Приказ об отмене командировки

Содержание

Сотрудникам организаций нередко приходится выезжать в различные служебные поездки. Но иногда запланированные командировки по разным причинам отменяются. Для того, чтобы грамотно провести отмену рабочей поездки, необходимо создать специальный приказ.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об отмене командировки .docСкачать образец приказа об отмене командировки .doc

По каким причинам может быть отменена командировка

Поводов, по которым заранее назначенная командировка впоследствии отменяется, может найтись довольно много. Наиболее распространенные:

  • отсутствие актуальности поездки;
  • перенос ее сроков;
  • уход работника на больничный, незапланированный отпуск или отгулы (например, по семейным обстоятельствам);
  • непредвиденные или чрезвычайные ситуации и т.п.

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки

Поскольку ключевым условием создания приказа является внесение в него обоснования и основания, указание в нем реальной причины отказа от командировки (она рассматривается как обоснование) становится обязательным.

Также в приказ следует внести и основание, т.е. ссылку на пункт закона или внутреннюю бумагу предприятия (служебную записку, акт и т.п.), имеющую прямое отношение к данному распоряжению.

Формат приказа

Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме. Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет. Исключение составляют ситуации, когда в организации имеется разработанный и утвержденный руководством шаблон документа – тогда, конечно, распоряжение надо делать по его типу.

Оформление документа

Оформление документа также может быть свободным. Приказ можно делать рукописным или печатным, только во втором случае подготовленное распоряжение надо обязательно распечатать. Для распечатки подойдет обычный лист бумаги или же специальный бланк с напечатанными реквизитами организации и логотипом.

Приказ следует делать в одном оригинальном экземпляре, но если надо, можно сделать дополнительные копии, которые также следует заверить надлежащим образом.

Кто должен подписать приказ об отмене командировки

Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

Регистрация распоряжения

Информацию о выпущенном приказе надо внести в специальный журнал учета – он имеется в каждой организации и лежит обычно у секретаря. В журнал вполне достаточно вписать название и номер распоряжения, дату его выпуска. В случае необходимости, сведения, взятые из журнала, позволят не только подтвердить факт создания документа, но и без труда найти нужный приказ.

Хранение приказа

К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Образец приказа об отмене командировки

Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

Первым делом впишите в приказ посередине строки:

  • название организации (полное или сокращенное – неважно);
  • наименование самого документа;
  • его номер, дату и место его формирования.

Далее переходите к основной части. Тут напишите:

  • обоснование и основание для создания распоряжения
  • должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
  • указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
  • ответственного за исполнение данного приказа сотрудника

В заключение соберите все нужные подписи.

При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.

Для чего нужен приказ об отмене командировки?

На основании данного приказа бухгалтерия организации осуществляет финансовые операции, обратные тем, что были проведены в соответствии с предшествующим приказом — об отправке сотрудника в командировку. При этом содержание таких операций зависит от того, в какой момент издан приказ об отмене поездки.

Так, он может быть подписан:

1. До выплаты командируемому аванса и суточных.

В этом случае бухгалтерии не потребуется осуществлять каких-либо операций, поскольку выплата аванса и суточных — первая операция, что отражается в регистрах и рассматривается в качестве предмета учета.

2. После выплаты аванса и суточных, но до совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В таком сценарии предполагается возврат аванса и суточных в полном объеме. На основании приказа об отмене командировки и дополняющих его документов (например, служебной записки, в которой содержится адресованное командированному предписание выйти на работу вместо поездки) бухгалтерия отражает в регистрах факт возврата денежных средств в кассу или на расчетный счет работодателя.

3. После совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В этом случае на основании приказа бухгалтерия вправе потребовать от работника вернуть часть выданных ранее в порядке аванса денежных средств, а именно суммы, которые:

  • не включены в подтвержденные расходы на проезд и проживание;
  • превышают установленный лимит суточных расходов за дни, проведенные в командировке.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен рассматриваемый приказ.

Приказ об отмене командировки: структура документа

Приказ об отмене командировки включает:

1. Наименование фирмы-работодателя.

2. Наименование документа («Приказ об отмене командировки»), его номер, дату и место составления.

3. Текстовый блок с формулировками мотивировочного характера, обосновывающими издание приказа.

Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.

4. Текстовый блок с формулировками резолютивного характера («приказываю»).

Здесь отражается суть распоряжения руководства:

  • об отмене командировки сотрудника с указанием его Ф.И.О.;
  • об отмене предыдущих приказов и иных распорядительных актов, касающихся направления работника в командировку;
  • о возложении ответственности за исполнение приказа с указанием Ф.И.О. ответственного (это может быть работник бухгалтерии, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, или руководитель кадровой службы, если речь идет об определении дальнейшего графика работы командированного).

5. Ссылки на приложения, которые могут быть представлены:

  • документами, на основании которых издается приказ (их копиями);
  • документами, которые аннулируются приказом (их копиями).

Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:

  • командированный сотрудник;
  • ответственные за исполнение документа.

Скачать образец приказа вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.

Это положение может регламентировать:

  • порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
  • порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
  • действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2020».

Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.

Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.

Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?

Стандартный срок хранения приказов (и соответственно, приложений к ним, которые рассматриваются как часть документа) в архиве фирмы — 5 лет (ст. 434 перечня Росархива).

А если это работающий во вредных или опасных условиях, то:

  • 50 лет — если документы изданы с 01.01.2003;
  • 75 лет — если до 01.01.2003.

Срок хранения отчета о командировке в архивах фирмы также составляет 5 лет (ст. 452 перечня Росархива).

Узнать больше об отчете о командировке вы можете в статье «Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки».

Итоги

В случае, если командировка работника по каким-либо причинам отменяется, руководство издает приказ об этом. На основании него бухгалтерия получает от работника не понадобившиеся ему аванс и суточные, корректируется при необходимости график работы командированного. В приказе отражаются причины отмены командировки, назначаются ответственные за его исполнение. Приказ и приложения к нему хранятся в архиве фирмы в течение 75 лет.

Узнать больше об особенностях документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

  • «Образец заполнения авансового отчета в 2020 году»;
  • «Приказ на командировку — образец в 2020 году».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Причин для отмены командировки может быть достаточно много. Вот лишь самые популярные из них:

  • отпала необходимость в поездке – например, переговоры с партнером зашли в тупик и вылетать на подписание договора больше не требуется;
  • сроки командировки изменились – одна из самых частых причин отмены командировки это ее фактический перенос на другие даты;
  • болезнь или отпуск сотрудника – если работник заболел или ему потребовалось уйти в отпуск, взять отгул, то командировку также придется отменить;
  • форс-мажор – нередко поездки отменяются из-за того, что в месте назначения происходят природные катаклизмы, вроде ураганов.

Ниже мы подробнее рассмотрим процесс отмены командировки в различных ситуациях.

Причины отмены командировки

Отмена командировки по семейным обстоятельствам

Если у работника происходит какое-то событие, которое требует его присутствия и препятствует отбытию в командировку, то поездку можно отменить. Однако по закону не существует исчерпывающего списка «семейных обстоятельств», при котором это можно делать. Так что для того, чтобы такие обстоятельства стали причиной с точки зрения законодательства, соответствующие положения компания обязана внести в локальные нормативные документы.

В итоге тот факт, является ли конкретная ситуация подходящей под понятие «семейные обстоятельства» руководитель будет решать именно в соответствии с этими документами.

Отмена командировки в связи с отпавшей необходимостью

В этом случае нужно составить служебную записку с указанием причины отмены поездки – например, инженера собирались отправить в филиал в другом городе для починки оборудования, но неполадки удалось устранить на месте. Такая служебная записка будет являться основанием для оформления приказа об отмене командировки.

Отмена командировки в связи с болезнью работника

Если сотрудник заболел, то здесь может быть сразу несколько вариантов развития ситуации. При выявлении болезни уже после отправки в командировку, работника нужно будет отозвать. С другой стороны, возможно и продление поездки – если сам сотрудник с этим согласен. В таком случае больничный лист нужно будет предъявить после возвращения в офис.

И соответственно, если человек заболел до начала деловой поездки, то ее нужно отменить, а его отправить на больничный. В период болезни по закону, сотрудники не могут исполнять свои обязанности, а тем более делать это вне места жительства.

Отмена поездки в связи с форс-мажором

Как и в случае с семейными обстоятельствами, возможность отмены деловых поездок из-за форс-мажора (например, погодных условий) следует прописывать в локальных актах.

Документы для оформления отмены командировки

Поговорим о том, какие документы нужно подготовить, чтобы правильно отменить командировку.

Приказ об отмене командировки

В настоящее время оформление приказа об отмене командировки – не обязательно. Составлять документ можно в произвольной форме, потому что унифицированного шаблона для него нет. Конечно, в компании может быть разработан собственный шаблон приказа об отмене командировки обязательный к использования в рамка именно этой организации.

Обычно оформляют один экземпляр приказа об отмене командировки, но их может быть и больше. Подписывать приказ должен директор компании, а также те сотрудники, на которых распространяется действие документа. Печать на документ не обязательна, если это не требуют локальные нормативные акты фирмы.

В приказ должна попасть следующая информация:

  • название компании;
  • номер, дата и место составления документа;
  • описание причин отмены поездки;
  • должности и ФИО сотрудников, затронутых действием приказа;
  • ссылка на номер приказа о командировке, действие которого нужно отменить;
  • также в тексте указывается сотрудник, ответственный за исполнение приказа.

Приказ об отмене командировки образец

Служебная записка об отмене командировки

Этот документ является основанием для составления приказа об отмене командировки. Для него также не существует унифицированного бланка, так что готовить его можно в произвольном формате.

Составить записку может как сам сотрудник, который должен был поехать в командировку, так и его руководитель.

Служебная записка об отмене командировки образец

Как видно, по текущим нормам в отмене командировки нет ничего сложного – для этого достаточно подготовить служебную записку и приказ. Главное предусмотреть возможные причины отмены или переноса деловой поездки в локальных нормативных документах.

Как отменить командировку: инструкция

Выпустить приказ об отмене командировки

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс еще не перечислили и билеты в поездку не купили, достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет. Документ составляется в произвольной форме на стандартном бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены рабочей поездки — например, сослаться на официальные источники:

В документе необходимо написать имена и должности работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте нужно указать номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы на командировку, потребуется предпринять еще несколько шагов.

Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания все равно несет фактические расходы, которые чаще всего полностью возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов чаще всего возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы и сборы за возврат. Если билеты невозвратные, их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением случаев, если перевозчик сам отменил рейс).

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем больше денег вернется. Пользователи Туту могут сдать ж/д и авиабилеты в личном кабинете на сайте или в приложении. Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат осуществляется из бизнес-аккаунта. После оформления возврата электронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор) придут на эл. почту, также их можно скачать в личном кабинете.

Для авиабилетов срок возврата составляет до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10 рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при возврате удерживают сборы за свои услуги.

Все полученные электронные документы и чеки нужно распечатать и сдать вместе с авансовым отчетом.

Заполнить авансовый отчет

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для отчета используют стандартную форму №АО-1. Заполнять документ нужно тогда, когда все отчетные документы уже на руках. Сдать отчет надо не позднее 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

В документе нужно прописать:

  • размер перечисленного аванса;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД) и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращен, то нужно распечатать квитанцию возврата с указанием удержаний и суммы к возврату. Если билет невозвратный и его не удалось сдать, то понадобится сделать скриншот уведомления от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое и с бронью отелей.

Произвести расчеты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты, ему нужно отчитаться о фактических понесенных расходах в авансовом отчете. Деньги, которые он позже получит от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику, то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить на расчетный счет организации. Некоторые компании могут удержать суточные из заработной платы по заявлению сотрудника.

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При направлении сотрудника в командировку за пределы РФ ему дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других выездных документов, обязательной медицинской страховки, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

В связи с тяжелой эпидемиологической обстановкой и угрозой распространения коронавирусной инфекции Роспотребнадзором и Главным санитарным врачом РФ даны указания по ограничению командировок сотрудников организаций (подробнее см. и ).

Если принято решение отменить запланированную командировку или отозвать сотрудника из командировки, издайте приказ, в котором:

  • укажите причину отмены командировки или отзыва из командировки сотрудника;
  • определите сроки возврата денежных средств сотрудником, если он не успел уехать в командировку;
  • определите сроки сдачи билетов, отмены брони на гостиницу;
  • определите сроки отзыва сотрудника из командировки, если он на момент издания приказа находится в командировке.

Обратите внимание, что на сайте Минтранса РФ размещена информация по возврату ж/д и авиабилетов в связи вынужденной отменой поездки из-за неблагоприятной эпидемиологической обстановки.

Бухгалтерский учет

В общем случае суммы, удержанные при возврате билетов и аннулировании гостиничной брони (комиссии, сборы и т.п.), при отмене командировки признаются в составе прочих расходов организации как санкции за нарушение условий договоров (п. 11 ПБУ 10/99).

Если командировка отменена из-за с пандемии коронавируса, то расходы, понесенные в связи с ее отменой, могут быть признаны на основании п. 13 ПБУ 10/99 в составе прочих расходов как расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами. К таким расходам относятся:

  • суммы, удержанные перевозчиком при возврате билетов (комиссии, невозвратные сборы и пр., в том числе стоимость невозвратных билетов);
  • суммы, удержанные отелем при отмене брони или отказе от проживания в уже оплаченном номере;
  • стоимость полученной визы, медицинской страховки и аналогичные затраты.

Такие расходы при наличии приказа об отмене командировки признаются на дату (п. 16, п. 18, п. 19 ПБУ 10/99):

  • возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
  • приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
  • утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

Авансовый отчет по произведенным расходам работник должен представить в течение трех рабочих дней с даты приказа об отмене командировки (п. 26 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Бухгалтерские записи:

  • Дт 60 Кт 50.3 (60) – возвращены билеты перевозчику (если они оплачены организацией)
  • Дт 60 Кт 19 – НДС со стоимости возвращенных билетов отнесен на расчеты с перевозчиком
  • Дт 91.2 Кт 60 – списаны в расходы невозвратная часть билетов (с учетом входного НДС) и гостиничной брони, другие затраты на командировку (виза, медстраховка, оплаченные организацией)
  • Дт 91.2 Кт 71 – списаны в расходы невозвратная часть билетов (с учетом входного НДС) и гостиничной брони, другие затраты на командировку (виза, медстраховка, оплаченные сотрудником)
  • Дт 51 Кт 60 – получены денежные средства за возврат билетов от перевозчика, возвратная часть за отмену гостиничной брони
  • Дт 71 Кт 51 (50) – возмещены работнику понесенные им расходы
  • Дт 51 (50) Кт 71 – возвращены работником денежные средства, выданные ему на командировку

Налог на прибыль

Если командировка отменена в связи с мерами противодействия распространению коронавирусной инфекции, убытки от ее отмены следует учитывать как потери, связанные с чрезвычайными ситуациями (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Документальным подтверждением обоснованности затрат в данном случае (помимо прочих документов) будет приказ руководителя на отмену командировки (в том числе согласно указаниям Роспотребнадзора и Главного санитарного врача РФ).

Расходы следует признавать на дату (пп. 3, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
  • приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
  • утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

Если работник приобретал билеты для проезда к месту командировки и обратно за свой счет, то возвращать их перевозчику он должен сам. Удержанные при возврате билетов суммы организация обязана ему возместить (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

Минтруд России в письме от 27.11.2014 № 17-3/В-572 высказал мнение, что возмещение сотруднику расходов по оплате визы и медицинской страховки (вне зависимости от того, отменилась командировка или нет) не подлежит обложению страховыми взносами. Эти рекомендации даны в период действия Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, однако они применимы и сейчас (см. письмо Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *