, — на субсчете «Топливо» счета 10, без применения счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Несмотря на то что такой порядок учета избавляет работника от обязанности составления авансового отчета, ему следует уделить внимание отчету о движении топлива (если в путевом листе недостаточно информации о приобретении и расходовании ГСМ). Такой отчет держателя топливной карты будет необходим при проведении сверки расчетов с топливной компанией по фактически отпущенному топливу.

В случае расхождений по вине поставщика необходимо уточнить сумму задолженности организации и отразить ее в учете (обязательство перед топливной компанией показывается исходя из количества топлива, залитого в бак, согласно отчету держателя карты). Если недостача топлива выявлена по вине водителя, то организация вправе принять решение о взыскании суммы недостачи топлива с виновного лица <6>.

<6> Трудовым кодексом установлена обязанность работника возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя. Размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).

Отчет держателя топливной карты и акт о фактическом отпущенном количестве топлива являются теми документами, на основании которых в учете отражается приобретение топлива. Однако, как правило, эти документы представляются только по окончании месяца, когда производится сверка расчетов и выставляется счет на предоплату ГСМ за следующий месяц. Иными словами, данные о ежедневном количестве и стоимости приобретенного топлива к бухгалтеру попадают только по окончании месяца. Возникает вопрос: правомерно ли в этом случае учесть в составе МПЗ все топливо единовременно на отчетную дату?

Для ответа на этот вопрос обратимся к Закону N 129-ФЗ. Своевременная регистрация всех хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета — одно из основных требований Закона. Однако реализовать его можно на основании первичных учетных документов, которые должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Следуя положениям законодательства, можно сделать вывод, что отчет держателя топливной карты и акт об отпущенном количестве ГСМ являются теми оправдательными документами, которые должны содержать информацию о ежедневном движении топлива в количественном и стоимостном выражении. На основании таких сведений бухгалтер должен «восстановить» в учете движение ГСМ по датам в хронологическом порядке за весь прошедший месяц.

Учитывая трудоемкость такого подхода, многие предприятия, приобретающие ГСМ по топливным картам, на практике пренебрегают требованиями Закона N 129-ФЗ, приходуя и списывая топливо двумя операциями по окончании месяца. Особенно такой порядок удобен, когда путевой лист, на основании которого списывается ГСМ, оформляется не ежедневно, а раз в месяц. С учетом последних разъяснений финансового ведомства такой порядок применим, если он позволяет организовать учет отработанного времени водителей и расхода ГСМ (Письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77).

Однако применим ли он для транспортных предприятий, в которых водители работают в условиях ненормированного рабочего дня и за неделю (смену) могут сменить не один автомобиль? Очевидно, что таким вариантом учета ГСМ могут воспользоваться только небольшие транспортные фирмы. Крупным автохозяйствам следует вести оперативный учет приобретения ГСМ на основании представляемых поставщиком топлива отчетов об отпуске топлива. Только в этом случае предприятие будет обладать всей необходимой информацией о движении топлива.

В заключение напомним, что независимо от порядка расчетов за топливо организация должна учитывать ГСМ по фактическим затратам на его приобретение (п. 5 ПБУ 5/01). В них включаются суммы, уплачиваемые поставщику ГСМ, а также иные расходы, связанные с его приобретением (например, плата за обслуживание топливной карты, информационное сопровождение). Для целей налогообложения порядок оценки материально-производственных запасов аналогичен вышеизложенным правилам бухгалтерского учета: стоимость ГСМ определяется исходя из цены его приобретения (п. 2 ст. 254 НК РФ). В соответствии с изменениями, внесенными Законом N 58-ФЗ, перечень затрат с 2005 г., которые можно учесть в стоимости ГСМ, является открытым. Иными словами, в стоимости топлива при налогообложении учитываются все затраты, связанные с его приобретением, при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Во избежание разногласий с налоговиками организации не стоит пренебрегать данными требованиями.

А.В.Авдеев

Эксперт журнала

«Транспортные услуги:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Приобретение ГСМ через подотчетное лицо по безналичному расчету подразумевает использование корпоративной карты. Для данного способа характерны все те же особенности, что и приобретение за наличные по розничному договору купли-продажи:

  • необходимость авансового отчета об использованных средствах;
  • невозможность принять к вычету и в налоговых расходах выделенный в кассовом чеке НДС.

Но, обо всем по порядку.

>Пошаговая инструкция

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера.

Перечисление на корпоративную карту

Пополнение корпоративного расчетного счета оформите документом Списание с расчетного счета с видом операции Перевод на другой счет организации в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 55.04 Кт 51 — перечисление средств на корпоративную карту.

Оплата поставщику с корпоративной карты

Оплату с корпоративной карты отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Заполнение документа:

  • Получатель — держатель корпоративной карты (подотчетное лицо);
  • Назначение платежа — расшифровка платежа с выписки банка по корпоративной карте.

До тех пор, пока сотрудник не представит документы, подтверждающие расходы, все списания с корпоративной карты отразите по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» как суммы, выданные под отчет.

Документ формирует проводки:

  • Дт 71.01 Кт 55.04 — списание денежных средств с корпоративной карты.

Вторую оплату по корпоративной карте оформите аналогично.

Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

Авансовый отчет сотрудника оформите документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Авансовые отчеты — кнопка Создать.

Рассмотрим особенности заполнения документа Авансовый отчет по данному примеру.

Склад — место хранения ГСМ. В данном примере это будет бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в автомобиль. Поэтому в справочник Склады вводится аналогичное наименование места хранения ГСМ.

На вкладке Авансы укажите ранее выданный аванс, в данном случае операции списания денежных средств с корпоративной карты.

На вкладке Товары укажите:

  • Документ (расхода) — первичные документы, на основании которых приходуются ГСМ, в нашем примере это кассовый чек (чек ККТ);
  • Номенклатура — наименование ГСМ из справочника Номенклатура.

Если в чеке ККТ НДС выделен отдельной строкой:

  • Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ;
  • Флажок СФ не устанавливается;
  • Реквизиты счета-фактуры не заполняются, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.

Документ формирует проводки:

  • Дт 10.03.1 Кт 71.01 — ГСМ по авансовому отчету.
  • Дт 19.03 Кт 71.01 — НДС по авансовому отчету.
  • Дт 91.02 Кт 19.03 — списание НДС на прочие расходы.
  • Дт НЕ.01.9 — расходы, не учитываемые в НУ.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т.ч. документа Авансовый отчет. В 1С используется Авансовый отчет по форме АО-1.

Заполненный документ можно распечатать по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) из документа Авансовый отчет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *