Сотрудника забыли включить в СЗВ-М — что делать?

СЗВ-М — забыли сотрудника при формировании отчета — такое может случиться при некоторых сбоях в учетной системе или при сборе информации. В нашей статье разберемся, что же делать в этом случае.

Форма СЗВ-М

Порядок действий, если сотрудника не отразили в отчете

Итоги

Форма СЗВ-М

В феврале 2016 года правление ПФР ввело новый вид отчетности — СЗВ-М. Первым отчетным периодом стал апрель текущего года, за который мы отчитались в мае. Расшифровывается эта аббревиатура как «сведения о застрахованных лицах». «М» означает, что сдавать ее необходимо ежемесячно. В этом году, в соответствии с требованиями законодательства, мы сдаем отчет до 10-го числа каждого месяца. В 2017 году сроки сдвинутся — отчет нужно будет сдавать до 15-го числа каждого месяца, следующего за отчетным.

В указанном документе работодатель (организация или ИП) представляет данные по каждому застрахованному сотруднику, с которым заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Перечень граждан, которые признаются застрахованными лицами, указан в п. 1 ст. 7 закона «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» от 15.12.2001 № 167-ФЗ В частности, это российские граждане, работающие по трудовым договорам, исполнители по договорам ГПХ, договорам авторского заказа либо авторы произведений, получающие вознаграждения.

То есть сдавать форму СЗВ-М необходимо как на штатных сотрудников, работающих полный рабочий день, так и на людей, привлекаемых к работе периодически. Причем факт ежемесячного начисления или неначисления заработной платы не будет влиять на появление фамилии сотрудника в отчете. Для отчета требуются только оформленные договорные отношения.

ВАЖНО! Отчет не сдают ИП, адвокаты, нотариусы на самих себя.

Подробнее об отчете СЗВ-М читайте в нашей рубрике «СЗВ-М».

Порядок действий, если сотрудника не отразили в отчете

Иногда возможны ситуации, когда действующего сотрудника по каким-либо причинам не включили в отчет. Например:

• сотрудник был уволен 1-го числа отчетного месяца;
• трудовой договор был заключен в последний день месяца, когда отчет СЗВ-М уже был сдан;
• сотрудник находится в длительном неоплачиваемом отпуске либо отпуске по уходу за ребенком;

Подробнее о необходимости сдачи СЗВ-М по такому сотруднику читайте в материале «Нужно ли включать в отчетность СЗВ-М декретниц?».

• сотрудник работает по договору ГПХ и получает вознаграждение за объем выполненных услуг, то есть, возможно, не каждый месяц.

Во всех этих случаях трудовой или гражданско-правовой договор действовал в отчетном периоде, следовательно, фамилия работника должна была попасть в список.

ВАЖНО! А вот если в текущем месяце были выплачены какие-либо суммы людям без заключенных договоров (например, вознаграждение бывшим сотрудникам по случаю какой-либо юбилейной даты), то этих людей в отчет включать не надо.

Что же делать бухгалтеру при обнаружении такой ошибки?

В СЗВ-М предусмотрен признак «доп» — форма с этим признаком подается для информирования ПФР о неточностях в уже поданном отчете.

То есть при обнаружении забытого сотрудника необходимо:

• сформировать новый отчет;
• в разделе 3 указать признак «доп»;
• в разделе 4 указать сведения ТОЛЬКО на забытого сотрудника (Ф. И. О., СНИЛС, ИНН — при наличии).

Сдать дополняющую форму рекомендуется сразу при обнаружении неточностей, но в любом случае до сдачи нового отчета за следующий период.

Обо всех случаях, когда нужна сдача дополняющего отчета, читайте в нашей статье «В каких случаях дополняющая СЗВ-М сдается в ПФР?».

В противном случае предприятию может грозить штраф в размере 500 руб. за каждого неуказанного работника.

Итоги

Если после сдачи отчета вы обнаружите сотрудника, не включенного в список работающих на предприятии, пугаться не стоит. Как мы выяснили, исправить эту ошибку достаточно просто, главное — не затягивать со сдачей дополнительного отчета.

Как избежать штрафа за невключение в СЗВ-М работника?

Здравствуйте, уважаемые коллеги!
У меня похожая ситуация — не включила в отчет за апрель одно физ.лицо, с которым заключен гражданско-правовой договор.
При подготовке отчета за май наткнулась на эту ошибку и сердце остановилось… Ничего не оставалось делать как отправить одновременно с исходной формой отчета за май отчет за апрель с признаком «доп» и ждать штрафа.
Пенсионный фонд не заставил себя ждать и уже 9 июня мне пришел акт камеральной проверки, по итогам которой предлагалось привлечь мою организацию к штрафу по ч.4 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ в размере 500 рублей.
Пока я писала возражения по этому акту, особо не надеясь на отмену либо уменьшение финансовых санкций, мне позвонил сотрудник фонда и сказала, что по ТКС отправлено письмо об отмене Акта. Не поверив своим ушам, я спросила, на каком основании ПФР отменил акт. Сотрудник фонда сказала, что им пришло внутреннее распоряжение, в котором сказано, что в случае предоставления только дополняющих сведений штрафные санкции к работодателям не применять (вот только не уточнила, за какой месяц). Этой новости я была несказанно рада. Реквизиты письма, конечно же, мне не назвали, т.к. распоряжение внутреннее, но письмо с отменой акта я из «Контур-Экстерн» распечатала и вздохнула спокойно.
Возможно, автору темы нужно уточнить в своем отделении ПФР насчет штрафа за подачу дополняющей формы СЗВ-М. Очень надеюсь, бухгалтер в декрете, что Вам так же «повезет» как и мне.

>Инструкция: как заполнить дополняющую форму СЗВ-М

Виды отчета

Существуют три типа:

• исходная (первоначальная);
• дополняющая (некоторые ошибочно называют ее дополнительная форма СЗВ-М);
• отменяющая.

Исходная сдается в ПФР ежемесячно по всем работникам. Отменяющая или дополняющая необходимы в следующих ситуациях:

• если включили не всех, то заполняются «доп» сведения;
• если кого-то надо убрать — «отмн» сведения.

Ключевые правила по исправлению СЗВ-М

В 2019 году исправлять ошибки в отчетности разрешено:

• по собственной инициативе;
• по указанию ПФР.

Если самостоятельно выявили неточность, сразу направьте корректирующую информацию в ПФР. Сделать это разрешено, только если получено уведомление, что отчет принят Пенсионным фондом, и срок сдачи (15 число месяца) не истек.

Если ошибку нашел ПФР, дается 5 рабочих дней, чтобы подать форму с точной информацией. Исправить без штрафа получится только те ошибки, на которые указал контролер. За остальные накажут штрафом.

Что указывать в дополняющей форме

Отчет утвержден Постановлением ПФ РФ № 83п от 01.02.2016. В нем работодатель указывает личные данные работников, которые состоят в трудовых отношениях или оказывают услуги (выполняют работы) по договорам гражданско-правового характера (ГПХ):

• Ф.И.О. — фамилия, имя, отчество;
• ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика;
• СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счета.

ВАЖНО! Если в организации нет работников, получающих выплаты, то нулевой отчет не сдают. Формат не предусматривает пустого документа.Если выплаты получает только учредитель, то данные предоставляют на него.

Инструкция по заполнению дополняющей СЗВ-М

В исходную включают всех работников, с которыми заключены договоры: трудовые или гражданско-правового действия. Если не все работники организации попали в отчет, подайте дополняющую. Сюда включите только тех, которых забыли добавить, дублировать исходную не нужно. Если указали неправильный ИНН, то подайте сведения с кодом «отмн», где продублируйте данные первичного отчета, и сразу же второй с кодом «доп», где укажите уже верные данные.

Вот инструкция, как заполнить дополняющую форму СЗВ-М, на примере: бухгалтер ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» заполнил и отправил данные за июль 2019 года в ПФР. Через 3 дня обнаружил ошибку: не включил сотрудника Симонову Викторию Викторовну. Бухгалтер составил дополняющую СЗВМ на забытого сотрудника.

Шаг 1. Указываем реквизиты страхователя:

• номер страхователя в ПФР;
• наименование организации;
• ИНН и КПП организации.

Шаг 2. Указываем период, за который подаются добавочные сведения. В нашем примере это июль 2019 года.

Шаг 3. Отражаем тип, в нашем случае — это «доп».

Шаг 4. В заключительный раздел включаем личные данные работников, на которых подается документ. Остальных, которые были включены в исходную форму, бухгалтер повторно не указывает.

ВАЖНО! Если нет данных об ИНН, то поле оставьте пустым (п. 2.2 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ от 01.04.1996). Та же позиция отражена в разделе IV прил. 2 Приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Перечень документов, требуемых при оформлении трудовых отношений, указан в ст. 65 ТК РФ.>Заполненный образец дополняющей формы на 2020 год

Срок сдачи

По общим правилам, сведения сдают ежемесячно, до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Для дополняющего отчета сроки сдачи не закреплены правовой нормой. Сдавайте «доп» сразу, как обнаружили ошибку. Если организация обнаружила ошибку и исправила до момента, когда ее обнаружит ПФР, то штрафа не будет.

Для уточнения после получения протокола из ПФР страхователь должен в течение 5 рабочих дней подать достоверные сведения. В этом случае штрафа тоже не будет.

Штраф ПФР выпишет, если обнаружит, что не все данные включены в отчет. Сумма штрафа — 500 рублей за каждое не указанное физлицо.

Как сдать отчет

Возможны два варианта, как подать дополняющую форму СЗВ-М:

• на бумаге;
• в электронном виде.

Предоставить сведения в бумажной форме разрешено только тем организациям, у которых в отчет включены не более 24 сотрудников.

Если их 25 и более, предоставьте в электронном виде. За нарушение этого правила (сдачу СЗВ-М на бумаге) страхователя оштрафуют на 1000 рублей (ч. 4 ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Отчет по форме СЗВ-М — как кость в горле бухгалтера. Составить его нетрудно. Основная трудность — не забыть его отправить. Ведь делать это надо каждый месяц. Кажется, только вчера сдал отчет, не успеешь оглянуться — а уже подошел срок сдачи следующего. И так по кругу из месяца в месяц.

Не удивительно, что иногда даже самые ответственные бухгалтеры могут закрутиться и забыть про СЗВ-М.

Примерно такая история произошла с участницей группы «Красный уголок бухгалтера» на Фейсбуке. Отчет за август был составлен и даже якобы отправлен. Но как выяснилось позже, отправка не состоялась. Что-то пошло не так, интернет заглючил, отчет остался в неотправленном виде, а бухгалтер, по привычке делая все на автоматизме, не проконтролировал этот процесс.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Когда выдалось свободное время, бухгалтер открыл программу отправки отчетности и обнаружил пренеприятный сюрприз.

В СЗВ-М фигурируют 13 человек, значит штраф за позднюю сдачу составит 6500 рублей. Обидно…

Между тем коллеги в «КУБе» делятся советами из личного опыта по снижению штрафа.

Вот действенный «рецепт»:

Ждёте требование ПФР. Не платите. В картотеке арбитражных дел отслеживаете, когда ПФР потребует от суда судебный приказ на уплату. Отзываете судебный приказ. Ждёте суда в обычном порядке. Подаёте ходатайство о снижении в 10 раз. Всегда работает, пошлина 2000. Как выяснилось в ходе обсуждения этого поста, многие коллеги становились жертвами своей забывчивости. Бухгалтеры не любят СЗВ-М вовсе не за сложность его составления (ничего сложного в нем нет), а за периодичность сдачи.

А вы когда-нибудь получали штраф за опоздание со сдачей СЗВ-М?

Напомним, сейчас штраф за СЗВ-М накладывают через суд. Но суды и так перегружены. Недавно Минтруд начал подготовку нормативного акта, который внесет поправки в порядок наложения штрафов за СЗВ-М. Текст проекта пока не опубликован. Как только текст разместят, мы расскажем вам о новой задумке Минтруда.

Дополняющая форма СЗВ-М, будет ли штраф

В РФ обязательно необходимо подавать в уполномоченные органы заполненную форму СЗВ-М. За несвоевременную подачу грозит штраф. Дополняющая форма СЗВ-М — будет ли штраф?

СЗВ-М — что это?

В Пенсионный фонд Российской Федерации нужно сдавать несколько специальных форм (напрямую либо через электронные средства связи). Среди них находится и СЗВ-М. ПФР установлен образец, заполняемый в организации и сдаваемый в установленный срок (в образец не раз вносились изменения и дополнения из-за многочисленных ошибок).

На сегодняшний день существует форма, которая заполняется через специальную программу, а старая уже не принимается уполномоченным органом. Программу необходимо постоянно обновлять во избежание недочетов и указании устаревших данных. Только с актуальным программным обеспечением получается именно та СЗВ-М, отменяющая штраф. При заполнении формы следует учитывать:

• реквизиты самого страхователя;
• обязательное указание временного периода (месяца);
• указание факта (дополняющая форма, отменяющая итак далее;
• указание сведений о всех застрахованных лицах организации;
• подпись Генерального директора;
• печать организации.

  Застрахованные лица

В шапке обязательно должно стоять, что это за бланк, а также кем, когда он был утвержден. Без таких данных документ не будет иметь юридической силы. ВАЖНО! После заполнения всех полей нужно в обязательном порядке все перепроверить очень внимательно на наличие ошибок. Так как переделка займет дополнительные силы и время. Поэтому, перед подачей в ПФР нужно скорректировать ошибки СЗВ-М во избежание штрафа.

Застрахованные лица в 1С

Как добавить сотрудника?

Корректировка СЗВ-М: добавить сотрудника без штрафа возможно. Форма предусматривает дополнительную функцию, когда можно вернуть упущенного работника и заполнить документ правильно. Очень частые ошибки, совершаемые бухгалтерами — это:

1. Вовремя не сдана заполненная форма;
2. Работник (один или несколько) были пропущены в документе;
3. Была допущена 1 или более ошибок, подлежащих исправлению.

Работник же может быть не включен в общий список по следующим причинам:

• Увольнение пришлось на 1 число месяца;
• Трудовой договор был заключен в последний рабочий день месяца, когда форма была уже сдана;
• Не попал по иным причинам (по ошибке не указали и так далее).

Штраф за корректировку СЗВ-М не будет, если все данные будут исправлены и дополнены в назначенный срок. Поле 3 содержит наименования, среди которых можно выбрать, что сведения дополнительные. А внизу есть таблица, куда идут застрахованные сотрудники, не включенные в предыдущий документ. 1 С легок в использовании, а поэтому бояться нечего, если все учесть и заметить вовремя. Документация сдается в государственные органы в двух видах:

• Письменном;
• Электронном.

Поэтому, при подаче дополнительной СЗВ-М штрафа за дополняющие сведения может и не быть. Главное здесь наблюдать: пришлет ПФР запрос на уточнение или же не пришлет. После этого, нужно очень внимательно проверить страховой стаж работающих, а также их данные, внесенные в программу (даже если это не 1С). Все абсолютно программы и электронные системы рано или поздно дают сбои.

Постоянно необходимо проводить проверку внесенных данных, а также исправность самой системы. Если возникают подозрения на возможность потери каких-либо сведений и информации, нужно незамедлительно вызывать мастера, а все данные сохранять в виде архивной копии на материальный носитель. И никогда об этом не нужно забывать.

Трудовой стаж застрахованных лиц

Сложно ли заполнить отчет?

Нет, совсем не сложно. Отчет заполняется и ИП, и организациями, у которых трудятся работники по официальному трудовому договору либо гражданско-правовому. Существует ограничение: если в организации более 25 работающих, то отчет сдается в только в электронном виде с ЭЦП. Специальный бланк утвержден Правительством Российской Федерации. А поэтому, имеет обязательные реквизиты:

• Ф.И.О. застрахованного;
• Данные страхователя;
• СНИЛС и ИНН;
• Дата и печать.

Все вышеперечисленное располагается в таблице. После фамилии, имени и отчества застрахованного идет комбинация чисел (11), которые выражают уникальный номер. СЗВ-М дополняющая форма — штраф в 2018 году: оштрафовать могут, если не убрать из нее предыдущие ошибки. Среди них может быть, к примеру, ошибка в указании СНИЛС. Тогда отчет обязательно вернут и пришлют постановление об правонарушении.

Так как этот документ обязателен по закону для написания его в данной форме. Подается он ежемесячно (обычно не позднее 15, 16 или 17 числа). За неоплаченный СЗВ-М штраф за дополняющие сведения может дополниться новыми. Сумма возрастает в разы, если в установленный срок не заплатить ее. Существуют и другие административные взыскания на бухгалтера и иных должностных лиц (от 300 до 500 рублей).

Они взимаются за грубые ошибки, допущенные в отчете. Существует правило, которое гласит, что даже при приостановлении деятельности организации такой документ должен быть подан в государственный орган. Он зовется нулевым. Не подается только в случаях, когда:

• Если не имеется в наличии работающих по гражданско-правовому договору либо по трудовому договору;
• Имеется единственный учредитель, являющийся и руководителем, но без оформления трудовых отношений;
• Ни с кем не заключен официальный трудовой договор.

Установлен специальный протокол, где можно посмотреть информацию прошел ли отчет или же нет. Если да, то появляется зеленая галка (значит документация принята). Может быть надписи, что документация не принята или же принята частично. Что выделяется красным ярким цветом. Протокол содержит коды:

• 10 и 20 (все в порядке);
• 30 и 40 (имеются в наличии ошибки);
• 50 (не принят полностью).

Обратите внимание! По таким кодам исправления вносятся не позднее 15 числа, следующего за отчетным. В основном, ПФР дает не более 5 рабочих дней на внесение поправок. Все это указано в Инструкции, утвержденной Приказом № 766н.

Отчет

Регистрируется ли в журналах СЗВ-М?

Ведение журнала может быть осуществлено в целях регистрации выданных копий работающим. Сам же документ формируется и сохраняется, в основном, в электронном виде. По законам Российской Федерации копии СЗВ-М должны быть выданы работающим под роспись. А для таких целей лучше ввести в организации специальный для этого журнал. Срок должен быть тот же согласно ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ.

Правила действуют и в отношении индивидуальных предпринимателей. СЗВ-М дополняющая на забытого сотрудника: штраф будет или нет, а также будут ли штрафовать бухгалтера? Поэтому, Федеральный закон предусматривает выдачу исправленной копии работающему и иные вопросы, возникающие в процессе формирования, выдачи и хранения такой документации на предприятии.

Журнал представляет собой многостраничную таблицу с полями, где значится Ф.И.О. сотрудника и его роспись в получении копии. Он, как и другие журналы, установленные законодательством, должен быть прошнурован и пронумерован, иметь свой регистрационный уникальный номер для дальнейшей идентификации и поиска.

Обратите внимание! Есть возможность также не получить штраф за отменяющую форму СЗВ-М, если добавлять в штрафной протокол корректную информацию. Она не будет принята уполномоченным органом, если данные в ней будут содержать ошибки (штрафные санкции — 500 рублей на страхователя).

Журнал регистрации копий будет служить основанием того, что работник подтвердил своей подписью получение, а также правильность заполнения своих персональных данных. Имеются также графы:

• Где ставится дата принятия на работу;
• Дата увольнения с работы;
• Поле с количеством выданных выписок.

Внешний вид журнала не отличается у ИП и других предприятий. Каких-либо законодательных различий не носят. Разрешается выдача копий документации под роспись в журнале исходящей корреспонденции. Это говорится в Постановлении правления ПФР № 83п о сведениях по застрахованным лицам. Ведение журнала может быть и отменено, но письменное подтверждение в получении копии работником обязательно в бухгалтерском учете. Поэтому, нужно четко формировать отчетность в организациях.

Важно! Отчетность требует соблюдения определенных правил. Совет один: лучше завести специальный журнал для отражения операций бухгалтерского учета (выдачи копий СЗВ-М).

Журнал регистрации копий

Соблюдая все установленные правила на территории России штрафных санкций можно избежать. Заполнять же важные документы нужно очень внимательно, здесь зависит — примут документ или нет. На сегодняшний день предпринимаются попытки по отмене данной формы. Штраф за ошибки в СЗВ-М к 2019 году может быть также изменен (в денежном эквиваленте).

Внесение изменений в СЗВ-М в 2020 году

СЗВ-М — это утвержденная еще в первом квартале 2016 года форма обязательной отчетности для любых работодателей, исключая ИП, не имеющего работников. Сдавать СЗВ-М необходимо в Пенсионный фонд России каждый месяц, начиная с апреля минувшего года.

СЗВ-М значит «Сведения о застрахованных входящие», отчет месячный (М). Имеется в виду информация о лицах, которым начисляется страховая часть пенсии. «Входящими» эти сведения являются для Пенсионного фонда, для предприятия они наоборот, исходящие.

Форма состоит из четырех разделов. Это:

1. Реквизиты страхователя, т.е. название предприятия, его регистрационный номер в ПФР, номера КПП и ИНН.
2. Отчетный период — им является календарный месяц.
3. Тип формы отчета. Может быть исходный (не путать с исходящим), дополняющий или отменяющий.
4. Информация о застрахованных лицах, то есть работниках. Основной раздел отчета.

В основной раздел включаются данные обо всех сотрудниках, в том числе оформленных по традиционных трудовым контрактам, гражданским договорам подряда, авторским, издательским или другим соглашениям, согласно которым одно лицо, выполнив (официально) любую интеллектуальную или физическую форму, получило за это деньги — неважно, будь то регулярная заработная плата либо разовый авторский или лицензионный гонорар.

Заполнение первых двух разделов редко вызывает вопросы у уполномоченного на это лица (им может быть бухгалтер или кадровик, либо любое другое лицо по решению руководителя), но когда дело доходит до типа формы отчетности, у многих людей возникают вопросы, когда и какую форму применять.

Формы

Всего их три, маркирующиеся сокращенным буквенным обозначением, «исхд» — исходная, «доп» — дополняющая, «отмн» — отменяющая.

Первая, исходная форма вопросов обычно не вызывает. Она ставится в отчет по умолчанию, когда он составляется для стандартной сдачи отчетности в ПФР первый раз за отчетный период. Такой отчет должен содержать сведения обо всех работниках, включая временно занятых или сезонных рабочих, которые трудились во благо предприятия в отчетном периоде и получили за это вознаграждение.

Но если в отчетность вкралась ошибка — забыли про принятого на работу нового сотрудника, уволенного старого, кто-нибудь за месяц поменял фамилию, либо уполномоченный сотрудник просто допустил опечатку в чьих-нибудь личных данных, то в отчет необходимо своевременно внести корректировки. Для этого и предназначены дополняющая и отменяющая формы.

Отменяющая

Маркируется в третьем разделе отчета специальным кодом «отмн». Она применяется, если в исходную форму случайно, по причине неполучения бухгалтерией своевременно данных, чьей-то халатности или забывчивости попали данные о работниках, которые были уволены до начала отчетного месяца. Смысл ее — в том, чтобы исключить из базы данных ПФР сведения об этих лицах, работавших в данном месте.

Допустим, организация подала отчет СЗВ-М с кодом «исхд» в августе месяце. Отчет содержит информацию о работниках за июль месяц. Но в него случайно попал слесарь Сидоров, который был уволен 30 июня. В этом случае до истечения срока подачи отчетности организация должна подать новый отчет с кодом «отмн», содержащий данные о единственном сотруднике — Сидорове (ФИО, номер СНИЛС и ИНН, если он есть). Информация о нем будет вычеркнута из базы данных ПФР, касающейся этого предприятия.

В случае ошибочного внесения данных, в целях их коррекции необходимо подавать два отчета — один отменяющий, другой заполняющий. Рассмотрим пример: в организации есть менеджер Татиана Петрова (по паспорту). В отчет она попала как Татьяна Петрова. С точки зрения законодательства это классифицируется как предоставление заведомо неверных сведений. В этом случае, чтобы избежать штрафных санкций, в ПФР отправляется отчет с кодом «отмн» на Татьяну Петрову и следом за ним — следующий, с кодом «доп» на Татиану Петрову.

Дополняющая

В других случаях дополняющая форма используется, если в отчетном периоде, после сдачи основного отчета, был принят на работу новый сотрудник, либо же кто-то из старых, не включенный в исходный отчет по причине недостаточности данных (самый распространенный случай — работник не предоставил в отдел кадров СНИЛС) или иному поводу.

Эта форма подается только на тех сотрудников, которые фактически числятся на предприятии, но были «забыты» по какой-то причине. Дополняющая форма оформляется в том числе на работников, которые:

• находятся в отпуске с содержанием или без такового;
• числятся в декрете (женщины), либо в длительном отпуске по уходу за ребенком;
• ушли на больничный;
• отправлены в командировку.

С точки зрения закона, все они, даже находясь в отпуске без содержания, являются сотрудниками предприятия. Кроме того, СЗВ-М по форме «доп» подается также на генерального директора, в том числе если он единственный учредитель организации — т. к. он тоже имеет право на страховую часть пенсии.

Также, как приводилось в примере выше, дополняющая форма употребляется во всех случаях, когда необходимо откорректировать любые ошибочные данные, в том числе ФИО, номер СНИЛС и ИНН.

Практически все три формы между собой ничем не различаются, кроме кода. Сдаются они на одинаковых бланках.

Сроки подачи корректировки

Обычный срок подачи исходной формы СЗВ-М — до 10-го числа месяца, который идет за отчетным. В некоторых случаях — до 12-го, если в начале месяца идут государственные праздники (май, ноябрь и так далее). График меняется ежегодно в соответствии с календарем.

Сроков подачи корректирующих форм законодательством не определяются. Теоретически их можно подавать в любое время, но практически за несвоевременное предоставление, либо предоставление неверных сведений о любом работнике предприятие карается штрафными санкциями.

То есть, упрощенно говоря, вы можете подать отчет за текущий месяц, например, июнь, в конце июня, но если произойдут какие-либо кадровые изменения, то у вас останется очень мало времени для коррекции данных. В случае задержки информации будет начислен штраф. Кроме того, согласно статьи 17 №27-ФЗ от 01.04.1996 штрафом карается само предоставление неполных/недостоверных данных.

Юридически сам факт подачи корректирующей (отменяющей или дополняющей) формы может привести к штрафу, т.к. фактически организация признается в подаче недостоверных данных.

Применять ли в этом случае санкционную политику или нет, каждое региональное отделение ПФР решает самостоятельно. Никакими нормативными актами не обозначена ситуация, когда предприятие самостоятельно обнаруживает ошибку в отчете и принимает меры к ее исправлению, соответственно это остается на рассмотрение чиновников местного ПФР.

В некоторых отделениях допустимо сдавать корректирующие отчеты до истечения срока подачи основного, т.е. до 10 числа следующего месяца. Во всех остальных случаях автоматически следует штраф.

Частые ошибки с расшифровкой

Данная отчетность может сдаваться как в бумажном, так и в электронном варианте. Последний, естественно, доставляет меньше хлопот и экономит время, но при его сдаче можно получить отрицательный протокол от ПФР, что означает — документ не принят.

Самые частые ошибки при расшифровке отчета СЗВ-М программным методом — коды:

1. «50». Этот код ошибки значит, что программа получила неверные данные. Либо файл отчета имеет неверную структуру, либо наличествует ошибка в ИНН подотчетного предприятия, либо некорректная электронная подпись. Если все верно, то некорректен код формы — например, невозможно за один и тот же отчетный период сдать два отчета с кодом «исхд», первичных. Второй может быть только «доп» или «отмн».
2. «40». Этот код означает, что в файле присутствуют некоторые пунктуационные и другие знаки, мешающие его расшифровке. К ним относятся двойной пробел, пробел после дефиса, точка после фамилии, дефис после ФИО.
3. «30». Этот код свидетельствует о нарушениях в заполнении раздела 4. Например, в графу ИНН вписаны нули или стоит прочерк, личные данные сотрудников не соответствуют базе данных ПФР либо просто некорректно указаны (ошибка в фамилии, номере и т.д.), графа «№п/п» заполнена с нарушением порядка возрастания. Также «тридцатую» ошибку программный комплекс выдает при неверно указанном КПП отчитывающейся организации.
4. «20» и «10». Эти коды свидетельствуют о незначительных пунктуационных ошибках.

Отсутствие в графе сведений об ИНН работника не считается ошибкой, эта графа заполняется по мере поступления таких сведений. Если ИНН сотрудника неизвестен, просто оставьте поле пустым.

Пенсионный фонд рекомендует проверять отчет СЗВ-М перед сдачей по программе CheckPFR, которую можно бесплатно скачать на сайте ПФР.

Ответственность и штрафы

За нарушение сроков подачи отчетности СЗВ-М, а также за подачу недостоверной и/или неполной информации предусматривается административная ответственность, подразумевающая штраф в размере 500 рублей за каждого работника и за каждый день просрочки либо до исправления сведений (если в ПФР заметили ошибку). При этом сам факт подачи корректирующего отчета может быть расценен как подтверждение имевшей место подачи ложных данных.

Пример: организация «Незабудка», в которой работает 250 человек, по причине внутренних кадровых перестановок задержала сдачу отчета СЗВ-М на 4 рабочих дня. Ей может грозить штраф до 500 000 рублей. Но если та же организация на основную часть сотрудников подала отчет своевременно, но по истечении 4 рабочих дней (при условии, что местное отделение ПФР допускает сдачу корректирующих отчетов в течение 10 дней после отчетного периода) прислала отменяющий и дополняющий отчет на двух сотрудников — уволенного и принятого взамен в отчетном периоде — то штраф составит всего 4000 рублей.

Составление и предоставление новой формы СЗВ-М — в данной публикации.