Приходник без кассового чека

Содержание

На любом предприятии крупного, среднего и малого бизнеса должна быть налаженная бухгалтерия. Финансовая грамотность пригодится также и для элементарного ведения домашнего бюджета. Необходимо понимать что означает дебет и кредит.

Методы бухгалтерского учета

Основными понятиями, которыми оперируют бухгалтеры, являются «дебет» и «кредит». Термины эти довольно абстрактны, могут быть взаимозаменяемы и оба могут трактоваться как методы описания уменьшения или увеличения средств на счету.

Понятия дебета и кредита противоположны. В переводе с латыни дебет означает «должен он», а кредит «должен я».

Простыми словами, дебет – это имеющиеся в наличии сбережения или поступающие на счет средства. В отношении предприятия дебет – это сумма в кассе или на расчетном счету. Помимо денежных средств, к дебету относится также имущество.

Кредит – это расходы предприятия или частного лица.

Бухгалтерская отчетность прихода и расхода

Для оценки деятельности предприятия или поступлений и затрат в домашний бюджет понятия дебета и кредита фиксируются в таблице с двумя столбцами. Слева записывается дебет, а справа кредит. Анализ всех приходных и расходных операций позволяет увидеть реальную картину движения финансов.

В идеальном варианте дебет и кредит должны совпадать, еще лучше, если дебет превышает кредит – это означает, что вы находитесь в прибыли.

Если кредитная сумма больше дебетовой, это говорит об убыточной деятельности организации. Возникает дефицит бюджетных средств. Таблица приходов и расходов помогает выявить лишние растраты и соблюсти баланс.

Когда дебет выступает приходом, а когда становится расходом?

В бухгалтерской системе проводок существует разделение счетов на активные и пассивные:

  • На активных счетах отражается информация о поступлении, списании и текущем состоянии средств предприятия. Дебет на таких счетах показывает приход денежных средств, вложений и возврат задолженности перед компанией. Кредит показывает расход средств и уменьшение имущества организации.
  • Пассивные счета отражают источники хозсредств и изменений. Здесь дебет отражает расход прибыли, фондов, а кредит – приход (возврат долгов, рост прибыли).

На активных счетах дебет выступает приходом, а кредит расходом, а на пассивах – функции методов противоположны. Движение средств происходит из кредита в дебет в случае активов, и от дебета в кредит в пассивах.

Дебет отражает остатки имущества на активно – пассивных счетах, а кредит – источников. Для связи двух понятий используют термин «сальдо».

Если растет дебет на активных счетах, это говорит об увеличении собственности организации. При росте дебета на пассивном счете уменьшаются средства предприятия.

Применение дебета и кредита на практике

Бухгалтерская отчетность всегда сбалансирована. Любая покупка, сделка несет за собой одновременное появление дебета и кредита на счетах. Средства, приходящие в компанию, бухгалтерия обычно списывает. При росте активов увеличиваются дебетовые счета, при покупке мебели и инвентаря, активы также увеличиваются.

  • Покупка нового оборудования на предприятие увеличивает дебетовый счет (активы), но также увеличивает и кредит, показывая сумму средств на расчетном счете.
  • Кредит в банке на развитие организации записывается на счет дебета, а на кредитный счет идет сумма задолженности перед финансовым учреждением. Такая процедура получила название двойной системы счета.

Таким образом, счета уменьшаются и увеличиваются при сравнении дебета и кредита. Деньги постоянно перемещаются по счетам, а дебет и кредит показывают перераспределение средств при их поступлении и расходе на предприятии.

Различие дебетовой и кредитной карт

Кредитные средства – те, которые организация дала в долг, в наличии они не имеются, но отражены как обязательства должника. Кредиторы собирают деньги. При зачислении средств на счет, кредит увеличивается.

Дебетовая карта может быть использована для перечисления денег со счета в любой нужный момент, отображает рост расходов на счету дебета.

Вам помогла эта статья? Поделитесь с другими!

зачем нужен бухгалтерский учёт оглавление двойная запись, план счетов

Увлекательная бухгалтерия для программистов: бухгалтерский счет, обороты и остаток

Автор уроков и преподаватель школы: Владимир Милькин

А теперь представьте себя на месте бухгалтера организации, — неожиданное назначение, правда? Более того — вы главный и единственный бухгалтер

Компьютера у вас нет, но зато есть тетрадка и ручка. Про современные способы ведения бухгалтерского учёта вы ничего не знаете, поэтому такое положение дел вас совершенно не смущает.

10 мая 2014 года приходит директор и говорит:
— Товарищ бухгалтер, вот я с клиента 50000 рублей получил. Положите их, пожалуйста, в сейф и запишите в свою тетрадку.

Вы кладёте деньги в пустой сейф, открываете тетрадку и рассуждаете:
— Напишу в начале страницы слово СЕЙФ.
— Разделю страницу на две части: ПРИХОД и РАСХОД.
— В ПРИХОД буду ставить сумму, которую положил в сейф.
— В РАСХОД буду ставить сумму, которую выдал из сейфа.
— Напротив суммы буду указывать дату совершения операции.

Соответственно ваша первая страница в тетрадке после записи будет такой:

СЕЙФ

ПРИХОД | РАСХОД | 10.05.2014 50000 рублей |

Сколько денег находится в сейфе на данный момент?

Верно ответили. Вы ошиблись. Правильный ответ 50000.

12 мая 2014 года директор приносит ещё 25000 рублей от клиента.

Вы кладёте деньги в сейф и делаете запись в тетрадку. Первая страница тетрадки после этого будет уже такой:

СЕЙФ

ПРИХОД | РАСХОД | 10.05.2014 50000 рублей | 12.05.2014 25000 рублей |

А теперь сколько?

Верно ответили. Вы ошиблись. Правильный ответ 75000.

15 мая 2014 года приходит директор и говорит:
— Товарищ бухгалтер, родной, дай 10000 из сейфа. Нужно срочно оплатить за товар поставщику.
— Не вопрос, — отвечаете вы.

Достаёте из сейфа 10000, отдаёте директору и записываете выданную сумму в колонку РАСХОД:

СЕЙФ

ПРИХОД | РАСХОД | 10.05.2014 50000 рублей | 12.05.2014 25000 рублей | 15.05.2014 | 10000 рублей

20 мая 2014 года к вам на чашку чая заглядывает знакомый. Он бухгалтер с образованием и, взглянув в тетрадку, говорит:
— Всё у тебя, конечно, неплохо получается. Но вот в настоящем бухгалтерском учёте принято левую часть страницы (которая у тебя ПРИХОД) называть ДЕБЕТ (ударение на первый слог), а правую (которая у тебя РАСХОД) называть КРЕДИТ (ударение также на первый слог). А ещё вместо слова СЕЙФ обычно используют КАССА.

Дебет соответствует приходу, а кредит расходу, верно? Верно ответили. Вы ошиблись. Дебет — приход (слева); кредит — расход (справа)

Знакомый уходит, а вы решаетесь вырвать первую страницу и переписать её заново, чтобы всё называлось правильно:

КАССА

ДЕБЕТ | КРЕДИТ | 10.05.2014 50000 рублей | 12.05.2014 25000 рублей | 15.05.2014 | 10000 рублей

25 мая 2014 года вам звонит директор:
— Сколько там у нас денег в сейфе?
— Товарищ директор, — поправляете вы, — правильно говорить не в сейфе, а в кассе.
— Ну научился… — бухтит директор, — так сколько там у нас денег в кассе?

Вы же знаете ответ?

Верно ответили. Вы ошиблись. Правильный ответ 65000.

Тут, конечно, можно было бы открыть сейф и пересчитать наличность. Но вы уверены в себе и в своей тетрадке, а потому решаетесь полностью положиться на данные вашего бухгалтерского учёта:

  • вы открываете тетрадку на первой странице (КАССА)
  • складываете все суммы в колонке дебет: 50000 + 25000 = 75000
  • складываете все суммы в колонке кредит: 10000
  • отнимаете одну сумму от другой: 75000 — 10000 = 65000

Вот он остаток денег в сейфе … тьфу в кассе:
— 65000 рублей

На следующий день к вам снова заглядывает ваш старый знакомый. Вы гордо рассказываете ему как смогли вычислить остаток денег в кассе без реального пересчитывания денег в сейфе.

Он внимательно смотрит на ваши выкладки и замечает:
— Ты знаешь, вот эти суммы, которые ты суммировал по дебету и по кредиту, они называются ОБОРОТАМИ. Соответственно 75000 — это у тебя дебетовый оборот, а 10000 — кредитовый оборот.

А потом подумав добавляет:
— А вот этот остаток в 65000, который ты получил, называется ОСТАТКОМ по дебету.
— А почему остатком именно по дебету? — спрашиваете вы.
— А потому, что ты его получил, отняв от дебетовых оборотов кредитовые, — отвечает знакомый — а, если ты хочешь быть совсем в тренде бухгалтерского учёта, знай: остаток по дебету по-другому ещё называется «дебетовый остаток», «сальдо по дебету», «дебетовое сальдо». Все эти термины означают одно и то же.

Ну так чему равно дебетовое сальдо для кассы на данный момент?

Верно ответили. Вы ошиблись. Правильный ответ 65000.

Знакомый почти уходит, но в последний момент останавливается:
— Знаешь, — говорит он, — я вижу, что ты готов узнать первую тайну бухгалтерского учёта. Вот этот твой листок в тетрадке — это на самом деле никакой не листок. Это самый настоящий БУХГАЛТЕРСКИЙ СЧЁТ. Бухгалтерских листков… тьфу счетов в учёте может быть целое множество и каждый отвечает за свой раздел учёта. В твоём учёте пока всего лишь один бухгалтерский счёт КАССА, который отвечает за учёт наличных денежных средств на предприятии.
— Ах вот оно что… — в задумчивости произносите вы.

У вас в учёте всего один бухгалтерский счёт. Как он называется?

Верно ответили. Вы ошиблись. Правильный ответ касса. Пройдите тест

Расчеты с покупателями: чек и приходник одновременно выдавать не надо

Аналитическая статья «Расчеты с покупателями: чек и приходник одновременно выдавать не надо»

Пархачева М.А., ген. директор Консалтинговой группы «Экон-Профи»
член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов

Со вступлением в силу Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон о ККТ) изменился порядок расчетов с юридическими лицами при осуществлении денежных расчетов: теперь при приеме от них наличных средств следует пробивать кассовый чек.

Многие специалисты считают, что при получении наличных денежных средств от юридических лиц помимо кассового чека организация (индивидуальный предприниматель) обязана также оформить приходной кассовый ордер и выдать квитанцию к такому ордеру покупателю. Аналогичную позицию высказало Управление МНС России по г. Москве в своем письме от 23 июля 2003 г. N 29-08/41041 «О разъяснении законодательства о применении ККТ», указав, что при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер.

По их мнению, такой вывод следует из п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров ЦБ России от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций), который формально сохраняет свою силу и после вступления в силу Закона о ККТ. Согласно указанному документу прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Однако, по нашему мнению, покупателю не следует одновременно выдавать и чек и приходный кассовый ордер поскольку приведенный выше порядок приема наличных денег кассиром организациями не касается случаев, когда денежные расчеты осуществляются с применением контрольно-кассовой техники.

Дело в том, что Порядок ведения кассовых операций, а соответственно и порядок оформления кассовых документов (приходных и расходных ордеров) распространяется на случаи, когда речь идет о кассире, совершающем операции с наличными денежными средствами в специально оборудованном изолированном помещении, специально предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. При этом помещение кассы должно быть изолировано, а его двери во время совершения операций — заперты с внутренней стороны1. Обычно такое помещение называют центральной кассой.

Кассир центральной кассы обязан принимать денежные средства по приходным кассовым ордерам и выдавать их по расходным кассовым ордерам2, которые оформляются по специальным правилам, указанным в Порядке ведения кассовых операций. Одновременно этот же кассир все поступления и выдачи наличных денег регистрирует в пронумерованной, прошнурованной и опечатанной кассовой книге, существующей в организации в единственном экземпляре.

Одновременно с центральной кассой в организациях могут существовать и операционные кассы, в которых денежные средства принимают кассиры-операционисты с применением контрольно-кассовой техники. Обычно такие кассы находятся в торговом зале организации или ином месте, позволяющем посетителям получать к ней неограниченный доступ. Место кассира-операциониста нельзя отнести в разряд специального хранилища, предназначенного для постоянного хранения денежных средств и обеспечивающего соблюдение Единых требований по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, предъявляемых ЦБ России к центральной кассе.

Обязанности кассира-операциониста также иные, они устанавливаются не Порядком ведения кассовых операций, а Законом о ККТ и принятыми в соответствии с ним иными нормативными документами (в частности, постановлениями Правительства России, регулирующими порядок применения контрольно-кассовой техники). Одной из таких обязанностей, установленных в ст. 5 Закона о ККТ является обязанность выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. Другой обязанностью кассира-операциониста является ведение учета денежных расчетов путем оформления журнала кассира-операциониста и иных документов, связанных с применением контрольно-кассовой техники.

Таким образом, порядок оформления расчетов с покупателями (клиентами) оформляется различными документами в зависимости от того, применяется или нет контрольно-кассовая техника при осуществлении тех или иных операций. В первом случае деньги получает кассир-операционист и выдает покупателю кассовый чек, а в конце рабочей смены он все поступившие деньги сдает в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Во втором случае денежные средства поступают в центральную кассу организации, и покупатель получает квитанцию к приходному кассовому ордеру. В любом случае покупатель получит только один документ, подтверждающий оплату товаров (работ, услуг): либо кассовый чек либо корешок приходного кассового ордера.

Отметим, что позиция о том, что покупателю следует выдавать сразу два документа (чек и приходник), подтверждающих оплату товаров (работ, услуг), приведет к тому, что одна и та же операция будет оформлена дважды, и перед бухгалтером встанет вопрос: какой из двух документов следует заносить в кассовую книгу при учете поступающих средств и что делать с другим документом3?

Более того, выдав корешок приходного кассового ордера (одновременно пробив ту же сумму на контрольно-кассовой технике), организация вряд ли сможет в случае проверки доказать, что та же сумма пробита на кассовой машине, поскольку все суммы в ней, как правило, обезличены. Это даст налоговым органам возможность «наказать» организацию за неприменение контрольно-кассовой техники. Процесс доказывания обратного (быстрее всего, в суде) может стать мучительным и долгим.

К тому же обратите внимание на то, что произойдет в такой ситуации с контрагентом, представитель которого будет иметь на руках и кассовый чек, и корешок приходного кассового ордера. Поскольку для составления авансового отчета ему достаточно одного документа, недобросовестный работник может «использовать» полученный кассовый чек и приобрести себе лично какие-то товары. Конечно, мы утрируем ситуацию, но в каких-то случаях возможна она вполне вероятна.

Исходя из изложенного, на наш взгляд, организациям при наличных расчетах с юридическими лицами следует пробивать кассовый чек без составления приходных кассовых ордеров. И тем более без выдачи корешка.

Совсем другим вопросом является вопрос о том, как «отследить» взаиморасчеты с юридическими лицами и построить внутренний документооборот так, чтобы были «и овцы целы и волки сыты». Но решать его столь кардинальными мерами, как оформление двух расчетных документов, является просто опасным.

Проблема заключается в том, что в общем случае продавцам товаров (работ, услуг) следует отслеживать состояние расчетов по заключенным ими договорам, а кассовый чек, как указывалось выше, обезличен. Может сложиться такая ситуация, что отгрузив товар (и отразив задолженность покупателя на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи») бухгалтер не знает, как закрыть расчеты без оформления приходного кассового ордера, поскольку поступление наличных денежных средств не затрагивает состояние расчетов между юридическими лицами (в бухгалтерском учете на основании Z-отчета делается проводка по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 90 «Продажи»).

По нашему мнению, в сложившейся ситуации для построения внутреннего учета расчетов с покупателями товаров (работ, услуг) можно организовать соответствующий документооборот в зависимости от вида осуществляемой предпринимательской деятельности и закрепить его в учетной политике. В самом общем случае возможно предложить в качестве документа, позволяющего учесть расчеты с покупателями, использовать данные бланка приходного кассового ордера (без корешка). Например, такой документ может иметь следующий вид:

Приложение к кассовому чеку N ___ от «___» __________200__ г.

Принято от __________________________________________________
(наименование организации или индивидуального предпринимателя)

Основание___________________________________________________
(номер договора, накладной, акта или иного документа, на основании которого производится оплата)

Сумма______________________________________________________

В том числе НДС______________________________________________

Получил кассир _________ ___________________
подпись расшифровка подписи

Приведенный документ может быть выписан в нескольких экземплярах и выдаваться всем заинтересованным лицам. В частности, один экземпляр рекомендуется выдать покупателю товаров (работ, услуг)4, другой — останется у кассира и будет сдан в бухгалтерию вместе с Z-отчетом. Это позволит бухгалтеру (кассиру) корректно обработать поступившие документы и провести расчеты с юридическими лицами в нужном режиме (отразив поступление наличных денежных средств по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи» в части средств, поступивших от физических лиц, и в корреспонденции со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части средств, поступивших от юридических лиц).

Отметим, что никаких проблем с точки зрения ведения взаиморасчетов с юридическими лицами5 не возникает в случае, когда отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг) и их оплата наличными денежными средствами (с применением контрольно-кассовой техники) происходят одновременно. Это связано с тем, что в таком случае обязательства сторон по заключенному договору выполнены, соответственно, отсутствует необходимость вести какие-либо расчеты6.

Также не должно быть проблем и в случае, когда покупатель-организация вносит наличные денежные средства в качестве 100-процентной предоплаты, поскольку поступление таких сумм, по нашему мнению, оформляется приходным кассовым ордером в ранее действовавшем порядке.

Более подробно о применении контрольно-кассовой техники можно прочитать к готовящейся к изданию книге «Контрольно-кассовая техника: новый порядок применения» Пархачева М.А., Шеленков С.Н., Каминская Н.Л., информация о которой представлена на сайте www.econ-profi.ru

1 Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

2 Выдавать денежные средства кассир может и по иным документам (например, на основании платежной ведомости на выдачу зарплаты).

3 Сторонники позиции, предполагающей оформлять два документа, предлагают следующий выход из положения. Выданные организацией приходные кассовые ордера отражать в кассовой книге с пометкой «организации с выдачей кассового чека». На конец рабочего дня суммы дневной выручки организации по Z-отчету уменьшать на суммы, отраженные в приходных кассовых ордерах, выданных юридическим лицам.

4 Наличие такого документа исключит возникновение у покупателя проблемы включения в состав налоговых вычетов сумм НДС по приобретенным и оплаченным товарам (работам, услугам).

5 Хотя, конечно, до 1 января 2004 г. в рассматриваемой ситуации остается нерешенным вопрос о раздельном учете налога с продаж, поэтому плательщики этого налога могут воспользоваться предложенными ниже рекомендациями, которые одновременно позволять отследить и случаи, когда этот налог не выставляется покупателям товаров (работ, услуг).

6 В дополнение к выдаваемому покупателю-организации чеку, по его требованию, можно оформить и счет-фактуру.

Пархачева М.А., ген. директор Консалтинговой группы «Экон-Профи», член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Все документы, свидетельствующие о тех или иных операциях, проходящих через кассу компании должны регистрироваться в специальном журнале учета приходных и расходных кассовых документов – это одна из основных норм кассовой дисциплины.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов .xlsСкачать образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов .xls

Роль журнала

Основная задача журнала заключается в том, чтобы привести в порядок движение первичных расходных и приходных документов, поэтому регистрировать их необходимо сразу после создания. И только затем они могут быть переданы кассиру для дальнейшей работы (исключения составляют ордеры на получение заработной платы, которые составляются на один день, но не всегда могут быть своевременно реализованы).

Кроме того, наличие журнала позволяет руководству предприятия избежать ситуаций, связанных с неправомерным использованием платежных документов. Для этой цели в конце каждого рабочего дня бухгалтер компании должен сверить все записи, внесенные в журнал с наличествующими корешками «приходников» и «расходников».

Также правильно заполненный журнал в случаях налоговых проверок позволяет быстро проконтролировать остаток в кассе (здесь не лишним будет напомнить, что при использовании кассы, следует строго придерживаться максимально допустимого лимита наличных денежных средств).

Какие документы должны быть зарегистрированы в журнале

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов должны быть:

  • все документы, свидетельствующие о приходе и расходе денежных средств, независимо от того, из каких источников они поступили или на какие цели были истрачены;
  • информация о расчетно-платежных ведомостях, сопровождающих выдачу заработной платы работникам предприятия (но только после проведения процедуры выплаты);
  • счета на оплату;
  • заявления на получение денежных средств и т.п.

Можно ли обходиться без журнала регистрации

По закону компании, работающие с контрольно-кассовой техникой, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Одно из основных ее правил гласит, что все документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. При этом если организация нарушает данную норму, в случае налоговой проверки ей грозит административное наказание в виде крупного штрафа (при этом наказанию подлежит как само юридическое лицо, так и его руководитель).

Кто должен вести журнал

Функция по ведению журнала обычно лежит на материально-ответственном лице — специалисте бухгалтерского отдела, в качестве которого может выступать либо рядовой бухгалтер, либо кассир предприятия. Контроль же за правильность оформления и ведения с определенной периодичностью должен осуществлять главный бухгалтер.

Как часто надо менять журнал

Точных сроков по периоду ведения журнала закон не устанавливает, поэтому они определяются внутренними нормативными актами компании в зависимости от ее потребностей.

Довольно часто это бывает какой-либо налоговый период: квартал, полугодие или год.

Можно ли допускать в журнале ошибки

Никакие ошибки и исправления в журнале допускать крайне нежелательно. Но если какая-то неточность все же закралась в документ, следует аккуратно зачеркнуть неверные сведения, написать сверху правильные и поставить рядом подпись ответственного лица и дату исправления.

Правила по составлению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

На сегодняшний день существует несколько способов ведения журнала, поскольку единого унифицированного его образца, обязательного к применению нет. Предприятия могут вести документ в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному в учетной политике компании или же использовать ранее общеприменимую форму.
При этом журнал должен содержать ряд обязательных сведений:

  • наименование предприятия и структурного подразделения, собственностью которого является документ;
  • код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
  • год или иной период, за который он ведется;
  • персональные данные сотрудника, имеющего прямое отношение к его заполнению: его должность, ФИО.

Основная информация оформляется в виде таблицы, в которую в хронологическом порядке вносятся данные обо всех кассовых документах: с левой стороны о приходных, с правой стороны о расходных. По каждому из них в соответствующие ячейки вписываются:

  • дата,
  • номер (по внутреннему документообороту компании),
  • сумма, которая по нему проходит,
  • примечание.

Все строки обязательны к заполнению, в том числе примечание – оно дает разъяснение к той или иной платежной бумаге.

Правила оформления журнала

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.

В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.

Документ:

бланк формы КО-3

образец заполнения КО-3

Журнал регистрации кассовых документов – это учетный журнал, в котором регистрируются первичные документы, подлежащие дальнейшей передаче кассиру для исполнения. К ним относятся:

  • приходные и расходные ордеры (ПКО и РКО);
  • платежные и расчетно-платежные ведомости;
  • счета на оплату;
  • заявления на выдачу наличных и пр.

При этом РКО, оформленные к зарплатной ведомости, регистрируются в журнале после фактического совершения выплат, тогда как остальные документы фиксируются в регистре до поступления или выдачи денег.

Нюансы оформления журнала

Типовая форма журнала регистрации № КО-3 утверждена Постановлением Государственного комитета по статистике РФ от 18.08.1998 №88.

1) С 01.01.2013 года унифицированные бланки утратили статус документов, обязательных к применению. Законодательного требования использовать в учете журнал регистрации по форме №КО-3 не установлено, как и административной ответственности за отсутствие такого регистра. Однако организациям (ИП) с большим документооборотом целесообразно регистрировать документы, связанные с движением наличности, во избежание неправомерного изъятия денег из кассы по поддельным бумагам.

Наличие журнала позволяет провести сверку зарегистрированных документов с бумагами, согласно которым кассир выдавал и получал наличные деньги в течение рабочего дня, и сопоставить фактический остаток наличности с суммами по документам, зафиксированным в регистре.

Субъект может разработать образец регистра первичных кассовых документов самостоятельно, исходя из особенностей хозяйственной деятельности, или использовать типовой бланк.

2) Функция по заполнению журнала обычно возлагается на материально-ответственного работника (бухгалтера, кассира и пр.). Контролирует правильность заполнения документа главный бухгалтер.

3) Промежуток времени, на который заводится регистр, определяется компанией самостоятельно и зависит от объема первичной документации.

4) Журнал можно вести как в бумажном виде, так и электронном. Бумажный бланк следует пронумеровать, прошить и заверить личной подписью руководителя (другого уполномоченного лица). Проставлять печать не обязательно. Большинство бухгалтерских программ формируют журнал регистрации автоматически без дополнительных затрат времени со стороны ответственного работника.

5) Ошибки при заполнении бланка допускать нежелательно. Если ошибка допущена, то неверную информацию нужно зачеркнуть (при этом ошибочная запись должна легко читаться), сверху внести верные данные, поставить подпись ответственного работника и дату внесения исправления.

Образец заполнения формы КО-3

Титульный лист

  1. В строке «Организация» указывается сокращенное наименование организации или ИП (журнал является внутренним сводным регистром и писать полное наименование в соответствии с учредительными документами – нет необходимости).
  2. Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений.
  3. В строке «Код по ОКПО» указывается код ОКПО из уведомления Росстата.
  4. В центре титульного листа указывается период, на который заведен регистр.
  5. Ниже заполняются должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ведение документа.

Вкладной лист

Вкладные листы представлены в виде таблицы, разделенной на две части:

  • в левой части (столбцы 1-4) регистрируются приходные документы;
  • в правой части (столбцы 5-8) – расходные.

Заполнение таблицы производится следующим образом:

№ столбца,
приход
№ столбца,
расход

Между приходным ордером и кассовым чеком существенная разница

Организации, оказывающие услуги, часто путают потребителя, выдавая то кассовый чек, то приходный ордер.

Организации, оказывающие услуги, часто путают потребителя, выдавая то кассовый чек, то приходный ордер.
Случается, в поликлинике или на автостоянке выдают и чек, и кассовый ордер.
Неискушенному обывателю приходный кассовый ордер даже больше нравится, так как на нем присутствует печать организации. Но между кассовым чеком и приходным кассовым ордером существенная разница, и они вовсе не взаимозаменяемы, как это думают некоторые продавцы и потребители.
Так появляются чеки
Итак, согласно пункту 1 Постановления Правительства РФ от 07.08.98 №904, денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или при оказании услуг на территории РФ производятся всеми организациями и предпринимателями с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Существует Постановление Правительства РФ от 03.09.98 №1027, в котором указан перечень отдельных категорий организаций и предпринимателей, которые в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ. В этот перечень входят продажа газет и журналов, ценных бумаг, лотерейных билетов, проездных билетов в общественном транспорте, обеспечение питанием в общеобразовательных школах, торговля на рынках, с ручных тележек, из цистерн, с лотков и т.д. Этот список весьма ограничен и не допускает торговлю или предоставление услуг в других местах без применения ККМ.
На чеке, который кассир вручает покупателю, должны быть следующие обязательные реквизиты: наименование организации, ИНН организации, заводской номер ККМ, порядковый номер чека, дата и время покупки, стоимость покупки, признак фискального режима.
Кассовый чек представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Эта форма регулируется Гражданским кодексом. Наличие кассового чека подразумевает передачу товара или оказание услуги.
Назначение ордера
Теперь давайте выясним, что собой представляет приходный кассовый ордер. Это документ, который применяется в случае проведения наличных расчетов исключительно между двумя юридическими лицами.
Письмо Центрального Банка РФ от 22.09.93 №40 указывает, что на приходном кассовом ордере должны быть следующие обязательные реквизиты: наименование организации получателя, ИНН организации, номер ордера, наименование организации плательщика, сумма цифрами и прописью, сумма НДС и налога с продаж, дата, подпись кассира и бухгалтера, печать организации.
Приходный кассовый ордер не заменяет собой договора и накладной. Этот документ подтверждает факт оплаты товара или услуги. Товар или услуги могут быть предоставлены ранее или позднее факта оплаты.
Юрлицам не поздоровится
Для частного лица, оплатившего товар или услугу, нет принципиальной разницы в том, что за кассовый документ у него на руках. Если только ему не придется обращаться в суд с претензиями к качеству покупки.
А вот предприятие может от незнания законодательства пострадать значительно. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов на кассовом чеке влечет за собой, согласно Закону Российской Федерации от 18.06.93 №5215-1 и Определению Конституционного суда от 01.04.99, наложение штрафных санкций на предприятие в размере от 28,6 до 57,1 МРОТ.
Из этого следует, что организация, выдавшая вместо кассового чека приходный кассовый ордер, нарушила как минимум законодательство о применении ККМ. И в этом случае она подпадает под ответственность за ведение денежных расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин, которая установлена вышеуказанными законодательными актами.
За подобное правонарушение, которое считается не налоговым, а административным, установлен штраф в размере от 50 до 100 МРОТ.
МАТЕРИАЛЫ ПОЛОСЫ Подготовила Евгения Котова, генеральный директор ООО «Аудит-Эврика»

Реклама Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter

Поставщик вместо кассового чека предоставил приходный кассовый ордер.

1.Форма приходного кассового ордера не приравнена к кассовому чеку при ведении наличных денежных расчетов с покупателем (заказчиком, клиентом), а потому не может являться основанием для получения наличных денег без применения контрольно-кассовой техники.

<Письмо> УФНС России по г. Москве от 19.03.2012 N 17-26/23527 <Об обязанности организации выдать физическому лицу кассовый чек в подтверждение приема наличных денежных средств> {КонсультантПлюс}

  1. Документы, подтверждающие проведение расчетов наличными деньгами

Статья 861 ГК РФ закрепляет две формы осуществления расчетов: наличную и безналичную. В соответствии с п. 2 указанной статьи расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан в связи с осуществлением ими предпринимательской деятельности производятся в безналичном порядке. Однако названные лица вправе использовать для расчетов и наличные деньги при условии соблюдения требований к проведению кассовых операций.

В судебной практике возникают вопросы относительно оценки того или иного документа в качестве допустимого доказательства совершения расчетов с использованием наличных денег.

1.1. Вывод из судебной практики: По вопросу о возможности подтвердить проведение расчетов наличными деньгами квитанцией к приходному кассовому ордеру существует две позиции судов.

Позиция 1. Проведение расчетов наличными деньгами может быть подтверждено квитанцией к приходному кассовому ордеру.

Судебная практика:

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16.08.2018 N Ф07-8051/2018 по делу N А66-16353/2017

Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 26.01.2018 N Ф09-7959/17 по делу N А60-32834/2016

Позиция 2. Проведение расчетов наличными деньгами не может быть подтверждено квитанцией к приходному кассовому ордеру, если расчеты проведены с нарушением законодательства.

Судебная практика:

Постановление Арбитражного суда Московского округа от 07.06.2018 N Ф05-5842/2018 по делу N А40-115527/2017

Можно ли принять к учету авансовый отчет с товарным чеком, но без кассового

Авансовый отчет нужно принять к бухгалтерскому учету, а указанную в нем сумму учесть в расчетах с подотчетным лицом (возместить ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены. Кассовый чек — не единственное доказательство добросовестности сотрудника. Товарный чек и сданные на склад ценности подтверждают факт расходования денег подотчетным лицом на их приобретение, в том числе при отсутствии кассового чека.

Готовое решение: Можно ли принять к учету авансовый отчет с товарным чеком, но без кассового (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

2.Можно ли признать расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека

Возможна ситуация, когда к авансовому отчету о расходовании подотчетной суммы не приложен кассовый чек. Отсутствие кассового чека во многих случаях не является препятствием для принятия к учету авансового отчета

Готовое решение: Можно ли признать расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

3.статье 25 Закона N 2300-1 прямо указано на то, что отсутствие у потребителя товарного чека или кассового чека либо иного подтверждающего оплату товара документа не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания.

«Денежные расчеты» (4-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2018) {КонсультантПлюс}

4.Об отсутствии чеков ККТ при утверждении авансового отчета

Описание ситуации: В связи с внесенными поправками в Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…» с 1 июля 2018 г. у работников, получивших деньги под отчет, не принимаются товарные чеки без кассового чека. К сожалению, наши работники не всегда прислушиваются к изменениям в законе и приносят товарные чеки без чека ККТ.

Вопрос 1: Можно ли расходы по этим товарным чекам относить на убытки, на 91-й счет?

Ответ: Авансовый отчет — это первичный документ для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. К нему подотчетное лицо прилагает документы, подтверждающие расходование выданных денег.

Авансовый отчет принимается к бухгалтерскому учету, а указанная в нем сумма учитывается в расчетах с подотчетным лицом (возмещаются ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены.

В случае приобретения подотчетным лицом товаров в розницу у организации, которая обязана использовать ККТ, при отсутствии чека ККМ (при наличии только товарного чека) организация вправе отнести данные суммы на расходы, не принимаемые в целях налогообложения прибыли (91-й счет), при условии утверждения авансового отчета руководителем или уполномоченным им лицом.

Вопрос 2: Какие риски могут быть при нарушении Закона о ККТ для работников, получивших средства под отчет, и организации?

Ответ: При нарушении Закона о ККТ основные риски несет организация-продавец в виде наложения административного штрафа за неприменение ККТ.

Организация-покупатель, подотчетное лицо которой в авансовом отчете не подтвердило факт оплаты товаров, приобретенных в розницу, не вправе принять данные расходы в целях налогообложения прибыли.

Также при отсутствии чека ККМ и счета-фактуры организация-покупатель не сможет принять к вычету суммы НДС по приобретенным товарам.

Что касается вопроса о том, нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, если среди подтверждающих документов нет чека ККТ, то официальной позиции по данному вопросу нет.

Однако существуют судебные акты, из которых следует, что отсутствие кассового чека при наличии других подтверждающих документов не дает оснований для включения подотчетной суммы в базу по НДФЛ.

Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 13.12.2010 N КА-А40/15065-10 по делу N А40-98411/09-107-657 суд указал, что отсутствие чеков контрольно-кассовой машины при наличии других документов, подтверждающих факт расходования спорной суммы, не свидетельствует о получении дохода подотчетными лицами.

В Постановлении ФАС Московского округа от 24.02.2010 N КА-А40/669-10 по делу N А40-46422/09-112-282 суд отклонил довод налогового органа о том, что при отсутствии кассового чека сумма аванса, выданного работнику под отчет на хозяйственные расходы, облагается НДФЛ. Кроме того, работник представил товарные чеки, которые были признаны судами первой и апелляционной инстанций достоверными документами, подтверждающими произведенные сотрудником расходы.

Аналогичные выводы содержатся в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.2009 N Ф04-1948/2009(4045-А75-49), Ф04-1948/2009(4043-А75-49) по делу N А75-5350/2008 (Определением ВАС РФ от 17.08.2009 N ВАС-9991/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Таким образом, полагаем, что отсутствие кассового чека при наличии других подтверждающих документов не дает оснований для включения подотчетной суммы в базу по НДФЛ.

Тематический выпуск: Налог на добавленную стоимость: актуальные вопросы из практики налогового консультирования (под ред. А.В. Брызгалина) («Налоги и финансовое право», 2018, N 8) {КонсультантПлюс}

5.Отсутствие кассовых чеков в целях приобретения товарно-материальных ценностей при наличии авансового отчета, товарных чеков, актов списания в производство товарных ценностей не может свидетельствовать о том, что денежные средства, переданные в подотчет, являются доходом работника. К такому Решению пришли служители Фемиды Арбитражного суда Саратовской области от 29 января 2018 года по делу N А57-18148/2017.

Статья: Спорные подотчетные (Крикунова О.) («Расчет», 2019, N 1) {КонсультантПлюс}

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *