Как подать заявление на справку 2-НДФЛ в бухгалтерию

Как правило, заявление на 2-НДФЛ по образцу в бухгалтерию сотрудник подает самостоятельно или через службу документооборота, если она организована на предприятии. Лучше оформить два экземпляра такого запроса, чтобы один был передан учетчикам, а второй с отметкой о получении остался у сотрудника. Часто данное правило не соблюдается, и если в компании существуют сложности с документооборотом, то запрос сотрудника может остаться без ответа. Ситуация может быть критична для заявителя, если он, например, подает налоговую справку в кредитное учреждение, где сроки представления документов строго ограниченны.

Иногда такие справки выдает не бухгалтерия, а кадровая служба. Это может быть связано с особенностями организационной структуры предприятия, когда часть дел по расчетам и взаимодействию с персоналом переложена на кадровиков. Для сотрудника такой нюанс не принципиален, главное, чтобы выданная справка была подписана уполномоченным лицом и имела печать.

Как получить справку 2-НДФЛ через «Госуслуги», мы писали в статье.

Состав запроса о справке

Строгого формата заявления на 2-НДФЛ законодательством не утверждено. Так что работник может оформить его в свободном виде. Для того чтобы сделать это правильно, нужно включить в заявление следующие данные:

• фамилию, имя и отчество заявителя;
• его должность в компании;
• адрес места проживания сотрудника;
• контактный телефон;
• название предприятия и его юридический адрес;
• данные о руководителе (Ф. И. О. и должность);
• название запрашиваемой справки;
• период, за который должны быть представлены данные об уплаченном НДФЛ;
• количество экземпляров;
• место представления документа (при наличии);
• основания для выдачи (нормативные ссылки);
• дату подачи запроса;
• подпись заявителя и ее расшифровку.

Отдельно хотелось бы отметить, что данный список реквизитов запроса носит рекомендательный характер. Так, при отсутствии информации об основаниях, в связи с которыми работодатель обязан представить налоговую справку (ст. 62 ТК РФ и гл. 23 НК РФ), это в запросе можно не указывать. Бухгалтер все равно оформит справку, если сотрудник действительно был трудоустроен на предприятии и получал от него налогооблагаемый доход.

На подготовку налоговой справки работодателю дается 3 рабочих дня с момента подачи запроса (ст. 62 ТК РФ). Если он не уложится в указанный период, то сотрудник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру. Образец заявления вы найдете в начале статьи

Как выдать справку о доходах работнику, расписано в типовом решении «КонсультантПлюс». Еще больше полезного материала вы найдете, если оформите пробный бесплатный доступ к К+.

Мы также рассказывали, подойдет ли копия справки 2-НДФЛ.

Типичные ошибки

Несмотря на то, что рассматриваемый документ достаточно прост в оформлении, подавая заявление о выдаче справки 2-НДФЛ по образцу, сотрудники часто допускают ошибки. Самая распространенная — это неуказание периода, за который собираются данные. С одной стороны, такая неточность не критична. Но бухгалтер может быть просто физически не в курсе, для чего работник составил заявление на справку 2-НДФЛ и куда она будет представляться. Чаще всего в запросе размыто указывается, что данные нужны «по месту требования».

Подпишитесь на рассылку

Это может быть:

• банк;
• визовый центр;
• новый работодатель;
• судебный исполнитель и др.

В зависимости от конечного получателя может меняться срок представления данных. Именно поэтому его нужно обязательно указывать. Скорее всего, бухгалтер сделает справку за предыдущий год, но лучше, если в запросе работник это конкретизирует.

Второй распространенной ошибкой является, как ни странно, наименование компании. Такой тип неточностей — бич нашего времени. Например, в больничных листах они встречаются еще чаще. В современном мире даже стабильный работодатель может юридически менять свой статус и наименование, переводить сотрудника из одного юридического лица в другое. Часто работники просто не следят за потоком смены юрлиц и не владеют информацией о корректном названии работодателя. Это может быть большой холдинг «Ромашка», имеющий различные правовые формы, о которых трудящиеся в силу обстоятельств просто не помнят. То же самое касается и данных о руководителе предприятия, который тоже может меняться. В качестве меры для исключения таких ошибок предприятию рекомендуется создать формы для различных запросов персонала. Например, для налоговой справки или заявления на отпуск.

Сложности могут возникнуть и при указании оснований для представления справки 2-НДФЛ (ст. 62 ТК РФ и гл. 23 НК РФ). Как мы говорили выше, такая информация не является обязательной при формировании запроса. Если же бухгалтерия разрабатывает типовые формы запросов для сотрудников, то нормативные ссылки лучше указать.

***

В заключение отметим, что самым сложным этапом подачи такого заявления является то, что бухгалтерам приходится объяснять каждому сотруднику необходимость его составления. Некоторые работники в силу своей квалификации могут не понимать, что документ необходим для правильного учета и без него справку 2-НДФЛ получить не удастся. Во избежание таких проблем бухгалтерии необходимо подготовить инструкции по составлению запросов на справки и подготовить бланки для их оформления. Не лишним будет подготовить образцы заявления на справку 2-НДФЛ и порядка его заполнения, что позволит максимально исключить ошибки сотрудников.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадры».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Для кого предназначен документ:

физические и юридические лица

Сроки выдачи документов (только рабочие дни):

не более 10 дней*

Документ выдаётся на возмездной основе.

Наименование документов, необходимых для предоставления заявителями:

• Документ, удостоверяющий личность;
• Документы, подтверждающие право заявителя на получение технической документации БТИ на объект недвижимого имущества**;
• При необходимости: документы, подтверждающие право действовать от имени другого лица;
• Для физических лиц – заявление;
• Для юридических лиц – гарантийное письмо

Примечание:

* — для заказа на один объект, по которому для подготовки документа не требуется проведение инвентаризации.

В случае заказа документов на несколько объектов, или проведения инвентаризации, или площадь объекта недвижимости превышает 1000 кв. м. (для поэтажного плана и экспликации к поэтажному плану по форме № 22 и форме № 25), или площадь земельного участка превышает 50000 кв. м. (для плана земельного участка), а также в случае заказа двух или более экземпляров документов, срок исполнения каждого конкретного заказа определяется договором и зависит от длительности основного технологического процесса (объема полевых работ на конкретном объекте), общего количества обращений в данное территориальное подразделение ГБУ МосгорБТИ. Время выполнения работ с соблюдением технологического процесса определяется Нормами времени на выполнение работ по государственному техническому учету и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности, утвержденными приказом Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу от 15.05.2002г. № 79, зарегистрированными Минюстом России от 29.11.2002г. № 3980.

В случае, если имеется вся необходимая информация и технические возможности для изготовления документов и проведение технической инвентаризации не требуется, а также площадь объекта не превышает 10000 кв.м. возможно оформить срочное изготовление документа. К стоимости срочного документа применяется коэффициент 3. Срок исполнения срочного заказа: если информация об оплате поступила до 12:00 текущего дня — не позднее следующего рабочего дня; если информация об оплате поступила после 12:00 текущего рабочего дня — не позднее, чем через один рабочий день.

** — К заявителю не предъявляется требование о подаче указанных документов при наличии в составе Базового регистра информации, необходимой для предоставления услуги.

Для предоставления услуги ГБУ МосгорБТИ запрашивает необходимую информацию посредством запроса сведений, содержащихся в базовом регистре информации, с использованием межведомственного информационного взаимодействия. При этом, в случае отсутствия документов и информации, запрошенных в процессе межведомственного информационного взаимодействия, предоставление услуги может быть приостановлено на срок, не превышающий 5 рабочих дней, и ГБУ МосгорБТИ информирует заявителя о необходимости представления соответствующих документов в указанный срок.

Справка о доходах, является одним из документов, который необходим при получении кредита в банке или другой кредитной организации. Справка о доходах в свободной форме выдается работодателем по письменному заявлению сотрудника, в течение трех рабочих дней.

В некоторых случаях, для подтвеждения размера доходов может потребоваться справка о доходах по форме 2-НДФЛ.

Справка о доходах имеет простую форму, но при предоставлении в банк должна обязательно содержать в себе следующие реквизиты:

• сумму среднемесячной заработной платы;
• размер фактически начисленной и выплаченной заработной платы, не менее чем за шесть месяцев;
• размер налоговых и страховых удержанний из суммы зарплаты, налоговые удержания можно не указывать, если указать «чистую зарплату» за минусом удержаний;
• фактический размер задолженности организации по выплате заработной платы работнику.

Справка о доходах в свободной форме для банка обязательно подписывается руководителем и главным бухгалтером организации.

В случае увольнении сотрудника наряду со справкой о доходах выдается справка для расчета больничного листа 182н, в ней указываются данные о зарплате за два предыдущих года.

ГАРАНТ:

См. форму 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица», утвержденную приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. N ММВ-7-11/485@

Информация об изменениях:

Приказом ФНС России от 14 ноября 2013 г. N ММВ-7-3/501@ в приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

См. данную форму в редакторе MS-Excel и образцы ее заполнения

Приложение N 1
к приказу Федеральной налоговой службы
от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@

Форма 2-НДФЛ
(с изм. от 6 декабря 2011 г., 14 ноября 2013 г.)

Код формы по КНД 1151078

СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА за 20__год N_____ от ___. ___. _____ признак _______________ 1. Данные о налоговом агенте в ИФНС (код)_______ 1.1. ИНН/КПП для организации или ИНН для физического лица _____________________/______________ 1.2. Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица ____________________________________________________________________________________________________________ 1.3. Код ОКТМО _______________________ 1.4. Телефон (____)________________ 2. Данные о физическом лице — получателе дохода 2.1. ИНН _____________ 2.2. Фамилия, имя, отчество _________________________________________________________ 2.3. Статус налогоплательщика _____ 2.4. Дата рождения ___. ___. _____ 2.5. Гражданство (код страны) _______ 2.6. Код документа, удостоверяющего личность ____ 2.7. Серия и номер документа _____________________________ 2.8. Адрес места жительства в Российской Федерации: почтовый индекс ________ код региона ____ район ________________________ город _______________________ населенный пункт _______________________ улица ___________________________________________ дом ______ корпус ______ квартира ______ 2.9. Адрес в стране проживания: Код страны _____ Адрес _____________________________________________________ 3. Доходы, облагаемые по ставке ___%

Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета		Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета

4. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты 4.1. Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов

Код вычета	Сумма вычета		Код вычета	Сумма вычета		Код вычета	Сумма вычета		Код вычета	Сумма вычета

4.2. N Уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет ______________________________ 4.3. Дата выдачи Уведомления . . г. 4.4. Код налогового органа, выдавшего Уведомление __________ 5. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке ___%

5.1. Общая сумма дохода
5.2. Налоговая база
5.3. Сумма налога исчисленная
5.4. Сумма налога удержанная
5.5. Сумма налога перечисленная
5.6. Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом
5.7. Сумма налога, не удержанная налоговым агентом