Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется

Рассматривая данный вопрос, целесообразно обратиться к законодательству и понять, какими нормативными правовыми актами страны регулируется сохранность документов на предприятии.

Согласно требованиям ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте» и ФЗ № 125 «Об архивном деле», управленец должен организовать надлежащее хранение бухгалтерской и налоговой отчётности и не допустить их уничтожение ранее установленного законом срока.

Отсюда следует установленный перечень документов, имеющих минимальный срок хранения, который, к слову, может достигать 70 лет и более. При ликвидации предприятия все важные бумаги подлежат экспертной оценке и передаче в Архивный фонд страны.

Для эффективного управления документами, не относящимися к государственной собственности, предприниматели могут создавать собственный архив. Анализируя ФЗ № 125, становится понятно, что создание такого структурного подразделения является правом, но не обязанностью работодателя.

Если директор предприятия выделил специальное помещение, отведённое под архив, то обязательно следует включить раздел о его работе в Положение о хранении документов, ведь этот документ представляет собой единый источник информации о том, как именно и сколько времени должна храниться та или иная документация внутри компании.

Помимо этих вопросов, Положение должно регулировать следующие аспекты:

• Регистрация поступающих документов и их перечень для обязательного хранения.
• Структурное подразделение и должность лиц, в чьи функциональные обязанности входит работа с документацией.
• Передача документов в архив, порядок обращения работников с ними.

Предприниматель не обязан лично вести работу с деловыми бумагами, для этих целей у него в штате может быть предусмотрен делопроизводитель. Однако, не стоит забывать, что ответственность лежит не только на назначенном лице, но и на самом директоре компании.

Прежде чем приступать к анализу приказа, стоит напомнить основные понятия, касающиеся хранения документации.

Можно выделить два режима хранения документов на предприятии:

• Оперативное. Документация обрабатывается ответственными лицами или уже обработана, но не помещена в архив.
• Архивное подразумевает наличие на предприятии системы расположения ряда важных документов внутри специального помещения.

Любая деловая бумага имеет конкретную цель. К примеру, если это заявление на предоставление отпуска, то его целью является официальное обращение к работодателю для получения отдыха. впрочем, выполнив свою задачу, документ не теряет актуальности. Выбросить его за ненадобностью недопустимо, потому как к нему может обратиться в любой момент не только сам работодатель, но и контролирующие или правоохранительные органы. В связи с этим возникает необходимость наладить механизм эффективного доступа к каждому документу, чтобы, при надобности, не тратить время на поиски.

Итак, работодателем должен быть подготовлен приказ о хранении документов в организации, а также разработаны приложения к нему. Однако, прежде чем приступать к его созданию, стоит продумать Положение о хранении документов. Это разгрузит рассматриваемый приказ, в тексте которого предпринимателю предстоит лишь назначить ответственных лиц и наладить работу экспертной комиссии.

Оформление приказа о хранении документов, обязательные элементы

Оформить такой документ предприниматель должен сразу с момента открытия своего бизнеса. С помощью него можно создать единую систему хранения документов различного типа, будь то устав предприятия или обычная служебная записка.

Рассматриваемый документ имеет распорядительный характер и устанавливает конкретные задачи по организации хранения документов компании. В случае какого-либо нарушения и привлечения к дисциплинарной ответственности обязательно наличие оригинала приказа.

Стоит отметить, что единой формы для подготовки такого документа не существует, в связи с чем предпринимателю позволяется разработать собственный бланк. Оформление следует начать с «шапки», где обязательно должны находиться сведения о юридическом лице, месте его регистрации, ИНН и так далее.

Документ должен иметь дату и регистрационный номер, в связи с чем в левом углу ставится соответствующие обозначения, а напротив них, в правой части, указывается населенный пункт предприятия.

Затем документ нужно озаглавить и составить краткую преамбулу, после чего оформляется текст документа. Приказ определяет работников предприятия, которым вменяется обязанность надлежащего хранения документов. Обычно эта задача входит в компетенцию руководителя централизованного отдела делопроизводства, то есть канцелярии.

Образец приказа о хранении документов на предприятии

Итак, в рассмотренном ниже примере приведена ситуация, когда у работодателя нет разработанного Положения о хранении информации и он принимает решение поручить его разработку подчинённым.

Образец приказа о хранении документов в организации предпринимателя будет выглядеть следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия»

г. Белгород, ул. Восточная 24 ИНН N12345678, ОГРНN1223456

ПРИКАЗ N 213

«О хранении документов»

С целью организации оперативного и архивного хранения документации предприятия, в соответствии с ФЗ №125″Об архивном деле в Российской Федерации»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ответственным за хранение документов ООО «Энергия» назначить начальника канцелярского отдела Петрову И.И.

• Поручить Петровой И.И., в срок до 01.05.2015 г. разработать список документов предприятия, которые подлежат обязательному хранению;

1. Создать экспертную комиссию и назначить её председателем начальника канцелярского отдела Петрову И. И., включить в её состав архивариуса Сидорову С.С., начальника отдела кадров Васильева В.В.

• Созданной комиссии поручить в срок до 01.05.2015 г. разработать Положение о хранении документов», которое бы определяло порядок учета хранящейся оперативной документации, её передачи в архив предприятия, сроки хранения документов.

1. Контроль над выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Энергия» Иванов И.И.

Ознакомлены:

Начальник канцелярского отдела ООО «Энергия» Петрова П.П.

Архивариус ООО «Энергия» Сидорова С.С.

Начальник отдела кадров ООО «Энергия» Васильев В.В.

После того, как документ будет подписан всеми указанными лицами, он регистрируется в специальном журнале приказов предприятия и так же, как и остальные локальные нормативные акты, хранится в соответствии с разработанным Положением и нормами законодательства.

Для повышения эффективности управленцу стоит указывать сроки исполнения той или иной поставленной задачи в тексте приказа. Это повысит отдачу и усилит организацию труда.

Таким образом, имеющаяся система делопроизводства предприятия призвана решать вопрос не только регистрации всей исходящей и входящей корреспонденции, но и организации должного хранения деловых бумаг как на оперативном, так и на архивном уровне. Кроме этого, управленец закрепляет обязанность за конкретными лицами внутри своего предприятия по ведению учёта и хранению деловой переписки и локальных нормативов. Именно для этой цели создаётся приказ о хранении документов в организации. Важно помнить и об ответственности при утере важных документов. С подобным не захочет столкнуться ни один бизнесмен, поэтому вопрос об организации делопроизводства внутри своего предприятия следует отнести к первоочередным задачам.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/prikaz-o-hranenii-dokumentov-v-organizatsii.html

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершая назначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

• На руководителя организации, например, директора;
• На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
• На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

1. Расширение полномочий руководителя организации. Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
3. Прием на работу нового сотрудника. Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

• Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

Права и обязанности кадровика

Права:

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

Обязанности:

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

1. Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
2. Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
3. Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
4. Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
5. Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
6. Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
7. Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов:

• Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
• Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
• Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

• Скачать акт приема-передачи документов

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

• Наименование организации, реквизиты.
• Дата подписания.
• Город.
• С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
• С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.

• Какие именно обязанности возлагаются.
• Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
• В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
• За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Источник: https://assistentus.ru/forma/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-deloproizvodstvo/

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника. Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это приказ по основной деятельности. Приказ о надбавке или увеличении объема – это приказ по личному составу.

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести изменения в приказ. Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место. Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.

Привожу обещанные примеры:

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство в организации (PDF)

Приказ о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях (PDF)

Статья о назначении ответственного за кадровое делопроизводство — по ссылке!

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5883

Этапы создания архива в организации

На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов .

Архивы организаций подразделяются на:

 передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

 не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.

В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.

Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела .

Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения .

Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности .

При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .

При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.

В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации .

Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.

Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.

Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов .

В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

 стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;

 обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела .

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.

Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.

Литература:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 4 декабря 2006 года). URL: http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения: 12.09.2015).
2. ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: http://base.garant.ru/70650732/ (дата обращения 12.10.2015).
3. Основные правила работы архива организации от 06.02.2002 г. (г. Москва, 2002). URL: http://www.consultant.ru (дата обращения 12.10.2015).
4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.) URL: http://www.kadrovik.ru/docs/perechen.tipovyh.upravlencheskih.dokumentov.htm (дата обращения 21.11.2015).
5. Алексеева Е. В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития / Делопроизводство. 2003. № 2 (31). С. 77–84.
6. Гришина М. В. Архив предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. 2011. № 2

Источник: https://moluch.ru/archive/103/23887/

ПРИКАЗ

В целях организации комплектования, учета, обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, а также упорядочения требований, предъявляемых при подготовке и передаче дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, приказываю:

1. Утвердить:

Положение об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 1);

Правила работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 2);

Порядок подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3).

1. Административному управлению (В.В. Костенко) организовать выполнение требований Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, Правил работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
2. Заместителям руководителя Росреестра, структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра обеспечить соблюдение требований Порядка подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Росреестра А.В. Коробова.

Руководитель

И.В.ВАСИЛЬЕВ

Приложение N 1

к Приказу Федеральной службы

государственной регистрации,

кадастра и картографии

от 25 декабря 2014 г. N П/637

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

1. Общие положения

1.1. Документы Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют неотъемлемую часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством (Росархив), хранятся в Росреестре.

1.2. Росреестр:

обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;

обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Росреестра.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Росреестра несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Росреестре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Росреестр обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Архив Росреестра (далее – Архив) входит в состав Административного управления Росреестра.

1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Росреестра, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее – ГА РФ) и настоящим Положением.

1.6. Положение об Архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Росреестра (далее – Руководитель) по согласованию с ГА РФ.

1.7. Работы по Архиву ведутся по планам, утверждаемым Руководителем.

1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет заместитель Руководителя.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива осуществляет ГА РФ.

1. Состав документов Архива

В Архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Росреестра документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Росреестру.

2.4. Служебные и ведомственные издания.

2.5. Научно-справочный аппарат к документам Архива.

1. Задачи и функции Архива

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее – ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее чем через 2 года после приема дел в Архив годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Росреестра (далее – ЭК) и ЭПК ГА РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ;

3.2.6. организует использование документов:

информирует руководство и работников Росреестра о составе и содержании документов Архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в служебных целях, для работы в помещении Архива;

оказывает помощь структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;

в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе ЭК;

3.2.8. оказывает методическую помощь Административному управлению в составлении номенклатуры дел Росреестра, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и службы делопроизводства;

3.2.10. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации.

1. Права Архива

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.

1. Ответственность за ведение Архива

5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей несет сотрудник Административного управления, ответственный за архив.

5.2. Обязанности и ответственность работников Архива определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.

Согласовано

Заместитель директора ГА РФ

Е.А.КОЗЛОВА

10 октября 2014 года

Приложение N 2

к Приказу Федеральной службы

государственной регистрации,

кадастра и картографии

от 25 декабря 2014 г. N П/637

ПРАВИЛА

РАБОТЫ АРХИВА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

1. Основные положения

1.1. Настоящие Правила регулируют деятельность архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее – Архив) в части обеспечения комплектования Архива, хранения, учета и использования несекретных архивных документов на бумажных носителях, подготовки и передачи дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), уничтожения дел, не подлежащих дальнейшему хранению, а также процедуры приема-передачи дел при смене лица, ответственного за работу Архива.

1.2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с федеральными законами, в том числе Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Положением о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, Положением об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, утвержденным и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, нормативными правовыми актами Российской Федерации, методическими документами Росархива и ГА РФ.

1. Комплектование Архива

2.1. Комплектование Архива – систематическое пополнение Архива документами структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.

2.2. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Росреестра и указанные в разделе 2 Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, по истечении трех лет после завершения их делопроизводством передаются в Архив.

2.3. Прием дел в Архив вместе с двумя экземплярами сдаточной описи на них осуществляется по графику передачи завершенных делопроизводством дел на очередной год, утверждаемому руководителем Росреестра.

2.4. Сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, проверяет правильность оформления дел, а все выявленные при проверке недостатки в оформлении дел устраняются сотрудниками соответствующих структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.

2.5. Прием каждого дела производится сотрудником Административного управления, отвечающим за работу Архива, в присутствии сотрудника структурного подразделения центрального аппарата Росреестра. На обоих экземплярах описи против дела, включенного в нее, делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи. Описи подписываются лицом, ответственным за работу Архива, и лицом, передавшим дела.

1. Хранение документов в Архиве

3.1. Документы в Архиве должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

3.2. Для хранения документов Архиву выделяются специальные помещения – хранилища, которые должны соответствовать требованиям пожарной безопасности, должны быть гарантированы от затопления, иметь искусственную вентиляцию. В хранилищах должны соблюдаться световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы.

3.3. В хранилищах дела размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).

3.4. Все помещения Архива нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы и полки нумеруются сверху вниз, слева направо от входа.

3.5. Стеллажи в хранилищах устанавливают с учетом особенностей помещения: не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

3.6. В целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке, в Архиве проводятся проверки наличия и состояния документов не реже одного раза в пять лет.

3.7. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в Архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене лица, ответственного за работу Архива;

при реорганизации или ликвидации Росреестра;

перед передачей дел на постоянное хранение.

3.8. В ходе проверки осуществляются:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в Архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

3.9. Результаты проверки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (Приложение N 1 к настоящим Правилам), акте о неисправимых повреждениях документов (Приложение N 2 к настоящим Правилам).

3.10. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то сотрудниками Архива организуется их розыск. В этих целях:

изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;

организуется розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра;

проверяются дела, стоящие рядом;

изучаются акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия и состояния дел. В случае если розыск документов не дал результатов, на отсутствующие дела и документы составляется акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение N 3 к настоящим Правилам). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями с внесением соответствующих записей в учетные документы.

3.11. Проверка считается завершенной после внесения в учетные документы Архива изменений, выявленных проверкой, и представления необходимых сведений о делах постоянного хранения в ГА РФ для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ.

1. Учет документов в Архиве

4.1. Учет документов в Архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам в целях осуществления контроля за их наличием.

4.2. В пределах архивного фонда Архива учетно-классификационной единицей является единица хранения документов на бумажной основе – дело.

4.3. Дело – совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

4.4. Основными учетными документами являются:

опись дел – для единичного и суммарного учета дел, закрепления порядка систематизации дел, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в опись;

лист фонда (Приложение N 4 к настоящим Правилам) – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища Архива;

дело фонда – комплекс документов по истории организаций, являющихся источниками комплектования архивного фонда Архива, ведется по каждому источнику архивного фонда;

паспорт Архива – для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.5. Вспомогательными учетными документами являются книги учета выдачи (возврата) дел (произвольной формы).

4.6. Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в Архив являются:

описи дел (сдаточные) постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

номенклатура дел Росреестра с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (Приложение N 5 к настоящим Правилам);

акт приема-передачи документов, передаваемых структурными подразделениями центрального аппарата Росреестра в Архив в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

4.7. Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из Архива являются:

акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях документов;

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;

акт приема-передачи документов по истечении сроков хранения;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

1. Справочно-поисковые средства к документам Архива

5.1. К документам Архива создаются справочно-поисковые средства, элементами которых являются описи, указатели (предметные, хронологические), историческая справка к архивному фонду.

5.2. В Архиве составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу (сводные – годовые или за несколько лет подряд) (Приложения N 6 и 7 к настоящим Правилам).

5.3. Историческая справка состоит из следующих разделов: история источника комплектования Архива, история фонда, характеристика документов фонда.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в ГА РФ при первой передаче документов фонда; один экземпляр хранится в деле фонда в Архиве.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры, функций источника комплектования Архива и представляется в ГА РФ вместе с каждой законченной описью.

1. Использование документов Архива

6.1. Основными формами использования документов Архива являются:

информирование руководителя Росреестра, заместителя руководителя Росреестра, курирующего Административное управление, о составе и содержании документов Архива;

выдача документов во временное пользование сотрудникам центрального аппарата Росреестра;

рассмотрение запросов социально-правового характера, поступающих от граждан и организаций.

6.2. Оригиналы приказов и распоряжений Росреестра из Архива не выдаются.

6.3. Выдача дел из Архива сотрудникам центрального аппарата Росреестра осуществляется под расписку по требованию, подписанному руководителем структурного подразделения центрального аппарата Росреестра, сдавшего дела в Архив (Приложение N 8 к настоящим Правилам).

6.4. Дела из Архива могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не более 30 дней, дела с пометкой “Для служебного пользования” – на срок не более одного дня.

6.5. Запрещается во взятых из Архива делах делать поправки в тексте документов и изымать документы из дела.

6.6. Изъятие архивных документов правоохранительными органами из Архива может быть осуществлено в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

На место изъятого документа в дело вкладывается карта-заместитель или заверенная копия документа, в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа, послужившего основанием для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату в Архив.

6.7. Состояние дел, возвращаемых в Архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

6.8. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, составляет акт в двух экземплярах, один из которых представляется должностному лицу, по разрешению которого использовалось дело, для привлечения виновных к ответственности, а другой остается в Архиве.

6.9. Архивные справки, копии и выписки выдаются на основании письменного запроса, который должен содержать: наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

6.10. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.

6.11. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов составляются в двух экземплярах. Один экземпляр направляется заявителю по почте с сопроводительным письмом, подписанным начальником Административного управления или его заместителем. Второй экземпляр справки, копии или выписки хранится в делах Архива в соответствии с номенклатурой дел.

6.12. Учет использования дел и документов Архива ведется в книге выдачи (возврата) дел, книге регистрации выданных копий, выписок, справок.

1. Передача дел на постоянное хранение

7.1. Передача документов постоянного хранения Росреестра в ГА РФ осуществляется в соответствии с планом-графиком, согласованным с Центральной экспертной комиссией Росреестра (далее – ЦЭК Росреестра), руководителем ГА РФ и утвержденным руководителем Росреестра.

7.2. Документы передаются в ГА РФ по утвержденным ЭПК ГА РФ описям дел, на которых делаются отметки о приеме дел.

7.3. Прием-передача дел на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (Приложение N 9 к настоящим Правилам).

7.4. При первой передаче документов в ГА РФ к ним прилагается историческая справка на архивный фонд Росреестра. При последующих передачах документов делается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, составе и состоянии документов и т.п.

7.5. В случае ликвидации Росреестра его документы подлежат передаче в организацию, являющуюся его правопреемником, в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

7.6. При ликвидации Росреестра без установления правопреемства документы постоянного срока хранения, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу сотрудников Росреестра, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в ГА РФ.

1. Уничтожение дел, не подлежащих хранению

8.1. На дела временного (свыше 10 лет) срока хранения в Архиве составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 10 к настоящим Правилам).

8.2. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

8.3. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЦЭК Росреестра одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу, утверждаемыми (согласуемыми) ЭПК ГА РФ.

Одобренные ЦЭК Росреестра акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Росреестра.

8.4. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, Архив имеет право уничтожать соответствующие архивные дела.

8.5. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

8.6. Материально-техническое обеспечение переработки (утилизации) дел, подлежащих уничтожению, осуществляется Управлением делами по заявкам Административного управления. Погрузка, доставка по месту нахождения специализированной организации для переработки (утилизации) и утилизация дел, подлежащих уничтожению, осуществляются в присутствии и под контролем сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.

1. Прием-передача Архива при смене лица,

ответственного за его работу

9.1. Начальник отдела обработки и отправки исходящей корреспонденции и центрального архива Административного управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Росреестра по представлению начальника Административного управления (далее – начальник отдела), является ответственным за выполнение возложенных на Архив задач и функций.

9.2. При смене начальника отдела, ответственного за работу Архива:

издается приказ Росреестра о назначении комиссии в составе не менее трех человек;

комиссия проверяет наличие и состояние архивных документов, учетных документов и справочно-поисковых средств к ним, противопожарного и охранного оборудования, а также условия хранения документов;

прием-передача документов и дел архивного фонда Архива, справочно-поисковых средств к нему, а также помещений Архива, инвентаря и оборудования оформляется актом комиссии.

Посмотреть все статьи

Источник: http://archives-garant.ru/u2i/prikaz_ob_organizacii_raboty_arhiva_federalnoi_slyjby_gosyda/