Служебная записка о командировании

Содержание

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Когда она необходима

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.

Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.

Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Форма и структура

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

  1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
  2. По центру листа вписывается название.
  3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

Документы для скачивания (бесплатно)

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

  • цель поездки;
  • дата отбытия и прибытия;
  • данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.

Документы основания расхода топлива на поездку и прочие расходы прилагаю.

Перечень документов: путевой лист, талоны на бензин, чеки из гостиницы.

Младший бухгалтер Головко А. С.

Об отмене командировки

Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об отмене командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.

Главный бухгалтер Сазонова Е. Е.

Для отчета

В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.

Нюансы составления

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Поездка ИП

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.

Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

  • расходов на гостиницу – аренда помещения;
  • расходов на топливо – затраты на материалы.

Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.

Командировка директора

Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.

Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.

Чтобы не возникали проблемы на случай проверки контролирующими органами, следует в локальные акты предприятия внести положения о нюансах поездки в командировку руководителя.

Поездка за границу

В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо.

В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы.

Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.

Применение служебного или личного авто

Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:

  1. Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
  2. Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.

Командировка в выходной день

Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.

Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.

Без каких бумаг можно обойтись при наличии записки

Согласно изменениям в нормативных актах, служебная записка выступает заменой для:

  • командировочного удостоверения;
  • служебного задания;
  • отчета о выполнении задач.

За чьей подписью и согласованием формируется документ

Подписывает и утверждает все документы, связанные с будущей командировкой и по ее окончанию, руководитель предприятия.

Согласование служебной записки требуется с бухгалтерией, кроме этого любые расходы, понесенные в ходе подготовки поездки и во время нее, необходимо документально оформить для бухгалтерской отчетности.

Согласно законодательным актам, четкой даты подачи отчета за командировку для осуществлявшего ее работника не существует, однако существует требование в отношении совершения этого действия как можно раньше по возвращению из командировки.

Служебная записка на данный момент является основным документом в документальном оформлении командировки, так как она является носителем всех основных фактов и отчетом за понесенные расходы.

Особенности оформления служебных командировок подробно представлены в данном видео.

Служебная записка о направлении в командировку — образец 2019 года

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

Скачать образец служебной записки о направлении в командировку

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

Необходимость

В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:

  • На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
  • У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.

Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.

Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.

Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.

Как писать

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

  • Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
  • После шапки прямо по центру вписываем наименование;
  • Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
  • Список прилагаемых бумаг;
  • Дата, подпись.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

  • Приказ руководства — основание для поездки;
  • Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

  • Цели;
  • Сроки отбытия/прибытии;
  • Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Об отмене поездки

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Тонкости

Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.

ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.

Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:

  • Расходы на отели или аренду жилья;
  • Расходы на заправку.

Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.

Командировка начальства

В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.

Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.

Заграничная

Составление записки обязательно.

При поездке в дальнее зарубежье расходы будут возмещены в валюте. А доказательством послужат отметки таможенных служб о пересечение рубежов страны.

В выходные

Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.

Несомненно, в современном деловом мире нет необходимости ехать в другой регион, чтобы пообщаться с начальством или должностными лицами – достаточно выйти в интернет. Но далеко не все дела можно решить дистанционно, к примеру, провести проверку можно только лично. Поэтому командировки по-прежнему актуальны, и для их оформления закон требует написания заявлений сотрудниками. Если заявление заполнено на компьютере, нужно хотя бы собственноручно поставить дату и подпись. Из статьи вы узнаете, как заполнить документ, а также увидите образец заявления на командировку.

Как написать заявление на командировку

Наиболее незащищенные категории работников защищены законом в особом порядке – их нельзя направить в командировку по желанию работодателя и принудить к поездке под угрозой увольнения.

Отдельные категории сотрудников не могут быть направлены в командировку, пока не дадут свое письменное согласие на поездку. Если же поехать в служебную командировку они не могут, то принуждать таких работников к написанию заявления нельзя. К таким подчиненным относятся:

  • сотрудники, вынужденные по завершении трудового дня по основному месту работы ухаживать за тяжело больными членами семьи или престарелыми родителями;
  • одинокие родители, воспитывающие детей в возрасте младше 5 лет;
  • работники, на содержании которых имеются дети с инвалидностью;
  • сотрудницы, воспитывающие ребенка младше 3 лет.

Такие работники должны написать заявление с указанием ФИО руководителя, направляющего их в служебную поездку, полное наименование компании и суть обращения – согласие на оформление командировочной поездки при осведомленности о возможности отказа от нее без риска быть уволенным.

Перейдите по ссылке, чтобы открыть ⇒ Образец заявления сотрудника на командировку для особых категорий работников 2019.

Закон также запрещает работодателям в принципе оформлять командировку некоторым другим категориям сотрудников – даже если они согласны на поездку, направить их по служебным делам нельзя. К таковым относятся:

  • сотрудники, не достигшие возраста 18 лет (за некоторыми исключениями, о которых говорится в ст. 268 ТК РФ – в отдельных случаях подросток не младше 16 лет может быть направлен в поездку);
  • беременные сотрудницы;
  • сотрудники, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера;
  • работники, подписавшие при приеме на работу ученический договор.

Эти подчиненные не пишут об отказе от поездки – им необходимо написать, что они знают о своем праве не соглашаться на командировку на основании статьи 259 ТК РФ.

Перейдите по ссылке, чтобы увидеть ⇒ Образец заявления об отказе от командировке для сотрудников, которые не могут быть направлены в поездку по ТК РФ

Если сотрудник не относится к упомянутым выше группам подчиненных, то заявление на командировку им писать вообще не нужно – работодатель имеет право направить их в поездку и без их согласия. Но работники составляют другой документ – на выдачу им денег под отчет. Сюда относятся выплаты для возмещения затрат на покупку билетов, на оплату проживания и прочие нужды. Выплаты оформляются бухгалтером через расходный кассовый ордер, и для того, чтобы выдать наличные, необходимо заявление работника на получение денег.

Читайте также статью ⇒ “Оплачиваются ли выходные в командировке”.

В каких еще случаях требуется заявление на командировку

Помимо перечисленных выше случаев, так называемое заявление на командировку требуется в следующих ситуациях:

  • если сотрудник допустил прогул в период служебной поездки;
  • если работник вернулся из командировки раньше, чем предполагалось;
  • если из заработной платы подчиненного необходимо вычесть деньги в счет неверно потраченных в период поездки средств из выданного командировочного аванса.

Если требуется написание такого заявления, в его тексте необходимо упомянуть о следующих моментах:

  1. Кому адресовано заявление работника – как правило, документ пишется на имя непосредственного руководителя, директора подразделения, заместителя директора, генерального директора, главного бухгалтера и пр. Также необходимо уточнить наименование компании, в которой трудится работник.
  2. От чьего имени составлено заявление – нужно только указать личные данные сотрудника, должность.
  3. Наименование бумаги, цель ее написания.
  4. Текст заявления должен содержать следующие сведения: сотрудник просит о том, чтобы было учтено некоторое количество дней, в течение которых он будет пребывать в служебной поездке.
  5. Затем следует просьба – выплатить работнику суточные.
  6. Далее указывается основание для выплаты – приложенные к заявлению проездные документы, посадочные талоны, авансовый отчет и служебная записка от начальника, прочие бумаги.
  7. В конце указывается дата написания заявления и должность составителя, ставится подпись с расшифровкой.

Перейдите по ссылке, чтобы открыть ⇒ Образец заявления сотрудника на командировку.

Заявление на компенсацию командировочных расходов

По возвращении из поездки сотрудник обязан написать заявление, в котором просит компенсировать ему затраты, которые имели место быть в период пребывания в командировке. Если работника потратил определенное количество выданных авансом денег на свои нужды, он излагает просьбу об удержании средств из своей зарплаты.

Данное заявление должно быть завизировано главным бухгалтером и директором. Первый сообщает о своем согласии с выплатой средств в связи с отсутствием долгов за работником, а второй позволяет бухгалтеру выплатить сотруднику деньги (сумма указывается повторно, чтобы не было лишних начислений).

Посмотреть ⇒ Образец заявления на выплату компенсации понесенных в период командировки расходов.

Перед поездкой сотрудник тоже должен просить бухгалтерию выдать ему деньги под отчет в качестве командировочного аванса.

Посмотреть ⇒ Образец заявления на выплату командировочного аванса.

Читайте также статью ⇒ “Командировка за счет принимающей стороны”.

Законодательные акты по теме (статьи ТК РФ)

ст. 259, ст. 264 ТК РФ О категориях работников, которых нельзя направлять в командировку без их письменного согласия
ст. 259 ТК РФ О невозможности направления в командировку беременной женщины
ч. 3 ст. 203 ТК РФ О невозможности направления в командировку сотрудника, принятого по ученическому договору

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник не написал заявление о предоставлении ему отгула в счет отработанного им в период командировки выходного дня.

Комментарий: Сотрудник, работавший в выходной день в период служебной поездки, имеет право на дополнительный отгул по возвращении из командировки (или на оплату выходного в двойном размере).

Ошибка: Сотрудник не приложил оправдательных документов к заявлению о выплате ему компенсации понесенных в ходе командировочной поездки расходов.

Комментарий: Все затраты сотрудника, которые тот понес в период командировки, должны быть документально подтверждены, иначе компенсация выплачена не будет.

Ответы на распространенные вопросы про образец заявления на командировку

Вопрос №1: Как указать дату отбытия сотрудника в служебную командировку?

Ответ: За день отбытия следует принять день отправления поезда или вылета самолета. То есть первый день поездки должен совпадать с днем отправления транспорта, указанным в билете.

Вопрос №2: Какой день принять за дату прибытия работника из командировочной поездки?

Ответ: Многие ошибочно указывают в качестве для прибытия дату, на которую сотрудник появился по основному месту работы, вернувшись из поездки. Но следует указывать день прибытия транспортного средства, на котором вернулся работник.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Образец заявления сотрудника на командирование

Образец заявления сотрудника на командирование

Кафедра/УНЦ (название)

Ректору РГГУ

чл.-кор. РАН

Дата ДД. ММ. ГГ.

Заявление

Прошу командировать меня, (ФИО), (должность – доцента, профессора) (подразделение РГГУ – кафедры, УНЦ), в (название учреждения, город/города, страна назначения) с ____ по ____ 2011 г. (дата командировки) для (цель командировки) в рамках работы по научно-исследовательской теме «______» (название плановой темы НИР, по которой осуществляется работа) с целью подготовки (наименование конкретного результата поездки – статьи, главы в монографии и др.), предназначенной для использования в (названия конкретных курсов и дисциплин, уже преподаваемых командируемым в соответствии с плановой учебной нагрузкой или подготавливаемых им в соответствии с перспективным планом развития университета/кафедры/УНЦ) с оплатой командировочных расходов за счет средств Программы поддержки научно-образовательных проектов и программ.

Учебных занятий в указанный период нет.

Финансовый и научный отчеты обязуюсь предоставить в течение трех рабочих дней после окончания командировки.

(Должность и ученая степень

командируемого) (Инициалы, фамилия)

Зав. кафедрой/директор УНЦ (Инициалы, фамилия)

Контактная информация командируемого (мобильный телефон, e-mail)

Образец служебной записки на командирование сотрудника

Кафедра/УНЦ (название)

Ректору РГГУ

чл.-кор. РАН

Дата ДД. ММ. ГГ.

Служебная записка

Прошу командировать (ФИО, должность – доцента, профессора) (подразделение РГГУ – кафедры, УНЦ), в (название учреждения, город/города, страна назначения) с ____ по ____ 2011 г. (дата командировки) для (цель командировки) в рамках работы по научно-исследовательской теме «_____» (название плановой темы НИР, по которой осуществляется работа) с целью подготовки (наименование конкретного результата поездки – статьи, главы в монографии и др.), предназначенной для использования в (названия конкретных курсов и дисциплин, уже преподаваемых командируемым в соответствии с плановой учебной нагрузкой или подготавливаемых им в соответствии с перспективным планом развития университета/кафедры/УНЦ) с оплатой командировочных расходов за счет средств Программы поддержки научно-образовательных проектов и программ.

Выделенные средства будут распределены следующим образом (все суммы указываются в рублях):

Транспортные расходы:

Проживание:

Суточные расходы:

Учебных занятий в указанный период нет.

(Должность и ученая степень командируемого) (Инициалы, фамилия)

Визы согласования:

Первый проректор – проректор по учебной работе

Проректор по научной работе

Начальник Управления кадров

Главный бухгалтер – начальник УБУЭиФ

Начальник планово-экономического отдела УБУЭиФ

Начальник Учебного управления (для ППС)

Декан факультета (Директор института) (Инициалы, фамилия)

Копии заявления на командирование и служебной записки

представлены в Управление по координации

вузовских проектов и программ Отметка УКВПП

Служебная записка на командировку: образец 2019

Служебная записка: подтверждает что сотрудник был в поездкеОбразец от экспертаСлужебная записка об использовании личного транспортаОбразец от экспертаСлужебная записка о направлении в командировкуОбразец от эксперта

Что такое служебная записка на командировку

Служебная записка о направлении в командировку — особый документ, удостоверяющий факт пребывания сотрудника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Она нужна, если сотрудник осуществляет поездку на любом транспорте, в том числе на личном, служебном, арендованном. Документ требуется и в случае, когда сотрудник не имеет документов, подтверждающих факт проезда и проживания.

Служебная записка, если опираться на Постановление Правительства РФ под № 1595, заменяет командировочное удостоверение, отчет о выполненных работах, служебное задание. Она служит подтверждением расходов, понесенных человеком за время командировки. Оформляйте документ и для начисления суточных, ведь для их расчета требуется знание времени, которое работник провел в поездке.

Обратите внимание! На законодательном уровне не установлено, где хранятся служебные записки о командировке. Копии документов подшивайте к личному делу, а для оригиналов сделайте отдельную папку. Это наиболее удобный вариант.

Шпаргалка: служебная командировка

Образец служебной записки на командировку составляется организацией, но не запрещается использовать любой типовой шаблон. Ни один нормативно-правовой акт не фиксирует порядок оформления документа. Если сочтете нужным закрепить основные положения о регулировании содержания, внесите соответствующие записи в локальные акты предприятия. Такая возможность регламентирована пунктом 3 Положения под №749. Правила можно прописать и в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Как составить служебную записку на командировку: образец 2019

Содержание записки о направлении в командировку, ее продлении, отмене отличается. Несмотря на это, форма документа может быть единой. Включайте в него основные сведения, являющиеся обязательными.

Справка

Служебная записка составляется как самим работником, так и руководителем. Документ подготавливается от руки или в печатном виде. Учитывайте, что без подписи сотрудника он не имеет юридической силы.

Пример содержания служебной записки на командировку:

  • В правом верхнем углу вписывают ФИО руководителя компании в дательном падеже. Ниже — ФИО руководителя подразделения. Здесь же указывают ФИО специалиста, составляющего записку.
  • В центре бланка пишут наименование документа, а с новое строки — его содержание. Работник или руководитель излагает текст в свободной форме. Он указывает дату отъезда и приезда; цель командировки. При поездке на личном или служебном транспорте вписывают марку, модель машины, регистрационный номер.
  • В самом низу бланка описывают прилагаемые документы, указывают дату составления бумаги и подпись работника с расшифровкой.

Служебная записка о направлении в командировку: образец заполнения руководителем

Вариант заполнения записки работником

Если составляется служебная записка об отмене командировки, образец должен включать основания. Поэтому включайте в него причины, почему сотрудника решили не отправлять на другой объект или в иную местность. Например, «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Иванова А.А. в город Саратов» или «По причине болезни руководителя организации отменить командировку Кондратьеву А.С.». Выбирайте подходящие формулировки, опираясь на обстоятельства. Дополнительно издавайте приказ.

Когда подготавливается служебная записка о продлении командировки, образец должен включать перечень причин или обстоятельств, по которым сотрудник задерживается. Он составляется непосредственным или временным руководителем, работником. Если при выполнении поручений сотрудник заболел, помимо записки он обязан предоставить больничный лист. Читайте статью в журнале «Кадровое дело»: «Больничный от А до Я».

Форма служебной записки на командировку может быть любой, но подумайте над ее содержанием. Включайте в текст значимые факты, избегайте изложения второстепенных событий, не несущих смысловой нагрузки. Всегда перечитывайте предоставляемые сотрудниками документы. При обнаружении ошибок просите их переделать.

Когда документ будет составлен и согласован в бухгалтерии, передавайте его на подпись руководителю организации и командированному сотруднику. Все расходы, понесенные работником во время поездки, должны быть задокументированы для налоговой отчетности и расчета компенсаций.

Обратите внимание! Если служебная записка составляется по факту возвращения из поездки, работник должен как можно быстрее отдать ее руководителю. В 7 пункте Положения под № 749 говорится об этом.

Вместе со служебной запиской сотрудник отдает документы о понесенных расходах во время поездки. В качестве них выступают чеки, договора и прочее. Если человек не может представить документы, руководитель решает, возмещать расходы или нет. В этом случае в служебной записке работник детально расписывает понесенные расходы, причины отсутствия подтверждающих бумаг.

Служебная записка по итогам командировки

Служебная записка нужна для того, чтобы определять фактические сроки поездки работника. Это первичный учетный документ для начисления суточных, подтверждения соответствующих налоговых расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). А значит, служебная записка должна содержать обязательные реквизиты первичного документа (2 часть ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года под № 402-ФЗ)…

Нюансы составления служебной записки на командировку

Служебный визит за границу

Пункт 15 Положения под № 749 утратил силу, поэтому при направлении работника в поездку за границу не нужно оформлять командировочные удостоверения. Подтверждающим документом о прибытии, убытии в место назначения, о понесенных расходах является служебная записка.

Составляя служебную записку на командировку, опирайтесь на образец 2019. Он подходит и при поездке за границу. Но компенсация понесенных расходов, указанных в документе, осуществляется в иностранной валюте согласно ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Основанием для выплаты является отметка в паспорте сотрудника пограничными органами. Копию паспорта прикладывают в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

Если командировка планируется на территории стран, которые относятся к участникам Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы определяется по проездным билетам или отметкам в путевом листе.

Поездка на служебном автомобиле или личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте работник прикладывает к служебной записке путевой лист; чеки, квитанции и другие документы о расходах; бумаги, которые подтверждают поездку по маршруту к месту назначения.

Поскольку директор считается сотрудником организации, на него распространяются правила и положения законов, нормативно-правовых актов, касающихся рядовых работников. В пункте 7 Положения под № 749 нет исключений из этого правила. Но Роструд имеет другую позицию по данному вопросу — считается, что руководителю не требуется составлять служебную записку, так как им подписываются приказы о командировке, ее переносе, продлении. Чтобы избежать недоразумений, внесите в локальные акты компании положение о необязательном составлении документа директорами.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки на командировку в образце 2019 не нужно производить расшифровку специфики дней — рабочих, выходных. Основанием для выплат является табель учета рабочего времени. Поэтому документ составляется обычным образом, даже если поездка приходится на выходной или праздничный день.

Поездка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года под № 03-11-11/166, в командировки отправляют только наемных работников. Предприниматели — самозанятое население. Они не могут отправить себя в командировку. ИП освобождены от обязанности составлять приказ, служебную записку, представлять документы о затратах. Но расходы можно учитывать при уплате налогов, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу. Чтобы обосновать необходимость поездки в рамках предпринимательской деятельности, потребуется протокол переговоров с поставщиками, покупателями, прочие документы.

Совет от редакции: пройдите курс в Высшей Школе Кадровика по направлению «Аудит всех кадровых документов в организации», чтобы выявить имеющиеся недочеты. По факту завершения вам выдадут официальный сертификат, который подтвердит уровень знаний.

Вывод

Разработайте форму служебной записки на командировку, используя любой образец 2019. Заполните поля, в которых перечисляются сведения о компании, но оставьте пустыми строки для внесения личных данных сотрудников. При использовании шаблона удастся избежать ошибок, быстрее заполнять документ. Храните записки в архиве организации не менее 5 лет.

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

>Служебная записка на командировку: образец-2019

Приведем образец служебной записки о командировке.

Документы о командировании работников нужно хранить 5 лет (п. 669 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Кроме того, служебные записки о командировке могут пригодиться в налоговых целях для подтверждения обоснованности командировки и ее отмены. Срок хранения документов, используемых для налоговых целей, тоже 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Время нахождения сотрудника в поездке определяется проездными документами, которые сотрудник предоставляет работодателю по факту своего возвращения.

Если таковых нет, как, например, в случае использования личного или автотранспорта работодателя, время командировки определяется на основании сведений, изложенных в служебной записке, которую работник предоставляет работодателю вместе с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта.

Таким образом, служебная записка о командировке имеет как минимум два значения.

Служебная записка на командировку как основание для издания приказа

В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании. Правила оформления:

  1. В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
  2. Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
  3. Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
  4. В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
  5. Кратко озаглавливаем документ.
  6. Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.
  7. Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.

Служебная записка о командировке (образец 2019) для издания приказа

После того как руководитель примет положительное решение о командировке, направляем копии записки во все подразделения, которые перечислены в левом верхнем углу, для принятия необходимых мер (подготовки приказов, заказа билетов при необходимости, начисления денежных средств командируемым и т. д.).

Служебная записка как отчет о командировке

В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:

  1. В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
  2. Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
  3. Краткий заголовок.
  4. Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов).
    В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить.
  5. Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *