Срок исковой давности по бухгалтерским документам

Содержание

Почему для бухгалтера важен срок исковой давности?

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью — важный процесс, и его успешность зависит от многих факторов, в том числе и от своевременного информирования руководства о текущем состоянии расчетов. А это прямая обязанность бухгалтера, ведь именно он проводит расчеты за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, контролирует правильность платежей и сроки оплаты и, конечно, оформляет первичные документы. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Получить доступ Отслеживание сроков оплаты — одна из важных задач, ведь если платить по договорам не вовремя, можно попасть под нешуточные штрафы, а если пропустить истечение срока исковой давности по платежам, не поступившим от покупателей, то можно не только вообще никогда не получить положенное по договору, но еще и попасть на корректировку и пересчет налоговых обязательств.
В этом материале мы рассмотрим правила исчисления сроков исковой давности и порядок списания безнадежной дебиторской и кредиторской задолженности в налоговом учете.

Немного из права

Итак, исковая давность — это срок для судебной защиты нарушенного права, то есть в пределах этого срока кредитор может обратиться в суд с требованием о взыскании долга. Общий срок исковой давности составляет 3 года.
Примечание. Для некоторых требований закон устанавливает специальные сроки исковой давности. Так, срок исковой давности составляет:

  • 1 год:
    (если) требование предъявляется в связи с ненадлежащим качеством работы, выполненной по договору подряда (кроме строительства зданий и сооружений);
    (если) требование вытекает из перевозки груза;
  • 2 года, если требование вытекает из договора имущественного страхования (кроме страхования риска ответственности).

Срок исковой давности истекает одновременно как по основному, так и по дополнительным требованиям, вытекающим из соглашений о неустойке, залоге, поручительстве и т.п.
Срок исковой давности, пропущенный юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, по требованиям, связанным с предпринимательской деятельностью, не подлежит восстановлению независимо от причин пропуска.
Тем не менее истечение срока исковой давности не препятствует должнику исполнить обязанность добровольно, но тогда он уже не вправе требовать исполненное обратно, даже если в момент исполнения не знал об истечении срока давности.
Следует также помнить, что:

  • установленный законом срок исковой давности и порядок его исчисления стороны договора изменить не могут;
  • перемена лиц в обязательстве, например при уступке требования, не влияет на течение срока исковой давности.

Срок исковой давности по общему правилу начинает течь со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права:

  • (или) после окончания срока исполнения по обязательствам с определенным сроком исполнения;
  • (или) с момента исполнения основного обязательства по регрессным обязательствам. Так, исковая давность на требование с работника сумм, выплаченных организацией потерпевшему в возмещение вреда, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей, начнет течь с момента такой выплаты;
  • (или) с момента, когда у кредитора возникло право предъявить требование об исполнении обязательства, по обязательствам, срок исполнения которых не определен или определен моментом востребования. Например, срок исковой давности по требованию об оплате работ, выполненных по договору подряда, в котором срок оплаты не определен, начинает течь с момента подписания акта выполненных работ. А срок исковой давности по требованиям о выплате страхового возмещения — с момента наступления страхового случая.

Примечание. Если по обязательству, срок исполнения которого не определен или определен моментом востребования, законом установлен льготный (более длительный) срок для исполнения должником требования кредитора, то срок исковой давности начинает течь с момента окончания льготного срока. В частности, если договором займа срок возврата суммы займа не установлен или определен моментом востребования, отсчет срока исковой давности начинается по истечении 30 дней со дня предъявления заимодавцем требования о возврате займа.
Иной момент начала течения срока исковой давности по конкретному требованию может быть установлен законом. Например, момент начала течения этого срока по требованиям, вытекающим из перевозки грузов, определяется транспортными уставами и кодексами. Так, например, течение годичного срока исковой давности по требованиям, вытекающим из договоров перевозок (фрахтования), начинает исчисляться со дня наступления события, послужившего основанием для предъявления претензии или иска, в том числе в отношении

  1. возмещения ущерба, причиненного недостачей, повреждением (порчей) багажа, груза, — со дня выдачи багажа, груза;
  2. возмещения ущерба, причиненного утратой багажа, — со дня признания багажа утраченным;
  3. возмещения ущерба, причиненного утратой груза, — со дня признания груза утраченным;
  4. просрочки доставки багажа, груза — со дня выдачи багажа, груза.

Если срок исполнения обязательства договором не установлен, то дата начала течения срока исковой давности может подтверждаться:

  • товаросопроводительными документами;
  • счетами-фактурами;
  • актами выполненных работ (оказанных услуг);
  • актами сверки с должниками.

В установленных законом случаях течение срока исковой давности может приостанавливаться. В частности, если в течение последних 6 месяцев срока исковой давности (а если этот срок составляет как раз 6 месяцев или меньше, то в течение срока исковой давности) предъявлению иска препятствовали следующие обстоятельства:

  • непреодолимая сила, то есть чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство;
  • приостановление действия нормативного правового акта, регулирующего соответствующее отношение.

Примечание. Особые основания для приостановления течения сроков исковой давности могут быть установлены законами. Например, по требованиям к перевозчику, вытекающим из договора морской перевозки груза, течение срока исковой давности приостанавливается с момента предъявления к перевозчику претензии до получения ответа на претензию или по истечении 30 дней со дня получения претензии перевозчиком.
При этом течение срока исковой давности приостанавливается именно на время существования обстоятельств, указанных в ст. 202 ГК РФ. После того как обстоятельства, послужившие основанием для приостановления течения срока исковой давности, прекратились, течение срока давности продолжается, и остающаяся часть срока удлиняется:

  • либо до 6 месяцев;
  • либо, если срок давности 6 месяцев и менее, до срока давности.

Срок исковой давности может и прерываться. После прерывания течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее к этому моменту, не засчитывается в новый срок.
Срок исковой давности прерывается в день:

  • предъявления в суд иска;
  • совершения в пределах срока давности должником действий, свидетельствующих о признании долга.

Действиями должника, свидетельствующими о признании долга, являются, в частности:

  • признание претензии;
  • частичная уплата основного долга или сумм санкций;
  • просьба об изменении договора, свидетельствующем о признании наличия долга, например об отсрочке или рассрочке платежа.

При этом документы, свидетельствующие о признании долга, должны быть подписаны уполномоченным лицом организации-должника. Право подписи таких документов должно:

  • (или) следовать из должностных обязанностей лица;
  • (или) следовать из доверенности;
  • (или) явствовать из обстановки, в которой лицо действовало.

Например, не будет прерывать течение срока исковой давности акт сверки с организацией- должником, если от ее имени акт подписан главным бухгалтером, не имеющим соответствующей доверенности.
Срок исковой давности не прерывается, если должник бездействует, например не отвечает на претензию, не подписывает акт сверки.
Если, например, за 2 дня до истечения общего срока исковой давности проведена сверка расчетов, по результатам которой уполномоченными лицами должника и кредитора подписан акт с указанием суммы задолженности, то с даты акта срок исковой давности начинается заново и составляет 3 года.
Но если акт сверки будет подписан на следующий день после истечения срока исковой давности, срок все равно будет считаться истекшим.
СОВЕТ
Если вы на 100% уверены, что никогда не получите денег от вашего нерадивого контрагента, то для налоговой экономии не подписывайте с ним акты сверки, ведь в противном случае срок исковой давности прервется и начнет течь заново и в ближайшее время долг не будет признан безнадежным. Если же у контрагента временные финансовые трудности и вы знаете, что в ближайшее время он заплатит, то тогда есть смысл акты составить.
Теперь посмотрим, как влияет истечение срока исковой давности на налоговые обязательства кредитора и должника.

Налоги при списании задолженности

…у кредитора, применяющего метод начисления

Дебиторская задолженность может возникнуть как в случае, когда мы отгрузили, а нам не оплатили (то есть когда нам должны покупатели), так и в случае, когда мы оплатили, но нам не поставили (то есть когда нам должны поставщики).
Любая дебиторская задолженность признается безнадежным долгом и учитывается в составе внереализационных расходов в том отчетном (налоговом) периоде, в котором истек срок исковой давности, независимо от того, принимал ли налогоплательщик какие-либо меры по ее взысканию. Отрадно, что с этим согласны и специалисты Минфина, и суды.
Следующий вопрос, который возникает, — это определение момента включения в расходы безнадежного долга — на дату истечения срока исковой давности или все же на дату оформления первичных учетных документов на списание (данных проведенной инвентаризации и приказа руководителя о списании безнадежных долгов), которые, как правило, составляются позднее. Непосредственно в НК РФ не установлена дата признания внереализационного расхода в виде безнадежного долга, признанного таковым в связи с истечением срока исковой давности.
Правильнее всего проводить инвентаризацию задолженности раз в квартал (а можно и раз в месяц — для уплачивающих налог на прибыль исходя из фактически полученной прибыли) с оформлением всех первичных учетных документов и, если срок исковой давности истек, списывать дебиторку на последнее число квартала (месяца). Если же этого не сделать, то есть не списать дебиторку по истечении срока исковой давности, то в периоде истечения срока исковой давности в бухгалтерском учете будут завышены активы, а в налоговом учете — доходы. И если первое приведет к завышению коэффициента ликвидности, то второе — к отвлечению оборотных средств, ведь налог на прибыль придется заплатить в большем размере.
Отметим, что и специалисты Минфина России, и некоторые суды придерживаются этой же позиции — безнадежная дебиторка подлежит списанию на последнее число отчетного (налогового) периода, в котором истек срок исковой давности.
Подтверждением такой позиции является и совсем свежее решение ВАС РФ о необходимости подачи уточненных деклараций и в том случае, когда уплаченные в бюджет налоги не были занижены. А ведь это именно наш случай — если безнадежная дебиторская задолженность не была списана в периоде истечения срока исковой давности, то в этом периоде налог на прибыль был уплачен в бюджет в большем размере, то есть бюджет ничего не потерял. Так что учет безнадежной дебиторки в более поздних периодах чреват пересчетами и подачей «уточненок».
Примечание. Если вы обнаружили безнадежную дебиторскую задолженность после истечения срока исковой давности (например, при годовой инвентаризации выяснилось, что срок исковой давности истек в предыдущем налоговом/отчетном периоде), то можно попытаться отстоять в суде учет безнадежной дебиторской задолженности во внереализационных расходах в периоде проведения инвентаризации (и, соответственно, составления формы ИНВ-17 (в части дебиторской задолженности)), а также издания приказа руководителя организации о списании безнадежного долга без всяких корректировок предыдущих периодов. А в бухучете — это вообще единственно возможный вариант. Для аргументации такой позиции можно воспользоваться следующими доводами:

  • налоговым законодательством прямо не установлен срок, в течение которого налогоплательщик обязан списать дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности;
  • налоговое законодательство не содержит и оснований, обязывающих списывать такую задолженность исключительно в периоде истечения срока исковой давности;
  • расход в виде дебиторской задолженности, списываемой из-за истечения срока исковой давности, документально подтверждается данными проведенной инвентаризации и приказом руководителя организации о ее списании.

Но следует иметь в виду, что проверяющим вряд ли понравится такое более позднее списание в убыток безнадежной дебиторки, особенно если временной разрыв между моментом истечения срока исковой давности и периодом включения дебиторской задолженности в расходы велик. И споров, может быть, даже судебных, вам не избежать.
СОВЕТ
Отслеживайте истечение срока исковой давности по дебиторской задолженности (с учетом особенностей, рассмотренных в первой части материала), чтобы потом не возникало необходимости пересчитывать налоговые обязательства за прошедшие периоды, подавать «уточненки» и заявления на зачет/возврат излишне уплаченного налога. А сам факт возникновения долга и истечения трехлетнего срока его взыскания (при отсутствии результатов инвентаризации и приказа руководителя), помимо договора, можно подтвердить следующими первичными документами: товарными накладными, счетами-фактурами, актами об оказании услуг (выполнении работ), актами сверки.
Сумма безнадежного долга, включая НДС:

  • (если) резерв по сомнительным долгам не создавался, полностью учитывается в составе внереализационных расходов;
  • (если) резерв по сомнительным долгам создавался, списывается за счет резерва по сомнительным долгам, а в части, превышающей сумму резерва, учитывается в составе внереализационных расходов.

Здесь отметим, что резерв по сомнительным долгам может создаваться лишь организациями, определяющими доходы и расходы для целей налогообложения прибыли по методу начисления и только по расчетам за реализованные товары, работы и услуги, то есть без учета сумм перечисленных контрагентам авансов. Эта задолженность включается в резерв с учетом НДС, предъявленного покупателю. То есть за счет резерва можно списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности только по отгруженным товарам, работам, услугам. А вот дебиторскую задолженность, образовавшуюся, например, в результате предоплаты контрагенту, не выполнившему свои обязательства под полученные деньги, следует списать по истечении срока исковой давности сразу в состав внереализационных расходов, а не за счет резерва, ведь эта задолженность не участвовала в формировании резерва по сомнительным долгам.

Примечание. Стоит отметить, что проверяющим, скорее всего, не понравится, что при наличии резерва по сомнительным долгам (отчисления в который включаются в расходы) налогоплательщик списывает безнадежный долг по выданным авансам сразу в расходы, пусть он и не учитывался при формировании резерва. Ведь суммы любых долгов, признаваемых безнадежными, должны списываться за счет созданного резерва по сомнительным долгам, так как резерв предназначен именно для покрытия убытков от безнадежных долгов, категории которых нормами НК РФ не конкретизированы, а сразу на расходы относятся лишь суммы, не покрытые за счет резерва.

…у кредитора, применяющего кассовый метод

Поскольку применяющие кассовый метод налогоплательщики неполученную выручку в составе доходов не учитывают, то они не должны учитывать и расходы в виде безнадежных долгов. Что же касается суммы НДС, предъявленного покупателю, то как раз эта часть задолженности покупателя может быть учтена в составе внереализационных расходов как безнадежный долг. Ведь НДС был уплачен в бюджет в периоде отгрузки товаров (работ, услуг) за счет самого налогоплательщика, а долг покупателя, в том числе и в части НДС, признан безнадежным. И аргумент здесь такой: НДС является налогом, предъявленным покупателям, и у тех, кто применяет кассовый метод, и у тех, кто применяет метод начисления, причем последним разрешается учитывать в составе расходов суммы безнадежных долгов вместе с НДС! Соответственно, запрет налогоплательщикам, применяющим кассовый метод, учитывать в расходах уплаченные
в бюджет суммы НДС, предъявленные, но не оплаченные покупателями (то есть часть безнадежного долга), экономически не обоснован и, что самое главное, приводит к дискриминации по сравнению с налогоплательщиками, применяющими метод начисления, что недопустимо. Но предупреждаем, что налоговые органы могут не согласиться с этой позицией, ведь суммы налога, предъявленного налогоплательщиком покупателю, в составе расходов не учитываются.
Что же касается дебиторской задолженности, образовавшейся в связи с уплатой аванса, срок давности по которой истек, то у применяющих кассовый метод налогоплательщиков она учитывается в составе внереализационных расходов как безнадежный долг.

…у кредитора, применяющего УСНО

Речь пойдет о тех «упрощенцах», которые выбрали в качестве объекта налогообложения «доходы минус расходы», ведь выбравшие объект «доходы» не учитывают при расчете налога никакие расходы вообще, в том числе и дебиторскую задолженность, списанную по истечении срока исковой давности.
«Упрощенцы», выбравшие «доходы минус расходы», к сожалению, не могут учесть в составе расходов списанные долги с истекшим сроком исковой давности, ведь, во-первых, «упрощенцы» работают по кассовому методу, во-вторых, дебиторская задолженность, признанная безнадежной в связи с истечением срока исковой давности, не поименована в закрытом перечне расходов.
При этом все затраты, связанные с приобретением товаров, реализованных, но не оплаченных покупателями, на наш взгляд, следует учитывать в обычном порядке. Ведь для их учета в составе расходов необходима лишь их оплата самим налогоплательщиком. Однако налоговые органы могут не согласиться с такой позицией, ведь специалисты Минфина России считают одним из необходимых условий признания покупной стоимости товаров расходом оплату товара покупателем.

…у кредитора, уплачивающего ЕНВД

Поскольку базовая доходность налогоплательщика, уплачивающего ЕНВД, не зависит от его фактических доходов и расходов, то истечение срока исковой давности по дебиторской задолженности, образовавшейся в рамках деятельности, облагаемой ЕНВД, никак не влияет на налогообложение.

…у должника, применяющего метод начисления

Кредиторская задолженность может возникнуть как в случае, когда нам поставили, а мы не оплатили (то есть когда мы должны поставщикам), так и в случае, когда нам оплатили, но мы не поставили (то есть когда мы должны покупателям).
Внимание! Списывайте кредиторскую задолженность не позднее последнего дня отчетного (налогового) периода, в котором истек срок исковой давности для ее взыскания.
Налоговые органы и Минфин России при проведении проверок уделяют большое внимание своевременному включению в доход кредиторской задолженности, ведь она увеличивает налоговую базу по налогу на прибыль. Напомним, что кредиторская задолженность вместе с НДС учитывается в составе внереализационных доходов того отчетного (налогового) периода, в котором истек срок исковой давности.
Таким образом, нужно своевременно (раз в квартал (месяц)) проводить инвентаризацию задолженности, выявлять истечение сроков исковой давности и списывать кредиторку вовремя. Ведь если сделать это не в периоде истечения срока исковой давности, а позднее, например в периоде проведения инвентаризации и издания приказа руководителя о списании задолженности, то велика вероятность возникновения спора с налоговым органом, доначисления пеней и взыскания штрафа, что поддерживается большинством судов.
Конечно, есть шансы отстоять в суде признание безнадежной кредиторской задолженности доходом и позже. Ведь до проведения инвентаризации и издания руководителем приказа о списании кредиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, у налогоплательщика нет оснований для ее списания, а значит, и для включения в состав доходов. Правда, все эти судебные решения вынесены в ситуации, когда срок истек в декабре, а инвентаризация проведена в январе. Следует отметить, что шансы на более позднее списание кредиторки (по дате приказа руководителя, а не по дате истечения срока исковой давности) в доходы у налогоплательщиков недавно повысились. Так, один из налогоплательщиков, проигравших дело в суде в своем округе, все же дошел до высшей судебной инстанции, вынесшей вердикт в его пользу: в отсутствие приказа руководителя о списании кредиторской задолженности у налоговиков нет оснований доначислять налог на прибыль, штрафы и пени. Так что теперь легким росчерком п
ера ВАС РФ перевернул устоявшуюся судебную тенденцию. Как будут реагировать налоговые органы на эту позицию высшей судебной инстанции на местах, покажет время. Однако, как показывает практика, ВАС налоговикам не указ: вспомните хотя бы, с каким маниакальным упорством налоговики на местах требуют восстановления НДС по недостачам.
Если НДС, предъявленный поставщиком товаров (работ, услуг, имущественных прав), используемых для облагаемых НДС операций, не был своевременно принят к вычету, например из-за «пороков» счета-фактуры, или не был учтен в расходах ранее (допустим, при использовании имущества, по оплате которого образовалась кредиторская задолженность, в необлагаемых операциях), то сумма налога учитывается в расходах того же отчетного (налогового) периода, в котором признан внереализационный доход.
Кредиторская задолженность по полученным авансам с истекшим сроком исковой давности также учитывается в доходах в полной сумме, а сумма НДС, уплаченного в бюджет при получении аванса, включается либо во внереализационные, либо в прочие расходы.
СОВЕТ
Поскольку приказ руководителя о списании задолженности нужен только для отражения списания кредиторской задолженности в бухгалтерском учете, а для налогового учета совершенно неважно, есть такой приказ или нет, то во избежание разниц между налоговым и бухгалтерским учетом рекомендуем издать приказ о списании кредиторской задолженности в том отчетном периоде (по налогу на прибыль), в котором истек срок исковой давности для ее взыскания.
Как видим, должнику еще тщательнее кредитора следует отслеживать срок исковой давности, ведь несвоевременное списание кредиторской задолженности может привести не только к необходимости пересчета налогов за прошлые периоды, но и к финансовым потерям в виде штрафов и пеней.

…у должника, применяющего кассовый метод

Кредиторская задолженность перед поставщиками товаров (работ, услуг, имущественных прав), срок исковой давности по которой истек, учитывается в составе доходов, только если ранее понесенные расходы были учтены при налогообложении прибыли. А так как стоимость неоплаченных товаров (работ, услуг, имущественных прав) при кассовом методе в расходах не учитывается, соответственно, и кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, в состав налогооблагаемых доходов включаться не должна, ведь никакой экономической выгоды от ее списания для целей налогообложения не возникает.
Но считаем необходимым предупредить, что такая позиция, несомненно, приведет к конфликту с налоговым органом, ведь, по мнению Минфина России, кредиторская задолженность должна включаться в состав налогооблагаемых доходов того периода, в котором истек срок исковой давности, вне зависимости от того, применяете ли вы кассовый метод или метод начисления. Правда, финансовое ведомство высказалось по этому вопросу для «упрощенцев», но ведь они для целей налогообложения также применяют кассовый метод.
Что касается кредиторской задолженности по полученному авансу, то при истечении срока исковой давности она не включается в доходы, так как аванс уже был учтен в доходах в периоде его получения.

…у должника, применяющего УСНО

Задолженность перед поставщиками товаров (работ, услуг, имущественных прав), по которой истек срок исковой давности, в доходах не учитывается, потому что:

  • во-первых, «упрощенцы» применяют кассовый метод учета доходов и расходов и стоимость полученных, но не оплаченных товаров (работ, услуг, имущественных прав), включая НДС, в расходах не могла быть учтена. Следовательно, никакого дохода (экономической выгоды) от списания кредиторской задолженности для целей налогообложения не возникает;
  • во-вторых, датой получения дохода признается дата погашения задолженности перед налогоплательщиком, но при списании кредиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности этого не происходит. А отдельно дата списания кредиторской задолженности как дата получения дохода в гл. 26.2 НК РФ не указана. Следовательно, сумма списанной кредиторской задолженности налогоплательщика не может быть признана налогооблагаемым доходом.

Однако, как мы уже упоминали, специалисты Минфина России придерживаются мнения, согласно которому кредиторская задолженность, списываемая «упрощенцем», должна включаться в состав налогооблагаемых доходов того периода, в котором истек срок исковой давности. Поэтому предупреждаем, что непризнание доходом сумм списанной кредиторской задолженности, несомненно, приведет к конфликту с налоговым органом.
А вот задолженность по полученному авансу, срок исковой давности по которой истек, не включается в доходы, так как аванс уже был учтен в доходах в периоде его получения, и с этим проверяющие не спорят.

…у должника, уплачивающего ЕНВД

На налогообложение деятельности, облагаемой в рамках ЕНВД, истечение срока исковой давности по кредиторской задолженности, образовавшейся по «вмененной» деятельности, не влияет, ведь базовая доходность налогоплательщика не зависит от его фактических доходов и расходов.
* * *
Итак, как мы выяснили, истечение срока исковой давности влияет на налоговые обязательства компании самым непосредственным образом, за исключением случаев, когда организация переведена на ЕНВД. С налогоплательщиками, применяющими метод начисления на ОСНО, более или менее все понятно. Организации же, которые применяют УСНО либо кассовый метод определения доходов и расходов, могут серьезно конфликтовать с проверяющими по поводу обязанности, например, учитывать безнадежную кредиторку в доходах или возможности учета в расходах покупной стоимости проданных товаров. Поэтому как раз им при нежелании спорить и доводить дело до суда можно воспользоваться нормами гражданского законодательства — регулярно проводить сверки с контрагентами, получая от должников документы, свидетельствующие о признании долга, либо признавать свой долг и тем самым прерывать срок исковой давности. И вопросы признания доходов — расходов отпадут.
Ахтанина М.Н., Гужелева Л.В.
Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» N 19, 2008

Можно ли отказать в предоставлении документов в рамках встречной проверки за период четырехлетней давности, ссылаясь на истечение срока исковой давности?

Вопрос:

В рамках встречной проверки налоговый орган запросил документы за период с 2012 по 2014 гг. Требование датировано июлем 2016 г. Правомерно ли требование налоговой инспекции? Имеет ли организация право отказать в представлении документов за 2012 г., ссылаясь на истечение срока исковой давности?

Ответ:

Налоговым кодексом РФ не установлены ограничения по периоду, за который могут быть истребованы документы в рамках встречной проверки. Если установленные законом сроки хранения истребованных налоговым органом документов не истекли, отказ от их представления неправомерен.

Обоснование:

Согласно п. 1 ст. 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика, эти документы (информацию).

В силу п. 5 ст. 93.1 НК РФ лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).

При этом налоговое законодательство не содержит каких-либо ограничений по количеству, частоте или периоду истребования налоговым органом у налогоплательщика имеющихся у него документов (информации) в порядке, предусмотренном ст. 93.1 НК РФ. Единственное ограничение установлено п. 3 ст. 93.1 НК РФ, который предусматривает, что в поручении об истребовании документов (информации) указывается, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации), а при истребовании информации относительно конкретной сделки указываются также сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку.

Установленное п. 4 ст. 89 НК РФ ограничение трехлетним сроком периода, который может проверяться в рамках выездной налоговой проверки, не распространяется на истребование документов в порядке, предусмотренном ст. 93.1 НК РФ.

В Письме Минфина России от 23.11.2009 N 03-02-07/1-519 финансовое ведомство отмечает, что ст. 93.1 НК РФ не установлено ограничений по периоду, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента).

Кроме того, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ возлагает на налогоплательщика обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

В соответствии с ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Помимо этого, сроки хранения отдельных видов документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Согласно п. 1.4 раздела «Общие положения» указанного Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Учитывая изложенное, налоговый орган, проводящий проверку контрагента организации, вправе истребовать у организации документы, относящиеся к периоду, превышающему три календарных года, предшествующих году истребования документов. Если установленные законодательством предельные сроки хранения таких документов на момент получения налогоплательщиком соответствующего требования не истекли, налогоплательщик обязан представить истребуемые документы.

Отказ лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ. Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 129.1 НК РФ (п. 6 ст. 93.1 НК РФ).

Обратите внимание на то, что в некоторых случаях суды даже истечение срока хранения документов не признают обстоятельством, которое само по себе освобождает налогоплательщика от ответственности. В Постановлении от 12.12.2011 N А68-2312/09 ФАС Центрального округа, рассматривавший требование о признании недействительным решения налогового органа о доначислении ряда налогов, начислении пеней, штрафов и привлечении к налоговой ответственности, принял сторону налогового органа, основываясь, в частности, на том, что налогоплательщиком в нарушение ч. 1 ст. 65 Арбитражного процессуального кодекса РФ не было представлено доказательств уничтожения документов за истечением срока хранения.

Первичные бухгалтерские документы

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Кошкина Т. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В части 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) сказано, что первичные учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

Получается, что обе названные нормы не содержат конкретных сроков хранения документов, поскольку Закон о бухгалтерском учете отсылает к правилам организации государственного архивного дела, а пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает искать сроки хранения в тексте всего Налогового кодекса.

В течение какого срока предприятие должно хранить документы бухгалтерского и налогового учета, в том числе по объектам ОС?

Документы, касающиеся объектов ОС

Объект ОС находится в организации до полного списания его первоначальной стоимости

Исчерпывающий ответ на вопрос о том, сколько времени следует хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС и расходы на амортизацию, дан в Письме Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604. Примечательно, что организация в тексте вопроса обратила внимание на то, что срок полезного использования объектов (например, построенных зданий) превышает 30 лет. Финансовое ведомство ответило таким образом.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен гл. 25 НК РФ. Так, в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (четыре года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке.

С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).

Отметим, что аналогичную позицию Минфин высказывал и ранее (Письмо от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Вывод: для целей налогообложения прибыли документы, связанные с приобретением (строительством) объектов ОС, придется хранить несколько десятков лет: весь период начисления амортизации по данному объекту плюс четыре года после окончания года, в котором завершено начисление амортизации (письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270 и др.).

Недоамортизированный объект ОС продан организацией

В случае продажи амортизируемого имущества налогоплательщик вправе уменьшить доходы на величину остаточной стоимости объекта (пп. 1 п. 1 ст. 268 НК РФ). В случае если остаточная стоимость амортизируемого имущества с учетом расходов, связанных с его продажей, превышает выручку от его реализации, разница признается убытком, который включается в состав прочих расходов равными долями в течение срока, определяемого как разница между сроком полезного использования этого имущества и фактическим сроком его эксплуатации до момента реализации (п. 3 ст. 268 НК РФ).

Таким образом, полученный убыток будет учитываться в целях налогообложения равными частями до тех пор, пока не истечет установленный для объекта срок полезного использования. Следовательно, в рассматриваемом случае сохранность документов должна быть обеспечена в течение четырех лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Обратите внимание: в случае реорганизации налогоплательщика неучтенную часть убытка в расходы может включать правопреемник. Согласно официальной точке зрения (письма Минфина России от 29.12.2014 № 03-03-10/68071, ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@) часть убытка от реализации амортизируемого имущества, не учтенного в прочих расходах реорганизуемым лицом, правопреемник имеет право учесть при определении налоговой базы в порядке, установленном п. 3 ст. 268 НК РФ, то есть равными долями в той сумме, которая была определена реорганизуемым лицом. В таком случае правопреемник должен позаботиться о сохранности документов в течение тех же четырех лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Согласно положениям нормативных актов по бухгалтерскому учету срок хранения еще больше: документы об определении амортизации ОС должны храниться постоянно (Письмо Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604). Обоснование следующее. Согласно ст. 29 Закона о бухгалтерском учете:

  • первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;

  • документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций, установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В силу п. 429 Перечня документы об определении амортизации основных средств хранятся постоянно.

Таким образом, документы, связанные с формированием (изменением) первоначальной стоимости ОС и проведением переоценки, не подлежат уничтожению организацией.

Убыточная деятельность – повод хранить документы дольше

Минфин в Письме от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604 обратил внимание на то, что гл. 25 НК РФ предусмотрен специальный срок хранения документов, подтверждающих размер полученного убытка. Согласно п. 4 ст. 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода. В совокупности с общим правилом о хранении документов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829) организации необходимо обеспечить сохранность документов на протяжении тех лет, когда она учитывает ранее полученную сумму убытков (например, пять лет) плюс четыре года (то есть всего девять лет).

К сведению: в случае реорганизации перенос убытков не будущее может осуществлять правопреемник (п. 5 ст. 283 НК РФ). Разъясняя применение этой нормы, Минфин в Письме от 25.08.2017 № 03-03-06/2/54617 указал, что реорганизация не является основанием для прекращения обязанности по хранению документов, списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат. Следовательно, правопреемник должен обеспечить сохранность документов в течение тех же четырех лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Отметим, что суды поддерживают мнение Минфина об обязанности хранения документов, подтверждающих факт и размер полученных убытков. Согласно правовой позиции, сформулированной в Постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12,для подтверждения размера понесенного убытка недостаточно представить налоговую декларацию за соответствующий год. Вывод об отсутствии у налогоплательщика обязанности хранить первичные учетные документы, подтверждающие размер сформированного им убытка, является ошибочным.

Данная позиция не утратила актуальности. Рассматривая налоговые споры, арбитры подчеркивают:

  • организации обязаны хранить документы в течение всего срока списания убытков даже в том случае, если за периоды, в которых понесены убытки, уже проводились налоговые проверки;

  • основанием для переноса убытков является наличие документов, подтверждающих их возникновение в тех налоговых периодах и в тех объемах, в которых они имели место;

  • налогоплательщик должен подтвердить, что расходы, ставшие причиной возникновения убытков, являются обоснованными и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов.

Таким образом, если для целей бухгалтерского учета предусмотрен пятилетний срок хранения документов, однако они подтверждают несение расходов, которые привели к возникновению налоговых убытков, хранить эти документы необходимо в течение тех лет, когда организация осуществляет перенос убытков плюс четыре следующих года.

Некоторые ситуации проще понять на примерах

Чтобы понять принцип действия норм налогового и бухгалтерского законодательства, рассмотрим еще несколько ситуаций.

Пример 1.

В 2014 году организация в качестве генподрядчика заключила договор на выполнение работ. В этом же году были подписаны акты сдачи-приема с субподрядчиком и заказчиком. Расчеты с субподрядчиком произведены полностью, а заказчик не погасил часть задолженности.

В 2017 году бухгалтер списал долг заказчика как безнадежный в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.

Рассмотрим, в каком году истекает срок хранения документов, подтверждающих:

– затраты по оплате выполненных субподрядчиком работ;

– возникновение дебиторской задолженности заказчика.

Начнем с документов, подтверждающих затраты по оплате выполненных субподрядчиком работ.

Согласно ст. 29 Закона о бухгалтерском учете документы, касающиеся взаимоотношений с субподрядчиком, необходимо хранить в течение пяти лет после отчетного года. Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек установленный для них срок хранения (п. 4.11 Правил хранения документов). Следовательно, документы могут быть уничтожены организацией не ранее 2020 года.

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов на протяжении четырех лет после года, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Поскольку «бухгалтерский» срок хранения больше, чем «налоговый», генподрядчик должен хранить документы на протяжении пятилетнего периода после завершения 2014 года, то есть в течение 2015 – 2019 годов.

Взаимоотношения с заказчиком начались в том же 2014 году. Однако расходы у организации возникли только в 2017 году в момент списания безнадежной дебиторской задолженности. Поэтому пятилетний срок хранения документов начинает течь в 2018 году и закончится лишь в 2022 году.

Пример 2.

В 2014 году организация заключила договор с субподрядчиком. В этом же году результат работ был принят на основании акта сдачи-приема. Выполненные субподрядчиком работы оплачены не полностью.

В 2017 году в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности бухгалтер включил в доходы сумму кредиторской задолженности перед субподрядчиком.

Определим, в каком году истекает срок хранения документов, касающихся взаимоотношений с субподрядчиком.

Задолженность возникла в 2014 году, а доходы – в 2017 году. Пятилетний период хранения документов закончится в 2022 году. Соответственно, принять решение об уничтожении документов можно не ранее 2023 года.

Была прибыль – стал убыток, «уточненка», «камералка», выездная проверка, а документы не сохранились

Любопытный налоговый спор недавно рассматривал АС ДВО. Из Постановления от 10.11.2017 № Ф03-4232/2017 по делу № А37-2539/2016 следует, что по результатам камеральной проверки организации доначислен налог на прибыль, поскольку она неправомерно уменьшила налоговую базу на сумму убытков, не доказав их правомерность и обоснованность. Организация обратилась в суд с требованием признать недействительным решение налогового органа. Суть налогового спора в следующем.

В октябре 2015 года общество представило уточненные декларации по налогу на прибыль за 2007, 2008, 2009, 2013 годы в связи с исключением из состава доходов сумм полученных из бюджета целевых поступлений, что привело:

  • к образованию переносимого на будущие периоды убытка за 2007, 2008 и 2009 годы;

  • к уменьшению налогооблагаемой базы за 2013 год вследствие переноса убытков за названные годы.

Налоговый орган не принял убытки за 2007 – 2009 годы, признав их не подтвержденными документально.

Встав на сторону инспекторов, арбитры обосновали свое решение так. При отсутствии документов, подтверждающих объем понесенного убытка, требования п. 4 ст. 283 НК РФ не соблюдены.

Довод о том, что первичные документы представлялись налогоплательщиком ранее в ходе выездных налоговых проверок за соответствующие периоды, не обоснован. Дело в том, что в первичных декларациях за 2007, 2008 и 2009 годы была отражена прибыль. При проведении выборочным методом предыдущих выездных и камеральных налоговых проверок, охватывающих период 2007 – 2009 годов, инспекция не проверяла и не оценивала правомерность доходов и расходов налогоплательщика с учетом убытка.

Проведение камеральных проверок по уточненным налоговым декларациям за 2007, 2008, 2009 годы не означает, что убытки были проверены и подтверждены. Налоговый орган был лишен такой возможности, поскольку налогоплательщик представлял лишь сводные налоговые регистры по доходам и расходам, содержащие обобщенную информацию по хозяйственным операциям без расшифровки по видам доходов и статьям расходов, а также ведомости по счетам, тогда как первичные учетные документы, отражающие, в том числе статьи расходов, для проверки правильности формирования финансового результата в распоряжении инспекции отсутствовали.

Полагаем, комментарии в данном случае излишни.

Хранение документов важно и в целях расчетов по НДС

Известно, что подтверждать соответствующими документами необходимо не только расходы и доходы, но и право на вычет НДС либо отсутствие обязанности по восстановлению ранее принятых к вычету сумм этого налога. Минфин также неоднократно обращал на это внимание. Например, в Письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 указано: течение предусмотренного пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

О том, какими последствиями может обернуться преждевременное уничтожение документов в связи с неверным определением срока их хранения, можно узнать из судебной практики. Показательным является налоговый спор, который рассматривал АС УО в Постановлении от 20.06.2017 № Ф09-3060/17 по делу № А60-48011/2016. Инспекция провела выездную налоговую проверку ООО за период с 01.01.2013 по 29.02.2016. В ходе проверки было установлено, что при переходе с общего режима налогообложения на ­УСНО общество в IV квартале 2015 года в нарушение пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ не восстановило НДС, принятый к вычету по основным средствам в июле 2007 года.

Доначисление НДС налоговый орган обосновал следующим образом:

  • в первом полугодии 2007 года общество приобрело строения и помещения, о чем свидетельствуют акт приема-передачи ОС, инвентарные карточки, свидетельства о регистрации права собственности на недвижимое имущество, декларация по налогу на имущество;

  • этот факт нашел отражение в балансе организации за шесть месяцев 2007 года (стоимость ОС на начало отчетного периода составляла 1 736 тыс. руб., на конец – 17 995 тыс. руб.);

  • в декларации по НДС за июль 2007 года налогоплательщик заявил вычет со стоимости приобретенных ОС.

Суды двух инстанций согласились с налоговым органом в том, что спорные объекты ООО приобрело именно в первом полугодии 2007 года, в связи с чем инспекция правильно определила сумму НДС, подлежащую восстановлению.

Считая позицию инспекции и судей необоснованной, ООО обратилось в АС УО. Оспаривая расчетный способ исчисления инспекцией сумм НДС, подлежащих восстановлению, общество указывало на ошибочность такого расчета исходя не из конкретного факта предъявления суммы НДС к вычету по основным средствам в 2007 году, а из бухгалтерской отчетности, что противоречит нормам НК РФ, разъяснениям ВАС, сложившейся судебной практике, оправдывает отсутствие у налогового органа документов, необходимых для предъявления требований о восстановлении сумм НДС.

Кроме того, налогоплательщик ссылался на следующее:

  • он находится в стадии ликвидации и располагает только теми документами, которые были переданы ликвидатору прежним руководителем;

  • у него отсутствуют сведения о предъявлении к вычету НДС в связи с приобретением объектов недвижимости в 2007 году, поскольку истек нормативный срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета за 2007 год, составляющий в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ четыре года.

Арбитры АС УО рассуждали так. На основании ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным методом на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.

Сам по себе расчетный метод исчисления налогов, при обоснованном его применении, не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 22.06.2010 № 5/10,от 19.07.2011 № 1621/11).

В связи с непредставлением обществом документов, необходимых для расчета НДС, инспекция на основании имеющейся информации о налогоплательщике правильно рассчитала сумму налога, подлежащую восстановлению.

Выводы

Мнение о том, что документы следует хранить в течение четырех лет с даты их составления, неверно. Установленный НК РФ четырехлетний срок хранения начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Порядок определения указанного периода мы пояснили на примерах.

Необходимо учитывать, что для некоторых случаев предусмотрены специальные сроки хранения документов (например, при переносе на будущее убытков, реализации объектов ОС с убытком).

Важно понимать, что в целях бухгалтерского учета отдельные документы нельзя уничтожить спустя пять лет хранения, обеспечивать их сохранность нужно на протяжении всего периода деятельности организации и даже дольше (путем передачи на хранение в архив).

В случае если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, руководствоваться нужно тем актом, который предусматривает наибольший срок.

Отсутствие первичных учетных документов влечет налоговые последствия и административную ответственность.

>Хранение документации, подтверждающей убытки

Сроки хранения документов, подтверждающих убыток

БУХУЧЁТ 2015: хранение документации, подтверждающей убытки.

Согласно общему порядку, установленному подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет. Однако для документов, подтверждающих объем понесенного убытка, пункт 4 статьи 283 налогового кодекса установлен особый порядок. Налогоплательщик обязан хранить эти документы в течение всего периода, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученного убытка. Для переноса убытка предусмотрен срок 10 лет. Прибавим к нему еще 3 года — срок, за который может проводиться налоговая проверка. Получается, что максимальный срок хранения первичных документов, подтверждающих возникновение убытка, составляет 13 лет после окончания налогового периода, в котором этот убыток образовался.

На практике довольно распространена следующая ситуация. Период возникновения убытка проверялся в ходе выездной налоговой проверки, по результатам которой у инспекции не было замечаний по поводу правомерности отражения убытка. Налогоплательщик, посчитав, что убыток подтвержден, не стал хранить документы более четырех лет. Возникает вопрос: вправе ли налогоплательщик переносить убыток на будущее при наличии акта по итогам налоговой проверки, если первичка, подтверждающая убыток, отсутствует? Например, по итогам 2006 года организацией получен убыток. Часть убытка засчитана при расчете налоговой базы по налогу на прибыль за 2007-2011 годы. В 2010 году проведена выездная налоговая проверка, по результатам которой замечаний по поводу обоснованности переноса убытка на будущее нет. Обязана ли организация до 2016 года (10 лет) хранить документы, подтверждающие убыток, полученный в 2006 году, или их можно уничтожить, учитывая проведенную проверку?

Нужно ли хранить первичные документы 10 лет?

По мнению Минфина, списание убытка возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат, ведь налоговый кодекс не предусматривает прекращения обязанности по хранению документов проведенной налоговой проверкой (письма от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276).

В арбитражной практике сложилось два мнения по данному вопросу. Первое аналогично минфиновскому: организации обязаны хранить документы в течение всего срока списания убытков даже в том случае, если за периоды, в которых понесен убыток, уже проводились налоговые проверки. Акт налоговой проверки не является документом, подтверждающим правомерность учета убытка. На это указал ФАС ПО в постановлении от 25.01.2012 N А12-5807/2011. Тот же ФАС в постановлении от 12.04.2011 N А55-18273/2010 признал правомерным отказ инспекции уменьшить налоговую базу на сумму документально не подтвержденного убытка. Судьи указали: акт проверки не содержит анализа документов, подтверждающих размер убытка. Кроме того, налоговое законодательство не предусматривает прекращения обязанности налогоплательщика по хранению документов после окончания налоговой проверки.

Мнение второе — при отсутствии первичных учетных документов размер убытков прошлых лет можно подтвердить результатами проведенной ранее выездной налоговой проверки. Пример тому — постановление ФАС УО от 01.06.2011 N Ф09-2789/11-С3.

Хранение документов: сроки, порядок и штрафы

Правила хранения документов налогоплательщики определяют самостоятельно. При этом есть ряд обязательных требований, игнорировать которые они не вправе. Рассказываем, как правильно хранить документы и что будет за необеспечение их сохранности.

Сроки хранения документов

Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.

При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.

Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.

Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:

  • первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
  • регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
  • бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
  • аудиторские заключения.

Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:

  • учетная политика;
  • стандарты экономического субъекта;
  • документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.

Все вышеуказанные сроки являются минимальными. Конкретные сроки хранения по каждому документу содержатся в приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. При этом необходимо учитывать, что по одному и тому же документу могут действовать разные сроки хранения.

Например, первичные документы, необходимые в целях уплаты налога должны храниться не менее 4 лет (ст. 23 НК РФ). Те же самые документы, используемые в целях бухгалтерского учета, хранятся уже не менее 5 лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Таким образом, если в НПА установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок.

Правила хранения документов

Правила хранения документов определяются организациями и ИП самостоятельно. Строго они не регламентированы. Как правило, в небольших компаниях документы хранятся в бухгалтерии в закрытых сейфах.

Также документы могут храниться в электронном виде. При этом электронные документы должны быть заверены с помощью электронной цифровой подписи. Об этом говорится, в частности, в письме Минфина от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314.

Если объем бумажного документооборота не позволяет хранить документы в бухгалтерии, под хранение оборудуется специальное помещение — архив. При этом оборудовать такое помещение нужно, руководствуясь Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Архивы должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции.

Не допускается хранение документов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами (п. 4.2 Основных правил работы архивов организаций).

В архив организации направляются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также кадровые документы. Документы временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в бухгалтериях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Для хранения большого количества документов допускается заключение возмездных договоров со сторонними архивными компаниями.

Уничтожение документов

Документы с истекшим сроком хранения, которые утратили свою актуальность и значимость в бухгалтерских и налоговых целях, хранить не имеет смысла. Они подлежат уничтожению. Для отбора документов, предназначенных к уничтожению, организации ежегодно проводят экспертизу ценности документов (п. 2.3.1 Основных правил работы архивов организаций).

Экспертиза осуществляется работниками кадровой службы под руководством директора организации. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для уничтожения только на основании заголовков дел.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы с истекшим сроком хранения вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Документы к уничтожению заносят в акт под общими заголовками с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Акт подписывает руководитель организации. все внесенные в акт документы либо уничтожаются организацией самостоятельно, либо направляются на утилизацию. Способ уничтожения не регламентирован. Бумаги можно сжечь, измельчить, переработать во вторсырье и т.д.

Передача дел на утилизацию специализированной компании оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива (п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций).

Что делать с документами при ликвидации компании

При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:

  • документы по личному составу организации;
  • документы, сроки временного хранения которых не истекли;
  • документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).

Все вышеперечисленные документы передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий архив на основании договора. до передачи документация ликвидационная комиссия должна будет ее упорядочить.

Для этого документы группируются по типу, хронологии, срокам хранения. Затем они нумеруются, подшиваются, рассортировываются по пачкам, коробкам. Затем документы с описью передаются в архив.

Если организация прекращает свое существование в результате реорганизации, документация передается ее правоприемнику (п. 3.3.4 Основных правил работы архивов организаций).

Что будет за нарушение порядка хранения документов

Несоблюдение установленного порядка хранения документов может привести к утрате или преждевременному уничтожению документов.

За несоблюдение сроков сохранности документов налогоплательщики несут ответственность по ст. 120 НК РФ. Данная статья устанавливает штрафы за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Причем под грубым нарушение правил учета здесь понимается, в том числе, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета.

За отсутствие первички данной статьей предусмотрены штрафы в размере от 10 тысяч до 30 тысяч рублей. В тех случаях, когда отсутствие документов приводит к занижению налогооблагаемой базы, штраф может составить 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

За нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования документов предусмотрена и административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ). Данное нарушение влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц организации в размере от 300 до 500 рублей.

Также по факту утраты документов директор и бухгалтер организации могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной статье, Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 10 тысяч рублей.

Обращаем внимание, что помимо штрафов отсутствие документации не позволит подтвердить понесенные расходы в целях уменьшения налога на прибыль, а также получить заявленные вычеты по НДС. Поэтому правила хранения документов стоит соблюдать неукоснительно.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Год завершения в делопроизводстве

Срок хранения

1941

75 лет

1971

45 лет

2006

10 лет

2011

5 лет

2013

3 года

2015

1 год

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *