В каких случаях потребуется сдавать отменяющую форму СЗВ-М

С 1 апреля 2016 года в соответствии с постановлением Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) от 01 февраля 2016 года под № 83п применяется СЗВ-М: отменяющая форма.

Сведения о застрахованных лицах страхователи обязаны подавать в региональное отделение ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. В некоторых ситуациях в исходную форму СЗВ-М необходимо внести определенные корректировки.

Отменяющая форма СЗВ-М относится к документу, в котором подтверждают отмену той информации, что была представлена неверно в ПФР в исходной форме. Отменяющая форма отличается от исходной тем, что в третьем разделе работодатель ставит отметку не «исх», а «отмн».

3 случая, когда нужно заполнить документ

1. При обнаружении неточностей или каких-то ошибок в сведениях о работниках. Например, если в отчет включен работник, который в отчетном периоде в организации уже не работал.
2. При указании неверного ИНН. В этом случае работодатель обязан максимально быстро исправить ошибку и представить в ПФР отменяющую и дополняющую форму документа. В отменяющий документ вносят ошибочный код ИНН, в дополняющей форме указывают корректную информацию.
3. При указании неверного СНИЛС. В ПФР подают отменяющий и дополняющий документ одновременно.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет:

Как сдать отменяющую форму СЗВ-М

Сроки сдачи

При обнаружении ошибок работодатель обязан сразу оформить отменяющую и дополняющую форму СЗВ-М, пометив в третьем разделе, какая форма представляется в ПФР. Если из регионального отделения поступило уведомление об ошибочных сведениях, внесенных в первичный отчет, сроки исправления не должны превышать пяти рабочих дней. На практике СЗВ-М отменяющая форма заполняется в тот же день и вместе с дополняющим документом пересылается в региональное отделение ПФР.

Оформление

Организации, численность сотрудников в которых не превышает 25 человек, вправе оформить отчет о застрахованных лицах, заполнить отменяющую и дополняющую форму на бумажных носителях. Отправить документ можно заказным письмом с описью вложения или лично принести в ПФР.

Если в организации численность сотрудников превышает 25 человек, отчет «Сведения о застрахованных лицах» представляют в ПФР в электронном виде. В этом случае исходный, отменяющий и дополняющий документ подается в электронной форме.

Читайте в журнале «Кадровое дело»

В ПФР нужно отчитаться о работниках, с которыми заключили трудовые и гражданские договоры, а также о пенсионном стаже работников. Это отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Ошибки или опоздания обойдутся в 500 руб. за каждого работника. Если штат у вас большой, то сумма штрафа выйдет существенной. Редакция журнала поможет сдать все вовремя.

Читать >>

На каких сотрудников оформлять отменяющую форму СЗВ-М

Отчет СЗВ-М: отменяющая форма подается на:

• Уволенных сотрудников. Если их внесли в отчет ошибочно.
• Сменивших фамилию. Если их внесли в документ дважды.

При любых допущенных ошибках, неточностях работодатель обязан подготовить отменяющий и дополняющий документ. В первый отчет вносят ошибочные сведения, во втором документе прописывают верную информацию, которую повторно проверят специалисты регионального отделения ПФР.

Узнайте в таблице ниже, какие ошибки могут быть допущены в СЗВ-М, как их избежать и исправить. Таблица позволит не только проверить себя, но и сверить заполненный отчет со списком наиболее часто допускаемых ошибок. Алгоритм действий работодателя будет напрямую зависеть от вида допущенной ошибки.

Таблица. Ошибки в электронном СЗВ-М и как их исправить

Вид ошибки	Что значит	Как избежать и исправить
Отчет не принят, нужен новый исходный отчет
Код ошибки: АФ.ЭП.1.1 «Электронная подпись должна быть корректной»	Отчет не принят. Электронная цифровая подпись (ЭПЦ) недействительна, выдана неуполномоченным центром или принадлежит не тому, кто подписал	Проверьте реквизиты ЭПЦ в личном кабинете на сайте спецоператора. Возможно, вы выбрали не ту подпись или срок ее действия истек. Подпишите отчет действующей подписью. Сформируйте файл заново и отправьте исходный отчет в ПФР
Код ошибки: ВСЗЛ.Б-СЗВ-М.1.2 «Идентификационный номер налогоплательщика должен быть указан в соответствии с данными ПФР»	Отчет не принят. В исходном отчете ошибка в ИНН страхователя	Сверьте ИНН со свидетельством о постановке на учет в налоговой и исправьте ошибку в учетной программе. Затем сформируйте файл заново и отправьте исходный отчет в ПФР

СЗВ-М отменяющая форма: как заполняется

В исходном варианте СВЗВ-М заполняют четыре стандартных раздела. В отменяющем варианте нужно заполнить пункты, расположенные в главном меню отмены:

• «титульный лист»;
• «сотрудники».

Титульный лист

В пункте «Отчетный период» указывают месяц, за который в ПФР предоставляются сведения, вносят календарный год.

Тип формы

В пункт «Тип формы» указывают вид составляемого отчета: исходный, дополняющий или отменяющий. Необходимо учитывать, что при внесении данных за отчетный период (соответствующий месяц) программа ставит отметку «исходная» по умолчанию, то есть автоматически.

Работодатель должен внести дополнительные сведения в ранее представленную в ПФР форму отчетности. Поставить отметку «отмн» нужно вручную. В отменяющий тип включают ошибочные сведения, которые необходимо удалить. В дополняющий вариант включают корректную информацию.

Направление сдачи

В раздел «Направление сдачи» вносят региональный орган ПФР, в который сдают сведения о застрахованных лицах.

Название организации

В раздел «Название организации» включают реквизиты работодателя:

• сокращенное наименование;
• ИНН и КПП;
• регистрационный номер, присвоенный в ПФР.
• должности и Ф.И.О. руководителя.

Сотрудники

В этот раздел включают информацию о работниках — застрахованных физических лицах. К ним относятся сотрудники, с которыми заключены трудовые, гражданско-правовые договоры, авторские лицензионные соглашения. По каждому работнику указывают Ф.И.О., ИНН, СНИЛС.

Внимание! Сведения подают даже в том случае, если в отчетном периоде сотрудники не получали заработную плату, а трудовой, гражданско-правовой договор, лицензионное, авторское соглашение действовало не менее одного дня в отчетном периоде.

Могут ли компанию оштрафовать за отсутствие «СЗВ-М: отменяющей формы»

За представление недостоверных, ошибочных, неактуальных сведений по форме СЗВ-М в соответствии со статьей 17 Закона 27-ФЗ от 01 апреля 1996 года для работодателя предусмотрен штраф.

Размер штрафа: 500 рублей за каждого сотрудника, по которому была указана неактуальная информация (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Недостоверные сведения, представленные в региональное отделение ПФР, необходимо исправить в течение пяти рабочих дней после получения уведомления или сразу после обнаружения их работодателем.

Вывод

Отчет по форме СЗВ-М предоставляют в региональное отделение ПФР все работодатели ежемесячно до 15 числа того месяца, который следует за отчетным.

При обнаружении ошибочных сведений их нужно сразу исправить самостоятельно или после получения уведомления из ПФР.

Для корректировки заполняют СЗВ-М отменяющий и дополняющий. В отменяющем бланке указывают все внесенные ошибочные данные, в дополняющую форму включают актуальные сведения.

Корректировку проводят в течение пяти рабочих дней после получения уведомления от ПФР.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/385434-otmenyayushchaya-forma-szv-m-19-m3

Статья

В каких случаях СЗВ-М дополняющая и отменяющая сдаются в территориальное отделение ПФР? Как такую отчетность заполнить? Нужны ли корректирующие формы при ошибках в ИНН или адресе компании?

Как исправлять ошибки после того, как отчет СЗВ-М уже сдали в ПФР, нигде не сказано. В самой форме есть только намекающие коды: «исхд» — исходная, «отмн» — отменяющая, «доп» — дополняющая. Мы выяснили в Пенсионном фонде, какую из форм когда заполнять.

Некоторые ошибки не мешают отчитаться перед фондом. Но есть недочеты, из-за которых СЗВ-М не отправляется в ПФР. Это неправильные Ф.И.О. или СНИЛС работника, а также ошибочный регистрационный номер в ПФР. Если в ваш отчет попала одна из таких ошибок, то как можно скорее переделайте СЗВ-М . А затем отправьте его заново как исходный. Ведь представить отчетность за июль надо до 10 августа 2016 года включительно.

Важно!
Проверить СНИЛС можно на портале ФСС РФ portal.fss.ru > «Льготы». Для этого введите в пустую строку 11-значный номер без тире и пробелов.

Когда нужна СЗВ-М дополняющая

Допустим, компания отчиталсь не обо всех сотрудниках. Это произошло из-за того, что у работника не было СНИЛС, забыли про новичка либо сотрудника восстановили по решению суда.

Чтобы добавить в СЗВ-М недостающие сведения, составьте форму с кодом «доп». СЗВ-М дополняющая должна включать только тех работников, про которых забыли. Весь штат заново перечислять не надо.

Еще по этой теме
Ежемесячные отчеты в ПФР в 2016 году

Например, бухгалтер не включил в исходный отчет сотрудницу Веснину. Причина в том, что она не сразу сообщила свой СНИЛС. Позже она принесла страховое свидетельство с номером 122-656-563 53. СЗВ-М дополняющая, выглядит так, как на образце 1 ниже.

СЗВ-М дополняющая образец

Когда нужна СЗВ-М отменяющая

Предположим, в отчет включили лишнего работника. Например, сотрудника уволили, а бухгалтерия не в курсе. Или работница сменила фамилию, и ее включили в отчет дважды.

Чтобы исключить из СЗВ-М лишние данные, сдайте форму с типом «отмн». Включите в нее только лишнего работника, всех перечислять не надо.

Допустим, бухгалтер сдал отчет и ПФР прислал положительный протокол. Потом обнаружилось, что в форме есть сотрудник Скороходов. А его уволили еще в марте. Бухгалтер отправил в фонд отменяющую форму.

СЗВ-М отменяющая образец

Сдается ли СЗВ-М дополняющая и отменяющая из-за ИНН

В СЗВ-М можно не ставить ИНН. Но если он неверный, то за это могут оштрафовать на 500 руб. (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).

Если работнику в учетной программе присвоили чужой ИНН или ошиблись в цифрах, когда вбивали этот номер в программу, подайте сразу две формы — с кодом «отмн» и с кодом «доп». В отменяющую перенесите запись с ошибочным ИНН из исходной. В дополняющей — повторите ее уже с правильным номером. Аналогичным образом исправляют, например, адрес компании.

Например, по работнику Булкину в отчете привели ИНН 480232145678. А на самом деле последняя цифра должна быть не 8, а 5. Тогда заполнить отменяющую форму надо так, как на образце 3. А дополняющую, как на образце 4.

Источник: http://pr-krym.ru/article/kak-ispravit-szv-m-dopolnyayushchaya-i-otmenyayushchaya-forma

Что такое отменяющая форма СЗВ-М

Понятие и назначение

Отменяющая форма СЗВ-М — это документ, в котором работодатель подтверждает отмену информации, поданной в ПФР в прошлом, о застрахованных лицах— о своих сотрудниках. Такая форма похожа на ту, которую заполняют и в исходном отчёте. Только при её заполнении в разделе «Тип формы» (3) ставят пометку – «отмн».

В итоге отменяющая форма СЗВ-М является той же СЗВ-М, но с отметкой «отмн».

• Отменяющую СЗВ-М оформляют при обнаружении неточностей или ошибок в информации о принятом новом работнике, а также когда нет никакой информации вообще. Однако это надо делать далеко не всегда.
• В частности, в том случае, когда фирма уже составила и отправила отчёт в ПФР, а новый работник был принят на работу в конце месяца. В подобной ситуации работодатель не указывает информацию о сотруднике в отчёте, поэтому отменять исходную СЗВ-М не нужно.
• Также не надо по новой оформлять отчёт СЗВ-М. В подобной ситуации можно сдать в ПФР дополняющую СЗВ-М.
• Если в отчёте фирмы указан неверный ИНН, то в ПФР надо сдать 2 формы: отменяющую и дополняющую СЗВ-М.
• В отменяющей форме документа работодатель указывает ошибочно вписанный ИНН, а в дополняющей – корректные сведения о компании. Сдавать такие бланки отчётов надо в одно и то же время.
• Дополняющую форму также применяют, когда в представленном отчёте был указан некорректный СНИЛС рабочего.

На каких сотрудников подается

Отменяющую форму СЗВ-М составляют на таких сотрудников:

• работников, которых уволили, но бухгалтерия все равно составила по ним отчёт;
• сотрудников, которые сменили фамилию, и в итоге их включили в отчётность дважды.

В подобной ситуации работодатель сдаёт в ПФР отменяющую форму СЗВ-М с пометкой «отмн». Директор фирмы включает в неё только лишнего рабочего, всех в этом документе указывать не нужно. Иначе уточнённая форма аннулирует и верные сведения.

Такое может произойти в том случае, если сотрудник бухгалтерии отправил отчёт и Пенсионный фонд прислал компании положительный протокол. Затем выяснилось, что в форме есть рабочий Скороходов А.С., но его уволили ещё в прошлом месяце – в июне. В подобной ситуации бухгалтер отправляет в фонд отменяющий отчёт СЗВ-М (см. пример ниже).

Как ее заполнить

Инструкция

Вместо стандартных разделов 1–4 формы СЗВ-М, работодатель заполняет пункты, которые расположены в главном меню отменяющей формы: «Титульный лист» и «Сотрудники».

Титульный лист

• В пункте «Отчётный период» пишут месяц, за который в ПФР предоставляют информацию о рабочем, и календарный год.
• В пункте «Тип формы» пишут тип формы составляемого отчёта. Отчёт СЗВ-М может быть 3 видов — исходный, дополняющий или отменяющий.

При внесении информации за отчётный период (месяц) программа по умолчанию автоматически ставит отметку «исходная».

• В том случае, если работодатель вносит дополнительные сведения в ранее поданную в ПФР отчётность, то он пишет такой тип документа СЗВ-М — «дополняющая». При этом в эту форму отчёта работодатель включает только тех рабочих, которых не было в исходном отчёте.
• При отмене ранее указанных в отчёте СЗВ-М сведений, руководитель фирмы заполняет «отменяющую» форму документа. В этом документе страхователь указывает те физлица, которых он случайно включил в исходную форму.

В разделе «Направление сдачи» указывают региональный орган ПФР, в который сдают отчёт.

В поле «Название фирмы» пишут реквизиты работодателя:

• сокращённое название компании;
• ИНН и КПП компании;
• регистрационный номер в ПФР.

Далее, в конкретных полях указывают название должности и ФИО директора фирмы.

Сотрудники

В этом разделе указывают информацию о работниках — застрахованных физлицах. Застрахованными лицами являются физлица, с которыми работодатель (страхователь) заключил трудовой или гражданский правовой договор подряда, авторский или по лицензии.

При заполнении раздела о рабочих, директор компании нажимает на кнопку «Добавить сотрудника» и в новом окне по каждому работнику вводит такие сведения:

• ФИО;
• СНИЛС;
• ИНН.

Внимание! Раздел отменяющей СЗВ-М о сотрудниках заполняют даже в том случае, если работодатель не начислил в отчётном месяце ЗП рабочему. Главное, чтобы сам договор действовал хотя бы 1 день в отчётном месяце.

Пример заполнения отменяющей СЗВ-М на 1 человека представлен ниже.

Отменяющая СЗВ-М на 1 человека (образец заполнения)

Часто задаваемые вопросы по заполнению корректирующих форм

Ни в одном нормативном акте порядок заполнения отменяющего отчета детально не прописан. В связи с этим у многих бухгалтеров возникают вопросы по заполнению. Вот некоторые из них:

1. Если страхователь внес данные о работниках, которые были уволены до начала отчетного месяца, что делать в этом случае — подавать отменяющую форму на весь первоначальный отчет или только на уволенных работников?

Отвечая на этот вопрос, обратимся к форме СЗВ-М, которой определено, что отчет по типу формы «Отменяющая» заполняется в отношении сотрудников, данные о которых были внесены ошибочно. Поэтому первоначальную форму отменять не нужно — следует подать отменяющий отчет только в отношении уволенных сотрудников.

2. Страхователь решил дополнить сведения о своих работниках, внеся ранее не указанные реквизиты. Нужно ли в этом случае подавать корректирующий отчет или можно представить только форму с типом «доп»?

В соответствии с порядком подачи сведений о застрахованных лицах страхователь вносит информацию о сотрудниках с указанием индивидуального лицевого счета и ИНН. Индивидуальный номер налогоплательщика вносится в 4-й раздел только в том случае, если страхователю о нем известно. Законодатель не предусмотрел ответственность за отсутствие сведений об ИНН застрахованного лица в форме СЗВ-М.

Подробности см. в статье «ИНН в форме СЗВ-М стал необязательным».

А вот если в исходный отчет не был включен какой-либо сотрудник, требуется по нему подать дополнительный отчет, а не корректирующий, обязательно указав в нем верный СНИЛС.

ВАЖНО! Игнорирование представления указанной формы в ПФР, равно как и пренебрежительное отношение к ее заполнению влечет для страхователя штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Штраф предусмотрен ч. 4 ст. 17 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.