Содержание
- Где получить архивную справку
- Какие данные считаются обязательными
- Бланк на запрос в архив для подтверждения стажа работы
- Заявление в архив на подтверждение стажа — образец письма
- Основные правила составления
- Архивная справка о трудовом стаже – образец первый
- Архивная справка о начислении заработной платы – образец второй
- Функциональное назначение
- Что требуется сделать для оформления
- Возможен ли отказ со стороны работодателя в выдаче справки
- Кто выдает
- Срок годности справки
- Возможно ли получение ранее уволившимся сотрудником
- Особенности оформления
- Порядок составления
- Получение через Пенсионный фонд России
- Видео
Законодательством установлены различные сроки хранения документов в организациях. Так, работодатели обязаны хранить трудовые договоры с сотрудниками на протяжении 75 лет, а документы по личному составу — 50 лет. За это время работники могут обращаться за подтверждением трудового стажа, выполнения определенных функций, направления в командировки. В статье разберем образец архивной справки, который кадровики могут взять за основу при предоставлении сведений по запросам сотрудников.
Где получить архивную справку
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане могут обращаться:
- непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
- в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
- в уполномоченных на оказание таких услуг МФЦ.
Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти. А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений. Придется уточнить:
- наименование организации, в которую направляется запрос;
- Ф.И.О. заявителя;
- причины обращения и суть запроса;
- контактные данные.
Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой.
Какие данные считаются обязательными
Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки о стаже работы и на его примере рассмотрим структуру подобных документов и обязательные сведения в них.
Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа (один из вариантов) выглядит так:
Сразу обращаем ваше внимание, что обязательной формы в таком случае не существует. Специалист по кадрам может воспользоваться любым удобным шаблоном. Вместе с тем в «Основных Правилах работы архивов организаций» от 06.02.2002 есть приложение 42 с примером справки. Но поскольку Правила носят методический и информативный характер, этим примером можно не пользоваться. Главное, что требуется от кадровика, — соблюсти основные требования к выдаваемому документу:
- его составляют на бланке организации;
- указывают дату составления и номер;
- уточняют, на чье имя выданы сведения;
- в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
- указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
- обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать при ее наличии для дополнительного подтверждения достоверности.
Важно понимать, что оформление справок в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
Бланк на запрос в архив для подтверждения стажа работы
Законодатель не устанавливает определенной формы бланка запроса в архив для подтверждения стажа, поэтому любое заинтересованное лицо может подготовить такой документ самостоятельно. При этом стоит помнить об обязательных реквизитах, наличие которых в документе существенно увеличит вероятность положительного ответа по поданному обращению.
В общем виде форма бланка запроса может выглядеть следующим образом:
- Наименование архивного учреждения, в которое направляется заявление.
- Ф. И. О. заявителя, дата его рождения, адрес проживания и контактный номер телефона.
- Заявление
- Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа:
- наименование структурного подразделения;
- наименование предприятия;
- занимаемая должность;
- период работы.
- Справка необходима для представления (указать место требования и цель подачи документа).
- Дата составления документа и подпись заявителя
Заявление в архив на подтверждение стажа — образец письма
В частном случае образец письма в архив о подтверждении трудового стажаможет выглядеть следующим образом:
В архив города Пензы
от Александрова Валентина Ивановича,
дата рождения: 12.01.1958,
проживающего по адресу: Ульяновск, ул. Ленина, д. 58., кв. 71,
тел.: 8 (987) 000 00 00
Заявление
Подпишитесь на рассылку
Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа работы в заготовительном цехе № 1 ОАО «Ремпромстрой» в должности токаря за 1992–1997 годы.
Справка необходима для представления в Пенсионный фонд для назначения страховой пенсии по старости.
Какие еще документы помогут подтвердить трудовой стаж читайте в материале КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ, чтобы узнать всю необходимую информацию.
***
Итак, любой образец запроса о подтверждении стажа работы может использоваться гражданином в качестве базы для составления собственного заявления на получение такой информации. При этом не стоит забывать об обязательных реквизитах документа, без которых запрос попросту не сможет быть удовлетворен. К ним относятся: Ф. И. О. заявителя и его почтовый адрес, по которому будет выслана справка, сведения о работодателе, занимаемой работником должности, а также временном периоде, на протяжении которого между сторонами существовали трудовые правоотношения.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Трудовой стаж».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Помещено в тему: Образцы документов
Необходимая информация об исполнении запросов в архиве организации вынесена в отдельную статью (по ссылке можно перейти к ее прочтению). В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки.
Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение. Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они могут быть документально подтверждены архивными подлинниками. Надо обойтись без домысливания и каких-либо предположений, даже если они логически вытекают из содержания имеющихся в организации архивных документов. Ну, нельзя приводить собственные выводы и комментарии.
Архивная справка составляется на бланке организации и имеет установленную форму. В нее всегда включаются сведения о предмете запроса, при этом в архивной справке указывают архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов документов дела, послуживших основанием для ее составления (обычно это выносят в конец текста). Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы.
Основные правила составления
В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу. Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них.
Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах. При этом не допускаются исправления в тексте.
В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е. при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом). Если в запрашиваемый период были переименования, то каждое из них находит отражение в справке (в произвольном виде, см. первый образец архивной справки).
В процессе подготовки справки могут выявиться некоторые расхождения с указанными сведениями в запросе (например, различные варианты написания имени при совпадении фамилии и остальных данных), встретиться исправления, сокращения или неразборчивый текст в оригинале. В этом случае в справке делают примечание. Например, в нужном месте текста в скобках делают отметку вида: «Так в подлиннике документа» или любую аналогичную (см. второй образец архивной справки).
Если запрос касается заработной платы, то необходимо отдельно указывать суммы ее начисления за каждый месяц. Данные переносят из архивных документов так, как они были отражены в подлинниках и в масштабе цен запрашиваемого периода. Если за какие-либо месяцы отсутствуют начисления (в т.ч. нет лицевых счетов), то это необходимо отметить.
В архиве в процессе составления справки не нужно производить расчет общей суммы за год, среднемесячного или среднегодового дохода, делать поправку на инфляцию и т.п. Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ.
Если документы о зарплате отсутствуют, то для составления справки можно использовать штатное расписание. Действуя таким образом, можно установить должностной оклад за определенный период. Изучением приказов по основной деятельности и приказов по личному составу можно установить наличие иных выплат за интересующий заявителя период.
Если требуется подготовить справку о награждении человека, то необходимо убедиться о включении в нее следующих данных: наименование документа-основания (приказ, решение, постановление и т.п.) для награждения, наименования награды и, конечно, ФИО награжденного.
Справку подписывает руководитель или допускается подписать уполномоченному в установленном порядке на основании приказа, должностной инструкции и т.п. должностному лицу. Документ требуется заверить печатью организации.
Архивная справка о трудовом стаже – образец первый
УПРАВЛЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ Волчкову Михаилу Артуровичу ПРОИЗВОДСТВА МЕТЕЛОК ул. Кривой Мзги, д. 41, кв. 111 (Управление ТПМ) г. Белгород, 000000 пр. Прохоренкова, 33, г. Белгород, 000000 телефон: (000)999-00-46; телефакс: (000)999-00-45; e-mail: kadrovik@metla.ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … АРХИВНАЯ СПРАВКА
04.04.2014 № 01-25/001279
На № б/н от 01.04.2014
Волчков Михаил Артурович 18.12.1996 принят на работу в Управление технологии и ремонта уборочной техники (с 01.11.1997 – название Управление технологии производства метелок) на должность оператора теплогенерирующих установок (приказ директора от 17.12.1996 № 544-к), 02.09.1998 переведен на должность мастера 2 разряда контрольного отдела (приказ директора от 31.09.1998 № 229-к), 13.11.1999 уволен по собственному желанию (приказ директора от 10.11.1999 № 333-к).
Основание:
Ф. 45, оп. 6, д. 125, л. 96.
Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.
Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202.
Руководитель управления Б.Д. Рогозицкий
Кочкина М.А.
00-00-00
Архивная справка о начислении заработной платы – образец второй
ФБУ «ТАГАНРОГСКИЙ Цирковому Ростиславу Алексеевичу ИНСТИТУТ ИСКУССТВА» пер. Тупиковый, д. 3, кв. 38 (ФБУ «ТИИ») г. Таганрог, 000000 ул. Радецкого, д. 54, Таганрог, 000000 телефон: (10000)9-18-20; телефакс: (10000)9-18-18; e-mail: iskyssnvo@fby.net ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … АРХИВНАЯ СПРАВКА
01.10.2014 № 03-22/0346
На № б/н от 26.09.2014
В соответствии с лицевыми счетами по зарплате работников ФБУ «Таганрогского института искусств» за октябрь—декабрь 2007 г. Цирковому Ростиславу Алексеевичу начислено:
октябрь 2007 г. – 35413,02 руб.;
ноябрь 2007 г.
декабрь 2007 г. – 46328,18 руб.
Информация о начислении за ноябрь 2007 г. в лицевых счетах отсутствует.
Цырковой Ростислав Алексеевич (так фамилия указана в документах) за 2008 г. имел начисления:
январь 2008 г. – 32458,44 руб.;
… (аналогично перечислить)
декабрь 2008 г. – 924,15 руб.
Суммы указаны как в документах и в масштабе цен, действовавших в запрашиваемый период.
Основание:
Ф. 366, оп. 4, д. 26, л. 234-237.
Ф. 366, оп. 4, д. 39, л. 199-211.
Директор института Д.Н. Укропов
Яковенко М.О.
0-00-00
В статье приведено всего два образца архивной справки – о стаже работы и заработной плате. Собственно, по приведенной форме можно составлять справки по абсолютно любой тематике. В целях исполнения запроса информация также может быть подготовлена в виде архивной выписки и архивной копии. Из-за ограничений по объему каждой статьи об этом будет уже в последующих публикациях.
Евгения Полоса
К записи 46 комментариев
Валентина | 08 06 2016
Здравствуйте. Подскажите, запуталась, как лучше оформить многостраничный тематический запрос, составленный из множества выписок из приказов (по нескольку на одном странице) — назвать его архивной справкой и в конце документа заверить печатью организации? А посылать при этом на бланке письма организации? Или как приложение к письму? Спасибо.
admin | 13 06 2016
Здравствуйте! В данной ситуации надо составить сопроводительное письмо на бланке организации, к письму приложить архивную справку. Оформить архивную справку по правилам.
Татьяна | 05 07 2016
Здравствуйте!
Давно пользуюсь этим сайтом. Очень много полезной информации нашла для себя, за что Вам ОГРОМНОЕ СПАСИБО!
Подскажите, пожалуйста, по архивной справке: нужно ли в ней указывать все переводы и смены должностей? Например работала токарем 2-го разряда, затем 1-го, переведена слесарем, уборщиком и т.д.
Спасибо.
admin | 06 07 2016
Здравствуйте! Обычно в архивной справке о подтверждении трудового стажа и о заработной плате за определенный период эти сведения не указываются, если только в запросе не просят указать об этом дополнительно, например, в случае утраты трудовой книжки.
Светлана Николаевна | 28 09 2016
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, справку (или выписку) о стаже работы для работающего сотрудника должны делать в архиве или в отделе кадров? Если приказы по личному составу за старые годы переданы в архив, но документы по сотруднику находятся в ОК, кто должен делать эту справку для Пенсионного фонда — архив или ОК?
admin | 02 10 2016
Здравствуйте! Все справки для работающих сотрудников о стаже работы оформляет кадровая служба.
Сергей | 20 10 2016
Добрый вечер!
Подскажите, мне необходимо запросить архивную справку формы 9 из другого города моей мамы и бабушки, есть ли какой нибудь образец бланка?
admin | 24 10 2016
Здравствуйте! Образца нет. Такой запрос составляет в произвольной форме. Главное, указать полный адрес запрашиваемого жилого помещения, ФИО, в том числе девичьи, период (годы) прописанных в помещении.
наталья | 29 11 2016
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как составить справку в пенсионный отдел на сотрудника об отсутствии его данных в архиве учреждения для оформления на пенсию
admin | 01 12 2016
Здравствуйте! Не понятно, почему данные отсутствуют, если работник у вас работает? Если документы переданы в какой-то архив, укажите об этом в ответе на запрос пенсионного фонда, если утрачены, так и напишите.
Ольга | 21 12 2017
Здравствуйте! А как составить справку, если книга приказов в архиве есть, а приказа о приеме и увольнении работника по совместительству за определенный период в этой книге нет?
admin | 25 12 2017
Здравствуйте! Можно написать: «В деле с приказами по личному составу за 1997 год отсутствует приказ о приеме и увольнении (ФИО) на работу по совместительству. Фонд … Оп. … Д. …». Следует посмотреть приказы по личному составу за предыдущие и последующие годы (3 г.). Проверьте также по лицевым счетам по заработной плате. Если этот работник значится в лицевых счетах, там должна быть отметка о номере и дате приказа.
Лариса | 08 12 2016
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, работница после увольнения из нашей организации сменила фамилию. На какую фамилию выдается архивная справка, на нынешнюю или старую?
admin | 11 12 2016
Здравствуйте! Архивная справка дается на ту фамилию, которая значится в документе.
Ирина | 04 04 2017
Здравствуйте! Получила справку о зарплате 1983-85 гг. для начисления пенсии из Главархива Москвы с ошибкой (Елена вместо Ирина). В справке внизу в основании указаны ссылки: Ф.№ 1000, оп. 1л/с, д.3360, л.139, д.3591, л.33. В ПФР справку не приняли. С кем теперь судиться — со школой, в которой работала, ведь Глаархив представил ссылки на документ?
admin | 06 04 2017
Здравствуйте! Сначала надо выяснить, кто допустил ошибку – архив при оформлении справки, либо работодатель при оформлении документа. Сразу замечу, что в архивной справке указывается то, что отражено в документе. Если архив допустил ошибку, то её легко исправить повторной справкой. Если же установлено, что ошибка допущена работодателем, то истина доказывается в суде с привлечением дополнительных документов, свидетелей и пр. В этом случае Вам понадобится помощь адвоката.
Наталия | 19 04 2017
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, в одной архивной справке можно написать стаж работы и начисление заработной платы, со ссылкой на документы (приказы о назначении-увольнении, лицевые счета, расчетные ведомости), или нужно писать две отдельные справки?
Спасибо!
admin | 24 04 2017
Здравствуйте! Если это один человек, то должна быть одна справка, в которой указаны сведения о стаже работы и о заработной плате.
александр | 27 06 2017
Как отображается в архивной справке служба в рядах СА
admin | 30 06 2017
Здравствуйте! Работодатель указывает в архивной справке только сведения о трудовом стаже, по необходимости — о заработной плате своего работника. Сведения о службе в рядах Советской армии указаны в трудовой книжке. Если трудовая книжка утрачена, или по какой-то причине там не отражены эти сведения, то делается запрос в Министерство обороны РФ (конкретно – в управление делами Минобороны).
nady | 21 09 2017
Здравствуйте! В приказе должность написана сокращенно (эл. сварщик), как писать в справке, полностью (электросварщик) или сокращенно как в приказе и указать «так в тексте приказа»? Написала сокращенно, а пенсионный фонд просит указать полностью…
admin | 25 09 2017
Здравствуйте! При написании архивной справки все фамилии, должности, наименования и пр. указываются так, как написано в документе. Если есть какие-то расхождения, сокращения, то в скобках указывается «Так в документе», «Так в тексте оригинала». См. п. 5.12. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Елена | 27 02 2018
Добрый день.
Мой работодатель не вернул мне на руки трудовую книжку. Хочу её восстановить. Для этого нужны справки из архива о местах моего трудоустройства и периоде работы (архивная справка о трудовом стаже в КБР). На данный момент я проживаю в Ставрополе и приехать лично возможность отсутствует. Каковы мои действия, что нужно сделать?
Спасибо
admin | 02 03 2018
Здравствуйте! Документы по личному составу, в том числе о трудовом стаже работников, хранятся в организации в течение 75 лет и передаются в государственный или муниципальный архив в случае ликвидации организации. Поэтому Вам надо сделать запросы о стаже работы и о заработной плате во все организации, где Вы работали. Одновременно можно сделать запрос в Центральный государственный архив Кабардино-Балкарской республики, возможно, у них есть сведения о ликвидированных организациях и о месте хранения их документов. В таком запросе надо перечислить все организации и период работы в них. Сведения об архивах КБР и их адреса размещены на сайте Архивной службы Кабардино-Балкарской республики. И всё же надо потребовать от работодателя возврата трудовой книжки, по закону он должен вернуть её. Напишите жалобу на руководителя в Прокуратуру.
Светлана | 03 07 2018
Подскажите. пожалуйста. Нужно подтвердить стаж сотруднику, но лички нет, есть только расчетные ведомости. Можно ли составить архивную справку только на основании этих документов? Примет пфр такую справку?
admin | 06 07 2018
Здравствуйте! Конечно, необходимо составить справку на основании имеющихся документов по заработной плате. В начале справки надо указать, что приказы по личному составу, личные карточки ф. Т-2 не сохранились (утрачены, сгорели). Затем помесячно указываются данные о заработной плате с указанием ФИО, должности работника.
Светлана | 22 08 2018
Добрый день. Подскажите пожалуйста. Если справку выдает отдел кадров, то можно написать: справка выдана … Сотруднику в том, что он действительно работал с …по… Или нужно как в Би. рекоменд.: в документах архивного фонда…значится и т.д. в основании обязательно указывать фонд, а если он не присвоен, т.к. организация не источник комплектования и фонд один. Можно просто указать: приказы по личному составу ооо … за 2007 г.
admin | 27 08 2018
Здравствуйте! В архивной справке обязательно дается ссылка на документ (фонд, опись, дело, лист). Если нет номера фонда, то указывается номер описи, дела, лист. Документы по личному составу за 2007 год должны быть уже упорядочены с составлением описи.
Наталья | 17 10 2018
Добрый день! Как правильно оформить запрос в архив, если у работодателя нет информации о периоде совмещения профессии. Сохраняются ли расчетные ведомости и можно ли по ним получить такую справку.
admin | 22 10 2018
Здравствуйте! Лицевые счета или расчетные ведомости по заработной плате имеют срок хранения 75 лет (с 2003 года – 50 лет). На основании этих документов оформляются архивные справки о заработной плате работников. Работодатель обязан сохранять эти документы и выдавать по ним справки.
Нина Васильевна | 20 12 2018
Здравствуйте. Пенсионный фонд в Архивной справке просит указать даты зачисления, отчисления, восстановления, окончания обучения. А в приказ этого нет, что писать.
admin | 24 12 2018
Здравствуйте! В данном случае датами зачисления, отчисления и пр. следует считать даты приказов.
Вера | 24 01 2019
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, при оформлении архивной справки об обучении в каком порядке (1-2) указываются фамилии обучавшейся, если поступала в учебное заведение под одной фамилией (девичья), а диплом выдан на другую (вступление в брак)
admin | 28 01 2019
Здравствуйте! Сначала указывается фамилия, на которую был выдан диплом, в скобках указывается девичья фамилия, которая была при поступлении в ВУЗ.
Ольга | 19 02 2019
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Нужно подтвердить пребывание жены в месте прохождения службы мужа в Германии. В архивной справке заявлено «члены семьи не указаны». Что делать?
admin | 22 02 2019
Здравствуйте! Попробуйте ещё раз сделать запрос, указав в нем, что вам нужны сведения не о службе жены, а о пребывании её по месту прохождения вашей службы. В случае повторного отрицательного ответа придется устанавливать факт пребывания жены через суд с помощью свидетелей.
Римма | 20 02 2019
Здравствуйте! Объясните, пожалуйста, в каком нормативном документе есть информация о том, что архивариус не имеет права суммировать или вычитать районные коэффициенты, северные надбавки и любые другие начисления, а также подсчитывать общую сумму заработка за год? И есть ли такое пояснение вообще? Спасибо!
admin | 25 02 2019
Здравствуйте! Согласно п. 5.12. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в архивной справке не допускаются изменения и суммирование данных. Сведения о заработной плате даются как есть, помесячно. Тем более, недопустимо высчитывать коэффициенты.
Антонина | 26 03 2019
Здравствуйте! В наш Вуз поступают запросы из Пенсионного фонда о сумме начисленной заработной платы за определённый период (5 лет). Кто должен исполнять подобные запросы — архив организации, где хранятся лицевые счета или бухгалтерия, которая их оформляет и в этот архив сдаёт? Пенсионный фонд требует указывать в справке. что на все суммы были сделаны отчисления, суммы отпускных распределены пропорционально месяцам начисления и справка сделана в соответствии с разъяснениями Минтруда. Может ли архивариус указывать в архивной справке о зарплате подобное?
admin | 29 03 2019
Здравствуйте! Если в учреждении или организации существует архив со своим штатом, то архивные справки, в том числе справки по заработной плате, исполняют сотрудники архива. Это должно быть прописано в положении об архиве, должностных инструкциях. В отдельных случаях обязанности по исполнению справок по заработной плате возлагается на бухгалтерию. Но это должно быть сделано по распоряжению руководства учреждения, закреплено в положении о структурном подразделении, должностных инструкциях. В вашей ситуации оптимально будет, если архив будет исполнять эти справки с помощью сотрудников бухгалтерии. Опять же для этого должно быть решение руководства ВУЗа.
Татьяна | 12 04 2019
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно составить справку в пенсионный фонд, что книги приказов по личному составу за 1990 год на хранении нет (утеряна до меня).
admin | 15 04 2019
Здравствуйте! Напишите: «Приказы по личному составу за 1990 год утрачены. Имеется акт о необнаружении документов от 30.12.1995».
Максим | 13 06 2019
Подскажите в каких архивах хранятся сведения о заработной плате по годам с 1987 по 1992 год?
admin | 17 06 2019
Здравствуйте! Согласно ст. 17 Федерального Закона РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ, а также ранее действующему законодательству, документы по личному составу, к которым относятся и документы по заработной плате, хранятся в организациях до истечения установленных сроков хранения (75 лет). При ликвидации организации документы по личному составу передаются в вышестоящую организацию, при отсутствии таковой – в государственный или муниципальный архив. Следовательно, если организация, в которой вы работали, существует до настоящего времени, то за архивной справкой надо обращаться туда, либо в вышестоящую организацию. Если организация ликвидирована и нет вышестоящей организации, то надо сделать запрос в уполномоченный орган власти в сфере архивного дела вашего региона (комитет, агентство, управление…). Там должны быть сведения о том, в какой архив переданы документы по личному составу при ликвидации организации.
Елизавета | 06 02 2020
Архив не указывает дату рождения в справка по зарплате. Почему и допустимо ли это?
admin | 10 02 2020
Здравствуйте! В архивной справке о заработной плате нет необходимости указания о дате рождения. Зачастую архивист и не может указать эту дату. Дело в том, что по Правилам в архивной справке воспроизводятся только те данные, которые указаны в документе, на основании которых составляется архивная справка. Касаемо заработной платы справки составляются на основании ведомостей по заработной плате, лицевых счетов, где, как правило, не указана дата рождения.
Каждый действующий или уволенный работник имеет право на получение от работодателя справки о стаже работы. Очень часто она запрашивается для передачи в Пенсионный фонд России, когда нельзя другим способом доказать имеющийся трудовой стаж. На сегодняшний день не существует законодательно установленного образца данного документа и инструкции по его оформлению. По этой причине работодатели могут составлять справку о стаже в произвольной форме, но в ней должна содержаться ключевая информация о трудовой деятельности сотрудника. В данной статье пойдет речь о правилах оформления документа и его назначении.
Функциональное назначение
Справка о стаже трудовой деятельности может потребоваться в следующих ситуациях:
- для передачи в гос. организации;
- для передачи в органы соц. защиты;
- при оформлении кредита/займа в банковской/кредитной организации и пр.
Подтверждение необходимо тогда, когда информация, представленная в трудовой книжке:
- содержит поправки, искажения и ошибки;
- не заверена печатью;
- написана нечитаемо или малоразборчиво;
- неполная и отсутствуют все записи о работе и пр.
Данный документ выступает в качестве подтверждения таких фактов о профессиональной деятельности работников, как:
- величина заработной платы;
- занимаемая должность;
- трудовой стаж;
- опыт работы и пр.
Что требуется сделать для оформления
В небольших компаниях процедура приема запроса на подготовку справки о трудовом стаже обычно очень простая, от сотрудников не требуется подачи никаких специальных документов. В таких случаях достаточно устно обратиться к работодателю или бухгалтеру фирмы с просьбой выдать нужную бумагу.
На средних и крупных предприятиях от работника может потребоваться оформление запроса в письменной форме. В такой бумаге прописывается цель получения справки и то, какие именно данные нуждаются в подтверждении. Однако работник не обязан раскрывать причину подготовки документа своему работодателю.
Возможен ли отказ со стороны работодателя в выдаче справки
Согласно действующим в России нормативно-правовым актам, каждый наемный работник обладает правом на получение любой информации от своего нанимателя, связанной с его профессиональной деятельностью, для последующего распоряжения ею по своему усмотрению. Работодатель может предоставить копию документа о трудовом стаже заявителя, оформить выписку из внутренней документации фирмы либо подготовить специальную справку.
Временной промежуток, возникающий между датой подачи заявки и днем выдачи справки работнику, не должен превышать трехдневный срок (в расчет берутся только рабочие дни). Если возникла ситуация, когда работодатель не предоставляет запрашиваемый документ (независимо от причины), то сотруднику следует обратиться в суд.
Кто выдает
Как правило, справка подготавливается менеджером того структурного подразделения компании, в котором аккумулируются запрашиваемые данные. Таким образом, если сотруднику нужна справка о занимаемой должности (профессиональной деятельности), то за требуемыми сведениями следует обратиться в отдел кадров, если же интересует информация о заработной плате, то обращение передается в бухгалтерию.
В отдельных ситуациях справка о стаже работы создается менеджером того подразделения, в котором трудился заявитель. В таком случае документ удостоверяется генеральным менеджером компании или другим сотрудником, уполномоченным на осуществление подобных действий.
Срок годности справки
В зависимости от цели, ради которой запрашивается документ о трудовом стаже, каждая справка обладает своим периодом полезного действия. Данный срок определяется тем учреждением/организацией, куда передается готовая бумага. Обычно временной промежуток, в течении которого не теряется актуальность указанных в справке данных, не превышает двух недель. В указанный срок заявитель должен успеть заказать бумагу о стаже, получить ее и предоставить адресату. В противном случае процедуру оформления придется повторить.
Возможно ли получение ранее уволившимся сотрудником
Согласно отечественным законам в сфере трудового права, даже уволившийся сотрудник может рассчитывать на получение у бывшего нанимателя необходимой ему справки. Работодатель обязан подготовить по запросу действующего или уволенного работника справку о заработной плате. Она часто требуется для оформления субсидии, пенсии по старости, пособия или прочих соц. выплат. Документ составляется на базе сведений, которые хранятся в архиве компании.
Поскольку отсутствует законодательно закрепленный унифицированный бланк справки о трудовом стаже, она оформляется в свободном виде. Некоторые компании при подготовке документа используют шаблон, сформированный ответственными сотрудниками. В таком случае его следует зарегистрировать в учетной политике юридического лица.
Обязательные элементы справки о стаже:
- наименование компании-работодателя;
- день составления документа;
- данные, которые подлежат удостоверению;
- подпись генерального менеджера организации или другого ответственного сотрудника.
С 2016 года юридические лица не обязаны ставить на подобных документах печать фирмы, но тогда в нем должна содержаться информация о компании-работодателе (юридический адрес, контактный телефон и прочие реквизиты). Если сведения об организации будут отсутствовать, то справка может быть признана недействительной.
Наниматель несет административную ответственность за актуальность и правдивость указанной в справке информации. Внесение в документ заведомо неверных сведений повлечет за собой наложение крупных денежных санкций на компанию и ответственных должностных лиц. В отдельных ситуациях к справке о стаже работодатель формирует приложение (например, прикладывает копии подтверждающих документов). В данном случае в тексте бумаги прописывается пункт о прикрепляемой сопроводительной документации.
Особенности оформления
Данный документ разрешено оформлять как в печатной форме, так и написать от руки. Для справки можно использовать лист стандартного размера (формат А4) или фирменный бланк. Второй вариант предпочтительнее, так как в этом случае в документе не нужно будет специально прописывать реквизиты организации. Количество выдаваемых заявителю экземпляров справки законодательно не ограничено. Каждый документ заверяется должным образом.
После того как работник получит на руки готовую справку, он должен будет ее досконально проверить. Если будут выявлены какие-либо ошибки (опечатки, неточности, исправления), то у работодателя следует потребовать подготовить новый документ. В отдельных случаях от заявителя может понадобиться (при получении справки) поставить подпись во внутренней книге учета документов.
Порядок составления
Последовательность написания справки о стаже работы:
- В верхней части документа прописывается полное фирменное наименование организации, а на следующей строке указывается ее фактический адрес и контактный телефонный номер. Можно дополнительно разместить такие сведения, как ИНН, КПП, ОГРН.
- Затем ставится дата формирования документа.
- Далее посередине строки располагается слово «Справка», а также ее внутренний номер.
- После этого в основной части документа фиксируется ключевая информация. Здесь прописывается полное имя работника, о трудовой деятельности которого составляется справка, и факты о его работе в компании. Если в процессе работы в фирме сотрудник изменил свою фамилию, то указываются реквизиты того документа, который послужил основанием для данных перемен (например, свидетельство о заключении брака). Кроме сведений о занимаемой должности и стаже работы в фирме, здесь может приводиться информация о переводах сотрудника, фактах совместительства, присвоенных разрядах, категориях и пр. (данные подтверждаются ссылками на реквизиты соответствующих документов).
- В нижней части справки ставится подпись (директора/уполномоченного лица) и ее расшифровка.
Если заявитель озвучил цель подготовки документа, то в нем может быть указано, кому он будет предъявлен.
С образцом справки о стаже работы можно ознакомиться ниже.
Скачатьобразецичистый бланк.
Получение через Пенсионный фонд России
Если гражданин не может по какой-либо причине получить сведения о своем стаже трудовой деятельности у работодателя, то ему следует обратиться с обращением о предоставлении данной информации в российский Пенсионный фонд.
Способы формирования заявки на получение справки:
- при личном визите в территориальное подразделение Пенсионного фонда;
- через многофункциональный центр;
- посредством персонального кабинета на веб-портале Пенсионного фонда;
- посредством персонального кабинета на веб-портале «Госуслуги».
Таким образом заявитель получает сведения о состоянии своего уникального лицевого счета. Данная справка выдается бесплатно, а длительность процедуры ее оформления составляет десять дней (с момента обращения).
Видео
В видеоматериале говорится о проблеме подтверждения неучтенного трудового стажа.
Сергей Ильин
Профессор права и юриспруденции, Экономист МЭО