Оформляем реализацию: как выписываются счета-фактуры и накладные

Каждый факт хозяйственной деятельности сопровождается оформлением первичных документов. На их основании бухгалтер фиксирует совершившуюся операцию в учете. Не исключение и операции по реализации продукции, работ, услуг и пр. В ходе указанной операции продавец должен выписать первичный документ (например, товарную накладную), на основании которого товар, работа, услуга передается (или право собственности переходит) покупателю. Если продавец уплачивает НДС, то в общих случаях он выставляет в адрес покупателя и счет-фактуру. Но сделать это он может не в момент передачи актива или права собственности на него, а в течение пяти дней после отгрузки.

Таким образом, накладная и счет-фактура — единый комплект документов по реализации товаров, однако предназначены они для того, чтобы учитывать различные объекты. Чтобы понять разницу между накладной и счетом-фактурой, рассмотрим каждый документ по отдельности.

Для чего служит товарная накладная

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это один из видов первичных документов, на основании которых происходит передача, например, товаров, приобретенных для перепродажи, или продукции собственного производства покупателю. То есть накладная нужна для учета товарно-материальных ценностей.

Форма и указания по заполнению товарной накладной утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты имеют право:

• разрабатывать собственные бланки первичной документации с сохранением необходимых реквизитов;
• дополнять унифицированные формы существенными для себя реквизитами.

Обязательно ли указывать банковские реквизиты в ТОРГ-12? Что, если она без печати? Ответы на эти и другие спорные вопросы по заполнению документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Одновременно с выпиской товарной накладной в бухгалтерском учете формируются проводки по реализации:

• Дт 62.1 Кт 90.1 — отражен факт реализации продукции или товаров покупателю;
• Дт 90.2 Кт 41, 43 — себестоимость реализованных товаров или продукции.

Покупатель на основании товарной накладной отразит в своем учете поступление материальных ценностей проводкой Дт 10, 15, 41… Кт 60.1.

В чем заключается разница между товарной накладной и другими передаточными документами

Когда выписывается товарная накладная, мы уже выяснили, но кроме нее в процессе реализации могут быть оформлены и другие передаточные документы:

• накладная на отпуск материалов на сторону — форма № М-15;
• акт выполненных работ / об оказании услуг;
• акт о приеме-передаче ОС — форма № ОС-1 и пр.

Из названий видно, что оформление перечисленных документов происходит в зависимости от того, какое имущество передается: материалы, работы, услуги, основные средства, нематериальные активы и т. д.

Все эти документы характеризуются тем, что в них должны быть прописаны реквизиты передающей и принимающей сторон, наименование и при необходимости характеристика передаваемого актива, количество, цена и стоимость, дата, когда произошла передача актива, и пр. Документы должны быть заверены подписями уполномоченных лиц с каждой стороны сделки и скреплены печатями (при наличии).

Посмотрите, какие реквизиты должны присутствовать в первичных документах.

Каково предназначение счета-фактуры и в чем ее отличие от товарной накладной

Счет-фактура — первичный документ, служащий для учета налога на добавленную стоимость. Продавец-налогоплательщик обязан при совершении операций, подлежащих обложению указанным налогом, выписать счет-фактуру, показывая таким образом начисление НДС: Дт 90.3 Кт 68/НДС.

Счет-фактура может выписываться не только при отгрузке, но и при других обстоятельствах (например, при поступлении денежных средств от покупателя в качестве аванса), когда выписка накладной не требуется, а НДС начислить надо.

Покупатель — плательщик НДС вправе на основании полученного счета-фактуры принять сумму НДС к вычету, уменьшив величину налога к уплате в бюджет. Входящий НДС у покупателя отражается на основании проводки Дт 19 Кт 60.1, а заявление налога к вычету — Дт 68/НДС Кт 19.Однако для этого документ должен соответствовать всем требованиям налогового законодательства.

Форма счета-фактуры и правила по его заполнению приводятся в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 19.08.2017 № 981). В счете-фактуре, как и в накладной, должны быть указаны наименование товара, его количество, цена за единицу и общая стоимость, ставка и размер НДС, сумма с НДС. Кроме того, здесь приводятся реквизиты продавца и покупателя (грузоотправителя, грузополучателя). Заверяется документ подписями уполномоченных лиц (обычно руководителя и главного бухгалтера от организации или ИП). Места для печати в нем в отличие от товарной накладной не предусмотрено.

Какие реквизиты товарной накладной по форме ТОРГ-12 обязательны для заполнения в целях принятия расходов к налоговому учету и применения вычетов по НДС? Ответ на этот вопрос от советника государственной гражданской службы РФ 2 класса Григоренко Е. С. вы найдете в К+, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Возможно ли оформить накладную и счет-фактуру в одном документе?

Итак, товарная накладная предназначена для учета товарно-материальных ценностей, счет-фактура — для учета НДС. Возможно ли составить их в форме одного документа?

Возможно. Такой документ действует с 2013 года — с того момента, как ФНС выпустила письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ с целью облегчить документооборот хозсубъектов. В письме приведен новый бланк с реквизитами обоих документов. Он получил название УПД (универсального передаточного документа).

Форму счета-фактуры наше законодательство периодически корректирует, в связи с этим меняется и бланк УПД.

УПД заменяет:

• комплект из счета-фактуры и передаточного документа;
• передаточный документ.

Закон не обязывает использовать УПД, это дело добровольное. Если хозсубъект решит о том, что при отгрузке будет оформляться именно УПД, то лучше такое решение прописать в учетной политике.

Где найти образец УПД — единого документа, составленного на основании счета-фактуры и накладной

Образец единого документа из счета-фактуры и накладной представлен ниже:

Скачать образец

Надеемся, что этот образец поможет вам оформить универсальный передаточный документ правильно.

Итоги

Так чем отличается счет-фактура от накладной? Они предназначены для отражения в бухгалтерских и налоговых регистрах двух разных объектов учета. Товарная накладная учитывает ТМЦ, а счет-фактура — НДС. Оба документа выписываются при отгрузке или при переходе права собственности, но накладная непосредственно в момент отгрузки, а счет-фактура в течение 5 дней после этого. Сведения, отражаемые в этих двух документах, в некоторой степени дублируют друг друга. Именно поэтому в целях упрощения документооборота налоговиками была разработана единая форма, соединяющая в себе реквизиты счета-фактуры и первичного передаточного документа. Образец УПД приведен выше.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 6 октября 2016 г.

Можно ли объединить в один документ накладные и счета-фактуры по ежедневным отгрузкам одному покупателю?

По разным поставкам одному покупателю можно выставлять единый документ, который объединит счета-фактуры и товарные накладные Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Но при этом нужно учитывать, что:

1) товарная накладная должна быть составлена в день, когда продавец передал товар покупателю или перевозчику ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Соответственно, если вы ежедневно поставляете товар покупателю, то объединять в один документ накладные за несколько дней нельзя. Даже если ежедневная поставка товаров происходит в рамках одного договора. А вот свести в одну накладную все поставки в адрес одного покупателя за один же день, даже когда договоры разные, можно;

2) счет-фактура должен быть составлен не позднее чем на пятый календарный день со дня составления первой накладной или получения аванса и не раньше даты отгрузки последней из указанных в нем партий товара п. 3 ст. 168 НК РФ.

Соответственно, сводный счет-фактуру можно выписать, если в течение 5 дней одному покупателю вы:

• отгружаете несколько партий товаров, в том числе в разные торговые точки;
• оказываете комплекс услуг, например отгружаете товары и оказываете услуги;
• получили от одного покупателя несколько авансов.

Таким образом, единый документ, который включает накладную и счет-фактуру (например, УПД), можно составить, только когда товары отгружены одному покупателю в один день, в том числе разными партиями по разным договорам.

То есть его надо составить приложение 5 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@:

• при отгрузке, а не в течение 5 календарных дней со дня отгрузки;
• в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж — так же, как обычный счет-фактура.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 6 октября 2016 г.

Мы ежедневно отгружаем по несколько партий товаров в адрес одного и того же покупателя. А иногда и сами оказываем услуги по погрузке-разгрузке и транспортировке товаров. Можно ли, чтобы сократить количество счетов-фактур, не составлять счет-фактуру к каждой накладной или акту, а выставлять один счет-фактуру на несколько накладных или актов о выполнении работ (оказании услуг)?

Да, вы можете составить один счет-фактуру на несколько накладных для одного покупателя или на несколько актов о выполнении работ (оказании услуг) для одного заказчика.

Ведь в НК нет требования, что даты в первичном документе и счете-фактуре, который выписан к этому первичному документу, должны обязательно совпадать.

Кроме того, в одном и том же счете-фактуре вы можете одновременно указать и отгруженные товары, и выполненные работы, и оказанные услуги Письма Минфина от 10.11.2015 № 03-07-09/64493, от 30.10.2009 № 03-07-09/51.

Главное, чтобы счет-фактура был составлен не позднее чем на 5-й день со дня составления акта или накладной. Однако ни в коем случае счет-фактуру нельзя составлять раньше даты отгрузки последней из указанных в нем партий товара (даты выполнения последней по времени работы или услуги) Письма Минфина от 12.01.2016 № 03-07-09/140, от 02.05.2012 № 03-07-09/44, от 09.11.2011 № 03-07-09/39.

Например, 10 августа 2016 г. можно выставить покупателю счет-фактуру на все накладные, подписанные с ним в период с 5 по 10 августа этого года включительно.

При этом, если счет-фактура составляется на несколько актов, в которых поименованы различные виды услуг (работ), каждый их вид надо показать в счете-фактуре отдельной строкой. Причина в том, что обобщенное указание нескольких видов услуг (работ) налоговые инспекторы могут расценить как ошибку, препятствующую при проведении проверки идентифицировать их наименование, стоимость, ставку и сумму НДС. А это влечет отказ в вычете налога для покупателя.