Скан копия

Формализованный документ

При взаимодействии с контролирующими органами по телекоммуникационным каналам связи, в определенных случаях, необходимо применять электронные документы, для которых отдельными законодательными актами установлен единый xml — формат и регламент передачи. Подобные документы называются формализованными и их использование может потребоваться при:

  • передаче бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • формировании запросов на информационное обслуживание налогоплательщиков (ИОН — запросы);
  • подаче заявлений, уведомлений или сообщений;
  • предоставлении документов (информации) по требованию налогового органа.

Передача бухгалтерской и налоговой отчетности в Онлайн сервисе осуществляется: в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования и Федеральную службу государственной статистики. Подробнее о порядке заполнения и предоставления в разделе Отчетность.

Иное взаимодействие в рамках формализованного документооборота совершается с органами ФНС в разделах Инфоуслуги органов и Требования.

ИОН — запросы

Информационное обслуживание налогоплательщиков осуществляется с помощью Запроса на предоставление информационной услуги раздела Инфоуслуги органов.

Перед созданием, необходимо выбрать документ:

  • перечень бухгалтерской и налоговой отчетности будет полезен в случае утраты информации по предоставленным отчетам, либо при возникновении сомнений, что декларации (расчеты) приняты налоговой инспекцией;
  • выписка операций по расчету с бюджетом поможет отследить историю событий по каждому налогу, сбору, взносу или невыясненному платежу, от начисления до уплаты;
  • прежде, чем сформировать запрос на получение справки об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов и процентов желательно убедиться, что задолженность перед бюджетом отсутствует, запросив справку о состоянии расчетов;
  • расхождения по расчетам с бюджетом между данными, имеющимися у налоговой инспекции и учетными данными выявит акт сверки.

Предоставление заявлений, уведомлений, сообщений

В рамках развития электронного документооборота, ФНС России поэтапно утверждает xml — форматы документов, которые ранее доставлялись налогоплательщиками наручно или почтовым отправлением. Заявления, уведомления и сообщения, форма и формат которых утверждены отдельными приказами ФНС России, могут быть заполнены в одноименном подразделе раздела Инфоуслуги органов и представлены в территориальную инспекцию по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок обмена электронной формализованной первичкой

Если в предлагаемом Онлайн сервисом Небо списке, документ отсутствует, то необходимо убедиться, что существует его электронная форма. При наличии таковой, документ формируется в виде xml — файла в программе 1С или Налогоплательщик ЮЛ и подкрепляется к Произвольному документу для дальнейшей отправки в налоговую инспекцию.

При отсутствии электронного формата, отправку можно организовать в виде Письма. Подробнее в разделе Неформализованный документооборот.

Требования

Текущий раздел предназначен для формирования ответов на требования налоговых органов:

  • о представлении документов (информации);
  • о представлении пояснений к налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость.

С 01 января 2017 года пояснения к декларации по НДС представляются в электронном виде. Порядок формирования ответа описан в разделе Ответ на требование о предоставлении пояснений к налоговой декларации по НДС.

Когда документооборот завершен

Результатом завершенного формализованного документооборота являются технические квитанции, наименование и состав которых отличен для различных ведомств:

  • после отправки отчета в Пенсионный фонд РФ, поступит подтверждение получения; если отчет принят, то комплект квитанций пополнится протоколом и протоколом приложением; в ином случае, будут получены файлы с описанием ошибки и описанием ошибочного пакета;
  • о том, что отчет по форме 4 — ФСС не содержит ошибок, Фонд социального страхования проинформирует квитанцией о получении расчета, при наличии ошибок форматно — логического контроля, поступит квитанция о получении расчета с ошибками;
  • отчетность Росстата комплектуется извещением о получении и подтверждением оператора; на то, что первичная статистическая или бухгалтерская отчетность принята в обработку укажет уведомление о приеме в обработку, о ее несоответствии формату — уведомление о несоответствии формату; если в составе пакета электронных документов недостаточно форм или выявлены ошибки, то будет доставлено уведомление об уточнении и потребуется повторно передать данные в органы Росстата, после внесения в них исправлений;
  • в формализованный документооборот с Федеральной налоговой службой обязательно входят: подтверждение даты отправки, извещение о получении электронного документа, квитанция о приеме или уведомление об отказе, при наличии критических ошибок, не позволяющих занести документ в базу налоговой инспекции; к формам регламентированной отчетности дополнительно будет прикреплен файл извещение о вводе или уведомление об уточнении, если инспекция не согласна с показателями отчетности; для ИОН — запросов последним поступившим файлом станет ответ на запрос от ИФНС .

При представлении неформализованных документов в ФНС в электронном виде, часто возникает необходимость представления графических файлов изображений этих документов в различных форматах (jpeg, tiff, pdf и прочие). При этом ФНС установлены требования к формату представляемых графических файлов.

Создание формализованного документа

Так в приказе ФНС России № ММВ-7-6/535@ от 09.11.2010 «Об утверждении унифицированного формата транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи» в пункте 3.3 унифицированного формата транспортного контейнера указано следующее:

Для неформализованных документов в форматах JPEG, TIFF, а также изображений, вложенных в документы формата PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet, содержащих отсканированные изображения, предъявляются следующие требования: черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета.

Однако не всегда файлы изображений соответствуют этим требованиям. Каким образом можно привести отправляемые файлы в соответствие с требованиями ФНС? Ряд специалистов рекомендуют для редактирования изображений воспользоваться бесплатной программой XnView.

Для редактирования параметров изображения после запуска программы XnView в подменю Файл нужно выбрать пункт Открыть.

После чего выбрать требуемый файл изображений в появившемся окне:

Для изменения глубины цвета нужно в подменю Изображение выбрать пункт Преобразовать в серое и затем выбрать подпункт 256 оттенков серого.

Для того, чтобы изменить разрешение необходимо в подменю Изображение выбрать пункт Задать кол-во точек/дюйм.

В открывшемся окне нужно ввести требуемое значение разрешения:

После чего сохранить файл с новыми параметрами (подменю Файл пункт Сохранить).

В результате будет получен файл, соответствующий требованиям ФНС.

К списку статей

Service Temporarily Unavailable

В системе «Транскрипт», согласно Порядку, реализована отправка формализованных документов, в соответствии с форматами установленными приказами ФНС России:

  • Электронный счет-фактура КНД 1115125 версии 5.01 см. Создание документа с типом УПД (счет-фактура, ДОП)

    Формат имени файла ON_SCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: ON_SCHFDOPPR_2AK1660007678166001001_2AK1657082308165701001_20170120_ab12.xml

  • Универсальный передаточный документ (УПД) см. Создание документа с типом УПД(счет-фактура, ДОП)

    Формат имени файла ON_SCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример ON_SCHFDOPPR_169910020020_1699546760169901001_20160909_2EAAAF59-F941-7B0B-A8BB-CF717D243145.xml

  • Первичный документ передачи товаров/результатов работ/ услуг (ДОП) см. Создание документа с типом УПД (счет-фактура, ДОП)

    Формат имени файла ON_SCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: ON_SCHFDOPPR_169910020020_1699546760169901001_20160909_2EAAAF59-F941-7B0B-A8BB-CF717D243145.xml

  • Универсальный корректировочный документ (УКД)

    Формат имени файла ON_KORSCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: ON_KORSCHFDOPPR_169910020020_1699546760169901001_20160909_2EAAAF59-F941-7B0B-A8BB-CF717D243145.xml

  • Корректировочный счет-фактура КНД 1115127 версии 5.01

    Формат имени файла ON_KORSCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: ON_KORSCHFDOPPR_169910020020_1699546760169901001_20160909_2EAAAF59-F941-7B0B-A8BB-CF717D243145.xml

  • Документ об изменении стоимости отгруженных товаров/результатов работ/услуг (ДИС)

    Формат имени файла ON_KORSCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: ON_KORSCHFDOPPR_169910020020_1699546760169901001_20160909_2EAAAF59-F941-7B0B-A8BB-CF717D243145.xml

  • Документ о передаче товаров при торговых операциях:

    Формат имени файла: DP_TOVTORGPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: DP_TOVTORGPR_AK.TC.169910020020_2AK.TC.1699100774_20160112_a2f55f30-2e19-4f9d-92d9-fca81c135c1d.xml

  • Документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг):

    Формат имени файла: DP _REZRU ISP_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: DP _REZRU ISP_AK.TC.169910020020_2AK.TC.1699100774_20160112_a2f55f30-2e19-4f9d-92d9-fca81c135c1d.xml

  • Форма создания неформализованного документа выглядит следующим образом:

    При создании неформализованного документа окно создания документа можно увеличить во весь экран нажатием СОЗДАНИЕ НЕФОРМАЛИЗОВАННОГО ДОКУМЕНТА в левом верхнем углу.

    Создание Неформализованного документа возможно двумя способами:

    1. ЗАГРУЗИТЬ ФАЙЛ неформализованного документа с компьютера.
    2. СОЗДАТЬ ДОКУМЕНТ в системе.

    Неформализованные документы с Системе подразделяются на 2 вида:

    • Односторонний документ — это документ, который подписывает только Отправитель: счет, информационное сообщение. Когда вы отправляете односторонний документ, подпись адресата не запрашивается.
    • Двусторонний документ – это документ, который подписывают и Отправитель и Получатель: договор, соглашение. Отправляя двусторонний документ, система автоматически запрашивает подписание / отклонение от Получателя, без которого документооборот не будет завершен.

      Вопросы и ответы

    Для создания документа в системе заполните поля документа:

    • Заголовок.
      В поле укажите текст, который в шапке вашего документа указан после номера и даты, к примеру: на разработку объекта права интеллектуальной собственности.
    • Получатель.
      При заполнении поля начните вводить название компании или ИНН и система предложить все варианты компаний которые активированы у вас в качестве клиентов корпоративной сети.
    • Вид документа.
      Укажите односторонний или двусторонний документ вы создаете, от этого зависит возможность подписания второй стороной.
    • Тип документа.
      Укажите тип документа, введите название самого документа, к примеру: Договор.
    • Кнопка «Загрузить файл» позволяет загружать файлы в любом формате объемом не более 30 Мб.
    • Кнопка «Создание документа» открывает форму для ввода текста.

    Заполненная форма может выглядеть так:

    • Кнопка «Сохранить» для сохранения документа в папке Черновики.
    • Кнопка «Закрыть» для закрытия создаваемого документа без сохранения.
    • Созданный документ сохраняется в папке Документы.Черновики.

    Для подписания и отправки неформализованного документа получателю нажмите «Подписать и отправить», система запросит подтверждение отправки. Обработав запрос, документ, подписанный электронной подписью, поступит Получателю.

    Статус документооборота отобразится как Ожидание подписания (для двустороннего документа)/Ожидание извещения о получении (для одностороннего документа).

    Вместо кнопки «Подписать и отправить» вы можете просмотреть сертификат электронной подписи, которой был подписан документ.

    Для изменения статуса документооборота по неформализованному документу на Документооборот завершен / Документ отклонен, необходимо чтобы Получатель принял / отклонил документ.

    Документ с завершенным состоянием документооборота, будь то Документооборот завершен или Документ отклонен можно отправить «В архив». Документ будет перенесен в папку Документы.Архив. Документы из этой папки невозможно вернуть в исходную папку.

    Все первичные документы уже давно можно формировать в электронном виде (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако заинтересованность государства в администрировании обмена этими документами не так велика, как в случае со счетами-фактурами, поэтому законодательством не предусматривается ни четкий регламент передачи первички, ни наличие обязательных форматов. Но, так как для автоматизации бизнеса перевода одних счетов-фактур в электронный вид недостаточно, ФНС РФ пошла навстречу налогоплательщикам и утвердила рекомендованные xml-форматы для товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг), которые сами по себе диктуют определенный порядок передачи.

    Электронные xml-форматы акта и товарной накладной утверждены Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. И если для электронных счетов-фактур отдельным Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н был установлен порядок выставления и получения, то в отношении первичных документов порядок в какой-то мере определяется самими форматами документов.

    ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

    Первичный формализованный документ состоит из двух файлов, так называемых титулов. Для накладной эти документы будут называться «титулом продавца» и «титулом покупателя», а для акта – «титулом исполнителя» и «титулом заказчика». В случае с товарной накладной обмен будет происходить по следующему сценарию:

    1. продавец на своей стороне формирует файл «титул продавца». Этот файл по содержанию почти полностью идентичен печатной форме ТОРГ-12, за одним исключением: в нем отсутствуют поля правой нижней части печатной формы, где расписывается покупатель (поля «По доверенности», «Груз принял», и «Груз получил грузополучатель»);
    2. продавец подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет его в адрес получателя. Согласно формату подписать документ может только один подписант;
    3. после получения файла «титул продавца» покупатель, приняв решение подписать электронную накладную, должен в ответ сформировать файл «титул покупателя», в котором указать дату получения груза, ФИО ответственного за получение и сведения о доверенности на получение ТМЦ. Затем подписать файл своей электронной подписью и направить продавцу. «Титул покупателя», помимо прочего, также будет содержать и все данные о файле «титул продавца» (время и дату создания файла, наименование, номер и дату товарной накладной).

    Для акта сценарий работы будет аналогичным, за исключением того, что названия титулов будут иными, а именно: «титул исполнителя» (продавца услуг или работ) и «титул заказчика» (покупателя услуг или работ).

    Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

    Таким образом, основное отличие формализованных актов и накладных от неформализованной электронной первички состоит в том, что недостаточно просто поставить вторую подпись под документом. Формализованный документ состоит из двух файлов и становится юридически значимыми только в тот момент, когда оба файла сформированы и подписаны: «титул продавца (исполнителя)» подписан продавцом, а «титул покупателя (заказчика)» – покупателем. Такой формат документа решает проблему двустороннего внесения информации: на практике в бумажной ТОРГ-12 покупатель самостоятельно заполняет часть полей в документе. Так, помимо подписи он может указать доверенность, на основании которой происходит приемка товара или подписание документа, дату получения груза и т.п. В акте же, например, предусмотрено место для комментариев или претензий.

    Вторым отличием формализованных документов от неформализованных является необходимость указания в документе идентификаторов участников электронного документооборота (ЭДО). О каких идентификаторах идет речь? Согласно п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н при подключении компании к ЭДО оператор также обязан присвоить ей идентификатор, в течение трех дней сформировать сообщение об участнике ЭДО, в котором указать реквизиты компании, реквизиты электронной подписи и идентификатор, и направить это сообщение в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом в сам формат формализованного документа заложена информация о том, через какого оператора он был передан и какими компаниями-участниками ЭДО.

    Данные из сообщения об участнике ЭДО заносятся в базу налогового органа и в дальнейшем используются при представлении формализованных документов по требованию ИФНС в электронном виде по ТКС. При передаче документа на стороне инспекции происходит сверка идентификаторов в документе с идентификаторами в базе участников, и, если участник не обнаружен, документ не допускается к проверке. Наличие участника в базе повышает доверие к электронному документу: как минимум это гарантия того, что налогоплательщик обменивается документами через оператора ЭДО и, значит, документ был подписан действующим сертификатом электронной подписи.

    Из последнего пункта следует важное замечание. Компания, не подключенная к оператору ЭДО, не сможет представить формализованный первичный документ по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС. Его придется представлять либо в виде бумажной копии, либо в виде скан-образа, что, в свою очередь, ведет к дополнительным действиям с документом: его нужно будет распечатать, заверить, отсканировать или же перевести в графический формат специальными программными средствами.

    Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа.

    Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.

    Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.

    Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте

    При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки. У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?

    Откровенно говоря, сами налоговики пока не все понимают в ЭДО. Бухгалтеры тоже путаются. Давайте разбираться вместе. Мы подготовили тренинг «Электронная первичка: доверять, проверять, использовать». Это не просто семинар, это тренинг с глубоким погружением, взрывом сознания и счастливым концом. Интересный формат. Тренинг пройдет 20 февраля в Москве.

    Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).

    Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).

    При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

    Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е. он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.

    Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

    Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.

    А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.

    Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

    Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.

    Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа. При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

    Тренинг ведет Лапина О.Г. — к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ II класса, автор книги-бестселлера «Годовой отчет: сдаем в срок и без ошибок с учетом практики налоговых проверок». Она обещает три ступени обучения на мероприятии:

    1) понимание того, что такое электронная первичка;

    2) знание нюансов передачи электронных документов в налоговую;

    3) приобретение навыков чтения форматов и практическое ознакомление с возможностями использования скрытых (неявных) полезностей форматов, утвержденных ФНС России.

    Записывайтесь.

    Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями

    Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?

    Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

    Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

    Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).

    При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

    Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

    Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

    Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.

    Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»

    Поиск ответа

    Всего найдено: 19

    Вопрос № 302782

    Для выхода из сложившейся ситуации необходимо открыть параметры антивирусной программы, найти раздел со сканированием и отключить режим проверки SSL сертификатов и HTTP/HTTPS трафика. Правило ли расставлены запятые?

    Ответ справочной службы русского языка

    Пунктуационное оформление предложения корректно.

    Вопрос № 302658

    Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно писать: двухсторонняя печать или двусторонняя печать? двухсторонняя копия или двусторонняя копия? двухстороннее сканирование или двустороннее сканирование? двухсторонний (реверсивный) автоподатчик или двусторонний (реверсивный) автоподатчик? Дву(х)сторонний (реверсивный) автоподатчик — устройство для переворачивания оригиналов документов в многофункциональном устройстве, с помощью которого можно сделать дву(х)стороннюю копию с документа или осуществить дву(х)стороннее сканирование с документа Заранее спасибо!

    Ответ справочной службы русского языка

    Варианты двусторонний и двухсторонний равнозначны. Можете использовать любой из них.

    Вопрос № 288965

    Нужна ли запятая, и почему, объясните. «Вы отправляете на нашу электронную почту сканированные листы или приносите их лично по адресу (,)указанному в контактах нашего сайта»

    Ответ справочной службы русского языка

    Запятая нужна. Обособляется определительный оборот указанному в контактах нашего сайта, стоящий после определяемого слова адресу.

    Вопрос № 288112

    Добрый день! Подскажите пожалуйста, нужна ли запятая после слова «груза». Уже на 4 день с момента доставки груза отсканированные документы с отметкой получателя будут в личном кабинете.

    Ответ справочной службы русского языка

    Запятые в этом предложении не нужны. Порядковое числительное четвертый следует писать с наращением: 4-й. Название раздела сайта «Личный кабинет» следует писать в кавычках. Корректно: Уже на 4-й день с момента доставки груза отсканированные документы с отметкой получателя будут в «Личном кабинете».

    Вопрос № 282733

    Здравствуйте!
    Вы можете мне порекомендовать ДОСТОВЕРНЫЙ справочник по ПУНКТУАЦИИ русского языка? Именно по пунктуации! Желательно с поиском правила по ключевым словам.
    Кошмар какой-то! Весь интернет перевернул везде: либо отсканированные куски разных книжек, либо вот такие «чудаки» на букву М встречаются.
    Собственно говоря вопрос:
    http://sci-book.com/russkiy-yazyik/defisnoe-napisanie-70737.html
    здесь «чудак-чудаком» через дефис http://prntscr.com/7eypao , которого не должно быть, причем опять ссылаются на некий справочник по правилам.

    Ответ справочной службы русского языка

    Один из самых подробных и полных справочников по пунктуации – справочник Д. Э. Розенталя. Также предлагаем Вам обратить внимание на «Справочник по пунктуации», представленный на нашем портале.

    Однако вопрос, который Вы задаете, не имеет никакого отношения к пунктуации. Слитные, дефисные и раздельные написания – орфографическая проблема. Сочетание чудак чудаком надо писать раздельно. Правило звучит так: пишутся раздельно сочетания существительного в именительном падеже с тем же существительным в творительном падеже. См.: Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник / Под ред. В. В. Лопатина. М., 2006.

    Вопрос № 282590

    Добрый день. Это даже не вопрос, а просьба: заметил орф. ошибки в справочнике орфографии, не могли бы Вы как-то передать, чтобы их исправили? Прикладываю картинку:
    http://fastpic.ru/view/70/2015/0525/26e096b45c8bec6ed43e91dc3ebe72cc.png.html

    Ответ справочной службы русского языка

    В самом справочнике (в печатном издании) всё правильно. Ошибки на сайте (вероятно, они возникли при сканировании).

    Вопрос № 273265

    Самоициозничать- значение

    Ответ справочной службы русского языка

    Такого слова нет, это опечатка (или ошибка сканирования). У Достоевского: самбициозничал.

    Вопрос № 264749

    Поясните, пожалуйста, как правильно пишется:
    разместить (или поместить) отсканированный приказ в сетевой папке?

    Ответ справочной службы русского языка

    Корректно: разместить в папке, поместить в папку.

    Вопрос № 262719

    Как правильно писать: скан копия или сканкопия или скан-копия?
    Заранее благодарю.
    Андрей Соркин.

    Ответ справочной службы русского языка

    Словари русского языка такое слово не фиксируют. Может быть, лучше написать: отсканированная копия? Если это невозможно, то предпочтительным можно считать дефисное написание.

    Вопрос № 262066

    Здравствуйте!
    Будьте любезны, объясните, почему вы, эксперты сайта «Грамота.ру», преподносите вариант написания слова «шоппинг» с одной буквой «п» как единственно верный? Он зафиксирован только в словаре Лопатина.
    «Словарь иностранных слов» под редакцией Комлева фиксирует вариант «шоппинг».
    «Словарь синонимов» под редакцией Тришина фиксирует вариант «шоппинг».
    «Современный толковый словарь русского языка» под редакцией Ефремовой фиксирует оба варианта как равноправные.
    Аргумент для написания с двумя буквами «п» ясен: в исходном слове — shopping — удвоенная согласная. Какие есть логические доводы в пользу написания «шопинг»?
    Если эксперты сайта «Грамота.ру» затрудняются ответить на данный вопрос, предлагаю переадресовать его господину Лопатину и его коллегам по работе над словарём (ничего, что я использовал букву «ё»? А то вы её не любите, я ведь знаю).
    И ещё вопрос (я уже задавал его ранее, но ответа так и не дождался).
    Почему слово «файв-о-клок» в словарях на вашем сайте пишется «файф-о-клок»? В отличие от таких слов, как «кров», «плов», «боров» и им подобных, в данном случае оглушения не происходит, поскольку за звуком следует гласный звук.
    Очень надеюсь получить аргументированные ответы на поставленные вопросы. А если господин Лопатин лично соблаговолит разъяснить, почему правильными являются написания «шопинг» и «файф-о-клок», а не «шоппинг» и «файв-о-клок», это будет просто замечательно. Согласитесь, если группа авторов указывает нескольким миллионам человек, какое написание правильное, а какое — нет, и предлагаемые нормы идут вразрез с логикой, то со стороны авторов словаря будет вежливо хотя бы обосновать свою точку зрения.
    Заранее спасибо и всего доброго!

    Ответ справочной службы русского языка

    Вот как объясняет профессор Владимир Владимирович Лопатин написание шопинг (а также блогер, блогинг и т. п.). В новейшей орфографической практике проблема написания удвоенных согласных на конце корня осложнилась особенностями написания некоторых новых заимствований-англицизмов в языке-источнике, для которого характерно удвоение корневого согласного перед суффиксом. Поскольку явление это русскому письму чуждое, следует писать, например, шопинг, но не шоппинг (ср. прозводящее шоп, также заимствованное из английского), блогер и блогинг (ср. блог), сканер (ср. сканировать), спамер (ср. спам), рэпер (ср. рэп), хотя в английских этимонах этих прозводных перед суффиксами -er и -ing согласная удвоена. Устоявшиеся написания давно заимствованных слов стоппер (спорт.) и контроллер (тех.), к тому же устойчиво произносимые с долгим согласным, не должны препятствовать кодификации написаний новых подобных заимствований с одиночной согласной перед суффиксом.

    Сказанное, однако, не относится к заимствованиям-англицизмам типа баннер, плоттер, джоггинг, киднеппинг и др., у которых в русском языке нет однокоренных соответствий с одиночной согласной.

    О написании слова файф-о-клок см. ответ на вопрос № 253634.

    Вопрос № 244454

    Скажите, пожалуйста, корректно ли выражение «сканированная копия», когда речь идет об оригинале, который отсканировали. Мне кажется, что это выражение некотрректно. Если я права, подскажите, пожалуйста, как правильно называть документ, который получился в результате сканирования оригинала.
    Заранее спасибо.

    Ответ справочной службы русского языка

    Речь идет о копии, полученной в результате сканирования оригинала. Трудно сказать короче, если обязательно требуется указать способ получения копии.

    Вопрос № 228429

    При включении данной опции(,) по окончании сканирования будет выводиться информационное окно. Нужна ли запятая? Спасибо

    Ответ справочной службы русского языка

    Указанная запятая не требуется.

    Вопрос № 227816

    Правильно ли расставлены знаки препинания? «Посмотрите можно ли в таком качестве отослать отсканированною статью?»

    Ответ справочной службы русского языка

    Правильно: _Посмотрите, можно ли в таком качестве отослать отсканированную статью._

    Вопрос № 227342

    Нужна ли запятая после НАПРИМЕР в предложении: «При этом для работы с документами нестандартных форматов, НАПРИМЕР с картами и чертежами, незаменимы широкоформатные сканеры, которые обеспечивают высочайшее разрешение и точную цветопередачу сканирования даже при компактных размерах». СПАСИБО

    Ответ справочной службы русского языка

    Правильно без запятой.

    Вопрос № 226421

    Слитно или раздельно в данном случае пишется слово «посередине». Спасибо! Если Вы забыли, в каком положении необходимо прикладывать палец, редко используемый для управления системой, расположите его примерно по середине поверхности модуля и предпримите несколько попыток отсканировать отпечаток.

    Ответ справочной службы русского языка

    Верно слитное написание: _посередине_. Страницы: 2 последняя

    Электронные документы: ответы на любимые вопросы

    Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.

    ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ?

    Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.

    В последние годы теория и практика делопроизводства стремятся «подружить» электронные и бумажные документы, чтобы успеть за стремительно уходящим в онлайн-пространство документооборотом и при этом сохранить его юридическую значимость. Например, существуют несколько вариантов электронного письма, из которых настоящим электронным документом является только одно:

    • письмо, подписанное электронной подписью, – настоящий электронный документ;
    • сообщение, отправленное по электронной почте, – это не документ, но может им являться при условии, что участники коммуникации договорились об этом;
    • скан-копия письма на бумажном носителе – не электронный документ, но если отправитель и получатель договорились о том, что обмен такими копиями имеет юридическую силу, то такую копию, отправленную по электронной почте, можно приравнять к электронному письму. Подробнее об этом поговорим в ответе на третий вопрос.

    ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?

    Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе. Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.

    Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.

    Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.

    Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.

    ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?

    Электронные документы подписывают электронно-цифровыми подписями (далее – ЭЦП). При этом только усиленная квалифицированная ЭЦП, то есть зарегистрированная в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России, – абсолютный аналог собственноручной. Ее можно использовать при коммуникациях с государственными органами. Организации могут общаться между собой при помощи документов, подписанными любым видом ЭЦП: усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной или простой. Какую именно ЭЦП использовать, нужно закрепить в соглашении.

    Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1.

    При желании стороны могут оговорить в соглашении, что юридическую силу имеют сообщения в почтовых клиентах и мессенджерах, sms-сообщения.

    ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?

    Пакеты документов отправляют из организации с сопроводительными письмами. Электронные документы – не исключение. Но иногда нужно отправить сопроводительное письмо с несколькими бумажными и несколькими электронными приложениями. В таком случае сначала нужно подготовить электронное приложение: записать его на компакт-диск или флеш-карту. Затем составить сопроводительное письмо. В последнюю очередь оформить вкладыш в конверт с диском или флешкой.

    Главный реквизит сопроводительного письма – реквизит 19 «Отметка о приложении».

    Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).

    ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

    Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел. Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности. Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).

    Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.

    Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи. Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате. Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск.

    Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).

    Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком.

    РЕЗЮМЕ

    1. Электронные документы от создания до уничтожения существуют в электронном виде.
    2. Работать с электронными документами можно на любом носителе.
    3. Правила обмена электронными документами организации устанавливают в соглашении между собой.
    4. Электронный документ может быть приложен к бумажному письму. Приложение оформляют в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
    5. Электронные документы передают в архив организации на компакт-дисках, оформленных в соответствии с Правилами 2015.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *