Перед нами несколько одинаковых документов…
Какой документ является подлинником? Обладает ли дубликат юридической силой? Какой экземпляр нужно хранить в деле, а какой можно уничтожить?

Кто из делопроизводителей не сталкивался с такой ситуацией?

Попробуем разобраться

Для начала обратимся к

Подлинник — это первый или единственный экземпляр документа

Дубликат — повторный экземпляр подлинника

Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

Чем отличается подлинник от дубликата

Дубликат выдается взамен подлинника, если подлинник испорчен или утерян. То есть он заменяет подлинник и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Может выдаваться по запросам физических и юридических лиц. Чтобы отличить дубликат от подлинника, в верхнем правом углу дубликата документа ставится штамп «Дубликат». Тогда подлинник, в случае его обнаружения, не имеет права использоваться. Дубликаты оформляются на принятых в организации бланках документов и полностью воспроизводят реквизиты подлинника документа.

Чем отличается дубликат от копии

Копия документа, в отличие от дубликата, может оформляться не только на бланке, но и на обычной бумаге. Она точно воспроизводит документ, но не является одним из его экземпляров. Копия не имеет юридической силы, если не заверена в установленном порядке. Копия документа может быть изготовлена в электронной форме или на бумажном носителе.

А если копия заверена

Заверенная копия, в отличие от обычной, может обладать юридической силой. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Если копия документа предоставляется в стороннюю организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле…№ …за год» и заверяется печатью организации.

Итак, подведем итоги чем отличается дубликат от копии или заверенной копии:

1. В отличие от копии дубликат всегда один и выдается взамен оригинала. Копий может быть несколько.

2. Дубликат имеет свои реквизиты: надпись «Дубликат», номер, дату документа. Копия воспроизводит все реквизиты оригинала.

3. Дубликат обладает той же юридической силой, что и подлинник. То есть может его заменить. Заверенная копия обладает юридической силой, но гораздо в меньшей степени, чем оригинал документа. Даже заверенная нотариально. Так как для совершения многих действий только заверенной копии недостаточно. Например, провести регистрацию имущества на основании заверенной копии договора, а не оригинала документа, не представляется возможным.

В деле всегда хранится подлинник. В случае его отсутствия дубликат. Заверенная копия выдается по запросу либо по необходимости. Обычные копии используются во внутренней работе организации. Они не нуждаются в хранении.

С уважением, Инна

Анализируя документы, мы сталкиваемся с написанным текстом, где автор излагает свои идеи, свое видение проблемы. Большинство методов анализа документов требует понимания содержания текста, его категориального аппарата и признаков. Для начала обратимся к дефинициям текста.

Существует множество определений понятия текст, в которых выделяются два признака: наличие авторского замысла и коммуникативная природа явления, называемого текстом. Текст, пишет Ю.В. Рождественский, это «материал речи, обработанный орудиями речи в соответствии с замыслом словесного произведения и потому осмысливаемый»1. «Связный текст понимается обычно как некоторая (законченная) последовательность предложений, связанных по смыслу друг с другом в рамках общего замысла автора» отмечает Т.М. Николаева2. Поскольку предполагается, что текст можно расчленить на отдельные самостоятельные предложения, то ключевым в определении текста является наличие нескольких предложений, а не одного, даже сложного предложения. Человек может воспроизвести текст в устной и письменной форме, но анализировать его удобно только сохраненным в письменном виде. Поэтому И.Р. Гальперин определяет текст следующим образом: текст – это письменное сообщение, объективированное в виде письменного документа, состоящее из ряда высказываний, объединённых разными типами лексической, грамматической и логической связи, имеющее определённый моральный характер, прагматическую установку и соответственно литературно обработанное.3

В соответствии с этим будем понимать текст как коммуникативно детерминированную письменную реализацию авторского замысла. Авторский замысел (авторская интенция, точка зрения, целеустановка) и тема (предмет речи) – взаимосвязанные определяющие условия текста.

Категории текста

Само понятие «категория текста» не получило еще однозначного терминологического определения. Отправным пунктом в наших рассуждениях будем считать философское определение категории. Категория определяется как предельно широкое понятие, в котором отображаются наиболее общие и существенные свойства, признаки, связи и отношения предметов, явлений объективного мира.

Изучение категорий текста актуально, так как нельзя говорить o каком-либо объекте исследования, не назвав и не объяснив его категорий. Исследование категорий текста предполагает выявление особенностей текстовой структуры, организации языковых единиц, связей, которые устанавливаются между ними.

Текстовая категория (характеристика) – это такой признак, который свойствен всем текстам и без которого не может существовать ни один текст, т.е. это типологический признак. Основу универсальных категорий текста составляют: целостность, связность, единство внешней и внутренней формы текста, логичность текста и его завершённость, социологичность, информативность, диалогичность и др. Рассмотрим некоторые характеристики текста, необходимые нам при анализе документальных источников.

Целостность и связность – основные, конструктивные признаки текста. Они отражают его содержательную структурную сущность.

1. Целостность или цельность. Текст, как объект исследования, представляет информационное и структурное единство, функционально завершённое речевое целое. Целостность текста – это тематическое, концептуальное, модальное единство. Смысловая цельность заключается в единстве темы – микротемы, макротемы, темы всего речевого произведения.

Единство темы проявляется в многократном повторении ключевых слов через синонимизацию ключевых слов, через повторную номинацию. Единство темы обеспечивается тождеством референции, соотношением имён и их заместителей с одним и тем же предметом изображения.

Целостность текста обусловлена законами восприятия текста, стремлением читателя, декодирующего текст, соединить все компоненты в единое целое.

2. Связность. В противовес цельности, она в большей степени лингвистична, обусловлена линейностью компонентов текста. Различают локальную и глобальную связность.

Локальная связность – это связность линейных последовательностей (высказываний, межфразовых единств). Глобальная связность – это то, что обеспечивает единство текста как смыслового целого, его внутреннюю цельность.

Локальная связность определяется межфразовыми синтаксическими связями (вводно-модальными и местоименными словами, видовременными формами глаголов, лексическими повторами, порядком слов, союзами).

Глобальная связность проявляется через ключевые слова, тематически и концептуально объединяющими текст в целом и его фрагменты.

Связность текста проявляется через внешние структурные показатели, через формальную зависимость компонентов текста. Целостность усматривается в связи тематической, концептуальной и модальной.

3. Единство внешней и внутренней формы текста – это совокупность всех языковых средств, которы реализуют замысел автора.

4. Развёрнутость и последовательность или логичность текста, иначе, композиция текста. Текст должен быть построен по определённому плану, который обычно имеет трёхчастную структуру (вводная часть, основная часть, заключение).

5. Завершённость. Смысл текста любого произведения неисчерпаем, открыт, но с точки зрения целей и задач автора и читателя можно говорить об актуальной завершённости текста.

6. Социологичность текста означает, что он, с одной стороны, связан с определённым временем, эпохой, социальным устройством общества, с другой – сам выполняет социальные функции.

7. Диалогичность текста связана с многослойностью, бесконечностью его содержания, не допускающей однозначной интерпретации. Диалогичность текста проявляется и в том, что любой текст является ответной реакцией на другие тексты, всякое понимание текста есть соотнесение его с другими текстами.

8. Статичность и динамичность текста. Текст обладает двойственной природой, одновременно находится в статическом и динамическом состояниях. Статическое состояние соответствует тексту, рассматриваемому как некоторый результат, продукт речемыслительной деятельности. Динамическое состояние – это текст в процессе его порождения, восприятия и понимания.

11. Образность – способность вызывать систему представлений.

12. Интерпретируемость. Текст допускает множественность его интерпретаций. Это обусловлено уникальностью текста как психолого-эстетического феномена, ибо он создается автором для выражения своих индивидуальных представлений о мире, знаний о мире при помощи выбора языковых средств и направлен читателю.

Помимо этих признаков существуют такие как членимость текста, тема, как и авторский замысел, – существенный и необходимый признак всякого текста; основной тезис (главная мысль) – точка зрения автора по данной теме, предмет содержания и его основной признак; логичность; оценочность; наличие композиции.

Информативность текста

Отдельно остановимся на такой важной категории текста как его информативность.

Понятно, что главное в тексте – это информация, которая состоит в степени его смыслосодержательной новизны для читателя, которая заключена в теме и авторской концепции, системе авторских оценок предмета мысли. Таким образом, в ряду основных свойств текста – информативность, т. к. главная цель создания любого текста – сообщение информации. Именно в этом своем качестве текст становится основной коммуникативной единицей, поскольку суть коммуникации заключается в обмене информацией. Характеристика этой текстовой категории позволяет осознать все пласты содержания текста, «вскрыть» разные его информационные слои и тем самым понять и оценить авторский замысел.

Общее количество информации, содержащееся в тексте, – это его информационная насыщенность. Качество (степень полезности) этой информации может быть разным – именно этот критерий учитывается при определении информативности текста, т. к. ценность текста определяется наличием в нем новой информации, полезной или прагматической. Информационная насыщенность – это абсолютный показатель качества текста, а информативность – относительный, поскольку степень информативности сообщения зависит от потенциального читателя, на которого ориентируется автор при создании текста. Авторы текстов художественных, газетных, научно-популярных обычно ориентируются на так называемого среднего читателя (условно – усвоившего программу средней школы), автор научной статьи – на специалиста данной отрасли знания.

Таким образом, информативность текста – это степень его смысло-содержательной новизны для читателя, которая заключена в теме и авторской концепции, системе авторских оценок предмета мысли

В лингвистике информативность текста разделяют на составляющие:

1. содержательно-фактуальная информация (СФИ) – состоит из сообщений о фактах, событиях, процессах, происходящих, происходивших, которые будут происходить в окружающем нас мире, действительном или воображаемом, в которых единицы языка употребляются в их прямом значении;
2. содержательно-концептуальная информация (СКИ) – передает читателю индивидуально-авторское понимание создателя текста отношений между явлениями, описанными средствами СФИ, понимание их причинно-следственных связей, их значимости в социальной, экономической, политической, культурной жизни народа, включая отношения между отдельными индивидуумами, их сложные психологические и эстетически-познавательные взаимодействия, что не всегда ясно выражено, потому как зависит от индивидуального человека (кратко: СКИ = замысел автора + содержательная интерпретация);
3. содержательно-подтекстовая информация (СПИ) представляет собой скрытую информацию, которую читатель может извлечь из содержательно-фактуальной информации благодаря способностям единиц языка порождать ассоциативные и коннотативные значения (СПИ зависит от образованности читателя).

Н.С. Валгина4 выделяет следующие виды информации по их назначению (по функции):

• фактологическая, соответствующая эмпирическому уровню познания (эмпирический уровень научного познания – исходный этап научного познания, его основа, обеспечивающая связь знания с реальностью);
• концептуальная и гипотетическая, соответствующая теоретическому уровню познания;
• методическая, заключающая в себе описание способов и приемов усвоения информации;
• эстетическая, связанная с категориями оценочного, эмоционального и нравственно-этического плана;
• инструктивная, содержащая в себе ориентацию на определенные действия.

Эту классификацию можно дополнить, например, за счет развлекательной информации. Ряд остается открытым: настолько бесконечно разнообразны виды человеческой деятельности и, соответственно, используемые в них типы информации.

Эти виды информации отдельно или совокупно содержатся в различных видах текста. Например, фактологическая, теоретическая и эстетическая – это научные тексты; фактологическая и эстетическая – тексты художественные; методическая – тексты учебные.

Cтруктурные элементы текста

Композиция текста – это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними.

Понятие композиции традиционно используется для характеристики текста как целого со стороны его содержательной формы. Композиция обусловливается не только закономерностями изображаемой действительности, но и мировоззрением, задачами, поставленными автором. Композиция нехудожественных текстов обычно понимается как последовательность трех основных частей речевого сообщения: вступления, главной части и заключения.

Вступление предполагает введение в тему и содержание текста, представление материала, постановку проблемы, конкретизацию аспекта ее рассмотрения и др. Нередко (особенно в публицистическом и научно-популярном жанре) введение преследует психологические цели, т.е. отражает стремление автора вызвать интерес читателя, установить психологический контакт с аудиторией.

Главная (основная) часть содержит развитие концепции, намеченное вступлением. Здесь непосредственно и разносторонне раскрывается тема, решаются поставленные проблемы, сообщаются основные сведения. Здесь же наиболее полно реализуется тот или иной функционально-смысловой тип речи – повествование, рассуждение, описание и др. В главной части автор излагает основной материал, в отношении которого выносится суждение или оценка; анализирует чужие суждения или оценки; предлагает свое понимание темы. Коммуникативное намерение субъекта речи реализуется посредством констатации, доказательства, опровержения и других способов аргументации, включающих тезис, аргументы, демонстрацию и заключение.

Тезис представляет собой основное положение, которое доказывается в процессе речи.

Аргументы – положения, которые приводятся в обоснование тезиса и истинность которых является доказанной независимо от тезиса. В качестве аргументов также используются проверенные научные положения, достоверные факты, аксиомы (аргументы часто выстраиваются в гомеровском порядке: средний, слабый, сильный).

Демонстрация – форма соотнесенности аргументов и тезиса. Важнейшая роль в основной части принадлежит тезису, его подтверждению или опровержению.

В заключении обычно подводится итог, со всей определенностью формулируются выводы, суммируется сказанное, намечаются новые задачи и проблемы, требующие разрешения, содержатся призывы к аудитории и т.п.

Говоря о композиции текста, необходимо, прежде всего, разграничивать внешнюю композицию (архитектонику) и внутреннюю. Если внутренняя (содержательная) композиция определяется, прежде всего, системой образов и своеобразием сюжета, то внешняя композиция – это членение текста, характеризующегося непрерывностью, на дискретные единицы, это архитектоника. Архитектоника – это внешняя форма строения текста, характер и порядок расположения его частей.

Границы каждой композиционной единицы, выделяемой в тексте, четко заданы, определены автором (части, разделы, главы, параграфы и др.), это организует и направляет восприятие читателя. Архитектоника текста служит способом «порционирования» смысла. Не менее значимо и отсутствие членения текста или его развернутых фрагментов. Немаркированность композиционных единиц подчеркивает целостность пространственного континуума, текучесть картины мира повествователя.

Каждая композиционная единица выделяет важнейшие смыслы текста и активизирует внимание адресата. Это, во-первых, различные графические выделения; во-вторых, повторы языковых единиц разных уровней; в-третьих, сильные позиции текста или его композиционной части. Композиционные единицы устанавливают иерархии смыслов, фокусируют внимание на самом важном, усиливают эмоциональный и эстетический эффект, обеспечивают связность текста и его запоминаемость. К сильным позициям текста традиционно относятся заглавия, эпиграфы, начало и конец произведения (части, разделы, главы и т.д.). С их помощью автор подчеркивает наиболее значимые для понимания сути текста элементы структуры и одновременно определяет основные смысловые вехи той или иной композиционной части или текста в целом. Единицы архитектоники являются, таким образом, единицами текстовой структуры.

Типы композиции текста:

• линейная композиция представляет собой последовательное изложение фактов и событий и обычно строится по хронологическому признаку (автобиография, отчёт);
• ступенчатая композиция предполагает акцентированный переход от одного положения к другому (лекция, доклад),
• концентрическая композиция даёт автору возможность перейти от одного положения к другому с возвращением к уже приведённым положениям (по типу спирали), в этом случае подчёркивается уже известное читателю, и к этому известному добавляется новое, такой тип композиции способствует хорошему усвоению текста;
• параллельная композиция основана на сопоставлении двух или нескольких положений, фактов, событий (например, школьные сочинений, темы которых – «Чацкий и Молчалин», «Онегин и Ленский», «Сестры Ларины»);
• дискретная композиция предполагает пропуск отдельных моментов изложения событий. Этот сложный тип композиции характерен для художественных текстов. (Например, такая композиция часто лежит в основе детективов);
• кольцевая композиция – содержит повтор зачина и концовки текста. Такой тип композиции даёт возможность вернуться к уже сказанному в зачине на новом уровне осмысления текста;
• контрастная композиция основана на резком противопоставлении двух частей текста.

В зависимости от жанра текста композиция может быть:

• жёсткой – обязательной для всех текстов жанра (справки, информационные заметки, заявления, докладные записки);
• вариативной – примерный порядок расположения частей текста известен, но автор имеет возможность варьировать его (учебник, ответ на уроке, письмо);
• нежёсткой – предполагающей достаточную свободу автора, при том, что он ориентируется на существующие образцы жанра (рассказ, очерк, сочинение).

В текстах, построенных на основе логического объединения элементов, используется линейная, ступенчатая, параллельная, концентрическая композиция, в художественных текстах композиция чаще более сложная – она по-своему организует время и пространство художественного текста. В приложении 1 предствлен анализ статей с разными типами композиции.

Cтруктура текста

Структура текста – это взаимосвязь всех элементов текста, в том числе и содержательных. Она определяется выбранным стилем и жанром. У художественных произведений одна структура, федеральных законов – другая, научных статей – третья. Наиболее распространён трехчастный вид структуры, характерный для научных, публицистических и некоторых официально-деловых текстов. Трёхчастная структура предполагает, что текст состоит из трёх частей: введения, основной части и заключения.

Логичность текста достигается за счёт не только правильной организации его частей, но и связности предложений между собой. Текст является связным, если предложения последовательно вытекают одно из другого. В таком случае читатель скользит по тексту, как по спокойной реке. Если связность отсутствует, то создаётся эффект рубленности текста. Читатель спотыкается на каждом предложении, потому что не понимает, как оно соотносится с предыдущим.

При анализе документов мы в большей степени имеем дело с аналитическими и информационными текстами. Рассмотрим схему смысловой структуры таких текстов.

Смысловая структура газетного, научного, делового текста представляет собой его логический каркас, определяющий соотношение между аналитическими, событийными и предметными элементами содержания. Используем для описания данного явления методику, предложенную в работах Т.М. Дридзе5. Схематически покажем элементы смысловой структуры текста:

I. Главная мысль
II. Элементы общего содержания текста
А. Основные элементы	Б. Второстепенные элементы
1. Основной констатирующий тезис	1. Иллюстрации к тезисам
2. Разъяснение основного тезиса (развивающий тезис)	2. Общий фон к цели сообщения
3. Аналитическая оценка ситуации

Чтобы выделить главную мысль текста, нужно ответить на два вопроса: о чем говорится в тексте (так выделится тема) и что говорится об этом главном предмете мысли (так выделится основной анализируемый признак). Главная мысль обязательно должна быть выражена в форме предложения, а не в виде слова или словосочетания, поскольку она является суждением о предмете мысли.

Далее нужно проследить, как развивается главная мысль, т.е. выяснить, поставив соответствующие вопросы: что говорится об основном анализируемом признаке, а затем – и о новом признаке, который введен предшествующим суждением.

Элементы общего содержания (логическая схема текста). Это концептуальная часть текста, которая обосновывает, конкретизирует основную мысль с помощью системы тезисов. Основными элементами общего содержания текста являются компоненты, которые представляют собой иерархическую цепочку, состоящую из следующих частей:

1. система констатирующих тезисов (КТ), которые скрепляют содержание и одновременно «продвигают» его, так как темой каждого такого тезиса остается признак основной мысли. Каждый из констатирующих тезисов может быть разъяснен с помощью следующих элементов развивающих тезисов;
2. развивающие тезисы (РТ), которые имеют ту же структурную схему, что и констатирующие тезисы;
3. аналитическая оценка ситуации (АО) как итог авторских размышлений. Она содержит оценочные компоненты по поводу изложенного в тексте.

Кроме основных элементов в смысловой структуре текста возможны второстепенные элементы, среди которых:

1. иллюстрации к развивающим и констатирующим тезисам, по сути это фактические данные, которые обосновывают истинность концепции, указывая место действия, время, участников, названия учреждений, даты, цифры, справки и т.д. Все они создают документальную основу текста;
2. фон к цели сообщения (факультативный элемент) чаще это материал ассоциативного плана, очень субъективный, объясняющий, что побудило автора обратиться к теме. Как правило, фон располагается в начале текста, изложения, начинается аналитически, экспрессивно, например, с оценки или иллюстрации, что создает для читателя интригу, напряжение, увлекает его, заставляя читать.

Модель смысловой структуры текста (его общего содержания):

3.1. Иллюстрации:

3.1.1. Иллюстрация к КТ1;

3.1.2. Иллюстрация к РТ1;

3.1.3. Иллюстрация к РТ2;

3.1.4. Иллюстрация к КТ2;

3.2. Фон к цели сообщения.

Модель смысловой структуры текста показывает, как развивается основная мысль текста, обеспечивая целостность и связность изложения, взаимоподчиненность мыслей, фраз. Смысловую структуру составляют не только смыслы отдельных компонентов текста, но и смысл самой структуры текста. Смысловая структура текста не равна структуре смыслов, заложенных в тексте. Общий смысл текста оказывается больше суммы смыслов его частей, поскольку уже сама структура значима, информативна.

Реальное заполнение смысловой структуры текста тезисами и иллюстрациями зависит от темы, стиля, жанра, объема текста. Например, а) в информационной заметке 1–2 тезиса и соответствующие им иллюстрации; б) в аналитической статье целая система констатирующих и развивающих тезисов, которая способствует наибольшей глубине раскрытия темы.

Характер иллюстраций тоже различен в текстах, посвященных той или иной теме, написанных в разных жанрах, стилях. В корреспонденции используются подчеркнуто конкретные факты, официальные документальные данные (цифры, схемы) и т.п.

Элементы смысловой структуры текста могут быть прямо выражены в тексте (эксплицитный способ выражения) или уведены в подтекст (имплицитный способ). Компоненты смысловой структуры могут располагаться нейтрально или экспрессивно.

В понимании смысла каждого компонента текста, отдельной фразы, слова и смысла текста в целом важны те знания, которыми обладает адресат (читатель), его картина мира, фоновые знания.

Аналитическая оценка раскрывает значение или следствие ситуации, рассмотренной в тексте. Совокупность главной мысли, развивающих ее тезисов и аналитической оценки называется логической схемой текста.

Фон к цели сообщения подводит читателя к теме и часто заканчивается прямой формулировкой задачи выступления. В качестве иллюстраций тезисов приводятся эпизоды, цифры, цитаты.

Краткая характеристика смысловой структуры текстов разных функциональных стилей

В газетном тексте предмет мысли представляется читателю в свете социальной значимости явления, т е. его полезности или вредности для всего общества или для отдельной социальной группы. Главная мысль обычно компактна и характеризует предмет однопланово. Вместе с тем текст, функционирующий в средствах массовой информации, обычно содержит оценку фиксируемого явления и нередко эмоционально окрашен, что видно и по приведенным выше примерам.

Научный текст, как правило, имеет более развернутую главную мысль. Если автору важно подчеркнуть в предмете речи ее социальную значимость, что и становится основным анализируемым признаком, то научное изложение вскрывает существенные признаки предмета, которые и включаются в главную мысль. В результате ее формулировка может оказаться довольно развернутой конструкцией. Композиция научного текста является логизированной.

Официально-деловой текст также имеет развернутую главную мысль, включающую признаки предмета речи, сообщения о которых требует схема делового документа. Например, в отчете о работе за тот или иной период указывается: «За отчетный период сделано то-то и то-то», в разделах отчета признаки получают конкретизацию. Композиция делового текста часто также обусловливается его схемой, заранее заданной, порой даже отпечатанной на особом бланке, в котором требуется заполнить только переменные сведения (есть формы отчетов, заявлений, служебных характеристик, докладных записок, доверенностей, коммюнике и др.).

Типичные недостатки текста (см. прил.2):

• несоответствие избранного композиционного принципа теме, идее текста, специфике фактического материала;
• мозаичность – непоследовательность изложения, неудачное расположение частей (когда есть резкие переходы с одного предмета на другой или неоправданные повторения, нет чёткости композиционных переходов от одного аспекта темы к другому);
• неполнота – отсутствие существенных для данного жанра и данной темы аспектов содержания;
• несоблюдение избранного принципа изложения (по правилам должно быть: от известного к новому, неизвестному; от настоящего к будущему; от причин или условий к следствиям);
• неудачное членение текста на части;
• неудачные композиционные приёмы.

Основные понятия темы

Архитектоника – это внешняя форма строения текста, характер и порядок расположения его частей.

Аргументы (в структуре текста) – положения, которые приводятся в обоснование тезиса и истинность которых является доказанной независимо от тезиса. В качестве аргументов также используются проверенные научные положения, достоверные факты, аксиомы (аргументы часто выстраиваются в гомеровском порядке: средний, слабый, сильный).

Глобальная связность – это то, что обеспечивает единство текста как смыслового целого, его внутреннюю цельность, проявляется через ключевые слова, тематически и концептуально объединяющими текст в целом и его фрагменты.

Демонстрация (в структуре текста) – форма соотнесенности аргументов и тезиса.

Композиция текста – это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними.

Локальная связность – связность линейных последовательностей (высказываний, межфразовых единств), определяется межфразовыми синтаксическими связями (вводно-модальными и местоименными словами, видовременными формами глаголов, лексическими повторами, порядком слов, союзами).

Модальность (от лат. modus – мера, способ) – оценка высказывания, данная с той или иной точки зрения. Модальная оценка выражается с помощью понятий «необходимо», «возможно», «доказуемо», «опровержимо», «обязательно», «разрешимо» и т.п.

Структура текста – это взаимосвязь всех элементов текста, в том числе и содержательных.

Тезис (в структуре текста) – основное положение, которое доказывается в процессе речи.

Текст – некоторая (законченная) последовательность предложений, связанных по смыслу друг с другом в рамках общего замысла автора.

Целостность текста – единство тематическое, концептуальное, модальное.

Литература

1. Дридзе Т.М. Текстовая деятельность в структуре социальной коммуникации. Проблемы семиосоциопсихологии. – М., 1984.
2. Лазарева Э.Л. Заголовок в газете. Свердловск, 1989.
3. Майданова Л.М. Структура и композиция газетного текста: Средства выразительного письма. Красноярск, 1987.
4. Макаров М.Л. Основы теории дискурса. – М., 2003.

1 Рождественский Ю.В. Введение в общую филологию. М., 1979. C. 8.

2 Николаева Т.М. Лингвистика текста: Современное состояние и перспективы // Новое в зарубежной лингвистике. М., 1978. Вып. 8. C. 6.

3 Гальперин И.Р. Текст как объект лингвистического исследования. М., 1981. C. 26–40.

4 Валгина Н.С. Теория текста: учеб. пособие / Н.С. Валгина. – М., 2003.

5 Более подробно на подходе Т.М. Дридзе мы остановимся, когда будем рассматривать информационно-целевой анализ документов.

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Ежедневно секретарь сталкивается с такими понятиями, как «делопроизводство», «реквизит», «документ» и т.п. Но то, что кажется простым и понятным вам как специалисту, может вызвать замешательство у коллег.

На основании п. 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), организация и совершенствование системы документационного управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (в небольших по численности организациях — на специально назначенного человека). Исходя из этого именно вам придется объяснять сотрудникам что такое реквизит, чем документ по личному составу отличается от личного документа и многие другие термины и понятия, применяемые в делопроизводстве.

Предлагаем кратко рассмотреть наиболее употребляемые профессиональные термины.

В соответствии с Предварительным государственным стандартом Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным и введенным в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 05.05.2010 № 19 (далее — СТБ П 2059-2010) делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, документационное обеспечение управления.

В большей или меньшей степени почти каждый сотрудник организации к делопроизводству имеет то или иное отношение, ведь в результате выполнения должностных обязанностей он вынужден принимать какие-то решения и предпринимать действия, информация о которых документируется (записывается на различных носителях по установленным правилам). Как следствие, возникают документы: распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения), информационные (письма, протоколы, акты), организационные (инструкции, положения), бухгалтерские и т.д.

Исходя из этого можно сделать вывод, что документ — это документированная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и зафиксированная на материальном носителе.

Реквизитом официального документа называют элемент его оформления. Носитель информации — материальный объект, используемый для записи и хранения информации. В данном случае в роли материального объекта может выступать бумага (документ на бумажном носителе), машиночитаемые носители (документы на машиночитаемых носителях), кино- и фотопленка (кино- и фотодокументы) и т.д.

В практической деятельности секретарь чаще всего сталкивается с письменным документом (текстовым документом, информация которого зафиксирована любым типом письма) и электронным документом (документом в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его подлинность). При этом письменные документы в подавляющем большинстве являются машинописными (то есть письменными документами, созданным посредством нанесения знаков письма техническими средствами). В некоторых случаях документ может быть рукописным (письменным документом, созданным посредством нанесения знаков письма от руки). Как правило, эти документы являются официальными — созданными юридическим или физическим лицом, оформленными и удостоверенными в установленном порядке.

Порядок создания и оформления документов регламентируется законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь, а также локальными нормативными правовыми актами (которые не могут вступать в противоречие с государственными законодательными и нормативными правовыми актами). Следовательно, можно говорить о том, что документ, оформленный с нарушениями требований, изложенных в законодательных и нормативных правовых актах Республики Беларусь, не будет являться официальным и не будет обладать юридической силой, поскольку юридическая сила документа — это свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшей его организации и установленным порядком оформления. Проще говоря, если в приказе, например, будут отсутствовать реквизиты «Дата документа», «Регистрационный индекс» и «Подпись», этот документ не будет обладать юридической силой, а соответственно не сможет обязать исполнителей совершить предписанные в нем действия.

В зависимости от специфики деятельности организации, секретарь может сталкиваться не только с текстовыми документами (содержащими речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи), но и со следующими типами документов:

· изобразительными (содержащими информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта);

· графическими (изображение получается посредством линий, штрихов и светотени);

· аудиовизуальными (содержащими изобразительную и (или) звуковую информацию);

· кинодокументами (изобразительными или аудиовизуальными документами, созданными кинематографическим способом);

· фонодокументами (содержащими звуковую информацию, зафиксированную посредством системы звукозаписи);

· иконографическими (содержащими преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии);

· фотодокументами (изобразительные документы, созданные фотографическим способом).

Как правило, у секретаря как лица, ответственного за ведение делопроизводства, хранятся оригиналы документов. В соответствии с п. 3.1.27 СТБ П 2059-2010, оригинал документа — документ, созданный впервые. Другими словами, в делах секретариата хранятся подлинники официальных документов (первые или единственные экземпляры официальных документов).

В случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству, локальных нормативных правовых актах, дела могут формироваться из:

· копий (документов, полностью или частично воспроизводящих информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их);

· выписок из официального документа (копий официального документа, воспроизводящих его часть, заверенных в установленном порядке);

· дубликатов (повторных экземпляров подлинников официального документа, созданных взамен утраченного или поврежденного и имеющего юридическую силу);

· дублетных документов (один из экземпляров размноженного документа).

Могут возникнуть вопросы: считается ли заверенная копия официального документа подлинным документом? В чем разница между подлинником и подлинным документом? Снова обратимся к определениям.

Пункт 3.1.25 СТБ П 2059-2010 трактует понятие подлинный документ следующим образом. Это документ, сведения о времени и месте создания которого и (или) его авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Если вспомнить, что заверенная копия официального документа — это копия, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу, то можно говорить о том, что заверенная в установленном порядке копия документа будет являться подлинным документом, но ни в коем случае не будет подлинником (поскольку подлинник — это первый или единственный экземпляр документа).

В последнее время, особенно в небольших по штату организациях, довольно часто можно столкнуться с ситуацией, когда секретарь руководителя ведет кадровое делопроизводство, вследствие чего вплотную работает с документами по личному составу. В связи с этим хотелось бы акцентировать внимание читателей на разнице между такими терминами, как документы личного происхождения, личный документ и документы по личному составу.

Документы личного происхождения — это документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Рассмотрим следующую ситуацию. На предприятии принято решение создать исторический музей: как оно возникло, развивалось. В концепцию идеи закладывается не только рассказ о его деятельности, но и о тех, кто стоял у истоков создания, внес немалый вклад в развитие и процветание. Для этого некоторых сотрудников просят предоставить личные фотографии, аудиозаписи, возможно, некие рукописи, рисунки и т.д. Предоставленные документы и будут являться документами личного происхождения.

В отличие от документов личного происхождения, которые создаются непосредственно их владельцами, личный документ — это официальный документ, удостоверяющий личность человека и (или) его права, обязанности, служебное или общественное положение, который может содержать другие сведения биографического характера. К личным документам относятся: паспорт гражданина, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, студенческий билет и т.д.

Документы, которые отражают трудовые отношения нанимателя с работником, называются документами по личному составу.

Подводя итог, хотелось бы отметить, что уверенное владение профессиональными терминами не только положительно влияет на деловой имидж секретаря, но и значительно облегчает его каждодневную работу.

Требования к текстам управленческих документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», но стандарт содержит лишь те положения о составлении текстов документов, которые являются общими для всех документов. Развернутые положения о составлении текстов документов содержатся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.

Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа.

В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться:

• на основе официально утвержденных унифицированных форм документов;

• с учетом требований нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов;

• в форме, отражающей устойчивую практику документирования.

Текст на основе унифицированной формы

Тексты документов, составляемые на основе унифицированных форм, могут быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы или анкеты.

Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Текст документа, составляемый на основе трафаретной формы, сохраняет грамматическую связность, свойственную обычному тексту.

Таблица – способ представления информации, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и вертикальных линий.

Анкета – способ представления текста в виде последовательности тематически взаимосвязанных предложений, построенных по принципу «вопрос – ответ».

Тексты документов, составляемые без использования унифицированных форм документов, оформляются в виде грамматически связного текста, соответствующего по своей композиционной структуре текстам документов определенного вида.

Способы изложения текста

Тексты документов излагаются:

• от 1-го лица единственного числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить на рассмотрение…;

• 3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим предложением…;

• 1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);

• 3-го лица множественного числа: Дирекция, профсоюзный комитет ОАО «Кристалл» убедительно просят…

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов широко используются предложения, в которых сказуемое выражено глаголом в форме настоящего времени, которая придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Рубрикация в тексте документа

Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.

В деловой речи сложился особый тип предложений – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан:

– соблюдать права и законные интересы иных лиц;

– принимать меры по защите информации;

– ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста документов не приняты.

Рубрикация может быть многоуровневой (но не более четырех уровней). В этом случае номер рубрики второго и последующего уровней включает номера вышестоящих рубрик. Номера самых крупных рубрик текста состоят из одного знака, рубрик второго уровня – из двух знаков и т.д. Такая система нумерации исключает необходимость использовать слова «раздел», «глава», «параграф» и т.д.

Приведем пример рубрикации текста инструкции:

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

13.1. Организация архивного хранения документов

13.1.1. Документы министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует архив.

13.2.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив осуществляется работниками службы делопроизводства и сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел…

При использовании в текстах документов рубрикации следует учитывать, что:

• рубрики могут выделяться лишь в том случае, если элементов перечисления не менее двух;

• при цифровой нумерации рубрик не рекомендуется использовать более четырех уровней рубрикации;

• однотипные средства нумерации могут применяться лишь по отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре текста);

• каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой;

• в конце рубрики ставится точка с запятой (кроме последней рубрики, завершающейся точкой).

При оформлении нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти необходимо соблюдать требования, установленные Правительством РФ.

Извлечение

из Правил подготовки нормативных правовых актов

федеральных органов исполнительной власти

и их государственной регистрации

(утверждены постановлением Правительства РФ

от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.07.2011)

6. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами*с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в главе выделяются только рубрики одного уровня (без выделения, например, пунктов и подпунктов), они нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с первого в пределах всего текста, например:

II. Государственная регистрация нормативных правовых актов

федеральных органов исполнительной власти

10. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

11. Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Минюстом России, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

20. В случае обнаружения несоответствия действующего нормативного правового акта, а также акта, содержащего правовые нормы и не прошедшего государственную регистрацию, … Минюст России представляет в Правительство Российской Федерации предложение об отмене или приостановлении действия такого акта с обоснованием и проектом соответствующего распоряжения.

При нумерации глав римскими цифрами внутри глав могут выделяться пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, а также дополнительные рубрики внутри подпунктов, которые обозначаются буквами, например:

2.12. Директора департаментов (начальники управлений) в установленные сроки представляют в определенное руководителем федерального органа исполнительной власти структурное подразделение подготовленные на основе федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, программ и планов деятельности Правительства, поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства предложения по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, содержащие:

а) наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;

б) общую характеристику и основные положения вопроса;

в) форму предлагаемого решения;

г) перечень соисполнителей;

д) дату рассмотрения на заседании Правительства.

При обозначении рубрик цифры отделяются от текста точкой, а буквы – закрывающейся скобкой.

Устойчивые языковые обороты

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, например:

· Сообщаем Вам, что в период с… по…;

· Установлено, что в период с… по…;

· Сообщаем, что по состоянию на…;

· Направляем Вам на рассмотрение и утверждение…;

· Представляем на рассмотрение и утверждение…;

· В соответствии с достигнутой договоренностью…;

· Во время переговоров стороны обсудили возможности…;

· В порядке оказания технической помощи…;

· Принимая во внимание, что… и др.

Такие обороты называют языковыми шаблонами, клише, языковыми формулами. Наличие устойчивых языковых оборотов в текстах документов – это следствие повторяемости управленческих ситуаций и их тематической ограниченности, результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся управленческих и производственных ситуациях. Кроме выражения типового содержания устойчивые языковые обороты нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ лишается необходимого правового значения, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например:

• в гарантийном письме: Гарантируем возврат кредита в сумме…; Оплату гарантируем; Наш расчетный счет…; Предоставление жилой площади гарантируем…; Претензии по гарантии следует предъявлять…;

• претензионном письме: …в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции; …в противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

• приказе: Контроль за исполнением приказа возлагается на…; Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Выражая типовое содержание, устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

Кстати. С лингвистической точки зрения устойчивые словосочетания являются фразеологическими оборотами (фразеологизмами), несвободными или связанными словосочетаниями. Они сродни таким выражениям, как: биться как рыба об лед, ударить наотмашь, строить воздушные замки, прибрать к рукам и др.

При употреблении устойчивых языковых оборотов не допускаются:

• лексическая подмена, то есть замена слов, входящих в оборот, их синонимами. Неправильно: Предложения отдела оказались ниже любой критики (надо: ниже всякой критики);

• смешение близких по смыслу устойчивых оборотов. Неправильно: Большое значение сыграли методы рыночной экономики (надо: …имели методы рыночной экономики; в данном случае наблюдается смешение оборотов играть роль и иметь значение);

• изменение принятой грамматической формы слов, входящих в устойчивый языковой оборот. Неправильно: Исполнители упустили из вида, что необходимо периодически информировать заказчика о ходе работ (надо: упустили из виду).

Ссылки на документы

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, а также документов, ранее изданных организацией – автором документа, должны содержаться ссылки на документы-основания. При ссылке на документ указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…

В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…

Если в тексте документа содержится ссылка на документ, утвержденный каким-либо должностным лицом или органом власти, то указывается наименование документа, кем утвержден документ, дата утверждения (если документ утвержден должностным лицом) или наименование документа, которым утвержден данный документ, дата утверждения и регистрационный номер (если документ утвержден распорядительным документом), например:

В соответствии с Положением о Финансовом департаменте, утвержденным генеральным директором ОАО «Статус» 12 февраля 2010 г., департаменту предоставлено право…

Порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

В текстах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов методического характера, утверждаемых органами государственной власти, при ссылке на ранее изданные документы указывается источник их опубликования, например:

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 1999, № 43, ст. 5124).

Если в тексте документа необходимо сослаться на статьи или пункты документа, допускается (за исключением текстов законодательных и иных нормативных правовых актов) использовать сокращения: ст. (статья), п. (пункт). При употреблении этих слов во множественном числе графические сокращения не удваиваются, например:

В соответствии с п. 5, 8 ст. 15 Положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества…

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов эти слова пишутся полностью.

Использование в тексте полужирного начертания

Нормативными документами по делопроизводству, в частности инструкцией по делопроизводству организации, может быть предусмотрено выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом, написание вразрядку или прописными буквами.

Например, при печатном изготовлении законов Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных органов исполнительной власти заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру:

О внесении изменений
в законодательные акты Российской Федерации

об административных правонарушениях в связи с принятием

Земельного кодекса Российской Федерации

Об утверждении
Правил делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти

В тексте нормативного правового акта заголовки разделов, подразделов, глав также печатаются полужирным шрифтом, причем слова «раздел», «глава», «статья» и др. печатаются обычным шрифтом:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Полужирным шрифтом и вразрядку печатаются слова «постановляю» (в постановлениях) и «приказываю» (в приказах), например:

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Написание отдельных слов в тексте документа прописными буквами применяется, главным образом, в протоколах, где слова «слушали», «выступили», «решили» или «постановили», как правило, печатаются прописными буквами.

Поскольку единых правил печатного изготовления текстов документов нормативными документами не установлено, организации вправе в инструкции по делопроизводству установить свои корпоративные правила.

* Здесь и ниже выделено автором.