В целях соблюдения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, доверенный оператор электронного документооборота счетов-фактур ФНС РФ ООО «ДИРЕКТУМ» (идентификатор 2IG, паспорт №0202 от 25.08.2016 года) просит разъяснить вопросы, связанные с корректировкой электронных универсальных передаточных документов.

Формат универсального передаточного документа (УПД), утвержденный Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@, включает три функции:

• СЧФ – счет-фактура;
• СЧФДОП – первичный документ и счет-фактура;
• ДОП – первичный документ.

Формат универсального корректировочного документа (УКД), утвержденный Приказом ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@, также включает три функции:

• КСЧФ – корректировочный счет-фактура;
• КСЧФДИС – корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости товаров (работ, услуг, имущественных прав);
• ДИС – документ об изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Покупатель может оприходовать товар только тогда, когда он его получил и подписал первичный документ, что отражает факт принятия товара поставщиком. В случае с электронным УПД с функцией СЧФДОП покупатель подписывает его.

Ситуация 1

В случае, когда покупатель находит расхождения в товаре, например, недостачу, то он может подписать УПД с функцией СЧФДОП, при этом указав в поле «Содержание операции» найденные расхождения.

Вопрос 1. Должен ли при этом покупатель формировать документ, отражающий претензии, например, акт об установленных расхождениях?

После этого продавец выставляет УКД с функцией КСЧФДИС на выставленный ранее УПД с функцией СЧФДОП.

Вопрос 2. Если между продавцом и покупателем подписан документ ТОРГ-2, может ли продавец выставить не УПД с функцией КСЧФДИС, а УПД только с функцией КСЧФ?

Ситуация 2

Покупатель нашел расхождения в товаре, например, недостачу. Покупатель может отказать в подписании УПД с функцией СЧФДОП. Тогда он не сможет оприходовать ту часть товара, по которой нет расхождений.

Вопрос 3. Считается ли при этом счет-фактура выставленным?

Вопрос 4. Может ли покупатель отказать в подписании УПД с функцией СЧФДОП, если часть товара пришла верно, и для каких ситуаций предусмотрен отказ в подписании УПД с функцией СЧФДОП?

Вопрос 5. Как в этом случае покупателю оприходовать товар, пришедший верно?

Если после отказа в подписании УПД с функцией СЧФДОП продавец выставит УКД с функцией КСЧФДИС, который покупатель подпишет, то покупатель сможет принять только ту часть товара, которая указана в КСЧФДИС. Остальной товар, по которому покупатель отказал, он оприходовать не сможет.

Если продавец отправит повторно УПД с функцией СЧФДОП, то будет считаться, что он два раза выставил счет-фактуру, что тоже неправильно. Считается, что при отказе в подписании первого УПД с функцией СЧФДОП, покупатель отправил по счету-фактуре уведомление об уточнении, что подразумевает выставление корректировочного счета-фактуры.

Вопрос 6. Как правильно оформить повторное выставление УПД, если покупатель отказал по первому УПД с функцией СЧФДОП?

Ответ ФНС РФ о корректировке электронных УПД

В настоящее время на сайте regulation.gov.ru размещено уведомление о подготовке проекта приказа ФНС России «Об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при приемке, в электронной форме», которым могут быть оформлены операции приемки материальных ценностей без расхождений, приемки материальных ценностей с расхождениями, или задокументированы факты расхождений при приемке по количеству и качеству по отношению к сопроводительным документам.

При этом, утверждая такие форматы, ФНС России не устанавливает специальных обязательных правил документооборота в конкретных хозяйственных ситуациях.

Учитывая изложенное, утвержденные ФНС России форматы могут быть использованы налогоплательщиками, если это позволяет составить документы, согласованные конкретными сторонами сделки для оформления фактических обстоятельств исполнения сделок.

Если, по мнению заявителя, утвержденные ФНС России форматы могут быть доработаны для обеспечения удобства документирования широко распространенных обстоятельств сделок по передаче товаров, ФНС России готова рассмотреть предложения по их совершенствованию.

Вернуться в раздел «Обращения в госорганы»

Назначение УПД

Основной предпосылкой для появления УПД (универсального передаточного документа) стал тот факт, что в установленных ранее формах, входящих в обычный комплект по сделке, многие реквизиты и информация дублируются. Поэтому для упрощения оформления сделок логичнее было бы применять один документ, в который включены все необходимые разделы и данные.

Идея создания УПД была реализована в 2013 году. Началом послужили поправки в закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в результате которых исчезла необходимость применять обязательные унифицированные формы учетной документации. Вскоре после внесения поправок в закон № 402-ФЗ на сайте ФНС был предложен к рассмотрению профессиональному сообществу проект единого отгрузочного документа (сначала УПД назывался так). Над проектом трудились как специалисты ФНС, так и участники из сообществ бухгалтеров, финансистов и программистов (в частности, 1С-ников). Итогом стало то, что 21.10.2013 на сайте ФНС появилась форма УПД. Одновременно ФНС выпустила письмо «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками УПД» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Так появилась возможность оптимизировать документооборот организаций за счет перехода на УПД.

Больше об УПД читайте в материале «Универсальные передаточные документы».

Обязательные реквизиты УПД

Необходимый набор реквизитов в УПД обусловлен требованиями нескольких законодательных актов. Укажем необходимые статьи:

• Ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Согласно ей первичный учетный документ, обязательный для фиксации факта финансово-хозяйственной деятельности, должен содержать такую информацию:
• название документа;
• дату составления;
• название предприятия или Ф. И. О. предпринимателя, участвующего в сделке;
• содержание хозяйственной операции;
• результат измерения операции в деньгах или в натуре, при этом должны быть указаны единицы измерения;
• наименование должности того, кто совершил сделку (операцию) и отвечает за то, как она оформлена, либо, если за оформление отвечает другое отдельное лицо, то данные и этого другого лица;
• подписи лиц и идентификационные данные лиц, названных в предыдущем подпункте.

• Ст. 252, 313 НК РФ. В соответствии с ними для принятия к налоговому учету объектов, для целей расчетов по налогу на прибыль налогоплательщики обязываются подтверждать события хозяйственной деятельности первичными учетными документами (оформленными по законодательным требованиям).
• Ст. 169 НК РФ. Указывает, что основанием для принятия к учету сумм НДС является счет-фактура. Учитывая письма ФНС в отношении УПД, можно считать, что УПД также может являться основанием для налогового учета по НДС, но только в том случае, если в нем содержатся все необходимые реквизиты счета-фактуры.

Поскольку УПД может использоваться и как заменитель комплекта документов, и как самостоятельный первичный документ (например, у спецрежимников), то в нем предусмотрен еще один обязательный реквизит — статус:

• 1 — УПД применяется как комплект документов, в т. ч. как счет-фактура.
• 2 — УПД применяется как первичный учетный документ. В этом случае некоторые графы, относящиеся к счету-фактуре, могут не заполняться (например, «налоговая ставка» (гр. 7), «код и наименование страны происхождения товара» (гр. 10, 10а), «регистрационный номер таможенной декларации» (гр. 11)).

Может ли продавец принять к вычету НДС, если возврат товара покупатель оформил не счетом-фактурой, а УПД, узнайте по .

Кем и как подписывается УПД

Подписи в УПД являются обязательными реквизитами. Вне зависимости от статуса УПД в нем должны присутствовать подписи:

• Руководителя организации (или индивидуального предпринимателя). Руководитель может передать свое право подписи уполномоченному лицу. Полномочия должны быть подтверждены отдельным внутренним актом организации — приказом либо доверенностью;
• Главного бухгалтера. При этом полномочия подписывать УПД тоже могут быть делегированы другому лицу на тех же основаниях, что и у руководителя.

Наличие этих подписей обусловлено требованиями НК РФ (ст. 169) и постановлением Правительства РФ «О правилах заполнения документов при расчетах по НДС» от 26.12.2011 № 1137.

Об отношении чиновников Минфина к подписи в виде факсимиле узнайте по .

Для дополнительных подписей со стороны продавца предназначены строки 10, 13 рекомендованной формы УПД:

• В строке 10 «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал» должно расписаться лицо, фактически отгрузившее товар, либо лицо, фактически передающее от лица предприятия результаты работ, услуг или имущественных прав.
• В строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» должна стоять подпись того, в чьи обязанности вменен контроль за правильностью документального оформления события, отражаемого в УПД. Это может быть:

• Лицо, уполномоченное действовать по сделке (например, отгружать товар). Тогда данные по строке 13 будут совпадать с данными по строке 10. Тогда можно в строке 13 заполнить только данные ответственного лица, без дублирования подписи.
• Лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур. Тогда данные по строке 13 будут совпадать с обязательной подписью руководителя или главбуха. При этом тоже допускается не дублировать подпись, вписав в строку только должность и Ф. И. О. уже указанного лица.
• Иное лицо, назначенное внутренними распорядительными документами организации. Тогда в строке 13 должны присутствовать полностью: должность, Ф. И. О., подпись. Возможен вариант, когда за правильность регистрации и документирования определенного вида хозяйственных операций в организации отвечают несколько человек. Тогда допускается ввести в УПД дополнительные строки – например, 13а, чтобы все необходимые подписи присутствовали в документе.

Эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили правила подписания УПД обеими сторонами сделки:

Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Можно ли в УПД добавить реквизиты актуальной формы счета-фактуры, расскажет эта публикация.

Для дополнительных подписей со стороны покупателя в УПД есть строки 15 и 18.

• В строке 15 «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял» расписывается фактический получатель предмета сделки. При этом полномочия подписывающего лица определяются с учетом положений ГК РФ:

• Либо это сам покупатель, через его ответственное лицо.
• Либо это грузополучатель, указанный покупателем в договоре или распорядительных документах к нему (ст. 509 ГК РФ). В этом случае УПД в графе 15 подписывает представитель именно грузополучателя.

• В строке 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» со стороны покупателя подписывается лицо, определяемое аналогично тому, как это происходит у продавца. С той лишь разницей, что здесь участвует представитель покупателя. Также рассматривается вариант, что таких лиц может быть несколько, поэтому допускается введение дополнительных строк (например, 18а, 18б и так далее).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Круг тех, кто будет ставить подписи в УПД, лучше всего определить заранее, на этапе организации перехода на УПД, и включить это отдельными положениями в приказ о переходе на УПД и (или) в соответствующие локальные нормативные акты.

Образец приказа о переходе на УПД, см. в публикации «Составляем приказ о переходе на УПД — образец заполнения».

Печать в УПД

Печать в УПД не является обязательной. Это следует из п. 5 ст. 169 НК РФ (печать не перечислена в составе обязательных реквизитов счета-фактуры) и из содержания ст. 9 закона № 402-ФЗ (печати нет в списке необходимых реквизитов первичного документа).

Вместе с тем если стороны сделки, применяющие УПД, договорились о том, что документ будет заверен печатями с указанием полного наименования каждой из сторон, то можно не заполнять строки 14 и 19 УПД.

Еще о печати в первичных документах здесь: «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Итоги

Правила подписания УПД обусловлены сущностью универсального документа — в него включены подписи всех лиц, которые должны были бы подписывать подборку унифицированных документов при обычном оформлении сделки. Полномочия и обязанности по подписанию УПД должны быть утверждены на локальном уровне, сделать это предпочтительно на этапе перехода на УПД.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.