Путь согласования документов

Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.

Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов.

Главные правила согласования документов:

1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.
4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты. Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

Виды согласования документов

1. Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.

   Начальник финансового отдела

   подпись А. Г. Резникова

2. Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования. разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

   СОГЛАСОВАНО

   Генеральный директор ООО «Свобода»

   подпись C. А. Красавин

   31 декабря 2013 г.

   или

   СОГЛАСОВАНО

   приказом ОАО «Радость»

   от 01.04.2014 № 01–02/75

На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.

Сроки согласования документов

Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

На практике документы с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.

Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».

Замечания прилагаются

Начальник отдела информатизации

подпись Р. С. Баков

Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему. Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал. Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

Узнайте как согласовать документ в электронном виде>>

Согласование документа – это контроль качества документа, гарантия того, что его содержание соответствует действительности, не противоречит законодательству, локальным нормативным правовым актам организации и не идет вразрез с интересами организации. При этом большая часть вопросов о порядке согласования документов отдана на усмотрение самой организации.
Данная статья поможет вам при описании порядка визирования документов в инструкции по делопроизводству вашей организации.

Законодательство четко не говорит о том, какие должностные лица внутри организации должны визировать тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому организации и, в частности, лица, ответственные за работу с документами, должны дорабатывать эти вопросы самостоятельно.
Общие требования к порядку согласования документов предусмотрены Государственным стандартом РБ (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Конечно, не все документы до подписания подлежат согласованию. Оно необходимо в случаях, когда информация, содержащаяся в документе, требует проверки ее на соответствие действующему законодательству, локальным нормативным правовым актам, а также в случаях, когда она затрагивает интересы других организаций и должностных лиц.

Виды согласования документов

В зависимости от круга лиц, принимающих участие в согласовании документов, можно выделить внутреннее (согласование происходит внутри
организации – со структурными подразделениями и должностными лицами) и внешнее согласование (с внешними организациями и должностными лицами, не являющимися работниками данной организации).

Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации – авторе документа, например профессиональными союзами и т.п. Например, согласование проекта коллективного договора, графика трудовых отпусков и иных документов, которые согласно Трудовому кодексу подлежат согласованию с профсоюзами.

Обращаем внимание, что в зависимости от вида согласования будет различаться само оформление согласования. Так, внутреннее согласование следует оформлять визой, а внешнее – грифом согласования.

Оформление внутреннего согласования

Виза документа – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как документы, предназначенные для внутреннего пользования, так и исходящие документы.

На внутренних документах визы следует проставлять слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись».

Разрешается также ставить визу на оборотной стороне последнего листа документа. Такой вариант согласования наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документов в другие организации визы на них не воспроизводятся.

Что касается исходящих документов (писем, справок, докладных записок), то экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации, следует визировать по тем же правилам, по которым визируются внутренние документы.

При отсутствии свободного места на документе оформляйте визу на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

Количество виз на документе. Порядок визирования

Сколько виз может быть на одном документе? Законодательством не установлены ограничения относительно количества виз на одном документе.

При невозможности разместить все визы на документе составляется отдельный лист согласования.

При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для оформления виз, необходимо сделать следующую отметку:

Лист согласования прилагается.

Подпись (фамилия и инициалы составителя документа)
Дата

Лист согласования прилагается к визовому экземпляру и в последующем хранится вместе с ним в деле.
Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования:

Заместитель директора
Подпись П.А. Строгова
15.08.2012

Не пишите в визе при оформлении внутреннего согласования проекта документа слова «Виза» и «Согласовано».

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами.

Например, при подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, начальником отдела кадров (специалистом по кадрам), главным бухгалтером, представителем юридической службы (юрисконсультом) организации.

При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями тех подразделений, которых касается его содержание. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений, постановлений) в обязательном порядке нужно согласовывать с юридической службой организации или юристом при отсутствии такой службы (отдела).

Если документ визируют несколько должностных лиц, визы располагают одну под другой в порядке визирования:

Главный бухгалтер
Подпись Г.В. Скрипникова
20.08.2012

Начальник отдела кадров
Подпись И.П. Меньков
20.08.2012

Юрисконсульт
Подпись И.А. Калугин
20.08.2012

Не вносите какие-либо исправления в проект документа при его визировании. Замечания, дополнения, уточнения к документу следует излагать на отдельном листе. При этом в визе, проставляемой на проекте документа, указывайте: «Замечания прилагаются»:

ЭТО ВАЖНО! При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа должно принимать должностное лицо, подписывающее (утверждающее) документ.

Согласование документов со сторонними организациями

При согласовании документа со сторонними организациями, должностными лицами, не являющимися работниками вашей организации, следует оформлять гриф согласования.

Реквизит «Гриф согласования» – это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющихся автором документа.

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

– слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек);

– наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);

– личной подписи должностного лица и ее расшифровки;

– даты согласования.

Например, гриф согласования может выглядеть следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Директор открытого акционерного
общества «Вихрь»
Подпись А.Н. Свиридова
21.08.2012

Документ может согласовываться также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае в грифе согласования вместо наименования должности и подписи нужно указывать название согласовывающегося документа, его дату и регистрационный индекс:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
20.08.2012 № 28

или:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства
труда и социальной защиты
Республики Беларусь
12.08.2012 № 2-1/650

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии 2 грифов согласования расположите их на одном уровне:

СОГЛАСОВАНО
Директор открытого акционерного
общества «Вихрь»
Подпись А.Н. Свиридова
21.08.2012 СОГЛАСОВАНО
Директор Государственного учреждения образования «Средняя школа № 1 г. Береза»
Подпись А.Н. Иванова
21.08.2012

Более 2 грифов согласования размещают на документе 2 вертикальными рядами:

СОГЛАСОВАНО
Директор открытого
акционерного общества
«Вихрь»
Подпись А.Н. Свиридова

СОГЛАСОВАНО
Директор Государственного учреждения образования «Средняя школа № 1 г. Береза»
Подпись А.Н. Иванова
21.08.2012

СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Государственный архив
Брестской области»
Подпись А.Г. Карапузова
21.08.2012

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций или на документе недостаточно места, грифы согласования следует оформлять на отдельном листе согласования. Об этом на документе проставьте отметку, которая располагается на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.

При оформлении документов, подпадающих под действие специальных правил, например нормативных правовых актов, грифы согласования следует располагать в предусмотренных этими правилами месте. При согласовании уставов, положений, правил, регламентов и других организационных документов, утверждаемых распорядительными актами (приказами, распоряжениями, постановлениями, решениями), грифы согласования располагают на утверждающем документе.

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

«Хочешь жить в согласии — соглашайся!»
Правило Рейберна

Электронное согласование документов в ESCOM.BPM

Одной из наиболее важных и востребованных функций системы электронного документооборота является проведение согласования документов в электронном виде. Комплексное решение на

базе платформы ESCOM.BPM содержит готовые решения для автоматизации таких документов, как Договор, ДС, Приказ, Протокол, Письмо, Заявление, Счёт. Для каждого из перечисленных документов в программе имеются специальные, настраиваемые процессы. Программа так же обеспечивает возможность проведения электронного согласования документов произвольных типов.

Выгоды от внедрения электронного согласования документов

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования.

Внедрение программы электронного согласования документов позволяет:

• сократить сроки согласования
• снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов
• облегчить работу с версиями документов
• обеспечить прозрачность процедуры согласования

По этой ссылке Вы можете узнать стоимость программы для автоматизации согласования документов

Преимущества электронного согласования в системе ESCOM.BPM

Система ESCOM.BPM содержит большое количество преимуществ для электронного согласования документов:

• Визуальная редактируемая схема согласования. Настройка схемы с помощью «мыши»
• Возможность загрузки схемы согласования из шаблона и сохранения схемы в шаблон
• Возможность запрета на изменение схемы согласования
• Автоматическое управление статусами документа
• Автоматические уведомления и напоминания
• Автоматический контроль сроков согласования
• Автоматическая маршрутизация (переход на следующий этап, возврат инициатору в случае отклонения и т.д.)
• Возможность формирования версий согласуемого документа с выделением правок
• Возможность внесения замечаний в таблицу замечаний с последующей распечаткой в виде отчёта
• Учёт статусов замечаний — какие замечания сняты, а какие нет
• Автоматическое формирование листа согласования с возможностью его вывода на печать. При печати лист согласования так же содержит перечень не снятых замечаний.
• Автоматическое формирование журнала «Документы на согласовании»

Этот список можно продолжить…

Процесс электронного согласования — как это работает

Система документооборота ESCOM.BPM ESCOM.BPM содержит специальный процесс для проведения электронного согласования документа.

Видео-курс. Согласование документов в ESCOM.BPM на примере процесса согласования проекта протокола совещания

Процесс согласования включает всё необходимое для выполнения электронного согласования документов:

• схемы согласования (модели)
• шаблоны согласования
• сроки согласования
• формирование версий документов (по ссылке можно посмотреть видео курс)
• учёт статусов замечаний
• уведомления и напоминания согласующим и инициатору согласования
• ведение журналов согласования

В системе документооборота ESCOM.BPM создана возможность одновременного запуска нескольких процессов согласования одного документа, каждый из которых может выполняться по индивидуальной схеме.

Это позволяет значительно сократить сроки согласования, направляя документ (например, договор) на согласование одновременно в разные службы.

Модель электронного согласования документа — последовательная или параллельная?

В программе предусмотрена возможность проведения электронного согласования в несколько этапов. В каждом из этапов возможно параллельное согласование документа несколькими сотрудниками.

Гибкость формирования модели согласования предоставляет возможность организации индивидуального хода процедуры согласования для каждого из документов.

Система документооборота ESCOM.BPM обеспечивает выполнение любой модели согласования:

• Последовательной. Система автоматически доставляет документ следующему согласующему.
• Параллельной. Все участники одновременно работают с документом.
• Смешанной. Комбинируются возможности последовательного и параллельного согласования.

В режиме согласования каждый согласующий может внести правки в прикрепленный файл, при этом автоматически создаётся новая версия документа, добавить новые файлы, внести замечания в журнал замечаний, внести отметку о согласовании или отклонении. При этом внесенная каждым согласующим информация будет сохранена. Такой режим одновременной работы позволяет сократить время на согласование – не нужно дожидаться уведомления об освобождении документа.

Модель согласования формируется инициатором согласования непосредственно в карточке документа на основании шаблонов или создается путем выбора участников согласования из справочника сотрудников с последующим указанием последовательности согласования. Настроенную таким образом схему можно сохранить для повторного использования. Применение типовых схем согласования, сохраненные в виде шаблонов, значительно сокращают время на подготовку согласования.

Процедура согласования документа осуществляется в последовательности, определенной в модели согласования.

При отправке документа на согласование, согласующим лицам первого этапа автоматически поступает уведомление о необходимости выполнить согласование документа. Кроме того, согласующим лицам автоматически назначается поручение по согласованию документа.

Документу, находящемуся на стадии согласования присваивается статус «Проводится согласование».

Выполнение согласования. Кто заполнит лист согласования?

При выполнении согласования согласующий может внести отметку «Согласовано» или «Отклонено». Отметка «Согласовано с замечаниями» в типовых процессах отсутствует, но при необходимости её нетрудно добавить в процесс. Согласующий может:

• Одобрить документ
• Сформировать замечание и отклонить документ

Кроме того, ему доступны следующие возможности:

• Сформировать версию документа
• Отправить сообщение другим участникам процесса
• Создать напоминание

Согласующий видит замечания и версии документа созданные другими участниками процесса.

При выполнении выбранного действия в лист согласования документа автоматически заносится отметка «Согласованно» или «Отклонено», ФИО согласующего, дата и время внесения отметки, а так же примечание «Согласовано в электронном виде». Если электронный документ поступит на повторное согласование лицу, который ранее согласовывал документ, то после выполнения им нового согласования предыдущая отметка будет удалена и заменена на новую. Например, если согласующий при первом согласовании поставил отметку «Отклонено», а при повторном «Согласовано», то лист согласования будет содержать последнюю отметку согласующего, в данном примере это будет «Согласовано». Однако в истории работы с документом сохраняются все действия с документом, в том числе и внесение отметок о согласовании. Так же в списке замечаний сохраняются все замечания, которые были сформированы в ходе согласования. Меняются только их статусы.

Формирование и учёт замечаний к согласуемому документу

В ESCOM.BPM предусмотрена возможность внесения замечаний согласующими лицами непосредственно в файл согласования с последующим созданием версий и возможностью объединения версий. На повторное согласование согласующему лицу направляется не только новый документ, но и файл предыдущей версии с замечаниями данного согласующего. Это позволяет согласующему лицу увидеть, какие он выдал замечания и как они были устранены в новой версии.

Если на согласование поступает документ в нередактируемом формате, например в PDF, то для внесения замечаний в карточке процесса предусмотрен раздел «Замечания». Каждое замечание содержит информацию о дате выдачи, авторе замечания и имеет статус (исправлено/не исправлено).

Замещение в ходе согласования. Что делать если согласующий отсутствует?

Механизм замещения в системе ESCOM.BPM предназначен для обеспечения возможности выполнения действий с документами за других лиц. Режим замещения позволяет предоставлять права доступа Руководителя замещающим его сотрудникам, как на определенный период, так и постоянно.

Если согласующее лицо отсутствует, то выполнить за него согласование может замещающий его сотрудник. Другой случай. Согласующий может рассмотреть документ в бумажном виде, не прибегая к электронной системе. Тогда отметку о согласовании и текст замечания за него в систему внесут его секретарь или помощник, для которых настроен режим «Заместитель».

Статусы согласуемого документа

Если документ не согласовывался ранее, то в его карточке будет отображаться статус «Согласование не проводилось». Когда документ отправляется на согласование, то статус автоматически меняется на «Проводится согласование».

После того, как все согласующие первого этапа согласования внесли в документ свои отметки, документ автоматически переходит на второй этап согласования, и согласующие второго этапа приступают к согласованию.

Если в ходе электронного согласования возникли замечания, то документу присваивается статус «Не согласован» и документ отправляется инициатору процесса согласования для корректировки. О возникших замечаниях система уведомляет Инициатора с помощью сообщения. Инициатор вносит правки в документ, формирует новую версию, отмечает, что провёл работу над замечаниями. После внесения необходимых корректировок документ отправляется на повторное согласование.

Если в ходе согласования возникли неразрешимые разногласия, то документ отправляется в согласительную комиссию.

После завершения последнего этапа согласования документу присваивается статус «Документ согласован», а сам процесс перемещается по маршруту на следующий этап, определённый в схеме процесса.

Как купить решение «Электронное согласование документов»

Решение доступно в редакциях «Стандартная-ДЕЛО», «Стандартная-ПРОФ», «Большой бизнес» и «Корпоративная». Для того чтобы купить данное решение Вам нужно прислать нам письмо на sales@escom-bpm.com с указанием стоящих перед Вами задач по автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-00-99.

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в интернет-магазине ESCOM.BPM. Для покупки нужно положить в корзину серверную лицензию редакции Стандартная-ДЕЛО и необходимое число клиентских лицензий редакции Стандартная-ДЕЛО.

Возврат к списку

Антикризисный комплект – набор сервисов для организации удаленной работы на 180 дней. Включает:

• программу «1С:Документооборот КОРП» со встроенными функциями, которые нужны для удаленной работы сотрудников.
• сервер 1С:Предприятия (x86-64);
• 1С:Сервер взаимодействия;
• клиентскую лицензию на 100 подключений.

Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации. Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения. Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.

Отличие электронного от бумажного согласования

Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи.

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

• Юрист направляет проект ответственным работникам;
• Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
• Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
• Новая редакция повторно отправляется на согласование;
• Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

• Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
• Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
• Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

Электронный метод позволяет не только сократить количество согласующих лиц, но и ограничить их функции. Так, например, бухгалтер не сможет править орфографические ошибки в тексте. Ему отведена в конкретном договоре область проверки реквизитов.

На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.

Порядок согласования документов

Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:

• простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
• сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».

После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии.

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

• Администраторы;
• Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.

Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

• Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
• Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
• Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

• направить на ознакомление, указав список лиц и сроки;
• лично указать исполнителей, направив им задание со сроками исполнения;
• внести текстовую резолюцию, вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям.

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

• положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
• отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе.

Детали работы

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

• группы задач по проекту, автору, типу;
• персональные, делегированные, ролевые задачи;
• сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Шаблоны согласований

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

• сотрудник создает документ-заявку;
• согласует заявку руководитель данного сотрудника;
• руководитель ИТ-службы согласует документ;
• исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме. Пример последовательного шаблона с условием — входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании. Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 50 тысяч рублей, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

• спискам документов;
• затраченному времени;
• статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника.

Анализ и мониторинг согласований документов

Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:

• число циклов;
• количество просроченных задач;
• время просрочки;
• средние трудозатраты.

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ».

Специалисты Первого Бита также помогут вам:

• определить виды документов, которые требуют согласования;
• создать шаблоны этих документов в 1С Документообороте;
• построим для вас маршрутизацию согласования;
• обучим сотрудников документообороту;
• проверим корректность настроенных бизнес процессов в документообороте;
• создадим инструкции по работе в 1С Документооборот.

Звоните нашим специалистам, они помогут настроить согласование документов в вашей компании.