Представительские расходы: оформляем документы

Расходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты). Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

• транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

Обратите внимание:

• указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
• финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).

Что не входит?

На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

Аренда помещения

Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения – налоговики не признают их представительскими.

Организация развлечений

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

А как быть с физлицами?

В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!

Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

Транспортное обслуживание и проживание

НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение – доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.

Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).

Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).

Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).

Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.

Сувениры

В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

Питание представителей

Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:

• приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
• смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
• а также первичные подтверждающие документы.

Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно – в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).

Спиртные напитки

Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.

Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письма Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Оформление залов

В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.

Официальный характер приема

Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.

При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат1.

Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:

• программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
• список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
• отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).

Документальное оформление представительских расходов

Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

• официальность проводимого мероприятия;
• экономическая обоснованность производимых расходов;
• документальное подтверждение понесенных расходов.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные2:

• документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
• документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
• документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»3. Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.20124.

В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих письмах5. Сведем все воедино, и у нас получится:

• приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
• отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
• цель и результаты мероприятия,
• сумма расходов на представительские цели,
• а также иные необходимые данные.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Приказ (распоряжение)

Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, – в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:

• вопросами, являющимися предметом переговоров, и
• служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.

В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц – участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).

В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

Программа мероприятия и смета расходов

В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.

Пример 1 СвернутьПоказатьПример 2 СвернутьПоказатьПример 3 СвернутьПоказать

И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.

Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие… и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.

Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Т.к. документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).

После утверждения сметы лицу, отвечающему за проведение официального мероприятия, выдаются денежные средства под отчет по расходному кассовому ордеру.

Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составляемое в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.

Отчет о проведении официального мероприятия

По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ – отчет (см. Пример 4). Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.

Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли в зависимость от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.

Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).

Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.

Пример 4 СвернутьПоказать

В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица. А в отчете о проведении представительского мероприятия достаточно указания общих сумм по каждой статье затрат. Удобно оба отчета составлять одновременно6.

Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д). Важно, чтобы эти документы были оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 402-ФЗ7. В случае отсутствия или неправильного оформления какого-либо первичного документа проверяющие органы просто исключат соответствующие затраты из расходов и они подпадут под налогообложение прибыли.

Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Но с 01.01.2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм8, просто утвердив их же своим приказом (тогда при распечатке такой формы в ее шапке больше не делают ссылки на постановление Госкомстата, которым она была утверждена).

Для чего мы объясняем эти тонкости? Дело в том, что при сборе первичных документов вам необходимо будет не только обращать внимание на их наименование, но и проверять на предмет соответствия требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ (наличие обязательных реквизитов).

Если все обязательные реквизиты присутствуют, то проблем с контролирующими органами не возникнет. Если сами обнаружили ошибку, следует обратиться к поставщику с просьбой о замене документа на новый – правильно оформленный.

Пример 5

Для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать

СвернутьПоказать

Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:

• оригинал подписанного двухстороннего договора;
• акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
• счет-фактуру;
• путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги (форма № 3);
• счета на оплату.

Если же вы обращались не в организацию, а к «простому таксисту», то у него нужно получить чек ККТ на оплату проезда.

Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:

• товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
• счет-фактуру;
• счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).

Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.

Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на вашем складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).

Закупка продуктов для кофе-брейка. Целесообразнее всего приобретать подобную продукцию в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:

• товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
• счет-фактуру.

Эти документы не вызывают подозрений у проверяющих органов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.

Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.

Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.

Завтраки / обеды / ужины в кафе / ресторане, буфетное обслуживание силами сторонней организации. Данные расходы оформляются:

• счетами,
• договорами на оказание услуг,
• заказ-счетами (форма № ОП-20),
• актами на отпуск питания по безналичному расчету (форма № ОП-22).

Для отражения расходов на проживание в гостинице вам нужно взять чек ККТ или БСО – бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

Приобретение билетов в театр (на концерт). Прежде всего необходимо сохранить сами билеты, по которым приглашенные гости наслаждались культурной программой.

Если билеты приобретались у фирмы, то можно также подтвердить расходы накладной на приобретение входных билетов (форма № ТОРГ-12).

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:

• оригинал подписанного двухстороннего договора;
• акт выполненных работ;
• счет-фактура;
• счет на оплату.

Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:

• этот договор подряда;
• акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать ваше мероприятие, его время и дата);
• платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам).

* * *

Обратите внимание: представительские расходы являются нормируемыми – включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это правило действует в организациях с обычной системой налогообложения.

А вот налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), вообще не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Т.е. расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог – и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ, а также письме Минфина России от 31.07.2003 № 04-02-05/3/61.

Сноски

СвернутьПоказать

1. См. письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, а также письма УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 № 20-12/97007, от 16.05.2006 № 20-12/41851. Вернуться назад

2. Данное мнение подтверждается письмами Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.10.2012 № 03-03-06/1/551, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675. Вернуться назад

3. Далее – Закон № 402-ФЗ. Вернуться назад

4. Далее – Закон № 129-ФЗ. Вернуться назад

5. В НК РФ нет перечисления документов, служащих обоснованием представительских расходов, поэтому воспользуемся перечнем, представленным Минфином России. Вернуться назад

6. Крайний срок составления отчета о проведении представительского мероприятия обычно указывается в приказе о его подготовке. А крайний срок сдачи в бухгалтерию авансового отчета устанавливается в приказе, регулирующем порядок выдачи денег под отчет на данном предприятии. Вернуться назад

7. О них мы говорили выше, когда начинали объяснять правила документального оформления представительских расходов. Вернуться назад

8. Тем более, что все предприятия пользуются в учете бухгалтерскими программами, где уже давно были настроены формы первичных документов. Вернуться назад

Источник: http://www.Delo-Press.ru/articles.php?n=13135

Расходы на деловой ужин учитываются в качестве представительских расходов

Перечень представительских расходов установлен пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса. К ним относятся расходы организации на официальный прием или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и или поддержания взаимного сотрудничества. Также в Кодексе четко прописано: к представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха. Ранее чиновники считали, что обеды в кафе признать нельзя, поскольку они не носят официального характера (письма Минфина от 05.04.05 № 03-03-01-04/1/157, УФНС России по г. Москве от 16.05.06 № 20-12/41851). Однако позднее Минфин признал: расходы, связанные с проведением встречи с представителями других организаций учитываются при налогообложении прибыли, независимо от места проведения такой встречи. Главное, чтобы компания смогла документально подтвердить факт проведения официальных переговоров. В отчетах следует указать дату и место проведения встречи, конкретное назначение расходов и их величину. А расходы на официальный ужин нужно подтвердить соответствующими счетами на оплату. Напомним, что данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, а именно — 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/news/2009/11/2533

В соответствии с пунктом 2 статьи 264 НК РФ:

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся расходы на:
— проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации — налогоплательщика, участвующих в переговорах,
— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
— буфетное обслуживание во время переговоров,
— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Начиная с 1 января 2002 года, на основании пункта 2 статьи 264 НК РФ налогооблагаемую прибыль уменьшают представительские расходы в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Расходы в части, превышающей этот норматив, в соответствии с пунктом 42 статьи 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения.
На основании действующей редакции статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом труда и работы, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы по содержанию работников, предусмотренные требованиями ТК РФ и (или) коллективными договорами.
До введения в действие главы 25 Налогового кодекса РФ в состав представительских расходов разрешалось включать затраты на посещение приглашенными культурно-зрелищных мероприятий, а также буфетное обслуживание последних во время таких мероприятий. В настоящее время в затратную часть предприятия для целей налогообложения прибыли эти расходы не относятся.

Перечень представительских расходов является закрытым и расширительному толкованию не подлежит. Таким образом, в соответствии с главой 25 НК РФ в составе представительских расходов нельзя отражать:
обед в казино или пансионате;
расходы по проживанию в гостиницах, прибывших для ведения переговоров, представителей других фирм;
расходы по приобретению проездных билетов для представителей других фирм, участвующих в переговорах;
оформление виз;
затраты на проведение праздничных мероприятий и юбилеев.

Следует помнить, что в случае использования налогоплательщиком услуг приглашенного переводчика при приеме представителей контрагентов, в данной статье затрат отражается не только стоимость услуг, непосредственно переводчика, но ЕСН, начисляемый на его зарплату по гражданско-правовому договору (пункт 1 статьи 236 НК РФ). Однако при этом в штатном расписании самого налогоплательщика единицы переводчика быть не должно. На основании пункта 3 статьи 238 НК РФ в составе ЕСН не начисляется взнос в Фонд социального страхования РФ.

В целях налогообложения прибыли, начиная с 1 января 2002 года, представительские расходы в соответствии с пунктом 1 статьи 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Таким образом, налогоплательщики, применяющие в целях определения доходов и расходов метод начисления, такие расходы учитывают как косвенные в соответствии с пунктом 1 статьи 318, статьей 320 НК РФ.

Датой осуществления представительских расходов для организаций, использующих метод начисления при определении налоговой базы по налогу на прибыль, в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.

К авансовому отчету должны быть приложены первичные учетные (расчетные) документы, подтверждающие факт расходования денежных средств: документы, удостоверяющие оплату транспортных расходов, чеки, счета из ресторанов или организаций общественного питания, корешки к приходным кассовым ордерам и т.п. Однако данные документы не предусматривают сведений, позволяющих отнести затраты к представительским, следовательно, дополнительно должен быть составлен еще один документ с указанием всех необходимых реквизитов (статья 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Таким документом может быть акт о проведении переговоров с контрагентами, где необходимо отразить дату и место проведения встречи, список приглашенных, конкретное назначение расходов и их величину.

В действующей редакции Налогового кодекса РФ не содержится требований к оформлению первичных документов. Таким образом, за налогоплательщиком сохраняется право самостоятельно определять конкретный порядок расходования средств на предпринимательские расходы, их документальное подтверждение, оформление и контроль, а также перечень лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности.

Для исключения вопросов со стороны МНС РФ можно рекомендовать выпустить внутренний нормативный документ, регламентирующий все перечисленные моменты.

Бухгалтерское и налоговое отражение представительских расходов осуществляются на основании первичных учетных документов. Первичные документы должны содержать информацию о дате и месте проведения деловой встречи, приглашенных лицах и участниках со стороны организации, величине расходов и их конкретном назначении.

В составе расходов принимаются затраты, непосредственно связанные с производственной деятельностью, таким образом, перечень обсуждаемых вопросов должен найти отражение в акте. Целесообразно составить протокол о намерениях заключить договор. Налоговый кодекс РФ при отражении расходов в составе расходов, уменьшающих прибыль, не содержит конкретного требования о наличии положительного результата переговоров. Целью переговоров может споров с МНС РФ в арбитражном суде необходимо запастись подтверждением производственной направленности расходов.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/3127/

Документальное оформление представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

• время и место проведения мероприятия;

• программа мероприятия;

• состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

• величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

1. приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

2. смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Представительские расходы налог на прибыль

«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(ред. от 25.12.2018)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 25.01.2019)2. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Источник: http://www.Consultant.ru/law/podborki/predstavitelskie_rashody_nalog_na_pribyl/

Представительские расходы: налогообложение издержек на организацию деловых встреч, документальное оформление

Главная — Статьи

Статьей 252 НК предусмотрено, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных затрат.

Расходы можно принять к учету в целях налогообложения прибыли, если они:

— обоснованны;

— экономически оправданны;

— подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

— произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под обоснованностью расходов суды рассматривают намерения налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (Определение КС РФ от 4 июня 2007 г. N 320-О-П, Постановление ВАС РФ от 12 октября 2006 г. N 53).

Камнем преткновения при проверках налоговых органов с точки зрения обоснованности произведенных затрат почти всегда являются издержки, понесенные компанией для организации деловых встреч, или попросту «представительские». Установленный Налоговым кодексом РФ перечень расходов, относимых к таковым, является закрытым (следует иметь в виду, что в целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату труда).

К этому виду затрат относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества, в том числе лиц, прибывших на заседания совета директоров, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся:

— расходы на проведение официального приема, завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для указанных лиц, а также представителей организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия;

— на буфетное обслуживание во время переговоров;

— на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. К этому виду расходов нельзя отнести оплату билетов на междугородный проезд официальных лиц приглашенной организации, если та находится в другом населенном пункте, а также плату за проживание в гостинице.

Установленный НК перечень расходов, относимых к представительским (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК), является закрытым. Вместе с тем не следует забывать, что в целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4 процентов от суммы расходов организации на оплату труда.

Однако в НК РФ не детализировано, что можно учитывать, например, в качестве буфетного обслуживания или проведения официального приема, а что нельзя. Принимая во внимание достаточно широкую трактовку данных понятий, на практике организации нередко испытывают трудности при решении вопроса о том, являются ли те или иные затраты представительскими расходами.

На первый — второй рассчитайсь!

Вопрос, должна ли компания направлять в налоговую перечень партнеров, участвующих во встрече, а также доказательства их фактического присутствия, остается открытым. Налоговый кодекс не устанавливает специального перечня документов, необходимых для подтверждения представительских расходов. Список рекомендуемых документов, которые позволят компании доказать правомерность отнесения затрат на организацию встречи, перечислили чиновники Минфина России (в Письмах от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/4/26, от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807. В него вошли следующие документы:

— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

— смета представительских расходов;

— первичные документы, в том числе необходимые в случаях использования приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

— отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям, в котором отражаются их цель, результаты проведения; иные необходимые данные о проведенных мероприятиях, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все затраты, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

По поводу составления перечня партнеров, участвующих во встрече, а также доказательства их фактического присутствия позиция ФНС однозначна: расходы по проведению официального приема должны быть документально подтверждены, в том числе протоколом мероприятия с указанием лиц, участвующих в мероприятии. В противном случае они не учитываются для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 22 декабря 2006 г. N 21-11/113019@).

Однако нельзя не сказать, что есть и другое мнение на этот счет, выраженное в некоторых решениях федеральных арбитражных судов. Суд считает, что представленный перечень документов является примерным, и смета представительских расходов не является обязательным документом, подтверждающим затраты налогоплательщика в целях налога на прибыль.

Решение суда основано на том, что для признания правомерности понесенных затрат служат документы, которые оформлены согласно требованиям российского законодательства (п. 1 ст. 252 НК). Налоговым же кодексом не установлен специальный их перечень, необходимый для подтверждения представительских расходов. А раз так, то их можно доказать любыми иными документами помимо сметы.

Такой подход, в частности, отражен в Постановлении ФАС СЗО от 16 июля 2008 г. по делу N А56-15358/2007, в котором указано, что налогоплательщик вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму представительских расходов при отсутствии документов, подтверждающих программу мероприятий, состав делегаций, списки участников, исполнительной сметы на каждую встречу и актов списания по каждому случаю приема. Более того, еще в одном своем Постановлении ФАС СЗО отмечает, что доводы налоговой инспекции о необходимости представления таких документов незаконны (Постановление от 14 августа 2007 г. по делу N А56-3739/2006).

Помимо всего прочего отсутствие поименного списка гостей не является обязательным, что подтверждается позицией ФАС УО в Постановлении от 7 сентября 2005 г. N Ф09-3872/05-С7. Общество понесло представительские расходы на официальный прием сотрудников других организаций и их буфетное обслуживание. Инспекторы доначислили налог на прибыль, посчитав такие расходы экономически необоснованными и документально не подтвержденными, так как не было представлено поименного списка представителей организаций — участников переговоров и программы проведения деловой встречи. Суд признал достаточным для подтверждения понесенных расходов соответствующих приказов руководства общества, накладных, актов на списание, содержащих наименование участников, дату и место проведения переговоров, хозяйственных договоров, заключенных с организациями — участниками деловой встречи.

Итак, подводя итоги вышесказанному, приходим к выводу, что если у организации нет поименного списка гостей, но есть другие подтверждающие документы, налогоплательщик может принять такие расходы в целях налога на прибыль, но доказывать целесообразность понесенных расходов, скорее всего, ему придется в суде. Во избежание претензий со стороны контролеров настоятельно советуем составлять поименный список гостей — это снимет налоговые риски и необходимость доказывать свою правоту в суде.

А в ресторане…

Следующий важный вопрос, который предстоит рассмотреть: включается ли в представительские расходы финансирование устроения банкета в ресторане или баре с фирмой-партнером? Не посчитают ли налоговики такое мероприятие организацией отдыха? На этот счет в НК указано, что к представительским расходам организации относятся затраты на проведение официальных приемов (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), а также буфетное обслуживание во время переговоров.

Следовательно, для отнесения представительских расходов на финансовые результаты налогоплательщику следует помнить, что в Кодексе они предусмотрены только для официальных мероприятий.

Для подтверждения вышеуказанных расходов целесообразно оформить помимо документов, указанных в рекомендованных Минфином Письмах (от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/4/26, от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807), еще и сценарный план проводимого мероприятия, в котором указывается состав участников, перечень вопросов, связанных с сотрудничеством и взаимоотношениями с налогоплательщиком.

Непременным условием отнесения затрат по проведению банкета на финансовые результаты является подтверждение необходимости произведенных расходов, то есть обязательное оформление всех первичных внутренних документов. В противном случае налогоплательщику будет сложно доказать, что расходы на данное мероприятие были обоснованными.

Данную позицию поддерживает УФНС России по г. Москве (Письмо от 23 декабря 2005 г. N 20-12/95338) и ФАС СЗО (Постановление от 1 ноября 2007 г. по делу N А56-7098/2007). Налоговый орган счел, что расходы банка на проведение мероприятия (звуковое и световое обеспечение; оформление помещений; фото- и видеосъемку) с участием представителей предприятий, учреждений, организаций города и области и работников банка необоснованны. Банк представил смету расходов, сценарный план, перечень решений, принятых в ходе мероприятия. Суд указал, что в соответствии с п. 2 ст. 264 НК необходимо, чтобы «представительские» были связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК), были понесены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на организацию отдыха, развлечений. С учетом тематики мероприятия, указанной в сценарном плане, состава участников, перечня вопросов, связанных с сотрудничеством и взаимоотношениями с банком, суд сделал вывод о том, что мероприятие направлено на расширение деятельности банка и расходы обоснованны.

В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 15 октября 2007 г. N Ф08-6877/2007-2552А суд исследовал приказы о проведении конференций и совещаний, программы официальных приемов, сметы представительских расходов, в которых указаны назначение и величина расходов, даны список приглашенных лиц, счета-заказы и счета-фактуры организаций общественного питания, платежные поручения либо чеки ККМ, авансовые отчеты, акты комиссии на списание расходов, свидетельствующие об оказании услуг и целевом расходовании средств. Налоговый орган не представил доказательств того, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха. При таких обстоятельствах суд признал недействительным решение налоговой инспекции о доначислении организации налога на прибыль.

Не следует забывать, что ежегодные праздничные мероприятия, такие как празднование Нового года, не относятся к официальным приемам и не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Если проведенные мероприятия (к примеру, ужин в ресторане) не носят официальный характер, или же отсутствуют документы, подтверждающие проведение деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 5 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/157, УФНС России по г. Москве от 16 мая 2006 г. N 20-12/41851, ФНС России от 14 марта 2005 г. N 02-3-08/327-4).

Следовательно, при проведении мероприятий с представителями официальных лиц необходимым условием для принятия расходов к налоговому учету является кропотливое и тщательное составление внутренних документов, особенно первичных. В противном случае такие затраты могут быть оспорены контролирующими органами. Не следует уповать на лояльность судей в данном вопросе, потому что, как показывает практика, для отстаивания своей позиции в суде налогоплательщику необходимо будет представить оправдательные документы, доказывающие целесообразность проведения мероприятия.

Маленькие радости

Расходы на сувенирную продукцию не указаны в Налоговом кодексе в составе представительских расходов. Можно ли их учесть как таковые? Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК к «представительским» относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

Как уже было отмечено, законодатель предусмотрел закрытый перечень расходов для признания их в налоговом учете при налогообложении прибыли. Сувенирная продукция в этом перечне отсутствует.

Этими нормами и руководствуется Минфин России (Письмо от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136) и не рассматривает расходы на сувенирную продукцию для целей налогообложения прибыли.

Противоположна позиция контролирующих органов, и она изложена в Письмах УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.2, ФНС России от 25 апреля 2007 г. N ШТ-6-03/348@ и МНС России от 16 августа 2004 г. N 02-5-10/51.

При принятии решения об отнесении расходов на сувенирную продукцию на финансовые результаты необходимо определить, для каких целей она приобретается или изготавливается, а также то, кому и при каких обстоятельствах ее будут реализовывать. Именно от этих факторов и зависит, к какой группе расходов можно отнести подобные затраты, и можно ли их вообще отнести к таковым. Условно сувенирную продукцию предлагается поделить на три группы:

— сувениры, содержащие символику организации, которые вручаются представителям других компаний в соответствии с обычаем делового оборота для установления и поддержания взаимного сотрудничества. К данному виду подарков относятся тестовые образцы, буклеты, содержащие информацию о продукции компании, и т.п.;

— сувениры, содержащие символику организации; вручаются во время официального приема представителям организаций-контрагентов, участвующим в переговорах. Таковыми могут быть, к примеру, канцелярские принадлежности, необходимые при проведении деловой встречи;

— сувениры, не содержащие логотипа организации и безвозмездно передаваемые организациям-контрагентам.

Сувениры, относящиеся к первой группе, законодателем рассматриваются как рекламные расходы. А именно: согласно ст. 3 Закона от 13 марта 2006 г. N 38-ФЗ «О рекламе» реклама — информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.

Таким образом, затраты на сувениры, содержащие символику организации, передаваемые в соответствии с обычаем делового оборота представителям других организаций, учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в качестве расходов на рекламу.

Если сувенирная продукция с символикой вручается во время официального приема представителям организаций-контрагентов, участвующим в переговорах, ее стоимость при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль рассматривается в качестве представительских расходов и подлежит нормированию в установленном для этой категории расходов порядке.

Затраты на подарки, не содержащие логотипа организации и безвозмездно передаваемые организациям-контрагентам, не учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК).

Подводя итоги вышесказанному, подчеркнем: для того чтобы организации признать расходы на сувенирную продукцию в качестве представительских, передачу подарков во время официальной встречи необходимо запротоколировать, внести в программу или сценарный план мероприятия, а также внести стоимость сувенирной продукции в смету мероприятий.

Место красит компанию

Немаловажный вопрос для небольших компаний: можно ли включить в «представительские» финансирование аренды помещения, если у организации нет собственного зала для переговоров? Для того чтобы включить расходы на аренду помещения в состав представительских расходов, налогоплательщику придется доказывать контролирующим органам, что оно использовалось исключительно для проведения официальных встреч, направленных на установление и поддержание сотрудничества.

Эта позиция подтверждается в Постановлении ФАС СЗО от 19 июня 2008 г. по делу N А13-7506/2006-28. В рассматриваемом деле арбитры отклонили претензии ИФНС к налогоплательщику, который якобы необоснованно в качестве представительских расходов учел расходы на аренду помещений.

Суд признал позицию ИФНС неправомерной: налогоплательщик присутствовал на деловой встрече по сотрудничеству с иностранными фирмами. Согласно программе мероприятия стороны участвовали в проведении годового собрания акционеров и обсуждали вопросы сотрудничества при строительстве автомобильных дорог. С учетом отсутствия у налогоплательщика помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных контрагентов, ведения переговоров и заключения сделок, представительские расходы на аренду помещения были признаны судом обоснованными.

Nota bene. При отсутствии у налогоплательщика помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных контрагентов, ведения переговоров и заключения сделок, представительские расходы на аренду помещения суды признают обоснованными.

Между тем если данное помещение используется для других целей, например для проведения организационных совещаний внутри компании, включение расходов в состав представительских будет неправомерно.

Как выйти из сложившейся ситуации с наименьшими рисками?

Нами уже оговорено ранее, что для этого надлежит правильно оформить документы на проведение подобного мероприятия, сославшись на необходимость арендовать помещение, и обязательно включить эту сумму в смету на представительские расходы.

Не договорились

К сожалению, деловые встречи не всегда заканчиваются заключением выгодного контракта. Если затраты на переговоры не дали положительного результата, можно ли их учесть как представительские? Со стороны контролирующих органов нередко возникают претензии к организациям, осуществляющим представительские расходы и не предъявляющим контролерам положительных результатов встреч.

Налоговый кодекс не ставит право отнесения на себестоимость представительских расходов в зависимость от достижения конкретного результата переговоров.

Аналогичную позицию поддерживают и судебные органы. В Постановлении ФАС Поволжского округа от 22 — 29 марта 2005 г. N А12-18384/04-С36 арбитры признали, что результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа мероприятия, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылается налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат.

Nota bene. Судьи признали, что результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа мероприятия, а также перечень решаемых вопросов не относятся к первичным учетным документам и их наличие не служит обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат.

Рассмотрим следующую ситуацию: ООО «Дружба», производитель потребительского упаковочного материала, планирует провести мероприятие в ресторане с представителями ликеро-водочного предприятия ОАО «Победа». Мероприятие направлено на поддержание делового имиджа и имеет целью укрепление взаимного сотрудничества. Заключается договор на аренду комнаты переговоров и банкетное обслуживание, а кроме того, договор с ООО «Кредо» на написание сценарного плана и проведение мероприятия. На мероприятии планируется раздача сувенирной продукции, содержащей символику ООО «Дружба».

Всего на банкете будет присутствовать 15 человек, из которых 5 — представители ООО «Дружба», и 10 — представители ОАО «Победа».

Стоимость аренды зала для переговоров — 7000 руб., стоимость банкетного обслуживания — 78 000 руб., написание сценарного плана и проведение мероприятия стоит 74 000 руб., сувенирная продукция — 30 000 руб.

Всего расходы на проведение встречи составили 189 000 руб.

Как видим, сумма расходов существенная, и, скорее всего, она привлечет внимание контролирующих органов. Как доказать целесообразность проводимого мероприятия? Расходы могут считаться оправданными и обоснованными, если по итогам встречи достигнута договоренность по подписанию долгосрочного контракта на поставку продукции, доход от которого как минимум превышает расходы на проведение банкета.

Допустим, до проведения мероприятия годовой оборот предприятия составлял 700 000 руб. и по итогам встречи планировалось его увеличение на 10 процентов; в этом случае доказать целесообразность расхода будет сложно. Если же планировалось увеличение оборота до 1 400 000 руб., что принесло бы увеличение прибыли на 400 000, то доказать целесообразность такого расхода будет гораздо проще.

Конечно все суммы условные, как и понятие целесообразности. Какие конкретно суммы налоговая инспекция сочтет приемлемыми, предсказать невозможно.

Итак, готовим «оправдательные» документы:

1) приказ о проведении мероприятия, подписанный руководителем;

2) распорядительную записку о заключении договора аренды зала для переговоров в связи с отсутствием такого помещения у ООО «Дружба»;

3) приказ о заключении договора со специализированной организацией на составление сценарного плана и ведение мероприятия в связи с отсутствием предусмотренной штатной единицы, в обязанности которого входила бы организация мероприятия;

4) смету, утвержденную руководителем. При ее составлении, кроме расходов на аренду и банкетное обслуживание, необходимо указать и затраты на привлечение ООО «Кредо» и на сувенирную продукцию;

5) план мероприятия. Особо стоит обратить внимание на сценарный план, или программу встречи. Необходимо, чтобы в нем фигурировали сроки и место проведения мероприятия, список лиц, приглашенных с обеих сторон, цель, этапы встречи, такие как: выступления сторон, демонстрация слайдов и презентаций, проект контракта или предложения, образцы продукции. Необходимо также включить в этот план раздачу сувениров. Хорошо бы разослать представителям ОАО «Победа» приглашения и программу встречи (программу и копии приглашений должны наличествовать);

6) отчет о проведенном мероприятии — обязательная составляющая; при этом в нем необходимо будет указать, какие договоренности были достигнуты, заключен ли контракт или его подписание планируется в ближайшее время.

Этот список можно дополнять прочими документами, такими как протокол встречи или отчет о переданной сувенирной продукции.

К каждому отдельному мероприятию нужно подходить индивидуально и не забывать о понесенных, к примеру, транспортных расходах, расходах на услуги переводчика.

Итак, можно ли принять расходы после такой встречи в качестве представительских? Можно, если это официальное мероприятие, затраты обоснованны и документально подтверждены, а также соблюдается принцип целесообразности расхода. А качество и полнота собранной документации убережет организацию от претензий контролирующих органов и походов в судебные инстанции.

Nota bene. Можно принять расходы в качестве представительских, если это официальное мероприятие, затраты обоснованны и документально подтверждены, соблюдается принцип целесообразности расхода. Качество и полнота собранной документации убережет организацию от претензий контролирующих органов и походов в судебные инстанции.

Таким образом, компаниям, организующим деловые встречи с контрагентами, следует тщательно разработать формы документов, подтверждающих обоснованность понесенных затрат. Хотя суды и не признают отсутствие дополнительных документов препятствием для признания расходов на организацию деловых встреч в качестве представительских, правильное подтверждение и обоснование расходов снимает с предприятия риски предъявления претензий со стороны фискальных органов, а следовательно, и риски последующих судебных разбирательств.

Источник: http://www.pnalog.ru/material/nalogooblozhenie-predstavitelskie-rashody

В чём сущность представительских расходов и их учета?

Рассматриваемая категория расходов в соответствии с подп. 22 п. 1, а также п. 2 ст. 264 НК РФ может быть представлена:

• затратами на организацию официального приема тех или иных лиц (например, в формате делового обеда);
• транспортными расходами в рамках представительских мероприятий;
• предоставлением буфетных услуг в процессе официального мероприятия;
• оплатой услуг внештатного специалиста, осуществляющего перевод устных переговоров (или документов) сторон, участвующих в официальном мероприятии,
• прочими затратами.

Представительские расходы входят в число тех, что относятся к производственным или же связанным с реализацией. Их можно использовать для уменьшения налоговой базы при исчислении налога на прибыль — в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. К расходам на оплату труда относятся, в частности:

• зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
• отчисления в государственные фонды;
• отпускные.

Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ.

В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек. Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности.

При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:

• на материальные затраты;
• расходы, которые связаны с оплатой труда;
• социальные отчисления;
• амортизационные отчисления;
• прочие затраты.

Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты. Их перечень организация устанавливает самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

Совершение представительских расходов в целях уменьшения налоговой базы должно быть документально подтверждено. Изучим то, каким образом может решаться эта задача.

Документальное подтверждение представительских расходов

Отметим, что ранее Минфин (письмо от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) рекомендовал предприятиям применять в целях подтверждения представительских расходов такие документы, как:

• приказ или распоряжение руководителя фирмы об осуществлении представительских расходов;
• смета соответствующих расходов;
• отчет об осуществлении представительских расходов.

Также Минфин в указанном письме рекомендовал удостоверять корректность цифр в отчете первичкой.

В более свежем письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 Минфин значительно сократил указанный перечень, разрешая фирмам подтверждать представительские расходы только отчетом и первичкой.

При этом в письме ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 приводится мнение, что в целях подтверждения расходов достаточно (не считая первички) любых документов, которые удовлетворяют критериям ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

На практике же в целях минимизации налоговых рисков в комплект подтверждающих представительские расходы документов фирмы чаще всего включают именно те, что утверждены приказом от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, а также дополняют их:

• актами о списании расходов;
• программами официальных мероприятий;
• договорами со сторонними хозяйствующими субъектами на оказание услуг в целях проведения официальных мероприятий.

В случае если официальные мероприятия проводятся регулярно, порядок их проведения имеет смысл регламентировать внутрикорпоративным положением о представительских расходах. Порядок его применения не рассматривается Минфином и ФНС: использование этого приложения предусмотрено только отраслевыми правовыми актами (такими как приказ РЖД от 26.02.2006 № 46). Но на практике многие организации применяют данный источник.

Изучим его специфику подробнее.

Положение о представительских расходах: структура документа

Документ может быть представлен следующими основными разделами (блоками):

1. Содержащим общие положения о документе, его предназначении.

2. Устанавливающим термины и понятия, используемые в документе.

3. Раскрывающим цель осуществления учитываемых расходов.

4. Устанавливающим территорию, места проведения официальных мероприятий.

5. Устанавливающим перечень субъектов, которые могут выполнять ведущую роль в проведении соответствующих мероприятий.

6. Устанавливающим перечень представительских расходов — в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.

7. Устанавливающим порядок применения соответствующих расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы, также с учетом положений НК РФ.

8. Определяющим перечни документов, используемых предприятием в целях учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

9. Устанавливающим нормативы (или лимиты) по основным представительским расходам.

10. Устанавливающим порядок определения величины расходов, по которым не установлены соответствующие нормативы или лимиты.

11. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

12. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий.

13. Устанавливающим порядок взаимодействия сотрудников, которые отвечают за проведение соответствующих мероприятий, учет и отчетность по ним.

14. Устанавливающим порядок учета расходов в рамках представительских мероприятий и формирования отчетности по ним.

15. Устанавливающим порядок осуществления расчетов по расходам в рамках официальных мероприятий.

16. Устанавливающим порядок взаимодействия фирмы с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами в рамках проведения официальных мероприятий.

В случае если фирма утверждает положение о представительских расходах, то документы для их подтверждения должны будут составляться на основе форм, принятых в качестве приложений к этому положению.

Как они могут выглядеть?