Содержание офиса расходы

Содержание

Дюжина расходов на содержание арендованного офиса, которые налоговики так и норовят исключить

Локальные акты компании помогут в учете расходов.

Риски по коммунальным расходам зависят от условий договора.

Расходы на ремонт налоговикам по-прежнему не по душе.

Курс валюты стабилизируется, ключевая ставка Банка России снижается, государство обещает бизнесу всевозможную поддержку и послабления. Как сообщают аналитики, рынок аренды изменился. Компании начинают задумываться о переезде в новые офисы или аренде дополнительных площадей. При этом не всегда ясно, безопасно ли списывать те или иные расходы на содержание арендованного офиса при расчете налога на прибыль. Ведь налоговики могут посчитать их необоснованными или решить, что выгоду от произведенных расходов получил арендодатель.

Совместно с практикующими налоговыми экспертами (список приведен во врезке ниже) мы выяснили, какие расходы на содержание офиса безопасны в налоговом плане, а какие вызовут разногласия с инспектором.

1. Интернет

Затраты на оплату услуг провайдера компании относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но, если на оплату Интернета уходят немалые суммы, инспекторы могут посчитать, что спорные расходы необоснованны в налоговом плане.

Чтобы снизить риски, необходимо документально подтвердить как сам факт приобретения услуг по предоставлению доступа в Интернет (Письмо Минфина России от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348), так и объем предоставленных услуг. Елена Нидзий, специалист по налогообложению аудиторской компании, к. э. н., советует издать приказ руководителя организации с указанием работников, которые могут работать в Интернете, и оговорить в нем производственную необходимость такой работы. Наряду со счетами на оплату, такой внутренний документ подтвердит деловую цель затрат на приобретение доступа к сети.

Для арендатора оплата Интернета может быть опасна в налоговом плане тем, что договор с провайдером, как правило, заключает собственник помещения (арендатор). В этом случае провайдер выставляет счет на оплату арендодателю, который в свою очередь перевыставляет его арендатору. Поскольку у арендодателя нет лицензии на оказание услуг по предоставлению доступа в Интернет, налоговики могут отказать арендатору в признании спорных расходов. Елена Нидзий рекомендует либо включить плату за Интернет в арендную плату, либо на период действия договора аренды переоформить договор с провайдером на арендатора.

Диаграмма 1 2. Стационарный телефон

Опрос показал, что компании редко испытывают трудности с учетом расходов на проводную телефонную связь. Как и в ситуации с доступом в Интернет, договор с оператором телефонной связи, как правило, оформлен на арендодателя. Последний перевыставляет арендатору расходы за пользование телефонным номером. Президиум ВАС РФ считает такие затраты обоснованными в налоговом плане (Постановление от 25.02.2009 N 12664/08).

Но, чтобы избежать возможных претензий налоговиков, компании безопаснее включить в договор аренды условие о том, что арендатор возмещает стоимость потребленных услуг. Кроме того, целесообразно иметь детализированные акты об оказании услуг связи с расчетами платежей, составленными на основании счетов телефонной службы (Письма УФНС России по г. Москве от 29.08.2011 N 16-15/083467@ и от 30.06.2008 N 20-12/061162).

Дмитрий Ширяев, руководитель направления судебной практики аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз», отметил, что безопаснее включить оплату телефона в переменную часть аренды. Или оформить такие услуги как посреднические. В этом случае арендатор без проблем сможет не только учесть спорные затраты в расходах, но и заявить по ним вычет «входного» НДС (п. 2 Письма ФНС России от 04.02.2010 N ШС-22-3/86@).

Диаграмма 2 3. Коммунальные платежи напрямую поставщикам услуг или в фиксированной сумме

По мнению Сергея Соловьева, налогового консультанта аудиторско-консалтинговой компании, договоры аренды редко предусматривают уплату арендатором коммунальных платежей напрямую поставщикам услуг. Обслуживающей организации удобнее заключить договор с одним собственником помещения, чем отдельно с каждым из арендаторов. Но для арендаторов такой порядок оформления «коммунальных» отношений благоприятнее в налоговом плане. Ведь одновременно выполняются оба условия — и об экономической направленности, и о документальном подтверждении понесенных затрат. Поэтому арендатор спокойно спишет «коммуналку» в материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Также стороны могут договориться о том, что фиксированная арендная плата включает в себя все расходы на содержание арендованных помещений, в том числе расходы на отопление, водоснабжение, электроэнергию, которые арендодатель несет в период аренды. В этом случае арендатору вообще не нужны документы, подтверждающие величину потребленных коммунальных услуг. Всю стоимость оплаченной арендодателю «коммуналки» арендатор включает в расходы на аренду (п. 4 ст. 250 и ст. 249 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 N 20-12/56637).

Диаграмма 3 4. Коммунальные услуги арендодателю в составе арендной платы в виде переменной части

Большинство опрошенных экспертов (77% респондентов) посчитали этот способ учета коммунальных затрат наиболее безопасным в налоговом плане. Эксперты отметили, что стоимость «коммуналки», включенную в переменную часть арендной платы, арендатор учитывает в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Екатерина Лакатош, ведущий юрисконсульт «КСК Групп», обратила внимание, что для подтверждения спорных затрат достаточно иметь акты об оказании услуг и счета, выставленные арендодателем. Чтобы полностью исключить претензии проверяющих, можно также запастись копиями счетов коммунальных организаций на имя арендодателя (Письма Минфина России от 30.01.2008 N 03-03-06/2/9, УФНС России по г. Москве от 08.06.2009 N 16-15/058069@ и от 30.06.2008 N 20-12/061162).

Диаграмма 4 5. «Коммуналка» арендодателю на основании выставленных счетов

Если стоимость «коммуналки» не входит в арендную плату и арендатор компенсирует потребленные услуги на основании отдельных счетов от арендодателя, налоговых претензий не избежать. Так считают 65% опрошенных экспертов.

Ольга Боровкова, главный методолог энергетической компании, член Палаты налоговых консультантов РФ, предупредила, что риск возрастает, если компания арендует не все помещение, а только его часть. В этом случае для документального подтверждения коммунальных расходов необходимы (Письма УФНС России по г. Москве от 23.12.2011 N 16-15/124553@ и от 08.06.2009 N 16-15/058069@):

  • акты оказанных услуг;
  • расчеты коммунальных платежей, составленные арендодателем исходя из занимаемых арендатором площадей;
  • счета от водо-, энергоснабжающих предприятий и других служб, выставленные арендодателю и отражающие поставку соответствующих услуг.

Имея указанный пакет документов, компания сведет риск спора с налоговой по расходам на коммунальные услуги к минимуму.

Диаграмма 5 6. Уборка офиса

Расходы на уборку трудно назвать экономически необоснованными. Тем не менее 11% опрошенных не рискнут учесть при налогообложении прибыли такие затраты.

Налоговики наверняка снимут расходы, если арендатор самостоятельно заключил договор на уборку офиса. Мол, обязанность арендатора содержать помещения в надлежащем состоянии не подразумевает их уборку. Но суды с такой логикой инспекторов не соглашаются (Постановление ФАС Московского округа от 18.02.2013 N А40-30193/12-129-142).

Наталья Карабашева, генеральный директор ООО «Расчет», привела еще один пример, когда расходы на уборку помещения могут попасть под удар налоговиков: компания, в штате которой трудится уборщица, заключает договор с клининговой организацией. Инспекторы могут указать на дублирование функций (Письма Минфина России от 05.04.2007 N 03-03-06/1/222 и от 06.12.2006 N 03-03-04/2/257, Постановление ФАС Поволжского округа от 04.10.2012 N А65-21503/2011).

Чтобы избежать подобных претензий, целесообразно распределить площади, которые убирают сотрудники компании и привлеченные уборщики. Тогда дублирования функций не будет и заключение договора на оказание услуг по уборке вполне оправданно с налоговой точки зрения (Постановление ФАС Московского округа от 18.01.2013 N А40-32442/12-129-151).

Диаграмма 6 7. Ремонт офисных помещений

Ремонт относится к обязанностям арендатора по содержанию арендованного имущества и направлен на поддержание или восстановление первоначальных эксплуатационных качеств как здания и сооружения в целом, так и их отдельных конструкций (ст. 616 ГК РФ и п. 3.1 Положения о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений, утв. Постановлением Госстроя СССР от 29.12.1973 N 279).

Но проверяющие могут отказать компании в учете расходов, если по условиям договора ремонтировать помещение должен арендодатель. Даже если работы выполнены и оплачены по инициативе арендатора (Письмо Минфина России от 18.11.2009 N 03-03-06/1/763). Также налоговики отказывают в признании расходов на ремонт, которые арендодатель возмещает (п. 2 ст. 260 НК РФ).

Кроме того, контролеры пытаются переквалифицировать расходы на текущий ремонт в капитальные вложения в арендованные ОС, которые нужно амортизировать (абз. 5 п. 1 ст. 256 НК РФ). Если компания уверена в правильной квалификации спорных работ, она может смело идти в суд. Арбитры в этом случае охотно поддерживают налогоплательщиков (Постановления Арбитражного суда Московского от 19.09.2014 N А40-116450/13 и от 28.01.2014 N А40-45990/13-116-97, Уральского от 26.03.2012 N Ф09-1959/12 округов, Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.05.2012 N 09АП-10265/2012-АК).

Но бывает, что правда на стороне налоговиков. Так, ФАС Центрального округа, проанализировав технические паспорта, установил, что в здании в результате проведенных ремонтно-строительных работ произошла перепланировка помещений, возведены пристройки, надстроены два этажа, увеличена площадь второго этажа на 208,6 кв. м, изменился тип площадей в здании из производственных на торговые. То есть компания создала объект амортизируемого имущества в виде капитальных вложений в арендованный объект (абз. 5 п. 1 ст. 256 НК РФ и Постановление от 29.07.2011 N А36-3814/2010).

Поэтому Елена Егоренкова, аудитор ООО «Интербизнесправо-Аудит», посоветовала начислять амортизацию, если арендатор произвел реконструкцию, модернизацию, техническое перевооружение или другие работы, которые могут привести к созданию ОС.

Диаграмма 7 8. Расходы на улучшение условий труда (чай, хозпринадлежности, вода, кондиционер)

Работодатель обязан обеспечить работникам нормальные условия труда (ст. 163 ТК РФ). Часть таких мероприятий перечислена в Типовом перечне ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н). Финансирование таких мероприятий лежит на компании (ст. 226 ТК РФ). Если налоговики сомневаются, что конкретное мероприятие действительно направлено на улучшение условий труда работников, они отказывают компании в признании затрат на его оплату.

Всеволод Чувин, налоговый консультант ООО «ЛТС Партнерс», руководитель лаборатории бухгалтерских и финансово-экономических экспертиз Научно-исследовательского института судебных экспертиз, посоветовал в локальном акте закрепить конкретный перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда в компании исходя из специфики деятельности (Письмо Минфина России от 24.03.2014 N 03-03-06/2/12697).

Тем самым организация обоснует расходы на приобретение:

  • кондиционеров, обогревателей, увлажнителей и прочих устройств, обеспечивающих комфортный микроклимат (Письмо Минфина России от 03.10.2012 N 03-03-06/2/112);
  • кулеров и питьевой воды, причем вне зависимости от качества водопроводной воды (Письмо Минфина России от 21.11.2013 N 03-03-06/1/50213);
  • хозяйственных товаров: салфеток, чистящих средств и пр. (Письмо Минфина России от 11.04.2007 N 03-03-06/1/229).

Диаграмма 8 9. Борьба с грызунами и паразитами (дезинфекция, дезинсекция и дератизация)

Соблюдение санитарных правил обязательно для всех организаций. В частности, за нарушение санитарно-эпидемиологических требований к организации питания населения должностным лицам общепита грозит штраф в размере от 5000 до 10 000 руб., а компании — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 6.6 КоАП РФ). Поэтому расходы на борьбу с вредителями являются экономически оправданными (Письма Минфина России от 24.04.2008 N 03-11-04/2/77 и от 08.07.2005 N 03-11-04/2/20), и вероятность того, что налоговики откажут компании в признании подобных затрат, небольшая.

На практике риски возникают в двух случаях. Во-первых, деятельность по санитарной обработке помещений связана с работой с ядовитыми веществами и требует специальных навыков и оборудования. Поэтому, по мнению Ирины Козловой, налогового консультанта ООО «АДВ Консалтинг», договор на оказание услуг по дезинсекции, дезинфекции и дератизации помещений целесообразнее заключать с организациями особого санитарно-эпидемиологического назначения. В этом случае у проверяющих не возникнет сомнений, что спорные услуги фактически оказаны.

Во-вторых, расходы на борьбу с грызунами и насекомыми могут попасть под угрозу из-за периодичности проводимых мероприятий. Некоторые компании должны проводить дератизацию, дезинфекцию и дезинсекцию регулярно. Среди них медицинские и лечебно-оздоровительные учреждения, общественные учреждения, ЖКХ, учреждения общественного питания, предприятия пищевой промышленности, водного и воздушного хозяйства, складские помещения пищевых продуктов.

Иные организации проводят такие мероприятия только в случае необходимости, при выявлении грызунов и насекомых. Поэтому слишком частая обработка обычных помещений может вызвать подозрение в недобросовестном завышении расходов.

Диаграмма 9 10. Охрана (в том числе видеокамеры, турникеты, КПП)

Расходы на приобретение услуг охраны (включая покупку видеокамер для системы видеонаблюдения) компания учитывает в прочих налоговых расходах (пп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как и в ситуации с учетом расходов на ремонт, налоговики ставят под сомнение не сами «охранные» расходы, а порядок их учета при налогообложении прибыли. На это указали 76% экспертов.

Проверяющие настаивают, что если общая стоимость комплектующих и работ по монтажу превышает 40 000 руб., то охранное оборудование является основным средством. Значит, его стоимость нельзя учесть единовременно и нужно амортизировать (п. 1 ст. 257 НК РФ и Письмо Минфина России от 12.08.2005 N 03-03-04/1/165). Причем даже в том случае, если охранная система состоит из множества объектов, каждый из которых может функционировать не только в составе комплекса, но и самостоятельно. То есть, по логике инспекторов, компания не может сразу списать в расходы стоимость уличных камер видеонаблюдения, силового кабеля и крепежа.

Но нередко видеокамеры и другие предметы (системный блок (видеосервер), металлоконструкции и платы видеозахвата) могут работать не только в рамках охранной системы, но и самостоятельно или в составе других комплексов. Поэтому справедливее учитывать часть охранного оборудования в составе текущих затрат, а часть — амортизировать (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.10.2011 N А05-11812/2010).

Виталий Сазанский, член Палаты налоговых консультантов РФ, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса, также рекомендует во избежание проблем с инспекцией списывать стоимость дорогостоящих систем видеонаблюдения, электронных проходных и комплектующих к ним посредством амортизации. Например, компания оборудовала КПП электронным турникетом с металлодетектором и подключением электропроводки. Такой объект безопаснее учитывать как основное средство и амортизировать в налоговом учете (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 23.12.2014 N Ф09-8773/14).

Диаграмма 10 11. Покупка или обновление мебели

Опрошенные эксперты практически единогласно заявили, что стоимость мебели, приобретенной в арендованный офис, безопасно списывать в налоговые расходы. Главное — подтвердить, что такое имущество компания закупила для создания нормальных условий труда сотрудников (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). И если необходимость в кондиционере или кулере еще может вызвать вопросы, то приобретение офисных столов, шкафов или кресел вряд ли насторожит проверяющих. Особенно если перечень всей необходимой мебели обоснован спецификой деятельности компании и приведен в локальном акте компании.

Исключение, к которому могут придраться налоговики, — это дорогостоящие предметы интерьера, покупка которых не обоснована ни в финансовом, ни в налоговом плане. Например, приобретение дорогого стола из красного дерева или кресла, обитого натуральной кожей, для руководителя компании — дело вполне нормальное. А вот закупка такой мебели для рядовых менеджеров или секретарей — неоправданные траты.

Хотя, как отметила Татьяна Матасова, главный бухгалтер ООО «Виктория и Ко», член Палаты налоговых консультантов РФ, суды нередко признают право компании учесть при налогообложении прибыли и стоимость различных предметов интерьера, которые напрямую «не нужны в производстве», но создают комфорт в работе (Постановления ФАС Московского округа от 23.05.2011 N КА-А40/4090-11, от 18.12.2007 N КА-А40/13151-07, от 05.11.2008 N КА-А40/10237-08 и от 18.11.2011 N А40-99335/10-140-481).

Диаграмма 11 12. Покупка или замена компьютеров, программного обеспечения

Обоснованность расходов на покупку или замену компьютеров и программного обеспечения инспекторы также не ставят под сомнение. Споры возникают вокруг момента признания таких затрат.

Претензий не возникнет, если составные части компьютера (системный блок, монитор и т.д.) компания учитывает как единое целое (Письмо Минфина России от 02.06.2010 N 03-03-06/2/110). А затраты на программное обеспечение (операционную систему, без которой компьютер не может функционировать) включает в первоначальную стоимость компьютера (Письмо ФНС России от 13.05.2011 N КЕ-4-3/7756).

Дальнейший учет сформированного таким образом объекта зависит от того, превысила ли его совокупная стоимость 40 000 руб. Если нет, затраты можно учесть сразу в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Иначе компьютер будет основным средством, которое придется амортизировать в срок от 25 до 36 месяцев (как ОС, относящееся ко второй амортизационной группе).

Александра Быковская, ведущий консультант ООО «ВЕКТОР РАЗВИТИЯ Столица», считает, что этот способ учета компании обычно используют, чтобы не спорить с проверяющими. Но он не выгоден для организаций в налоговом плане. Ведь разделить компьютер на комплектующие стоимостью менее 40 000 руб. и учесть их единовременно гораздо экономичнее. Особенно если в компании происходит частая замена оборудования.

Суды охотно встают на сторону компании, если отдельные части компьютера могут функционировать сами по себе или «в другой связке» и пригодны для монтажа в различной комплектации (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 09.02.2015 N Ф06-19323/2013).

Единовременно можно учесть и неисключительную лицензию на программу. Правда, если такое ПО может функционировать на разных компьютерах, а не только на том, на котором было изначально установлено (Определение ВАС РФ от 13.02.2014 N ВАС-271/14). Дополнительным аргументом в пользу компании является тот факт, что программное обеспечение не имеет вещественной формы.

Диаграмма 12

Эксперты. Благодарим за содействие в подготовке материала

Ольгу Боровкову, главного методолога энергетической компании, члена Палаты налоговых консультантов РФ Александру Быковскую, ведущего консультанта ООО «ВЕКТОР РАЗВИТИЯ Столица» Елену Егоренкову, аудитора ООО «Интербизнесправо-Аудит»;

Наталью Карабашеву, генерального директора ООО «Расчет»;

Ирину Козлову, налогового консультанта ООО «АДВ Консалтинг»;

Екатерину Лакатош, ведущего юрисконсульта «КСК Групп»;

Татьяну Матасову, главного бухгалтера ООО «Виктория и Ко», члена Палаты налоговых консультантов РФ;

Елену Нидзий, специалиста по налогообложению аудиторской компании, к. э. н.;

Виталия Сазанского, члена Палаты налоговых консультантов РФ, советника государственной гражданской службы РФ 2-го класса;

Сергея Соловьева, налогового консультанта аудиторско-консалтинговой компании;

Всеволода Чувина, налогового консультанта ООО «ЛТС Партнерс», руководителя лаборатории бухгалтерских и финансово-экономических экспертиз Научно-исследовательского института судебных экспертиз;

Дмитрия Ширяева, руководителя направления судебной практики аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз».

И.Хорошилова

Эксперт журнала

«Российский налоговый курьер»

Выполняя требования законодательства, компании оборудуют помещения для приема пищи. Учет расходов на такие цели имеет ряд своих особенностей. Рекомендуем бухгалтеру ознакомиться с основными из них и быть готовым к возможным последствиям.

Нередко в качестве соцпакета компании предоставляют бесплатное питание для своих сотрудников. Для этого хозяйствующие субъекты организуют собственные столовые, заказывают обеды в офис или просто выплачивают компенсацию на питание. Но это правило применимо скорее для крупных компаний. Небольшим фирмам целесообразнее было бы оборудовать небольшую комнату для приема пищи. Многие так и поступают. Организация таких мест для приема пищи вызывает много вопросов. Можно ли учесть суммы на оборудование комнат для приема пищи в составе затрат? Как к подобным расходам относятся налоговые органы? Какие установлены требования для таких помещений? Попробуем разобраться.

Требования законодательства

Согласно положениям статьи 163 Трудового кодекса, работодатель обязан обеспечить сотрудников нормальными условиями труда. К ним, в частности, относятся условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства. Более того, статьей 223 Трудового кодекса определено, что обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников в соответствии с требованиями охраны труда возлагается на работодателя. В связи с этим руководством компании по установленным нормам оборудуются:

  • санитарно-бытовые помещения;
  • помещения для приема пищи;
  • помещения для оказания медицинской помощи;
  • комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки;
  • санитарные посты с аптечками, укомплектованными набором лекарственных средств и препаратов для оказания первой медицинской помощи; а также устанавливаются аппараты (устройства) для обеспечения работников горячих цехов и участков газированной соленой водой и др.

Требования по созданию комнат дл я приема пищи установлены санитарными нормами. Они содержатся в пунктах 5.48–5.51 Свода правил СП 44.13330.2011 «Административные и бытовые здания. Актуализированная редакция СНиП 2.09.04-87», утвержденного приказом Минрегиона России от 27 декабря 2010 г. № 782 (далее – Правила). Какие же требования предъявляют Правила к организации питания на производстве?

Так, Правилами предусмотрено, что при проектировании производственных предприятий должны быть предусмотрены столовые, рассчитанные на обеспечение всех работающих общим, диетическим, а в некоторых случаях – лечебно-профилактическим питанием.

При численности сот рудников более 200 человек в смену необходимо предусматривать столовую, работающую на полуфабрикатах, а при численности до 200 человек – столовую-раздаточную. При численности работников в наиболее многочисленной смене до 30 человек следует оборудовать комнату для приема пищи.

В соответствии с пунктом 2.52 указанных Правил в помещении для приема пищи должны быть умывальник, стационарный кипятильник, электрическая плита и холодильник. Полагаем, что кипятильник можно заменить на электрический чайник, а электрическую плиту на микро- волновую печь.

Если на предприятии работает до 10 человек в смену, то вместо комнаты приема пищи следует предусмотреть в гардеробной дополнительное место площадью 6 кв. м с установкой стола для приема пищи.

Налоговый учет

Можно ли расходы, связанные с оборудованием и содержанием комнат для приема пищи, учесть в облагаемой базе по налогу на прибыль? По этому поводу чиновники финансового ведомства не раз высказывали свою точку зрения. К примеру в письме от 26 сентября 2011 г. № 03-03-06/2/149 отмечается, что затраты, связанные с оборудованием и содержанием помещений для приема пищи, относятся к расходам налогоплательщика на обеспечение нормальных условий труда. В обоснование своей позиции они указывают, что подпунктом 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относят затраты на обеспечение нормальных условий и мер по технике безопасности для сотрудников. Значит, затраты, связанные с оборудованием и содержанием помещений для приема пищи, можно признать в качестве таковых.

Это важно

В случае приобретения имущества стоимостью свыше 40 000 руб. и сроком полезного использования более 12 месяцев по нему необходимо начислять амортизацию.

Подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса не имеет расшифровки, что именно следует понимать под нормальными условиями труда. Полагаем, что к указанным расходам можно относить затраты на приобретение холодильника, микроволновки и других электробытовых товаров. Подобная ситуация рассмотрена в письме Минфина России от 14 июля 2011 г. № 03-03-06/2/112. В нем налогоплательщик спрашивает, можно ли учесть в базе по налогу на прибыль затраты на приобретение организацией холодильников, микроволновых печей, посуды, столов, стульев, чайников для комнаты для приема пищи при условии, что такое помещение оборудовано в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Чиновники полагают, что такие затраты компания вправе учесть при расчете налога на прибыль. Поскольку комната для приема пищи не является объектом обслуживающих производств, ее создание связано с обеспечением нормальных условий труда. Следовательно, траты на обустройство таких комнат могут быть учтены в базе по налогу на прибыль на основании подпункта 48 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. В указанной норме закона отмечается, что к прочим расходам (связанным с производством и реализацией) относятся затраты, связанные с со- держанием помещений объектов общественного питания, обслуживающих трудовые коллективы, включая суммы начисленной амортизации, расходы на проведение ремонта помещений, расходы на освещение, отопление, водоснабжение, электроснабжение, а также на топливо для приготовления пищи.

О том, что расходы на содержание кухни, столовой, раздаточной, моечной можно учесть в базе по налогу на прибыль, говорится в письме УФНС России по г. Москве от 24 марта 2006 г. № 20-12/22759.

Если стоимость приобретенной техники более 40 000 рублей, а срок ее полезного использования превышает 12 месяцев, по ней нужно начислять амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2011 г. № 03-03-06/2/149).

В постановлении ФАС Московского округа от 26 января 2009 г. № КА-А40/13294-08 рассмотрена ситуация, когда в ходе налоговой проверки налоговый орган исключил из состава расходов суммы начисленной амортизации по таким основным средствам, как оборудование для хранения продуктов питания, приготовления и приема пищи, в том числе: шкафы для кофе-пойнт, кофе-пойнт перегородки, льдогенератор, машины посудомоечные, мини-кухни, печи СВЧ, электрические плиты, холодильная витрина, барная стойка, соковыжиматели, кофемашины. Но судьи не согласились с таким решением и указали, что приобретение указанного имущества экомомически обосновано и направлено на обеспечение нормальных и здоровых условий в работе сотрудников общества.

В более ранних письмах Минфина России чиновники придерживались противоположного мнения и отмечали, что бытовая техника, используемая для нужд работников, не признается амортизируемым имуществом (письмо от 6 мая 2005 г. № 03-06-01-04/246). В качестве обоснования своей позиции они указывали, что такое имущество не используется в качестве средств труда и поэтому не амортизируется. Имеются судебные решения, подтверждающие данную точку зрения, например, постановление ФАС Московского округа от 27 марта 2008 г. № КА-А40/2214-08.

Внимание

Если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, фирма вправе самостоятельно определить, к какой именно группе она отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Значит, оборудуя комнату для приема пищи и приобретая для нее электроприборы (холодильники, микроволновки и прочее), подобные расходы можно учесть на основании либо подпункта 7, либо подпункта 48 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Эту же позицию подтверждает арбитражная практика. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного окру га от 26 декабря 2005 г. № А44-2051/2005-9 сообщается, что общество правомерно учло в составе расходов затраты на приобретение электрочайников, холодильников, водонагревателей, напольных вентиляторов, тепловентиляторов. Поскольку они произведены для надлежащего режима работы и отдыха для работников, занятых на вредном производстве.

А в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2007 г. № Ф04-1822/2007 арбитры подтвердили, что организация обоснованно включила в состав расходов по налогу на прибыль расходы на приобретение товарно-материальных ценностей, таких как холодильник, чайник, микроволновая печь, морозильная камера, электроплита, пылесос, стол обеденный, обогреватели, телевизор, подставка, лампа настольная, громкоговорящая связь, стойка с микрофоном, зеркала. Судьи признали, что эти товары приобретались компанией в соответствии с распоряжением директора «О производственной необходимости», использовались для обустройства помещений горячего питания работников в общественное время, поскольку столовая отсутствует. Ко всему прочему произведенные расходы обоснованы и направлены на обеспечение нормальных условий труда.

Для того чтобы не иметь претензий со стороны налоговых органов, необходимо сделать такие расходы соответствующими принципам статьи 252 Налогового кодекса, а именно: они должны быть обоснованы и документально подтверждены, а также произведены для деятельности, направленной на получение дохода.

Документальное оформление

Что касается обоснования произведенных расходов, затраты на оборудование помещений для принятия пищи имели должное документальное подтверждение. В первую очередь стоит данное правило закрепить в трудовых или коллективных договорах с работниками. Следует сделать ссылку на требования Правил и прописать, что работодатель обязан создать нормальные условия для труда, а также обеспечить сотрудников комнатой для принятия пищи, создать условия для хранения продуктов, приготовления и подогрева пищи. Такую же формулировку можно использовать для учета салфеток, полотенец, мыла и др.

Еще одним не менее важным документом является приказ руководителя о том, что оборудуется комната для приема пищи, а также о приобретении необходимой для нее бытовой техники. Разумеется, должны быть в наличии авансовые отчеты, товарные накладные, чеки и прочие документы, которые подтвердят покупку этого имущества.

Чистящие и моющие средства

Обустройство процесса приема пищи невозможно без наведения порядка в помещении. Значит, компании вынуждены покупать моющие и чистящие средства.

По мнению финансового ведомства, расходы на приобретение хозяйственных товаров и бытовой химии (одноразовых бумажных полотенец, салфеток, чистящих средств и т. д.) относятся к расходам на хозяйственные нужды и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в составе материальных расходов при условии их соответствия требованиям статьи 252 Налогового кодекса (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо Минфина России от 11 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/229).

НДС

Сумму НДС по приобретенным товарам организация может принять к вычету после принятия их на учет и при наличии счета- фактуры. Такие действия можно произвести на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 171, пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса.

Однако налоговики нередко отказывают в вычетах, поскольку считают, что они экономически не обоснованы и не связаны с производственной деятельностью. Судебная практика складывается иначе, и судьи позволяют принять к вычету НДС по товарам для обустройства комнат для приема пищи (постановления ФАС Уральского округа от 15 октября 2007 г. № Ф09-8348/07-С2, ФАС Центрального округа от 31 ян- варя 2007 г. № А08-13527/05-7, ФАС Поволжского округа от 28 октября 2008 г. № А55-865/08).

Пример

Организация по решению руководителя приобрела электрический чайник стоимостью 2500 руб., в том числе НДС 382 руб.

Электрический чайник стоит отнести к материально- производственным запасам (ПБУ 5/01 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету »Учет материально- производственных запасов»», утв. приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н).

Бухгалтеру компании приобретение такого имущества необходимо отразить следующими проводками:

ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ 51 «Расчетный счет»

– 2500 руб. – произведена оплата поставщику;

ДЕБЕТ 10 «Материалы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

– 2118 руб. – отражено приобретение электрического чайника;

ДЕБЕТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

– 382 руб. – отражен НДС;

ДЕБЕТ 68 «Расчеты по налогам и сборам» КРЕДИТ 19

«Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

– 382 руб. – принята к вычету сумма НДС;

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 10

«Материалы»

– 2118 руб. – списана на общехозяйственные расходы стоимость чайника.

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт «Практическая бухгалтерия»

Офисные расходы компании

Большинство работодателей заботятся о здоровье своих сотрудников. Ведь от этого напрямую зависит производительность их труда, а значит, и благосостояние компании. Для этого работодатели устанавливают кулеры, кондиционеры, покупают воду, цветы и многое другое. Вправе ли компания уменьшить свои доходы на указанные расходы? Об этом наша статья.

Питьевая вода

Многие компании для своих сотрудников приобретают кулеры и питьевую воду. Можно ли учесть такие затраты при налогообложении прибыли?

Ранее Минфин России утверждал, что затраты на приобретение бутилированной питьевой воды можно учесть в налоговых расходах, только если водопроводная вода не соответствует Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам 2.1.4.1074-01 и опасна для использования в качестве питьевой (Письма Минфина России от 31.01.2011 N 03-03-06/1/43, от 02.12.2005 N 03-03-04/1/408).

Однако в более поздних письмах ведомство разрешило устанавливать кулеры и покупать воду вне зависимости от качества водопроводной воды (Письмо от 21.11.2013 N 03-03-06/1/50213). Свою позицию финансисты объяснили следующими доводами.

Расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, ТК РФ возлагает на работодателя обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организации в соответствии с требованиями охраны труда. При этом одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков являются приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой, затраты организации на приобретение питьевой воды, а также затраты на приобретение и установку кулеров.

Отметим, что суды и ранее отмечали, что расходы на приобретение чистой питьевой воды относятся к расходам на обеспечение нормальных условий труда. При этом наличие заключения санитарно-эпидемиологической службы не является условием для включения указанных затрат в расходы (Постановления ФАС Московского округа от 18.10.2010 N КА-А41/11778-10, от 18.08.2010 N КА-А41/8945-10, ФАС Волго-Вятского округа от 19.11.2007 N А29-549/2007).

Кондиционеры

К лету компании стараются приобрести и установить в офисе кондиционеры. Можно ли учесть эти затраты в налоговых расходах?

По мнению Минфина России, расходы на приобретение кондиционеров могут уменьшать налогооблагаемую прибыль в случае, если они служат для обеспечения нормальных условий труда, предусмотренных законодательством и специальными отраслевыми требованиями по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности. При этом если приобретенные кондиционеры признаются амортизируемым имуществом, их стоимость включается в налоговую базу по налогу на прибыль через механизм амортизации. Такие разъяснения приведены в Письме от 03.10.2012 N 03-03-06/2/112.

Судьи же считают, что расходы на приобретение (установку) кондиционеров можно списать в любом случае, то есть без учета каких-либо отраслевых требований (Постановление ФАС Поволжского округа от 26.07.2006 N А55-32558/2005).

Чайники, микроволновки, холодильники

Зачастую компании, заботясь о своих сотрудниках, приобретают имущество, улучшающее условия их труда, например холодильники, печи СВЧ, электрокофеварки, электрочайники и т.д.

НК РФ позволяет учесть расходы на обеспечение нормальных условий труда в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Однако указанная норма не разъясняет, какие именно расходы можно учесть при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

По мнению Минфина России, работодатель вправе учесть такие расходы в целях исчисления прибыли (Письмо от 24.03.2014 N 03-03-06/2/12697). Ведь он обязан создавать нормальные условия труда для сотрудников в офисе (ст. 22 ТК РФ). Значит, такие расходы оправданы.

Кухня в офисе

Организация планирует оборудовать помещения для приема пищи работниками в рабочее время. Комната для приема пищи работниками не является объектом обслуживающих производств и хозяйств в соответствии со ст. 275.1 НК РФ.

Вправе ли компания отнести затраты на приобретение организацией основных средств, имущества и ТМЦ для оборудования комнаты для приема пищи работниками, а также расходы, связанные с содержанием данного помещения, к прочим расходам на обеспечение нормальных условий труда? Да, вправе (Письмо Минфина России от 26.09.2011 N 03-03-06/2/149).

Статья 223 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников. В этих целях оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, комнаты для отдыха в рабочее время и помещения, специально предназначенные для психологической разгрузки.

Требования по созданию комнат для приема пищи также установлены санитарными нормами. Так, при проектировании предприятий в их составе должны быть предусмотрены столовые. При численности работающих в смену более 200 человек необходимо предусматривать столовую, работающую, как правило, на полуфабрикатах, а при численности до 200 человек — столовую-раздаточную. При численности работающих до 30 человек следует предусматривать комнату приема пищи.

Таким образом, расходы, связанные с оборудованием и содержанием помещения для приема пищи в рабочее время сотрудниками, могут учитываться в составе прочих расходов.

Однако затраты, связанные с приобретением амортизируемого имущества, включаются в состав расходов посредством начисления ежемесячных сумм амортизации (п. 2 ст. 253 НК РФ).

Позицию Минфина разделяют и судьи (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2007 N Ф04-1822/2007(32980-А27-40)).

Чистящие средства

Помещение офиса необходимо ежедневно убирать. Может ли компания учитывать затраты, связанные с приобретением санитарно-гигиенических средств и приспособлений, средств для уборки помещений и предметов оборудования рабочих мест?

Расходы по обеспечению работников и санитарно-бытовых помещений организации санитарно-гигиеническими принадлежностями и оборудованием, в частности такими, как полотенца, туалетная бумага, гигиенические покрытия на унитазы, мыло и т.п., можно учесть для целей налогообложения прибыли.

На этом же основании можно учесть расходы, связанные с приобретением средств для уборки помещений (пакетов для мусора, губок, дезинфекционных средств и т.п). Такое мнение подтверждают налоговики (Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.1).

Цветы

В каждом офисе есть цветы, они, безусловно, украшают помещение и радуют глаза работников. Однако возникает вопрос, можно ли включить в налоговые расходы затраты на приобретение подставок и горшков для комнатных растений, предназначенных для оформления интерьера в офисе? К сожалению, нет. С такой позицией согласен Минфин России. Так, в Письме от 25.05.2007 N 03-03-06/1/311 ведомство отметило, что одним из основных критериев для принятия расходов в целях налогообложения прибыли является их направленность на получение дохода. При этом приобретенные подставки и горшки для комнатных растений предназначены для оформления интерьера в офисе и не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности организации. Такие расходы не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли как не соответствующие основным критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Т.Шишкина

Ведущий редактор-эксперт

Офисные расходы

Семинар-тренинг поможет вам правильно учесть расходы:
• связанные с арендой ? мы расскажем, какие документы необходимы для учета арендной платы, разберемся, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете коммунальных расходов на электроэнергию, тепло, воду и т.д., выясним, как разграничить ремонт, отделимые и неотделимые улучшения арендованного имущества; разберемся, как учесть неотделимые улучшения в налоговом и бухгалтерском учете; рассмотрим особенности аренды имущества у физического лица;
• на компьютерную и бытовую технику – мы расскажем, как правильно классифицировать бытовую и компьютерную технику в офисе: как ОС или МПЗ; разберемся, можно ли учитывать в расходах для целей налогообложения прибыли климатическое оборудование и бытовую технику в офисе; выясним, как правильно учитывать компьютер: по частям или единым объектом; рассмотрим, как учесть расходы на ремонт и модернизацию компьютеров, на ПО с исключительными и неисключительными правами, а также на продвижение сайта организации;
• на автомобиль и списание офисного имущества – мы разберемся, что включать в первоначальную стоимость автомобиля, а что нет; рассмотрим, как учитывается компенсация за использование личных автомобилей работников; выясним, как списать офисное имущество;
• связанные с заботой о сотрудниках ? мы расскажем, как учесть расходы на питьевую воду, чай и кофе для сотрудников, расходы на проведение банкетов и подарки, а также расходы на спортивные мероприятия и фитнес;
• другие офисные расходы – мы расскажем, как правильно учесть расходы на охрану и пропускную систему; уборку помещений, а также компенсацию мобильной связи работников.
Программа:

  • Аренда офиса и другого имущества
  • Бытовая и компьютерная техника, программы и сайты
  • Автомобиль и списание офисного имущества
  • Забота о сотрудниках: питание, корпоративы, подарки и спорт
  • Прочие расходы
  • Ответы на вопросы, направленные участниками семинара на адрес: seminar@usoft.ru

Бонусы на семинаре:
1. Рабочая тетрадь
2. Комплект для записей (блокнот, ручка)
3. Возможность задать вопрос заранее или после семинара (оставив его в анкете) и гарантированно получить ответ лектора
4. Обмен опытом со слушателями и лектором
5. Самая актуальная информация
6. Хорошее настроение/комфортная атмосфера
После каждого учебного мероприятия клиент получает:
1. Сертификат участника
2. Сертификат ИПБ по запросу (необходимо отправить документы и оплатить бланк сертификата).

В чем разница между канцелярскими принадлежностями и офисными расходами?

Прежде чем мы сможем обсудить, как вычесть канцелярские принадлежности и офисные расходы, нам сначала нужно рассмотреть эти два условия и включить эти категории в налоговую декларацию вашего бизнеса.

Неважно, стоите ли вы на офисные расходы по статьям или расходам. Большинство поставок включены в обычные бизнес-расходы, а офисные расходы перечислены отдельно.

Некоторые офисные расходы фактически становятся бизнес-оборудованием, и они классифицируются как активы и амортизируются в течение определенного периода времени.

Включена информация о новых процедурах IRS для израсходования небольших офисных активов, таких как программное обеспечение, вместо того, чтобы обесценивать эти активы.

Офисные принадлежности — это осязаемые традиционные офисные предметы, такие как ручки, степлеры, скрепки для бумаги, флэш-накопители USB и чернильные картриджи для принтеров. IRS также включает почтовые расходы в канцелярских принадлежностях, но большие суммы почтовых отправлений для товаров для доставки классифицируются по-разному (см. Ниже). Вы также можете включить в эту категорию небольшие предметы мебели (до 2500 долларов США), например, используемый стол или книжный шкаф.

Некоторые поставки для доставки не рассматриваются как часть канцелярских товаров. Любые поставки и почтовые расходы для доставки товаров, которые вы продаете, должны отслеживаться как часть стоимости проданных товаров. Расчет стоимости проданных товаров отдельно от перечня деловых расходов.

Расходы Office — это другие расходы на управление офисом, включая услуги веб-сайта, оплату хостинга в Интернете, доменные имена, ежемесячные расходы на приложения (например, Dropbox). веб-программное обеспечение, такое как QuickBooks, оплата счетов продавца и большинство программного и аппаратного обеспечения. Вы также можете внести расходы на сотовый телефон в офисные расходы (или в коммунальные услуги).

Некоторые из этих расходов могут быть перечисленным свойством , и вам нужно будет сохранить хорошие записи для разделения бизнеса и личного использования для таких предметов, как ноутбуки и планшеты ,

Канцелярские товары и расходы — что вы можете вычесть

Вы можете вычесть стоимость канцелярских товаров и материалов, которые вы использовали в течение года. Вы также можете вычесть стоимость марок и почтовых сборов, а также почтовые расходы, используемые в почтовых метрах в течение года.

Вычитание по сравнению с амортизирующими расходами в офисе — новые правила IRS

Раньше было, что все активы бизнеса (предметы, используемые более года), стоимость которых превышает 500 долларов США, должны были обесцениться в течение срока действия актива. Теперь у IRS есть новый более простой метод для принятия меньших стоимостных активов в качестве расходов, а не для их обесценивания.

Действуя в 2016 году, вы можете взять в качестве бизнес-активов (включая офисные активы) расходы, которые стоят 2500 долларов или меньше.Сюда входят программные и программные комплекты, ноутбуки, планшеты, смартфоны и другая меньшая электроника. Стоимость, которую вы можете потратить, включает стоимость приобретения предмета.

Предположим, вам нужна Adobe Acrobat X Professional для вашей работы. Стоимость этого товара обычно превышает 500 долларов США. До нового правила IRS вам пришлось бы обесценить стоимость …

Теперь, поскольку максимальный размер для издержки составляет 2500 долларов США, вы можете потратить этот товар за один год.

Если какая-либо канцелярская продукция, расходы или оборудование стоят более 2500 долларов США, они становятся амортизируемыми активами, и вы должны обесценивать эти активы. Вам нужно будет поговорить со своим налоговым составителем о записях, которые вам нужно сохранить и получить помощь при расчете амортизации, поскольку каждый актив имеет другой полезный срок службы.

Принадлежности и материалы, используемые для производства или доставки продукции

Будьте осторожны, чтобы различать канцелярские принадлежности и оборудование, используемые в основном для вашего бизнеса, для управления вашим офисом и принадлежностями и материалами, используемыми для производства продукции. Поставки и материалы, которые вы используете для производства продукции, включаются в стоимость проданных товаров.

Таким же образом вы не можете вычитать стоимость доставки и доставки за проданную продукцию; они считаются частью вашей стоимости проданных товаров.

Канцелярские товары и офисное оборудование при затратах на запуск

Если вы занимаетесь поставками офисных принадлежностей и покупкой офисного оборудования, компьютеров и программного обеспечения в рамках своего бизнес-запуска, вам нужно будет сохранить эти расходы отдельно. Возможно, вам понадобится разложить эти затраты на запуск за несколько лет. Сохраните список расходов и обсудите их с вашим налоговым составителем.

Другие ограничения на выгрузку Канцелярские товары и офисное оборудование

Вы можете только вычесть затраты на материалы и материалы, используемые в текущем году. Другими словами, вы не можете просто купить большое количество копировальной бумаги в конце года и считать это расходами в этом году, так как вы не можете использовать все это в течение года. Проконсультируйтесь с вашим налоговым консультантом о том, как определить сумму для этого расхода

Где указывать канцелярские товары и расходы на офисные услуги в вашей налоговой декларации по бизнесу

Для индивидуальных предпринимателей и односторонних LLC , показать канцелярские товары в категория «канцелярские принадлежности» в расписании С, строка 22. Вы можете включить в эту категорию офисные расходы (включая расходы, отнесенные по новому правилу), или вы можете разделить расходы на офисные расходы и включить их в «Другие расходы» в строке 27a. Для «Другие расходы» вы должны перечислить разные категории в части V вашего Списка С, объединив итог с линией 27а.

Для партнерств и LLC с несколькими членами эти расходы указаны в разделе «Другие вычеты» формы 1065 (строка 20). Вы должны приложить отдельный отчет, в котором будут описаны различные вычеты, включенные в эту позицию.

Для корпораций покажите эти расходы в разделе «Другие вычеты» в форме 1120. Сначала вы должны включить заявление, в котором перечислены вычеты, а затем включить общую сумму в строку «Другие вычеты», строка 26.

Офисные расходы: как учесть?

Начнем с азов — классификации офисных расходов. Выясним, как офисные траты отражаются в бухгалтерском и налоговом учете. А заодно укажем на отличия, важные при отнесении предметов в ту или иную категорию активов.

Офисные траты: расходы, ОС, МНМА, запасы или МБП?

Бухгалтерский учет

Учет офисных расходов подчиняется общим правилам. То есть тут все зависит от срока службы, стоимости и назначения приобретаемых объектов (цели понесенных расходов). Да что и говорить! Сегодняшнее многообразие офисных предметов в учете выливается в целый «букет» объектов. В итоге офисное «богатство» может попадать в основные средства (далее — ОС), малоценные необоротные материальные активы (далее — МНМА), малоценные быстроизнашивающиеся предметы (далее — МБП), обычные запасы, а некоторые офисные траты — прямиком в расходы.

В общем, учет офисных расходов мы представили на рисунке на с. 6.

* Напомним: для разграничения ОС и «недорогих» МНМА предприятие самостоятельно устанавливает стоимостный критерий
в приказе об учетной политике ( п. 5.2 П(С)БУ 7, п. 2.1 Методических рекомендаций по учетной политике предприятия, утвержденных приказом Минфина от 27.06.2013 г. № 635). Высокодоходники, считающие разницы, для сближения с налоговым учетом, могут установить такой стоимостный критерий в размере 2500 грн. ( п.п. 14.1.138 НКУ).

Налоговый учет

В налоговоприбыльном учете с 01.01.2015 г. равняются на бухучет ( п.п. 134.1.1 НКУ). А там офисные затраты так или иначе включаются в расходы (см. рис.). Следовательно, уменьшают объект налогообложения.

Правда, свои нюансы есть у высокодоходников (плательщиков с годовом доходом, начиная с 2015 года, свыше 20 млн грн.). Рассчитывая налогооблагаемую прибыль, бухгалтерский финрезультат они корректируют на разницы. А среди них есть разницы по ОС ( ст. 138 НКУ). Поэтому высокодоходникам нужно по-прежнему вести двойной учет основных средств: бухгалтерский и налоговый (в частности, считать бухгалтерскую и налоговую амортизацию по правилам п. 138.3 НКУ). А по итогам года — провести корректировку: бухгалтерский финрезультат увеличить на бухгалтерские ОС-расходы и уменьшить на налоговые ( пп. 138.1, 138.2 НКУ).

Само собой входной НДС по офисным расходам включают в налоговый кредит (при условии использования в налогооблагаемых операциях в рамках хоздеятельности, ст. 198 НКУ. А с 01.07.2015 г. — независимо от этого условия, но с необходимостью доначислить НДС, если расходы носят нехозяйственный характер).

Офисное имущество: куда относить?

Ну а сейчас — полезные советы, которые помогут отнести офисное имущество в ту или иную группу. Ведь, как оказывается, сделать это порой не так-то просто!

ОС (сч. 10). В ОС зачисляют «солидные» предметы — дорогостоящие и с продолжительным сроком службы (свыше 1 года). Сюда обычно попадают мебель, компьютерная и копировально-множительная техника, световые конструкции и осветительное оборудование, бытовая техника и т. п. А вот предметы длительного пользования, но меньшей стоимости — зачисляют в МНМА.

МНМА (сч. 112). По сути, это те же ОС, только недорогие. Поэтому офисным предметам с долгим сроком службы (больше 1 года), однако незначительной стоимости — дорога в МНМА. Так, к МНМА относят недорогие, но «долгоиграющие» телефоны, мебель, бытовую технику (микроволновки и электрочайники), калькуляторы, настольные наборы, дыроколы, степлеры, лотки для документов и прочий инвентарь. Однако если решено какие-то из этих предметов использовать не больше 1 года (скажем, ввиду интенсивной эксплуатации и быстрой изнашиваемости), то их считают МБП. Этот нюанс предприятие определит самостоятельно.

МБП (сч. 22) и производственные запасы (сч. 209). О «малоценке» само за себя говорит название. «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», т. е. предметы, используемые достаточно «внушительное» время — на протяжении 1 года или операционного цикла (если он больше года). Но как решить, куда включать покупку: в производственные запасы или в МБП — в чем секрет? Вот отличия.

Смотрите, после передачи МБП в эксплуатацию их «жизнь» на этом не заканчивается. Планируется, что они еще прослужат весьма долго — примерно год. Причем, что интересно, эти предметы при использовании не изменяются (не уменьшаются, не исчезают). Одним словом, не теряют своих свойств и функций, если, конечно, не будут сломаны. Чего не скажешь о производственных запасах, существование которых в таком качестве при передаче в эксплуатацию тут же завершается (они расходуются, преобразовываются в продукцию).

Возьмем хотя бы моющие средства для уборки офиса или сменные фильтры для пылесосов. Это предметы одноразового использования, которые в процессе применения быстро теряют свои первоначальные качества. Да и, по правде говоря, критериям законченного устройства, способного самостоятельно выполнять функции, они не соответствуют. Выходит, это не что иное как расходные материалы (включаются в производственные запасы, сч. 209 «Прочие материалы»). А вот, скажем, «неизменные» со временем ведра, щетки, швабры для уборки — это МБП (сч. 22).

К тому же МБП при передаче в эксплуатацию списывают с баланса с последующей организацией их оперативного количественного учета по местам эксплуатации и соответствующим лицам в течение срока их фактического использования. А вот по
производственным запасам такого нет.

Расходы. И наконец, некоторые офисные траты могут сразу попадать в расходы. Чаще всего, это приобретение каких-то нужных для жизни офиса услуг (коммунальных, услуг связи, на уборку, охрану помещения и т. п.).

Ну а теперь о том или ином офисном имуществе поговорим предметнее в следующих статьях.

выводы

  • В зависимости от стоимости и срока службы офисное имущество может зачисляться в ОС, МНМА, запасы или МБП, а некоторые офисные траты — сразу попадать в расходы.

  • Высокодоходникам придется вести двойной учет ОС (бухгалтерский и налоговый), чтобы посчитать разницы по ОС.

  • К МБП относят предметы, которые при использовании (в течение года) не изменяют своих функций и свойств. А к производственным запасам — материалы, которые нельзя считать законченным устройством и которые расходуются сразу при передаче в эксплуатацию.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *