Расчетный лист

Содержание

Рекомендации кадровика — как разобраться в расчетном листке по зарплате и расшифровать его суммы?

Ст. 136 ТК РФ обязует работодателя уведомлять персонал о начисленной зарплате и удержанных суммах.

С этой целью ежемесячно перед выплатой заработной платы сотрудники получают расчетные листки.

Не все могут понять его и разобраться в цифрах, кодах, шифрах, содержащихся в этом документе.

Поэтому разберемся в каждой позиции этого документа детально.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ +7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ 8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ Это быстро и бесплатно!

Как расшифровать и понять лист по заработной плате?

Закон о труде гласит, форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, например, с помощью приказа. Может выдаваться в бумажном или электронном виде — .

Для учета выданных документов можно вести журнал регистрации расчетного листков или ведомость учета.

Поэтому форма бланка может быть в каждой организации своя.

Однако, в листке по заработной плате обязательно присутствуют разделы:

  • Начислено. Здесь указаны все начисленные за месяц суммы: зарплата, премия, надбавки, оплата ночного времени, доплата за стаж, пособие, отпускные и др.
  • Удержано. Отражается информация об удержаниях: НДФЛ, по исполнительным листам, приказам о взыскании ущерба и т. п.
  • Выплачено или межрасчетные выплаты. Обычно, здесь отображается выплата аванса. Но, могут быть и другие платежи. Например, выплата пособия по больничному листу была произведена раньше дня выплаты зарплаты, или работодатель оплатил отпускные.
  • К выплате или задолженность. Сумма в этой колонке складывается по формуле: начислено – удержано – выплачено. Если она получается с минусом, то обозначается задолженность. Это может случиться, если, например, аванс по каким — то причинам оказался больше, чем начисленная зарплата.

Как выглядит:

Расчетный листок за Июнь 2019

Табельный номер 30672

Подразделение Отдел продаж

Должность Менеджер

Общий облагаемый доход: 174 000

Начислено

Удержано

вид

период

дни

часы

сумма

вид

период

сумма

Оклад по дням

1 – 30 июня

19

151

25000

НДФЛ (13%)

1-30 июня

3770

Премия

1 – 30 июня

4000

Всего удержано

3770

Всего начислено:

29000

Выплачено:

Аванс

10000

Перечислено на карту

15000

Всего выплачено:

25000

Задолженность за предприятием на начало месяца:

15000

К выплате за июнь:

15230

Зарплата выплачивается персоналу в период с 1 по 15 число месяца следующего за отчетным периодом. Пункт «задолженность за предприятием на начало месяца» остается с прошлого расчетного периода (в примере — мая).

На данном примере выплата заработной платы за май производится в июне, что отражено пунктом «перечислено на карту».

Июньская же зарплата будет выплачена в июле, соответственно, эта операция будет отображена в расчетном листке за июль.

Сумма из колонки «к выплате за июнь» — 15230 будет отражена в июльском расчетном листе как «задолженность за предприятием на начало месяца» и после ее фактической выплаты появится в колонке выплачено.

По ст. 236 ТК РФ работодатель обязан при несвоевременной выплате зарплаты сразу выплачивать компенсацию за задержку. Тогда в колонке начислено появится еще одна позиция «компенсация за задержку зарплаты».

Что такое общий облагаемый доход?

Общий облагаемый доход в расчетном листке — это сумма, начисленная сотруднику с начала года, которая облагается НДФЛ – 13 %.

Не все доходы работников облагаются налогом с доходов.

Ст. 217 НК РФ устанавливает ограничения по этому поводу.

Межрасчетные выплаты

Понятие межрасчетные выплаты не всегда используют в расчетных листах. Это авансы или начисления, которые выдаются в период между совершением основных расчетов.

Например, это может быть аванс или отпускные суммы. Они выдаются именно в межрасчетный период.

Такие выплаты могут производиться одним из способов:

  • через банк, реестром перечислений;
  • через кассу, расходным кассовым ордером или платежной ведомостью.

Как разобраться с вычетами на детей?

Граждане, имеющие несовершеннолетних детей или учащихся на очной форме, вправе рассчитывать на стандартные налоговые вычеты на детей.

Они уменьшают налогооблагаемую базу.

Чтобы разобраться с данной льготой, нужно знать, какие виды вычетов предусмотрены НК РФ.

Вычеты на детей предоставляются в следующих размерах:

  • на одного ребенка – 1400 рублей;
  • на второго отпрыска – 1400 рублей;
  • на третьего и последующих детей по 3000 рублей;
  • за детей инвалидов родителям – 12000 рублей;
  • приемным родителям за детей инвалидов – 6000 рублей.

Вычеты на детей предоставляются ежемесячно до момента превышения суммарного дохода 350 тыс. руб.

С нового года отсчет начинается заново. Положенные суммы льготы отражаются в строке листка «вычет на детей».

Например, если сотрудник имеет 1 ребенка и написал заявление в бухгалтерии на льготу, в его расчетном листе в этой графе будет стоять сумма 1400. Это нужно понимать, как сумма, на которую будет уменьшен облагаемый доход.

Также у работников может возникнуть право на другие виды вычетов: социальные или имущественные. Тогда отдельной позицией в расчетном листе будет указана сумма льготы и ее название.

Коды и шифры

Организациями довольно часто в расчетных листах используются коды доходов, чтобы расшифровать их, нужно знать, какие предусмотрены.

Основные шифры для отражения в листке по заработной плате:

  • 2000 – зарплата;
  • 2012 – отпускные;
  • 2013 – компенсация за неиспользованный отпуск;
  • 2014 – выходное пособие;
  • 2300 – оплата больничного листа;
  • 2762 – выплаты в форме материальной помощи при рождении, усыновлении и др.

Перечень кодов довольно широкий, он утвержден приказом ФНС № ММВ-7-11/387@.

Как должны отражаться отпускные?

Если работник ходил в отпуск, то в расчетном листе появится отдельная позиция в начислениях «оплата отпуска по календарным дням», она отражается кодом «2012».

Не позднее, чем за три дня до ухода отдыхать работодатель должен выплатить отпускные суммы (ст. 136 ТК).

При выплате в графе «выплачено» появится сумма начисленных отпускных за минусом НДФЛ.

Если есть исполнительный лист, то на руки работник получит еще меньше денег.

Пример

Условие:

Сотруднику начислены отпускные за 28 дней 45000 рублей.

По исполнительному листу с него ежемесячно удерживают 20%.

Расчет:

В колонке «выплачено» появится сумма: 45000 — (45 000 – 45000 * 13 %) * 20% = 31320 руб.

Другими словами, из начисленных отпускных сначала бухгалтер отнимет НДФЛ, потом 20% по исполнительному листу, разницу выдаст сотруднику.

Как читать строку «всего удержано»?

Этот раздел отражает все удержания из зарплаты сотрудника по закону.

Это могут быть такие позиции:

  • Налог с дохода физических лиц. Он рассчитывается как 13 % с начисленной суммы, за минусом вычета (если такой есть).
  • Удержания по исполнительным документам. Максимальная сумма таких удержаний не может быть более 50 %. В исключительных случаях 70 %.
  • Удержания по заявлению самого работника. Например, добровольные перечисления в пенсионный фонд.
  • Удержания на основании приказов по предприятию: возмещение ущерба, подотчетных сумм, членских взносов и т. п.

Все перечисленные позиции, если они присутствуют в расчетном листке, удерживаются из начисленной зарплаты и суммарно отражаются в строчке «всего удержано».

Полезное видео

Подробнее о расчетном листке и его составляющих смотрите в видео:

Выводы

Чтобы разобраться в расчетном листке, нужно знать из каких составляющих он состоит.

Работодатель обязан уведомлять персонал о начисленной зарплате и удержанных из нее суммах. Для этого на руки выдаются расчетные листки. Закон не утверждает специальной формы расчетного листа, работодатель вправе сделать это самостоятельно.

Основными блоками расчетного листа являются: начислено, удержано, всего выплачено, к выплате, задолженность предприятия на начало месяца. Все виды доходов работника имеют свой индивидуальный код или шифр.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Образец расчётного листка

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Порядок оформления

  1. Вначале листка записывают:
    • название предприятия,
    • должность,
    • ФИО работника,
    • период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
    • подразделение, в котором трудится работник,
    • его табельный номер.
  2. Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
    • В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
    • Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
    • В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
  3. Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
  4. После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

Утверждение формы расчетного листка

Форма применяемого в организации бланка для информирования сотрудников о зарплате должна быть утверждена приказом или другим распорядительным документом руководителя.

Для утверждения бланка используйте следующий образец приказа.

Приказ об утверждении формы расчетного листка (образец)

Трудовой кодекс не содержит ограничений на метод извещения работника о начислениях и удержаниях. Информация может быть передана сотруднику не только в бумажной, но и в электронной форме. Недавно это подтвердило Министерство труда в письме № 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017. Для применения электронной формы извещения эту возможность следует прописать в локальном акте компании.

Разработать утверждаемый образец формы расчетного листка необходимо самостоятельно (а можно скачать образец расчетных листков по зарплате из открытых источников). Он в обязательном порядке должен содержать следующие разделы:

  • начислено;
  • удержано;
  • выплачено;
  • к выплате (либо задолженность работодателя/работника).

Образец расчетного листка

В случае необходимости бланк можно дополнить. Например, указав количество отработанных часов при почасовой оплате, или сведениями о тарифной ставке.

Налог на доходы физических лиц

В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из суммы оплаты труда. Ставка налога составляет 13 % от облагаемого дохода.

Часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания налога из заработной платы. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.

Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К часто встречающимся из них относятся:

  • пособие по беременности и родам;
  • выходное пособие;
  • командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 при поездках за рубеж);
  • материальная помощь (частично).

Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.

Если у вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то вам положен стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого и второго ребенка вы получите вычет в размере 1400 рублей, и 3000 на третьего и каждого последующего.

Для того чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).

В заключение еще раз напомним о необходимости разработки простого и понятного для рядового работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.

Вход для клиентов

Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14‑1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.

При этом о расчетном листке по‑прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);
  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);
  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.

Форма расчетного листка

Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

  • бумажной;
  • электронной.

Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:

  • расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);
  • карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

В расчетном листке отражаются

табельный номер

отработанные дни (часы)

составные части зарплаты

размер пособий по временной нетрудоспособности

компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат

размеры и основания произведенных удержаний

общая денежная сумма

Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст. 136 ТК РФ, например командировочные расходы (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14‑2/В-154 «О включении в расчетный листок командировочных расходов») и страховые взносы. При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

Примерная форма расчетного листка приведена ниже.

Расчетный листок

Учреждение

Подразделение/код/табельный номер

Ф. И. О.

Должность/профессия

Оклад (руб.)

Месяц/год

Рабочие дни

Рабочие часы (40‑часовая рабочая неделя)

Начислено

Период

Дни

Часы

Сумма (руб.)

Удержано

Период

Сумма (руб.)

Зарплата за отработанное время

НДФЛ

Пособие по нетрудоспособности

Ежемесячная премия

Доплата за работу в выходные (праздничные) дни

Выплата за стаж непрерывной работы

Всего начислено

Всего удержано

Выплачено

Дата

Сумма (руб.)

Аванс

Зарплата

Пособие по нетрудоспособности

Всего выплачено

Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.

Порядок выдачи расчетного листка.

В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277‑6‑1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.

Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277‑6‑1).

В какой день нужно выдавать расчетные листки?

Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению. В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту. В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14‑1/ООГ-8459).

Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?

Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.

При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи. В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример:

_________________________________________

(наименование учреждения) Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г. Подразделение учреждения

№ п/п Дата выдачи расчетного листка Ф. И. О. работника Должность работника Подпись

Ответственный за выдачу расчетных листков ______________ ____________ _______________ должность подпись расшифровка подписи

Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.

Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»).

В силу ст. 7 Федерального закона № 152‑ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).

Хранить или не хранить расчетные листки?

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

  • при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
  • при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

* * *

В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.

Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:

1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.

2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.

3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.

Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №2, 2019 год

Главная → Кадры → Как выдавать расчетные листки по зарплате

Как выдавать расчетные листки по зарплате

В соответствии с нормами действующего российского законодательства, работодатели в обязательном порядке обязаны сообщать своим работникам о том, из чего складывается сумма их заработной платы. Несмотря на это, не все работодатели знают, как выдавать расчетные листки по зарплате сотрудникам в текущем году.

В этой статье мы расскажем о том, что такое расчетные листки по зарплате и для чего они необходимы. Кроме того, мы коснемся таких вопросов, как: выдача расчетных листков в 2017 году, правила хранения этого документа, и какая ответственность ждет работодателя за отсутствие листка, с учетом разъяснений Министерства труда (Письмо Минтруда № 14–1/ ООГ-1560 от 21.02.2017 ).

Что такое расчетный лист по зарплате?

Расчетный лист является документом, в котором работодатель информирует сотрудника о полученной зарплате, а также о произведенных удержаниях с нее. Кроме того, в документе отражают сумму подоходного налога и некоторые другие данные, (например, премии за выслугу лет).

Расчетный лист — это выписка, которая должна быть выдана работнику при получении зарплаты. На основании Трудового кодекса РФ, любая организация или предприятие обязаны сопровождать выдачу заработной платы сотрудникам расчетным листком.

Для чего необходим документ?

Как уже упоминалось выше, выдача расчетного листка сотруднику — не право, а обязанность работодателя. Документ необходим, прежде всего, для защиты прав работника, так как он должен получать документальное подтверждение о том, что заработная плата им получена своевременно и в полном объеме.

Обратите внимание, что если указанная заработная плата без каких-либо причин не соответствует сумме, отраженной в трудовом договоре, то работник имеет право оспорить это в судебном порядке.

Согласно нормам российского трудового законодательства, работодатели обязаны оповещать своих работников о начислениях их заработной платы. Для этого и выдают расчетный листок по зарплате.

При этом порядок извещения сотрудника работодателей о составных частях его заработной платы не регламентирован Трудовым кодексом, нередко возникает множество вопросов по правильному оформлению и порядку выдачи расчетных листков по зарплате.

Как правильно выдавать расчетные листки по заработной плате

Работодатель обязан выдавать расчетный лист в день выдачи заработной платы. Об этом говорится в статье 136 ТК РФ. Зарплата должна выдаваться работникам в день, который установлен трудовым договором и трудовым распорядком организации или компании.

Отметим, что листок не должен быть выдан сотруднику в таких ситуациях:

  • в день аванса;
  • при начислении денежных средств за отпуск.

Добавим, что при получении работником основной части заработной платы, в расчетном листе нужно указывать начисления, которые были сделаны ранее. Денежные средства, заработанные сотрудником, должны быть выданы ему на руки, или перечислены на карту банка (об этом указано в трудовом договоре).

Следует учитывать, что тот факт, в какой именно форме работник получает заработную плату (на руки или на карту) никак не влияет на выдачу ему расчетного листа.

Состав документа

В состав расчетного листа по заработной плате должны входить такие обязательные пункты:

1. Ф.И.О. работника.
2. Количество отработанного времени.
3. Все составные части зарплаты работника.
4. Общая сумма без учета налогов и удержаний.
5. Расчет при увольнении.

Скачать расчетный листок по зарплате можно по кнопке ниже:

Размер удержаний из заработной платы не должен быть более 20%. Но есть случаи (их перечень предусмотрен федеральными законами РФ), когда штрафные санкции могут достигать и 50%.

В расчетном листе отдельными пунктами необходимо указывать:

  • различные премии;
  • штрафы;
  • сверхурочные;
  • дополнительная оплата за вредные условия труда;
  • работа в выходные дни.

К возможным удержаниям, как правило, относятся:

  • НДФЛ;
  • взносы в страховые компании и в профсоюзный комитет;
  • аванс, который был выдан за счет заработной платы (но при условии, что он не был отработан);
  • суммы, которые были начислены по ошибке (например, из-за сбоев в системе);
  • алименты.

В связи с тем, что расчетный лист выдается сотруднику во время основной зарплаты, в него должны входить все суммы, которые работник получил за месяц.
Образец расчетного листка по зарплате вы можете скачать по следующей кнопке:

Как не ошибиться при выдаче расчетного листка

При выдаче расчетных листков работникам в 2017 году, необходимо придерживаться таких правил:

1. Расчетные листки необходимо выдавать работникам не менее двух раз в месяц (на основании статьи 136 ТК РФ).

При этом в Роструде высказали мнение о том, что документ можно выдавать сотруднику в момент выплаты второй части заработной платы. В ведомстве мотивировали это тем, что если выдавать расчетный лист и при выплате аванса, то сведения в этом случае не будут полными.

2. Форма расчетного листа по зарплате должна быть утверждена локальными нормативными актами организации.

Руководитель предприятия обязательно должен утвердить отдельным приказом форму расчетного листа. Допускается применение формы из бухгалтерских программ или собственная форма документа.

3. Документ может быть выдан только за соответствующий период. В нем должны быть указаны все суммы, которые были начислены и удержаны с дохода работника.
Дело в том, что если в документе не отразить все требуемые суммы, то это является нарушением Трудового кодекса.

4. Выдача расчетных листков может производиться:

В ТК РФ нет норм, определяющих порядок выдачи извещения сотрудникам по заработной плате. Именно поэтому допускаются обе формы документа. Расчетный листок на бумаге выдается работнику на руки, а в электронном виде листок можно направить на электронную почту сотрудника.

5. Расчетные листки не нужно заверять подписью или печатью.

В ТК РФ нет требований об обязательной печати или подписи на этом документе. При этом по просьбе работника листок нужно будет заверить (например, если документ необходим для суда).

6. Следует документально подтвердить факт выдачи расчетного листа работнику.

В такой ситуации существует три варианта подтверждения:

  • вести журнал выдачи расчетных листков (в нем будут расписываться сотрудники);
  • сделать форму листка из двух частей (одна часть — выдается работнику, а другая остается у предприятия);
  • в платежную ведомость внести отдельную колонку (для того, чтобы работник мог поставить свою подпись о получении).

В целях безопасности в локальных нормативных актах организации рекомендуется сразу прописать порядок работы с расчетными листами по заработной плате. В частности, это можно сделать в положении об оплате труда, где утвердить:

  • форму извещения сотрудников;
  • периодичность выдачи;
  • способ выдачи документа.

Разъяснения Минтруда в письме от 21.02.2017 № 14–1/ ООГ-1560

В письме от 21.02.2017 № 14–1/ ООГ-1560 Минтруд дает разъяснения относительно выдачи расчетных листков в электронной форме путем рассылки на email-адреса работников организации. Нужно отметить, что чиновники взяли за основу решения судов.

Они посчитали, что работодателю обязательно закрепить порядок выдачи расчетных листков в локальных нормативных актах своей организации. Таким образом, если в нормативном акте организации будет закреплен порядок выдачи расчетных листов в электронной форме, то наниматель может, не боясь штрафа, рассылать документ на электронные адреса работников.

При этом в Минтруде заявили, что расчетные листы отменены. Но если работодатель и работники решат, что бумажная форма документа более удобна, то ее можно использовать.

Пояснения Минтруда об оформлении расчетных листов — в документе № 14–1/ ООГ-1560 от 21.02.2017. с которым можно ознакомиться здесь:

Особенности выдачи электронных расчетных листов

Если было принято решение выдавать расчетные листы в электронном виде, то необходимо:

1. Закрепить такой порядок в локальном нормативном правовом акте (например, в Положении об оплате труда).

2. Ознакомить работников с формой документа и порядком его выдачи (под роспись).

3. Составить список электронных адресов сотрудников (на которые будут отправляться расчетные листки).

В случае если у работников отсутствует корпоративная почта, то необходимо получить от них письменное заявление (на имя руководителя предприятия или главного бухгалтера) об электронном адресе, на который следует высылать расчетные листы.

Ответственность нанимателя за невыдачу расчетного листка

В связи с тем, что выдача расчетных листков — это обязанность работодателей, то нарушение грозит штрафными санкциями:

  • для ИП — от 1000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей с возможной остановкой деятельности организации до 90 дней;
  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей (на основании п.1 ст. 5.27 КоАП).

Если допущено повторное нарушение, то на должностное лицо может быть наложен штраф, который запрещает заниматься предпринимательской деятельностью сроком до трех лет.

Работодатель имеет право не хранить расчетные листки. Но вести журнал выдачи этого документа все же необходимо, ведь его могут потребовать сотрудники трудовой инспекции в случае проверки.

>Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Порядок выдачи расчетных листков

В ТК РФ не утверждена единая форма для этого документа. Поэтому работодатель имеет право разработать ее самостоятельно.

Многих граждан интересует порядок выдачи расчетных листков по заработной плате. Согласно ст.136 ТК РФ. наниматель обязан выплачивать своим работникам зарплату два раза в месяц (аванс и зарплатная часть). Но так называемую «расчетку» достаточно выдавать раз в месяц при окончательном расчете, т.к. составные части зарплаты при выдаче аванса еще не известны. В ней должна содержаться информация обо всех произведенных начислениях и удержаниях.

Срок выдачи расчетных листков по заработной плате законодательно не установлен и может определяться работодателем самостоятельно. В некоторых организациях зарплата выдается бухгалтером через кассу. В этом случае расчетка выдается работнику в момент получения денежных средств. Но в последнее время чаще всего работодатели перечисляют зарплату сотрудникам на банковскую карту. Тогда документ выдается заранее в бухгалтерии.

Как подтвердить факт его вручения работнику? Есть следующие способы:

в форме документа предусматривается отрывная часть. В момент получения гражданин ставит на ней свою подпись;

также можно вести специальный журнал учета. В нем сотрудники будут расписываться о получении документа.

Как правильно выдается расчетный лист по заработной плате в 2017 году

Работодатель сегодня на основании действующего законодательства обязан осуществлять выдачу своему работнику специального листа, где отображается начисленная заработная плата.

При этом не имеет значения, каким именно образом осуществляется начисление выплат – наличными или же безналичным путем.

Расчетный лист может представлять собой уведомление о прямом зачислении заработной платы на его расчетный счет или же просто часть расчетного чека.

При этом в данном документе в обязательном порядке прописывается не только величина выплат, но также сумма НДФЛ, страховые взносы и иные отчисления.

Выдача расчетного листка по заработной плате связана с очень большим количеством самых разных нюансов.

При этом процедура выдачи (сроки и другое) жестко регламентируются действующим на территории РФ законодательством.

Если возникнут какие-либо нарушения, работодатель может понести за это достаточно серьезное наказание.

Именно поэтому стоит избегать подобного рода прецедентов. Также необходимо вести по специальной форме журнал выдачи расчетных листков по зарплате.

Но прежде всего как самому работнику, так и его работодателю следует разобраться со следующими вопросами, напрямую затрагивающими выдачу расчетных листов:

  • основные понятия;
  • когда выдается документ (сроки);
  • законные основания.

Основные понятия

Чтобы понять, как расчетный листок по зарплате формируется, а также непосредственно связанное с ним действующее законодательство, необходимо будет в обязательном порядке разобраться с основными понятиями.

Наиболее важными являются следующие:

Непосредственно под понятием расчетный лист подразумевается специальный документ, который содержит максимально подробную и развернутую информацию, связанную получением заработной платы.

Работник из данного документа может узнать, какая именно сумма идет на уплату НДФЛ государству, сколько взносов за него выплатил работодатель в государственные внебюджетные фонды.

Под заработной платой подразумевается некая сумма денег, начисленная работнику за выполнение им своих непосредственных.

Для каждого официально трудоустроенного обязательным является выплата налога на доходы физических лиц. Основанием для этого являются действующие положения Налогового кодекса Российской Федерации.

НДФЛ в размере 13% обязательно выплачивается государству налоговым агентом (работодателем) и отражается непосредственно в расчетном листе.

Также в данном документе в обязательном порядке отражаются страховые взносы. Под данным понятием подразумеваются отчисления в Фонд социального страхования. ПФР и другие.

Но при этом данные платежи вычитаются не из заработной платы самого работника. Тем не менее, в стандартной форме расчетного листа такие данные обычно отражаются.

Также в нем обозначаются различного рода иные вычеты – например, алименты (материальная поддержка собственных детей).

Сумма-брутто представляет собой весь доход целиком, без каких-бы то ни было вычетов. Обязательной и самой важной графой является чистый доход – он отражается в расчетном листе.

Причем чаще всего расчетчик или же иной сотрудник, который осуществляет формирование данного документа, располагает эту информацию отдельно от всей остальной, выделяет её жирным шрифтом.

Именно поэтому обычно у работника не возникает вопросов – какую именно сумму он получит в конечном итоге.

Для формирования документа рассматриваемого типа может использоваться обычная Excel (в ней также допускается составление подобной документации) или же 1С: Зарплата.

Во втором случае процесс формирования документации более автоматизирован, потому вызывает меньше сложностей. Сам бланк обязательно печатается на принтере.

Когда выдается документ (сроки)

Дата выдачи документа, а также многие иные моменты, связанные с формированием расчетного листа, отражаются непосредственно в Федеральном законе №35-ФЗ от 23.04.12 г.

Данный нормативно-правовой акт внес достаточно существенные изменения в ст.№136 Трудового кодекса РФ .

Именно в данной статье указывается, что выдача расчетного листа должна осуществляться одновременно с начислением заработной платы. Согласно ТК РФ, заработная плата должна выдаваться не реже, чем 2 раза в месяц.

Следовательно, работодатель обязан формировать расчетный лист столько же раз, сколько выплачивается зарплата. Но чаще всего дело обстоит несколько иначе – работодатель оформляет данный документ 1 раз в месяц.

Роструд допускает подобного рода порядок выдачи, данный момент отражается непосредственно в Письме №1375-6-1 от 20.05.11 г.

При этом бухгалтеру и самому работодателю необходимо понимать, что данный документ не является нормативным актом – потому информация в нем юридической силы не имеет.

Исходя из действующего законодательства, выдача расчетного листа может осуществляться в любой день месяца. Но он обязательно должен быть закреплен в нормативной документации внутри организации.

Хотя многие работодатели практикуют оформление всего одного документа раз в месяц, подобное может послужить причиной повышенного внимания со стороны трудовой инспекции. По возможности стоит избегать создания подобного рода прецедентов.

Законные основания

При возможности стоит в обязательном порядке изучить законодательную базу, затрагивающую порядок формирования и выдачи расчетных листов.

Как проводится анализ фонда заработной платы смотрите в статье: фонд заработной платы .

Размер компенсации за задержку заработной платы в 2017 году, читайте здесь .

Это позволит свести к минимуму или же вовсе избежать возникновения спорных ситуаций между работодателем и работником, а также трудовой инспекцией.

К нормативной базе по данному вопросу можно отнести следующее:

На срок до 90 суток

Если же трудовая инспекция обнаружит повторное нарушение, то наказание будет в разы более серьезным. Потому работодателю не стоит лишний раз попадать во внимание трудовой инспекции.

Во избежание различного рода неприятных прецедентов стоит заранее утвердить формат расчетного листа в соответствующем нормативно-правовом акте.

Стоит заранее подготовить образец в ворде, и включить его в локальные акта организации.

При этом имеется всего одна сложность – формат такого документа, как расчетный лист, не утвержден в действующем на территории РФ законодательстве.

Потому работодателю следует самостоятельно его сформировать. В некоторых случаях именно это вызывает достаточно большое количество самых разных сложностей.

Оптимальным решением будет использование уже подготовленного в базе документов от 1С образца. Работодатель обязан расшифровать для работника по его требованию все обозначения в листе.

Работодателю, а также соответствующим должностным лицам следует обязательно предварительно ознакомиться с основными правилами выдачи расчетных листков, различными нюансами данного процесса.

Так как в противном случае велика вероятность нарушений, за которыми последует штраф. К наиболее важным моментам по этому поводу можно отнести следующее:

  • каково назначение расчетных листков?
  • порядок формирования;
  • пример заполнения (образец);
  • журнал выдачи.

Каково их назначение

Основным назначением расчетного листка является информирование по средствам него работника о величине выплаченной заработной платы, а также вычетов из неё в пользу государства или же детей.

При этом расчетный лист имеет юридическую силу, потому может использоваться в качестве подтверждения наличия:

  • перечисления НДФЛ в размере 13% в пользу государства;
  • каких-либо премий, выплаченных работнику;
  • иных обозначенных в нем данных.

Примером подобного применения рассматриваемого документа является Решение Ленинградского областного суда №7-478/2011 от 04.08.11 г.

В нем освещается разрешение вопроса по поводу жалобы ОАО «Экотранс» на решение городского суда. Данная организация была оштрафована на сумму 50 тыс. рублей за нарушение, предусмотренное ст.№5.27 КоАП .

Решение инспектора надзорного органа осталось в силе, и штраф был выплачен. При этом работодателю не стоит стараться изобретать какие-либо новые формы оповещения работника о величине его заработной платы, а также иной информации.

Например, многие работодатели по причине введения у себя электронного документооборота, создают специальный электронный каталог.

В нем содержится список работников с обозначением должностей и величиной заработной платы, отчислений от неё. В таком случае работодатель считает, что выполняет требование ст.№136 ТК РФ.

Но в конкретно данном случае это является ошибкой, так как таким образом происходит нарушение не только норм Трудового кодекса РФ, но также ст.№85 и ст.№88 ТК РФ (охрана персональных данных).

Следует заранее разработать формат расчетного листа и именно его передавать под подпись своим работникам. Таким образом, можно будет избежать наложения штрафов и иных наказаний.

Согласно новой редакции ст.№136 ТК РФ, работодатель обязан уведомлять своего работника при выплате заработной платы о следующем:

  • обо всех составных частях причитающейся сотруднику заработной платы (аванс, основная часть);
  • о величине различных иных сумм, которые были начислены – выплаты при увольнении, премии. различного рода компенсации ;
  • о величине и основаниях для различного рода удержаний из заработной платы;
  • о денежной сумме, которая в конечно итоге должна быть получена работником на руки.

Так как сам формат данного документа не установлен законодательством, работодатель имеет право в произвольном порядке располагать все обозначенные выше данные.

Необходимо лишь помнить, что формат расчетного листка должен быть в обязательном порядке установлен непосредственно действующим на территории Российской Федерации законодательством.

Причем следует помнить, что старая редакция ст.№136 ТК РФ несколько отличается.

Потому работодателям, сформировавшим расчетные листы в своих нормативных документах ранее, до 24.04.12 г. необходимо обязательно проверить их на соответствие новой редакции соответствующей статьи.

В противном случае первая же проверка трудовой инспекции может выявить какие-либо серьезные нарушения.

Отсутствие хотя бы одной обязательной графы может привести к достаточно серьезному штрафу и даже приостановке деятельности предприятия. Подобные прецеденты в судебной практике уже имеются.

Порядок формирования

Процедура формирования расчетного листка максимально упрощена в автоматизированных продуктах 1С.

Данный процесс осуществляется следующим образом:

  • открываем панель навигации;
  • жмем на «сотрудники и заработная плата»;
  • находим и кликаем на «ответ по зарплате»;
  • открывается список разных отчетов;
  • находим «расчетный листок»;
  • потребуется выбрать следующие данные — отчет, период, сотрудника.

После выполнения всех обозначенных выше действий листок будет полностью сформирован. После этого для распечатки его на принтере достаточно нажать на иконку «Принтер».

Расчетный лист будет готов. При необходимости можно задать алгоритм печати сразу большого количества различных листов.

Пример заполнения (образец)

Во избежание ошибок и при наличии такой возможности стоит обязательно заранее ознакомиться с образцом составления документа рассматриваемого типа.

Необходимо помнить, что перед утверждением формы расчетного листка необходимо будет запросить мнение представительных органов работников – профсоюзов, иных.

Чтобы сделать это, потребуется отправить проект расчетного листа на утверждение.

Журнал выдачи

Многие работодатели ведут журнал выдачи расчетных листков. При том необходимо помнить, что формирование его совсем не обязательно и на законодательном уровне не закреплено.

Но при этом стоит знать, выдача расчетного листа является не правом, но обязанностью работодателя и при их отсутствии полагается серьезный штраф.

Именно поэтому, чтобы подтвердить сам факт выдачи данного документа, необходимо в обязательном порядке вести журнал учета таких листов .

Так как в противном случае подтвердить факт выдачи данного документа попросту не удастся. Потому журнал выдачи расчетных листков стоит вести в обязательном порядке.

Он позволит избежать штрафов в случае жалобы работника в трудовую инспекцию или же при рядовой проверке данными органами.

Работодатель должен в обязательном порядке проконсультировать своего работника по поводу всей информации, имеющейся в расчетном листе.

Также сотруднику стоит самостоятельно ознакомиться со всеми наиболее важными нюансами, связанными с рассматриваемым листком. Это позволит самостоятельно проконтролировать работу своего работодателя.

К наиболее важным моментам по данному поводу можно будет отнести следующее:

Расшифровка кодов

Бухгалтерский учет всегда ведется непосредственно с использованием специальных кодов. Причем их формат всегда сугубо индивидуален и зависит от деятельности, которую ведет какое-либо конкретное предприятие.

Например, при предоставлении бухгалтерской отчетности используются следующие коды:

Полный доход (без вычетов)

С полным перечнем подобного рода кодов можно ознакомиться в интернете или же непосредственно в бухгалтерии организации – если они обозначаются в расчетном листке.

Куда обращаться при невыплате зарплаты при увольнении узнайте из статьи: не выплатили зарплату при увольнении .

Пример расчета заработной платы в 2017 году, смотрите здесь .

Работодатель обязан предоставлять максимально подробную информацию по поводу данного документа.

Срок хранения

В действующем законодательстве срок хранения расчетных листков не обозначается, но при этом работник в обязательном порядке должен получить на руки данный документ.

Именно поэтому рекомендуется вести специальный журнал учета данных листов, где обозначается сам факт получения данного документа работником.

Так как в противном случае, формально, работодателю придется хранить документы рассматриваемого типа попросту вечно.

Расчетный лист представляет собой очень важный документ, формирование которого обязательно. Данный документ закреплен на законодательном уровне.

За нарушение порядка его составления и выдачи полагается достаточно серьезное административное наказание в виде штрафа, приостановления деятельности.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *