Препроводительная ведомость к сумке

Когда происходит перемещение наличных средств из кассы предприятия в банковскую организацию, используется документ под названием «Препроводительная ведомость к сумке». Под «сумкой» подразумевается специальный инкассаторский чемоданчик, в котором хранится наличность с момента получения ее из кассы предприятия и до передачи в кредитное учреждение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк препроводительной ведомости к сумке .xlsСкачать образец заполнения препроводительной ведомости к сумке .xls

Когда и кем составляется ведомость

Ведомость заполняет специалист бухгалтерского отдела предприятия перед помещением денег в инкассаторскую сумку. После составления документ также вкладывается в нее и извлекается только вместе с финансами.

Зачем нужна ведомость

Данный документ позволяет четко зафиксировать сумму, перевозимую из кассы организации в банк, обеспечивает ее неприкосновенность и сохранность.

В случае, если при принятии денежных средств от инкассатора, данные из ведомости не будут совпадать с практически имеющейся наличностью, ответственность за недостачу упадает непосредственно на исполнителя услуги (т.е. инкассатора).

Порядок применения препроводительной ведомости к сумке

В соответствии с законом банковские учреждения обязаны принимать наличные средства от организаций при наличии следующих сопроводительных документов:

• приходно-кассового ордера,
• объявления на взнос наличными,
• и препроводительной ведомости (в состав которой кроме собственно ведомости входят накладная и квитанция).

Инкассаторская сумка заполняется материально-ответственным сотрудником юридического лица (кассиром или бухгалтером), который также оформляет и препроводительную ведомость. При этом сумка должна быть запечатана таким образом, чтобы пломбу невозможно было нарушить без явных примет попытки взлома. Ведомость вкладывается внутрь инкассаторской сумки, а накладная и квитанция, которые также входят в комплект сопроводительной документации, остаются снаружи.

Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке

Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения:

• информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги,
• номера счетов,
• транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам,
• источник прихода денежных средств,
• дату перемещения.

Также в ведомости содержаться оригиналы подписей ответственных лиц:

• клиента,
• бухгалтерского работника
• и кассового сотрудника банка, который занимается приемом сумки с точно прописанной в ведомости суммой.

Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать (не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юр.лиц, невзирая на отмену этого требования в законе).

Сколько экземпляров имеет ведомость

Ведомость пишется в трех экземплярах (под ними подразумевается сама ведомость, накладная и квитанция):

• первый из которых кладется вместе с деньгами в инкассаторский чемоданчик,
• второй передается работнику кредитной организации (он должен быть обязательно завизирован печатью инкассатора),
• третий остается в бухгалтерии компании, которая переправляет деньги из кассы в банк.

Последняя копия должна быть удостоверена автографом инкассатора, в дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимых сведений в кассовый журнал фирмы.

Следует отметить, что лучше всего ведомость заполнять через специальную копировальную бумагу, в таком случае все экземпляры будут абсолютно идентичны, не говоря уж о том, что это позволит сэкономить некоторое время.

Как быть если в документе допущены ошибки

Ведомость относится к документам строгой отчетности, поэтому к ее заполнению нужно относиться крайне скрупулезно, стараясь избегать любых неточностей и ошибок. Исправления в ведомости недопустимы, поэтому, если какие-либо ошибки все же случились, следует оформить новый бланк документа.

Образец составления препроводительной ведомости к сумке

Вначале вверху пишется:

• номер инкассаторской сумки, к которой прилагается ведомость,
• дата составления документа (она должна соответствовать дате передачи денег из компании в банковское учреждение).

Затем заполняется графа «От кого». Здесь указываются реквизиты отправителя денег (если это ответственный сотрудник предприятия, следует внести его должность, фамилию, имя, отчество, а если деньги передаются через инкассатора – то достаточно вписать полное название организации, деньги которой транспортируются).

В графе «Получатель» пишется адресат денежных средств (чаще всего названия в двух вышеуказанных строках совпадают).

В строку под названием «Дебет» вносится номер банковского лицевого счета получателя, в строку «Кредит» — номер его расчетного счета. Чуть ниже указывается ИНН получателя и еще раз номер счета.

Следующее, что нужно вписать в документ:

• названия банка-вносителя и банка-получателя перевозимой наличности,
• указать их БИК (банковский идентификационный код),
• а также сумму (прописью) и источник, из которого были получены средства.

В соответствующие ячейки справа еще раз вносится:

• сумма (теперь уже цифрой),
• символ поступления (имеется ввиду код источника поступления – при затруднениях по этому параметру можно проконсультироваться у банковского специалиста),
• разбивка суммы в зависимости от кода источника (если деньги были получены разными путями).

На второй стороне бланка ведомости дается опись сдаваемых денежных средств. Здесь расписывается:

• количество банкнот, в зависимости от их номинала
• и сумма по каждой строке (вычисляется путем умножения значения из первой графы на значение второй).

В завершение ведомость должна быть подписана всеми ответственными сотрудниками, задействованными в транспортировке денежных средств.

>Образцы заполнения бланков для инкассации

Препроводительная ведомость к сумке – это документ, с помощью которого оформляется сдача наличных денежных средств в банк (инкассация). Заполняется три экземпляра бланка: первый остается в организации, второй кладется в инкассаторскую сумку, третий – передается работнику банка.

Срок хранения препроводительной ведомости к сумке – 1 год.

Экземпляр, который остается у кассира организации с подписью инкассатора, служит основанием для отражения записи в журнале КМ-4 — скачать образец, отчете КМ-6 и кассовой книге КО-4 — скачать.

Образец заполнения ведомости

Инструкция по заполнению лицевой стороны бланка:

Ведомость к сумке № : порядковый уникальный номер препроводительной ведомости.

Сумка №: номер инкассаторской сумки для наличных денежных средств.

Дата: текущая дата оформления бланка препроводительной ведомости и формирование сумки с наличностью.

От кого: если наличность сдается ответственным представителем организации (например, кассир, бухгалтер, старший кассир), то указывается его ФИО; если наличные деньги сдаются через инкассаторов – то пишется полное наименование организации, сдающей наличность.

Дебет: номер лицевого счета в банке, на который зачисляется наличные средства.

Получатель: наименование фирмы, на счет которой зачисляются деньги.

Кредит: номер расчетного счета получателя в обслуживающем банке.

Поля «дебет» и «кредит» в бланке ведомости можно оставить пустыми, специалист банка заполнит их самостоятельно.

ИНН: идентификационный номер налогоплательщика – получателя наличных денег.

Р/с: номер расчетного счета получателя в банке.

Наименование банка-вносителя: название банка организации, вносящей наличные денежные средства по предварительной ведомости.

БИК: БИК банка-вносителя.

Наименование банка-получателя: название банка организации, для которой предназначены деньги.

БИК: БИК банка-получателя.

Сумма прописью: пишется прописью сумма наличных средств, сдаваемых по препроводительной ведомости, копейки указываются цифрами.

Источник поступления: вид получения наличности, согласно Указаниям Банка России.

Заполнение правой части бланка:

Сумма цифрами: пишется сумма, подлежащая инкассации, цифрами.

В том числе по символам: заполняется символ (-ы) статьи прихода согласно номенклатуре символов и соответствующая символу сумма (-ы).

Инструкция по заполнению оборотной стороны бланка:

На оборотной стороне препроводительной ведомости к сумке располагается опись сдаваемых наличных денег.

1 – номинал банкноты или монеты.

2 – количество банкнот или монет указанным номиналом.

3 – общая сумма по указанному номиналу цифрами (произведение показателей 1 и 2 графы).

Бланк накладной к сумке с наличными деньгами заполняется аналогично бланку препроводительной ведомости.

Бланк квитанции к сумке с наличностью заполняется аналогично.

Бланк и образец для скачивания

Скачать бланк препроводительной ведомости к сумке – ссылка.

Скачать образец препроводительной ведомости к сумке – ссылка.

Как правильно составить препроводительную ведомость к сумке для передачи наличных денег в банк – бланк и образец

Из кассы компании наличные перемещаются в сопровождении документа под названием «препроводительная ведомость к сумке». Деньги собираются службой инкассации, которая находится в подчинении определенного кредитного учреждения или является самостоятельным подразделением.

Сумкой служит инкассаторский чемоданчик (мешок), предназначенный для хранения наличности с момента ее получения от представителя организации.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Правила заполнения

За оформление ведомости несет ответственность юридическое лицо, передающее денежные средства. Как правило, данная обязанность возложена на кассира компании.

Бумага необходима для фиксирования целостности содержимого сумки. Документ оформляется тремя блоками: ведомость, накладная, квитанция.

Ведомость прикладывается к сумке с наличностью, квитанция остается у фирмы-отправителя.

Если наличные сдаются в банк без сумки инкассатора, то оформляется объявление на взнос наличными.

Как заполнить форму 0402300?

Документ составляется в трех экземплярах:

• для вложения в сумку;
• для банковского кассира с печатью инкассатора;
• для предприятия, отправившего наличность в кредитное учреждение.

Экземпляр, предназначенный для хозяйствующего субъекта, содержит подпись инкассатора и является основой заполнения кассового журнала.

Для проведения инкассации утвержден единый порядок. Ведомость заполняется по унифицированной форме ОКУД 0402300, ее применение обязательно.

Сведения, включающиеся в документ на лицевой стороне бланка:

• уникальный порядковый номер ведомости;
• номер инкассаторской сумки для перемещения наличности;
• дата составления бланка (текущая) и формирование сумки с деньгами;
• наименование предприятия, являющегося владельцем денежных средств и передающий их в банк;
• название получателя денег, в чей адрес отправляется наличность (при зачислении из кассы на собственный расчетный счет, в наименовании получателя и отправителя фиксируется одно и то же юридическое лицо);
• дебет — номер лицевого счета в банке;
• кредит — расчетный счет получателя денежных активов;
• передающаяся сумма наличности прописью и в цифровом варианте, копейки только цифрами;
• банк вносителя — финансовая компания, обслуживающая передающие средства фирму;
• банк получателя — банковское учреждение, принимающее наличность по поручению клиента для ее последующего зачисления на расчетный счет предприятия;
• реквизиты каждого финансового учреждения.

В качестве сведений об источнике поступления денежных средств прописывается: розничная выручка, средства, полученные от реализации продукции.

Обратная сторона препроводительной ведомости оформлена в виде описи наличности с разбивкой по столбцам:

• номинал бумажных купюр и монет;
• количество каждого указанного денежного знака;
• суммарный результат всех денежных средств с разделением по номиналам.

Под таблицей расположен акт вскрытия сумки, в который вносит информацию банковский работник после ее вскрытия.

Ведомость должна содержать оригинальные подписи ответственных специалистов: клиента, сотрудника бухгалтерии (кассира), кассового работника кредитного учреждения, принимающего наличные средства.

Квитанция служит доказательством факта принятия наличных денежных средств инкассатором. Когда чемодан с ценностями передан инкассатору, он проставляет свой автограф и оттиск штампа.

Квитанция хранится у отдающей средства компании (в соответствии с письмом Банка России от 16.10.2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065). Накладная передается сотруднику инкассации.

Заверять печатью предприятия бланк не обязательно, с 2016 года предприятия на законодательном уровне освобождены от обязанности удостоверять свою документацию печатями и штампами.

Но если использование оттисков зафиксировано в учетной политике организации, то печать проставляется. Зачастую, невзирая на отмену данного требования, банки требуют наличия печати на документе.

При заполнении ведомости нельзя допускать помарок и исправлений. Обнаружив неточности, оформляется новый бланк. Хранится ведомость в течение 1 года.

Скачать бесплатно бланк и образец word

Скачать бланк препроводительной ведомости – ссылка.

Скачать образец заполнения формы 0402300 –excel.

Куда класть?

Ведомость остается внутри сумки, накладная и квитанция, входящие в единый комплект, — снаружи.

Последовательность заполнения ведомости к сумке:

• заполнение сумки инкассатора осуществляется кассиром (материально-ответственным лицом), им же оформляется препроводительная ведомость, записывается сведения об инкассации и номер сумки;
• после приезда инкассаторов, которые проверяют соответствие наличности указанной в ведомости, запечатывается чемодан так, чтобы пломбу нельзя нарушить без ярких примет его несанкционированного открытия;
• сумка вскрывается только уполномоченными на эти действия лицами.

Важные нюансы

Бланк, сопровождающий материальные активы, ценности, имеет особый регламент заполнения, в связи с этим существует вероятность получения отказа в приеме бланка и наличности из-за ненадлежащего оформления или внесения поправок в документ.

Иногда при наличии подписанного договора по предоставлению инкассаторских услуг допускается использовать бланки с уже напечатанными сведениями, ее необходимо только дополнить размером передаваемых денежных средств и подписями.

Заполнение ведомости допускается при помощи использования компьютера, программного комплекса, а также вручную.

Все три части документа содержат идентичные сведения.

В рукописном варианте удобнее записывать информацию через копировальную бумагу, что позволяет сократить время заполнения ведомости и исключить тройного дублирования данных.

Препроводительная ведомость позволяет четко обозначить перевозимые денежные средства из кассы компании в кредитное учреждение, обеспечить их сохранность и неприкосновенность.

Если при передаче наличности в финансовое учреждение от инкассатора данные из ведомости не совпадут со средствами, полученными банковским работником, полная ответственность возлагается на перевозчика ценностей, то есть на сотрудника инкассации.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Препроводительная ведомость к сумке: образец и бланк заполнения

При передаче наличности в банк нужно подготовить препроводительную ведомость к сумке, которая оформляется по определенным правилам.

Препроводительная ведомость к сумке. Как без ошибок подготовить

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Когда производится инкассация, данную ведомость необходимо оформляется в трех экземплярах.

• Первый – должен остаться в организации
• Второй – помещается в сумку для инкассации
• Третий – отдается сотруднику банка

Инкассатор подписывает один экземпляр и отдает его обратно кассиру, подготовившему инкассацию. Из этого документа кассир вносит данные в особый журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) и совершает нужные проводки.

Во время внесения данных в ведомость к сумке очень важно следить, чтобы все поля и графы были заполнены корректно, так как никакие исправления в документе не допускаются. Тем более ошибки. Сделав ошибку, необходимо снова внести данные в новый бланк.

Чтобы не ошибиться, желательно иметь перед глазами образец.

Данную ведомость можно заполнить от руки или вбить данные на компьютере. Если Вы заполняете препроводительную ведомость в ручную, то можно использовать копировальную бумагу, чтобы сэкономить время. В ведомости должны быть указаны все верные данные о сумме, которая передается в банк.

Существуют конкретные правила для заполнения этой ведомости.

Ниже приведены рекомендации и образец заполнения.

Образец заполнения препроводительной ведомости к сумке

Как правильно оформить препроводительную ведомость:

• В строку «номер ведомости» вносится порядковый номер документа.
• В отведенное поле заносится номер сумки
• В пункте «от кого» указываются данные о том, кто представляет организацию, передающую средства (ФИО полностью)
• В строке «получатель» фиксируется название организации, которой передаются денежные средства. В случае, если наличность передается в банк с целью зачисления на расчетный счет самой организации, то следует вписывать тоже самое название организации.
• Строка «дебит» – номер банковского лицевого счета получателя
• Строка «кредит» – номер расчетного счета получателя
• Денежная сумма прописывается цифрами. В графе «сумма прописью» денежная сумма фиксируется словами и должна обязательно совпадать с суммой, прописанной цифрами
• Графа «банк вносителя» – наименование и идентификационный код банка, сдающего денежные средства
• Графа «банк получатель» – наименование и идентификационный код банка, получающего денежные средства
• Пункт «источник поступления» – указывается способ получения и вид денежных средств (средства, полученные от реализации товаров, выручка от розничной торговли и т.д.)
• Обязательно нужно указать ИНН и КПП организации, которая получает наличность
• С обратной стороны документа должна быть внесена опись сдаваемой наличности (номинал, количество, сумма в монетах и сумма в банкнотах).

Платежная ведомость. Форма Т-53

Платежная ведомость (форма Т-53) – документ, который применяется при выплате заработной платы работнику предприятия. В документе указывается общая сумма, которая подлежит выдаче наличных денежных средств сотруднику.

Каждая платежная ведомость составляется на конец отчетного периода (как правило, это месяц) уполномоченным на то лицом. Как правило, этим лицом является работник бухгалтерии, а именно кассир предприятия.

Форма платежной ведомости является унифицированной и имеет код по ОКУД 0301011. Предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать удобную для использования форму данного бухгалтерского документа, руководствуясь формой Т-53 как шаблоном.

Данный документ имеет необходимые для заполнения реквизиты, такие как: дата документа, дата составления, ФИО лица, ответственного за составление ведомости, отчетный период и сумма начисленной заработной платы.

В конце каждой платежной ведомости указывается сумма фактически выплаченной заработной платы, так и депонированной суммы (не выплаченные денежные средства в силу определенных обстоятельств: отпуск, больничный, командировка и т.д.). Отметку «Депонировано» следует ставить напротив тех фамилий сотрудников, которые не получили заработную плату. Согласно официальной форме Т-53 это графа под номером 23. Данную отметку имеет право прописывать кассир предприятия, т.к. именно он ответственный за выдачу денежных средств сотрудникам предприятия. Если же работник получил свою заработную плату, ему необходимо в графе номер 5 поставить свою подпись, которая является подтверждением получения наличных денежных средств.

В самом конце заполнения платежной ведомости ответственное лицо, а именно кассир предприятия должен указать общую сумму прописью, которую он выдал сотрудникам, а так же сумму, которая осталась с пометкой «Депонировано». Данные записи кассир в обязательном порядке должен засвидетельствовать своей подписью. Только после этого документ отдается на проверку главному бухгалтеру. Далее, если никаких замечаний не последует, платежная ведомость подписывается главным бухгалтером предприятия.

Все платежные ведомости предприятия регистрируются в журнале по форме Т-53а. Данный документ заводится сроком на один календарный год, но храниться на протяжении пяти лет.

Недостатком платежной ведомости является, то, что информация, отображенная в документе, не является конфиденциальной.

Правила по подготовке и сдаче денежных средств ответственным за инкассацию лицом инкассатору.

В целях обеспечения сохранности денежных средств, все магазины самообслуживания при подготовке и сдаче их инкассаторам, соответственно к требованиям инструкции Национального Банка Украины «Об организации перевозки валютных ценностей и инкассации денежных средств в учреждениях, банков Украины (от 03.12.2003 г.)», обязаны придерживаться следующих правил:

1. Ответственному за инкассацию, сдающему денежную наличность инкассаторам запрещается перепоручать выполнение порученной ему работы другим лицам.

2. Для подготовки и сдачи денежных средств инкассаторам оборудовать в магазине отдельное помещение. Двери помещения должны иметь внутренний замок, окно оборудовано решеткой и шторами. Инкассируемые магазины должны иметь свободные и освещенные подъездные пути, входы и коридоры, наличие визуального наблюдения экипажем за путем следования инкассаторов к входным дверям магазинов самообслуживания. Входные двери должны быть оборудованы электрическим звонком для оповещения приезда инкассаторов.

3. Охранник сопровождает инкассаторов при их следовании с денежной наличностью к выходу из магазина.

4. Обеспечить свободный подъезд специального автомобиля к магазинам и право на его остановку.

5. Ответственное за инкассацию лицо обязано подготовить к сдаче в установленное время инкассаторскую сумку с денежными средствами и документы к ним, т. е. подсчитать денежную наличность, рассортировать денежные знаки по купюрам, на пригодные к обороту и ветхие, обвязать денежные купюры, после чего вложить их в инкассаторскую сумку. Запрещается формирование денежных знаков по 100 штук в пачке с указанием количества купюр и суммы вложенных денег.

6. Перед заполнением сопроводительной ведомости на инкассаторскую сумку необходимо проверить: правильность подсчета по каждой купюре отдельно, общий подсчет вложения и только после этого составить документ на вложенные в инкассаторскую сумку денежные средства. Денежная наличность, подготовленная для вложения в сумку, должна быть пересчитана ответственным за инкассацию лицом и его подпись на сопроводительной ведомости должны стоять первой.

7. Сопроводительные ведомости к инкассаторской сумке заполняются под копирку в трех экземплярах и подписываются ответственным за инкассацию лицом, каждая отдельно. Первый экземпляр сопроводительной ведомости вкладывается в специальный карман инкассаторской сумки, второй экземпляр передается с сумкой инкассатору, третий экземпляр с подписью инкассатора и печатью с номером маршрута остается у ответственного за инкассацию лица.

8. Пломбировать инкассаторскую сумку с денежными средствами так, чтобы на пломбе был четкий оттиск с двух сторон. Концы шпагата, выходящие из пломбы, не должны быть длиннее двух сантиметров.

9. При неготовности сумки ответственный за инкассацию в явочной карте записывает «сумка к сдаче не готова» и расписывается. Повторный заезд инкассаторов осуществляется за дополнительную плату согласно договора.

10. Инкассация должна осуществляться строго по графику, утвержденному руководителем банка и руководителем ООО. Запрещается при посторонних лицах вести какой-либо разговор о времени заезда инкассаторов, количестве сдаваемых денежных сумм и по другим вопросам, связанных с инкассацией.

11. При поступлении по телефону сообщения об изменении графика инкассации, ответственное за инкассацию лицо обязано перезвонить в банк дежурному инкассатору для подтверждения изменения графика и уточнения фамилии инкассаторов.

12. По прибытию инкассаторов, перед входом в служебное помещение (если инкассаторы входят через торговый зал), либо при входе инкассаторов через запасной вход старший охранник либо охранник его заменяющий обязан проверить удостоверение инкассатора и доверенность, после чего проводить к комнате инкассации. Ответственный за инкассацию через окошко в двери(при его наличии) обязан проверить следующие документы: удостоверение личности инкассатора, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и инкассаторскую сумку( на которой номер должен соответствовать номеру, закрепленному за магазином). Инкассаторскую сумку необходимо осмотреть в присутствии инкассатора на предмет дефекта (отверстия в ткани, ткань не плотно прилегает к металлическим краям и т. д.). В случае обнаружения дефекта данный факт актировать и сумку возвратить в банк. О случаях обнаружения дефектов в инкассаторских сумках сообщить в Службу Безопасности ООО. Реквизиты документов, подлежащие проверке: на удостоверении личности наличие фотографии и печати, на доверенности личная подпись инкассатора, заверенная руководителем и главным бухгалтером и печатью кредитной организации, срок действия удостоверения и доверенности, явочная карта должна быть подписана руководителем подразделения инкассации и заверена печатью.

13. Инструктаж администрации магазина об отличительных особенностях подлинных реквизитов проводит ответственный сотрудник банка.

14. При отсутствии хотя бы одного из перечисленных или неправильно оформленных документов, а также инкассаторской сумки с соответствующим номером, немедленно сообщать по телефону дежурному (руководителю) подразделения инкассации. До выяснения обстоятельств сумка с денежными средствами инкассатору не передается.

15. При соответствии всех документов ответственный за инкассацию впускает в комнату одного инкассатора и закрывает дверь на замок (категорически запрещен вход в инкассаторскую комнату третьего лица).

16. При отсутствии окошка в двери ответственный за инкассацию после подтверждения охранником полномочий инкассаторов впускает одного из инкассаторов в комнату для инкассации, где проверяет, как описано выше, соответствие всех документов и сменных инкассаторских сумок реквизитам.

17. Инкассатор-охранник и старший охранник, либо лицо его заменяющее, находятся возле двери комнаты для инкассации. Ответственный за инкассацию обязан предъявить инкассатору оформленный в банке образец оттиска пломбиратора.

18. После проверки всех документов и иных реквизитов, убедившись в их подлинности, ответственный за инкассацию приступает к передаче инкассаторской сумки с денежными средствами инкассатору.

19. При передаче денежных средств заполняется явочная карта в которую вносится следующая информация: фактическое время заезда, номер инкассаторской сумки с наличностью, сумма денежных средств, вложенных в сумку, номер принятой от инкассатора пустой сумки и заверяется их подписями.

Как инкассировать деньги в банк

Автор Наталья Киреева

Иллюстратор Ivan Might

Что такое инкассация

Инкассация — это услуга по перевозке ценностей с охраной. Перевозить можно деньги, документы и вообще что угодно, дорогое сердцу. Обычно предприниматели заказывают перевозку денег в банк, но направление может быть любым: в банк, из банка, между подразделениями фирмы, в другую компанию или частному лицу.

По закону «О банках и банковской деятельности» (п.5 статья 5) инкассация денег, векселей, платежных и расчетных документов относится к банковским услугам и поэтому регулируется положениями Центробанка. Это значит, что оказывать инкассаторские услуги может не кто угодно, а только организации, у которых есть на это лицензия.

Обычно, когда говорят про инкассацию, подразумевают вооруженных охранников, которые приезжают по графику на бронированной машине. На самом деле, это не единственный вариант. Есть еще самоинкассация: зачислять деньги на расчетный счет можно через операциониста в банке, самостоятельно через банкомат, через автоматические ящики или даже заказать доставку банкомата к вашему магазину. Про всё это расскажем отдельно, сейчас — только про традиционную выездную инкассацию, тех самых вооруженных охранников.

Как часто нужно отвозить деньги в банк

Предприниматель может сам определить, как часто перечислять деньги на расчетный счет. В законе есть понятие «лимит остатка наличных денег» — это максимальная сумма, которая может быть в вашей кассе. Но во-первых, устанавливать ее обязаны только средний и крупный бизнес, а во-вторых, определяет эту сумму сам предприниматель — так гласит Указание Центробанка. Для ИП, микро и малого бизнеса устанавливать лимит не обязательно: они могут держать в кассе столько денег, сколько хотят, и переводить их на расчетный счет так часто, как хотят.

Плюсы и минусы инкассации

Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и тратить меньше времени. С другой стороны, тратить время всё равно нужно — оформлять и заполнять документы. Разберем плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратиться на инкассацию.

Плюсов у инкассации несколько: это безопасно, быстро и почти не нужно отвлекаться от работы.

Безопасность. Инкассаторы охраняют ваши деньги: у них автоматы и бронированная машина. Они гарантируют, что деньги доедут до банка. Когда вы везете деньги самостоятельно, за деньги отвечаете вы. И автомата у вас нет.

Без простоев. Если вы работаете без сотрудников, приходится выбирать: или пойти в банк, или на точку. Всё время, которое вы проводите в банке, точка простаивает, а вы не зарабатываете. С инкассацией вы не тратите время на походы в банк.

Скорость зачисления. Инкассаторы не только привозят деньги в банк, но и переводят их на расчетный счет. Иногда, если вы зачисляете деньги через операциониста в банке, что-то идёт не так, и деньги долго не приходят. У инкассаторов всё быстро. Если оформить все сопроводительные документы правильно, деньги забирают и зачисляют на счет за 1 день.

Минус инкассации в бюрократии. Чтобы за вашими деньгами приезжала машина, вы должны подписать договор на обслуживание и каждый раз заполнять пачку сопроводительных документов. Документы нужно заполнять заранее: у инкассаторов есть график, и время на каждую точку ограничено. С документами строго: никаких примерных сумм или исправлений. Если вы ошиблись, инкассаторы не будут ждать, пока вы всё исправите. Они не примут наличные, а вам придется писать отказ и оплачивать выезд.

Как заказать инкассацию

Подготовка к первой инкассации самая долгая: чтобы заказать машину, нужно оформить договор с инкассаторской службой, согласовать суммы и график, заполнить документы. С момента обращения в банк до момента, когда за деньгами приезжает машина, может пройти несколько недель. В следующие разы нужно заполнять только сопроводительные документы — их всего три, набор всегда одинаковый.

Шаг 1. Оставить предварительную заявку на инкассацию

Обычно оставить заявку можно через форму на сайте банка или инкассаторской службы. В некоторые банки приходится звонить.

Шаг 2. Согласовать тарифы

Иногда банк публикует тарифы на сайте, и вы заранее знаете, сколько будет стоить инкассация для бизнеса с вашими параметрами. Если в открытом доступе тарифов нет, о них придется договариваться индивидуально.

Шаг 3. Заключить договор обслуживания и график выездов

Если деньги инкассирует ваш банк, договор будет двусторонним, если отдельная инкассаторская служба — трехсторонним: вы, банк и инкассаторы. В договоре прописываются обязанности сторон: служба отвечает за перевозку, пересчет и зачисление денег на расчетный счет. Если с деньгами что-то случится, служба вернет всю сумму предпринимателю.

Чтобы инкассаторы согласились с вами работать, вы должны гарантировать, что к точке можно свободно подъехать, а в коридорах по пути к кассе не будет толпы посторонних. Помещение с кассой должно закрываться на ключ, во время инкассации покупателей и клиентов в нем быть не может.

Как происходит инкассация

Вместе с договором вы согласовываете и подписываете график, по которому приезжает машина. Перед каждым приездом нужно заполнить сопроводительные документы.

Шаг 1. Заполнить документы на перевозку, сложить деньги в сумку и запечатать.

Чтобы инкассатор принял у вас деньги, вы должны заполнить «Препроводительную ведомость к сумке 0402300». Он состоит из ведомости, накладной и квитанции.

Все документы вы заполняете самостоятельно. Памятку, как заполнять, даст банк. Если вдруг нет, пользуйтесь официальными разъяснениями — они есть в Приложениях к Указанию Банка России № 3352-У.

Заполненная препроводительная ведомость к сумке. Это часть документа, сам документ в четыре раза больше. Источник: glavkniga.ru

Шаг 2. Передать деньги инкассатору

Передача денег инкассатору — это почти как встреча двух разведчиков в стане врага. Когда к вам приезжает инкассатор, он должен доказать, что он действительно тот, за кого себя выдает. Для этого он показывает кассиру свой паспорт и доверенность на перевозку денег. Раньше инкассатору была нужна еще явочная карточка, но с 3 июля 2018 года ее отменили.

Дальше кассир складывает деньги в инкассаторскую сумку. Служба инкассации может работать с сейф-пакетами или с холщовыми инкассаторскими сумками. Когда будете подписывать договор, узнайте, с чем работает ваш банк. Пакеты обычно нужно покупать самостоятельно, холщовые сумки возят с собой инкассаторы.

Сейф-пакет — одноразовый пластиковый пакет для денег и документов. Его особенность в том, что после того как вы заклеили пакет, незаметно открыть его невозможно. Иногда пакеты выдает банк, иногда покупать их нужно самостоятельно.

Так выглядит сейф-пакет «Сбербанка». Как только пакет закрыли, открыть его без повреждений невозможно — это гарантирует, что незаметно поменять содержимое не удастся. Источник: rosbizinfo.ru

Инкассаторская сумка — это холщовый мешок, который запечатывается специальной пломбой. Мешки бывают больших размеров — это важно, если вы хотите перевезти действительно много наличных.

Если ваш банк работает с инкассаторскими сумками, вместе с документами и графиком инкассации вам выдадут индивидуальный пломбиратор. Он выглядит как плоскогубцы, но на его пластинках выгравирован номер места инкассации. Чтобы запечатать сумку, кассир завязывает ее бечевкой, на концы накладывает свинцовую пломбу и сжимает пломбиратором.

Набор для инкассации: сумка, пломбы, бечевка и пломбиратор. Источник: plombomir-nk.ru

Сложите деньги в пакет или сумку, вложите туда же ведомость и запечатайте. Накладная и квитанция должны остаться у вас на руках. Следите за тем, чтобы во всех документах сумма точно совпадала — иначе инкассаторы не примут деньги, а вы заплатите за холостой выезд.

Дальше инкассатор проверяет, что сумка цела, пломба соответствует образцу и смотрит, что все документы заполнены правильно.

Если всё в порядке, инкассатор должен поставить штамп и расписаться на квитанции. Квитанция остается у кассира — это доказательство, что инкассатор забрал сумку с деньгами и теперь несет за нее ответственность.

Если что-то пошло не так, например, в документах ошибки или исправления, суммы не совпадают или пакет поврежден, инкассатор не примет деньги, а вы заплатите за отказ.

Девушкам из Stories инкассация удалась только с третьего раза: сначала не было сейф-пакета, потом не успели подготовить документы. Источник: stories.evotor.ru

Шаг 3. Ждать денег на расчетном счету

Когда вы отдали деньги инкассатору, всё дальнейшее — его работа. Он отвозит наличные в банк, там их пересчитывают и переводят на счет. Если всё правильно, деньги приходят за 1-2 дня.

При пересчете банк может выявить нарушения: например, обнаружить, что реальная сумма больше или меньше суммы в документах, или выяснить, что деньги фальшивые. Тогда сотрудники банка оформляют акт экспертизы и ищут виновных.

Сколько стоит инкассация

Стоимость инкассации зависит от суммы, которую вы хотите перевезти, времени инкассации и сложности маршрута, наличия вооруженной охраны и регулярности перевозок. Она складывается из фиксированной стоимости за выезд (500-800 рублей) и процента от суммы, которую предприниматель сдает инкассаторам (0,1-2%).

Часто банки не публикуют тарифы на сайте, а рассчитывают для каждого индивидуально. Банку удобнее работать с большими суммами, поэтому чем больше сумма, тем ниже процент. А еще, если вы лояльный клиент, например, у вас расчетный счет, эквайринг и аренда онлайн-кассы в одном банке, тариф обычно выгоднее.

Итого

1. Решите, нужна ли вам инкассация. Плюсы — не придется уезжать с точки, везти деньги в сумке и тратить время на очереди. Всё безопасно: ответственность за деньги несет инкассаторская служба. Минусы — бюрократия: придется оформлять кипу сопроводительных документов, а за каждую ошибку платить.

2. Узнайте, сколько стоит инкассация. Как правило, если стоимость фиксированная, ее пишут на сайте банка. Если нет, оставляйте заявку и пробуйте договориться с менеджером о льготных условиях.

3. Узнайте, какие документы хочет от вас банк. Пройдитесь по каждому пункту договора, выясните все подробности: например, сколько времени инкассаторы могут провести у вас на точке, что будет, если вы ошиблись с документами, кто покупает пластиковые пакеты для денег.

4. Изучите шаблоны, памятки и инструкции, как заполнять документы. Готовьте документы заранее: инкассаторы не будут ждать, пока вы заполните формы. Если не уложитесь в отведенное время, деньги не заберут, зато придется писать отказ и оплачивать выезд.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите 111 Ctrl+Enter.