Справка по контрагенту

Содержание

Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным. Из письма ФНС от 24.07.2015 г. № ЕД-4-2/13005@ следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:

  • полномочия руководителя фирмы-контрагента не имеют документальных подтверждений;
  • фактический адрес местонахождения контрагента не может быть определен;
  • в базе ЕГРЮЛ нет информации об этом юридическом лице;
  • по вопросу наличия у контрагента возможности выполнить условия договора возникают сомнения.

Методика проверки контрагентов

Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).

На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.

Документы для проверки контрагента:

  • копии свидетельств о регистрации и о постановке на налоговый учет;
  • устав;
  • выписка из базы данных ЕГРЮЛ;
  • справка, подтверждающая отсутствие долгов перед бюджетом по налоговым обязательствам.

При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов, опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.

На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС. Возможности электронных сервисов сайта:

  • получение информации об организации из ЕГРЮЛ с учетом последних изменений;
  • проверка контрагента на банкротство;
  • в режиме онлайн можно узнать, не начата ли процедура ликвидации или реорганизации, не был ли руководитель фирмы дисквалифицирован за правонарушения.

Предоставляет все указанные сведения налоговая служба, проверка контрагента через электронные или письменные запросы в ФНС бесплатна. Сервисом сайта ФНС можно воспользоваться по адресу ]]>https://egrul.nalog.ru/]]>. База ресурса ежедневно обновляется, в ней находится основная информация о контрагенте в статусе юридического лица или ИП. Проверка контрагента по наименованию на сайте может быть заменена поиском по номеру ИНН или ОГРН.

Рекомендуется ознакомиться и с содержанием актуальной картотеки арбитражных судебных разбирательств (на ]]>официальном сайте ВАС]]>). Это позволит быстро уточнить, не является ли фирма участником судебной тяжбы. Информацию о действующих исполнительных производствах можно получить из ]]>поискового сервиса]]> на сайте ФССП.

Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.

Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:

  • в уставных документах указывается период актуальности прав назначенного руководителя по визированию документации;
  • в уставе может быть прописан пункт, запрещающий руководителю подписывать договоры по сделкам, стоимость которых превышает определенный учредителями денежный порог.

Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.

Положение о проверке контрагентов: образец

Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:

  • расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
  • отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
  • разделять партнеров можно по суммам договоров.

Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.

Регламент проверки контрагентов (примерная форма)

Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .
Для более удобного заполнения бланк в MS Word представлен в переработанном формате.
/P>

Примерная форма

Утверждаю

Генеральный директор

«

«

(подпись)

(И.О. Фамилия)

«__» ____________ 20__ г.

Регламент проверки контрагентов

I. Общие положения

I. Общие положения

1. Настоящий регламент проверки контрагентов (далее — регламент) является неотъемлемой частью Положения о договорной работе, действующего в ________________ «________________». Цель разработки регламента — установить четкий порядок проверки контрагентов, выполнение которого позволит снизить хозяйственные, налоговые и иные риски при заключении и исполнении договоров.
2. Регламент применяется начиная с «__» ____________ 20__ г.
3. Положения регламента обязательны для всех работников ________________ «________________», занимающихся заключением и исполнением договоров с контрагентами, а также для работников, ответственных за проверку контрагентов.
4. Проверке в соответствии с регламентом подлежат все поставщики любой продукции и товаров, исполнители, подрядчики и субподрядчики, арендодатели, лизингодатели и иные контрагенты, отгружающие в адрес ________________ «________________» товарно-материальные ценности, выполняющие работы или оказывающие услуги. Обязательной проверке подлежат как новые, так и постоянные контрагенты.
В случае необходимости проверка может быть проведена в отношении покупателей, заказчиков, арендаторов, лизингополучателей и иных лиц.
5. Проверку контрагентов проводит служба безопасности ________________ «________________» совместно с юридическим отделом и бухгалтерией (в пределах компетенции каждого из указанных подразделений).
Отделы снабжения и продаж обязаны оказывать максимально возможное содействие указанным подразделениям в получении необходимых документов и сведений о контрагентах. При этом требования сотрудников службы безопасности, юридического отдела и бухгалтерии, проводящих проверку контрагента, являются обязательными для всех работников ________________ «________________».

II. Категории сделок, заключаемых с контрагентами

6. Глубина проверки контрагента, то есть количество собираемых по нему сведений и документов, зависит от категории, к которой относится заключаемая с ним сделка.
7. В зависимости от степени возможных рисков все сделки с контрагентами подразделяются на три категории:
— высокорисковые;
— среднерисковые;
— низкорисковые.
7.1. К высокорисковым сделкам относятся:
— договоры поставки или купли-продажи на сумму свыше 1 млн руб., в том числе договоры, заключенные через посредников;
— договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн руб. (за исключением договоров перевозки, договоров на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг и договоров на проведение ремонтных работ);
— договоры перевозки на сумму свыше 300000 руб.;
— договоры на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500000 руб.;

Здравствуйте, уважаемые читатели!
В прошлой статье я описал процедуру поиска работы в Германии. Сегодня речь пойдет о том, как попасть на собеседование в случае получения положительного отзыва работодателя.
Но сначала еще несколько слов о необходимых для иммиграции документах. На родине Вам нужно получить еще ряд справок:

  • Справка об отсутствии судимости. Заказывается в районном УВД или через портал Госуслуги. Получается только в УВД через 30 дней после заказа. Обратите внимание: справка не должна быть старше 3 месяцев на момент подачи документов во врачебную палату. В некоторых УВД особо добрые сотрудники проставляют дату на справке только, когда Вы её оттуда придете забирать. Обговорите сразу с сотрудником такую возможность при подаче документов. По закону, справка одлежит апостилированию в Министерстве юстиции. Но насколько мне известно — это не обязательно (но лично я апостиль сделал).
  • Врачебное заключение о профпригодности. Можно его получить в России и перевести на немецкий язык, а можно сделать в Германии у любого семейного врача: цена вопроса 15-30 евро, время получения 30 минут.

Отдельно тут надо рассказать об одном экзотическом документе, называемом «Сертиикат о безупречной репутации», более известном как «Certificate of good standing» или»Unbedenklichkeitsbescheinigung». Это справка, в которой указывается факт отсутствия нарушений за период врачебной деятельности (это касается так же обучения в интернатуре / ординатуре), уровень медицинского образования и какие должности специалист может занимать в стране происхождения. Образец для РФ представлен ниже (подпись оригинальная):

Получается данный документ только по запросу: для России — в Минздраве РФ: департамент медицинского образования и кадровой политики. Для его оформления Вам понадобятся:
1. Нотариально-заверенные копии документов об образовании (диплом, сертификат об окончании интернатуры/ординатуры);
2. Копия трудовой книжки, заверенная в отделе кадров или в ЕИРЦ (ЖЭК) по месту жительства (не требуется, если у Вас не было опыта работы врачом). Заверение в ЖЭКе платное (120 рублей/страница), платить надо за каждую страницу, но печати достаточно только на последней странице с указание кол-ва листов (я лично делал так, Минздрав все устроило);
3. Письмо из Германии с требованием предоставления настоящей справки. Если письма у Вас нет, достаточно будет любого документа с требованием предоставления настоящей справки (например, вот такогопереченя документовиз врачебной палаты той федеральной земли, в которую планируете ехать) или скриншота с сайта официальной организации с похожим списком;
4. Письменное заявление на получение справки в Минздрав через общественную приемную (скачать можно ). Обратите внимание, что если Ваше заявление отправят в Департамент минуя общий отдел (что и получилось в моем случае), номер и ответственного делпроизводителя ему присвоят уже в Департаменте, а дозвониться туда и что-либо выяснить просто не нереально.
Срок ожидания справки (официально) 30 дней. На практике занимает около 3 недель. C 2018 года выдача справки на руки запрещена! Отправка осуществляется почтой России на указанный в заявлении адрес. Данная справка так же требует апостилирования. Апостиль можно поставить в Министерстве иностранных дел или Минестерстве Юстиции РФ.
Для того, чтобы попасть в Германию на собеседование, Вам, как и в любом другом случае, необходимо получить визу для посещения этой страны. С относительно недавнего времени, Германия нам сделала царский подарок: возможность получения визы для поиска работы. Оформляется она в посольстве так же, как Шенгенская виза, однако, тут имеется ряд нюансов. Итак, для начала важная информация:

  • Виза для поиска работы в Германию предоставляется на максимальный срок 6 месяцев с целью на месте найти работу, соответствующую квалификации;
  • Необходимым условием для выдачи визы является предоставление диплома и возможность самостоятельного обеспечения своего проживания;
  • Если за 6 месяцев Вы находите работодателя — Вам не требуется снова выезжать в Россию: вы подаете заявление на выдачу Вам «Голубой карты» ЕС (нем. Blaue Karte) — это аналог Green Card в Америке, позволяющий получить долгосрочный вид на жительство в Германии;
  • Трудовая деятельность во время пребывания на территории Германии по визе с целью поиска работы не разрешается!
  • !!!Сбор за подачу заявления на выдачу визы составляет 60 Евро и взымается в рублях по соответствующему курсу. Оплата с дебетовой карты или в другой валюте не предусмотрена!!!

Всю информацию Вы можете найти в Официальном документе о получении визы для поиска работы в Германии. Обратите внимание, что согласно официальным требованиям посольства, апостиль ставится только на оригиналы документов. Все документы на русском должны подаваться вместе с переводом на немецкий у присяжного переводчика, включая перевод апостиля. Теперь, я думаю, Вам, уважаемые читатели, понятно, почему я настаивал на проставлении апостиля только на оригиналах документов и переводе их у присяжного переводчика. Еще раз внимательно прочитайте всю информацию, относительно легализации документов в главе «Шаг 2: апостиль». Это сэкономит Вам кучу денег и времени.
С визой разобрались, теперь переходим к собеседованию. От немецких работодателей Вы получите электронное письмо или звонок по телефону / Skype о том, что Вас готовы пригласить на собеседование. Я Вам не советую ради одного единственного собеседования сразу ехать в Германию, поскольку факт приглашения на собеседование еще не означает факт получения работы. Так, многие мои коллеги этим правилом пренебрегали и в итоге, получали поездку «в пустую», поскольку вакансия их не устраивала, а других предложений о работе не поступало. По возвращении в родной город они получали новое приглашение и им снова приходилось ехать в Германию.
Вы должны для себя уяснить одну вещь: у немцев потребность во врачах куда серьезнее, чем у Вас в немцах. Поэтому не стесняйтесь назначать дату собеседования, удобную Вам! Перенос даты можете мотивировать так, как Вам больше нравится: там, насколько мне известно, прокатывают любые варианты. В итоге, получили несколько приглашений на работу — начинаем планировать поездку. Если рассылали в разные федеральные земли — компонуйте собеседования так, чтоб за пару дней пройти все собеседования в одной земле. Если Вы будете подавать заявку на вакансию, например, терапевта, я Вас уверяю, у Вас таких собеседований будет очень много. Между землями перемещаться не сложно. В Германии прекрасно развито железнодорожное сообщение, поэтому добраться до нужного города или деревни труда не составит.
В Германии, по большому счету, можно выделить 3 типа клиник: Университетские клиники, клинические центры (обычно как филиалы этих самых клиник) и городские больницы. Шанс попасть в городскую больницу значительно выше, чем в университетскую клинику. Зарплаты в университетских клиниках несколько выше, чем в городских больницах. Конкретные цифры я приводил в предыдущей статье («Шаг 4: Поиск работы»). Пусть Вас не пугает немецкое понятие «деревня». Больницы могут быть маленькие, буквально на 2 -3 отделения по 40 коек, однако их оснащение примерно соответствует оснащению крупной Российской больницы: КТ, эндоскопия, реанимация последнего поколения есть абсолютно везде, МРТ — часто присутствует. Кроме того, расположение клиники никак не влияет на её значение. Крупнейшие специализированные клиники в Германии, как правило, находятся как-раз в небольших городах: к примеру одна из крупнейших травматологических клиник Германии расположена в городе Rummelsberg, население которого составляет 800 (!) человек.
Несколько советов насчет самого собеседования:

  • Не одевайтесь на собеседование так, как-будто Вы пришли на званый ужин в закрытый клуб (особенно это касается прекрасной половины человечества). Вы захотите произвести впечатление, а это вызовет обратную реакцию. Немцы, вообще, одеваются, чаще всего, хорошо, но не броско. Некоторые вообще в сандалиях на носки ходят, сам лично наблюдал. Так что достаточно строгой деловой одежды будет достаточно.
  • Руки держите на столе, а не на коленях под столом, сидя при этом ссутулившись. Наглядный пример: угадайте, с какой стороны стола сидят немцы? (фотография со страницы http://vk.com/germandoctor. Про эту программу мы с Вами еще обязательно поговорим)

  • Ваш работодатель с Вашим резюме ознакомился детально, уж поверьте, и прекрасно знает, что немецкий у Вас не родной язык и этот факт учитывает. Он с Вами будет общаться раза в 2 медленнее, чем со своими соотечественниками. К тому же, Вы будете, наверняка, уже не первыми русским, кто приходил к нему на собеседование. Одну мою коллегу главный врач вообще проводил в ординаторскую, где сидели только русские врачи.
  • Если Вас работодатель на собеседовании начал экзаменовать, относительно Ваших профессиональных навыков, — можете сразу прощаться. Тут явно что-то не так! Немцы считают это чуть ли не оскорблением, поскольку, по их мнению, если уж Вы получили диплом — то Вам его точно не просто так дали. Максимум что могут спросить — про медицину в России и чем лично Вы там занимались.
  • Никогда не говорите на собеседовании, что Вы приехали искать работу из-за того, что тут хорошо платят! Я-то знаю, что именно из-за этого, но вот немецким коллегам это знать не надо. В Германии не принято говорить о зарплатах и деньгах вообще. Вы приехали потому, что хотите «совершенствовать свои профессиональные навыки и работать в самой сильной медицинcкой системе в Европе». Можете выучить и везде это говорить, не ошибетесь.

Вообще, по рассказам коллег, принимают на собеседованиях очень хорошо, можно сказать «как родных». Некоторые работодатели предлагают Вас разместить в больничной гостинице с 2-х разовым питанием, причем или совсем бесплатно, или за символическую плату. Я слышал так же об историях, когда собеседование проходило вообще по Skype, правда, последнее время, давно с такими историями не сталкивался. В любом случае, этот вариант только на первый взгляд хороший, поскольку Вам в любом случае надо подписывать трудовой договор и Вы не увидите клинику, куда Вас преглашают. Так что я бы предпочел личный контакт с работодателем. В случае, если Вы согласны на условия, предлагаемые работодателем — Вы заключаете с ним трудовой договор. Следующим Вашим этапом пребывания в Германии по визе для поиска работы будет подача документов во врачебную палату федеральной земли для экспертизы, по результатам которой, Вам будет выдано положительное решение о получении разрешения на профессию — Berufserlaubnis. Оно позволяет Вам работать на территории Германии до 2 лет под присмотром старших товарищей и запрещает работать самостоятельно. Перечень документов представлен ниже:

  • Заявление (бланк можно взять с сайта земельной палаты);
  • Lebenslauf (с подписью);
  • Языковые сертификаты (напоминаю, для работы в Германии Вам потребуется сертификат владения разговорным немецким языком на уровне В2 и владения медицинским немецким языком на уровне С1);
  • Свидетельство о рождении (свидетельство о браке, об изменении фамилии);
  • Копия паспорта (заграничного и внутреннего);
  • Документ, подтверждающий Ваш статус пребывания в Германии (виза для поиска работы, в Вашем случае);
  • Справка о несудимости (с переводом);
  • Расписка заявителя о том, что против него не ведется судебного разбирательства, а так же о том, что он не подавал документы для выдачи разрешения на работу в другой федеральной земле;
  • Справка о благонадежности (нем. amtliches Führungsaeugnis Belegart 0). Оформляется эта справка исключительно на территории Германии и свидетельствует о том, что за Вами не числятся какие-либо правонарушения во время всего срока нахождения на территории Германии. Запрос на оформление данной справки оставляется в городской ратуше по расположению будущего места работы;
  • Certificate of Good Standing c апостилем и переводом;
  • Документы об образовании (диплом с приложением, свидетельство об окончании интернатуры) с апостилем и переводом. Убедитесь, что у Вас в дипломе указано кол-во учебных часов (в самом конце оценочного листа). Если нет — нужно будет предоставлять учебный план ВУЗа;
  • Трудовая книжка с переводом.

!!! НЕ ставьте подпись на документах заранее !!! Такие документы у Вас могут не принять. В некоторых земельных палатах подпись требуют ставить в присутствие чиновника. Я с этой информацией как-то сталкивался в одной статье про постановку на учет автомобиля в Германии, так что нет повода не доверять.

На всех документах должен быть проставлен апостиль (где это требуется), все документы должны быть переведены присяжным переводчиком на немецкий язык, а их копии должны быть нотариально заверенными на территории Германии Экспертиза длится 3 месяца, стоимость 500 евро. Через 3 месяца Вы получаете ответ о признании соответствия Вашего диплома немецкому стандарту. Как правило (в 95% случаев), Ваш диплом к немецкому не приравняют, однако временное разрешение на работу Вы получите. О дальнеших действиях я расскажу с следующей статье.
Что делать это время, зависит от Ваших дальнейших планов и финансовых возможностей. Тут, на самом деле, 2 варианта: возвращение на родину на период ожидания, или, что гораздо интереснее, прохождение бесплатной практики в больнице — Hospitation. Бесплатная она во всех отношениях: Вы за неё ничего не платите, но и не получаете. Hospitation не является трудовой деятельностью, поэтому не противоречит условиям пребывания в Германии по визе для поиска работы. Руководство клиник осведомлено о сроках рассмотрения документов на подтверждение диплома, поэтому, нередко, само предлагает Вам пройти такую практику: она очень полезна тем, что позволяет понять все тонкости работы немецких клиник, коих там великое множество, и тем самым, подготовиться к организационным аспектам предстоящей работы. Клиники Вам могут предоставить на это время бесплатное проживание и даже питание. Под эти цели в гостиницах при клиниках всегда оставляют свободные места, особенно в Баварии 🙂
В некоторых землях больница имеет право заключить с Вами трудовой договор только после получения Berufserlaubnis, что нужно предварительно уточнять на сайте земельной врачебной палаты. В этом случае Вам должны дать Einstellungszusage — временный трудовой договор / письменное подтверждение о взятии на работу, который Вы прикладываетет к документам на получение Berufserlaubnis.

Подавать документы на получение «Голубой карты» ЕС в можете только после получения трудового контракта, поскольку основанием для выдачи Вам вида на жительство является годовой уровень дохода. Список документов представлен ниже:

  • документы об образовании: оригинал + копии (х2);
  • Трудовая книжка: оригинал + копии (х2)
  • распечатка информации о Вашем ВУЗе из базы данных ANABIN;
  • Подписанный трудовой договор;
  • Загранпаспорт;
  • Медицинская страховка;
  • фото 3х4 (х3);
  • Анкета (х2).

В России документы подаются в посольство Германии. При нахождении на территории Германии — ведомство по делам иностранцев: Ausländebehörde. Средняя длительность обработки запроса — 6-8 недель, в редких случаях — несколько месяцев.

Спасибо за внимание, и успехов Вам на собеседовании!

Рекомендация для партнера в банк

В связи с ужесточением мер по борьбе с узакониванием нелегальных доходов, банки были вынуждены увеличить пакет основных документов, необходимых для открытия расчетного счёта новым клиентам.

В большинстве финансовых учреждений одним из обязательных требований стало требование подтверждения репутации компании на рынке. Для этого необходимо предоставить письмо о деловой репутации. Этот документ не имеет строго регламентированной законом формы, и собственники бизнеса, особенно молодые организации, часто сталкиваются с трудностями при подготовке отзыва.

Что такое письмо о деловой репутации и когда его нужно предоставлять?

Прежде чем заключать договор на открытие расчётного счёта с новым клиентом банки запрашивают пакет документов, подтверждающих не только законность деятельности компании, но и её деловой статус на рынке.

Для того чтобы подтвердить его, необходимо предоставить отзыв от контрагентов или кредитных организаций, с которыми ранее сотрудничал субъект хозяйствования. Компании, которые существуют на рынке в течение многих лет, обязаны предоставить это письмо вместе с основным пакетом документов для открытия расчётного счёта.

Новые предприятия, которые зарегистрированы меньше 3-х месяцев назад, и ещё не успели обзавестись деловыми контактами и связями, могут по усмотрению банка не предоставлять отзыв или же написать его самостоятельно. В первом случае банковский работник проводит проверку без документа, подтверждающего репутацию, но по истечении срока, установленного банком (у каждого по-разному), клиент обязан будет его предоставить.

Законные основания для требования подобного документа от клиента

Далеко не все собственники бизнеса спешат представить документ, подтверждающий репутацию компании, ссылаясь на банковский произвол и отсутствие законных оснований для этого требования.

В 2015 году с целью ужесточения мер по борьбе с теневым бизнесом Центробанк внёс ряд поправок в закон № 115-ФЗ от 2001 года. В том числе были разработаны рекомендации по идентификации новых клиентов для банков. Тогда же ужесточились и меры наказания за несоблюдение требований закона 115-ФЗ о противодействии финансированию терроризма. За неоднократные нарушения у кредитной организации могут отозвать лицензию.

На основании этого закона 115-ФЗ банки имеют право запрашивать письмо, подтверждающее деловую репутацию. Такой документ помогает сотрудникам отдела безопасности оценить организацию ещё на этапе подготовки документов и исключить компании, которые имеют негативные отклики на рынке, и подставные фирмы-однодневки.

Кто составляет и подписывает отзыв о деловой репутации

Выступить гарантом надёжности компании могут как партнёры, финансово-кредитные организации, с которыми были договорные отношения, так и сама компания.

Для начала необходимо обратиться к партнёрам с просьбой написать рекомендательное письмо. Контрагенты пишут отзыв в свободной форме и заверяют его печатью и подписью директора. Предпочтительнее будет писать письмо на фирменном бланке, если таковые имеются в организации.

Кроме того, выступить гарантом в этом случае может банк, с которым компания имела, или поддерживает по сей день, договорные отношения. В этом случае письмо заверяет управляющий. Часто случается так, что контрагент отказывается писать рекомендации по причине нехватки времени, нежелания поднимать архивные договоры и т.д. В таком случае отзыв можно написать самостоятельно и предоставить на согласование партнеру.

Письмо от контрагента

Письмо о деловой репутации не имеет строгой регламентированной структуры. Банки оставляют на усмотрение собственников выбирать, какие данные о деятельности компании стоит предоставить. Эта информация будет проверяться службой безопасности, поэтому стоит указывать максимально точные факты о деятельности организации. В отзыве желательно указать:

  • действующие и исполненные договора с контрагентом с указанием примерных суммы по этим договорам (это конфиденциальная информация, но никто не просит указывать всё до копейки);
  • отсутствие нареканий по исполнению договорных обязательств;
  • дальнейшие планы по сотрудничеству с контрагентом.

Кредитные организации, с которыми работала компания, обычно, уже имеют утверждённую форму отзыва о деловой репутации. Как правило, в ней содержится информация об оборотах по счёту и количестве контрагентов. Для получения отзыва от финансовой организации достаточно просто отправить письменный запрос.

Характеристика юридического лица о самом себе

Бывают ситуации, когда у компании нет возможности предоставить письмо от контрагентов. Причины могут быть разными, среди контрагентов отсутствуют фирмы, которые обслуживаются в этом банке, или же фирмы, которые могли дать рекомендации, уже были ликвидированы. В этом случае банк идёт навстречу потенциальным клиентам и готов принять письмо, написанное самой организацией. Принципиальных отличий в тексте письма в этом случае нет, оно составляется на фирменном бланке, обязательно заверяется печатью и подписью директора.

В тексте должна содержаться вся та информация о деятельности фирмы, которую сотрудники службы безопасности могут проверить через открытые информационные источники. А именно:

  • список надёжных контрагентов;
  • положительные отклики и публикации в СМИ о компании, если таковые имеются;
  • рост прибыли;
  • своевременная оплата налогов;
  • увеличение численности сотрудников;
  • отсутствие в черных списках ФНС (это можно проверить на официальном сайте налоговой службы).

Рекомендательное письмо, составленное самой организацией, можно прикладывать к пакету документов даже в том случае, если уже имеется отзыв от контрагентов. Такой документ может быть полезным не только при сотрудничестве с банками, для потенциальных контрагентов оно послужит отличным подтверждением надежности организации.

Обязательные реквизиты и срок «годности» письма

Форма рекомендательного письма не была утверждена на законодательном уровне. В п. 2.8 приложения 2 к положению № 499-П от 15 октября 2015 года сказано, что сведения о деловой репутации клиентов предоставляются в произвольной форме.

Банк оставляет на усмотрение фирмы определить информацию, которую необходимо указать в письме. Но будет правильнее упомянуть:

  1. Данные о партнёре: полное и сокращенное юридическое наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактные данные представителя – ФИО, должность, телефон. В некоторых случаях можно указать данные заместителя директора или иного уполномоченного лица.
  2. Такие же полные данные об организации, про которую написан данный отзыв.
  3. Дата документа. Отзыв, на котором не будет проставлена дата, скорее всего, не будет принят к дальнейшему рассмотрению. Чем актуальнее предоставленная информация, тем больше вероятности того, что банк примет положительное решение о сотрудничестве.
  4. Характеристика деловых отношений между контрагентами, подтверждённые фактическими данными: срок сотрудничества, список договоров, суммы договоров, отсутствие нареканий по исполнению договорных обязанностей, общая оценка фирмы как партнёра и дальнейшие планы по сотрудничеству.
  5. Какие-либо другие факты, которые характеризуют организацию как благонадёжную.
  6. Вывод из вышесказанного: рекомендация для дальнейшего сотрудничества.
  7. Заверение письма печатью и подписью руководителя фирмы.

Документы для скачивания (бесплатно)

Особенности составления

Как и любой официальный документ, письмо о деловой репутации имеет ряд особенностей и требований к оформлению.

Отзыв пишется в одном экземпляре на фирменном бланке компании. Если он передается нарочно, можно сделать второй экземпляр, для отметки сотрудника банка о принятии. Так будет проще доказать, что требуемый документ был предоставлен, при возникновении спорных ситуаций.

Для того чтобы упростить задачу по составлению отзыва о деятельности компании применяют разработанный чек-лист для проверки:

  • при оформлении использовались только стандартные шрифты, отсутствие capslock, абзацы разделены интервалами;
  • нейтральный и вежливый тон изложения;
  • язык деловой, без использования разговорных слов и словосочетаний, но при этом без сложной терминологии;
  • объективность, отсутствие эмоциональной окраски текста;
  • краткость, отказ от излишней детализации;
  • текст письма делится на абзацы примерно по 8 строк, каждый из которых несёт в себе 1 конкретную мысль.

Данные требования носят рекомендательный характер, но стоит потратить лишние полчаса, чтобы исправить ошибки в тексте письма, чтобы не давать повод службе безопасности банка снизить шансы на положительное решение по формальным признакам.

Назначение документа

Основная цель отзыва о деловой репутации – подтвердить информацию о компании, о её статусе и положении на рынке. Предоставить банковской службе безопасности некоторые гарантии того, что сотрудничество с компанией будет выгодно обеим сторонам и не доставит неудобства в дальнейшем.

Даже несмотря на то, что отзыв от контрагентов не даёт стопроцентной гарантии успешного взаимодействия, его наличие позволяет банкам сократить риски при сотрудничестве с клиентом, а компании – заключить договор и получить кредитные средства для дальнейшего развития бизнеса.

Ответственность лица, подписавшего отзыв

Оценка деловой репутации партнёра носит субъективный характер и не несёт для подписанта никакой правовой ответственности. Однако, поручаясь за ненадёжного партнёра, компания может поставить под угрозу собственные отношения с банком.

Если компания, о которой был предоставлен положительный отзыв от клиента банка, попадает в список неплательщиков по займу, или принудительно закрывает счёт по рекомендации закона 115-ФЗ от 2001 года, то тень падает и на организацию, предоставившую отзыв.

Есть вероятность, что служба безопасности финансового учреждения усилит контроль и проведёт дополнительную проверку после инцидента, либо не будет принимать во внимание мнение беспечного клиента о других кандидатах.

Судебная практика

Судебная практика по вопросам репутации юридического лица насчитывает множество ситуаций, когда истец обращается с целью обязать финансово-кредитное учреждение удалить организацию из черного списка клиентов или убрать информацию о задолженности из реестра должников. Подобные сведения часто оказывают негативное влияние на взаимоотношения компании с другими кредитными организациями.

При более подробном и детальном изучении судебной практики становится ясно, что в большинстве своём по вопросам касательно соблюдения требований закона 115-ФЗ суд принимает сторону кредитной организации. Отличным примером тому может послужить иск к АО «Юникредит Банк» с требованием удалить из свободных источников и «черных» списков информацию, которая оказывает негативное влияние на репутацию и статус предпринимателя на рынке. Верховный суд Российской Федерации (Определение от 9 января 2018 г. N 305-ЭС17-19519) отказал в удовлетворении данного иска.

Однако уже в апреле 2018 года в Челябинской области (18 ААС от 02.04.2018). Арбитражный суд постановил банку открыть расчётный счёт клиенту, который ранее попал в «черный» список клиентов по закону 115-ФЗ. Этот пока что единичный случай демонстрирует, что отношение банковской системы к сложившимся методам борьбы с теневым бизнесом начинает меняться.

Практические советы и «подводные» камни процесса взаимодействия субъекта хозяйствования с финансовыми структурами описаны в сюжете ниже.

Проверка контрагентов службой безопасности

Рассказываем о цели и инструментах, приводим примерный порядок проведения проверки контрагента, открываем доступ к готовым регламентам проверки контрагента – на платежеспособность и налоговую безопасность.

Цели проверки контрагентов

Служба безопасности проверяет контрагента с целью:

  1. Минимизации рисков образования проблемной дебиторской задолженности. Самая частая причина проверки контрагента. Анализ информации из открытых (ФНС, Арбитражный суд) и закрытых (базы данных, бюро кредитных историй) источников информации позволяет сделать оценку платежной дисциплины контрагента и сделать прогноз по формированию им проблемной (невозвратной) «дебитрки».
  2. Снижения рисков отказа со стороны налоговых органов в возмещении НДС. Непроявление должной осмотрительности при выборе контрагента, предъявленный к вычету НДС налоговая может вернуть. Также чревато взаимодействие с неблагонадежными контрагентами встречными проверками, предъявлением иска по п.3 ст.122 НК (Неуплата или неполная уплата сумм налога).
  3. Укрепления деловой репутации. Неблагонадежные контрагенты и мошеннические организации теряют всякий интерес к взаимодействию с предприятием, на котором должным образом организована работы службы безопасности.
  4. Повышения дисциплины труда сотрудников отделов сбыта и снабжения. Регулярные проверки контрагентов оставляют мало «места для маневров» нечистым на руку сотрудникам, использующем механизм «отката» в работе с поставщиками товаров или услуг, покупателями.

Проверить контрагента на долги

Способы проверки контрагентов службой безопасности

Способы проверки контрагента выбирают сообразно цели. Условно разделить способы проверки можно на две большие группы – информационные и физические. К информационным относятся сбор и анализ данных из информационных баз и источников. К физическим – проверка реальных активов торговых и производственных компаний, выезд по месту фактического нахождения, оценка торгового и производственного оборудования, собеседования сотрудников предприятия-контрагента.

Виктор Смирнов, специалист службы безопасности дорожно-строительной компании

— Мы выполняем строительные работы на основании договора субподряда. Специфика отрасли такова, что мы зачастую вынуждены работать без предоплаты, за свой счет, используя собственные кадры и технику. Для этого мы проверяем компанию-подрядчика на предмет исполнения договорных обязательств. В числе проверок – встречи с другими субподрядными организациями, с которыми компания-подрядчик сотрудничала ранее. В ходе встреч мы выясняем, насколько своевременно и согласно договоренностям поступила оплата за выполненные работы, если возникали сложности с получением денежных средств, то какого рода и насколько критичными были задержки. Только после этого руководство компании принимает решение о том, взять ли предложенный объем работ или отказаться от взаимодействия.

Проверить контрагента на долги

Регламент проверки контрагентов службой безопасности

Перед тем как выполнять проверку контрагента следует запросить у него минимальный перечень документов.

Стартовый регламент проверки контрагента – проверка компании-партнера на существование и соответствие предоставленной информации реальному положению дел. Проверяются ИНН и ОГРН, полное и краткое наименование компании, ОКВЭДы, размер уставного капитала, изыскивается информация об учредителях и руководителях предприятия. Регламент предписывает получение сведений о регистрации компании в «адресных ямах», о нахождении руководителей в списках дисквалифицированных лиц, о задолженности юридического лица по налогам и сборам, об их участии в арбитражных процессах или в исполнительных производствах.

Чаще служба безопасности проверяет контрагента только в том случае, если сделка с ним представляется высоко рискованной. К такого рода сделкам относятся:

  • Сделки по поставке или купле-продажи на сумму свыше 1 млн руб.,
  • Договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн руб.
  • Перевозка на сумму свыше 300000 руб.
  • Оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500000 руб.

Тогда применяется расширенный регламент проверки контрагента. Он включает в себя стартовый (базовый) уровень проверок, и дополняет эти сведения детальным анализом финансового состояния контрагента, проверку его кредитной истории.

В бухгалтерской отчетности проверяющую сторону интересуют отчет о прибылях и убытках за несколько лет. Компания-контрагент должна показывать устойчивый рост. А также пассивы – долгосрочные и краткосрочные обязательства.

В кредитной истории важно отсутствие просроченной задолженности, повышенного интереса к получению кредита в момент сделки, следов «кассовых разрывов» (периодически возникающих просрочек по платежу при в целом стабильной оплате счета).

Для того, чтобы иметь оперативный доступ к оценке платежной дисциплине компании-партнера и состоянию ее долговой нагрузки вы можете вести мониторинг контрагентов на Unirate24. В момент наступления события вы узнаете о наступлении просрочки и сможете оперативно взыскать всю или часть дебиторской задолженности по контрагенту.

Проверить контрагента на долги

Также принимаются во внимание индексы должной осмотрительности и платежной дисциплины (их можно найти в бизнес-справке СПАРК).

Порядок проверки контрагентов на предприятии определяет начальник службы безопасности и/или генеральный директор. В зависимости от целей проверки, конкретный набор инструментов и порядок их запроса могут разниться от компании к компании. Начальник СБ составляет приказ и подписывает его у генерального директора. Каждый сотрудник отдела безопасности, допущенный к проверкам контрагентов, ознакамливается с документом. Сотрудник несет ответственность за качество проверки, соответствие ее результатов действительности. Не допускается халатное отношение к проверочным мероприятиям, опущение этапов проверки, умышленное искажение результатов.

Для вашей работы могут быть полезны следующие регламенты (нажмите на ссылку, чтобы открыть и скачать документ):

Заключение службы безопасности по проверке контрагента

При проверке контрагента служба безопасности действует в связке с отделом продаж, финансовым отделом компании. В этом случае ее заключение носит рекомендательный характер и может быть выдано в форме сводной таблицы характеристик контрагента и результирующим заключением. Например, так:

Инструмент проверки Ключевые моменты Характеристика контрагента
ЕГРЮЛ Сведения о контрагенте соответствуют предоставленным, сведений о критических изменениях в «Вестнике ЕГРЮЛ» отсутствуют. Контрагент характеризуется нейтрально.
Бизнес-справка Индекс финансового риска 41, Индекс должной осмотрительности 50 Контрагент несет средние финансовые риски.
Бухгалтерская отчетность Снижение прибыли по сравнению с прошлым периодом на 15%, большое количество долгосрочных обязательств. Контрагент работает нестабильно, обладает повышенной долговой нагрузкой.
Кредитная история Наличие исторических просрочек по кредитам до 30 -60 дней с периодичностью 6-12 месяцев.

Более 5 заявок на кредитную линию за последний месяц

Контрагент допускает «кассовые разрывы», испытывает острую потребность в дополнительном финансировании.
Заключение Высокий риск формирования проблемной задолженности. Рекомендуется взаимодействие с использованием предоплаты. При невозможности – максимальный размер коммерческого кредита до 20% суммы контракта.

Может заключение службы безопасности носить и блокирующий характер. Сделки с контрагентами, имеющими признаки фирм-однодневок, опыт неисполнения платежей, обладающими чрезмерной долговой нагрузкой способны нанести значительный ущерб предприятию.

Уважаемый читатель!

Представляем Вашему вниманию форму отчёта о проведении проверки контрагентов, которую Вы сможете скачать в конце настоящей статьи. Не секрет, что проверка контрагентов – дело важное и нужное для обеспечения безопасности любой организации. Так, наиболее распространенной формой преступлений в РФ является мошенничество.

Мошенничество – хищение чужого имущества или приобретение права на чужое имущество путём обмана или злоупотребления доверием. Лицо, занимающееся этим, называется мошенник или мошенница. При этом под обманом понимается как сознательное искажение истины (активный обман), так и умолчание об истине (пассивный обман). Ответственность за мошенничество предусмотрена 159 ст. УК РФ.

Хочу напомнить, что внимательное изучение всей доступной информации о ваших контрагентах – залог того, что Вы и ваша организация не станут жертвами обмана и/или мошенничества.

В настоящее время при помощи сети Интернет можно собрать большое количество информации о любой организации. Однако, собранную информацию необходимо правильно систематизировать и проанализировать. Все компании в РФ (и в большинстве стран мира) должны работать в правовом поле, значит, они должны проходить необходимую регистрацию, проверки со стороны правоохранительных органов и предоставлять установленную законодательством отчётность. Более того, определенные виды деятельности требуют лицензирования в соответствии с Федеральным законом “О лицензировании отдельных видов деятельности” от 04.05.2011 N 99-ФЗ.

Важным источником информации на сегодняшний день являются и социальные сети, в том числе, и для проверки юридических лиц. Так, собрать отзывы о работе той или иной компании возможно через различные сообщества в социальных сетях “Facebook”, “Вконтакте”, “Одноклассники” и т.п. Возможностями этих информационных ресурсов не стоит пренебрегать.

Вместе с тем, появились сайты и порталы, которые позволяют быстро проверить контрагента на основе автоматических запросов к сайтам следующих государственных организаций:

  • Федеральная налоговая служба,
  • Федеральная служба государственной статистики,
  • Портал государственных закупок,
  • Федеральная служба судебных приставов.

К примеру, для проверки контрагентов вы можете использовать такие ресурсы как:

  1. Rusprofile.ru – глобальная справочная система по российским юридическим лицам и предпринимателям.
    сайт: https://www.rusprofile.ru
  2. КБ Контур – линейка услуг и продуктов компании включает электронный документооборот, интернет-отчетность, решения для торговли и ведения бизнеса, проверки контрагентов и участия в закупках.
    сайт: https://kontur.ru

Подробный перечень информационных ресурсов для проверки физических и юридических лиц вы можете найти здесь:

Проверка физических и юридических лиц

С целью систематизации полученной из различных источников информации Вы можете использовать следующую форму:

Отчёт
о проверке контрагента по высоко-рискованной сделке

Проверка начата: «___» __________ 201__ г.
Проверка завершена: «___» __________ 201__ г.


п/п
Показатель Результат проверки
1 Наименование контрагента, его ИНН.
2 Сделка (договор), которую планируется заключить с контрагентом.
3 Сумма сделки.
4 Полученные документы:
– копия устава контрагента со всеми дополнениями;
– копия свидетельства о государственной регистрации контрагента;
– копия свидетельства о постановке контрагента на налоговый учет;
– копии документов, подтверждающих полномочия подписанта (протокол об избрании руководителя, доверенность на уполномоченное лицо);
– карточка контрагента со всей необходимой информацией.
5 Совпадают ли реквизиты, на сайте ФНС России, с реквизитами, представленными контрагентом
(указать какие реквизиты не совпадают и в чем расхождение).
6 Совпадают ли реквизиты, указанные на сайте ФНС России, с реквизитами на сайте контрагента (указать, какие реквизиты не совпадают и в чем расхождение).
7 Совпадают ли реквизиты, указанные в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, с реквизитами, представленными контрагентом (указать, какие реквизиты не совпадают и в чем расхождение).
8 Совпадают ли реквизиты, указанные в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, с реквизитами на сайте ФНС России (указать, какие реквизиты не совпадают и в чем расхождение).
9 Необходима ли контрагенту лицензия, специальное разрешение на ведение деятельности или членство в СРО, их наличие.
10 Не является ли адрес контрагента адресом массовой регистрации.
11 Не включен ли контрагент в перечень юридических лиц, в руководстве которых есть дисквалифицированные лица.
12 Не планируется ли исключение контрагента из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов как недействующего юридического лица.
13 Не принимал ли контрагент решение о ликвидации или реорганизации.
14 Результат поиска и анализа информации о контрагенте, имеющейся в Интернете, наличие и характер отзывов, рекомендаций о контрагенте, участие в процедурах закупок.
15 Результат поиска и анализа судебной практики по контрагенту.
16 Результат анализа бухгалтерской отчетности контрагента, финансовое состояние по информации из открытых источников Росстата.
17 Наличие у контрагента офиса, мебели, персонала, складов, оборудования и имущества, необходимого для исполнения условий заключаемого с ним договора.
18 Другие существенные сведения о контрагенте.

Решение Службы безопасности: по итогам проведенной проверки контрагент
____________________
(наименование контрагента)

признан ______________
(варианты: благонадежный, сомнительный, неблагонадежный)

Заключение с ним сделки _______
допускаю / не рекомендую

Менеджер по безопасности _______ / _____/

СКАЧАТЬ: Отчёт о проверке контрагента о высоко-рискованной сделки
Формат: Word
Размер: 52 kb.

Интересную информацию о проверке контрагента со стороны бухгалтерии вы можете найти и на это сайте: https://www.26-2.ru

Если данная статья оказалась для Вас полезной, пожалуйста, ставьте лайки! Так мы узнаём о Ваших предпочтениях и готовим соответствующие статьи 🙂

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *