Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы. Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.

Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности.

Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние (текущие) приходные и расходные документы о движении наличных денег. Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе необходимо соблюдать ряд методических указаний

• комиссия должна присутствовать в полном составе, иначе результаты проверки будут считаться недействительными;
• все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
• пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
• документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки — ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.

Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.

Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.

Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход — с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо.

Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств — на втором листе.

Как часто проводится инвентаризация кассы

Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме. В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно. Помимо планового сценария есть моменты, когда проводить инвентаризацию наличных денежных средств обязательно:

• если денег в кассе больше или меньше, чем должно быть;
• когда меняется кассир (материально ответственное лицо);
• организационные преобразования, в том числе ликвидация юридического лица;
• форс-мажор — когда организации наносится ущерб, например, в результате стихийных бедствий;
• конец календарного года — это тоже повод для проведения инвентаризации кассы – проверка проводится в последний рабочий день декабря.

Облачный сервис для управления торговлей МойСклад поможет быстро наладить ведение кассы организации и складской учет, а также автоматизировать торговые точки при минимуме вложений.

Как часто и в соответствии с какими нормативными актами проводится инвентаризация наличных денежных средств

Инвентаризация кассы проводитсяв соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. Согласно п. 1.2 данных указаний денежные средства являются имуществом хозсубъекта.

Для инвентаризации наличных денежных средств Госкомстат разработал унифицированную форму ИНВ-15 и утвердил ее в своем постановлении от 18.08.1998 № 88. Данная форма необязательна к применению и может быть заменена аналогичным документом, разработанным компанией самостоятельно. Однако ИНВ-15 продолжает широко использоваться.

Как часто оформляется акт формы ИНВ-15? Ответ зависит от установленной частоты проводимого контроля. Для внутренних ревизий кассы периодичность проверок определяет руководство юрлица или ИП (п. 7 указания Центробанка РФ о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Проверки могут проводиться регулярно (по плану) или носить внезапный характер.

Не следует забывать и о законодательно установленных случаях, когда проведение инвентаризации кассы обязательно (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• перед составлением годовых отчетов;
• при смене кассиров;
• при выявлении хищения денег или недостачи/излишков в кассе.

Как передать кассу новому кассиру при увольнении или на время отпуска, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Своевременная инвентаризация кассы — это возможность вовремя устранить кассовые нарушения, пресечь злоупотребления, а также избежать возможных штрафов. Если работать с наличными деньгами без учета требований нормативных документов, может последовать наказание по ст. 15.1 КоАП.

Подробнее о кассовой дисциплине и ответственности за ее нарушение — в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе

Процедура проведения ревизии наличных средств в кассе состоит из следующих этапов:

1. Утверждение состава комиссии в приказе по унифицированной форме ИНВ-22 (или аналогичной ей, разработанной самостоятельно)
2. Получение расписки от кассира об отсутствии неоприходованной налички и неучтенных денежных документов. Кассир также передает комиссии последний кассовый отчет.
3. Пересчет денежных средств и документов, сравнение результата с бухучетом, сверка наличия и движения бланков строгого учета с информацией, отраженной в журнале их регистрации.
4. Оформление итогов инвентаризации в акте формы ИНВ-15.

Внимание! Инвентаризация денежных средств в кассе производится в присутствии материально ответственного за денежные средства лица (как правило, кассира).

Скачать бланк инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 можно на нашем сайте.

Скачать бланк формы ИНВ-15

Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы

Акт инвентаризации заполняется на компьютере или вручную. Не допускается наличие исправлений или помарок.

В соответствующие разделы акта вносятся:

• название организации;
• наименование подразделения (при проведении ревизии кассы в обособленном подразделении);
• документ — основание для проведения проверки кассы, его номер и дата;
• номер и дата акта, а также дата проведения инвентаризации;
• подпись кассира в расписке;
• фактическая сумма денежных средств, ценных бумаг и иных денежных документов;
• учетные данные денежных активов;
• данные результатов ревизии;
• пояснение выявленных излишек/недостач;
• подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.

Скачать образец заполнения формы ИНВ-15

Подробнее о порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в этой статье.

Итоги

Периодическое проведение инвентаризации кассы в интересах любого юрлица и ИП, работающих с наличными деньгами. Это помогает вовремя выявить все недостачи, пресечь злоупотребления и дисциплинировать кассиров. Оформляются результаты инвентаризации с помощью акта формы ИНВ-15 или аналогичной ей.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Порядок проведения инвентаризации кассы на территории России установлен Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
• при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

• для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
• выявления причины возникшей ошибки в учете;
• по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерской службы;
• представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
• сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

• Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
• Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
• Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
• Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования — экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

В ГК РФ указано, что расчеты по безналу, осуществляемые между компаниями (ИП), проводятся через банк (специальные счета). Одна из главных задач для предпринимателей и юрлиц перед сдачей отчетности — инвентаризация расчетного счета, которая начинается со следующих процедур:

• Проверка заключенных с договоров.
• Выяснение, в каких банках на момент инвентаризации открыты р/с.

В чем смысл?

Инвентаризация денежных средств на расчетном счете организуется для выявления отличий между текущими объемом активов и обязательств у субъекта, а также реальными данными, упомянутыми на реестрах бухучета. Процесс подразумевает:

• Проверку валютного и расчетного счета путем изучения остатка денег на р/с.
• Контроль оборота по кредиту и дебету р/с.

Информация берется с двух документов:

• Выписки из банка.
• Информации из бухгалтерии.

Оставшиеся на конец периода деньги в прошлой выписке должны равняться остатку средств на начало периода в выписке за следующий месяц. Итогом проведенной работы является акт инвентаризации расчетного счета. Но обо всем подробнее.

Что подлежит изучению?

Началу проверки предшествует приказ директора, который назначает членов комиссии (должно быть не больше 3-х). Чаще всего в состав входит:

• Сотрудник бухгалтерии предприятия (2 человека).
• Представитель со стороны администрации.
• Работник аудиторской службы (своей или сторонней).

Инвентаризация расчетного счета осуществляется в отношении следующих документов и активов:

1. Расчетное соглашение, которое оформляется с банком для проведения безналичных транзакций через р/с. Не секрет, что компании и ИП не ограничены в количестве заключаемых договоров. При этом инвентаризация денежных средств на расчетном счете проводится для каждого договора отдельно.
2. Валютный счет. Открывается в отечественном банке и в кредитном учреждении других стран.
3. Активы, которые относятся к целевому финансированию.
4. Расчетные вклады, где зафиксировано движение средств в разных величинах:

• Национальная валюта.
• Зарубежные дензнаки.
• Средства на чековых книжках.
• Аккредитивы банка.
• Прочие формы бумаг для совершения платежей.

Алгоритм действий

Инвентаризация расчетного счета подразумевает выполнение ряда процедур:

• Выясняется, в каких банках, и в каком количестве открыты договора на расчетно-кассовое обслуживание, после чего проводится сверка условий соглашений.
• Проверяется законность открытия р/с, а также корректность выбора расчетной формы.
• Изучаются банковские выписки. Внимание уделяется нумерации, правильности переноса оставшихся средств.
• Проверяются реквизиты, после чего делается вывод о достоверности имеющихся документов. При наличии корректировок проводится повторная инвентаризация денежных средств на расчетном счете. Изучение данных осуществляется на основании записей, сделанных в первом экземпляре.
• Проверяется подлинность (достоверность) расчетных бумаг, которые подкалываются к банковским выпискам. Если это необходимо, делается встречная сверка с банком или другой компанией (ИП).
• Изучается корреспонденция на факт правильности заполнения и отражения информации в регистрах.
• Сверяются остатки сумм на субсчетах к р/с 51. При выполнении работы применяются выписки и данные из бухгалтерии.
• Составляется акт инвентаризации расчетного счета (форма ИНВ-17).

Перед началом проверки стоит убедиться, что расходные и приходные бумаги, подтверждающие перемещение средств на расчетном счету, имеются под рукой (в бухгалтерии компании).

В итоговый акт инвентаризации расчетного счета включается:

• Информация об организации.
• Основание для проверки.
• Номер акта и дата оформления.
• Данные по задолженности (дебиторской и кредиторской).

Инвентаризация р/с — эффективный метод контроля денег в кассе и правильности ведения документации, с помощью которого можно подготовится к сдаче отсчета и избежать проблем с налоговой.

Для правильного учета нужно так же вести и постоянно следить за отчетностью расчетного счета, читайте наши советы.