>Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Расчеты с подотчетниками

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
   1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
   2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
   3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
   4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Образец приказа о подотчетных лицах 2019 года

Образец приказа на подотчетные суммы для командировки

Преподаватель верховой езды Петров П.П., сотрудник ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР», направляется в командировку на 10 дней. По расчетам бухгалтера, ему понадобится 20 300 рублей.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2019 года на покупку ГСМ

Водитель ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Шоферкин С.П. предоставил заявление на выдачу денежных средств на приобретение горюче-смазочных материалов в сумме 8 500 рублей. Марка бензина — АИ-95.

Выдаем денежные средства в подотчет в 2019 году

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2019 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2019 году.

Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2019 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:

С 19 августа 2017 года основание для выдачи денежных средств подотчет – это приказ или иной распорядительный документ. При этом никто не запрещает работодателям продолжить принимать от работников заявления о выдаче необходимых денежных сумм. Однако, имейте в виду, что порядок выдачи ассигнований следует закрепить в
положении о выдачи денежных средств подотчет. Вы можетепример положения о выдаче подотчетных денежных средств.

Сроки выдачи денежных средств

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Отчет по командировочным Специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Процесс выдачи денег

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

• оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
• после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
• оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Проводка	Операция
Д 71 — К 50	Работнику выданы деньги под отчет

Вот образец РКО на выдачу денежных средств подотчет:

Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года (например, в 2019 году) о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.

Стоит заметить, что выдача денежных средств в подотчет учредителю или директор не запрещена. Однако стоит понимать, что никаких «поблажек» для руководителей в этой части не предусмотрено. Так, например, учредитель, как и любой другой сотрудник, обязан вернуть полученные подотчетные средства.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Приказ о подотчетных лицах

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк приказа о подотчетных лицах.docСкачать образец приказа о подотчетных лицах.docx

Кого называют подотчётными лицами?

К категории подотчетных могут относиться любые работники предприятия:

• секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
• завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
• водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
• бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Понятие подотчетных денег

Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е. заранее) для оплаты любых нужд, связанных с деятельностью предприятия называются подотчетными.

Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Можно ли обойтись без приказа

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Образец приказа о подотчётных лицах

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

• номер и дату составления;
• наименование компании;
• полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
• максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
• цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить на утилизацию.

Выдача денежных средств в подотчет

Актуально на: 13 октября 2017 г.

О том, кто такие подотчетные лица, а также об особенностях синтетического и аналитического учета расчетов с ними мы рассказывали в нашей консультации. В этом материале напомним о порядке документального оформления выдачи денежных средств под отчет и изменениях, произошедших в этом порядке в 2017 году.

Основание выдачи денег под отчет

Для того, чтобы выдать денежные средства под отчет, у организации должен быть один из следующих документов (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. с 19.08.2017):

• распорядительный документ юрлица;
• письменное заявление подотчетника.

Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных. Составить распорядительный документ (например, приказ) или получить от лица заявление о выдаче денежных средств в подотчет (об образце его расскажем ниже).

В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата. Аналогичные сведения, а также Ф.И.О. подотчетника, регистрационный номер должны содержаться в распорядительном документе (Письмо ЦБР от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть .

В том случае, если организация для выдачи денег под отчет будет составлять приказ, оформить его можно так:

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет: образец

Общество с ограниченной ответственностью «Светотехника»
109544, г. Москва, б-р Энтузиастов, д.11
ИНН 7705217099 / КПП 770501001

ПРИКАЗ № 37к
О выдаче денежных средств под отчет

г. Москва 13.09.2017

В целях осуществления расходов работниками ООО «Светотехника»

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Выдать под отчет менеджеру Гаврикову С.П. наличные денежные средства из кассы в размере 35 000 рублей на командировочные расходы;
2. Установить срок, на который выданы денежные средства, — до 29.09.2017 включительно.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагается на главного бухгалтера Маслову С.П.

Генеральный директор Логинов В.И.

С приказом ознакомлен: __________ /Гавриков С.П./

Кстати, в приказе можно указать сразу несколько подотчетников (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158). Но поскольку на каждую выдачу денег под отчет должен быть оформлен отдельный РКО, информация о выдаваемых суммах прописывается в приказе детализировано. А именно, в отношении каждого из подотчетных лиц нужно указать:
— Ф.И.О;
— сумму, выдаваемую под отчет;
— срок, на который выданы деньги.

Обращаем внимание, что если денежные средства под отчет выдаются в безналичной форме (к примеру, путем зачисления на зарплатную карту работника), обязательное оформление именно заявления или приказа на выдачу не требуется. Обосновать выдачу денежных средств в этом случае организация может любым иным предусмотренным ею способом (к примеру, служебной запиской).

Оформление факта выдачи наличных

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (п. 6 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). При этом организация в обязательном порядке должна применять унифицированную форму № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Получение авансового отчета

Подотчетник, который получил наличные, обязан предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с подтверждающими документами в течение 3-х рабочих дней (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У):

• или со дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги;
• или со дня выхода на работу.

Работник, получивший деньги на командировочные расходы, представляет авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Выдача денег подотчетникам-должникам

В Порядок выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году внесены изменения, касающиеся выдачи наличных денег лицам, которые полностью не отчитались за полученные ранее средства. Раньше выдавать деньги должникам по подотчетным суммам было запрещено. Теперь же такое требование исключено (п. 1.3 Указания ЦБР от 19.06.2017 № 4416-У). Это значит, что даже если у подотчетного лица есть средства, за которые он еще не отчитался, ему могут быть выданы новые подотчетные суммы.

>Приказ о подотчетных лицах

Кого называют подотчетными лицами

Как было сказано выше, распоряжение определяет перечень работников, которым будет предоставлено право получения из кассы организации денежных средств под отчет (на представительские и операционные расходы организации, для решения различных хозяйственных задач).

Также оно устанавливает:

• время, на которое выдаются финансовые средства;
• назначение денежных средств.

Кроме того, такое распоряжение используется для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, его наличие и содержание проверяют при камеральных проверках.

Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет.

Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе. Лимит расчетов (не более 100 000 руб. по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями.

При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

1. Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости имеют право на получение денег из кассы предприятия или на банковскую карту.
2. Издаем распоряжение, в котором, помимо перечня работников, прописываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.
3. Разовые выдачи под отчет могут оформляться отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов (см. ниже).

Размер выдаваемых сумм не может быть выше лимита, указанного в приказе. Также сотрудник должен обязательно отчитаться о своих тратах.

Он необходим, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет.

Законодательно штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены. Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019

Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:

• регистрационный номер и дату составления;
• наименование компании;
• полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
• максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
• цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Распоряжение должен подписать директор компании. Без его подписи оно считается недействительным.

Свои подписи должны поставить:

• лица, указанные в документе и наделенные правом получать деньги под отчет;
• работники, ответственные за выполнение приказа.

Этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять его печатью необязательно.

Так как такое распоряжение относится к документам по основной деятельности, хранить его нужно постоянно.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2019

В случае, если определенную денежную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется распоряжение о выдаче подотчетных сумм.

В приказ о сроках отчета по подотчетным суммам нужно вписать следующие данные:

• наименование организации;
• наименование приказа;
• его номер, дату, место составления;
• обоснование и основание для создания приказа;
• на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
• максимальный размер сумм;
• период, на который они могут выдаваться;
• работника, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
• ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

Документ должен быть подписан главой предприятия, работником, обладающим правом на получение денег под отчет, и лицом, ответственным за исполнение распоряжения. Также реквизиты указа следует зафиксировать в специальном учетном журнале.

Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка

Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка по такой операции зависит от способа выдачи денежных средств: наличными, безналичным расчетом, перечислением на карту или выдачей денежных документов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.

Выдача в подотчет из кассы

Перечислены командировочные на личную карту

Использование специального карточного счета

Выданы командировочные денежными документами

Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах

Итоги

Выдача в подотчет из кассы

Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании заявления сотрудника, утвержденного руководителем.

ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.

Как правильно оформить выдачу денег из кассы, какие требования при этом должны соблюдаться, прочитайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

В кассовом ордере будет отражена корреспонденция бухгалтерских счетов:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (71-1, 71-2) Кт 50 «Касса» (50-1).

Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).

Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:

• 71-1 — для расчетов в рублях;
• 71-2 — в валютах.

К счету 50 можно открыть субсчета:

• 50-1 «Касса организации»;
• 50-2 «Операционная касса»;
• 50-3 «Денежные документы».

При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.

При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.

При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).

Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.

Положительную курсовую разницу отразите в учете путем отнесения в прочие доходы организации: Дт 50 (соответствующий субсчет) Кт 91-1.

Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).

Перечислены командировочные на личную карту

В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением. На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).

В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.

О важных нюансах такой операции вы можете узнать из статьи «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Использование специального карточного счета

Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.

Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.

Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета: Дт 55 Кт 52.

К счету 55 рекомендуется открыть субсчета для учета расчетов в рублях и для учета в валюте.

По мере расходования средств по дебетовой карте следует отразить движение денег проводкой Дт 71 Кт 55 — использованы (сняты) деньги на командировочные расходы.

Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так: Дт 55 Кт 66 (67)

Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.

Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67)

Выданы командировочные денежными документами

Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:

• Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
• Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.

К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.

Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.

Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах

После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.

Все об авансовых отчетах прочитайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.

Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71.

Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.

Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:

• Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
• Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
• Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
• Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
• Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.

Более подробно эту тему вы можете изучить в статье «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Итоги

Проводка при выдаче денег в подотчет на командировочные расходы будет зависеть от источника выдачи — будь то наличные деньги, безналичные деньги, карты или денежные документы.

Примеры проводок по расчетам с подотчетными лицами приведены в статье «Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки».

Командировочные и иные аналогичные расходы: выдача денег в подотчет

Командировочные и иные аналогичные расходы фирм тесно связаны с выдачей денег под отчет, причем выдать подотчетные суммы своему сотруднику организация может как наличными денежными средствами, так и в безналичном порядке. О том, как правильно выдать деньги под отчет, мы и поговорим далее.

Напомним, что основным нормативным документом, регулирующим правила работы с подотчетными суммами, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

В первую очередь отметим, что п. 11 Порядка ведения кассовых операций определен сам перечень расходов, по которым организацией могут выдаваться подотчетные средства. Так, выдать средства под отчет организация вправе на хозяйственно-операционные расходы, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений фирм, в т.ч. филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, причем в размерах и на сроки, определяемые руководителем компании.

Кроме того, выдача денег под отчет производится и при командировочных расходах, при этом подотчетные суммы выдаются сотрудникам организации в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Помимо перечня расходов, по которым возможна выдача подотчетных сумм, п. 11 Порядка ведения кассовых операций содержит и правила отчета по использованию подотчетных сумм. В соответствии с этими правилами лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Обратите внимание!

Также Порядком ведения кассовых операций установлено, что:

• выдача наличных денежных средств под отчет производится лишь при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Таким образом, на основании п. 11 Порядка ведения кассовых операций можно сделать вывод, что в организации должен иметься внутренний регламент, определяющий порядок использования механизма подотчета. Обычно такой документ оформляется отдельным приказом руководителя, в котором определены круг лиц, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные расходы, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, а также порядок представления и утверждения авансовых отчетов. Заметим, что механизм использования подотчетных сумм может быть закреплен и в учетной политике компании.

Обратите внимание!

Отсутствие подобного распорядительного документа фирмы рассматривается контролирующими органами как неустановление сроков выдачи подотчетных сумм, вследствие чего расчеты по подотчетным суммам должны быть произведены организацией в пределах одного рабочего дня. Именно такой вывод следует из письма ФНС России от 24 января 2005 г. N 04-1-02/704.

Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.

Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц фирмы, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Это следует из ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании его письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он даст распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.

Обычно выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88).

Хотя п. 14 Порядка ведения кассовых операций позволяет выдавать наличные деньги из кассы и на основании иных надлежаще оформленных документов, например, на основании заявления на выдачу подотчетной суммы, подписанного руководителем компании, главным бухгалтером фирмы или лицами, уполномоченными на это. В этом случае на самом заявлении достаточно проставить штамп с реквизитами расходного кассового ордера.

Если заявление на выдачу денег, завизированное руководителем фирмы, прилагается к расходному кассовому ордеру, то подпись руководителя на расходном кассовом ордере может не проставляться.

Приведем пример заполнения расходного кассового ордера на выдачу подотчетных средств.

Пример.

Приказом руководителя ООО «С» Андреева А.П. менеджер Петров И.И. включен в список сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет на хозяйственные расходы. Этим же приказом предусмотрено, что максимальный размер выдаваемых подотчетных средств составляет 10 000 руб., срок выдачи подотчетных средств составляет 15 календарных дней.

18 февраля 2010 г. для получения денежных средств в размере 1000 руб. на хозяйственные нужды Петров И.И. написал заявление на имя руководителя. 19 февраля 2010 г. заявление было подписано руководителем организации, и на основании расходного кассового ордера N 155 кассиром Ивченко С.С. деньги выданы под отчет.

В бухгалтерском учете выдача наличных подотчетных сумм, согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению», отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».

Унифицированная форма КО-2

———¬
¦ Код ¦
+——-+
Форма по ОКУД ¦0310002¦
ООО «С» +——-+
________________________________________________ по ОКПО ¦ x ¦
организация +——-+
отдел снабжения ¦ x ¦
________________________________________________________ ¦ ¦
структурное подразделение L———
———-T————¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+———+————+
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР ¦ 155 ¦ 19.02.2010¦
L———+————
————————————-T——T——T——T———¬
¦ Дебет ¦ ¦Сум- ¦Код ¦ ¦
+———-T——-T———T——-+——+ма, ¦целе-¦ ¦
¦ ¦код ¦коррес- ¦код ¦Кредит¦руб. ¦вого ¦ ¦
¦ ¦струк- ¦пондирую-¦ана- ¦ ¦коп. ¦наз- ¦ ¦
¦ ¦турного¦щий счет,¦лити- ¦ ¦ ¦наче-¦ ¦
¦ ¦подраз-¦субсчет ¦ческого¦ ¦ ¦ния ¦ ¦
¦ ¦деления¦ ¦учета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+——-+———+——-+——+——+——+———+
¦ ¦ ¦ 71 ¦ ¦ 50 ¦ 1000¦ ¦ ¦
L———-+——-+———+——-+——+——+——+———
Петрову Ивану Ивановичу
Выдать ___________________________________________________________
фамилия, имя, отчество
на хозяйственные нужды
Основание: _______________________________________________________
Одна тысяча
Сумма ____________________________________________________________
прописью 00
__________________________________________ руб. _____________ коп.
Заявление от 18 февраля 2010 г.
Приложение _______________________________________________________
__________________________________________________________________
Директор Андреев А.П. Андреев
Руководитель организации __________ _________ ___________________
должность подпись расшифровка подписи
Иванова А.Н. Иванова
Главный бухгалтер ______________ ________________________
подпись расшифровка подписи
Одну тысячу
Получил __________________________________________________________
сумма прописью 00
__________________________________________ руб. _____________ коп.
19 февраля 2010 Петров
«__» ____________ г. Подпись _____________
По _______________________________________________________________
наименование, номер, дата и место выдачи документа,
__________________________________________________________________
удостоверяющего личность получателя
Ивченко С.С. Ивченко
Выдал кассир _____________ ________________________
подпись расшифровка подписи

Окончание примера.

Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Имейте в виду, что отсутствие подписи руководителя организации на расходном кассовом ордере допускается только в случае, если его подпись имеется на прилагаемых к РКО документах. Затем расходный кассовый ордер в обязательном порядке регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме N КО-3, утвержденной Постановлением N 88.

В строке «Основание» расходного кассового ордера указывается содержание хозяйственной операции, а документы, прилагаемые к РКО, с указанием номеров и дат их составления перечисляются в строке «Приложение».

Кроме кассира, главного бухгалтера и руководителя, подписать расходный кассовый ордер должен и человек, получивший денежные средства. При этом в обязательном порядке он должен указать полученную сумму: рубли — прописью, копейки — цифрами, а затем предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кассир обязан записать его паспортные данные в предусмотренной графе. Выдать денежные средства кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Так как выдача подотчетных сумм предусмотрена только для штатных сотрудников организации, то выдача денег подотчетному лицу может производиться и по удостоверению, выданному самой организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится исключительно по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо и по предъявлению паспорта.

Если расходный кассовый ордер выписывается ручным способом, то заполнять его следует четко и разборчиво, причем чернилами или шариковой ручкой. Не запрещается выписывать РКО и на компьютере, после чего документ выводится на печать с проставлением на нем всех необходимых подписей.

Напоминаем, что подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.

Так как все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации, то все расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь свой регистрационный номер.

Заметим, что максимальный размер сумм, выдаваемых под отчет, законодательно не определен, в связи с чем организации для осуществления контроля движения наличных денежных средств следует предусмотреть свой лимит.

При этом необходимо учесть указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

Согласно этому документу предельный размер расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами, между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее — индивидуальный предприниматель), а также между индивидуальными предпринимателями, осуществляющими деятельность в рамках одного договора, составляет 100 000 руб.

Поэтому, если организация предусмотрит в приказе, что максимальный размер выдаваемых под отчет сумм составляет более 100 000 руб., то не исключено, что подотчетное лицо при расчетах наличными нарушит требование Центрального банка Российской Федерации. Это может привести к серьезным штрафным санкциям, предусмотренным ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ). Так, осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленного предела влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

Обратите внимание!

Избежать штрафа по данному основанию организация может только в том случае, если это правонарушение будет выявлено контролирующими органами спустя два месяца с момента выдачи денег сверх установленного лимита. В соответствии со ст. 4.5 КоАП РФ срок давности привлечения к административной ответственности, предусмотренной ст. 15.1 КоАП РФ, составляет два месяца со дня совершения правонарушения. Аналогичные разъяснения по этому поводу дают налоговики столицы в письме УФНС России по г. Москве от 23 апреля 2008 г. N 09-10/039388@.

Выдать денежные средства под отчет организация может не только в валюте Российской Федерации, но и в иностранной валюте, например при направлении сотрудника в зарубежную командировку. На это указывает п. 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление N 749).

При выдаче подотчетных сумм в валюте существуют некоторые нюансы, которые необходимо учесть, ведь в данном случае имеет место валютная операция.

В п. 16 Постановления N 749 закреплено, что оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон N 173-ФЗ).

Подпункт 9 п. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ разрешает проведение между резидентами валютных операций, связанных с оплатой и (или) возмещением расходов физического лица, вызванных служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. В то же время п. 2 ст. 14 Закона N 173-ФЗ обязывает фирмы проводить такие расчеты через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Центральным банком Российской Федерации. Поэтому валюту на командировку организация должна снять со своего счета в уполномоченном банке и только потом выдать ее своему сотруднику через кассу. По мнению Центрального банка Российской Федерации, выраженному в письме от 30 июля 2007 г. N 36-3/1381, пп. 9 п. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ предоставляет организации возможность выдачи денежных средств в наличной иностранной валюте через кассу.

Опираясь на нормы п. 6 ст. 4 Закона N 173-ФЗ, ЦБ РФ считает, что выдача юридическими лицами — резидентами наличной иностранной валюты своим сотрудникам — физическим лицам для оплаты в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы Российской Федерации не противоречит Закону N 173-ФЗ.

В силу того, что вопросы, связанные с ведением бухгалтерского учета юридическими лицами — резидентами, не являющимися кредитными организациями, относятся к компетенции Минфина России, то для получения разъяснений о необходимости ведения учета выдачи наличной иностранной валюты в отдельной кассовой книге ЦБ РФ рекомендует компаниям обратиться за соответствующими разъяснениями в Минфин России.

Имейте в виду, что выдача наличной иностранной валюты минуя банковский счет может привести к судебному разбирательству. Так, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 декабря 2007 г. N А33-8805/07-Ф02-9375/07 по делу N А33-8805/07 суд указал, что выдача из кассы организации наличной валюты на командировочные расходы минуя банковский счет является нарушением п. 2 ст. 14 Федерального закона N 173-ФЗ. Следовательно, если обязанность производить расчеты при осуществлении валютных операций через банковские счета в уполномоченных банках юридическим лицом — резидентом Российской Федерации не выполнена, то в действиях организации присутствует состав правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 15.25 КоАП РФ, выразившегося в осуществлении незаконной валютной операции.

Причем правомерность привлечения фирмы к административной ответственности в дальнейшем подтвердил и ВАС РФ в своем Определении от 14 апреля 2008 г. N 5097/08 по делу N А33-8805/2007.

Напоминаем, что п. 1 ст. 15.25 КоАП РФ устанавливает наложение административного штрафа на граждан, должностных лиц и юридических лиц в размере от 3/4 до 1 размера суммы незаконной валютной операции, суммы денежных средств или стоимости внутренних и внешних ценных бумаг, списанных и (или) зачисленных с невыполнением установленного требования о резервировании.

Аналогичная ситуация рассмотрена в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2007 г. N А33-1126/07-Ф02-3877/07, в котором суд пришел к такому же решению.

Выдачу подотчетных сумм можно произвести и безналичным способом, который сегодня становится все более популярным. Да, действительно, использование банковских карт очень удобно, причем как для компании, так и для подотчетного лица. Но в силу того, что нормативные документы ЦБ РФ не предусматривают такого варианта выдачи подотчетных сумм сотрудникам организации, то банк может и отказать своему клиенту в оформлении соответствующих карт работников для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью компании. Такие разъяснения ЦБ РФ содержатся в письме от 18 декабря 2006 г. N 36-3/2408. Однако если речь идет о командировочных расходах, то позиция ЦБ РФ более лояльна, на что указывает письмо ЦБ РФ от 24 декабря 2008 г. N 14-27/513, в котором специалисты ЦБ РФ не возражают по поводу использования личного карточного счета сотрудника для расчетов по командировочным расходам.

Обратите внимание!

Если организация перечисляет подотчетные средства на личную карточку сотрудника, то при проверке контролирующие органы могут квалифицировать такую операцию как выдачу заработной платы со всеми вытекающими последствиями в виде доначисления сумм «зарплатных» налогов. Чтобы этого избежать, рекомендуем в регламенте использования механизма подотчета предусмотреть положение о возможной выдаче подотчетных сумм посредством безналичного перечисления денежных средств на карточный счет работника.